Koliko dugo se pohranjuju računovodstveni dokumenti. Rok trajanja računovodstvenih dokumenata u organizaciji

• porezne isprave (dokumenti potrebni za obračun poreza i premija osiguranja)
• računovodstveni dokumenti (uključujući osoblje).

Trajanje skladištenja dokumenata potrebnih za obračun poreza i premija osiguranja

U skladu sa stavcima. 8 st. 1 čl. 23. Poreznog zakonika Ruske Federacije, porezni obveznici dužni su četiri godine osigurati sigurnost računovodstvenih i poreznih evidencija i drugih dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza, uključujući dokumente koji potvrđuju primanje prihoda, troškova (za organizacije i individualne poduzetnike), kao i plaćanje ( zadržite) poreze.

Sličan zahtjev utvrđen je stavcima. 5 st. 3 čl. 24. Poreznog zakonika za porezne agente koji su dužni osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun, zadržavanje i prijenos poreza u četiri godine. Treba napomenuti da su osim plaćanja PDV-a i poreza na dohodak za strane pravne osobe, posebno porezni agenti poslodavci koji obračunavaju i plaćaju porez na dohodak.

Pri prijenosu gubitaka u budućnost za porezne svrhe dobit se u skladu sa stavkom 4. čl. 283. Poreznog zakonika Ruske Federacije, porezni obveznici dužni su čuvati dokumente koji potvrđuju iznos gubitka nastalog za cijelo razdoblje kada smanji poreznu osnovicu tekućeg poreznog razdoblja za iznos prethodno primljenih gubitaka.

U skladu sa stavcima. 6 st. 2 članka 28. Federalnog zakona od 24. srpnja 2009. br. 212-FZ „O doprinosima osiguranja u mirovinskom fondu Ruske Federacije, Fondu socijalnog osiguranja Ruske Federacije, Federalnom fondu obveznog medicinskog osiguranja“ (izmijenjen 7. lipnja 2013.) obveznici osiguranja moraju se isplatiti tijekom šest godina osigurati sigurnost dokumenata koji potvrđuju obračun i uplatu premije osiguranja.

Rok trajanja računovodstvenih dokumenata

Sukladno čl. 29. Federalnog zakona od 6. prosinca 2011. N 402-FZ "O računovodstvu" (sa izmjenama i dopunama 28. lipnja 2013.) (u daljnjem tekstu: Zakon br. 402-FZ):

• primarne knjigovodstvene dokumente
• knjigovodstveni registri
• knjigovodstveni (financijski) izvještaji podliježu skladištenju gospodarskog subjekta za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima organizacije državnih arhivskih poslova, ali ne manje od pet godina nakon izvještajne godine,
• dokumenti računovodstvene politike
• standardi poslovnog subjekta
• ostale dokumente koji se odnose na organizaciju i održavanje računovodstva, uključujući sredstva reprodukcije elektroničkih dokumenata (tj. elektroničkih baza podataka), kao i provjeru autentičnosti elektroničkog potpisa, gospodarski subjekt mora pohraniti najmanje pet godina nakon godine u kojoj su korišteni za posljednji put sastavljanje računovodstvenih (financijskih) izvještaja.

Pravila organiziranja državnih arhivskih poslova uređena su Federalnim zakonom br. 125-FZ od 22. listopada 2004. "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji" (izmijenjen i dopunjen 11. veljače 2013.) (u daljnjem tekstu: Zakon br. 125-FZ).

Evo razdoblja skladištenja pojedinačnih dokumenata:

• Računovodstveni (financijski) izvještaji (bilance, izvještaji o financijskim rezultatima, izvještaji o ciljanoj upotrebi sredstava, dodaci njima itd.):

a) godišnji sažetak (konsolidiran), - trajno se pohranjuje (u daljnjem tekstu - post. (u organizacijama koje nisu izvori državnog i općinskog arhiva - najmanje 10 godina)).

b) godišnji - post.

c) tromjesečno - 5 godina, u nedostatku godišnjeg - posta.

• Računovodstveni (financijski) izvještaji u skladu s MSFI ili drugim standardima - knjiženje.
• Akt o prijenosu, razdvajanju, likvidacijskim bilansima; objašnjenja za njih - post.
• Dokumenti računovodstvenih politika (radni plan računa, obrasci primarnih računovodstvenih dokumenata itd.) - 5 godina.
• Računovodstveni registri, primarni knjigovodstveni dokumenti i njihovi prilozi koji su zabilježili činjenicu poslovne transakcije i bili su osnova za knjigovodstvene evidencije (novčane isprave i knjige, bankovne isprave, korijeni bankovnih čekova, potjernice, rokovi, bankovne obavijesti i zahtjevi za prijenosom, potvrde o prihvaćanju , dostava, otpis imovine i materijala, primanja, fakture i akontacija, dopisi i sl.) - 5 godina, podložno provjeri (reviziji).
• Računi - 4 godine.
• Potvrda o prijavi kod porezne uprave - pošta.
• Dokumenti (proračuni, sažeci, potvrde, tablice, informacije, dopisivanje) o obračunatim i prenesenim porezima u proračune svih razina, izvanproračunskim fondovima, dugovanjima po njima. Porezne prijave (obračuni) pravnih osoba za sve vrste poreza - 5 godina.
• Registri podataka o dohotku pojedinaca, izjave o izdavanju dividendi - 75 godina.
• Knjige o knjiženju prihoda i rashoda organizacija i samostalnih poduzetnika koji koriste pojednostavljeni porezni sustav - pošta.

Postupak pohranjivanja računovodstvenih i poreznih dokumenata

Sukladno stavku 3. čl. 29. Zakona N 402-FZ, gospodarski subjekt mora osigurati sigurne uvjete za pohranu računovodstvenih dokumenata i zaštititi ih od promjena. Prema stavku 2. čl. 13. Zakona br. 125-FZ, organizacije i građani imaju pravo stvarati arhive radi pohranjivanja arhivskih dokumenata formiranih tijekom svojih aktivnosti.

Za organiziranje arhive treba izdvojiti posebnu sobu, opremljenu posebnim policama (stalakima) ili ormarima. Ako u prostoriji za arhivu postoje prozori, treba ih zatvoriti ili postaviti rolete, jer se u protivnom dokumenti neće moći zaštititi od izlaganja svjetlu, pa se stoga ne može isključiti njihovo blijeđenje. Preporučljivo je prozore prvog ili prizemlja opremiti metalnim šipkama, osim toga, bolje je instalirati metalna vrata u arhivu. Takve mjere će spriječiti neovlašteni ulazak u prostorije arhiva.

U skladu s osnovnim pravilima za rad arhiva organizacija, odobrenim odlukom Kolegijuma Saveznog arhiva 6. veljače 2002., u arhivima organizacije sastavljaju se sljedeći dokumenti na temelju rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata: privremeno (više od 10 godina) skladištenje; od osoblja; kao i akte o dodjeli za uništavanje predmeta koji nisu predmet pohrane. Slučajevi kojima su istekli rokovi skladištenja uključeni su u alot za uništavanje i podložni su uništavanju.

Treba pohraniti da organizacija može koristiti usluge specijaliziranog arhivskog poduzeća za pohranu dokumenata.

Odgovornost za nepropisno čuvanje računovodstvenih i poreznih dokumenata

Odgovornost za nepoštivanje pravila za pohranu dokumenata može biti administrativna, porezna i kaznena.

Prema čl. 15.11 Zakona o upravnim prekršajima (u daljnjem tekstu: Zakonik o upravnim prekršajima) povreda reda i uvjeta pohranjivanja knjigovodstvenih dokumenata povlači za novčanu upravnu kaznu službenicima u iznosu od 2.000 do 3.000 rubalja.

Prema čl. 13.20 Upravni zakonik kršenje pravila za pohranu, nabavu, knjiženje ili upotrebu arhivskih dokumenata (uključujući uništavanje dokumenata bez poštivanja uvjeta pohrane) povlači za sobom upozorenje ili administrativnu kaznu za građane u iznosu od 100 do 300 rubalja .; za službenike - od 300 do 500 rubalja.

Nepostojanje primarnih dokumenata, računa i knjigovodstvenih registara porezni je prekršaj. Odgovornost za to predviđena je člankom 120. Poreznog zakonika Ruske Federacije „Grubo kršenje pravila računovodstva prihoda i rashoda i predmeta oporezivanja“. Grubo kršenje pravila računovodstva prihoda i rashoda i predmeta oporezivanja znači nepostojanje primarnih dokumenata, računa, knjigovodstvenih ili poreznih knjigovodstvenih evidencija. Ako su ta djela počinjena u roku od jednog poreznog razdoblja, novčana kazna od 10 000 rubalja, ako su počinjena u više od jednog poreznog razdoblja, novčana kazna u iznosu od 30 000 rubalja. Isti postupci, ako podrazumijevaju podcjenjivanje porezne osnovice, podrazumijevaju naplatu novčane kazne u iznosu od 20% iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 40.000 rubalja.

U slučajevima otmice, uništavanja, oštećenja ili prikrivanja službenih dokumenata, pečata ili pečata napravljenih iz sebičnih ili drugih osobnih interesa može doći do kaznene odgovornosti u skladu sa stavkom 1. čl. 325. Kaznenog zakona - novčana kazna do 200.000 rubalja. ili u visini plaće osuđene osobe (drugi dohodak) u periodu do 18 mjeseci, ili obveznog rada do 480 sati, ili popravnog rada do 2 godine, ili prisilnog rada do jedne godine, ili uhićenja do 4 mjeseca ili zatvor do 1 godine.

1. Zakon o radu Ruske Federacije, članci, 230.1
2.   , što zahtijeva čuvanje određene dokumentacije za razdoblja navedena u regulatornim aktima.
3.   (u daljnjem tekstu Popis) kojim se definiraju obveze za sve organizacije prema vremenima skladištenja dokumentacije, uključujući računovodstvo, porez i osoblje.
4. "Osnovna pravila za rad arhiva organizacija", usvojena odlukom Kolegijuma Saveznog arhiva od 06.02.2002. (Metodološka su i informativna)

Ne zaboravite da su propisi savjetodavne prirode.

Treba obratiti pozornost na najnovije izmjene saveznog zakona, uvedene u ožujku 2016. u članak 22. stavak 1. Zakona 125-FZ, kojima se uspostavljaju nova razdoblja za pohranu popisa slučajeva u organizaciji - posebno za naredbe o osoblju stvorene nakon 2003., umjesto razdoblja 75 godina označen je novi termin - 50 godina.

Treba obratiti pažnju na sukob koji nastaje u vezi s tim promjenama. Prema čl. 3 gore navedenog zakona, apsolutno se svi podaci o osoblju odnose na arhivske dokumente koji odražavaju radni odnos zaposlenika s poslodavcem. Međutim, Popis odobren naredbom br. 558 nije uključivao nove izmjene. U vezi s tim nastala su neslaganja. Prema nekim stručnjacima, rok trajanja varira od 75 do 50 samo za dokumente o nomenklaturi predmeta s određenim rokom skladištenja od 75 godina. Prema drugima, novi rokovi odnose se na čitavu arhivu.

Pravila skladištenja

Zaposlenik koji je odgovoran za vođenje upravljanja evidencijama o osoblju i pohranjivanja podataka postavlja se naredbom voditelja organizacije, njegove funkcionalne odgovornosti utvrđuju se u opisu posla.

Podaci o osoblju formiraju se u slučaju u skladu s odobrenim.

Pod formiranjem predmeta treba podrazumijevati grupiranje izvršenih dokumenata u datoteke (mape) u skladu s nomenklaturom predmeta.

Slijedi postupak formiranja predmeta

1. Na naslovnici predmeta potrebno je navesti sljedeće detalje:

• naziv organizacije (u cijelosti)
• naziv strukturne jedinice (u cijelosti)
• broj slučaja (prema nomenklaturi)
• naslov slučaja
• rok trajanja dokumenata po nomenklaturi

2. U poslovnoj datoteci:

• samo izvršeni i izvršeni dokumenti
• jedan originalni primjerak, osim u nekoliko slučajeva
• objavljeno u jednoj kalendarskoj godini

Unutar papira papir se podnosi po redoslijedu brojevima i datumima; ako se premaše 250 listova ili volumen (4 cm), dokument se dijeli na sveske. U velikim se organizacijama izdaje veliki broj naloga, u pravilu se podnose u različitim stvarima (na primjer, nalozi za odobrenje roditeljskog dopusta, nalozi za odobrenje dopusta bez održavanja itd.).

Vrijeme skladištenja

Periodi čuvanja dokumentacije prikazani su u tablici.

Period skladištenja	ime
	podaci o osobama koje nisu zaposlene
	rasporedi godišnjih odmora
	vjerodajnice kojima se potvrđuje zaposlenost i radni staž
	radne evidencije
	akti, propisi, izvješća o sigurnosti
	ekstrakti za poboljšanje uvjeta rada i zaštite na radu
	sigurnosne dokumente i poštivanje
	putne isprave
50 godina (na zahtjev vlasnika)	osobni podaci, originali (potvrde, diplome, radne knjižice, potvrde itd.)
	karakteristikama i osobnim karticama zaposlenika
	ugovori o radu
stalno	kolektivni ugovori
	osobni poslovi menadžera

Detaljnije upute za rad organizacija date su u Popisu koji se sastoji od 12 odjeljaka. Izravno do službe za osoblje slijede: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

U nastavku razmotrimo tablicu s približnim popisom dokumenata o osoblju.

Trajni rok trajanja
Uredba o zaštiti osobnih podataka
Uredba o certifikaciji
Uredba o sustavu osposobljavanja
Narudžbe za osnovne djelatnosti
Dugotrajno skladištenje
Nalozi za prijem, premještaj, otpuštanje, napuštanje bez očuvanja sadržaja
Časopisi, knjige upisa naloga o prijemu, premještaju, otpuštanju
Ugovori o radu, sporazumi s njima
		prije zamjene novim
Popisi struka		prije nego što prođe potreba

Dokumenti s utvrđenim rokom čuvaju se u trgovačkim organizacijama do njihove likvidacije. No, u državnim i općinskim organizacijama dokumentacija se dovršava na propisani način za prijenos u arhivu.

Potrebno je uzeti u obzir posebnu ulogu stručnog povjerenstva u određivanju uvjeta pohrane predmeta u službi osoblja. U shemi 1 možete vidjeti zadatke koje rješava gore navedeno tijelo.

Pravilnik o radu takvog povjerenstva, u pravilu, izrađen je na temelju naredbe Rosarchiv od 19. siječnja 1995. br. 2 „O odobrenju približnog propisa o stalnom stručnom povjerenstvu ustanove, organizacije, poduzeća“.

Pri postavljanju rokova u stupcu 4 popisa slučajeva, mora se imati na umu sljedeće:

• prema protokolu (EZ), ako takav nije dostupan - naredba čelnika organizacije;
• "Prije nego što prođe potreba" ili "do zamjene novim", tj. rok skladištenja utvrđuje organizacija samostalno (najmanje 1 godinu).

Rok trajanja dokumenata prema nomenklaturi predmeta počinje 1. siječnja sljedeće kalendarske godine. Slučajevi kojima je isteklo vrijeme pripremaju se za uništenje.

Skraćivanje roka trajanja navedenog u popisima ili propisima neprihvatljivo je. Ako dva propisa uspostavljaju različito razdoblje pohrane za istu vrstu informacija, izbor se najbolje daje u korist dužeg razdoblja.

Administrativna odgovornost

U čl. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije predviđa se različita upravna i građanska odgovornost za kršenja koja se odnose na pohranu dokumentacije - u obliku upozorenja, novčane kazne i diskvalifikacije.

jurisprudencija

Slučajevi upravnih prekršaja iz područja arhivskog zakonodavstva ispituju se u građanskom postupku. Uglavnom je kontrola trenutačno usmjerena na prepoznavanje postojećih kršenja zakona. Inspektori se vode pravilima o organizaciji skladištenja Ministarstva kulture Ruske Federacije iz 2007. godine: usprkos činjenici da je regulatorni akt donekle zastario, nije razvijen novi.

Trenutno se koriste minimalne novčane kazne u skladu s čl. 13.20, ali ne biste se trebali radovati tome jer se uglavnom odnose na državne i općinske arhive. Ali u odnosu na trgovačke organizacije, čl. 13.25, u kojem su novčane kazne veće veličine i dosežu veličine do 300 000 rubalja.

Stručnjak, zatvoren prije 6 godina Ale Higher Intelligence prije 6 godina Koliko čuvati računovodstvene dokumente Naravno, dokumenti se moraju čuvati barem onoliko koliko mogu zahtijevati porezni inspektori tijekom inspekcije. Na temelju stavka 4. članka 89. Poreznog zakona Ruske Federacije mogu potvrditi razdoblje koje ne prelazi tri kalendarske godine koja prethodi godini donošenja odluke o verifikaciji.

Dakle, dokumenti iz prethodne tri godine moraju biti pohranjeni.

U međuvremenu, porezno zakonodavstvo dodaje još jednu godinu u ovo razdoblje. Prema članku 23. podstavku 8. stavka 1. Poreznog zakona Ruske Federacije, porezni obveznici moraju osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza za četiri godine. To uključuje računovodstvene i porezne evidencije, kao i dokumente koji potvrđuju primanje prihoda, troškova i plaćanje poreznog odbitka.

Sličan zahtjev uspostavljen je za porezne agente pod. I od kojeg trenutka odbrojati četverogodišnje razdoblje? Porezi se izračunavaju na temelju rezultata poreznih razdoblja, a ispada da se četverogodišnje razdoblje mora računati od dana nakon završetka poreznog razdoblja.

Koliko godina čuvati računovodstvene evidencije

Na primjer, uzmimo PDV: početak četverogodišnjeg razdoblja bit će 1. siječnja godine, a kraj 31. prosinca godine. Ispada da je u godini potrebno pohraniti dokumente godine. Odnosno, godinu koja ne spada u terensku inspekciju. Rok trajanja dokumenata utvrđen je zakonima o računovodstvu. Iz članka 17. Federalnog zakona od 21. studenoga, Nekoliko izuzetaka od općeg pravila o rok trajanja Dakle, u pravilu, vrijednosni papiri moraju biti pohranjeni najmanje pet godina.

Ovo je maksimalno razdoblje određeno Zakonom o računovodstvu. Istodobno, maksimalna dubina porezne revizije je tri godine.

Koliko godina se čuvaju računovodstveni dokumenti

Stoga je posebno važno promatrati sigurnost vrijednosnih papira povezanih s obračunom poreza, upravo u ovom razdoblju. Ako nemate dovoljno dokumenata, recimo, prije pet godina, možete biti kažnjeni samo zbog kršenja pravila za pohranu dokumenata. U međuvremenu, u nekim slučajevima vrijeme skladištenja dokumenata određuje se posebnim pravilima. Kao rezultat toga, nepostojanje vrijednosnih papira, čak, na primjer, prije šest godina, može dovesti do novčanih kazni zbog ponižavanja plaćanja poreza. Analizirat ćemo odvojeno takve situacije.

Uostalom, vrijednosni papiri potrebni su za potvrdu početnog troška za potrebe izračuna amortizacije, kao i poreza na imovinu. A to se odnosi i na osnovna sredstva, kao i na druga imovinska pisma Ministarstva financija Rusije od 15. rujna,

Začudo, činjenica!   To je ako je s njim sklopljen sporazum.

Posebni uvjeti za društva koja stvaraju gubitak Obveznik poreza na dohodak ima pravo smanjiti poreznu osnovicu tekućeg razdoblja za gubitke iz prethodnih poreznih razdoblja na način propisan člankom Poreznog zakonika. Gubici se mogu uzeti u obzir tijekom sljedećih 10 godina.

Budući da je poglavlje 25. Poreznog zakonika na snazi \u200b\u200bveć godinu dana, gubitak ove godine može se upotrijebiti za smanjenje poreznog opterećenja poduzeća do i uključujući godinu. Štoviše, članak 10. saveznog zakona od 6. kolovoza

Pročitajte i:

Kupit ću stan u hipoteci u Tveru

Disciplinska akcija zbog nepristojnosti

Online prijevara s kreditnim karticama

Za carinjenje robe za izvoz potrebno je

Svaki knjigovođa svjestan je važnosti ispravnog popunjavanja primarne računovodstvene dokumentacije u svrhu računovodstva i poreznog računovodstva. Međutim, to nije dovoljno za uspješan rad. Činjenica je da je jednako važno pravilno pohraniti dokumente generirane u računovodstvu organizacije. U suprotnom, tvrtka će se suočiti s novčanom kaznom, ako ne i jednom.

Federalni zakon od 21.11.1996. Br. 129-FZ (sa izmjenama i dopunama 28. 9. 2010.) "O računovodstvu" zahtijeva od organizacija da vode primarne računovodstvene dokumente, računovodstvene registre i financijske izvještaje za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima organiziranja državnih arhivskih poslova ali ne manje od 5 godina. Plan rada računovodstvenih računa, drugi dokumenti računovodstvene politike, postupci kodiranja, programi strojne obrade podataka (u kojima se navode uvjeti njihove uporabe) moraju biti pohranjeni najmanje 5 godina od trenutka kada su zadnji put korišteni za sastavljanje financijskih izvještaja.

Za kršenje utvrđenog postupka i uvjeta skladištenja knjigovodstvene dokumentacije predviđena je administrativna novčana kazna službenicima u iznosu od 2.000 do 3.000 rubalja. (Članak 15.11. Zakona o upravnim prekršajima). Porezna uprava raspoređena je za kontrolu roka pohrane dokumenata.

Zahtjevi za pohranjivanje dokumenata sadržani su i u Poreznom zakoniku koji obveznike poreznih obveznika obvezuje na 4 godine da osiguraju sigurnost podataka iz računovodstva i poreznog računovodstva te drugih dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza. Pored ovoga, postoji niz regulatornih akata koje je važno znati. To je Savezni zakon od 08.02.1998 br. 14-FZ „O društvima s ograničenom odgovornošću“ i Savezni zakon od 26.12.1995 br. 208-FZ „O dioničkim društvima“, koji utvrđuje uvjete i postupak pohrane dokumentacije. Međutim, ne treba zaboraviti da su od 1. listopada 2010. godine obvezna za sve organizacije razdoblja pohrane dokumentacije, uključujući računovodstvo, porez i osoblje, naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558 kojim je odobren Popis tipičnih arhivskih dokumenata koji se stvaraju tijekom aktivnosti tijela vlasti, lokalne vlasti i organizacije, navodeći rok skladištenja (u daljnjem tekstu: Popis).

Gornji popis se sastoji od 12 odjeljaka:

odjeljak 1 - dokumenti koji odražavaju administrativne, organizacijske funkcije upravljanja, funkcije kontrole, kao i pravnu podršku za upravljanje, organiziranje dokumentacijske podrške za upravljanje i pohranu dokumenata od strane organizacija;

odjeljci 2–4 su dokumenti koji dosljedno objavljuju planiranje, cijene, financiranje, pozajmljivanje, računovodstvo i izvještavanje;

odjeljak 5 - dokumenti o organizaciji i provedbi ekonomskih, znanstvenih, tehničkih, kulturnih i drugih odnosa organizacija;

odjeljak 6 - dokumenti o informacijskim uslugama za organizacije;

odjeljak 7 - dokumenti o organizaciji, reguliranju rada, tarifiranju, plaćanju, zaštiti na radu;

odjeljak 8 - dokumenti o radu s osobljem: zapošljavanje, premještanje, otpuštanje zaposlenika, poboljšanje njihove vještine, provođenje certifikata, kao i dodjeljivanje nagrada;

odjeljak 9 - dokumenti o materijalno-tehničkoj podršci djelatnosti i organizaciji skladištenja materijalnih dobara;

odjeljak 10 - dokumenti o administrativnim i poslovnim uslugama organizacija: poštivanje internih propisa, rad poslovnih zgrada, prometne usluge, interne komunikacije, osiguranje sigurnosti organizacija;

odjeljak 11 - dokumenti koji odražavaju socijalna pitanja, uključujući socijalno osiguranje, stambena pitanja, slobodno vrijeme;

odjeljak 12 - dokumenti koji odražavaju organizaciju primarne

sindikalne i druge javne organizacije (udruženja).

Prema rezultatima ispitivanja, dokumenti se sastavljaju u arhivu organizacije:

popise slučajeva trajnog skladištenja (Dodatak 1. Temeljnim pravilima za rad arhiva organizacija, odobrenih odlukom Kolegijuma Saveznog arhiva od 06.02.2002.);

popis slučajeva privremene (više od 10 godina) skladištenja (Dodatak 2. Temeljnim pravilima za rad arhiva organizacija);

popis predmeta s osobljem (Dodatak 3 Temeljnim pravilima za rad organizacijskog arhiva);

aktima o dodjeli za uništavanje predmeta koji se ne pohranjuju (Dodatak 4. Temeljnim pravilima za rad arhiva organizacija).

Slučajevi kojima su istekli rokovi skladištenja moraju se uništiti, a uporaba ovih dokumenata u poslovne svrhe zabranjena je.

Oni su uključeni u akt o dodjeli za uništenje ako je predviđeni rok skladištenja istekao do 1. siječnja godine kada je akt sastavljen. Na primjer, slučajevi dovršeni 2010. godine s trogodišnjim rokom trajanja mogu biti uključeni u akt koji će biti sastavljen najkasnije 1. siječnja 2014. godine.

Slučajevi koje treba uništiti prebacuju se na recikliranje (zbrinjavanje). Prijenos predmeta se sastavlja na dostavnici s datumom prijenosa, brojem predmeta koji se predaju i težinom papirnog otpada.

Popis za svaku vrstu dokumenta navodi razdoblja skladištenja na papiru i elektroničkim medijima, čije se izračunavanje provodi od 1. siječnja godine koja slijedi za krajom njihova svešteničkog rada. Zanimaju nas samo predmeti koji se odnose na rok trajanja računovodstvenih dokumenata. Dakle:

1) propisano je čuvanje analitičkih dokumenata (tablica, izvještaja) za godišnje računovodstvene (proračunske) izvještaje pet godina;

2) rok skladištenja računa usklađen je s Poreznim zakonikom Ruske Federacije i traje 4 godine;

3) dokumenti o popisu imovine, obveza (zapisnici sa sastanaka popisnih komisija, popisni popis, popisi, akti, izjave) moraju se trajno pohranjivati \u200b\u200bi samo za popis inventara - 5 godina;

4) uzorci potpisa financijski odgovornih osoba moraju se čuvati najmanje 5 godina. Sličan zahtjev uspostavljen je za popise osoba koje imaju pravo potpisati primarne računovodstvene dokumente;

5) ugovori i dokumenti o zakupu imovine organizacije (popisi imovinskih objekata, akti, proračuni odbitka od dobiti, dopisivanje) moraju se trajno pohranjivati;

6) ugovori i dokumenti o zalogu pokretne imovine organizacije (obračun vrijednosti imovine, akti, dopisivanje) - 10 godina, i slični ugovori i dokumenti o zalogu nekretnina - u trajnoj osnovi;

7) neograničeno je potrebno arhivirati akte o prijenosu prava na nekretninama i transakcijama s njima s prethodnog na novog nositelja autorskih prava (od ravnoteže do ravnoteže) (prije nije postojala takva norma u Popisu);

8) dokumenti za prodaju pokretne imovine (prijave, akti procjene vrijednosti, dopisi i sl.) Moraju se čuvati u arhivi 10 godina nakon transakcije.

Računovodstveni zaposlenici, dežurni u vezi s kadrovskim dokumentima, moraju imati na umu da od trenutka donošenja Naredbe br. 558, Uredba o naknadama i dodacima zaposlenima ima rok skladištenja od 75 godina u odnosu na prethodno osigurani 5.

Evidencija radnika koji kombiniraju zanimanja treba se čuvati dok se ne ispune potrebe, kao i prije, ali oni u kojima su imenovani radnici s teškim, štetnim i opasnim radnim uvjetima, sada bi se trebali čuvati najmanje 75 godina.

Tko je odgovoran za sigurnost primarnih dokumenata, knjigovodstvenih registara, računovodstvenih izvještaja i bilanci, oblikovanje i prijenos istih u arhivu? Ta je odgovornost dodijeljena glavnom računovođi poduzeća. U isto vrijeme čelnik organizacije odgovoran je za organizaciju pohrane knjigovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i financijskih izvještaja.

Rok trajanja tarifnih lista (popisa) povećan je na 75 godina (ranije je bilo 25 godina); što se više (a ne 45 godina) treba čuvati akata o profesionalnom trovanju i bolestima i ugovora o osiguranju zaposlenika od nezgoda za koje se dogodio osigurani slučaj. Razdoblje arhiviranja dokumenata (akata, zaključaka, izvještaja, protokola, potvrda) o industrijskim nesrećama i nesrećama (prethodno 45 godina) produljeno je na 75 godina. Za isto razdoblje (umjesto 10 godina) potrebno je pohraniti dokumente (protokole, potvrde, zaključke) o teškim, štetnim, opasnim radnim uvjetima, ozljedama i profesionalnim bolestima i što više (umjesto 5) - dokumenata (akti, dopisi, zaključci) smanjiti radni dan zbog teških, štetnih, opasnih radnih uvjeta.

Smjerovi, obavijesti o zaposlenju (o zapošljavanju) trebaju biti pohranjene u arhivi najmanje 3 godine (prethodno su mogle biti uništene nakon prelaska potreba), isto razdoblje određeno je za dokumente (upitnike, autobiografije, kadrovske evidencije, prijave, preporučna pisma) osoba nije angažiran.

Sva pravila i uvjeti pohrane dokumenata navedeni u nalogu br. 558 obvezni su za organizacije bez obzira na vrstu i opseg djelatnosti, pravni oblik i oblik vlasništva.

Automatizirana informacijska tehnologija u poreznoj službi

4.4 Pojam dokumenta, standardni i jedinstveni dokumentacijski sustav. Ulazni i izlazni obrasci dokumenata koji se koriste u rješavanju problema u poreznim vlastima

Dokument znači informativnu poruku na prirodnom jeziku, koja je fiksirana na pismu utvrđenog oblika i ima pravnu snagu. Dokumenti se mogu svrstati u više kriterija ...

Analiza financijskog stanja CJSC "RRB-Bank"

2.2. Glavne skupine dokumenata, postupak verifikacije i potpisivanja, formiranje, pohranjivanje

Sve operacije banaka (namire, gotovine, krediti itd.) Obavljaju se u banci i odražavaju se u računovodstvu na temelju namirenja i gotovinskih dokumenata sastavljenih na način propisan zakonom ...

Potraživanja

5. Suština zastarelosti

Postojeći postupak otpisa isteklih potraživanja ne doprinosi uspostavljanju ujednačenosti u provedbi zakona kao temeljnih normi važećeg domaćeg građanskog zakona i ...

Djelatnosti inspektorata Federalne porezne službe

Armavir

3.4 Postupak za formiranje, uporabu i pohranu knjigovodstvenih evidencija pravnih osoba

Za provođenje porezne kontrole porezni obveznici - organizacije podliježu registraciji kod poreznih uprava, odnosno na mjestu organizacije, mjestu njezinih zasebnih odjela ...

Porezi od fizičkih osoba. Koje je trenutno porezno opterećenje

1. Porezi od fizičkih osoba. Koje je trenutno porezno opterećenje

porez na dohodak Fizički dohodak U modernoj domaćoj ekonomskoj literaturi porezni teret je različito definiran. Dakle, u modernom ekonomskom rječniku navedeno je da je porezno opterećenje "mjera, stupanj ...

Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima u poreznoj sferi

2.1. Elektronsko upravljanje dokumentima poreznih obračuna

Postupak vođenja poreznog računovodstva u malom poduzeću

3.1 Preporuke za korištenje računovodstvenih i poreznih računovodstvenih registara, obrasci za LLC preduzeće "Rad stambenih i komunalnih usluga"

Uporaba CCP-a u modernim komercijalnim aktivnostima

2. Izbor KPK. Organizacija i postupak nabave središnje druge ugovorne strane, registracija kod poreznih vlasti. Popis dokumenata potrebnih za registraciju središnje druge ugovorne strane u IFTS-u.

Izbor KKM-a. Do danas je izbor tvrtki koje su uključene u prodaju CCP-a vrlo opsežne. U skladu s tim, i spektar dodatnih usluga koje pružaju ta poduzeća je također opsežan. Oni uključuju: savjete o odabiru KKM-a ...

Sustavi financijske analize u komercijalnoj banci

1.2 logička struktura organizacije podataka za analizu i pohranu

Logička organizacija sustava namijenjena analizi heterogenih podataka temelji se na tri vrste hijerarhijskih objekata: Vremenska razdoblja. Hijerarhijski odnosi ove vrste objekata su ugniježđeni ...

Prednosti i nedostaci skladištenja gotovine koristeći likvidnost i profitabilnost

Gotovina u svim zemljama je manji dio, ali je od velike važnosti. Upravo taj promet služi za primanje i trošenje većine novca stanovništva ...

Teoretski i praktični temelji za ocjenu investicijskih projekata

2) diskontirano razdoblje povrata;

3) Neto sadašnja vrijednost (NPV) oba projekta po trošku kapitala od 7% i 13%; 4) unutarnji povratak (IRR); 5) izmijenjeni unutarnji povrat (MIRR) uz trošak kapitala od 7% i 13%; 6) Izgradite NPV profile i odredite pregibnu točku ...

Upravljanje dospijećem

3.4 Otpis računa koji se plaća u vezi s istekom roka zastare

Iznosi koje treba platiti za koje je istekao rok zastarevanja su neprodajni prihod organizacije u skladu s člankom 250. stavkom 18. Poreznog zakona Ruske Federacije i odnose se na financijske rezultate ...

Računovodstvo i organizacija bezgotovinskog novčanog toka

3.2. Razvoj nagodbi na plastičnim karticama kao poboljšanje bezgotovinskog plaćanja

Treba napomenuti da je sredinom 90-ih

komercijalne banke su aktivno uvele nagodbe s platnim karticama, međutim, kriza iz 1998. godine. dovelo do propasti niza velikih banaka, upravo uključenih u ovaj posao. Nakon toga tržište kartica je znatno opalo ...

Formiranje financijskog dijela poslovnog plana investicijskog projekta

3.4 povrat ulaganja

Razdoblje povrata projekta izračunava se uzimajući u obzir diskontirane novčane tijekove. Izračuni su dati u tablici 15. U četvrtom redu tablice nalaze se vrijednosti nepokrivenog dijela ulaganja ...

Oblici porezne kontrole i načini njenog poboljšanja u skladu s poreznim zakonodavstvom

2.1.4 Koji je postupak i uvjeti za dodjelu razdoblja poreza na ulaganja

1. Porezni kredit od ulaganja može se odobriti organizaciji koja je porezni obveznik odgovarajućeg poreza ...

Datumi pohrane računovodstvenih dokumenata utvrđeni su Zakonom o računovodstvu br. 402-FZ, kao i posebnom popisu odobrenom naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije br. 558 od 25. kolovoza 2010. Međutim, neki se podaci o uvjetima osiguranja sigurnosti dokumentacije razlikuju. Otkrijmo zašto pohraniti obrasce, izvještaje i registre općenito i što učiniti ako razdoblja pohrane nisu u skladu sa zakonom i popisom.

Zašto trgovina

Računovodstvena dokumentacija nisu samo planirani i stvarni pokazatelji, knjige izvještaja i registracija, već i sva primarna i novčana dokumentacija koja potvrđuje postupke provedene u računovodstvu.

Stoga će, ako nema bilo kakvih računovodstvenih dokumenata, biti problematično potvrditi točnost i ispravnost računovodstva u ustanovi. To jest, tijekom svake inspekcije, regulatorno tijelo prije svega zahtijeva primarnu i drugu računovodstvenu dokumentaciju kako bi provjerilo računovodstvene podatke sa stvarnim podacima.

Za nepoštivanje obrazaca za potvrdu, čekova, naloga i drugih registara, predviđena je odgovornost. Na primjer, porezni službenici bit će kažnjeni s 200 rubalja za svaki nepodneseni dokument. Ako je tvrtka velika, tada ukupni iznos novčane kazne može iznositi desetke tisuća rubalja. Pročitajte više o novčanim kaznama u nastavku.

Što je važnije: zakon ili popis

Često u postojećem zakonodavnom okviru postoje kontradikcije. Tako, na primjer, vrstu dokumentacije koja se razmatra, prema Zakonu br. 402-FZ, treba pohraniti pet godina, a na gore navedenom popisu razdoblja skladištenja računovodstvenih dokumenata u organizaciji raspodjeljuju se prema vrsti i značaju. Što u ovom slučaju treba učiniti računovođi proračunske institucije i koliko čuvati računovodstvene dokumente kako bi se izbjegle kazne?

Razumjet ćemo situaciju pomoću primjera. Pretpostavimo da popisni broj 558 za određeni obrazac označava razdoblje od četiri godine, tada taj obrazac trebate zadržati pet godina. Zašto? Takve upute nalaze se u Zakonu br. 402-FZ. Ili, obrnuto, zakon 402-FZ označava 5 godina, a popis ukazuje 10. Zatim registar držite najmanje 10 godina. Odnosno, osigurati sigurnost knjigovodstvenih dokumenata na duže razdoblje, što je određeno u jednom od dvaju propisa.

Slijedite isti postupak pohrane knjigovodstvenih dokumenata za elektroničku dokumentaciju.

Značajke i postupak pohrane dokumentacije

Definiramo ključne značajke i pravila za osiguranje sigurnosti računovodstva:

1. Odredite čuvara registra i primarnih obrazaca. Zapišite zadatke u opisima posla, upoznajte odgovornog zaposlenika s potpisom.
2. Utvrdite u računovodstvenoj politici, koliko godina se čuvaju računovodstveni dokumenti, u kontekstu obrazaca. Ili takav popis odobrite zasebnim nalogom.
3. Izračunajte datume od datuma kada ste zadnji put koristili registar. Takve upute sadržane su u stavku 2. čl.

   29. Zakona br. 402-FZ.

4. Potpisati elektroničku arhivu koja se pohranjuje u ustanovi elektroničkim potpisom na ime šefa, glavnog računovođe ili druge odgovorne osobe.
5. Dokumentacija koja će se predati u arhivu (za pohranu) mora biti potpisana, šivena i numerirana na propisani način.

Primjer kako odobriti razdoblja skladištenja računovodstvenih dokumenata u organizaciji u instituciji, tablica:

Odgovornost i kazna

Za kršenje utvrđenih pravila može se kazniti. Ako ne postoje dokumentarni dokazi o ostvarenim prihodima ili rashodima (izgubljenim, izgubljenim zbog izvanrednih situacija itd.), Tada će porezne vlasti upisati kaznu od 10.000 rubalja prema članku 120 Poreznog zakonika. Slične sankcije predviđaju se za nepoštivanje pravila i razdoblja za osiguranje sigurnosti obrasca.

Ako su te povrede dovele do podcjenjivanja porezne osnovice - novčana kazna u iznosu od 40 000 rubalja ili 20% neizmirene porezne obveze.

Bit će kažnjeni i odgovorni službenici (članak 15. stavak 2. Zakona o upravnim prekršajima):

• 5000-10 000 rubalja - za prvi prekršaj;
• 10.000-20.000 rubalja - za drugo i sljedeće.

A također za takva djela predviđena je kaznena odgovornost do jedne godine zatvora, u skladu sa stavkom 1. čl. 325. Kaznenog zakona.

Ovo pitanje postavljaju svi, bez iznimke, poduzetnici koji su nedavno otvorili poduzeće i nisu shvatili sitnice sustava. Pa koliko pohranjujete dokumente LLC, godinu, dvije ili više? Možete detaljno razumjeti ovo pitanje čitajući odlomke Federalni zakon br. 125-FZ o arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji.

Periodi skladištenja računovodstvenih dokumenata su različiti. Što se može reći kombinirajući sve podstavke? Računovodstveni dokumenti moraju biti pohranjeni u LLC-u barem dok je vjerojatno da ih porezni nadzor može zahtijevati. Prema članku 89. Poreznog zakona Ruske Federacije, razdoblje ne duže od tri godine koje je prethodilo odluci o provođenju te iste revizije podliježe provjeri. Odnosno, držimo se točno tri godine, a onda počinje zabava.

Članak 23. Poreznog zakonika Ruske Federacije, podstavak 8. stavka 1. jasno nas obavještava da su porezni obveznici dužni čuvati dokumentaciju koja potvrđuje poreznu procjenu četiri i više godina. Tako gospodo. Ne tri godine, ali četiri uredno pohranjuju knjigovodstvene dokumente i osiguravaju da se ne izgubi niti jedan komad papira.

Koji se posebni dokumenti preferiraju i pohranjuju kao očna jabučica?

• podaci o poreznom računovodstvu;
• dokumenti koji potvrđuju dohodak;
• dokumentarni dokazi o troškovima;
• potvrda odbitka poreza;

Računovodstvo također potvrđuje pravila za pohranu primarne dokumentacije. Prema nalogu „o računovodstvu“ br. 129-FZ, računovodstveni izvještaji trebaju se pohraniti kako je određeno u pravilima državnog arhivskog poslovanja. Ali najmanje pet godina nakon što su zadnji put sastavljeni računovodstveni izvještaji o njima.

Što se ispostavilo? A činjenica da morate strogo pohranjivati \u200b\u200bdokumente upravo je razdoblje u kojem ih porezna služba može zatražiti na provjeru. To je tri godine. Ako zbog provjere nemate dokumente prije pet godina, možete biti kažnjeni zbog nepropisnog pohranjivanja dokumentacije i ništa više.

Ali nije sve tako jednostavno i transparentno u računovodstvu i poreznim olakšicama. Postoji dokumentacija koju bi trebalo čuvati mnogo duže od datuma koji smo upravo razgovarali. Kakvi su to dokumenti?

1. Primarni dokumenti za stjecanje imovine. Ti se dokumenti pohranjuju koliko god želite. Za što je ovo? Prvo, deprecijacija. Drugo, prilikom prodaje imovine morate negdje uzeti potvrdu o njenoj početnoj vrijednosti7 i ne zaboraviti na porez na imovinu.
2. Dugotrajna imovina. Člankom 283. Poreznog zakonika za nerentabilna poduzeća propisano je smanjenje porezne osnovice tekućeg razdoblja zbog gubitaka iz prethodnog poreznog razdoblja. Naravno, dokumentacija bi to trebala potvrditi. Gubici se mogu uzeti u obzir u sljedećih deset godina, i zbog toga dokumenti moraju biti urednim redoslijedom (članak 283. stavak 4.). Porezni inspektori imaju pravo zatražiti primarnim dokumentima koji potvrđuju financijski rezultat da bi potvrdili podatke o gubicima navedenim u podnesenoj deklaraciji.
3. Za ruralna poduzeća koja rade s jednim poljoprivrednim porezom potrebno je čuvati i dokumente o gubicima za cijelo razdoblje otpisa. Članak 346.6 stavak 5. Poreznog zakonika.
4. Za osobe koje rade na tzv. "Pojednostavljenim", UST. Članak 346.18 stavak 7. Poreznog zakona Ruske Federacije.
5. Da biste otpisali loša potraživanja, morate imati i dostupne temeljne dokumente za poreznu službu. Uništavanje pratećih dokumenata uskraćuje tvrtku pravo da prizna loš dug u troškovima, jer ništa neće potvrditi iznos.
6. Nećemo posebno raspravljati o dioničkim društvima, jer je i dalje zvučalo pitanje koliko je vremena trebalo da se čuvaju dokumenti LLC-a, a ne OJSC-a. Dakle, ako nakratko, onda u tvrtki za pohranu dokumenata za porezno izvještavanje - godišnja financijska izvješća, kao i povelja trebaju onoliko koliko tvrtka postoji. Ako je tvrtka u fazi likvidacije, dokumenti se šalju u državni arhiv. Za ovaj postupak treba nam unaprijed sklopljen ugovor s arhivom. Da takvog sporazuma nije bilo, u arhivu ulazi samo dokument o osoblju tvrtke. Gdje će se pohraniti preostali dokumenti, odlučiti će predsjednik likvidacijske komisije ili, možda, stečajni upravnik.
7. Tvrtka mora čuvati godišnje porezne izvještaje najmanje 10 godina. tromjesečno - pet godina, to je podložno godišnjoj dostupnosti.
8. Ako nema kvartalnih izvještaja, mjesečna izvješća pohranjuju se i najmanje pet godina.
9. Knjige o kupnji i prodaji, fakture se trebaju čuvati punih pet godina od datuma posljednjeg unosa u časopis. Odredba 15.27 "Pravila za vođenje računovodstvenih časopisa." U Popisu tipičnih upravljačkih dokumenata nalazi se stavka u vezi s fakturama, ovdje piše da se ti isti računi trebaju čuvati pet godina i razdoblja.

Opet, porezne vlasti tijekom inspekcija trebaju se voditi prema zakonodavstvu o porezima i pristojbama. A Popis tamo nije uključen.

Zaključak poslova: koliko vremena treba pohraniti dokumente LLC? Ispada da ne manje od pet godina, ali po osnovnim sredstvima i općenito svo vrijeme tvrtke postoji. Potrebno je uzeti u obzir rok čuvanja dokumenata od prvog siječnja nakon godine kada su izrađeni.

Kako pohraniti papirnate dokumente?

Računovodstvena politika poduzeća treba navesti kako i gdje čuvati dokumentaciju, a također imenovati odgovornu osobu za provedbu ovog stavka ili čak povjerenstvo koje se sastoji od najkvalificiranijih zaposlenika.

Usput, nije potrebno pohraniti dokumentaciju u ured. Zakon ne zabranjuje odabir drugih mjesta za pohranu, na primjer, specijaliziranih arhivskih tvrtki. No, dioničko društvo je po zakonu obvezno čuvati dokumente poput godišnjih izvještaja i povelje točno tamo gdje je sjedište. Usput, dopušteno je pohranjivanje dokumenata u elektroničkom obliku s malim upozorenjem da će dokumenti nužno imati elektronički potpis osobe odgovorne za sastavljanje dokumenta. Za pohranu dokumentacije u elektroničkom obliku, tvrtka stvara informacijski korporativni sustav. Servisira ga certifikacijski centar koji osigurava uporabu elektroničkog potpisa u elektroničkim dokumentima.

Dokumenti koji su podložni dugotrajnom skladištenju s vremenom se pogoršavaju i blijede. Da bi njihov sadržaj bio čitljiv, oni koji su odgovorni za njegovo skladištenje trebaju se pobrinuti i pravovremeno ih kopirati.

Nakon likvidacije poduzeća, dokumenti koji se podvrgavaju dugotrajnom pohranjivanju arhiviraju se. Ako se poduzeće reorganizira, dokumenti se prenose u organizaciju nasljednicu. Kad otkrije novu tvrtku, ona dobiva osobne dosjee zaposlenika koji su se prebacili u novu strukturu i dokumente koji se odnose na djelokrug nove tvrtke.

Uništavanje dokumenata. Da biste uništili dokument, prvo morate sastaviti akt koji će direktor tvrtke potpisati, a tek onda možete početi izravno uništavati dokumente. Štoviše, u činu nije potrebno pažljivo prepisivati \u200b\u200bsvaki rad koji ide u propast. Dovoljno je prepisati naziv homogenih skupina. Što se smatra homogenim skupinama treba osmisliti neovisno. Na primjer, fakture - mogu se smatrati homogenim dokumentima i tako dalje.

Kako uništiti dokumente?

Samo je izgorio? Odgovor je netočan. U ovom slučaju, moguće je potpuno prevladati probleme s službama zaštite okoliša.
  Odložite kao otpadni papir? Opcija je dobra, ali nema garancije da dokumenti neće biti kod konkurentske tvrtke, što nije dobro. Da biste to izbjegli, mape s dokumentima treba prenijeti na recikliranje s dizajnom fakture. Nadalje, izvoz dokumenata trebao bi se obavljati pod nadzorom zaposlenika tvrtke zadužene za pohranu dokumentacije.

Također je nemoguće jednostavno baciti jer je prema zakonu poslodavac obvezan čuvati osobne podatke zaposlenika u tajnosti.

Što je ostalo? Najispravnije je koristiti poseban stroj za uništavanje papira. Općenito, vi odlučujete kako ćete se riješiti viška papira.

Kako ne bih želio olakšati arhivu svoje dokumentarne arhive unaprijed, dodajem da se nepostojanje knjigovodstvenih registara ili računa u poreznom razdoblju smatra grubom povredom i kažnjava se novčanom kaznom u iznosu od pet tisuća rubalja.

A to je ako dokumenti nedostaju za jedno porezno razdoblje. U težim slučajevima novčana kazna više neće biti 5.000, već 15.000 rubalja.

Ako se porezna osnovica potcijeni gubitkom dokumenata koji potvrđuju dohodak, porezni obveznik će platiti kaznu u iznosu od 10 posto iznosa neplaćenog poreza i ne manje od istih 15.000 rubalja.
  Usput, u kaznenom zakonu postoje klauzule koje se tiču \u200b\u200bčuvanja knjigovodstvenih dokumenata. Ako se dokaže oštećenje na dokumentima od osobnog interesa, osoba koja je upletena može izdignuti u zatvor najmanje godinu dana. Ako želite pročitati više o ovom stavku, pogledajte članak 352. stavak 1. Kaznenog zakona Ruske Federacije za više detalja.

Također imajte na umu da predstavnici arhivskih tijela imaju pravo provjeriti pravilno skladištenje arhivske dokumentacije u vašoj organizaciji. I evo vas, prema članku 13.20 Zakonika Ruske Federacije o kršenju pravila skladištenja, računovodstva i stjecanja, kao i upotrebi arhivskih dokumenata, možete kazniti novčanom kaznom od 300 do 500 rubalja ili administrativnim prijedlogom.

Direktor tvrtke odgovoran je za stvaranje mjesta za pohranu dokumenata, posebno arhiviranja, a glavni računovođa mora te dokumente voditi na organiziran način i ispravno ih prenijeti u arhivu.

Kao što praksa pokazuje, u gotovo svakom modernom domaćem poduzeću najveća količina dokumentacije nastaje računovodstvom. objašnjeno: u ovom odjelu ljudi rade s novcem, a svaka takva operacija treba službeno fiksiranje na papiru. Pored toga, propisano je zakonsko razdoblje za pohranu primarnih dokumenata u organizaciji, što znači da uklanjanje "komada papira" jednostavno ne funkcionira, morat ćete ih pohraniti najmanje nekoliko godina i tek onda ih uništiti. Usput, postupak uklanjanja otpadnog papira također nije lak, ima niz specifičnih značajki. O svemu tome - dalje.

Dokumenti, dokumenti ...

Ako citirate statistiku o broju proizvedene dokumentacije, ispada da je u gotovo svim modernim domaćim poduzećima računovodstvo izvor 80-90% papirnatih dokumenata. Potrebno ih je pohraniti s razlogom. Ograničenja određuju ne samo koji je minimalni rok pohrane za primarne knjigovodstvene dokumente (obično varira od pet godina do desetljeća), već i u kojim uvjetima se ti objekti trebaju nalaziti. Istovremeno, treba imati na umu da postoji podjela na dokumentaciju za privremeno skladištenje i trajno.

Međutim, kao što pokazuje praksa, menadžeri su daleko od zainteresiranih za razumijevanje sitnica koliko su rokovi za pohranu primarnih dokumenata. Da biste se spasili od glavobolje, možete koristiti usluge specijaliziranih arhivskih tvrtki. U takvoj tvrtki točno znaju u koju vrstu dokumenata treba vremena pohraniti, u kojim uvjetima i pod kojim pravilima. Uz to, takva organizacija ima tehničku sposobnost uništavanja dokumenata kojima je povjereno pohranjivanje nakon isteka rokova. Stvarno je povoljno, ali košta novac. Ako želite uštedjeti, morat ćete izdvojiti posebnu prostoriju za arhivu i istražiti koliki je rok zakona primarnih računovodstvenih dokumenata u organizaciji.

Želim - ne želim

Problem, usput, ne nastaje ispočetka. Važeći zakoni utvrđuju razdoblja skladištenja primarnih knjigovodstvenih dokumenata i moraju se poštivati \u200b\u200bu svim poduzećima. Iz zakona proizlazi da je bilo kojoj postojećoj pravnoj osobi povjerena obaveza čuvanja dokumentacije. To znači da oblik aktivnosti ne igra ulogu - bilo da se radi o privatnom poduzetniku koji posluje sam ili je velika briga, morate se pobrinuti za pohranu financijskih izvještaja i druge dokumentacije. Važno je proučiti zakonodavstvo s obzirom na utvrđena razdoblja skladištenja elektroničkih primarnih dokumenata, papira, tako da u slučaju sukoba s izvođačem ili tijekom provjere od strane kontrolnog tijela, oni neće biti u neugodnom položaju. Osim toga, nepoštivanje zakonskih vremenskih intervala može izazvati znatnu kaznu tijekom revizije. Trenutno zakonodavstvo sadrži propise koji reguliraju minimalno razdoblje skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata. Važno je da je posao siguran, a vođenje poslovanja u našoj zemlji odlikuje se zakonitošću, poštivanjem utvrđenih pravila.

125. savezni zakon usvojen u listopadu 2004. govori nam o sada već trajnom elektroničkom papiru. Na temelju imena posvećen je arhivima i pravilnom vođenju poslovanja. Upravo u ovom službenom dokumentu razmatraju se obilježja skladištenja službenih papira izrađenih računovodstvom. Ovdje možete pronaći i značajke koje vam omogućuju razlikovanje privremene i trajne dokumentacije za pohranu, kao i izraze tipične za određenu vrstu papira.

Na koga se odnosi?

Odgovornosti za promatranje minimalnih razdoblja skladištenja primarnih dokumenata dodijeljene su:

• tijela lokalne uprave;
• vladine agencije;
• poduzetnici;
• poduzeće;
• osobe koje obavljaju poduzetničke aktivnosti.

Sukladnost zakona morat će se primjenjivati \u200b\u200bna arhivsku dokumentaciju, uključujući i osoblje. Sve vremensko razdoblje određeno zakonom mora biti na sigurnom mjestu. Uz savezne zakone, karakteristike razdoblja skladištenja primarnih dokumenata i računovodstvenih registara dotiču se i u brojnim regulatornim dokumentima koji djeluju kako na teritoriju države u cjelini, tako i u svakoj pojedinoj regiji. Međutim, najvažniji dokument je spomenuti 125. zakon koji pruža potpuni popis dokumentacije koja regulira trajanje skladištenja knjigovodstvenih papira.

Zakon broj 129

1996. godine donesen je savezni zakon o računovodstvenim značajkama. Navodi da računovodstvo može svoju dokumentaciju oblikovati na papiru, kao i koristeći razne alatne strojeve. Istovremeno, tvrtka mora nužno samostalno izraditi kopije dokumentacije na papiru kako bi svi sudionici u operacijama imali pristup podacima o njima. Ako regulatorno tijelo zatraži pristup dokumentaciji, predstavnici tvrtke dužni su ga dostaviti. I tužitelji i predstavnici suda na to imaju pravo.

Stvaranje, skladištenje u skladu s rokovima čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata, pružanje na zahtjev moraju biti u skladu s obrascima utvrđenim u regulatornim aktima. Dokumenti se moraju poslati podnositelju zahtjeva u papirnatom obliku. Ako to dopuštaju mogućnosti strojeva koji se koriste u radu, ako se svi sudionici slažu, izvještavanje se može poslati u elektroničkom obliku. Također je dopušteno važećim zakonima naše države.

Spremamo prema pravilima

129. savezni zakon spominje obvezno poštivanje razdoblja skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata. Konkretno, u članku 17. navodi se da svaka pravna osoba mora nužno čuvati takvu dokumentaciju, uključujući registre i izvješća. Trajanje vremenskog razdoblja utvrđeno je pravilima o arhivskim poslovima na državnoj razini. Trajanje tog razdoblja ne može biti manje od 5 godina.

Posebno razdoblje skladištenja primarnih dokumenata predviđeno je za dokumentaciju i neke druge kategorije koje reguliraju računovodstvene politike (programi koji se koriste na strojevima koji obrađuju informacije, radni plan računa). Naravno, ovdje traje i pet godina (u nekim se slučajevima to razdoblje može odrediti i dulje), ali razdoblje počinje odbrojavati od trenutka kada je tvrtka posljednji put prišla ovom dokumentu. Voditelj pravne osobe je osoba koja je zakonski odgovorna za pohranu sve potrebne dokumentacije u skladu s vremenskim intervalima. To znači da svaki obrazovani i odgovorni šef mora znati razdoblje pohrane primarnih dokumenata u računovodstvu ako želi držati situaciju u tvrtki pod svojom kontrolom.

Kao što pokazuje praksa, mnoge organizacije redovito provode popis službene dokumentacije, a lokalni regulatorni akti uspostavljaju osobe odgovorne za pohranjivanje dokumenata s kojima inspekcijska tijela zapravo komuniciraju prilikom nadzora poštivanja pravila arhiviranja.

Izrada i pohrana: sve po pravilima

Na temelju postojećeg zakonodavstva, računovođe mogu generirati i primarnu dokumentaciju i konsolidirati ne samo na papiru, već i u elektroničkom obliku; u ovom slučaju obveza izrade papirnih primjeraka leži na pravnoj osobi, a tvrtka je na zahtjev zainteresirane osobe, inspekcijskog tijela, dužna što prije poslati papirne dokumente na adresu. Sastavljanje i skladištenje treba provoditi u obliku utvrđenom važećim propisima.

O roku trajanja primarnih dokumenata u računovodstvu, o postupku ovog postupka govori popis dokumentacije koja ispituje tipične upravljačke papire koji se formiraju tijekom rada bilo kojeg poduzeća. Oni su uspostavljeni 2010. godine u dokumentu koji su odobrile Ministarstvo financija i Rosarhiva. Uz to, potrebno je uzeti u obzir i zahtjeve Poreznog zakonika koji regulira da je svaki građanin naše države odgovoran za četverogodišnje čuvanje računovodstvenih dokumenata. Ovo se odnosi na vrijednosne papire koji se odnose na rashod, komponentu dohotka, kao i na potvrdu plaćanja poreza.

Pitanju pristupimo mudro

Ispravna organizacija procesa u skladu s rokovima čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata zahtijeva profesionalan pristup, uključivanje osoblja odgovornog za knjigovodstvenu dokumentaciju, obradu arhivskih podataka o organizaciji samog procesa rada. Trenutno praktički nema mjesta za specijaliziranu obuku za arhiviranje, pa često pronaći stvarno kvalitetnog stručnjaka često nije lako. S druge strane, progresivno zakonodavstvo zahtijeva održavanje razdoblja skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata, u protivnom možete naići na kategorički neugodne novčane kazne. Najbolja opcija za prilično velik protok dokumenata je stvaranje odjela u kompaniji koji je odgovoran za arhivsku pohranu i osiguravanje redovite obuke osoblja odgovornog za dokumentiranje internih izvora. To će vam omogućiti da držite pod nadzorom inovacije utvrđene u zakonima i udovoljavate svim zahtjevima.

Alternativna opcija koja vam također omogućava da uzmete u obzir rok čuvanja primarnih dokumenata i promatrate ga u svojim radnim aktivnostima je suradnja s posrednikom koji preuzima na sebe obvezu očuvanja klijentovih vrijednosnih papira. Međutim, odabir arhivske tvrtke za sebe također nije lak zadatak. Potrebno je pažljivo analizirati sve dostupne mogućnosti kako biste dali prednost pouzdanoj tvrtki i ne brinuti se da li se ona može zatvoriti, a zgrada izgorjeti.

Značajke pohrane neke vrste dokumentacije

Kao što slijedi iz važećeg zakonodavstva, primarna dokumentacija mora se prenijeti u arhivu, kao i registri, izvještaji i bilance. Sve ove kategorije službene dokumentacije trebaju se čuvati u knjigovodstvenim prostorijama sve dok se ne pošalju u arhivu, a pravna osoba mora osigurati sve uvjete za sigurnost papira: ormarići moraju biti zatvoreni, poštivati \u200b\u200bvatru i drugu sigurnost. Unutar poduzeća dodjeljuje se poseban dokument osobi koja je odgovorna za sigurnost dokumentacije.

Ako tvrtka podnese zahtjev, prema zakonu, ti se dokumenti moraju čuvati u sefu ili posebnom kabinetu, zatvorenoj prostoriji i jamči sigurnost dokumentacije. Primarna dokumentacija trenutnog vremenskog razdoblja, koja se ručno obrađuje, treba prikupljati uzimajući u obzir kronologiju registara koji se zatim šalju u arhivu na trajno čuvanje.

Što još tražiti?

Prilikom pohrane bankovnih izvoda, novčanih naloga i akontacija potrebno je spremiti svu dokumentaciju uzimajući u obzir kronologiju i obvezujući za zajedničko sustavno skladištenje. Neke određene kategorije dokumenata (izvješća o smjenama, radni nalozi) mogu se pohraniti bez uvezivanja, ali pohraniti u mape tako da se ništa ne izgubi i ne koristi u nepoštene svrhe.

Očuvanje dokumentacije, kao i pravovremeno slanje u arhivu, prvenstveno je odgovornost glavnog računovođe, iako, ako je potrebno, lokalni propisi mogu sadržavati prijenos ovlasti na drugu osobu. Izdavanje primarne dokumentacije, izvještavanja, bilance moguće je samo u određenim slučajevima, ako postoji službeni nalog glavnog računovođe. Općenito, strukturne jedinice nemaju pristup računovodstvenim dokumentima. Oduzimanje dokumentacije moguće je samo ako postoji specijalizirani zahtjev istražnih tijela, suda ili drugih slučajeva koji prema zakonu imaju odgovarajuća ovlaštenja. U ovom je slučaju potrebno dostaviti službenu uredbu sastavljenu u skladu sa zakonom. Nakon oduzimanja, potrebno je sastaviti protokol, čiji se jedan primjerak preda potpisu organizacije pred potpis.

Rok trajanja primarnih dokumenata prikazan je u donjoj tablici.

Značajke tijeka rada

Izraz "tijek rada" primjenjuje se na skup faktora povezanih s kretanjem dokumentacije od trenutka nastanka papira do njegovog prijenosa u arhiviranje. Za izradu rasporeda odgovoran je glavni računovođa, iako je u nekim poduzećima delegiran stručnjaku za upravljanje dokumentima. Međutim, kao što pokazuje praksa, najispravnije je uključivanje takvog rasporeda u računovodstvene politike organizacije, koje se zatim odobrava posebno izdatim nalogom koji potpisuje glavni direktor tvrtke.

Pomoću rasporeda možete koordinirati i pojednostaviti zadatak planiranja u poduzeću. Plan rada primarne dokumentacije predstavlja popis izvršitelja, vremenske intervale u kojima se radovi trebaju poslati računovodstvenom odjelu, kao i vremenski period za koji ih knjigovođe obrađuju. Obavezno opišite razdoblja izvještavanja, uključujući bilance. Računovodstvena politika često sadrži reguliranje razdoblja skladištenja primarnih dokumenata, štoviše, ovo se razdoblje izjednačava s onim utvrđenim zakonom ili se dodjeljuje velikim ako to zahtijeva specifičnost tvrtke. Kad se podnose godišnja izvješća, dokumentacija se priprema na propisani način i prenosi u arhivsku pohranu. Istodobno, oni uzimaju u obzir da će u budućnosti možda biti potrebno izdvojiti korisne podatke iz volumena prenesenog u pohranu. Za to se prihvaća podjela slučajeva u mape, grupiranje se objašnjava sadržajem. Svakoj mapi dodijelite odgovarajući naslov.

Značajke skladištenja u kućištu

Sva dokumentacija koja je stvorena tijekom aktivnosti poduzeća, kao što je gore spomenuto, dijeli se na onu namijenjenu za privremeno skladištenje i trajnu. Prilikom prijenosa radova u arhivu, svaka se od tih kategorija mora predati zasebno, bez miješanja službenih papira u jednoj mapi. U tom slučaju se kopije moraju pohraniti odvojeno od originala. Također, u zasebnim mapama morat ćete sortirati dokumentaciju koja prikazuje izvještaje, planove za godinu i za tromjesečja, za mjesece. Jedna stvar treba sadržavati jedan dio dokumentacije.

Da biste grupirali jedan slučaj, možete koristiti dokumente generirane za jedno razdoblje (tromjesečje, godina, mjesec). Izuzetak su takozvane prijelazne kategorije - na primjer, osobne datoteke, čije se zatvaranje ne vremenski podudara s kalendarskom godinom. Ako slučaj sadrži dokumentaciju koja se generira tijekom više mjeseci, potrebno je svaki mjesec odvojiti poseban list od ostalih od ostalih, na njemu odrediti u kojem će se razdoblju dokument koji slijedi nakon njega. U tom je slučaju dopušteno grupiranje do 250 listova u jednom slučaju. Mapa može biti debljine 4 cm ili manja.

Što još tražiti?

Kao što se može vidjeti iz pravila o čuvanju arhive, ako dokumentacija ima priloge, oni (bez obzira kada su sastavljeni) trebaju se pridružiti dokumentaciji koja im je priložena. Općenito, slijed arhiva knjigovodstvene dokumentacije vrlo je važan, stoga se mora strogo pridržavati. U pravilu se prvo objavljuju izjave, zatim objašnjenja, nakon čega slijedi bilanca, dodana priloženim dokumentima.

Prilikom organiziranja pohrane osobnih računa zaposlenika tvrtke, za to je potrebno izdvojiti zaseban slučaj, u kojem je dokumentacija tijekom godina izložena uz strogo pridržavanje kronologije. Godišnja korespondencija formira se u mape koje pokazuju kalendarsku godinu i također se sistematizira u skladu s datumima. Svaki zahtjev treba slijediti odgovor na njega.

Neke značajke

Periodi skladištenja propisani u Poreznom zakoniku mogu se razlikovati od onih normi koje su određene u zakonima koji reguliraju računovodstvene djelatnosti. Kada opažate takvu nepodudarnost, preporučuje se prvo promatrati vremensko razdoblje koje je duže - to će vam omogućiti upotrebu dokumentacije ako je potrebno, čak i ako je rok već prošao prema jednom od postojećih pravila. Pored toga, inspekcijskim tijelima se neće imati što prigovoriti. Potrebno je zapamtiti i poseban popis objavljen 2000. godine, koji pokazuje trajanje pohrane nekih određenih skupina dokumentacije. Ovaj se popis redovito ažurira i nadopunjuje, stoga glavni računovođa poduzeća i odjela zadužen za tijek rada trebaju pratiti relevantne podatke.

Ako je kršen rok skladištenja, odgovornost za to snosi čelnik poduzeća, unatoč činjenici da je pitanje sigurnosti prije svega odgovornost glavnog računovođe. Ako su narudžba, trajanje skladištenja prekršeni, tvrtka se novčano kažnjava. Za službenika, kazna obično varira između dvije ili tri tisuće rubalja. Ali ako se primarna dokumentacija uopće ne održi, mogu se kazniti novčanom kaznom od pet tisuća rubalja ili više.