Колко дълго се съхраняват счетоводни документи. Срок на годност на счетоводните документи в организацията

• данъчни документи (документи, необходими за изчисляване на данъци и застрахователни премии)
• счетоводни документи (включително персонал).

Продължителност на съхранението на документи, необходими за изчисляване на данъци и застрахователни премии

В съответствие с параграфи. 8 с. 1 чл. 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация, данъкоплатците са задължени в продължение на четири години да гарантират безопасността на счетоводните и данъчните счетоводни данни и други документи, необходими за изчисляване и плащане на данъци, включително документи, потвърждаващи получаването на доходи, разходи (за организации и индивидуални предприемачи), както и плащане ( удържане) данъци.

Подобно изискване е установено в параграфи. 5 стр. 3 чл. 24 от Данъчния кодекс за данъчни агенти, които са длъжни да гарантират безопасността на документите, необходими за изчисляване, удържане и прехвърляне на данъци за четири години. Трябва да се отбележи, че освен плащането на ДДС и данък върху дохода за чуждестранните юридически лица, данъчните агенти, по-специално, са работодатели, които изчисляват и плащат данък върху доходите на физическите лица.

При прехвърляне на загуби в бъдеще за данъчни цели, печалба в съответствие с параграф 4 на чл. 283 от Данъчния кодекс на Руската федерация, данъкоплатците са длъжни да съхраняват документи, потвърждаващи размера на загубата, извършена през целия период, когато тя намалява данъчната основа на текущия данъчен период с размера на получените по-рано загуби.

В съответствие с параграфи. 6 т. 2 член 28 от Федералния закон от 24 юли 2009 г. № 212-ФЗ „За осигурителните вноски в пенсионния фонд на Руската федерация, Фонда за социално осигуряване на Руската федерация, Федералния фонд за задължително медицинско осигуряване“ (изменен на 7 юни 2013 г.) гарантират за шест години безопасността на документите, потвърждаващи изчисляването и плащането на застрахователни премии.

Срок на годност на счетоводните документи

В съответствие с чл. 29 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. N 402-ФЗ „За счетоводството“ (изменен на 28 юни 2013 г.) (по-долу Закон N 402-ФЗ):

• първични счетоводни документи
• счетоводни регистри
• счетоводните (финансови) отчети подлежат на съхранение от икономически субект за период, установен в съответствие с правилата за организация на държавните архивни дела, но не по-малко от пет години след отчетната година,
• документи за счетоводна политика
• стандарти за стопански субекти
• други документи, свързани с организацията и поддържането на счетоводството, включително средствата за възпроизвеждане на електронни документи (т.е. електронни бази данни), както и удостоверяването на електронния подпис, трябва да се съхраняват от икономическия субект най-малко пет години след годината, в която са били използвани за изготвяне на счетоводни (финансови) отчети за последен път.

Правилата за организиране на държавните архивни дела са регламентирани от Федералния закон № 125-FZ от 22 октомври 2004 г. „За архивното дело в Руската федерация“ (изменен на 11 февруари 2013 г.) (по-нататък Закон № 125-FZ).

Ето периодите на съхранение на отделни документи:

• Счетоводни (финансови) отчети (баланси, отчети за финансови резултати, отчети за целевото използване на средствата, приложения към тях и др.):

а) годишно обобщение (консолидирано), - съхранява се постоянно (по-нататък - след. (в организации, които не са източници на придобиване на държавни и общински архиви - поне 10 години)).

б) годишен - след.

в) тримесечно - 5 години, при липса на годишен - пост.

• Счетоводни (финансови) отчети в съответствие с МСФО или други стандарти - след.
• Акт за прехвърляне, разделяне, ликвидационни баланси; обяснителни бележки към тях - пост.
• Документи за счетоводна политика (работен план на сметката, формуляри на първични счетоводни документи и др.) - 5 години.
• Счетоводни регистри, първични счетоводни документи и техните приложения, които отчитат факта на стопанска транзакция и са били основа за счетоводни записи (касови документи и книги, банкови документи, корени на банкови чекове, варанти, разписания, банкови известия и изисквания за превод, сертификати за приемане , доставка, отписване на имоти и материали, разписки, фактури и авансови отчети, кореспонденция и др.) - 5 години, подлежат на проверка (одит).
• Фактури - 4 години.
• Удостоверение за регистрация в данъчните власти - поща.
• Документи (изчисления, обобщения, сертификати, таблици, информация, кореспонденция) за изчислените и преведени данъци към бюджетите на всички нива, извънбюджетни средства, задължения по тях. Данъчни декларации (изчисления) на юридически лица за всички видове данъци - 5 години.
• Регистри на информация за доходите на физическите лица, извлечения по емисията на дивиденти - 75 години.
• Книги за отчитане на приходи и разходи на организации и индивидуални предприемачи, използващи опростена данъчна система - поща.

Процедурата за съхраняване на счетоводни и данъчни документи

В съответствие с параграф 3 на чл. 29 от Закон N 402-ФЗ икономически субект трябва да осигури безопасни условия за съхранение на счетоводни документи и да ги предпази от промени. Съгласно параграф 2 на чл. 13 от Закон № 125-FZ организациите и гражданите имат право да създават архиви с цел съхраняване на архивни документи, формирани в хода на тяхната дейност.

За организиране на архива трябва да бъде отделена отделна стая, оборудвана със специални рафтове (стелажи) или гардероби. Ако в помещението за архиви има прозорци, те трябва да бъдат затворени или да се монтират щори, в противен случай документите няма да могат да бъдат защитени от излагане на светлина и следователно тяхното избледняване не може да бъде изключено. Препоръчително е да оборудвате прозорците на първия или приземния етаж с метални пръти, в допълнение, по-добре е да инсталирате метална врата в архива. Подобни мерки ще предотвратят неразрешено влизане в архивните помещения.

В съответствие с основните правила за работа на архивите на организациите, одобрени с решение на Колегиума на Федералния архив от 6 февруари 2002 г., в архивите на организацията се съставят следните документи въз основа на резултатите от проверка на стойността на документите: временно (над 10 години) съхранение; от персонал; както и актове за отпускане за унищожаване на дела, които не подлежат на съхранение. Случаите с изтекъл срок на съхранение са включени в разпределението за унищожаване и подлежат на унищожаване.

Трябва да се отбележи, че организацията може да използва услугите на специализирана архивна компания за съхранение на документи.

Отговорност за неправилно съхранение на счетоводни и данъчни документи

Отговорността за неспазване на правилата за съхранение на документи може да бъде административна, данъчна и наказателна.

Според чл. 15.11 от Кодекса за административните нарушения (наричан по-нататък Кодекса за административните нарушения) нарушаването на реда и условията за съхранение на счетоводни документи води до налагане на административна глоба на длъжностни лица в размер от 2000 до 3000 рубли.

Според чл. 13.20 Административният кодекс нарушаването на правилата за съхранение, придобиване, отчитане или използване на архивни документи (включително унищожаване на документи без спазване на условията за тяхното съхранение) води до предупреждение или административна глоба за гражданите в размер от 100 до 300 рубли .; за длъжностни лица - от 300 до 500 рубли.

Липсата на първични документи, фактури и счетоводни регистри е данъчно нарушение. Отговорността за него е предвидена в член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация „Грубо нарушение на правилата за отчитане на приходи и разходи и обекти на облагане“. Грубо нарушение на правилата за отчитане на приходи и разходи и обекти на данъчно облагане означава липса на първични документи, фактури, счетоводни или данъчни счетоводни регистри. Ако тези действия са извършени в рамките на един данъчен период, глоба от 10 000 рубли. Ако са извършени в рамките на повече от един данъчен период, глоба в размер на 30 000 рубли. Същите действия, ако доведат до подценяване на данъчната основа, водят до събиране на глоба в размер на 20% от размера на неплатения данък, но не по-малко от 40 000 рубли.

В случаите на отвличане, унищожаване, повреждане или укриване на официални документи, печати или печати, направени от егоистичен или друг личен интерес, може да възникне наказателна отговорност в съответствие с параграф 1 на чл. 325 от Наказателния кодекс - глоба до 200 000 рубли. или в размер на заплатите (други доходи) на осъдения за период до 18 месеца, или задължителен труд до 480 часа, или поправителен труд до 2 години, или принудителен труд до 1 година, или арест до 4 месеца или лишаване от свобода до 1 година.

1. Кодекс на труда на Руската федерация, членове, 230.1
2.   , което изисква запазването на определена документация за периодите, посочени в нормативните актове.
3.   (наричан по-долу списък), определящ задълженията за всички организации по периодите на съхранение на документацията, включително счетоводство, данъци и персонал.
4. „Основните правила за работа на архивите на организациите“, одобрени с решение на Колегиума на Федералния архив от 06.02.2002 г. (те са методологични и информационни).

Не забравяйте, че регулациите имат препоръчителен характер.

Трябва да обърнете внимание на последните промени във федералния закон, въведени през март 2016 г. в член 22.1 от Закон 125-ФЗ, които установяват нови периоди за съхраняване на номенклатурата на делата в организацията - по-специално за поръчките на персонала, създадени след 2003 г., вместо период 75 години е посочен нов срок - 50 години.

Трябва да се обърне внимание на конфликта, възникнал във връзка с тези промени. Според чл. 3 от горния закон, абсолютно цялата информация за персонала се отнася до архивни документи, отразяващи трудовото правоотношение на служителя с работодателя. Списъкът, одобрен със заповед № 558, обаче не включва нови промени. В тази връзка възникнаха разногласия. Според някои експерти срокът на годност варира от 75 до 50 само за документи от номенклатурата на случаите с определен срок на съхранение 75 години. Според други новите срокове важат за целия архив.

Правила за съхранение

Служителят, отговорен за поддържането на управлението на документите на персонала и съхраняването на информация, се назначава със заповед на ръководителя на организацията, неговите функционални отговорности са фиксирани в длъжностната характеристика.

Информацията за персонала се формира в случая в съответствие с одобреното.

Под формирането на случаите трябва да се разбира групиране на изпълнени документи в файлове (папки) в съответствие с номенклатурата на делата.

Следва процедурата за формиране на делата

1. На корицата на делото е необходимо да се посочат следните подробности:

• наименование на организацията (изцяло)
• наименование на структурната единица (изцяло)
• номер на делото (според номенклатурата)
• заглавие на делото
• срок на годност на документите по номенклатура

2. В бизнес файла:

• само изпълнени и изпълнени документи
• едно оригинално копие, освен в няколко случая
• публикувана през една календарна година

Вътре в делото документите се подават по ред по числа и дати; ако са надвишени 250 листа или обем (4 см), документът се разделя на обеми. В големите организации се издават голям брой заповеди, като правило те се подават по различни въпроси (например заповеди за предоставяне на отпуск за родител, заповеди за предоставяне на отпуск без издръжка и др.).

Време за съхранение

Периодите на съхранение на документацията са дадени в таблицата.

Период на съхранение	име
	данни за лица, които не са наети
	ваканционни графици
	пълномощни, потвърждаващи заетостта и трудовия стаж
	трудови досиета
	актове, разпоредби, доклади за безопасност
	екстракти за подобряване на условията на труд и защита на труда
	документи за безопасност и съответствие
	документи за пътуване
50 години (по заявка на собственика)	лична информация, оригинали (сертификати, дипломи, трудови книжки, сертификати и т.н.)
	характеристики и лични карти на служителите
	трудови договори
постоянно	колективни договори
	лични дела на мениджъри

По-подробни указания за дейността на организациите са дадени в Списъка, който се състои от 12 раздела. Пряко към обслужването на персонала са следните: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

По-долу разглеждаме таблица с приблизителен списък на документите за персонал.

Постоянен срок на годност
Наредба за защита на личните данни
Регламент за сертифициране
Наредба за системата за обучение
Поръчки за основни дейности
Дългосрочно съхранение
Заповеди за приемане, прехвърляне, уволнение, напускане без запазване на съдържанието
Списания, книги за регистрация на заповеди за приемане, прехвърляне, уволнение
Трудови договори, споразумения към тях
		преди да се замени с нова
Списъци на професии		преди да премине нужда

Документите с определен срок се съхраняват в търговските организации до тяхното ликвидиране. Но в държавните и общинските организации документацията се попълва по предписания начин за предаване в архива.

Необходимо е да се вземе предвид специалната роля на експертната комисия при определяне сроковете за съхранение на делата в кадровата служба. На схема 1 можете да видите задачите, решени от горното тяло.

Наредбата за работата на такава комисия по правило се разработва въз основа на заповедта на Росарчев от 19 януари 1995 г. № 2 „За одобряване на приблизителния регламент за постоянна експертна комисия на институция, организация, предприятие“.

При определяне на крайни срокове в колона 4 от списъка на делата се отбелязва следното:

• според протокола (ЕО), ако такъв не е наличен - заповед от ръководителя на организацията;
• „Преди да премине нуждата“ или „до замяната с нови“, т.е. срокът за съхранение се определя от организацията независимо (най-малко 1 година).

Срокът на годност на документите според номенклатурата на делата започва от 1 януари на следващата календарна година. Изтеклите случаи се подготвят за унищожаване.

Намаляването на срока на годност, обявен в списъците или регламентите, е неприемливо. Ако две регулации установят различен период на съхранение на един и същ тип информация, изборът е най-добре в полза на по-дълъг период.

Административна отговорност

В чл. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 от Кодекса на административните нарушения на Руската федерация предвижда различни административни и граждански отговорности за нарушения, свързани със съхранението на документация - под формата на предупреждение, глоба и дисквалификация.

право

Случаите на административни нарушения в областта на архивното законодателство се разглеждат в гражданското производство. В по-голямата си част контролът в момента е насочен към идентифициране на съществуващи нарушения. Инспекторите се ръководят от Правилата за организацията на съхранение на Министерството на културата на Руската федерация през 2007 г .: въпреки факта, че регулаторният акт е донякъде остарял, нов не е разработен.

В момента се използват минимални глоби в съответствие с чл. 13.20, но не бива да се радвате на това, тъй като те се прилагат главно за държавни и общински архиви. Но по отношение на търговските организации, чл. 13.25, в които глобите са с порядък по-голям и достигат размери до 300 000 рубли.

Експерт, затворен преди 6 години Ale Higher Intelligence преди 6 години Колко да се съхраняват счетоводните документи Разбира се, документите трябва да се съхраняват поне толкова дълго, колкото могат да изискват данъчните инспектори по време на проверката. Въз основа на параграф 89 от член 89 от Данъчния кодекс на Руската федерация те могат да проверят период, не по-дълъг от три календарни години, предхождащи годината на вземане на решението за проверка.

Така че документите от предходните три години трябва да се съхраняват.

Междувременно данъчното законодателство добавя още една година към този период. Според член 23, параграф 1, алинея 8 от Данъчния кодекс на Руската федерация, данъкоплатците са длъжни да гарантират безопасността на документите, необходими за изчисляването и плащането на данъци в продължение на четири години. Те включват счетоводни и данъчни записи, както и документи, потвърждаващи получаването на приходи, разходи и изплащане на данъчна удържане.

Подобно изискване е установено за данъчните агенти подс. И от кой момент да броим четиригодишния период? Данъците се изчисляват въз основа на резултатите от данъчните периоди Оказва се, че четиригодишният период трябва да се брои от деня след края на данъчния период.

На колко години да се води счетоводна документация

Например, нека вземем ДДС: Началото на четиригодишния период ще бъде 1 януари на годината, а края - 31 декември на годината. Оказва се, че през годината е необходимо да се съхраняват документите на годината. Тоест година, която не попада под теренната проверка. Срокът на годност на документите се определя в законодателството за счетоводството. От член 17 от Федералния закон от 21 ноември Няколко изключения от общото правило за срока на годност Така, като общо правило, ценните книжа трябва да се съхраняват най-малко пет години.

Това е максималният период, определен от Закона за счетоводството. В същото време максималната дълбочина на данъчен одит е три години.

Колко години се съхраняват счетоводни документи

Ето защо е особено важно да се спазва безопасността на ценните книжа, свързани с изчисляването на данъците, точно през този период. Ако нямате достатъчно документи, да речем, преди пет години, можете да бъдете глобени само за нарушаване на правилата за съхранение на документи. Междувременно в някои случаи периодът на съхранение на документите се определя от специални правила. В резултат отсъствието на ценни книжа, дори например преди шест години, може да доведе до глоби за занижаване на данъчните плащания. Ще анализираме подобни ситуации отделно.

В крайна сметка, ценни книжа са необходими за потвърждаване на първоначалната цена за целите на изчисляване на амортизацията, както и данък върху собствеността. И това важи както за дълготрайните активи, така и за друго писмо за собственост на Министерството на финансите на Русия от 15 септември,

Изненадващо, факт!   Това е, ако с него е сключено споразумение.

Специално изискване за дружества, които правят загуби Платецът на данък върху дохода има право да намали данъчната основа за текущия период за загуби от предишни данъчни периоди по начина, предписан от член на Данъчния кодекс. Загубите могат да се вземат предвид през следващите 10 години.

Тъй като глава 25 от Данъчния кодекс е в сила от една година, тази година загубата може да се използва за намаляване на данъчната тежест на компанията до и включително годината. Освен това член 10 от Федералния закон от 6 август

Прочетете също:

Ще си купя апартамент в ипотека в Твер

Дисциплинарни действия за профанация

Онлайн измама с кредитни карти

За митническо оформяне на стоки за износ се изисква

Всеки счетоводител е наясно с важността на правилното попълване на основната счетоводна документация за целите на счетоводното и данъчното счетоводство. Това обаче не е достатъчно за успешна работа. Факт е, че е също толкова важно правилно да съхранявате генерираните документи в счетоводството на организацията. В противен случай фирмата ще получи глоба, ако не и такава.

Федерален закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (изменен на 28 септември 2010 г.) „За счетоводството“ изисква организациите да водят първични счетоводни документи, счетоводни регистри и финансови отчети за периоди, установени в съответствие с правилата за организиране на държавните архивни дела но не по-малко от 5 години. Работният план на счетоводните сметки, други документи на счетоводната политика, процедурите за кодиране, програми за машинна обработка на данни (посочващи условията за тяхното използване) трябва да се съхраняват най-малко 5 години от момента, в който за последно са били използвани за изготвяне на финансовите отчети.

Предвижда се административна глоба за длъжностни лица в размер от 2000 до 3000 рубли за нарушение на установената процедура и условия за съхранение на счетоводни документи. (Член 15.11 от Кодекса за административните нарушения). Задължението за контрол на срока на съхранение на документите е възложено на данъчните власти.

Изискванията за съхранението на документи се съдържат и в Данъчния кодекс, който задължава данъкоплатците за 4 години да гарантират безопасността на счетоводните и данъчните счетоводни данни и други документи, необходими за изчисляване и плащане на данъци. В допълнение към това има редица регулаторни актове, които е важно да се знае. Това е Федералният закон от 08.02.1998 г. № 14-FZ „За дружествата с ограничена отговорност“ и Федералният закон от 26.12.1995 г. № 208-FZ „За акционерните дружества“, който определя условията и реда за съхраняване на документацията. Не трябва да се забравя обаче, че от 1 октомври 2010 г. задължителните за всички организации периоди на съхранение на документация, включително счетоводство, данъци и персонал, се определят със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558, която одобрява Списъка на типичните административни архивни документи, генерирани в хода на дейностите държавни органи, местни власти и организации, посочвайки срока на съхранение (по-нататък - Списъкът).

Горният списък се състои от 12 раздела:

раздел 1 - документи, отразяващи административните, организационните функции на управлението, контролните функции, както и правното подпомагане на управлението, организиране на поддръжка на документация за управление и съхранение на документи от организации;

раздели 2–4 са документи, които последователно разкриват планиране, ценообразуване, финансиране, кредитиране, счетоводство и отчитане;

раздел 5 - документи за организацията и осъществяването на икономически, научни, технически, културни и други връзки на организациите;

раздел 6 - документи за информационни услуги за организации;

раздел 7 - документи за организация, регулиране на труда, тарифиране, заплащане, защита на труда;

раздел 8 - документи за работа с персонала: наемане, преместване, освобождаване на служители, подобряване на техните умения, провеждане на сертифициране, както и награждаване;

раздел 9 - документи за материално-техническото осигуряване на дейността и организацията на съхранение на материални активи;

раздел 10 - документи за административните и бизнес услугите на организациите: спазване на вътрешните разпоредби, експлоатация на офис сгради, транспортни услуги, вътрешни комуникации, осигуряване на сигурността на организациите;

раздел 11 - документи, отразяващи социални проблеми, включително социално осигуряване, жилищни въпроси, развлекателни дейности;

раздел 12 - документи, отразяващи организацията на първичната

профсъюзни и други обществени организации (сдружения).

Според резултатите от проверката документите се събират в архива на организацията:

списъци на случаите на постоянно съхраняване (Приложение 1 към Основните правила за работа на архивите на организациите, одобрени с решение на Колегиума на Федералния архив от 06.02.2002 г.);

опис на случаите на временно (над 10 години) съхранение (допълнение 2 към Основните правила за работа на архивите на организациите);

опис на делата за персонал (Приложение 3 към Основните правила за работа на организационните архиви);

актове за разпределяне за унищожаване на делата, които не подлежат на съхранение (Приложение 4 към Основните правила за работата на архивите на организациите).

Случаите с изтекъл срок на съхранение трябва да бъдат унищожени; използването на тези документи за бизнес цели е забранено.

Те се включват в акта за разпределяне за унищожаване, ако предвиденият за тях срок на съхранение е изтекъл до 1 януари на годината, когато актът е съставен. Например случаите, завършени през 2010 г. с тригодишен срок на годност, могат да бъдат включени в акта, който ще бъде съставен не по-рано от 1 януари 2014 г.

Случаите за унищожаване се прехвърлят за рециклиране (изхвърляне). Прехвърлянето на калъфите се съставя в документа за доставка, в който се посочва датата на прехвърляне, броя на случаите, които трябва да бъдат предадени, и теглото на хартиените отпадъци.

За всеки вид документ Списъкът посочва периодите на съхранение на хартиени и електронни носители, изчисляването на които се извършва от 1 януари на годината, следваща годината на края на тяхната духовна работа. Интересуват ни само артикули, свързани с срока на годност на счетоводните документи. Така че:

1) предписва се съхраняване на аналитични документи (таблици, отчети) за годишните счетоводни (бюджетни) отчети за 5 години;

2) срокът на съхранение на фактурите се привежда в съответствие с Данъчния кодекс на Руската федерация и е 4 години;

3) документите за инвентаризацията на активите, пасивите (протоколи от заседанията на инвентаризационните комисии, списъци с инвентаризации, списъци, актове, изявления) трябва да се съхраняват постоянно и само за опис на материални запаси - 5 години;

4) мостри на подписи на финансово отговорни лица трябва да се съхраняват най-малко 5 години. Подобно изискване е установено за списъци на лица, които имат право да подписват първични счетоводни документи;

5) договорите и документите за отдаване под наем на имуществото на организацията (списъци на обекти на собственост, актове, изчисления на удръжки от печалби, кореспонденция) трябва да се съхраняват постоянно;

6) споразумения и документи за залог на движими вещи на организацията (изчисляване на стойността на имущество, актове, кореспонденция) - 10 години, и подобни споразумения и документи за залог на недвижими имоти - на текуща основа;

7) неограничено е необходимо да се архивират актове за прехвърляне на права върху недвижими имоти и сделки с него от предишния към новия притежател на авторските права (от баланс до баланс) (не е имало такава норма в Списъка преди);

8) документите за продажба на движими вещи (заявления, актове за оценка, кореспонденция и др.) Трябва да се съхраняват в архива 10 години след сделката.

Служителите на счетоводството, дежурни във връзка с документите за персонал, трябва да помнят, че от момента на приемане на Заповед № 558, Наредбата за възнагражденията и бонусите за служителите има срок на съхранение 75 години спрямо предварително предоставените 5.

Документите на работниците, които комбинират професии, трябва да се съхраняват, докато не се преодолее необходимостта, както преди, но тези, при които работниците с трудни, вредни и опасни условия на труд са посочени сега, трябва да се съхраняват най-малко 75 години.

Кой е отговорен за безопасността на първичните документи, счетоводните регистри, счетоводните отчети и балансите, проектирането и прехвърлянето им в архива? Тази отговорност се възлага на главния счетоводител на дружеството. В същото време ръководителят на организацията отговаря за организирането на съхранението на счетоводни документи, счетоводни регистри и финансови отчети.

Срокът на годност на тарифните листове (списъци) е увеличен до 75 години (преди това беше 25 години); колкото се може повече (а не 45 години) да се водят актове за разследване на професионално отравяне и болести и застрахователни договори за служители срещу злополуки, за които е настъпило застрахователното събитие. Периодът за архивиране на документи (актове, заключения, доклади, протоколи, сертификати) за промишлени произшествия и аварии (преди това 45 години) е удължен до 75 години. За същия период (вместо 10 години) трябва да съхранявате документи (протоколи, удостоверения, заключения) за тежки, вредни, опасни условия на труд, наранявания и професионални заболявания и толкова много (вместо 5) - документи (актове, бележки, заключения) за намаляване на работния ден поради трудни, вредни, опасни условия на труд.

Указанията, уведомленията за наемане на работа (за заетост) трябва да се съхраняват в архива най-малко 3 години (преди това те биха могли да бъдат унищожени след преминаване на нуждата), същия период е определен за документи (въпросници, автобиографии, записи на персонала, заявления, препоръчителни писма) на лица не е нает

Всички правила и условия за съхранение на документи, посочени в заповед № 558, са задължителни за организации, независимо от вида и обхвата на дейност, юридическата форма и формата на собственост.

Автоматизирани информационни технологии в данъчната служба

4.4 Понятието за документ, стандартна и унифицирана документационна система. Форми за вход и изход на документи, използвани при решаване на проблеми в данъчните органи

Документ означава информационно съобщение на естествен език, фиксирано върху бланка с установената форма и има юридическа сила. Документите могат да бъдат класифицирани според няколко критерия ...

Анализ на финансовото състояние на ЗАО "РРБ-Банка"

2.2 Основните групи документи, процедурата за проверка и подписване, формиране, съхраняване

Всички операции на банките (сетълмент, парични средства, кредит и др.) Се извършват в банката и се отразяват в счетоводството въз основа на сетълмент и касови документи, съставени по реда, предписан от закона ...

Вземания

5. Същността на давността

Настоящата процедура за отписване на изтекли вземания не допринася за установяването на еднаквост в правоприлагането като основни норми на действащото вътрешно гражданско право и ...

Дейности на инспектората на Федералната данъчна служба

Армавир

3.4 Процедура за формиране, използване и съхраняване на счетоводни записи на юридически лица

За да осъществят данъчен контрол, данъкоплатците - организации подлежат на регистрация в данъчните власти, съответно на мястото на организацията, местоположението на отделните й подразделения ...

Данъци от физически лица. Каква е настоящата данъчна тежест

1. Данъци от физически лица. Каква е настоящата данъчна тежест

данък върху дохода Физически доход В съвременната национална икономическа литература данъчната тежест се определя по различен начин. И така, в съвременния икономически речник е посочено, че данъчната тежест е „мярка, степен ...

Организация на електронното управление на документи в данъчната сфера

2.1 Електронно управление на документи за данъчни изчисления

Процедурата за водене на данъчно счетоводство в малко предприятие

3.1 Препоръки относно използването на счетоводни и данъчни счетоводни регистри, формуляри за ООО „Експлоатация на жилищни и комунални услуги”

Използването на ЦК в съвременните търговски дейности

2. Изборът на ЦК. Организация и процедура за придобиване на ЦК, регистрация в данъчните органи. Списък на документите, необходими за регистрация на ЦК в IFTS.

Изборът на KKM. Към днешна дата изборът на фирми, участващи в продажбата на ЦК, е много обширен. Съответно, обхватът на допълнителни услуги, предоставяни от тези предприятия, също е голям. Те включват: съвети относно избора на KKM ...

Системи за финансов анализ в търговска банка

1.2 логическата структура на организацията на данните за анализ и съхранение

Логичната организация на Системата, предназначена за анализ на хетерогенна информация, се основава на три типа йерархични обекти: Времеви периоди. Йерархичните отношения на този тип обекти са вложени ...

Предимства и недостатъци на съхранението на парични средства с ликвидност и рентабилност

Паричното обращение във всички страни е по-малка част, но е от голямо значение. Именно този оборот служи за получаване и изразходване на по-голямата част от парите на населението ...

Теоретични и практически основи за оценка на инвестиционни проекти

2) Период на изплащане с отстъпка;

3) Нетната настояща стойност (NPV) и на двата проекта при цена на капитала от 7% и 13%; 4) Вътрешно връщане (IRR); 5) Модифицирана вътрешна възвръщаемост (MIRR) при цена на капитала от 7% и 13%; 6) Изградете NPV профили и определете точката на наклона ...

Управление на дължимите задължения

3.4 Отписване на сметки, дължими във връзка с изтичане на давностния срок

Дължими суми, за които давността е изтекла, са непродадени приходи на организацията в съответствие с член 18, параграф 18 от Данъчния кодекс на Руската федерация и са свързани с финансовите резултати ...

Счетоводство и организация на безкасов паричен поток

3.2. Развитие на сетълмента върху пластмасови карти като подобряване на безкасовите плащания

Трябва да се отбележи, че в средата на 90-те

търговските банки активно въвеждаха разплащания с разплащателни карти, обаче, кризата от 1998 г. доведе до краха на редица големи банки, просто участващи в тази работа. След това пазарният пазар намаля много ...

Формирането на финансовия раздел на бизнес плана на инвестиционния проект

3.4 възвръщаемост на инвестицията

Периодът на изплащане на проекта се изчислява, като се вземат предвид дисконтираните парични потоци. Изчисленията са дадени в таблица 15. Четвъртият ред на таблицата съдържа стойностите на непокритата част на инвестицията ...

Форми на данъчен контрол и начини за подобряването му в съответствие с данъчното законодателство

2.1.4 Каква е процедурата и условията за отпускане на инвестиционен данъчен период

1. Инвестиционен данъчен кредит може да бъде предоставен на организация, която е данъкоплатец на съответния данък ...

Датите за съхранение на счетоводни документи са посочени в Закона за счетоводство № 402-ФЗ, както и в специален списък, одобрен със заповед на Министерството на културата на Руската федерация № 558 от 25 август 2010 г. Въпреки това, някои данни за периодите за гарантиране на безопасността на документацията варират. Нека да разберем защо да съхранявате формуляри, отчети и регистри като цяло и какво да правите, ако периодите на съхранение не са в съответствие със закона и списъка.

Защо да съхранявате

Счетоводната документация е не само планираните и действителните показатели, отчетни и регистрационни книги, но и цялата основна и парична документация, която потвърждава извършените операции в счетоводството.

Следователно, при липса на счетоводни документи, ще бъде проблематично да се потвърди точността и правилността на счетоводството в институцията. Тоест по време на всяка проверка регулаторният орган на първо място изисква първичната и друга счетоводна документация, за да провери счетоводните данни с действителните данни.

За непредставяне на формуляри за потвърждение, чекове, варанти и други регистри се предоставя отговорност. Например данъчните служители ще бъдат глобявани с 200 рубли за всеки непредставен документ. Ако компанията е голяма, тогава общият размер на глобата може да възлиза на десетки хиляди рубли. Прочетете повече за глобите по-долу.

Какво е по-важно: закон или списък

Често в сегашната законодателна рамка има противоречия. Така например видът на разглежданата документация, съгласно Закон № 402-ФЗ, трябва да се съхранява в продължение на пет години, а в горния списък сроковете за съхранение на счетоводни документи в организацията се разпределят по вид и значение. Какво трябва да се направи в този случай на счетоводител на бюджетна институция и колко да се съхраняват счетоводни документи, за да се избегнат санкции?

Ще разберем ситуацията, като използваме пример. Да предположим, че в списъка номер 558 за определен формуляр е посочен период от четири години, тогава трябва да запазите този формуляр за пет години. Защо? Такива инструкции се съдържат в Закон № 402-FZ. Или, обратно, законът 402-FZ посочва 5 години, а списъкът показва 10. След това съхранявайте регистъра поне 10 години. Тоест, осигурете безопасността на счетоводните документи за по-дълъг период, който е определен в една от двете наредби.

Следвайте същата процедура за съхраняване на счетоводни документи за електронна документация.

Характеристики и процедура за съхраняване на документацията

Дефинираме основните характеристики и правила за осигуряване на безопасността на счетоводството:

1. Определете пазител на регистри и първични формуляри. Запишете задълженията в длъжностните характеристики, запознайте отговорния служител с подпис.
2. Определете в счетоводната политика колко години се съхраняват счетоводни документи в контекста на формулярите. Или одобрете такъв списък с отделна заповед.
3. Изчислете датите от датата, на която сте използвали последния регистър. Такива инструкции се съдържат в параграф 2 на чл.

   29 от Закон № 402-FZ.

4. Подписвайте електронни архиви, които да се съхраняват в институцията с електронен подпис на името на ръководителя, главния счетоводител или друго отговорно лице.
5. Документацията, която трябва да бъде прехвърлена в архива (за съхранение), трябва да бъде подписана, зашита и номерирана по предписания начин.

Пример за това как да одобрите периодите на съхранение на счетоводни документи в организация в институция, таблица:

Отговорност и наказание

За нарушаване на установените правила може да бъде наказан. Ако няма документални доказателства за направени доходи или разходи (загубени, изгубени поради извънредни ситуации и др.), Тогава данъчните ще напишат глоба в размер на 10 000 рубли съгласно член 120 от Данъчния кодекс. Подобни санкции са предвидени за неспазване на правилата и сроковете за осигуряване на безопасността на формулярите.

Ако тези нарушения доведоха до подценяване на данъчната основа - глоба от 40 000 рубли или 20% от неизплатеното данъчно задължение.

Ще бъдат наказани и отговорните длъжностни лица (член 15.11 от Кодекса за административните нарушения):

• 5000-10 000 рубли - за първо нарушение;
• 10 000-20 000 рубли - за второто и следващите.

А също така за такива престъпления е предвидена наказателна отговорност до една година затвор, в съответствие с параграф 1 на чл. 325 от Наказателния кодекс.

Този въпрос се задава от всички, без изключение, предприемачи, които наскоро откриха предприятие и не са разбрали тънкостите на системата. И така, колко съхранявате документи на LLC, година, две или повече? Можете да разберете подробно този проблем, като прочетете параграфи Федерален закон № 125-ФЗ за архивното дело в Руската федерация.

Периодите за съхранение на счетоводни документи са различни. Какво може да се каже, комбинирайки всички алинеи? Счетоводните документи трябва да се съхраняват в LLC поне докато е вероятно данъчната ревизия да ги изисква. Според член 89 от Данъчния кодекс на Руската федерация период не повече от три години, предхождащ решението за провеждане на същия този одит, подлежи на проверка. Тоест, поддържаме точно три години и тогава започва забавлението.

Член 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация, алинея 8 от параграф 1 ясно ни информира, че данъкоплатците са длъжни да съхраняват документация, потвърждаваща данъчната оценка в продължение на четири години и не по-малко. Така че господа. Не три години, но четири спретнато съхраняват счетоводни документи и се уверете, че не се губи нито един лист хартия.

Какви конкретни документи се предпочитат и съхраняват като ябълка на окото?

• данъчни счетоводни данни;
• документи, потвърждаващи доходите;
• документални доказателства за разходи;
• потвърждение на удържане на данъци;

Счетоводството потвърждава и правилата за съхранение на първичната документация. Съгласно заповед „За счетоводство“ № 129-ФЗ счетоводните отчети трябва да се съхраняват, както е посочено в правилата на държавния архивен бизнес. Но не по-малко от пет години след последното съставяне на счетоводни отчети по тях.

Какво се оказва? А фактът, че трябва стриктно да съхранявате документите, е именно периодът, в който данъчната служба може да ги поиска за проверка. Това е три години. Ако в резултат на проверката нямате документи преди пет години, можете да бъдете глобени за неправилно съхранение на документация и нищо повече.

Но не всичко е толкова просто и прозрачно в счетоводството и данъчните облекчения. Има документация, която трябва да се съхранява много по-дълго от датите, които току-що обсъдихме. Какви документи са това?

1. Основни документи за придобиване на собственост. Тези документи се съхраняват толкова дълго, колкото искате. За какво е това? Първо, амортизация. Второ, когато продавате имот, трябва някъде да вземете потвърждение за първоначалната му стойност7 и да не забравяте за данъка върху имотите.
2. Дълготрайни активи. Член 283 от Данъчния кодекс предвижда за нерентабилните дружества правило за намаляване на данъчната основа за текущия период поради загуби от предходния данъчен период. Естествено, документацията трябва да потвърди това. Загубите могат да бъдат взети предвид през следващите десет години и следователно документите трябва да са в надлежния ред (член 283, параграф 4). Данъчните инспектори имат право да изискват първични документи, потвърждаващи финансовия резултат, за да потвърдят данните за загубите, посочени в подадената декларация.
3. За селските предприятия, работещи с един единствен данък за селското стопанство, също е необходимо да съхраняват документи за загуби за целия период на тяхното отписване. Член 346.6, параграф 5 от Данъчния кодекс.
4. За лица, работещи по т. Нар. „Опростен“, UST. Член 346.18, параграф 7 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
5. За да отпишете лоши вземания, трябва да имате и налични подкрепящи първични документи за данъчната служба. Унищожаването на оправдателните документи лишава компанията от правото да признава лош дълг в разходите, тъй като няма да има какво да потвърди сумата.
6. Няма да обсъждаме особено акционерните дружества, тъй като все още звучи въпросът колко време отнемаше да съхранява документите на LLC, а не на OJSC. Така че, ако накратко, тогава във фирмата да съхранявате документи за данъчна отчетност - годишните финансови отчети, както и хартата се нуждаят толкова, колкото съществува фирмата. Ако дружеството преминава в ликвидация, документите се изпращат в държавния архив. Нуждаем се от сключено предварително споразумение с архива за тази процедура. Ако не е имало такова споразумение, в архива влиза само документът за персонала на компанията. Къде ще се съхраняват останалите документи, решение на председателя на ликвидационната комисия или може би на синдика ще реши.
7. Компанията трябва да съхранява годишни данъчни отчети най-малко 10 години. на тримесечие - пет години, това е предмет на годишна наличност.
8. Ако няма тримесечни отчети, месечните отчети също се съхраняват най-малко пет години.
9. Книги за покупки и продажби, фактури трябва да се съхраняват в продължение на цели пет години от датата на последното вписване в дневника. Клауза 15.27 от "Правила за водене на счетоводни журнали." В Списъка на типичните документи за управление има точка относно фактурите, тук пише, че същите тези фактури трябва да се съхраняват пет години и период.

Отново данъчните власти по време на проверки трябва да се ръководят от законодателството относно данъците и таксите. И Списъкът не е включен там.

Заключение по въпросите: колко време отнема съхраняването на документи на LLC? Оказва се, че не по-малко от пет години, но по дълготрайни активи и като цяло през цялото време на съществуване на компанията. Необходимо е да се вземе предвид периодът на съхранение на документите от първия януари след годината, когато са създадени.

Как да съхранявате хартиени документи?

Счетоводната политика на предприятието трябва да посочва как и къде да се съхранява документацията, както и да назначи отговорно лице за прилагането на този параграф или дори комисия, състояща се от най-квалифицираните служители.

Между другото, не е необходимо да се съхранява документация в офиса. Законът не забранява избора на други места за съхранение, например, на специализирани архивни фирми. Но акционерното дружество е задължено по закон да съхранява документи като годишни отчети и чартъра точно там, където се намира централният офис. Между другото, съхранението на документи в електронна форма е разрешено от закона с малък нюанс, че документите задължително ще имат електронен подпис на лицето, отговорно за съставянето на документа. За да съхранява документацията в електронен вид, компанията създава информационна корпоративна система. Тя се обслужва от сертифициращ център, който осигурява използването на електронния подпис в електронните документи.

Документите, подлежащи на дългосрочно съхранение, се влошават и избледняват с времето. За да може тяхното съдържание да се чете, лицата, отговорни за съхранението на лицето, трябва да се погрижат и да направят своевременни копия.

При ликвидация на дружеството документите, подлежащи на дългосрочно съхранение, се архивират. Ако фирмата е реорганизирана, документите се прехвърлят на организацията правоприемник. Когато върти нова компания, тя получава личните досиета на служителите, които са прехвърлили в новата структура и документи, свързани с обхвата на новата компания.

Унищожаване на документи. За да унищожите документ, първо трябва да съставите акт, който директорът на компанията ще подпише и едва след това можете да започнете директно да унищожавате документите. Освен това в акта не е необходимо внимателно да се пренаписват всеки от документите, които отиват на унищожение. Достатъчно е да пренапишете името на еднородни групи. Това, което се счита за хомогенни групи, трябва да се мисли независимо. Например фактури - могат да се считат за хомогенни документи и т.н.

Как да унищожите документи?

Просто го изгори? Отговорът е неточен. В този случай е възможно напълно да се преодолеят проблемите с екологичните служби.
  Изхвърляте като отпадъчна хартия? Вариантът е добър, но няма гаранция, че документите няма да са с конкурентна фирма, което не е добре. За да се избегне това, папките с документи трябва да бъдат прехвърлени за рециклиране с дизайна на фактурата. Освен това износът на документи трябва да се извършва под надзора на служител на компанията, отговарящ за съхранението на документацията.

Също така е невъзможно просто да го изхвърлите, тъй като според закона работодателят е длъжен да пази личните данни на служителите в тайна.

Какво остава? Най-правилното е да използвате специална машина за унищожаване на хартия. Като цяло вие решавате как ще се отървете от излишните хартии.

За да не изпитвам желание да улеснявам документалния си архив предсрочно, бих добавил, че липсата на счетоводни регистри или фактури от данъчния период се счита за грубо нарушение и се наказва с глоба от пет хиляди рубли.

И това е, ако документите липсват за един данъчен период. В по-тежки случаи глобата вече няма да бъде 5000, а 15 000 рубли.

Ако данъчната основа бъде подценена от загуба на документи, потвърждаващи доходите, данъкоплатецът ще заплати глоба в размер на 10 процента от сумата на неплатен данък и не по-малко от същите 15 000 рубли.
  Между другото, в наказателния закон има клаузи относно запазването на счетоводните документи. Ако бъде доказана повреда на документи от личен интерес, засегнатото лице може да изтърва затвора поне за една година. Ако искате да прочетете повече за този параграф, вижте член 352, параграф 1 от Наказателния кодекс на Руската федерация за повече подробности.

Също така имайте предвид, че представителите на архивните органи имат право да проверяват правилното съхранение на архивната документация във вашата организация. И тук вие, съгласно член 13.20 от Кодекса на Руската федерация за нарушения на правилата за съхранение, счетоводство и придобиване, както и използването на архивни документи, можете да бъдете наказани с глоба от 300 до 500 рубли или административно предложение.

Директорът на фирмата отговаря за създаването на места за съхранение на документи и по-специално за архивирането, а главният счетоводител трябва да съхранява тези документи по организиран начин и да ги прехвърля правилно в архива.

Както показва практиката, в почти всяко модерно местно предприятие най-голямо количество документация се генерира от счетоводството. обяснимо: именно в този отдел хората работят с пари и всяка такава операция се нуждае от официално фиксиране на хартия. В допълнение, законовият период е определен за съхранение на първични документи в организацията, което означава, че да се отървете от „парчета хартия“ просто не работи, ще трябва да ги съхранявате поне няколко години и едва след това да ги унищожите. Между другото, процесът на освобождаване на отпадъчната хартия също не е лесен, има редица специфични характеристики. За всичко това - по-нататък.

Документи, документи ...

Ако цитирате статистически данни за броя на произведената документация, се оказва, че в почти всички съвременни домашни предприятия счетоводството е източник на 80-90% от документите на хартия. Те трябва да се съхраняват по причина. Ограниченията определят не само какъв е минималният период за съхранение на първичните счетоводни документи (обикновено варира от пет години до десетилетие), но и в какви условия трябва да бъдат разположени тези обекти. В същото време трябва да се помни, че има разделение на документация за временно съхранение и постоянно.

Както показва практиката, далеч от всяка компания мениджърите се интересуват от разбирането на тънкостите на сроковете за съхранение на първични документи. За да се спасите от главоболие, можете да използвате услугите на специализирани архивни компании. В такава компания те знаят точно какъв тип документи колко време трябва да се съхраняват, при какви условия и при какви правила. Освен това подобна организация има техническия капацитет да унищожи документите, на които е поверено съхранението, когато изтичат крайните срокове. Наистина е удобно, но струва пари. Ако искате да спестите, тогава ще трябва да отделите специално помещение за архива и да задълбочите какъв е срокът на годност на основните счетоводни документи в организацията според закона.

Искам - не искам

Проблемът, между другото, не възниква от нулата. Действащите закони определят сроковете за съхранение на първичните счетоводни документи и те трябва да се спазват в рамките на всяко предприятие. От закона следва, че на всяко съществуващо юридическо лице е поверено задължението да съхранява документацията. Това означава, че формата на дейност не играе роля - независимо дали става въпрос за частен предприемач, самостоятелно занимаващ се с бизнес или голяма грижа, все пак трябва да се грижите за съхраняване на финансовите отчети и друга документация. Важно е да се проучи законодателството по отношение на установените периоди на съхранение на електронни първични документи, хартия, така че в случай на конфликт с изпълнителя или по време на проверка от контролния орган, те да не бъдат в неудобно положение. Освен това неспазването на законоустановените интервали от време може да предизвика значителна глоба по време на одита. Действащото законодателство съдържа разпоредби, регулиращи минималния срок на съхранение на първичните счетоводни документи. Важно е бизнесът да е безопасен, а воденето на бизнес у нас се отличава със законност, спазване на установените правила.

125-ият федерален закон, приет през октомври 2004 г., ни казва за срока на годност на електронните първични хартиени документи сега. Въз основа на името, той е посветен на архивите и правилното провеждане на бизнеса. Именно в този официален документ се отчитат характеристиките на съхранението на официални документи, произведени от счетоводството. Тук можете да намерите както функции, които ви позволяват да правите разлика между временна и постоянна документация за съхранение, така и термини, характерни за определен тип хартия.

Към кого се отнася?

Отговорностите за спазване на минималните срокове за съхранение на първичните документи са възложени на:

• органи на местната власт;
• държавни агенции;
• предприемачи;
• предприятие;
• лица, които извършват предприемаческа дейност.

Спазването на закона ще трябва да се прилага за архивната документация, включително свързана с персонала. Всички периоди, определени в закона, трябва да бъдат на сигурно място. В допълнение към федералните закони, характеристиките на периодите на съхранение на първични документи и счетоводни регистри са засегнати в редица регулаторни документи, действащи както на територията на страната като цяло, така и във всеки отделен регион. Най-важният документ обаче е 125-ият закон, споменат по-горе, който предоставя пълен списък на документацията, регламентираща продължителността на съхранението на счетоводни документи.

Закон № 129

През 1996 г. е издаден федерален закон за счетоводните характеристики. В него се посочва, че счетоводният отдел може да формира документацията си на хартия, както и да използва различни машинни инструменти. В същото време фирмата задължително трябва да направи копия на документацията на хартия независимо, така че всички участници в операциите да имат достъп до данни за тях. Ако регулаторният орган поиска достъп до документацията, представителите на компанията са длъжни да предоставят такава. И прокурорите, и представителите на съда имат право на това.

Създаването, съхранението в съответствие със сроковете за съхранение на първичните счетоводни документи, предоставянето при поискване трябва да съответства на формите, установени в нормативните актове. Документите трябва да се изпращат на заявителя на хартиен носител. Ако това е позволено от възможностите на машините, използвани в работата, ако всички участници са съгласни, отчитането може да бъде изпратено в електронен вид. Разрешено е и от приложимите закони на нашата страна.

Ние съхраняваме според правилата

129-ият федерален закон споменава задължителното спазване на сроковете за съхранение на първичните счетоводни документи. В частност член 17 посочва, че всяко юридическо лице задължително трябва да съхранява такава документация, включително регистри и доклади. Продължителността на периода се определя от правилата, уреждащи архивното дело на държавно ниво. Продължителността на този период не може да бъде по-малка от 5 години.

Определя се специален период на съхранение на първични документи за документация и някои други категории, които регулират счетоводните политики (програми, използвани на машини, които обработват информация, работен сметкоплан). Разбира се, продължителността тук също е пет години (в някои случаи този период може да бъде определен по-дълъг), но периодът започва да се брои от момента, в който компанията прибягва до този документ за последен път. Ръководител на юридическо лице е лицето, което носи юридическа отговорност за съхранението на цялата необходима документация при спазване на времевите интервали. Това означава, че всеки образован и отговорен шеф трябва да знае периода на съхранение на първичните документи в счетоводството, ако иска да държи ситуацията в компанията под свой контрол.

Както показва практиката, много организации редовно провеждат опис на официалната документация, а местните регулаторни актове установяват лицата, отговорни за съхранението на документи, с които реално взаимодействат инспекционните органи, когато наблюдават спазването на правилата за архивиране.

Създаване и съхранение: всичко по правилата

Въз основа на действащото законодателство счетоводителите могат да генерират както първична документация, така и консолидирана не само на хартия, но и в електронен вид; в този случай задължението за създаване на хартиени копия е на юридическото лице и при поискване от заинтересованото лице, контролния орган, компанията е длъжна да изпрати документи на хартиен носител на адреса възможно най-скоро. Компилирането и съхранението трябва да се извършват под формата, установена от приложимите разпоредби.

За това какъв е срокът на годност на първичните документи в счетоводството, процедурата за този процес, разказва списъка с документация, която изследва типичните документи за управление, които се формират по време на работата на всяко предприятие. Те са създадени през 2010 г. в документ, одобрен от Министерството на финансите и Розархивата. Освен това е необходимо да се вземат предвид изискванията на Данъчния кодекс, който регламентира, че всеки гражданин на страната ни е отговорен за четиригодишното съхраняване на счетоводните документи. Това се отнася за ценни книжа, свързани с разхода, компонента на дохода, както и потвърждаващи плащането на данъци.

Подхождаме към въпроса разумно

Правилната организация на процеса при спазване на сроковете за съхранение на първичните счетоводни документи изисква професионален подход, включване на персонал, отговорен за счетоводната документация, обработка на архивна информация за организацията на самия работен процес. В момента практически няма места за специализирано обучение по архивиране, така че намирането на наистина висококачествен специалист често не е лесно. От друга страна, прогресивното законодателство изисква запазването на периодите на съхранение на първичните счетоводни документи, в противен случай може да срещнете категорично неприятни глоби. Най-добрият вариант за доста голям документооборот е да се създаде отдел в персонала на компанията, отговарящ за архивното съхранение и да се осигури редовно обучение на персонала, отговарящ за документацията на вътрешните ресурси. Това ще ви позволи да държите под контрол иновациите, установени в законите, и да спазвате всички изисквания.

Алтернативен вариант, който също ви позволява да вземете предвид срока на съхранение на първичните документи и да го наблюдавате в работната си дейност, е сътрудничество с посредник, който сам поема задължението да съхранява ценните книжа на клиента. Изборът на архивна компания за себе си обаче също не е лесна задача. Необходимо е внимателно да се анализират всички налични опции, за да се даде предпочитание на надеждна компания и да не се притеснявате, че тя може да се затвори и сградата да изгори.

Характеристики на съхранение на някои видове документация

Както следва от действащото законодателство, основната документация трябва да бъде прехвърлена в архива, както и регистри, отчети и баланси. Всички тези категории официална документация трябва да се съхраняват в счетоводните стаи, докато не бъдат изпратени в архива, докато юридическото лице трябва да гарантира всички условия за безопасността на документите: шкафовете трябва да бъдат затворени, трябва да се спазват пожар и друга безопасност. Вътре в предприятието се назначава специален документ на лицето, отговорно за безопасността на документацията.

Ако фирмата прилага, съгласно закона, тези документи трябва да се съхраняват в сейф или в специален кабинет, помещение, което е затворено и гарантира безопасността на документацията. Първичната документация за текущия период, обработена ръчно, трябва да се събира, като се отчита хронологията на регистрите, които след това се изпращат в архива за постоянно съхранение.

Какво друго да търся?

При съхраняване на банкови извлечения, касови нареждания и авансови отчети е необходимо да се запише цялата документация, като се отчита хронологията и да се обвърже за съвместно систематично съхранение. Някои специфични категории документи (доклади за смени, работни поръчки) могат да се съхраняват без обвързване, но се съхраняват в папки, така че нищо не се губи и не се използва за нечестни цели.

Съхраняването на документацията, както и навременното изпращане на нея в архива, е преди всичко отговорност на главния счетоводител, въпреки че, ако е необходимо, местните разпоредби могат да съдържат делегиране на правомощия на друго лице. Издаването на първична документация, отчет, баланси е възможно само в определени случаи, ако има официална заповед на главния счетоводител. Като цяло структурните звена нямат достъп до счетоводни документи. Изземването на документацията е възможно само при наличие на специализирано искане от органите за разследване, съда или други инстанции, които имат съответните правомощия съгласно закона. В този случай е необходимо да се представи официален указ, съставен в съответствие със закона. При изземване е необходимо да се състави протокол, едно от копията от което се прехвърля на представителя на организацията срещу подпис.

Срокът на годност на първичните документи е показан в таблицата по-долу.

Функции на работния процес

Терминът „работен процес“ се прилага за набор от фактори, свързани с движението на документацията от момента на създаване на документа до прехвърлянето му в архивиране. Разработването на график е отговорност на главния счетоводител, въпреки че в някои предприятия се делегира на специалист по управление на документи. Както показва практиката, най-правилното е включването на такъв график в счетоводните политики на организацията, който след това се одобрява със специално издадена заповед, подписана от главния директор на компанията.

С помощта на графика можете да координирате и опростите задачата за планиране в предприятието. Графикът на работния процес на основната документация представлява списък на изпълнителите, времевите интервали, в рамките на които документите трябва да се изпращат на счетоводния отдел, както и периодът, за който счетоводителите ги обработват. Не забравяйте да опишете отчетните периоди, включително балансите. Често счетоводната политика съдържа регулиране на сроковете за съхранение на първични документи, освен това този период или се приравнява на този, установен със закон, или се назначава голям, ако това се изисква от спецификата на компанията. Когато се представят годишните отчети, документацията се подготвя по предписания начин и се прехвърля в архивно хранилище. В същото време те вземат предвид, че в бъдеще може да се наложи извличане на полезни данни от обема, прехвърлен в хранилището. За това се приема разделянето на случаите на папки, групирането се обяснява със съдържанието. Не забравяйте да присвоите подходящо заглавие на всяка папка.

Характеристики на съхранението в калъфи

Цялата документация, генерирана по време на дейностите на предприятието, както беше споменато по-горе, се разделя на тези, предназначени за временно съхраняване и постоянна. Когато прехвърляте документи в архива, всяка от тези категории трябва да бъде предадена поотделно, без смесване на официални документи в една папка. В този случай копията трябва да се съхраняват отделно от оригиналите. Освен това, в отделни папки, ще трябва да сортирате документацията, показваща отчетите, плановете за годината и за тримесечия, за месеци. Едно нещо трябва да съдържа една документация.

За да групирате един случай, можете да използвате документи, генерирани за един период (тримесечие, година, месец). Изключение правят т. Нар. Преходни категории - например лични файлове, чието затваряне не е уредено да съвпада с календарната година. Ако случаят съдържа документация, генерирана в продължение на няколко месеца, е необходимо всеки месец да се отделя от други със специален лист, като върху него се определя какъв период от блока след него се документира. В този случай е позволено да групирате до 250 листа в един случай. Папката може да е с дебелина 4 см или по-малка.

Какво друго да търся?

Както се вижда от правилата за поддържане на архива, ако документацията има приложения, тези (независимо кога са съставени) трябва да се присъединят към документацията, която придружават. Като цяло последователността за архива на счетоводната документация е много важна, следователно тя трябва стриктно да се спазва. По правило първо се публикуват отчети, след това обяснителни бележки, последвани от баланс, допълнен от приложени документи.

При организирането на съхранението на лични сметки на служители на фирмата е необходимо да се отдели отделен случай за това, в който документацията е изложена през годините при стриктно спазване на хронологията. Годишната кореспонденция се формира в папки, указващи календарната година, а също така се систематизира в съответствие с датите. Всяко искане трябва да бъде последвано от отговор на него.

Някои функции

Периодите на съхранение, предписани в Данъчния кодекс, могат да се различават от тези стандарти, които са посочени в законите, регулиращи счетоводните дейности. Когато наблюдавате такова несъответствие, препоръчително е първо да спазите периода, който е по-дълъг - това ще ви позволи да използвате документацията, ако е необходимо, дори ако крайният срок вече е преминал по едно от съществуващите правила. Освен това на инспекционните органи няма да има какво да се оплакват. Необходимо е също така да се помни специалният списък, публикуван през 2000 г., в който се посочва продължителността на съхранението на някои специфични групи документация. Този списък редовно се актуализира и допълва, поради което главният счетоводител на предприятието и отдела, отговарящ за работния процес, следва да следи съответната информация.

Ако срокът за съхранение е бил нарушен, отговорността за това се носи от ръководителя на компанията, въпреки факта, че въпросът за безопасността е основно отговорност на главния счетоводител. Ако поръчката, продължителността на съхранението са нарушени, компанията се наказва с глоба. За длъжностно лице наказанието обикновено варира между две или три хиляди рубли. Но ако първичната документация изобщо не се поддържа, те могат да бъдат наказани с глоба от пет хиляди рубли или повече.