Срок на годност на счетоводната данъчна отчетност по време на реорганизацията. Срок на годност на счетоводните документи в организацията

Може би нито един ден в организацията не е завършен без подготовката на документи. Писма, договори, поръчки, изявления - това е масивът от документация, който всяка организация расте наоколо. Трябва ли да съхранявам всички документи? Ако е необходимо, къде и за колко време?

Три групи

Всички правила за съхраняване на документи, възникващи в процеса на организацията, могат да бъдат разделени на три големи групи. Първият ще включва правилата, установени от данъчното законодателство. Съответно те се прилагат за документи, необходими за изчисляване и плащане на данъци и такси. Втората група ще включва документи за персонала. И в третата - счетоводни документи и документи за икономически дейности. Нека ги разгледаме всички по ред.

Данъчни документи

Общото правило за съхраняване на данъчни документи е установено в член 23, параграф 1, алинея 8 от Данъчния кодекс. В него се казва, че данъкоплатецът трябва да съхранява счетоводни документи и други документи, необходими за изчисляване и плащане на данъци в продължение на четири години. Същият срок е определен за документи, потвърждаващи плащането на данък. Освен това Данъчният кодекс не съдържа специална процедура за изчисляване на този четиригодишен период. Така че четири години трябва да бъдат отчетени от деня, следващ подготовката на документа. И те изтичат на съответната дата и месец, които ще дойдат след 4 години (член 6.1. Данъчен кодекс).

Има две изключения от четиригодишния срок на годност. Първият се отнася до данъкоплатците, прилагащи данъчни облекчения. Те ще трябва да съхраняват документи, потвърждаващи правото на обезщетения през целия период на прилагане на обезщетенията. Всъщност по време на настолен одит инспекцията има право да изисква такива документи (клауза 6, член 88 от Данъчния кодекс). Но дори и след прилагането на обезщетенията, не си струва да бързате да унищожавате документи. В крайна сметка има и проверка на място, която може да се извърши през трите предходни години (клауза 4, член 89 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Оттук и заключението: документите за правата на обезщетения трябва да се съхраняват три години след края на периода, в който организацията е престанала да прилага обезщетението.

Второто изключение се отнася до амортизируемо имущество. Тъй като разходите се отписват за определен период, през цялото това време организацията ще трябва да съхранява документи, потвърждаващи първоначалната цена на такова имущество, както и амортизацията, изчислена и взета предвид в разходите. Е, разбира се, не забравяйте за възможността за проверка на място.

Като се има предвид неговата дълбочина, заключаваме, че документите за амортизируемите имоти могат да бъдат унищожени не по-рано от три години след края на периода, в който амортизацията е спряна.

Нарушаването на условията за съхранение на данъчни документи в допълнение към допълнителното начисляване на данъци с неустойки също може да доведе до глоби. Така според член 120 от Данъчния кодекс липсата на първични документи, фактури, счетоводни регистри е грубо нарушение на правилата за отчитане на приходи и разходи и обекти на данъчно облагане. И това води до глоба в размер на 5000 рубли. до 15 000 rub. Ако това нарушение доведе до подценяване на данъчната основа, тогава глобата ще възлиза на 10% от размера на неплатения данък, но не по-малко от 15 000 рубли.

HR документи

Сега се обръщаме към документите за персонал. Тук сроковете за съхранение се определят от архивното законодателство. Това е по-специално Списъкът на типичните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периоди на съхранение (одобрен от Федералния архив на 10/06/2000). Обобщаването на информацията, съдържаща се в този списък, ви позволява да извлечете следните правила за съхранение на документи за персонал.
  Документите, с които законодателството се отнася до предоставянето на плащания или обезщетения, се съхраняват най-малко 75 години. Именно този период е определен за лични карти, лични досиета, трудови договори, списъци на работниците, наети при вредни условия на работа и др. Може би единственото изключение от това ще бъде незаписана трудова книжка, която трябва да се съхранява „само за 50 години“.

За други документи условията са много по-кратки. Така договорите за отговорност се пазят за 5 години. Същата сума трябва да се съхранява на информация за обучение на служителите за мерки за безопасност, заповеди за установяване на намалено работно време, трансфери. Също така се определя петгодишен период за поръчки за командировки, награди.

Документите за отчитане на работното време и трудовата дисциплина могат да се съхраняват още по-малко: 3 години. И за график, терминът обикновено се намалява до 1 година. Също така графиците за ваканции и документите за служители, на които е отказана работа, се съхраняват през цялата година.
Моля, обърнете внимание, че за разлика от Данъчния кодекс, Списъкът пояснява, че периодът на съхранение на документите се изчислява от 1 януари на годината, следваща годината на края на документите им (параграф 2.9).

Неспазването на изискванията за съхраняване на документи за персонал може да доведе до глоба за организацията по чл. 13.20 от Кодекса за административните нарушения (300-500 рубли за неизпълнение на изискванията за съхранение на документи), както и отрицателни последици под формата на проверки от Държавната инспекция по труда, Пенсионния фонд или под формата на съдебно решение за възстановяване на служител на работа. Затова не бързайте да се отървете от документите за персонал!

Счетоводни и бизнес документи

На теория периодите за съхранение на счетоводни документи следва да се определят в Закона за счетоводството. Но този закон, въпреки че съдържа цяла статия, посветена на съхранението на документи (член 17), предоставя много оскъдна информация по този въпрос. Така че законът изисква най-малко пет години за водене на първични счетоводни документи, счетоводни регистри и финансови отчети. В същото време специално се предвижда, че по отношение на работния план на сметките и други документи на счетоводната политика този период се счита за годината, следваща годината, през която тези документи са били използвани за изготвяне на финансовия отчет за последен път.

За останалото Законът за счетоводството отнася организациите към архивното законодателство. И по-точно, след това към вече споменатия Списък на типичните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периоди на съхранение. Той показва периодите на съхранение на почти всички възможни документи, които могат да бъдат оформени в организацията. Освен това по отношение на счетоводните документи всички условия в Списъка са точно пет години. Толкова е необходимо да се поддържат финансови отчети (както годишни, така и тримесечни), всички видове бизнес договори, първични и касови документи, сертификати за приемане и др. Освен това тези дати се броят от 1 януари на годината, следваща годината, в която документът е прекратен (параграф 2.9 Насоки за прилагане на списъка).

Друга особеност на съхранението на счетоводни документи е, че законът ясно посочва къде и как да запишете такава документация. А също така се установяват отговорни лица и процедурата за достъп до ценни книжа.
Така че, съгласно параграф 6.2 от Наредбата за документи и управление на документи в счетоводството (одобрена от Министерството на финансите на СССР 07.29.83 № 105), първичните документи, счетоводните регистри, счетоводните доклади и баланси могат да се съхраняват или в архива на организацията, или в счетоводството в специални помещения или шкафчета , В сейфове, метални шкафове или специални помещения трябва да се съхраняват строги форми за докладване, за да се гарантира тяхната безопасност.

Отговорен за безопасността на документите е главният счетоводител. Именно той има право да взема решение за издаване на такива документи на служители от структурните подразделения на предприятието.

Що се отнася до отговорността за неспазване на правилата за съхранение на счетоводни документи, тя може да бъде както административна, така и данъчна. Всъщност, както бе споменато по-горе, липсата на първични документи, счетоводни регистри е грубо нарушение на правилата за отчитане на приходите, разходите, обектите на облагане и води до глоба в размер от 5000 до 15 000 рубли. (Член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

В този случай административна глоба може да бъде наложена както за нарушаване на архивните изисквания за съхранение на документи (чл. 13.20 от Кодекса за административните нарушения - 300-500 рубли), така и за грубо нарушение на счетоводните правила, ако поради липса на документи счетоводните отчети са изкривени (член 15.11 от Кодекса за административните нарушения) - 2-3 хиляди рубли.).

Всеки счетоводител знае, че всички първични документи трябва да се съхраняват за определен период от време. В големите компании има специални архиви за съхранение на папки със счетоводни документи. С навлизането на електронното управление на документи определена част от документите не могат да бъдат отпечатани, а се съхраняват в електронен вид. Независимо от избрания метод за съхранение на първичната документация, трябва да работите в съответствие със законовите срокове. Ще поговорим за тях по-долу.

Обща информация за периодите на съхранение на първичните документи се съдържа във Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ. Тази част от законодателния акт гласи, че първичното трябва да се съхранява най-малко пет години. Срокът може да е по-дълъг - и какъв точно е срокът за съхранение на определен документ, подсказва заповедта на Министерството на културата на Руската федерация. Този документ има таблица с периодите на съхранение на първични счетоводни документи, данъчни регистри, документи за персонала и други документи. Таблицата показва 1 003 позиции с термини по вид документ.

Срокът на годност на първичните документи в счетоводството през 2017 г. не се промени.

Не бъркайте периодите на съхранение на първичните документи с периодите на съхранение на данъчните счетоводни документи. Например фактура е данъчен документ и може да се съхранява само за четири години (параграф 8, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Имайте предвид, че срокът на годност на основните документи в счетоводството не се брои от датата на изготвяне на документа, а от началото на новата отчетна година (писмо от Министерството на финансите на РФ).

Например фактурата е съставена на 24.08.2017г. Според правилата минималният срок на годност е пет години. Така че такава фактура не може да бъде унищожена преди 01.01.2023 г.

Срокът на годност на някои документи зависи от факта на одита. Например отчетите за разходите трябва да се съхраняват в продължение на пет години. Ако данъчните власти не са ги проверили през този период, периодът се увеличава (Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558).

Максималният период на съхранение е определен за документи за персонал (поръчки, карти за служители), различни документи за заплата. Такива документи трябва да се съхраняват най-малко 75 години.

Съхранявайте електронни документи в Diadoc - това е по-безопасно, отколкото на личен компютър. Всички документи се съхраняват в множество копия на различни сървъри, което прави невъзможно загубата на информация. Оценете безплатно възможностите на Diadoc с промоцията „Неограничен за 2 месеца“.

Продължителност на съхранението на електронни документи

Законът гласи, че първичното може да се издава на хартиен и електронен носител (част 5 от Федералния закон от 06.12.2011 г. № 402-FZ). Ако електронният документ е изпълнен в съответствие със закона, за него важат същите периоди на съхранение, както за хартиената версия.

Няма единна програма за съхранение на документи в електронен вид. Така че платежните нареждания могат да се съхраняват в банковата система клиент-банка. Основните документи, като фактури, UPD, актове, могат да се съхраняват в счетоводната програма или услуга, чрез която се осъществява електронно управление на документи. Също така, съхранението на електронни документи е възможно в специален електронен архив или в облака. Електронните документи могат да се съхраняват по различни начини, задачата на главния счетоводител е да гарантира тяхната безопасност и четимост дори след години.

Така че да обобщим. На въпроса какъв е минималният срок за съхранение на първичните счетоводни документи, установен със закон, можем спокойно да отговорим - пет години. Периодите на съхранение на електронните документи могат да бъдат изчислени чрез периодите на съхранение на хартиените документи. Тези дати съвпадат. Избраният метод за съхраняване на документи трябва да бъде отразен в счетоводната политика.

"Слушайте, нека да го изхвърлим всичко", каза ми режисьорът, посочвайки багажник, пълен с кутии с документи преди 7 години. И аз му отговорих: „Не е толкова просто, понякога срокът на годност на документите в дадена организация е няколко десетки години.“ Директорът ми повярва, а нашата родна отпадъчна хартия продължи да събира прах по рафтовете на архива. До следващия път, когато възникне въпросът за придобиване на нов багажник, тогава ще подредим и оставим само тези документи, чийто период на съхранение в организацията наистина не е изтекъл.

Колко дълго трябва да се съхранява документацията?

Необходимостта от съхраняване на документи е посочена във Федералния закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ „За архивното дело в Руската федерация“. Освен това има три списъка, които одобряват периода на съхранение на документи в архива за публични и частни юридически лица в различни области на дейност. Документацията на акционерните дружества трябва да се съхранява в съответствие с Наредбата за реда и условията за съхранение на документите на акционерните дружества. Резолюция на FCSM на Руската федерация от 07.16.2003 г. N 03-33 / ps.

Специфични периоди за съхранение на документацията

Най-краткият срок на годност е 1 година, максималният - 75 години. Няма да ги назовавам по име за всеки документ, от които има много. В допълнение към крайните срокове, определени за общи документи, като персонал, финансови, счетоводни, данъчни и електронни документи, организацията има свои собствени периоди за съхранение на документи за специализирани документи в различни области на промишлеността, медицината, сигурността. Помислете за периодите, през които трябва да се съхраняват най-често срещаните ценни книжа, които съществуват във всяка организация.

  Периоди на задържане на общи документи

Следните периоди за съхранение на документи в предприятието започват в края на отчетната година или годината, в която са изготвени документите. Съставни документи, лицензи, патенти, паспорти за транзакции не подлежат на унищожаване и трябва да се съхраняват постоянно.

Документи за персонала:

• таблици за персонал - постоянно;
• потвърждаване на произшествието - 45 години;
• потвърждаване на възникване на професионална болест - 75 години;
• лична преписка на служителя - 75 години;
• всички документи, свързани с дейността на служителя при специални условия на труд - 75 години.

Финансови документи:

• разполагане с информация за изчисляване и плащане на данъци - 4 години;
• потвърждаване на разходите, направени във връзка с обучението на служителя - през целия период на обучение плюс още 1 година и най-малко четири години;
• потвърждаване на размера на загубите, прехвърлени в бъдеще - през целия период, докато данъчната основа бъде намалена с прехвърлената загуба;
• потвърждаване на изчисления за осигурителни вноски в извънбюджетни фондове - 6 години;
• сертификатите за EDS трябва да се съхраняват още 5 години след края на годината, през която срокът на сертификата е изтекъл;
• изчислението, прието във FSS по електронни комуникационни канали, направени под формата на 4-FSS и разписка при получаването му - 5 години;
• счетоводни документи, разкриващи счетоводство и отчитане - 5 години;
• касови чекове, списания на оператор на касиер, дискове с фискална памет, електронни контролни ленти, други форми, потвърждаващи плащанията в брой - 5 години;
• версия на паспорта на ЦК - за целия период, докато паспортът е валиден.

Как да гребете хартиени отломки?

С течение на времето в организацията се натрупва огромно количество разнообразна документация. За да не се затънете в документи, е необходимо да се създаде комисия (обикновено се състои от трима души), която да проведе изпит по ценност и да сортира документите в следните категории, в зависимост от това колко дълго се съхраняват документите в организацията за тях:

• подлежи на постоянно съхраняване в архивите на държавно образувание;
• документи, които трябва да се съхраняват повече от 10 години в архива на юридическо лице;
• които трябва да бъдат временно съхранявани за не повече от 10 години в архива на звеното;
• документи, разрешени за унищожаване след изтичане на срока на съхранение.

Процедура за унищожаване на документи

При унищожаване на документи се съставя акт. Няма стандартизирана форма за такива действия, тя се съставя в свободна форма, фиксирана по заповед на ръководителя. Той трябва да посочва не само името и всички подробности за организацията, но също така, обикновено под формата на таблица, имената на документи (файлове), периода, когато са създадени, броя на листовете или, ако обемът на делото под едно име е голям, броят на томовете , В същия акт можете да добавите колоните на фактурата за прехвърляне и получаване на документи за унищожаване.

За счетоводство, данъци, персонал и други документи различни периоди на съхранение. Ако нямате исканите от Федералната данъчна служба документи, инспекторите ще начисляват данъци с неустойки и ще пишат глоба.

Внимание! Можете да изтеглите безплатно таблицата на периодите за съхранение на документи през 2019 г. на линка:

Работете с документи удобно. Подходящ е за организации и лица. Програмата автоматично ще генерира и отпечата цялата необходима основна информация. Той включва също разтоварване на транзакции в 1С, автоматично генериране на всякаква отчетност и много други.

Периоди на съхраняване на документи

Сроковете за съхранение на счетоводни и данъчни документи, редът за тяхното унищожаване и отговорността за нарушаване на съхранението и унищожаването са определени със закон. Основните правила са посочени в Данъчния кодекс на Руската федерация, Заповедта на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558 и два федерални закона. Това са законите от 22 октомври 2004 г. № 125-ФЗ „За архивното дело в Руската федерация“ и от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“. По-добре е да не ги нарушавате. Тази връзка предоставя списък на най-важните документи, които трябва да бъдат във всяка компания \u003e\u003e\u003e.

маса. Периоди за съхранение на документи през 2019 г.

Документът	Колко да се съхранява
Счетоводни документи
Документи за покупка и продажба (договор, фактура, акт, товарителница TORG-12, UPD, пълномощно, съгласувателен акт)	5 години
товарителница
Банкови документи (извлечения, платежни нареждания, чекова книга)	5 години
Касови документи (парична книга, отчет за разходите, FFP, квитанция за разплащане в брой)
OS инвентаризационна карта	5 години   след пенсиониране на ОС
Счетоводна политика	5 години
Счетоводен сертификат
Поръчки за основни дейности	Преди закриването на компанията
Счетоводен регистър (оборот на сметката, SAL, главна книга)	5 години
Счетоводна отчетност (баланс, отчет за финансовите резултати, отчет за промените в собствения капитал, паричните потоци и други форми) и отчети по МСФО	Преди закриването на компанията
Одитен доклад	Преди закриването на компанията
Данъчни документи
Данъчни счетоводни регистри	5 години
Данъчна отчетност (данъчна декларация, изчисляване на авансови плащания, изчисляване на застрахователни премии, сертификати на 2-NDFL с регистъра, изчисляване на 6-NDFL и други отчети към IFTS)
Електронна разписка за данъчна декларация
Описание на прикачени файлове и уведомление за получаване при изпращане на документ до Федералната инспекция по данъчна служба по пощата
фактура	4 години
Книги за покупки и продажби с допълнителни листове	4 години
Книгата за отчитане на приходи и разходи	Преди закриването на компанията
Акт на съгласуване с IFTS
Документ за загуба и размер на намаление на данъчната основа	през периода на намаляване на данъчната основа   сума на получените по-рано загуби
Документи за осигуровки
Плащания за участие	6 години
Изчисляване на 4-FSS	Тримесечно - 5 години   от датата на приемане на отчета във фонд за социално осигуряване Годишни - преди закриването на компанията
Информация SZV-M	6 години
Годишна отчетност във FIU (SZV-STAZH, ODV-1 и разписка при изпращането им до FIU)	Преди закриването на компанията
Документ за изпращане на отчет до фонда (разписка за получаване на доклада в електронен вид, опис на прикачения файл и известие за получаване при изпращане на документа по пощата)	Съхранявайте с отчет
HR документи
Оригиналният документ на служителя (трудова книжка)	При поискване от служител   (но не повече от 50 години и ако служителят е регистриран преди 2003 г., тогава не повече от 75 години)
Лична карта и копия на документи за служители *	- 50 години, от служител, регистриран от 2003 г. и по-късно; - 75 години, за служител, регистриран преди 2003 г.
Трудов договор и допълнения към него
HR поръчки
Часов лист
Болен отпуск и изчисление върху него	5 години
График на ваканционни работници	1 година   след употреба
списък на персонала	Преди закриването на компанията

* За да съхранявате копия на документите на служителя, по-добре е писменото съгласие на този служител да обработва личните му данни. Това ще помогне да се избегнат спорове с надзорните органи и глоба.

Какво да направите, ако документите са изтекли?

Документите с изтекъл срок на годност подлежат на унищожаване. За да унищожите документи, съставете акт, в който запишете името и броя на случаите с документи, които е време да унищожите. Този акт трябва да бъде подписан от специална комисия, съставът на която генералният директор ще одобри в своята заповед.

Наказание за липсващи документи

За липсата на първични документи, фактури и данъчни регистри служителите на Инспектората на Федералната данъчна служба могат да глобят LLC за сума от 10 000 до 30 000 рубли(Член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация), включително тези, които се прилагат съгласно Данъчния кодекс на опростената данъчна система.

Освен това, без документи, потвърждаващи бизнес транзакциите, одиторите ще премахнат разходите за печалба (или единен данък) и приспадане на ДДС. Или ще изчислят размера на данъка, дължим по метода на сетълмент (алинея 1, параграф 7, член 31 от Данъчния кодекс).

• данъчни документи (документи, необходими за изчисляване на данъци и застрахователни премии)
• счетоводни документи (включително персонал).

Продължителност на съхранението на документи, необходими за изчисляване на данъци и застрахователни премии

В съответствие с параграфи. 8 с. 1 чл. 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация, данъкоплатците са задължени в продължение на четири години да гарантират безопасността на счетоводните и данъчните счетоводни данни и други документи, необходими за изчисляване и плащане на данъци, включително документи, потвърждаващи получаването на доходи, разходи (за организации и индивидуални предприемачи), както и плащане ( удържане) данъци.

Подобно изискване е установено в параграфи. 5 стр. 3 чл. 24 от Данъчния кодекс за данъчни агенти, които са длъжни да осигурят безопасността на документите, необходими за изчисляване, удържане и прехвърляне на данъци за четири години. Трябва да се отбележи, че освен плащането на ДДС и данък върху дохода за чуждестранните юридически лица, данъчните агенти, по-специално, са работодатели, които изчисляват и плащат данък върху доходите на физическите лица.

При прехвърляне на загуби в бъдеще за целите на данъка върху печалбата в съответствие с параграф 4 от чл. 283 от Данъчния кодекс на Руската федерация, данъкоплатците са длъжни да съхраняват документи, потвърждаващи размера на понесената загуба за целия период, когато тя намалява данъчната основа на текущия данъчен период с размера на получените по-рано загуби.

В съответствие с параграфи. 6 т. 2 член 28 от Федералния закон от 24 юли 2009 г. № 212-ФЗ „За осигурителните вноски в пенсионния фонд на Руската федерация, Фонда за социално осигуряване на Руската федерация, Федералния фонд за задължително медицинско осигуряване“ (изменен на 7 юни 2013 г.) гарантират за шест години безопасността на документите, потвърждаващи изчисляването и плащането на застрахователни премии.

Срок на годност на счетоводните документи

В съответствие с чл. 29 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. N 402-ФЗ „За счетоводството“ (изменен на 28 юни 2013 г.) (по-долу Закон N 402-ФЗ):

• първични счетоводни документи
• счетоводни регистри
• счетоводните (финансови) отчети подлежат на съхранение от икономически субект за период, установен в съответствие с правилата за организация на държавните архивни дела, но не по-малко от пет години след отчетната година,
• документи за счетоводна политика
• стандарти за стопански субекти,
• други документи, свързани с организацията и поддържането на счетоводството, включително средствата за възпроизвеждане на електронни документи (т.е. електронни бази данни), както и проверка на истинността на електронния подпис, трябва да се съхраняват от икономическия субект най-малко пет години след годината, в която са били използвани за изготвяне на счетоводни (финансови) отчети за последен път.

Правилата за организиране на държавните архивни дела са регламентирани от Федералния закон от 22 октомври 2004 г. № 125-ФЗ „За архивното дело в Руската федерация“ (изменен на 11 февруари 2013 г.) (по-долу Закон № 125-ФЗ).

Ето периодите на съхранение на отделни документи:

• Счетоводни (финансови) отчети (баланси, отчети за финансовите резултати, отчети за целевото използване на средствата, приложения към тях и др.):

а) консолидиран годишен (консолидиран), - съхранява се постоянно (по-долу - пост. (в организации, които не са източници на придобиване на държавни и общински архиви - най-малко 10 години)).

б) годишен - след.

в) тримесечно - 5 години, при липса на годишен - пост.

• Счетоводни (финансови) отчети в съответствие с МСФО или други стандарти - след.
• Акт за прехвърляне, разделяне, ликвидационни баланси; обяснителни бележки към тях - пост.
• Документи за счетоводна политика (работен план на сметката, формуляри на първични счетоводни документи и др.) - 5 години.
• Счетоводни регистри, първични счетоводни документи и приложения към тях, в които е записан фактът на стопанска транзакция и са били основа за счетоводни записи (парични документи и книги, банкови документи, корени на банкови чекове, варанти, разписания, банкови известия и изисквания за превод, сертификати за приемане , доставка, отписване на имоти и материали, разписки, товарителници и авансови отчети, кореспонденция и др.) - 5 години, подлежат на проверка (одит).
• Фактури - 4 години.
• Удостоверение за регистрация в данъчните власти - поща.
• Документи (изчисления, обобщения, сертификати, таблици, информация, кореспонденция) за изчислените и преведени данъци в бюджетите на всички нива, извънбюджетни фондове, дългове по тях. Данъчни декларации (изчисления) на юридически лица за всички видове данъци - 5 години.
• Регистър на информация за личния доход, изплащането на дивиденти - 75 години.
• Книги за отчитане на приходи и разходи на организации и индивидуални предприемачи, използващи опростена система за данъчно облагане - пост.

Процедурата за съхраняване на счетоводни и данъчни документи

В съответствие с параграф 3 на чл. 29 от Закон N 402-ФЗ икономически субект трябва да осигури безопасни условия за съхранение на счетоводните документи и тяхната защита срещу промени. Съгласно параграф 2 на чл. 13 от Закон № 125-FZ организациите и гражданите имат право да създават архиви с цел съхраняване на архивни документи, формирани в хода на тяхната дейност.

За организиране на архива трябва да се отдели отделна стая, оборудвана със специални рафтове (рафтове) или гардероби. Ако в помещението за архиви има прозорци, те трябва да бъдат затворени или да се монтират щори, в противен случай документите няма да могат да бъдат защитени от излагане на светлина и следователно тяхното избледняване не може да бъде изключено. Препоръчително е да оборудвате прозорците на първия или приземния етаж с метални пръти, в допълнение, по-добре е да инсталирате метална врата в архива. Подобни мерки ще предотвратят неправомерно влизане в архивните помещения.

Според основните правила на работата на архивите на организациите, одобрени с решението на Колегиума на Федералния архив от 6 февруари 2002 г., в архива на организацията се съставят следните документи въз основа на резултатите от проверката на стойността на документите: временно (над 10 години) съхранение; от персонал; както и актове за разпределяне за унищожаване на делата, които не подлежат на съхранение. Случаите с изтекъл срок на съхранение са включени в разпределението за унищожаване и подлежат на унищожаване.

Трябва да се отбележи, че организацията може да използва услугите на специализирана архивна компания за съхранение на документи.

Отговорност за неправилно съхранение на счетоводни и данъчни документи

Отговорността за неспазване на правилата за съхранение на документи може да бъде административна, данъчна и наказателна.

Според чл. 15.11 от Кодекса за административните нарушения (наричан по-нататък Кодекса за административните нарушения) нарушаването на реда и условията за съхранение на счетоводните документи води до налагане на административна глоба на длъжностните лица в размер от 2000 до 3000 рубли.

Според чл. 13.20 Административният кодекс нарушаването на правилата за съхранение, придобиване, отчитане или използване на архивни документи (включително унищожаване на документи без спазване на условията за тяхното съхранение) води до предупреждение или административна глоба за гражданите в размер от 100 до 300 рубли .; за длъжностни лица - от 300 до 500 рубли.

Липсата на първични документи, фактури и счетоводни регистри е данъчно нарушение. Отговорността за него е предвидена в член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация „Грубо нарушение на правилата за отчитане на приходи и разходи и обекти на облагане“. Грубо нарушение на правилата за отчитане на приходите и разходите и обектите на данъчното облагане се разбира като липса на първични документи, фактури, счетоводни или данъчни счетоводни регистри. Ако тези действия са извършени в рамките на един данъчен период, глоба от 10 000 рубли. Ако са извършени в рамките на повече от един данъчен период, глоба от 30 000 рубли. Същите действия, ако доведат до подценяване на данъчната основа, водят до събиране на глоба в размер на 20% от размера на неплатения данък, но не по-малко от 40 000 рубли.

В случаите на отвличане, унищожаване, повреждане или укриване на официални документи, печати или печати, направени от наемни или други лични интереси, може да възникне наказателна отговорност в съответствие с параграф 1 на чл. 325 от Наказателния кодекс - глоба до 200 000 рубли. или в размер на заплатата (друг доход) на осъдения за период до 18 месеца, или задължителен труд до 480 часа, или поправителен труд до 2 години, или принудителен труд до 1 година, или арест до 4 месеца или лишаване от свобода до 1 година.