Какви са основните документи в счетоводството. Основната счетоводна документация е ...

Цялата основна документация е потвърждение за финансовите дейности на компанията. Тези счетоводни документи ще се изискват предимно от регулаторните органи по време на одита. Следователно поддържането и съхранението на такива ценни книжа са предмет на повишени изисквания.

Основната документация, или както я наричат \u200b\u200bвиртуозните счетоводители, основната, е доказателство за паричните дела на компанията. Освен това, като имат юридическа сила, тези документи могат или да помогнат на компанията в спорни въпроси, или да заменят лентата за това. Тези документи: договор, фактура, платежни документи, товарителница, фактура, разписка за продажба и други.

Формите на първичните документи са унифицирани. Ако е необходимо, добавете допълнителни редове към формата, но в същото време запазвайки основните.  Това е посочено в Наредбата за счетоводството и счетоводството в Руската федерация (Заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. № 34 n (изменена на 26 март 2007 г. № 26н). Изключението са формуляри за извършване на касови операции (Резолюция на Държавния комитет за статистика на Русия от 24 март 1999 г. 20).

Всички промени и допълнения, които се правят в стандартния формуляр, се одобряват със заповед на ръководителя на фирмата.

Организацията самостоятелно разработва форми на първични документи, ако необходимия формуляр не е наличен в каталога на унифицираните формуляри. Предпоставка: такива формуляри трябва да съдържат необходимите подробности.

1. Какво е името на документа.
2. Когато е съставен.
3. Данни за организацията, съставяща документа.
4. Посочете какво включва конкретната бизнес транзакция за този документ, цената на транзакцията (в брой или в натура).
5. Прехвърляне на лицата, отговорни за съставянето на документ под задължителен подпис.

Горните подробности са споменати във федералния закон „За счетоводството“.

Всички първични документи трябва да бъдат представени своевременно в счетоводството. Спазването на хронологията на въвеждане на информация е едно от основните условия за компетентно счетоводство.

За удобно счетоводство цялата основна организация се класифицира в групи - таблица:

Име на групата	Какво е включено
Организационни и административни документи	Те включват заповеди, пълномощни, заповеди. Тоест това са документи, които дават „зелена светлина“ за извършване на бизнес операции.
Придружаващи документи	Ведомости, сертификати за приемане, касови бележки - те потвърждават факта на бизнес сделка. Данните, въведени в тези документи, подлежат на задължително вписване в счетоводните регистри.
Счетоводни документи	Те се използват при липса на стандартизирани унифицирани формуляри, в съвкупната обработка на оправдателни и административни документи. Например заповед за разход се счита както за регулаторен, така и за оправдателен документ. ТРЗ едновременно показва необходимостта от плащане според списъка и потвърждението на плащането.

И още едно успешно изобретение на счетоводната услуга е график на работния процес. Моля, обърнете внимание: формата на графика трябва да бъде отразена в счетоводните политики на организацията.

График на работния процес

Съответните редове и колони отразяват данните за движението на отчетни документи. Огромен плюс на този график е, че всички издадени документи са под контрол. Основното нещо е да не забравяте да направите съответните записи.

Попълваме според правилата

Като начало трябва да се провери основният бизнес, който се предава на счетоводния отдел. Какво да проверя:

1. Обем на запълване (всички необходими редове и секции се попълват).
2. Коректност на попълването (въведените данни трябва да съответстват на мястото на въвеждане, противоречията в данните са неприемливи).
3. Надеждност на информацията (проверка на математическите действия, проверка с подкрепящи документи).

Провереният документ подлежи на вписване в счетоводните регистри.

Съвет: за да избегнете грешката при многократно отразяване на документа в счетоводството, трябва да направите следното. На гърба на формуляра е посочена датата и регистрационният номер в регистъра.

Как да попълним първичните счетоводни документи през 2017 г.

• Всички записи, направени в първичните счетоводни документи, трябва да имат дълъг срок на годност.
• Разрешено е да се използват документи на хартия заедно с електронни, задължително подписани с цифров подпис (Федерален закон 402-FZ от 6 декември 2011 г.).
• Използването на печат е задължително за онези документи, където е запазено място за това.

От 7 април 2015 г. правото на работа без кръгъл печат бе предоставено на акционерни дружества и дружества с ограничена отговорност (Федерален закон 82-FZ от 04/06/2015). Проверете какво пише в Хартата относно използването на печат. Ако компанията продължава да използва печата, тогава не е необходимо да се изменя Хартата. Срокът за извършване на такива промени в Устава на дружеството не е определен със закон. Но не бива да отлагате промените, за да не въведете много противоречия във финансовите документи.

• Сравнение на парични и естествени показатели. Не е необходимо да се посочват и двете наведнъж, едно е достатъчно (Федерален закон 402-FZ). Случва се по-удобно да се посочи всеки един индикатор (например, когато се движат материали в рамките на компанията, се използва естествен индикатор). В акта за приемане на услуги е по-удобно да се посочва само информация за разходите, но за да се избегнат недоразумения, те допълнително изброяват видовете услуги.
• Подпис на отговорното лице. Законът на Руската федерация не казва нищо за факсимилния подпис върху първичните документи. В писмо до Федералната данъчна служба на Руската федерация № 3–1.11.469 от 23 септември 2008 г. се разглежда позицията на данъчната служба по отношение на факсимиле на документи.
• Валутата, в която е съставен документът Основната парична единица е рублата. Дори когато условията на договора говорят за конвенционални единици. Тъй като всички операции в счетоводството се оценяват в рубли (Федерален закон 402-Федерален закон от 6 декември 2011 г.). Никой не забранява да се правят допълнителни колони, указващи сумите в чуждестранна валута, но колона, посочваща сумата в рубли, трябва да бъде задължителна. В противен случай съществува риск от възстановяване на разходите и приспадане на ДДС.

Списък на първичните документи

съгласие

Понятието „договор“ се урежда от чл. 420 от Гражданския кодекс на Руската федерация. Договорът е споразумение за възникване (промяна) или прекратяване на права и задължения между страните. Всяка от страните трябва внимателно да прочете условията на договора. По споразумение подписът и печатът на всяка от страните. Договорът като основен документ има пълна правна сила, всяка от страните трябва да има едно подписано копие. Всички моменти, определени от съдържанието, трябва да се изпълняват от страните по договора в съответствие с поетите задължения. Споровете се решават мирно или чрез съдебен процес.

И още нещо. Не за всички ситуации сключването на договор е признаване на взаимни права и задължения. Чек, получен при закупуване на продукт или услуга, се признава от същия договор.

разход

Фактурата, получена от продавача на стоките или услугите, се отнася до първичните счетоводни документи. Въз основа на сумата, посочена във фактурата, купувачът извършва плащането. В платежните документи е желателно позоваване на този документ (например в плащането има фразата „плащане по сметка № 35/7 от 31 януари 2017 г.“). Възможно е трудно да се докаже, че плащането е извършено по конкретна сметка.

За купувача на стоки (услуги) представената фактура е вид гаранция, че продавачът няма да промени фиксираната цена в рамките на определения срок (1-5 дни). Периодът на валидност на фактурата за плащане се предписва от продавача. През посочения период купувачът плаща.

  Фактура за плащане

Ако плащането по редица причини не е възможно (например неизправност с компютърната мрежа на счетоводството, финансови наслагвания), тогава е препоръчително да уведомите продавача за ситуацията, за предпочитане предварително. Възможно е датата на фактурата да бъде променена, а условията за покупка да останат същите.

Документи за плащане

Този тип счетоводни документи включват: чекове за плащане (стока, пари в брой), платежни нареждания, изисквания за плащане.

Когато купувате стоки (услуги) за пари от касата на организацията, си струва да задържите чека на касата и да го прехвърлите в счетоводния отдел.

  Касов чек

Ако в чека не е посочено защо плащането се извършва в брой, тогава разписката трябва да бъде приложена към касовата бележка. Той прави опис на закупените стоки (услуги), посочва в какво количество и за каква цена е извършено плащане. Печатът на продавача и подписът на лицето, отговорно за продажбата на стоки (услуги), се поставят върху разписката за продажбата.

Търговска разписка без касов бон се признава за първичен документ, тъй като индивидуален предприемач има право да работи без касов апарат (с предпоставка за издаване на касова бележка).

  Стокова проверка, издадена от индивидуален предприемач без използването на ЦК

Това е посочено в закона на Руската федерация 54-FZ „За използването на касови апарати при осъществяване на парични сетълменти и сетълменти с помощта на разплащателни карти“ (актуално през 2017 г.).

При изчисляване на продукт (услуга) между юридически лица се съставя товарителница чрез сетълмент сметка.

  товарителница

Всяка от страните е съставена по образец (изисква се подпис на отговорните лица и печат). Сумите, посочени във фактурата и фактурата, трябва да съвпадат. В някои случаи е удобно да се използва факсимилен подпис, този факт определено трябва да бъде записан в договора за доставка на стоки (услуги).

При плащане по фактура за продукт (услуга) чрез сетълмент сметка се издава платежно нареждане.

  Платежно нареждане

Това е унифицирана форма на документа, той се попълва най-често на компютърни технологии. Платежът, подготвен за плащане, може да бъде преведен в банката на хартия или чрез специалната банкова програма на Клинт-Банк (която е много по-бърза). Преди да изпратите, е необходимо да проверите всички данни на получателя, за да избегнете недоразумения, особено ако работите с контрагента за първи път. Внимателно попълнете информация за това, за което плащате. Подробно описание ще бъде полезно със задължителното посочване на данни за сметката (дата, номер).

Искане за плащане е основният документ, в който кредиторът изисква от длъжника да погаси дълга чрез банка.

  Изискване за плащане

Има пряко изискване: в този случай парите се дебитират от сметката на длъжника автоматично. Изискването за приемане предполага приемане на длъжника. Договорът обаче може да предвиди условията за връщане на образувания дълг, като в този случай връщането на дълга чрез банката се извършва без приемане.

Формулярният формуляр се използва в случаите, когато се записва ДДС.

  фактура

Начертайте ги до товарителници, актове. Авансовото плащане по договора също е повод за издаване на фактура. ДДС се приспада върху приложените фактури и фактури. Заслужава да се спомене, че всички данъкоплатци по ДДС са длъжни да издават фактури. Попълването на формуляри е много по-удобно с помощта на автоматизирани програми.

Направете промени

Категорично е забранено да се правят промени в касови и банкови документи (член 9 от Федералния закон на Руската федерация „За счетоводството“).

В останалите първични документи измененията са допустими, но при условие че всички участници в бизнес транзакцията са запознати с измененията. Информираността за измененията сред участниците се потвърждава от подписите им, посочващи датата на изменението.

Корекцията се извършва по следния начин: чист запис в документа внимателно се зачертава с тънка линия. В същото време очертанието се чете ясно. Правилният запис се въвежда в горната част на корекцията или следващия. В близост до зачеркнатата или там, където има достатъчно свободно място, надписът „Поправени вярват“. Пълното име е посочено. лице, което е направило промяната, датата и подписа.

Колко години за водене на счетоводни записи

Място за съхранение

Най-доброто място за съхраняване на първичния е архивът. Важно е правилно да подготвите документи за архивиране:

• Сортиране в хронологичен ред.
• Опции по тип.
• Тъкане и подаване на документи в папки.
• Регистрация на придружаващото удостоверение.

Важно е да се гарантира безопасността на счетоводните регистри от неоторизирани корекции. Поправянето на грешки е разрешено само по официален начин, с подпис на лицето, което прави изменението. За сведение, в регистрите се натрупва информацията за първичните документи, приети за счетоводство.

Не остана без търговска тайна: съдържанието на регистрите е това, което е. Разгласяването на информация за съдържанието се преследва от закона на Руската федерация.

Продължителност на съхранението

Федералният закон на Руската федерация „За счетоводството“ (член 17), както и архивното законодателство (Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558) определят срока на съхранение на фирмените документи. За първичните счетоводни документи този период е най-малко 5 години.

Периодът на съхранение започва да се брои от 1 януари на годината, следваща годината на архивирането на документа.

Ако организацията е нарушила сроковете за съхранение на първичните организации, инспекционните органи имат право да налагат санкции (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Размерът на глобата е от 10 хиляди до 40 хиляди рубли, в зависимост от степента на нарушение.

Между другото, документи само на три години ще бъдат уместни за проверка от данъчните власти. За липсата на първични активи от по-стар период инспекторите нямат право да бъдат глобявани по член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Счетоводната служба на компанията е длъжна не само да води компетентна документация за първичните документи, но и да гарантира тяхната безопасност. Само в този случай претенциите на данъчните органи ще бъдат неоснователни.

Доста важно място сред цялата документация, съхранявана от счетоводния отдел, е основната документация. Той непрекъснато се проверява от данъчната служба и трябва да бъде съставен в съответствие с необходимите норми и закони, действащи в Руската федерация. Що се отнася до основната документация, как правилно да я съставим и съставим, така че по-късно да нямаме проблеми с данъчната служба, ще анализираме в нашата статия.

Основна документация в счетоводството какво е това?

Основните документи са основанията, при наличието на които могат да се правят записи в счетоводството, те могат да бъдат вписани в общия регистър. Това е важна част от документацията за управление на предприятие или организация.

Във всички предприятия, които държавата е принудила да води документация, бизнес транзакциите трябва да се извършват в съответствие с първичната документация. Под бизнес сделка се разбира всяка дейност на предприятие, която включва движението на средствата или структурата на неговите активи.

Според закона за счетоводството подготовката на първичната документация трябва да се извършва едновременно с бизнес дейностите, тоест незабавно да се документира. Но ако това не е възможно, можете да направите документацията веднага след действието.

Основната документация може да бъде издадена както на хартия, така и в електронен вид. Но във втората версия всички документи трябва да бъдат заверени с електронен подпис, в противен случай те просто няма да имат законна сила. Но ако в договора ясно се посочва наличието на хартиена версия на документа, то той трябва да е наличен.

Основните документи ще се съхраняват 4 години. През този период данъчният орган има право да поиска от тях по всяко време, за да провери вас и вашия контрагент. Особено внимателно трябва да се внимава с документите, в които купувате нещо. Не забравяйте, че благодарение на тях ще можете да се обърнете към съда, ако възникне такава необходимост.

Разделяне на документи по етапи на дейност

Всички транзакции, които се извършват от предприятие или организация, могат условно да бъдат разделени на 3 етапа:

1. Обсъждане на условията на транзакцията. По това време трябва да уговорите всички нюанси и да стигнете до консенсус. Резултатът от тази стъпка ще бъде подписването на договора и фактурирането за плащане.
2. Плащане според транзакцията. Тя трябва да бъде потвърдена с извлечение от банковата ви сметка, ако плащането е извършено по банков път, или чрез чекове и строги форми за отчитане, ако плащането е в брой.
     Вторият вариант често се използва от служителите на организацията, когато взимат пари за отчет.
3. Получаване на платени стоки или услуги. Трябва да има доказателства, които потвърждават, че стоките са получени или услугата е предоставена, в противен случай данъчната услуга просто няма да ви позволи да намалите размера на данъчната такса.

Потвърждение може да бъде товарителница или чек, в случай на получаване на стоките, или акт на работа, извършена в случай на предоставяне на услугата.

Какви документи се изискват?

В зависимост от операцията, която ще бъде извършена, списъкът на необходимите документи може да варира. Нека разгледаме най-често срещания списък на необходимите документи. Обикновено всички документи се подготвят или от изпълнителя, или от доставчика на стоките.

Списъкът с документи има следната форма:

Функции за регистрация на акаунт

След изготвяне на първичните документи те се проверяват по форма и съдържание. След това, ако всичко е направено правилно, те се изпълняват и се извършва икономическото групиране на данните, които тя съдържа в общата счетоводна система. За целта цялата информация за останалата част от имуществото, паричните средства и бизнес транзакциите на компанията от първични (безплатни) документи се прехвърля в счетоводни регистри.

Самите счетоводни регистри са специализирани таблици, които се изпълняват в строго определена форма, в пълно съответствие с икономическото групиране на информация за собствеността на компанията и източниците на нейното появяване.

Всички съществуващи регистри са разделени на 3 групи:

• По уговорка. В зависимост от този критерий регистрите се разделят на хронологични, систематични и комбинирани. Всеки отделен изглед има собствена поръчка за съхранение на данни.
• Според обобщаването на данните регистрите се делят на интегрирани и диференцирани. Всяка от тях може да бъде разгледана от частна до обща или обратно, от отчитане до първични документи.
• На външен вид. Те могат да имат почти произволна форма: книга, списание, картичка, печатни листове.

Счетоводните регистри трябва да имат:

• Пълното име.
• Посоченият период от време за записване на бизнес транзакции, за кой период на сетълмент се отнася.
• Подписи и инициали на отговорни лица. Това дава възможност при спорни въпроси да се намерят и посочат лицата, участвали в сделката.

Проведените бизнес транзакции трябва да бъдат отразени в периода, в който са били извършени. Ако документалното отражение не може да бъде направено директно по време на бизнес транзакцията, трябва да направите разрешението веднага след приключването.

По принцип счетоводните регистри се създават с цел да се натрупва и систематизира информация за първичните документи, приети за счетоводство, за показване на финансови отчети. Ако финансовата и първичната документация на предприятието се съхранява в печатен вид, тогава по искане на други участници в икономическите операции или правоприлагащите органи (ако това е в рамките на тяхната компетентност), копията трябва да бъдат предоставени от лицето, което ги състави и представи за подпис.

1s счетоводна първична документация

По време на провеждането на финансови и икономически дейности счетоводителят ще трябва да работи с огромно количество документация. Това са различни форми, договори, счетоводна документация, разчети и разходи. Някои от тях нямат голямо значение и са второстепенни, но има много важни документи, в които дори малка грешка може да доведе до катастрофални последици за цялото предприятие и за отделните длъжностни лица. Това са основните документи на организацията.

С помощта на 1C програмата можете да ги управлявате и управлявате много по-лесно. Функциите му включват управление с документи за превоз и парични документи, със складови документи и такива, свързани с търговията на дребно.

Днес софтуерът 1С заема водещо място сред счетоводните програми, които се използват постоянно у нас.

Сред най-търсените 1С функции са следните:

• Пълна автоматизация на всички видове счетоводство.
• Заплащане на служители.
• Управление на персонал и счетоводство на производството.

Програмата има голям брой режими и настройки, с които можете напълно да я настроите за себе си, да коригирате как ви подхожда.

Регистрацията на първичната документация е сложен и старателен бизнес, но просто необходим. За да ви помогнат в съвременните компютърни технологии и висококвалифицирани служители. Ако се обърнете към него с цялата отговорност и познаване на въпроса, тогава няма да има проблеми.

VKontakte

Днес в счетоводството важно място заема правилното изпълнение на първичната документация. Следователно всеки счетоводител трябва да знае как правилно да изпълнява този тип документи. Тази статия ще бъде предмет на тази статия.

Основата за вписване в счетоводството и вписването му в регистъра са основните документи. Тези документи, които се използват в счетоводството, се считат за част от системата за управление на документацията.

В счетоводството е разрешено документите да се регистрират в регистъра на първичната документация само когато са изпълнени според структурата, която се намира в определени албуми, съдържащи унифицирани форми. Те са специално проектирани за първична документация. В тези формуляри можете да намерите извадка от необходимите документи. Тази форма се определя от законодателството на Руската федерация. Формулярът е потвърден в Русия със заповед на Министерството на финансите.

Те са класифицирани според общоруската класификация на управленската документация, съкращението OKUD. Според тази класификация на всеки основен документ се присвоява код за OKUD.

В счетоводството, ако е необходимо, за регистрация на такава информация, има стандартен формуляр. Възможно е да се включват допълнителни и нови линии. Тези нови подробности, които бяха предвидени в предварително узаконената форма, трябва да бъдат запазени непроменени. Новите промени, които са направени, се извършват в съответствие със съществуващия ред (заповед). Тези промени във формите, свързани със счетоводството, касовите транзакции не са свързани.

Формите, одобрени от Госкомстат на Русия, съдържат специфични области с кодирана информация. Те се попълват в пълно съгласие с класификаторите, приети в Руската федерация. Трябва да се помни, че кодовете, които нямат връзки в съответствие с приетия класификатор (това се отнася за колони с името „Тип процедури“ и други), се използват за обобщаване и класифициране на получената информация при обработка на данни с помощта на изчислителна техника. Те се поставят в строго съответствие с избраната система за кодиране, която е легализирана от тази организация.

Освен това счетоводната документация, която е разработена от предприятието независимо, се пропуска за счетоводство. Това са специални форми в счетоводството, които имат необходимите подробности. Те са предвидени от руското законодателство. Счетоводството позволява независимо развитие, но само на информация, която не съдържа стандартизирани образци в албумите.

Днес в счетоводството следните се считат за задължителни детайли за обработка на първична информация:

• дата на документация;
• име;
• наименование на организацията. Организацията, от името на която е съставена тази информация, е посочена;
• наименованието на длъжността на лицето / лицата, отговорни за прилагането на бизнес процедурите и правилния дизайн;
• съдържанието на бизнес процедурата се изразява в индикация за стойност, както и в натура;
• трябва да са лични подписи на всички лица, посочени в документа.

Висококачественото, своевременно изпълнение на цялата първична документация (не забравяйте за достоверността на данните, посочени в тях), както и по-нататъшното прехвърляне към счетоводството, трябва да се извършва в строго определен от закона срок.  Това се прави, за да отразява датата в акаунта. Тези процедури се изпълняват от хората, съставили и подписали документите.

Трябва да знаете, че при счетоводството списъкът на тези хора, които имат право да подпишат на първичния документ, може да бъде установен само от ръководителя на тази организация (с предварително съгласие с главния счетоводител). Само тези хора могат да определят списъка на длъжностните лица с право на подписване. Документацията, чрез която се изпълняват различни бизнес процедури, свързани с пари, може да бъде подписана само от ръководителя и главния счетоводител. В допълнение към горните лица се допускат подписи на други хора. Трябва да се помни, че всички те трябва да бъдат предварително одобрени от ръководителя и главния счетоводител.

Следователно в счетоводството първичните документи са пряко доказателство за следните видове бизнес процедури: раздаване на пари в брой, плащане за стоки и други. Те се съставят директно в момента на приключване на процедурата или след нейното приключване (ако е невъзможно да се компилират по време на самата процедура).

Според съществуващата класификация счетоводните първични документи са разделени на следните видове:

• счетоводно уравняване;
• оневиняващи;
• организационни и административни.

Разгледайте последните две групи по-подробно:

За правилното поддържане на списък на първичната документация в счетоводството е разработен и одобрен конкретен график на работния процес. Той определя условията за придвижване, процедурата за прехвърляне на първична документация в рамките на предприятието и по-нататъшно допускане до счетоводство.

Всички тези документи, получени от счетоводителя, трябва да бъдат проверени в следните точки:

• аритметичен предмет. Тя предполага извършването на изчислението на сумата;
• чрез семантично съдържание. Документът трябва да проследи връзката на отделните си показатели. Не трябва да съдържа вътрешни противоречия;
• по формат. Проверява правилността, пълнотата на документа, както и правилността на попълването на детайлите в него.

Ако в документа се открият несъответствия по някакви параметри, те трябва да бъдат коригирани. Редактирането трябва да е човекът, който е участвал в неговия дизайн. Понякога се налага да реконструирате целия документ.

Едва след проверка е прехвърлянето на документация към счетоводния отдел. Информацията от тях се прехвърля в счетоводните регистри. Самият документ получава знак, което елиминира възможността за повторното му приложение. Тази маркировка може да представлява датата на записване и вписването й в счетоводния регистър.

В счетоводството е разрешено изготвянето на първична документация на машинни или хартиени носители. Когато се използват машинни носители, трябва да се направи копие на хартия.

Цялата информация се архивира само в хронология. Той е завършен, след това тъче и файлове в папки. Тази процедура е придружена от сертификат. По време на съхранението в архивната сграда информацията трябва да бъде защитена от неоторизирани корекции. Изпълнението на процеса на корекция е възможно само с потвърждение на валидността на причината. Направените корекции се потвърждават от подписа на официалното лице. Необходима е дата за корекция.

Време за съхранение

Първичната документация се съхранява за определен период от време, които са предписани в законодателството на Руската федерация. Според него организацията трябва да запазва всички първични документи, както и регистрите за счетоводство и отчитане за период не по-малък от 5 години. В същото време информацията, необходима за плащане и изчисляване на данъци, трябва да се съхранява в продължение на 4 години. Също така документацията, потвърждаваща загубата, се съхранява през целия период на намаление на облагаемата печалба на предприятието с размера на загубата, получена по-рано. Документацията, която записва персонал, личните сметки на всички служители се съхранява в архива за 75 години.

Трябва да се помни, че периодът за съхранение започва да настъпва на 1 януари на годината, следваща годината на документацията.

Законодателството не предвижда ясни правила относно прилагането на процедурата за възстановяване на такива документи. Този аспект е важен в ситуации на щети или загуби.

Някои нормативни актове съдържат ясни предписания за периодите на съхранение на счетоводната документация за първични цели. Но поетапната процедура, която трябва да се извърши в случай на загуба, не е дефинирана. В тази ситуация е необходимо със заповед да се назначи комисия, която провежда разследване, за да установи причините за щетите, загубите, нарушаването на целостта на документа. Може би връзката с проучването на представители на разследващите органи, представители на службите за сигурност и пожарна служба. Това е последвано от реставрационни дейности.

Поправяне на грешки

Говорихме за коригирането на грешките в основната документация накратко по-горе. Коригирането на съществуващите грешки в документи и счетоводни регистри е предписано в законодателството на Русия.

Според тези законодателни норми е строго забранено да се правят корекции в документацията, свързана с банковата информация и информацията за пари в брой. В други ситуации корекциите се правят само когато има споразумение с всички участници в бизнес процедурата. Това споразумение задължително се удостоверява от подписите на всички участници в корекцията. Също така не забравяйте да посочите датата на въвеждане на всички корекции.

Не забравяйте, че в счетоводството реквизитът на документа, който трябва да бъде коригиран, трябва да се зачеркне с тънка и ясна линия, така че зачеркнатото първоначално съдържание / смисъл на направената корекция да остане ясно видимо. В близост до реквизита трябва да се отбележи „Поправено вярвам“. След това корекцията трябва да бъде удостоверена с подписа на длъжностното лице, извършило тази корекция. Инициалите и фамилията трябва да бъдат посочени в документа.

Познаването на горните разпоредби ще помогне за правилното и бързо изготвяне на първоначалната документация за счетоводство.

Видео "Какви са основните счетоводни документи"

След като разгледате записа, ще научите как да подавате първични данъчни документи в Русия.

Точността на счетоводството и допълнителни заключения от него зависи от качеството на регистрацията на основния документ и информацията, съдържаща се в него.

Информацията, съдържаща се в приетите за счетоводство първични документи, се натрупва и систематизира в счетоводни регистри, формите на които или изискванията за които са одобрени от упълномощения орган. Данните на счетоводните регистри в групирана форма се прехвърлят във финансовите отчети.

Ръководството определя лицата, упълномощени да подписват счетоводни документи. В този случай може да се установи йерархия на подписа в зависимост от заеманата позиция, сумата на парите, обхвата и естеството на операцията.

Предприемачите или организациите, които използват електронен подпис, следва да установят подходящи предпазни мерки и контрол по отношение на правото на използване и достъп до електронния подпис (17).

Изисквания за подготовка на първични документи

1. Записите в първичните документи трябва да се правят с мастило, химически молив, химикалки, като се използват пишещи машини, инструменти за механизация и други средства, гарантиращи безопасността на тези записи за времето, определено за тяхното съхранение в архива.

Не използвайте обикновен молив за писане.

• 2. Документите трябва да се изготвят внимателно, текстът и номерата да са написани ясно и четливо.
• 3. Документът трябва да попълни всички данни. Ако някой реквизит не е попълнен, тогава на негово място се поставя тире. Задължителните данни са задължителни.
• 4. В паричните документи сумата се посочва с цифри и с думи.
• 5. Първичните документи трябва да бъдат заверени с лични подписи на ръководителя на организацията, главен счетоводител или упълномощени лица.
• 6. Основните документи трябва да съдържат преписи на подписите на упълномощени лица.
• 7. Първичните документи трябва да бъдат запечатани с печата на организацията, ако това е предвидено от формуляра и приложимия закон. (18)

Ръководителят на организацията трябва, съгласувано с главния счетоводител, да одобри под формата на заповед списък на лицата, упълномощени да подписват първични счетоводни документи.

Навременното и качествено изпълнение на първичните счетоводни документи, прехвърлянето им своевременно за отразяване в счетоводството, както и надеждността на съдържащите се в тях данни се осигуряват от лицата, съставили и подписали тези документи.

Движението на първични документи в счетоводството (съставяне или получаване от други стопански субекти, приемане за счетоводство, обработка, прехвърляне в архива) също трябва да се регулира с график, който се одобрява със заповед на ръководителя.

За да се предупреди както ръководителите, така и изпълнителите за непредвидени негативни последици и за да се спести време при търсене на информация, е необходимо да се създаде база данни за регистрация на първични документи след получаване на регулаторни документи.

Това означава, че всички първични документи, написани и попълнени в счетоводството, трябва да имат собствен идентификатор - код (еднократен, уникален номер), който им се приписва при задължителна регистрация в един от дневниците за регистрация, който трябва да бъде отворен във всяко предприятие.

Процедурата за съставяне на документи:

• - спазване на всички установени детайли и форми на документи;
• - точност, яснота на представяне на съдържанието на извършените бизнес сделки в документите;
• -навременност при регистрация на бизнес операции, ясно, точно и четливо писане на текста;
• - Зачертайте свободни места при липса на подпори;
• - Посочване на суми в цифри и думи във всички ценни документи; очертаване на грешки, така че очертанието да е видимо, и заверка на правилния текст с подписа на лицето, което е изпълнило документа;
• -поправки не са позволени. (27)

Първичните документи, създадени по механизиран начин, изискват специално потвърждение на достоверността на получените данни, т.е. разрешение и защита на регистрираните данни от неправомерно получаване на информация за тях. Всеки тип документ може да бъде изпратен по факс, но не и основният счетоводен документ, тъй като той няма потвърждение за неговата автентичност. Отговорността за своевременното и доброкачествено създаване на документи и своевременно прехвърлянето им за последващо отражение в счетоводството е на лицата, които са изпълнили и подписали тези документи.

Първичното счетоводство в производственото предприятие е информационната основа на мениджмънта, качеството на която пряко зависи от качеството на счетоводството. Първичното счетоводство е съвкупност от информационни и логически операции с документи, придружаващи всякакви материални и финансови потоци и техните елементи от влизане до излизане на производствени и бизнес съоръжения на предприятието и на компанията като цяло.

По този начин първичните документи са носители на информация за всички промишлени и икономически обекти и образувания и техните взаимодействия и позволяват цялостна оценка на всички контролни фактори: количествена, качествена, финансова (12).

Но почти всяка бизнес дейност е придружена от значително количество разнообразна документация. Въпросът става разумен, кои са основните документи?

Основна информация

Под първично счетоводство се разбира началният етап на обобщаване на отделните бизнес операции, които характеризират основните процеси в организацията.

  За счетоводни обекти се признават следните:

• събиране на суровини за производствения процес;
• закупуване на материални ресурси и техните последващи разходи;
• разходи за изпълнение на производствени дейности;
• движение на произведени продукти и незавършено производство;
• обем на готовите продукти;
• превоз и продажба на продукти;
• разплащателни операции с доставчици, клиенти и купувачи;
• отчитане пред банки, учредители и финансови институции;
• други неща.

Всички тези операции са придружени от документация. Информацията за бизнес процесите и свързаните нюанси се показва в основната документация.

Основни понятия

Под определението на основния документ се разбира документ, който обхваща изходната информация за резултатите от всяка дейност.

Основният документ е писменото доказателство за осъществяването на бизнес операция. Този документ се съставя в момента, в който операцията е приключила, или непосредствено след нейното приключване.

Тоест счетоводните документи, потвърждаващи факта на стопанска транзакция, се считат за първични. Всяка информация, налична в основните документи, е необходима за показване в счетоводството.

За нейното натрупване и систематизация се използват счетоводни регистри. Те съдържат данни за всички стопански операции, извършвани в организацията.

След определен период информацията от счетоводните регистри в групирана форма се прехвърля във финансовите отчети.

Основните видове първични документи са:

• платежни нареждания;
•   / и т.н.

Тези документи съдържат информация за бизнес транзакцията. В някои случаи формулярите на първичните документи се класифицират като строги форми на докладване.

Въз основа на вида операции основната документация се разделя на ценни книжа, отчитащи дълготрайни активи, трудово възнаграждение, парични транзакции, парични средства и т.н.

Заслужава специално внимание. Всъщност този документ едва ли е първичен, тъй като не очертава конкретна бизнес транзакция, като е приложение към основния документ.

Необходимостта от фактура възниква в процеса на получаване на ДДС. В същото време обаче ще се изисква фактура или акт.

В същото време Данъчният кодекс споменава фактура в пряка връзка с първичните документи.

Какви са техните функции

Основната цел на основния документ е потвърждаване на правната сила на бизнес сделката.

Същевременно за определени операции се установява отговорност за определени операции.

Основният документ съхранява цялата необходима информация за определена бизнес транзакция, а фактът на съществуването на документа потвърждава изпълнението на действието.

Тоест, първичните документи съхраняват данни за всички икономически дейности на организацията. Първичната документация се съхранява за осигуряване на личните нужди на предприятието, както и за осигуряване на контролни структури.

Именно въз основа на първични документи се извършва счетоводство. Въз основа на наличните данни в документите се създава финансова и данъчна отчетност.

Настояща регулаторна рамка

Основните правила за първичните счетоводни документи са дефинирани във Федералния закон № 402 от 6 декември 2011 г. „За счетоводството“.

Но въпреки че използването на определени униформени форми не се счита за задължително, нищо не пречи използването им.

Решението по този въпрос се взема от ръководителя на предмета на икономическа дейност. Именно той одобрява формулярите за първичните документи по предложение на лицето, отговорно за поддържането на счетоводството.

На формата, кодът се намира в горния десен ъгъл. Ако бизнес операцията се изпълнява с помощта на не стандартен формуляр, но чрез използване на независимо разработена форма, тогава не се изисква „код“.

В съответствие с параграф 19 от настоящата разпоредба, не е допустимо наличието на корекции, заличавания и изтривания или използването на коригиращи средства в банковата документация, кредитните / дебитните касови ордери, приложените разписки и документите, които ги заместват.

В случай на грешка, банкови и касови документи не могат да бъдат приети за изпълнение. Изисква се тяхното прекомпилиране, като се вземат предвид основните изисквания.

Важно е неправилно оформените или развалени парични документи да не подлежат на унищожаване. Те трябва да бъдат зачеркнати и след това да бъдат прикрепени към касовия отчет (регистър,) за деня, в който са издадени.

Възникващи нюанси

В процеса на съставяне и обработка на първични документи възникват много различни нюанси. Сред основните от тях може да се отбележи следното:

Човек от специално одобрен списък подписва основния документ	Списъкът на лицата с право на подписване на първични документи се определя от ръководителя на организацията в съгласие с главния счетоводител. Ако документите се отнасят до сделки от финансов характер, тогава те се подписват от ръководителя и отговорника. Забранява се възпроизвеждането на подписа на главата по факсимилен начин в процеса на подготовка на първични документи
Основният документ трябва да бъде изготвен в момента на неговото приключване	Икономическа операция или веднага след нейното приключване. Документ, съставен след известно време, не се признава за легален
Коригирането на банкови и касови документи е забранено	Поправки са разрешени в други първични документи, но само ако има потвърждаващи подписи на отговорните лица и е посочена датата на изменение
Необходимо е внимателно да се провери правилността на регистрацията на първичните документи	Липсата на задължителни подробности не позволява еднозначно да се признае документът като официално потвърждение. Дори ако данъкоплатецът е в състояние да докаже легитимността на документа чрез придружаващата го документация, той ще трябва да отдели много време за дискусионни спорове и евентуални съдебни спорове
Задължително изискване е подготовката на първични документи	На държавния език в национална валута. Ако има документи на чужд език, е необходимо да ги преведете на руски

Какво е двустранен документ?

В някои случаи при подготовката на основната документация е разрешено използването на двустранен първичен документ. Това е формата на универсалния трансферен документ (UPD).

Видео: първични документи

Формулярът UPD е функциониращ формуляр на фактура, който се допълва от незаменими показатели на първичната документация.

Състоянието „1“ на UPD позволява този документ да замени не само фактура, но и акт или фактура.

В същото време UPD се прилага едновременно при изчисляване и признаване на разходите в процеса на облагане на печалбата. UPD със статут на "2" замества само акта или фактурата.

UPD комбинира елементите на фактура и първичен документ, потвърждаващ приключването на бизнес операциите. Законодателството не забранява издаването на фактури или фактури от двете страни на един хартиен носител.

Трябва ли да подпечатвам

Сред задължителните подробности за първичните документи печатът не се прилага. Споменаването му не се съдържа в член 9 на част 2 от Федералния закон № 402.

Следователно е необходимо да се подпечата, ако организацията използва собствена разработка на документ, който предвижда наличието на печат.

Но в същото време е задължително документите да бъдат заверени с печат, за който законът предвижда наличието на печат. Например, те включват фактури и.

Също така, необходимостта от печат може да бъде определена от счетоводните политики на организацията или по споразумение на страните.

Кой е отговорен за тяхната безопасност

Член 17 от Федералния закон „За счетоводството“ задължава организацията да съхранява основната документация, счетоводните регистри и финансовите отчети за определен период.

Според стандартите на държавната организация по архивиране този период не може да бъде по-малък от пет години. Процесът на съхранение трябва да бъде защитен срещу неоторизирани промени.

Всички корекции трябва да бъдат мотивирани и надлежно заверени. Съдържанието на счетоводните регистри и финансовите отчети е търговска тайна.

Тези, които имат достъп до информация, са отговорни за разкриването им в съответствие с нормите на законодателството на Руската федерация. Първоначално първичните счетоводни документи се съхраняват в затворени кабинети под надзора на главния счетоводител на организацията.

Правилно обработените документи се архивират. Собственикът на предприятието е пряко отговорен за тяхната безопасност.

Наличието на първични счетоводни документи е неразделна част от дейностите на всяка организация.

  Без тях нормалното съществуване на предприятие е практически невъзможно. Следователно е толкова важно да знаете и следвате процедурата за съставяне и обработка на първични документи.

Всяка компания трябва да използва стандартни формуляри за отразяване на фактите за извършване на бизнес операции. Помислете кои унифицирани форми на първични счетоводни документи, одобрени от правителството. Съдържание Важни аспекти Какви форми на първични счетоводни документи (списък) се използват? Какъв е срокът им на годност?