Сметна сметка на сметка. Бюджетно счетоводство: как да организираме работата с отговорни лица

03.04.2020

Основните операции и работен процес при работа с отчетните средства в бюджетните и търговските организации имат много общо. Държавните (общинските) институции в тази област на счетоводството обаче имат своите специфики. Днес Юлия Волхина, ръководител на проекта „Контурно-счетоводен бюджет“ в SKB Kontur, ще говори за това.

Правила за отчитане на сумата

Сумите за отчитане могат да бъдат издадени на всеки служител на организацията, при условие че той няма дългове по предходни аванси. Основата за издаване на пари е писмено изявление на служителя, в което се посочват времето, сумата и целта. Изявлението трябва да бъде подписано от управителя.

През последните години безналичните селища със служители набират популярност в държавните и общинските институции. Следователно парите за доклада не могат да се издават само на служителя в брой чрез касата, но и да се прехвърлят в дебитното бюро на институцията или по банковата карта на служителя (писмо от Министерството на финансите на Русия). Специфичната процедура за разплащания с отговорни лица се урежда от вътрешния правилник за издаване на пари в брой и строги форми на отчетност.

Трябва да се помни, че само сумата, посочена в заявлението и одобрена от ръководителя на институцията, може да бъде издадена / преведена на служителя. Парите се разпределят за строго дефинирани и предвидени за целите на един и същи отчет.

Когато издава или прехвърля отчетни средства на карта, счетоводителят трябва да проследи две важни точки:

Тъй като служителят купува стоки (плаща услуги) в интерес на институцията, тези транзакции трябва да се считат за сделки между юридически лица. Следователно е необходимо да се спазва размера на паричните разплащания между юридически лица. Сега горната граница е определена на 100 000 рубли. (Указание на Централната банка на Руската федерация № 3073-U).
Ако в интерес на институцията служителят плаща за стоки / работа / услуги от един контрагент, той трябва да спазва годишния лимит за общата сума на такива покупки (Федерален закон). В този случай методът на плащане не играе роля.

Теглене на пари или превод с карта

При счетоводството издаването / прехвърлянето на средства по отчета се отразява в записите:

дебит	кредит	описание
0 208XX 560 „Увеличение на вземанията на отчетните лица“	0 20134 610 „Изхвърляне на средства от касата на институцията“	Пари в брой в рубли се издават съгласно доклада на служителя на институцията в брой или се превеждат в личната му банкова карта
	0 20111 610 „Продажба на средства на дадена институция от лични сметки в касата“ (за бюджетни и автономни институции)
	0 20121 610 „Разпродажба на средства на институция в кредитна институция“ (за автономни институции, които имат сметка в кредитна институция)
	1 30405 XXX „Разплащания по плащания от бюджета с финансовия орган“ (за публичните институции)

Прехвърлянето на отчетни суми към дебитна карта на институция се взема предвид по различен начин. По същество това е институция, прехвърляща средства между своите сметки, което означава, че вземанията на отговорно лице ще възникнат само когато той ще плаща за стоки, работа, услуги. В счетоводството тези промени се записват само при дебит на пари от сметката на дебитната карта.

Институцията може да използва собствената си дебитна карта за издаване на пари на служителите за отчитане. В този случай той трябва да представи два документа на Федералната хазна на мястото на обслужване (или на друг финансов орган на съответния бюджет). Първият е заявление за получаване на пари в брой, прехвърлени на карта (f. 0531243) (параграф 11 от Правилата № 10n). Това трябва да стане не по-късно от деня преди получаването на средствата.

Вторият документ представлява разбивка на сумите за неизползвани (депозирани чрез банкомат или в брой за теглене на пари) средства (f. 0531251). Декодирането, подписано от ръководителя и главния счетоводител, се изпраща в касата в деня на депозиране на средствата (параграф 42 от Правилата № 10n). Институцията представя същия препис, за да върне средства по сметките на Федералната хазна, ако са били изразходвани само частично или изобщо не са били използвани.

По принцип институцията може както да получава, така и да депозира пари в сметка по дебитна карта чрез банкомати или специални пунктове за издаване. За този вид сетълменти на институции с Федералната хазна е дефинирана сметка 21003 „Разплащания с финансовия орган за пари в брой“ (раздел 230 от Инструкциите за използване на Единния сметкоплан).

Таблицата показва счетоводните записи, които отразяват определените операции и документи:

дебит	кредит	описание
		Средства, дебитирани от личната сметка на институцията, към дебитната карта на институцията
		Паричните средства, получени в касата на институцията, преведени чрез банкомат или банкова каса от дебитна банкова карта, открита по сметка 40116
		От касата за доклада издава сумата в брой за плащане за други работи, услуги
		Теглене на пари от касата на институция при депозиране на пари чрез банкови карти чрез банкомат (точка за теглене на пари, електронен терминал или друго устройство)
		Средствата се превеждат по сметката на институцията чрез банкомат чрез дебитна банкова карта, отворена за сметката
		Непотърсената сума се връща от сметката на институцията по сметките на Федералната хазна

Доклад за доклад

За издадени средства служителят трябва да отчита по строго определен ред. На първо място, обърнете внимание на крайния срок: отчетът се подава в счетоводния отдел не по-късно от три работни дни от момента, в който служителят отиде на работа или от края на периода, за който са отпуснати парите.

Служителят може да представи отчет по един от два начина:

отчет за разходите под формата на 0504049 с приложените първични документи (билети, чекове и др.);
парична гаранция за извлечения или разходи - в случай че са отпуснати отчетни средства за плащания на физически лица (заплати, такси и др.).

От предната страна на отчета за разходите самият служител попълва информацията за себе си: име, номер на персонала, длъжност, структурна единица. На обратната страна, в колони от 1 до 6 отделни записи, базирани на първичните документи, се въвеждат данни за изразходваните средства: сума, разходна позиция, дата и номер на подкрепящия документ. Основните документи трябва да бъдат прикачени към отчета за разходите и да бъдат номерирани в същия ред като записите в отчета.

Счетоводителят или мениджърът приема доклада. Всяка институция установява своя собствена процедура и условия за разглеждане на доклада в рамките на вътрешната счетоводна политика, законодателството не урежда този момент.

След като получи авансов доклад от служителя, счетоводителят проверява дали е попълнен правилно, дали всички документи са приложени. Данните за разходите, които институцията приема за счетоводство, се вписват в колони 7-10. Срещу всяка сума е номерът на аналитичната сметка.

Разходите, приети от институцията за счетоводство, счетоводителят отразява, както следва:

дебит	кредит	описание
0 10500 340 „Увеличаване на стойността на материалните запаси“		Разходи, приети от институцията за счетоводство за сметка на средства, издадени съгласно отчета
0 10 600 000 „Инвестиции в нефинансови активи“	0 208XX 660 „Намаляване на вземанията на отчетните лица“
0 30 200 000 „Уреждане на приети задължения“	0 208XX 660 „Намаляване на вземанията на отчетните лица“
0 40 120 000 „Разходи за текущата финансова година“	0 208XX 660 „Намаляване на вземанията на отчетните лица“
0 10900 000 „Разходи за производство на готови продукти, извършване на работа, услуги“	0 208XX 660 „Намаляване на вземанията на отчетните лица“

Може да възникне ситуация, когато служителят не е похарчил всичките си пари или, обратно, инвестира собствените си. В отчета за разходите той плаща тези суми в колоната Оставащи / Превишаващи. В счетоводството това ще се отрази като дълг на отчетното лице или институция. Превишаването на разходите се съставя и възстановява на служителя по същия начин като авансовото плащане, а за да върне баланса, счетоводителят генерира запис съгласно една от опциите:

дебит	кредит	описание
0 20134 510 „Постъпления на средства в касата на институцията“	0 208XX 660 „Намаляване на вземанията на отчетните лица“
0 20111 510 „Постъпления на парични средства на институция от лични сметки в касата“ (за бюджетни и автономни институции)	0 208XX 660 „Намаляване на вземанията на отчетните лица“
0 20121 510 „Постъпления на средства на институция в кредитна институция“ (за автономни институции, които имат сметка в кредитна институция)	0 208XX 660 „Намаляване на вземанията на отчетните лица“	Отчетените средства са върнати в личната сметка на институцията
1 30405 000 „Разплащания по плащания от бюджета с финансовия орган“ (за публичните институции)	0 208XX 660 „Намаляване на вземанията на отчетните лица“	Отчетените средства са върнати в личната сметка на институцията

Как да отчитаме дълга и да го събираме от отговорни лица

Трудности, като се вземат предвид отчетните суми, могат да възникнат за счетоводителя, ако служителят не е представил отчет за времето, изразходвано във времето, или не е върнал средствата, останали от плащането за стоки / услуги / работа, в касата на институцията.

Ако служителят е принуден да върне отчетните суми, институцията може да ги възстанови въз основа на заповедта на ръководителя (член на Кодекса на труда на Руската федерация). Срокът за вземане на решение е един месец след крайния срок за връщане на авансовото плащане и представяне на доклада. Моля, обърнете внимание: служителят трябва задължително да се запознае с поръчката и да даде писмено съгласието си за възстановяване, в противен случай въпросът за връщането на отчетните суми се решава в съда.

Трябва да се спазва максимално допустимото приспадане (член на Кодекса на труда на Руската федерация) - не повече от 20% от заплатата минус данък върху доходите на физическите лица.

В счетоводните записи на събирането на дългове ще изглежда така:

Ако на някакъв етап процедурата е нарушена, въпросът за връщането на средствата от отговорното лице се решава чрез съда. Съдът може да реши да не е в полза на институцията, тогава наказанието ще бъде обявено за неоснователно. В този случай счетоводителят отписва сумата като нереална за събиране на дългове въз основа на удостоверението (f. 0504833).

Тези счетоводни операции ще изглеждат така:

Датата на отписване ще бъде датата на съдебното разпореждане. Ако процесът продължи или длъжникът изплати сумата, дългът трябва да бъде дебитиран от задбалансовата сметка.

За отчитане на подобни ситуации се използва Картата за отчитане на средства и сетълменти (f. 0504051). Данните в него се представят от длъжника и по вид плащане.

Отчитане на конкретни суми с конкретни примери

За закупуването на канцеларски материали на секретаря на ГБУЗ „Прокопьевска селска болница” А. Алтуфьева получиха 3 500 рубли от касата. Средствата се разпределят от собствените доходи на институцията. Закупените канцеларски материали ще се използват в дейностите на институцията, без ДДС. Общата покупна цена е 2900 рубли. (включително ДДС - 442 рубли. 37 копейки), разходи за куриерска доставка на канцеларски материали - 200 рубли. (с включено ДДС - 30 рубли. 50 копейки.)

Операциите за закупуване на канцеларски материали ще бъдат отразени в счетоводните записи на институцията:

дебит	кредит	Сума, рубли
			Средства, издадени по доклада за закупуване на канцеларски материали
			Включени са стационарни разходи за придобиване
			Разходите за куриерска доставка на канцеларски материали до заведението се начисляват, за да се увеличи цената им (като се вземе предвид "входящия" ДДС)
			Закупени канцеларски материали, включени в материалите
			Отписани са разходите за канцеларски материали, прехвърлени в експлоатация
			Отчетените средства се връщат в касата на институцията

Как да се тествате, за да избегнете грешки

Работейки с отчетни суми, счетоводителите допускат няколко стандартни грешки:

позволяват превишаване на лимита на сетълмента в брой;
изплащане на средства за отчет или възстановяване на разходи без подходящи документални доказателства;
приемете непълен или непълен отчет за разходите;
неправилно удържа дълг на служителя от заплатата му
и много други.

Нарушенията в отчитането на отчетните средства се откриват най-често по време на опис, който държавна (общинска) институция е длъжна да провежда редовно (Заповед на Министерството на финансите на Русия). В докладите на служителите комисията по инвентаризация проверява дали целите за използване на средствата и сроковете за отчитане са изпълнени. Освен това комисията трябва внимателно да проучи всички случаи на дълг, да провери правилността на регистрацията и валидността на сумите.

За да се избегнат спорове със служители, съдебни спорове и жалби от регулаторните органи, счетоводителят трябва редовно да проверява тази област на счетоводство, включително:

да се сравняват сумите в първичните документи със сумите в доклада, а данните от отчета с вписвания в дневника за сетълмент с отговорни лица;
да следи операциите по издаване и връщане на средства в дневника за транзакции с отговорни лица (f. 0504071) и журнала за операции по сметка „Каса“ (f. 0504071);
проверете дали транзакциите с отговорни лица са правилно въведени в счетоводството от гледна точка на класификацията на бюджета и т.н.

Една добра помощ в работата с отчетните суми могат да бъдат съвременни инструменти за автоматизация на счетоводството (те включват, наред с други, бюджетната програма за контурно счетоводство). Програмите помагат на счетоводителя да контролира основните параметри, да проверява съответствието на сумите, да проследява движението на средствата и т.н.

Отчетните средства се издават на служителя за разходи, които са пряко свързани с работата на организацията, в която той е служител. Например, това могат да бъдат парични средства за пътуване или финансиране, разпределяни месечно за закупуване на офис консумативи или плащане за печатни материали.

Издаването на пари в поддоклада се извършва по определен ред, като се изисква спазване на всички правила. На първо място, от отговорното лице трябва да бъде написано изявление за необходимостта да му бъдат отпуснати средства за производствени разходи. Отчетът се съставя и когато средствата са необходими на ръководителя на предприятието, тъй като тези разходи задължително подлежат на счетоводни записвания.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за решаване на правни въпроси, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как решите проблема си - свържете се с консултанта:

ПРИЛОЖЕНИЯТА И ПОКАНИТЕ СЕ ПРИЕМАТ 24 ЧАСА И БЕЗ ДНИ СВЕТОВНИ ДНИ.

Бързо и Е СВОБОДЕН!

Средствата за отчитане могат да бъдат получени както в брой в касата на предприятието, така и по банкова карта. Що се отнася до периода, за който се издават пари, той се определя от ръководителя на компанията.

Как се отчита процесът на издаване на средства? Какви нюанси трябва да знаят служителите на предприятието? И как се извършва проверката на разходите?

Централни детайли

Всички отговорни лица, които са получили пари за оперативни разходи, са длъжни да представят пълен отчет за това, какви средства са били изразходвани навреме. Отчетът за разходите се предоставя на счетоводния отдел на предприятието, към който трябва да бъдат приложени разписки и разписки от покупки, такси за настаняване в хотел, такса и др.

Правилата за издаване на отчетни пари, както и допълнително отчитане на разходите, установени от Процедурата за извършване на парични транзакции в Руската федерация. Така че, според тях, предприятията имат право да издават отчетни средства не само на служители от главния офис, но и на клонове, които не са независими.

Освен това законодателството относно средствата за докладване установява следното:

парите могат да се издават на служителите само с цел изплащане на разходи, свързани с дейностите на компанията (например заплащане на командировка);
лицето, получило отчетните средства, се задължава в срок от три работни дни след изтичане на срока, посочен в заявлението при издаване на пари, или от деня на пристигане от командировка, да докладва за изразходваните суми пред счетоводителя на предприятието;
служителите на организацията, които преди това не са подавали отчет за предходните им отчетни пари, не могат да получават нови средства.

Що се отнася до прехвърлянето на издадените пари на трето лице, отговорното лице няма право да извършва такива транзакции.

Основното основание за издаване на отчетните средства е заповедта на директора на предприятието. Въпреки това, без съгласието на служителя да получи пари, счетоводството няма право да го пише на служителя.

За да получи командировка или представителни пари, отговорното лице трябва да напише изявление, в което посочва сумата, времето на използване на парите и информация относно целта на издаването им.

Заявлението се съставя в безплатна форма, тъй като няма специални формуляри за получаване на отчетни средства. Примерно заявление за извадка може да бъде поискано от счетоводител.

Общи точки

Процедурата за извършване на парични транзакции не е конкретно установена сума, която е разрешено да се издава в поддоклада. Организацията определя размера на оперативните разходи самостоятелно, в зависимост от вида на тяхното предназначение.

Същото се отнася и за условията за използване на средствата: счетоводството ги установява в съответствие със заповедта на ръководителя на организацията. Освен това, ако в заповедта е посочено, че средствата се издават например за шест месеца, тогава служителят не е длъжен да ги върне преди време или да представя месечен отчет за разходите.

Изключение е личната инициатива, в други случаи никой няма право да принуждава отговорния да състави авансов отчет преди изтичането на срока за използване на парите.

Паричните отчетни средства, издадени на служителите за заплащане на битови нужди, възстановяване на разходи за закупуване на бензин или заплащане на такса обществен транспорт, се издават на определен кръг хора. Списъкът на данните за служителите се определя от ръководителя на организацията и се одобрява от него.

Парични средства за доклада за пътуване се издават в рамките на сумата, установена в конкретно предприятие. Определя размера на лидерската организация. Ако е необходимо, може да се увеличи.

Основата за издаване на командировки е заповедта на ръководителя да изпрати служителя в командировка.

Ако служителят на организацията не посочи периода, за който получава парите в заявлението за издаване, тогава докладът за разходите ще трябва да бъде представен в рамките на три работни дни след получаването му.

Поръчка и документи

Основата на процедурата за издаване на отчетните средства е подготовката на заповед от висшето ръководство. Само въз основа на него счетоводният отдел на организацията има право да отпише определената сума от основната сметка на предприятието за производствени разходи. Формулярът за поръчка може да бъде изтеглен в Интернет или да се състави в безплатна форма, пример за която също може лесно да се намери в Интернет.

Поръчката трябва да съдържа следната информация:

списък на лицата, които имат право на издаване на отчетни средства;
позиции на служителите
суми, които трябва да бъдат издадени по доклада;
срок на използване на средствата;
дата на предварително подаване.

Всички служители, които трябва да издадат пари за допълнителен доклад, трябва да се запознаят с поръчката и да поставят подписите си, като по този начин потвърждават факта, че са прочели поръчката и са съгласни да получат средства.

Също така с тези лица задължително се сключва договор за отговорност и едва след това те могат да бъдат изпратени до касата, за да получат пари в брой.

Какви документи са необходими за отчитане на разходите?

Законодателството на Руската федерация за управление на касовите дела установява списък на документите, необходими за предоставяне при издаване на пари по доклада:

съдържаща причината за издаването на средства, както и информация за инициатора на издаването и получателя (бележка не е необходима, ако инициаторът е директорът на предприятието);
, който се изготвя и осигурява от главата;

Ако средствата се приспадат от сметката на организацията за производствени разходи, свързани с трудови поръчки, може да се изисква допълнително един от следните документи за получаване на пари в брой:

свидетелство за пътуване;
книга за регистрация на служители за пътуване;
работна задача;
пълномощно за заплащане на разноски от името на компанията;
книга от сметки за налични пълномощни.

Защо и основни цели

Отчетните плащания се извършват с цел да се изплатят разходите, необходими за нормалната работа на предприятието. Тези средства се издават както на служители на компанията, така и на изпълнители, които са предоставили услугите си на организацията.

Законодателството установява списък на основните разходи, които дружеството има право да компенсира за отчетните пари.

Така че целта на плащането може да бъде следната:

заплащане на командировки (командировка);
наемане на служител за сметка на компанията;
за закупуване на инвентарни вещи;
разходи за забавления;
заплащане за работа и услуги, извършени за организацията;
закупуване на канцеларски материали и домакински консумативи за офиси на компанията и др.

Забранено е участието на отговорни средства в основния процес на паричния поток на организацията: извършване на големи плащания между предприятия и частни предприемачи. Максималният лимит, който директорът има право да издаде съгласно доклада за операции, свързани с увеличаването на дълготрайните активи, не надвишава 100 хиляди рубли.

Сроковете

Предпоставка за отчетните плащания е представянето на пълен отчет за разходите в счетоводния отдел. следва да се подаде след изтичане на използването на средствата, а именно три дни след приключването му.

Издаването на пари в поддоклада се извършва за периода, определен от ръководството на дружеството. Всяка компания независимо определя не само сумата, но и продължителността на използването на парите за отчета.

Факт е, че законът не предвижда конкретни периоди за връщане на тези средства. Организациите могат да ги издават например за три дни или шест месеца. За всеки служител директорът сам определя времето за отчитане.

Компанията има право да издава пари по доклада както на служители в държавата си, така и на договарящи организации. С последния обаче могат да възникнат проблеми, свързани с представянето на авансов доклад.

Факт е, че често има случаи на наемане на недобросъвестни изпълнители, които, знаейки, че не са вписани в дружеството и не могат да държат никакви средства от тях, просто не изпълняват задължението за представяне на отчет за разходите, което създава проблеми в счетоводния отдел на компанията.

Какво да правя в този случай? Необходимо е само да се раздават средства по време на работа на предприятие, което не е в състояние, след като изпълнителят подпише документи за материална отговорност към компанията. За целите на презастраховането ръководството на организацията също има право да направи някои промени в договора, например, да посочи, че в случай на навременно подаване на отчета, за сумата, издадена на изпълнителя, ще бъде начислена неустойка в размер на 1% за всеки просрочен ден.

В допълнение, при издаването на средства за доклада е необходимо да се спазват следните правила:

при превод на пари по банкова карта, счетоводителят трябва да посочи целта на плащането, като отчет;
заявление за финансиране трябва да съдържа информация относно формата на издаване: в брой или безкасово;
да инструктира служителя, че получените от него средства не могат да бъдат прехвърляни на други служители, в противен случай трудностите не могат да бъдат избегнати по време на одита;
да не се изписват пари без предварително направено изявление от отговорното лице, в противен случай компанията ще получи глоба от 50 хиляди рубли .;
парите, изразходвани в чуждестранна валута, при отчитане трябва да се преобразуват в рубли.

В последния случай служителят трябва да разполага с документ, потвърждаващ валутния курс, по който е извършил размяната за по-точно изчисляване на разходите. Ако няма такъв документ, счетоводният отдел ще конвертира валутата в рубли по текущия курс на Централната банка на Руската федерация.

Нюансите на процедурата

Възможно е да се издават нови отговорни пари само след предварителния отчет на служителя за по-рано получени средства за разходи. Ако служител има необезпечени задължения по този факт, тогава, като му изписва пари, компанията ще наруши паричната дисциплина, която се наказва с глоба.

Що се отнася до подаването на доклада, той се извършва в писмена форма. Законодателството предвижда специална форма на формуляра, който се попълва, както и списък на задължителните документи, които трябва да бъдат представени, за да се докаже фактът на направените разходи.

Авансовият отчет се предава от служителя в рамките на три дни от датата на края на пътуването или периода, посочен в заявлението за издаване.

Какво си заслужава да запомните

Необходимо е да се изисква служител да отчита разходите за получените средства само ако е получил парите за разходи предварително. Ако е похарчил лични пари, които компанията след това е възстановила чрез издаване на отчети, тогава не бива да подава авансов отчет. В този случай е достатъчно да вземете заявление за компенсиране на разходите в интерес на предприятието и документи, които ги потвърждават: разписки, чекове, фактури и др., Преди да издадете парите.

Ако служителят не представи съответните документи, тогава по време на одита отчетните средства ще се възприемат от данъчните власти като печалби и върху тях ще се начисляват данъци върху доходите на физическите лица.

Що се отнася до връщането на останалите средства, служителят има право да ги върне по всеки удобен за него начин:

пари в касата;
по банковата сметка на компанията.

В този случай обаче може да възникне проблем със самата банка. Така че някои финансови институции отказват да приемат пари, ако компанията ги е издала по електронен път.

За да се избегне този проблем, прехвърлянето на средства чрез банка, не е необходимо да се споменава, че това е отчет за връщането. Най-добре е да посочите парите като друг доход или като анулирате разписка, върнете баланса на служителя и извършете възстановяване, като приспадане от заплатата.

Спорни въпроси и проверка

Често при получаване и издаване на отчетни средства възникват проблемни въпроси, които трябва да бъдат решени незабавно и на място. Често неопитни счетоводители отлагат решението си за по-късно и изписват необходимата сума на служителя, което след това завършва с глоби или уволнение.

Таблицата по-долу показва примери за спорни въпроси, които възникват доста често:

Ситуация	решение
Служителят спешно се нуждаеше от счетоводители, а ръководителят не беше на работа.	Заповед може да бъде издадена от заместник-директор или счетоводител, но само ако има пълномощно за извършване на тази процедура.
Главата устно поиска да му даде пари за допълнителен доклад.	Издаването на отчетност се извършва изключително при наличие на писмено изявление и директорът не прави изключение.
Един служител се нуждае от сума, по-голяма от установения лимит от 100 хиляди.	Сделката може да бъде направена само в брой. Ако парите трябва да бъдат преведени на банкова карта, превишаването на лимита ще се счита за нарушение на управлението на пари в брой.
Парите се изписват на изпълнителя от касата за закупуване на строителни материали.	През 2020 г. всички лица, наети по законов граждански договор, са законно служители на предприятието. Следователно издаването на отчет в случая не е нарушение на паричната дисциплина.
Счетоводният отдел настоява за подписване на договор за отговорност.	Ако служителят е член на организацията, тогава подписването на такова споразумение не е задължително. В случай на връщане на средства, дългът може да бъде приспаднат от заплатата му.

Пари в касата

За да може едно предприятие да издава пари в брой на отчет, то трябва да има касов апарат. По тази причина отчетните пари могат да бъдат получени изключително чрез касата на търговска организация, която поддържа специална такава за такива цели.

Всички суми, издадени от касата, независимо дали става въпрос за заплата или средства за разходите на предприятието, се разпределят на служителите въз основа на разходно нареждане, в което се записва следната информация:

данни на служителя, получил парите;
количество;
със специално предназначение;
номер на поръчка;
срок на използване;
дата на издаване.

Размерът на счетоводителите се определя от директора на фирмата, а той също премахва необходимата сума от сметката на компанията. Ако не се нуждаете от много пари, тогава можете да го вземете от касовото салдо в касата по време на молбата на служителя.

Схема за директора

Издаването на отчетни средства за ръководителя на дружеството се извършва по същия начин, както в случая с други служители. Законът не предвижда никакви функции и привилегии при получаване на изразходвани пари за отчет за директори, тъй като те са същите служители на компанията, като всички останали.

Процедурата по изпълнение, както в общи случаи, започва с подготовка на поръчка и писане на заявление. Единствената разлика е, че в заявлението не е необходимо да пише "Директор на LLC ...", достатъчно е да посочите името на компанията и да удостоверите документа с подпис и печат.

Ако по време на данъчна ревизия стане ясно, че на директора са отпуснати отчетни средства, но не е намерено изявление, тогава дружеството е изправено пред глоба от 50 хиляди лева за нарушаване на закона относно паричните транзакции.

алгоритъм

За натрупване на отчетни средства законодателството установява определена процедура, състояща се от няколко етапа:

проверка на дългове за по-рано издадени суми;
изготвяне на изявление;
изпълнение на разходно нареждане;
публикуване на поръчка в касата;
чекова книжка.

Заявление се изписва в безплатна форма, адресирана до ръководителя на предприятието и лично от служителя, за когото ще бъдат отпуснати парите. Той трябва да посочва сумата на паричните средства и периода на използване.

Заповед за разход се издава от главния счетоводител, касиер или ръководител на фирма. Подписва се и от счетоводител или директор, в зависимост от това кой от тях е на работното място.

Преди да издаде средства, касиерът е длъжен да провери получената консумация, както и да провери самоличността на отговорното лице, като поиска паспорт или друг документ.

След това в касовата книга се прави бележка за получената поръчка и издадените средства за отчета. Отговорен за този процес е счетоводителят или главният счетоводител, ако те не са на работното място, тогава директорът прави протокол.

Отражение в счетоводството

Всички парични разходи на компанията се отразяват в счетоводния отчет. Освен това всяка финансова транзакция има собствено кодиране, установено от Данъчния кодекс на Руската федерация.

И така, ако счетоводителите са издадени за офис или битови разходи или за заплащане на ремонтни дейности за предприятието, тогава в отчета за данъчното счетоводство тази операция се извършва по 44-ФЗ - Федералния закон, отнасящ се до сферата на продажбите, услугите и работата за осигуряване на общинските и държавните нужди ,

Счетоводното осчетоводяване по емисията пари по отчета се извършва в деня, когато средствата се дебитират от общата сметка на дружеството. Ако тези средства не са посочени в данъчния отчет като отговорни, Федералната данъчна служба ще приеме това като нарушение. Освен това ще бъде взета данъчна такса от отговорното лице за получаване на тези пари.

Всички счетоводни отчети на предприятието се поддържат в програмата 1С, като отчитащите средства не са изключение. В случай на невъзвръщане на паричния баланс или отчета за разходите в рамките на установения период, липсващата сума се отразява както върху разплащането по заема с отговорни лица, така и върху дебита - недостиг и загуби.

Това са парични средства за служител за разходи, свързани с дейността на юридическо лице, индивидуален предприемач, касово нареждане се изпълнява съгласно административния документ (заповед на ръководителя) на дружеството (IP) или писмено изявление на отчетното лице.

ПАРИ В СМЕТКА

Две промени в касовия ордер от 19.08.2017г

Отчетни пари ще може да се издаде без изявление на лицето, според административния документ на ръководителя на организацията. Освен това се изготвя административният документ за всяко теглене на пари.
Последният параграф на параграф 6.3 беше заличен, според който не беше възможно да се издаде нов аванс, ако има дълг по по-рано получената сума в брой.

Съгласно клауза 6.3. Инструкции на Централната банка на Руската федерация за издаване на парични средства на служител средства в доклада за разходи, свързани с дейността на юридическо лице, индивидуален предприемач. Паричната заповед за сметка се изпълнява в съответствие с административния документ (заповед на ръководителя) на дружеството (IP). Или писмено изявление от служител. Съставен под каквато и да е форма и съдържа надпис върху сумата в брой и срока. За които се издават пари, подпис на ръководителя и дата. За какво мога да дам пари? Служителят може да изразходва сумата само за конкретни цели. Кои са посочени в изявление или заповед. Запознайте служителя със заповедта за подпис.

Организацията е длъжна да организира и осъществява вътрешен контрол върху фактите от икономическия живот (Закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Процедурата за мониторинг на бизнес операциите, включително издаването на пари на отчетните лица, се определя от ръководителя на организацията. Затова обикновено той ограничава списъка на служителите. Които имат право да получават пари по доклада. За това лидерът може да издаде заповед.

Не правете списъка на служителите, отговарящи на условията за получаване на парите под доклада, част от поръчката за. Ако списъкът на счетоводителите бъде одобрен като отделен документ, той може да бъде променен по всяко време. Промени в счетоводната политика могат да бъдат направени само в строго ограничени случаи (част 6 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ).

За да осигурите коректността на счетоводството, надеждността на информацията и контрола при изчисляване със служители, получили пари по доклада, одобрете ""

Заповед за издаване на отчетни суми по образец 2020

Заповед за издаване на пари от касата под доклада
Служителят може да изразходва сумата само за конкретни цели. Прописано по ред. Запознайте служителя със заповедта за подпис.

Газпром LLC

TIN 4308123456, KPP 430801001, OKPO 98756423
пълно име на организацията, идентификационни кодове (TIN, KPP, OKPO)

ПОРЪЧКА № 1984

по издаване на отчетни суми от касата

град Киров .... ...... .... ... ... ... ... 14.09.2017

За да закупя офис консумативи ЗАЯВЯНЕ:

Да издаде Е.В. Иванов от касата сумата от 10 000 (десет хиляди) рубли. за период от пет календарни дни.

Отговорен за изпълнението на заповедта за назначаване на главен счетоводител А. С. Петрова.

Директор __________ A.V. Мюлер

Запознати с поръчката:

E.V. Иванов

КАТО. Петрова

Какви санкции са възможни, ако дадете отговорни пари за една година?

Счетоводителите не винаги имат време да докладват своевременно за сумите, които са получили предварително, и да предоставят стокови проверки. За да минимизира закъсненията, организацията може да реши да вземе пари за дългосрочен отчет. Например за година или шест месеца. Това законно ли е? Имаше ли доклад?

Заповед за одобряване на срока на издаване на пари за доклада и представяне на авансовия отчет (попълване на образец)
Изтеглете ... (.docx 14Kb)

1. Можете да давате пари за икономически разходи както за служители на пълен работен ден, така и за хора, работещи по гражданскоправни договори (писмо на Централната банка на Руската федерация от 02.10.2014 г. № 29-Р-Р-6/7859).
2. Размерът на средствата, издадени в доклад до директора, не е регламентиран със закон.
3. Отчитано лице в парични разплащания с доставчици не трябва да надвишава 100 000 рубли съгласно едно споразумение.

към менюто

ПОСЛЕДВАНЕ на издаване на ПАРИ В СМЕТКАТА

Как става въпросът за парите? Дадена е стъпка по стъпка инструкция.

1. Получавайте писмено изявление от отговорно лице или заповед от ръководител

2. Проверете дълга?

Препоръчва се да се провери дали служителят е отчел за предходни аванси. Можете да използвате за проверка. Ако към текущата дата служителят има дебитно салдо в поддоклада. Не се препоръчва да раздавате пари отново, но също така не е забранено! Възможно е да се издават пари за худжуда. Дори ако служителят не е изплатил предишния аванс. Изискването служител първо да се отчете за предходен аванс. Инструкциите на Банката на Русия № 3210-U бяха премахнати от точка 6.3.

3. Да се \u200b\u200bиздаде издаването на пари, публикуване на отчет

Въз основа на заявление или заповед, одобрена от ръководителя на организацията, касиерът на организацията трябва да издаде разходен касов ордер в съответствие с счетоводните правила, да посочи целта на авансовото плащане. Проба запълване

Съставете парична заповед за разход въз основа на писмено заявление под каквато и да е форма, което е приложено към паричната заповед. Приемете приложението само ако то съдържа:

запис на сумата на паричните средства, издадени по доклада;
запис на периода, за който се издават пари в брой;
подпис на ръководителя;
дата.

Дебит 71 Кредит 50 - пари, издадени от касата срещу отчета.

Отчетно лице може да превежда пари на карта - заплата или корпоративна (писмо на Министерството на финансите на Русия от 25.08.2014 г. № 03-11-11 / 42288). В платежното нареждане трябва да се посочва целта на плащането: под доклада за нуждите на домакинството, под доклада за командировка и пр. В изявлението служителят трябва да посочи искането да преведе отчетните пари в личната си карта, като посочи данните.

Забележка: Процедурата за издаване на пари за отчета трябва да бъде фиксирана в счетоводните политики на организацията.

Дебит 71 Кредит 51 - парите от текущата сметка се превеждат срещу отчета в личната карта на служителя.

Корпоративни карти се уреждат с сметка 55. Парите се отчитат на лице само когато теглят средства от картата на банкомат.

към менюто

4. Проверете периода на използване на отчетените суми.

Периодът, за който се издават средства, е посочен в заявлението. Отчетното лице трябва да представи авансов отчет и / или да върне получените пари (остатък) в рамките на три работни дни след крайния срок, посочен в заявлението (параграф 6.3 от Централната банка на Руската федерация от 11.03.2014 г. № 3210-U), или да се върне от командировка (параграф 26 от постановлението на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749).

Ако сроковете за подаване на авансовия отчет са нарушени, Федералната данъчна служба може да начисли служителя на данъка върху доходите на физическите лица, като смята изплатената сума като доход (параграф 8 от писмото на Министерството на финансите на РФ, Федерална данъчна служба на РФ от 24.12.2013 г. № SA-4-7 / 23263).

Времето за издаване на средства по доклада за различни нужди може да бъде определено в поръчката за предприятието. За нуждите на домакинствата периодът на отчитане на получените суми може да бъде зададен на всеки.

5. Одобрете отчета за разходите

Отчетното лице може да отчита за изразходваните пари. Всички документи, подкрепящи разходите, трябва да бъдат приложени към отчета за разходите - разписки, фактури, актове, фактури и др. Останалите пари трябва да бъдат върнати в касата на предприятието. Ако служителят е похарчил част от личните си пари, след проверка на отчета ще му бъде възстановена надвишена сума.

към менюто

Съответствие с ДЕЙСТВИЯТА НА ПАРИЧНАТА Счетоводство, ДАННИ ДИСЦИПЛИНА и използването на ЦК в поддоклада

Периодът, за който могат да се издават пари в брой на служителите, не е ограничен от закона. Най-важното тук е, че този срок за издаване на пари в доклада се утвърждава от ръководителя на организацията. Тъй като писменото изявление на служителя, съставено под каквато и да е форма и съдържащо запис на сумата на паричните средства и периода, за който се издават пари, се подписва от ръководителя и датата на подписване на изявлението.

Тези. като цяло процедурата за издаване на пари срещу отчет за разходите, свързани с изпълнението на дейности, остана същата. Както и преди, основа за такова екстрадиране е изявлението на служителя с резолюцията на ръководителя.

Преди сумата в брой и периода, за който са издадени, главата трябваше да напише в собствения си надпис. Сега сумата и срокът са посочени в текста на изявлението, а главата пише само „издаване“. Това е по-близо до реалността. Формулярът за кандидатстване за издаване на пари за доклада остана безплатен.

Следователно директорът, когато подписва заявлението за издаване на пари, по свое усмотрение има право да реши на кого и за колко време да издава пари във всяка конкретна ситуация. Например за спешна покупка на факс, разбира се, той може да отдели един ден. И при изявление в доклада на служител, който пътува в дълго командировка, ръководителят може да направи запис относно годишния срок.

към менюто

законодателство срок, даден на работодателя за възстановяване на работника или служителясвързана с командировката на последния не е инсталирана. Самата организация установява този период в местни актове, например в наредбата за размера и реда за възстановяване на пътните разходи на служителите.

Индивидуални предприемачиводене на записи на приходи или приходи и разходи и (или) други обекти на данъчно облагане или физически показатели, характеризиращи определен вид предприемаческа дейност в съответствие със законодателството на Руската федерация относно данъците и таксите, паричните документи не могат да се изпълняват, паричната книга не може да се води !!!

към менюто

Необходимо ли е да се спазва лимитът на паричните плащания, когато служител харчи отчетни средства

Да трябва. Но само ако тези средства се издават за селища съгласно споразуменията на организацията или предприемача. Защото, когато служителят плаща от името на услугите, предоставени му лично в отчетните пари, лимитът за изчисляване не се прилага. Този подход се прилага например при разходи за командировка. Например служителят няма ограничение за паричните разходи на служител за заплащане на минибар в хотел или химическо чистене поради организация.

Необходимо ли е да се прилага CCP, ако една организация купува стоки чрез счетоводител

Не, не е нужно. Служителят, получил парите в поддоклада, действа от името на организацията. Така се оказва, че всъщност две юридически лица правят едно изчисление, което трябва да се извърши в една проверка. Тази проверка се формира от продавача. Това се потвърждава от писмата на Министерството на финансите от 5 септември 2018 г. № 03-01-15 / 63182 от 20 август 2018 г. № 03-01-15 / 58956, Федералната данъчна служба от 10 август 2018 г. № AC-4-20 / 15566, Федералната данъчна служба на град Москва от дата 14.08.2018 г. № 17-15 / 176342.

Необходимо ли е да се прекъсне чек, когато организацията дава пари на счетоводителя, както и кога той връща останалите пари в касата

Така организацията има право да превежда отчетните пари на същата банкова карта, на която се превежда заплатата на служителя, при условие че това е предвидено в счетоводната политика. В същото време, ако счетоводител иска да се защити напълно от ненужни спорове с надзорните отдели, ако е възможно, да извърши всички калкулации върху отчетните суми чрез касата.

Във всеки случай отговорността за прехвърляне на отчетните пари на служителя към същата банкова карта, на която е преведена заплатата му, не е установена. Между парични нарушения (нарушения на процедурата за работа с пари и извършване на касови транзакции) превод на отчетните суми към карта за заплата не е приложимо ().

Безкасови плащания с отговорни лица: счетоводни и данъчни последици
Често материалните ценности се придобиват от отговорни лица на организацията. Можете да дадете пари за поддоклада от касата на предприятието. Безопасно ли е да плащате за стоки и услуги от корпоративна карта или от лична карта на служител? Отчитането на такива операции и техните данъчни последици ще бъдат разгледани в тази статия.

към менюто

ВЪПРОСИ-ОТГОВОРИ на поддоклада, отчета за разходите

Възможно ли е изпълнител по физика да издаде пари за отчет?

Теоретично няма ограничения. Централната банка пише за това в писмото на Централната банка на Руската федерация от 02.10.2014 г. № 29-Р-Р-6/7859.

В крайна сметка, трудов договор, сключен с физическо лице, се отнася до гражданскоправни договори и наличието на такъв договор ви позволява да издавате пари за отчитане.

Но ако не искате да присвоите статута на счетоводител на физик-изпълнител, тогава имате право да издавате пари на такива хора според условията за сетълмент на пари с формулировката „за изпълнение на такова и такова споразумение“. В наредбата () не се казва, че паричните разходи, свързани с дейността на юридическо лице, могат да бъдат изплащани изключително чрез издаване на пари за доклада - той просто определя правилата за случая, когато такива разходи се плащат чрез издаване на пари за доклада.

Но все пак ще си струва да добавите към договора с изпълнителя клауза, в която ще бъде даден списък на разходите от организацията, необходими за изпълнение на поръчката, и където ще бъде казано, че парите могат да бъдат издадени на изпълнителя от касата. И в CSC направете справка с тази клауза на договора.

Отчетните лица се уреждат с банков превод с помощта на лична карта, въпреки факта, че първоначално са получили пари в брой.

Докладващите документи свидетелстват за приключването на операцията по банков път. Федералната данъчна служба счита, че е възможно да се вземат предвид разходите, платени с картата (писмо на Федералната данъчна служба от 22.06.2011 г. № ED-4-3 / 9876).

Не забравихте, че при прехвърлянето на средства по лични банкови карти на служители за заплащане на битови нужди (стоки, материали) счетоводната политика на организацията трябва да предвижда разпоредби, които определят процедурата за разплащания с отговорни лица чрез личните им банкови карти (писмо на Министерството на финансите на РФ от 08.25 .2014 № 03-11-11 / 42288).

В графата "Купувач" на разписката за продажби, BSO пише "Частно лице"

Ако отговорното лице не поиска от продавача да изготви документи за организацията, продавачът ще напише „Частно лице” в графата „Купувач”. Възможно ли е да се вземе предвид такава фактура?

За да се намали данъчната основа за данък върху доходите, данъкоплатците имат право да вземат предвид такива фактури. Разходите за данъчни цели се приемат при спазване на условията на параграф 1: разходите трябва да бъдат обосновани и документирани.

Потвърдете разходите могат да бъдат правилно изпълнени първични документи (фактури, актове). Според чл. 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-ФЗ, всеки факт от икономическия живот подлежи на изпълнение от първичния счетоводен документ. В този случай формулярът на такъв документ трябва да съдържа необходимите данни, установени с параграф 2 на чл. 9 от Закон № 402-ФЗ:

заглавие на документа; дата на подготовка на документа; наименование на организацията, от името на която е съставен документът;
съдържанието на бизнес транзакцията; измерватели на бизнес транзакции във физически и паричен план; имена на длъжности на лица, отговорни за извършването на бизнес сделка и правилността на нейното проектиране;
лични подписи на посочените лица.

Реквизитът „Купувач“ не се прилага за задължителните реквизити. Следователно, липсата на този реквизит или обозначаването „Частно лице” на името на купувача не изключва приемането на разходите по фактурата.

Служител купи стоки и материали за своя сметка и внесе чекове. Как да възстановим тези разходи?

Данъчните власти оценяват подобни ситуации по различен начин. В някои случаи служителят се счита за отговорно лице, в други операцията се счита за придобиване на имущество от служителя.

Един от възможните варианти може да бъде сключването на споразумение със служителя по договора (). В този случай организацията инструктира служителя да намери и закупи определени материали за инвентаризация с посочените характеристики и е длъжна да компенсира на служителя направените разходи за придобиване на този имот.

Има ли максимална сума, която може да бъде дадена на отговорно лице? За колко време е допустимо издаването на отчетни средства?

Няма законово ограничение за размера на паричните средства, които могат да бъдат издадени на служител. Също така не е установен единен максимален период за използване на отчетни суми.

А невъзстановими отчетни активи се признават като облагаем доход в следните случаи:

ако дългът не може да бъде възстановен поради изтичане на давността. Датата на получаване на дохода ще бъде датата, от която такова събиране стана невъзможно;
ако работодателят е решил да прости просрочените задължения по отчетните суми. Датата на получаване на дохода ще бъде датата на решението за прошка на дълга.

По този начин, ако работодателят реши да не възстанови горните суми (да прости дълг) от бившия служител, те се считат за плащания, извършени в рамките на трудовото правоотношение. Съответно такива плащания следва да подлежат на облагане с данък върху доходите на физическите лица и застрахователни премии.

Универсален формуляр за авансов отчет

От 2013 г. беше позволено да се използват техните формуляри, а не унифицирани. Следователно можете да изоставите унифицирания формуляр за предварителни отчети - формуляр № AO-1. И разработете собствен формуляр за извлечение от акаунта. Основното условие: авансовият отчет трябва да съдържа всички изискуеми подробности, установени в част 2 от Закон 402-FZ „За счетоводството“. Останалите полета от формуляра на отчета за предварително плащане могат да бъдат премахнати.

Празно изтегляне: Excel (58 kb)

към менюто

Нов формуляр за отчет за разходите

Еднообразната форма AO-1 е много обемиста, има много ненужни полета. Не е необходима таблица, показваща счетоводни записи. Тъй като окабеляването може да се види в.

Таблицата на гърба на отчета също не е необходима.

Разписката, която е анахронизъм под линията на отрязване, също е изхвърлена, отдавна не е от полза и следователно може да бъде безопасно изхвърлена.

Какво трябва да остане във формуляра за отчет за разходите ?

Данни за предходен аванс - баланс или преразход. Те ви позволяват веднага да видите дали има неизпълнени задължения между вас и служителя.

Информация за приложенията, тоест подкрепящи документи, разписки, също е най-добре да остане. В крайна сметка такива документи са важна и неразделна част от доклада. Без тях просто не потвърждавате разходите. Вижте например писмото на Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 19 юли 2012 г. № 17-15 / 64647.

Празно изтегляне: Excel (48 kb)

Как да отразяваме в сметката на организацията приспадането от заплатата на служителя на своевременно невъзстановено салдо от отчетната сума, издадена за пътни разходи?

към менюто

ДОПЪЛНИТЕЛНИ ВРЪЗКИ ПО ТЕМАТА

Дават се обяснения относно паричните транзакции и паричната дисциплина през 2014 г. съгласно проекта на директива на Централната банка на Руската федерация № 3210-U. Описва счетоводното отчитане на пари в касата, поддържане и попълване на касова книга за индивидуални предприемачи. Предвид изчисляването на салдото, извадка и възможността за изтегляне на формуляра за лимит в брой и поръчката.
Процедурата за използване от юридически лица и индивидуални предприемачи на парични средства, получени на касите им, както и максималната сума.

Отчитането на парите е определена сума пари на бюджетна организация, издадена на служител за изпълнение на разходите по предвидената цел.

Това могат да бъдат разходи:

командировка;
за домакинските нужди на институцията;
представител.

Основният регулаторен документ, уреждащ сетълмента с отговорни лица, е Наредба № 3210-У на Централната банка на Русия от 03.11.2014 г. Възможно е да се раздава паричен отчет само на служители на организацията, с които се сключват трудови или гражданскоправни договори.

До 19 август 2017 г. имаше забрана на длъжниците на служителите, тоест на служителите, които са в просрочие, беше забранено да отчитат пари. Промените, одобрени с новите директиви № 4416-U от 19.08.2017 г., отменят тази забрана.

Как да издадем

За да направите това, трябва да съставите два документа: извлечение от служителя, в което се посочва сумата, насоченото направление, прогнозното изчисление и друга информация и заповед от ръководителя за издаване на пари по сметката.

Освен това в организацията трябва да бъдат разработени и одобрени задължителни местни документи:

Наредба за сетълменти с отговорни лица.
Заповед за одобряване на максималния размер на поддоклада (не ограничен от закона).
Заповед за установяване на максималния срок, за който се издават пари (няма регулаторни ограничения).
Заповед за установяване на крайния срок за предоставяне на авансов отчет за издадените пари (не повече от три работни дни).

По искане на ръководителя организацията може да установи списък на служителите, на които е разрешено издаването на отчетни средства.

За нарушение на процедурата по издаване на средства, поддоклада, одиторите имат право да наложат глоба по чл. 15.1 от Кодекса за административните нарушения на юридическо лице.

Как да докладваме на служител

Да приемем, че служител вече е подал изявление до мениджъра и е получил одобрение.

Въз основа на поръчката касиерът дава пари от касата на организацията или счетоводният отдел ги превежда в картата на служителя.

Когато прави покупка, служителят трябва да запише подкрепящи документи.

Когато служителят приключи с разходите, той е изправен пред въпроса как да отчита за отчетните пари. За целта той трябва да състави отчет за разходите и да го представи в счетоводния отдел. Документът трябва да посочва: колко е получил, колко е похарчил и с каква цел, какъв е балансът. Прикрепете подкрепяща документация към отчета (разписки, чекове, товарителници, билети и др.).

Докладът се проверява от отговорния счетоводител или главен счетоводител. След това те се предават за одобрение на главата. След това се извършват окончателните разплащания със служителя: връщането на неизползвания остатък на отчетните средства или доплащането на преразхода. Ако служителят не иска да върне неизразходвания остатък, тогава сумата може да бъде приспадната от заплатата му.

Как лидерът отчита

Точно като всеки друг служител. Необходимо е да се изготви отчет, да се приложат чекове и други подкрепящи документи, да се върне салдото на издадената сума.

Ситуация, при която директорът на институция отказва да докладва или връща пари, не е често срещана. Но ако възникне въпросът как да възстановим отчетните средства от директора, счетоводителят на бюджетна институция може да бъде препоръчан:

Компетентно обяснете на ръководителя с какво заплашва поведението му: административна, а в някои случаи и наказателна отговорност, която може да доведе до спирането му.
Разкажете за размера на глобите, които инспекторите ще изпишат за нарушаване на паричната дисциплина, за изкривяване на финансовите отчети.
Припомнете, че невъзстановените средства могат да бъдат насочени към други важни разходи на институцията, включително бонуси или дейности за развитие.

Невъзможно е да се удържат средства от заплати без заповедта и съгласието на ръководителя. Невъзстановимата сума на поддоклада трябва да се облага с данък, тоест да се удържа данък върху доходите на физическите лица и да се начисляват застрахователни премии.

Отчитането на изискванията за пари непрекъснато се променя. За да се избегнат грешки в работата, днес е необходимо да се ръководи от Заповедта на Банката на Русия от 11 март 2014 г. N 3210-U. Основните грешки обаче не са допуснати поради незнание на новото законодателство. Причината за тях е по-скоро в навика неправилно да се извършва една или друга операция при обработка на средства. Ще поговорим за тях в тази статия.

Грешка N 1. Без изявление

Средствата се издават по доклада, без да се получава заявление от лицето, на което се превеждат парите. Например, фирма спешно трябва да направи нотариално заверени копия на документи; за да бъде навреме, счетоводителят просто изплаща средства, без да изисква подходящо изявление от служителя. Впоследствие никой също не помни подобна хартия. Отсъствието на изявление обаче е грешка. Съгласно клауза 6.3 от Насока N 3210-U, за издаване на пари срещу отчет за разходите, свързани с извършването на дейности, трябва да се издаде разходен касов ордер под формата 0310002. Такава хартия трябва да бъде изготвена съгласно писмено изявление на отчетното лице, съставено в произволна форма и съдържащо запис на сумата в брой и периодът, за който са издадени, подписът на ръководителя и датата.
Препоръчвам предварително издаване на шаблони за заявления за издаване на средства по доклада, в които служителят ще въведе само своето име, име, фамилия, сума и срок, за който се издават парите.

Грешка N 2. Неизхарчени пари

Средствата, издадени съгласно отчета и неизхарчени, трябва да бъдат върнати в касата на предприятието в рамките на три дни. Ще бъде грешка, ако служителят не го направи. Както и ако той върне средствата много по-късно или разходът няма да бъде потвърден от първични документи.
По смисъла на клауза 6.3 от Директива N 3210-U от отговорното лице се изисква или да представи авансов отчет или да върне пари в брой.
За да се избегнат грешки, препоръчително е служителят да се запознае предварително с необходимостта от връщане на средствата. Това може да се направи, ако го оставите да прочете вътрешните документи на компанията, като фиксира задължението да върне парите, издадени по доклада, или регистрира съответните задължения в трудовия договор. Друг изход от ситуацията е изготвянето на отчет за разходите.
Ако служителят не е върнал неизползваната отчетна сума в рамките на предписания период, тогава работодателят трябва да предприеме мерки за възстановяването му. За тези цели, в съответствие с чл. 137 от Кодекса на труда на Руската федерация, той има право да задържи невъзстановения аванс от заплатата си, като взема предвид 20-процентния лимит, предвиден в чл. 138 от Кодекса на труда на Руската федерация, с всяко изплащане на доходите. Такова решение се взема не по-късно от един месец от датата, на която е предвиден крайният срок за връщане на авансовото плащане и при условие, че служителят не оспорва основанията и размера на удръжката (Писмо на Федералната агенция по труда от 09.08.2007 г. № 3044-6-0).

Грешка N 3. Издаден по-рано

Компаниите и едноличните търговци могат да издават пари само на лица, които са подали отчет за предварително издадени средства. Ако служителят не е направил това, ще бъде грешка да му дадете нова "партида" пари.
Съгласно клауза 6.3 от Директива N 3210-U, отговорното лице е длъжно да представи авансово плащане на главния счетоводител или счетоводител (ако те отсъстват, на ръководителя) в срок, не по-дълъг от три работни дни от датата на издаване на паричните средства или от деня, когато той отиде на работа доклад с приложени придружаващи документи.
Ето защо, преди да издадете средства за отчета, трябва да проверите дали служителят е отчел за предходните суми, дали е върнал неизразходваните средства.
Тази грешка често води до съдебни спорове. Пример е Резолюцията на Деветия апелативен съд от 25 февруари 2014 г. N 09АП-47328/2013 по дело N А40-144835 / 13.
В същото време сетълмента с корпоративни карти не се приравнява към сетълмента в брой, а се признава за безкасови, следователно горното правило не се отнася за тях (Решение на Деветия апелативен съд № 09АП-10884/2013).

Забележка. Директорът взе парите от касата на компанията, но я върна в същия ден. На следващия ден главата искала да вземе още 144 000 рубли, а счетоводителят издал парите. В резултат на това проверката привлече компанията към отговорност по част 1 на чл 15.1 Административен кодекс на Руската федерация. И арбитрите се съгласиха с нея.

Грешка N 4. Без отчет за разходите

В някои случаи отчетът за разходите, който потвърждава разходването на средства, може просто да липсва на компанията, например, той се губи. Друга грешка е неправилното попълване на този документ, например такива неточности включват: липсата на авансово плащане, задължителните подробности за доклада; несъответствието между издадените и действително изразходваните средства, които се потвърждават от първични документи; липса на подписи на отговорното лице и главния счетоводител.
Единният формуляр за предварително изготвяне на отчет (формуляр N AO-1) е одобрен с Решение на Държавния комитет за статистика на Русия от 1 август 2001 г. N 55. От 1 януари 2013 г. обаче прилагането му не е задължително. Ако дружеството използва собствен одобрен формуляр, тогава то трябва да съдържа задължителните данни, предвидени в чл.

9 от Закон N 402-ФЗ:
1) име на документа;
2) датата на съставянето му;
3) името на фирмата, съставила документа;
4) съдържанието на факта на икономическия живот;
5) стойността на естественото и (или) паричното измерване, указващо мерните единици;
6) длъжността на служителя, извършил сделката, операцията и отговорен за нейното изпълнение;
7) подписи.
Липсата на отчет за разходите или неправилното му попълване е много често нарушение. За да се избегне подобна грешка, е необходимо да се провери наличието на отчета, както и неговото съдържание. За да се проверяват документите непрекъснато, е препоръчително да се посочи лице, отговорно за преразглеждането на документа. Тя може да бъде счетоводител или специалист по вътрешен одит. Съответните задължения трябва да бъдат посочени в трудовия договор със служителя.

Грешка N 5. Ограничението е нарушено

Максималният размер на паричните плащания по един договор между юридически лица, както и между фирми и индивидуални предприемачи, е 100 000 рубли. (Наредба на Банката на Русия от 07.10.2013 г. N 3073-U „За осъществяването на паричните разплащания“). Това ограничение се прилага и ако отговорното лице на купувача плати пари в касата на доставчика. Разходите за издаване на пари от служителя за отчета обаче се извършват без да се вземат предвид максималния размер на селищата.
Припомнете, че преди това имаше ограничение за издаване на средства за доклада (Директива N 1843-U). И подобна грешка може да бъде идентифицирана от одиторите за предишни периоди като част от одита за три години. Така че, рано е да се отпуснете
Ако е възможно, извършвайте плащания по безкасов метод. Разплащанията с „живи“ пари се препоръчват да се извършват само в случай на спешност, например, ако компанията се нуждае от химикалки или хартия за принтер.

Грешка N 6. Няма първични документи

Всеки факт на стопанска дейност на компанията трябва да бъде потвърден с първични документи. Компаниите обаче често забравят да попълнят подобни документи.
Член 9 от Закона за счетоводството предвижда, че първичният счетоводен документ трябва да бъде съставен, когато фактът на икономически живот е извършен, а ако това не е възможно, веднага след неговото приключване. Разходите трябва да бъдат документирани. Например с чек, касова бележка, сертификат за приемане, товарителница TORG-12, железопътни и самолетни билети, платежни нареждания.
При липса на първични документи няма да е възможно да се потвърди, че средствата са изразходвани специално за целите, посочени от служителя в отчета за разходите. Длъжностните лица определено ще обърнат внимание на това по време на одита.

Грешка N 7. Само проверете

При заплащане на стоки (работа, услуги) в брой за документални доказателства за разходите, заедно с чек-касата се изискват и други първични документи, които свидетелстват за връзката на направените разходи с дейностите на предприятието, насочени към генериране на доход. Такива разяснения са дадени в писмото на Федералната данъчна служба на Русия от 25 юни 2013 г. N ED-4-3 / [защитен имейл]
Следователно не е достатъчно отговорното лице да извърши само проверка, за да потвърди, че разходите са направени за корпоративни цели.
За да се избегнат спорове, е необходимо в местния акт да се регистрират кои документи потвърждават разходите, както и да се инструктират служителите какви документи да събират.

Грешка N 8. Липсва касов ордер

След като вземе изявлението от отговорното лице относно издаването на средства за доклада, счетоводителят може да забрави да напише парична заповед. Формата на такъв документ обаче е дори документирана. Съгласно клауза 6.4 от Наредба N 3210-U, паричните средства, необходими за извършване на парични транзакции от касата на юридическо лице, се изплащат в съответствие с процедурата, установена от юридическото лице за заповед за парична сметка 0310002.
Така липсата на поръчка е грешка. За да се избегне това, е необходимо да се регулира издаването и изпълнението на този документ в счетоводната политика. Освен това в трудовия договор със счетоводителя е необходимо да се посочат ясни отговорности за издаване на варанти при обработка на средства за отчета.

Грешка N 9. Начисляване на данък върху доходите на физическите лица

Ако служителят не е върнал парите, тези средства се считат за негова полза. Възможно е обаче да възникне ситуация, когато служителят не е върнал парите в резултат на забравяне. Или, например, наистина е похарчил парите, но не е отчел за това, тъй като е тръгнал в командировка.
Министерството на финансите смята, че облагаемите ползи могат да възникнат във връзка с прошката на дълга. В едно от писмата си специалистите от отдела посочиха, че към датата на опрощаване на дълга служителят ще има право да се разпорежда със средствата и ще има облагаем доход (Писмо на Министерството на финансите на Русия от 24.09.2009 г. № 03-03-06 / 1/610).
Съдилищата обаче не са съгласни с тази позиция. Арбитрите смятат, че докато има възможност служителят да подаде отчет, има възможност за задържане на неизползвани суми (тъй като давността не е изтекла), издадените средства не трябва да се признават като икономическа изгода на служителя (Решение на Федералната антимонополна служба на област Поволж от 01.04.2013 г. № A55 -15647 / 2012).
Според мен в този случай не е препоръчително да се начислява данък върху доходите на физическите лица. Наистина в такава ситуация е възможен спор със служителя и той все още може да върне парите.

Грешка N 10. Тегло на валутното законодателство

По правило валутните транзакции между резиденти са забранени. Това е, например, компания не може да издаде 10 служители от касата за закупуване на офис консумативи. Има обаче изключения от това правило. Например, в чуждестранна валута може да се издаде аванс за командировка (Указ на Президиума на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 18.03.2008 г. N 10840/07 по дело N A33-1127 / 2007). Но издаването на чужди пари често води до съдебни спорове.
Друг въпрос: възможно ли е да се издават пари по доклада в рубли на чуждестранен служител? В решение на Третия арбитражен апелативен съд от 11 февруари 2014 г. по дело № A69-3113 / 2013 съдът посочи, че това може да се направи. Арбитрите заключиха, че издаването на рубли на чужденец не е включено в Списъка на валутата и други транзакции на резиденти и нерезиденти, съдържащи се в Приложение 2 към Инструкция на Банката на Русия от 4 юни 2012 г. № 138-I. По този начин издаването на финансови средства от дадена компания на нейния чуждестранен служител съгласно отчет не може да бъде причислено към валутна транзакция. Подобно заключение е направено в Резолюцията на Третия арбитражен съд от 5 февруари 2014 г. по дело N A69-3098 / 2013.
Получаването на пари в чуждестранна валута от служител по принцип е забранено. Но можете да раздадете валута за командировка.
Когато издавате чуждестранна валута, трябва правилно да попълните отчет за разходите. Подробностите, свързани с него (ред 1а от лицевата страна на формуляра, колони 6 и 8 от задната страна на формуляра) се попълват изключително, ако на отчетното лице са били издадени средства в чуждестранна валута в съответствие с процедурата, установена от действащото законодателство на Руската федерация. Те не трябва да се забравят. Ако операцията се извършва във валута, тогава трябва да проверите подробностите в отчета за разходите.

Ако не сте намерили нужната информация на тази страница, опитайте да използвате търсенето в сайта:

Теглене на пари на отчет

Процедурата по издаване на парични средства на служител срещу отчет за разходи, свързани с дейността на юридическо лице, индивидуален предприемач се установява с клауза

6.3 Инструкции на Банката на Русия от 11.03.2014 г. № 3210-U.

За да получи пари от касата, служителят (отговорно лице) трябва да представи на счетоводния отдел декларация, съставена под каквато и да е форма и съдържаща следния запис:

- за размера на паричните средства;

- За периода, за който се издават пари в брой;

- подпис на ръководителя (индивидуален предприемач, друго упълномощено лице) и дата.

Въз основа на заявлението счетоводителят съставя парична заповед за сметка 0310002.

Тегленето на пари по доклада подлежи на пълно изплащане отговорното лице на дълга върху сумата на парите, получени по-рано по доклада.

Отчетното лице е длъжно в срок, не по-дълъг от три работни дни след изтичане на периода, за който са издадени парични средства по доклада, да представи на главния счетоводител или счетоводител (в тяхно отсъствие - на ръководителя, индивидуалния предприемач, друго упълномощено лице) предварителен отчет с приложените подкрепящи документи.

В случаите на получаване на парични средства за пътни разходи по доклада служителят трябва да представи авансов отчет не по-късно от три работни дни от деня, когато отиде на работа.

Проверката на отчета за разходите се извършва от главния счетоводител или счетоводител (в тяхно отсъствие - ръководителят, индивидуалният предприемач, друго упълномощено лице). Вътрешните разпоредби на организацията (индивидуален предприемач) трябва да определят следните дати:

- проверка на отчета за разходите;

- одобряване на отчета за разходите от ръководителя (индивидуален предприемач, друго упълномощено лице);

- окончателно уреждане на отчета за разходите.

Извадка от вътрешни разпоредби за сетълменти с отговорни лица

Със заповедта на ръководителя на нашата компания LLC стандартът на организацията е одобрен на 08-06.14 „Разплащания с отговорни лица, документи“.

Стандартът установява следното:

Паричните средства за битови нужди, закупуването на горива и смазочни материали, офис консумативи се издават от касата на организацията по доклада на служителите, списък с които се одобрява всяка година със заповед на ръководителя.

2. Паричните средства за пътни разноски се издават от касата на организацията по доклада на командированите служители, ако има заповед за изпращане на служителя (ите) в командировка (унифицирани формуляри № Т-9, № Т-9а).

3. Основата за изпълнение на заповед за парични разходи 0310002 за издаване на парични средства от касата на организацията е извлечение във формата в съответствие с допълнение № 1 към настоящия стандарт.

4. Установява се следната процедура за обработка и подписване на заявление:

1) служителят попълва и подписва заявлението. Приложението може да бъде попълнено на ръка или чрез компютър;

2) главният счетоводител подава заявление към заявлението, че няма дълг на служителя върху сумата пари, получена по-рано по доклада;

3) заявлението се представя за подпис пред финансовия директор;

4) финансовият директор разглежда и подписва заявлението не по-късно от следващия работен ден;

5) въз основа на подписано изявление счетоводителят за счетоводство на касови операции съставя парична заповед за издаване на пари в брой по отчета на служителя и я предава на касата с приложеното извлечение;

6) служителят (с изключение на командированите работници) е длъжен да представи авансовия отчет (унифициран формуляр № AO-1) с приложените подкрепящи документи на старшия счетоводител на следващия ден след изтичане на периода, за който са издадени парични средства по доклада;

7) командированият служител е длъжен да представи предварително доклад (стандартизиран формуляр № AO-1) на старшия счетоводител в деня на отиване на работа;

8) старши счетоводител проверява отчета за разходите и приложените към него първични документи, ако е необходимо, урежда предварителния отчет с отговорното лице в рамките на 2 работни дни и, ако има пълен пакет от подкрепящи документи, изпраща предварителния отчет за подпис на главния счетоводител;

9) когато отговорното лице закупува инвентар, старшият счетоводител прехвърля фактури, фактури, а ако те отсъстват - копия от разписки, касови бележки и други документи, потвърждаващи плащането и придобиването на инвентар (тяхното име, количество и цена) , материален счетоводител;

10) в същия ден главният счетоводител подписва отчет за разходите и го представя на финансовия директор за одобрение;

11) финансовият директор преглежда, одобрява отчета за разходите и го превежда на старшия счетоводител в рамките на 2 работни дни;

12) в случай на преразход на отчета за разходите, паричните средства се издават на работника или служителя въз основа на бележка от старшия счетоводител, подписана от главния счетоводител във формуляра в съответствие с приложение № 2 към настоящия стандарт;

13) одобреният отчет за разходите и бележката се прехвърлят на главния счетоводител за окончателно сетълмент със служителя в рамките на 2 работни дни от датата на одобрение на отчета за разходите.

Приложение № 1

Финансов директор на нашата фирма LLC

________________________________

От (пълно име и длъжност на служителя)

ИЗЛОЖЕНИЕ № ___

от „__“ ________ _______

Моля, издайте доклад __________ рубли. на __________________ за период от ___________.

В съответствие със стандарта за организация 08-06.14 поемам:

1) представете отчет за разходите не по-късно от _________;

2) в случай на непълно използване на сумата парични средства, получена по доклада, изплатете паричното салдо _________ в касата на организацията.

В случай на неплащане на парично салдо в касата, ви моля да запазите неизползваната отчетна сума, изчислена от отчета за разходите, от моята заплата.

служителя:(позиция, подпис, дешифриране на подписа)

Главен счетоводител:последната разписка за отчета за пари в брой - _________, без дълг .

Разрешение: финансов директор

Приложение № 2

Към стандарт за организация 08-06.14

На главния счетоводител на нашата фирма LLC

_____________________________________

От _______________, старши счетоводител

ЗАБЕЛЕЖКА ЗА УСЛУГА № _____

от "___" ________ ____ ж.

Подлежи на екстрадиция (длъжност, трите имена на отговорното лице) превишаване на разходите в отчет за разходите № _____ от __________, одобрен от финансовия директор (ПЪЛНО ИМЕ.) в размер на ______ rub. __ ченг.

Подробности на плащане:

- получени по заповед за парични разходи № _____ от _________ - _______ рубли. __ ченг .;

- одобрен отчет за разходите в размер на ______ рубли. ____ копейки .;

- преразход - ____ rub__ копейки.

Главен счетоводител:(подпис, дешифриране на подписа).

Упълномощавам плащането (посочете датата на плащане):

Главен счетоводител(подпис, дешифриране на подписа, дата)

Счетоводни изчисления с отговорни лица.

Счетоводството на сметките с отговорни лица се води по сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ (A-P). Аналитичното счетоводство на сметката се води за всяко отчитащо се лице. След издаване пари на служителя, счетоводителят ще публикува:

Дебит 71 - пари, издадени съгласно отчета

Кредит 50 (51)

Отписвам Сумите за изразходвани отчети се основават на одобрения отчет за разходите и се отразяват в кредита на сметка 71.

ПАРАМЕТРИ НА ИКОНОМИЧЕСКИТЕ РАЗХОДИ

Вид на потока	Електрически инсталации
- придобито имущество	D 10 (08, 41) - капитализирани материали (дълготрайни активи, K 71 вещи), придобити от отговорния При закупуване на ценности на дребно служителят трябва да се подложи на счетоводство касова бележка или товарителница и проверете донмашина за касови апарати (KKM).
- разходи, свързани с нуждите на основната, спомагателната или обслужващата промишленост	D 20 (23, 29) - разходите на отчетното лице се отписват K 71 основен (спомагателен, обслужващ) производство
- разходи, свързани с управленски дейности	D 25 (26) - заплаща се от отговорни лица общо производство K 71 (общи бизнес разходи).
- разходи, свързани с продажбата на готови продукти или стоки	D 44 - отчита се в цената на разходите за продажба на отчетните лица
- разходи за непродуктивни събития (например разходи за спортни събития, отдих, развлечения и др.):	D 91 - отчита се в други разходи, които се отчитат

ПАРАМЕТРИ НА ПЪТНИТЕ РАЗХОДИ

Целта на пътуването	Електрически инсталации
- покупка, доставка на дълготрайни активи (оборудване, автомобили и др.)	D 08 - отписани разходи за командировка, свързани с покупката, До 71 доставка на дълготрайни активи
- покупка, доставка на материали	D 10 - отписани разходи за командировка, свързани с покупката, K 71 доставка на материали
- покупка, доставка на стоки	D 41 - отписани разходи за командировка, свързани с покупката, До 71 доставка на стоки
- Сключване на договори за продажба на продукти, проучване на пазарите в други региони, участие в изложби	D 44 - приспаднати разходи за командировка, свързани с продажби
- участие в семинари за обучение, събрания на акционери, други цели, свързани с производствените дейности	D 26 - отписани разходи за командировка, необходими за K 71 нужди за управление на организацията
- гаранционен ремонт на вече продадени продукти (ако е създаден резерв за гаранционни ремонти)	D 96 - отписани разходи за командировка, свързани с връщането, До 71 транспортиране на дефектни продукти
- командировка с непроизводителен характер (например проверка на летен лагер, който е в баланса на предприятието)	D 29 (91) - пътните разходи се отписват, а не директно К 71, свързани с производствени дейности
- управление на бедствия	D 91 - отписване на разходите за командировка, свързани с Към 71 спешен отговор

Ако служителят е останал неизползван авансов баланс, след това в рамките на 3 дни, отпуснати за подготовката на авансовия отчет, той трябва да бъде върнат в касата по входящата парична заповед. В счетоводството такава операция се извършва чрез публикуване:

D 50 - остатъкът от авансовото плащане от отговорното лице се връща в касата

Ако служител разумно изразходвани пари на стойност повече от авансовото плащане, тогава надвишаване на разходите възстановени му от касата на организацията въз основа на одобрен отчет за разходите. Тази операция се извършва чрез публикуване:

D 71 - възстановяване на разходите на служителя, надвишаващи сумата на авансовото плащане

Ако служител не се върна отчетна сума навреме в рамките на месец(давност) по заповед на ръководителя на предприятието, тя трябва да се приспада от заплатата на служителя.

Тази операция се изпълнява чрез публикации:

D 94 - отчетената сума не е върната навреме

D 70 - удържал от заплатата на служителя невъзстановената отчетна сума

Докато дължимата сума се изплати навреме на служителя, тя се счита за заем към него. В този случай трябва да се изчисли материалната полза от използването на привлечени средства. Ако дългът ще бъде отписан за сметка на организацията, тогава тази сума трябва да бъде включена в общия доход на служителя и да удържа данък върху личните доходи от него.

Отчитане на селища с персонал за други операции.

поддържана по сметка 73 „Разплащания с персонал за други операции“ (A - P) По сметката могат да бъдат открити субрактури: 73-1 „Разплащания по предоставени заеми“;

73-2 "Изчисления за обезщетяване на материални щети";

73-3 „Плащания за стоки, предоставени на кредит“;

73-4 "Изчисления за застраховка" и т.н.

Счетоводството на отчетни суми се извършва с цел обобщаване на данните за състоянието на селищата. По-конкретно, се разплащанията се записват със служители, на които са били предоставени авансови плащания за различни нужди.

Какви са сетълментите с отговорни лица?

За сетълмент със служители се използва извънбалансова сметка 71. Тя трябва да бъде внимателно наблюдавана от ръководството на организацията. Тази сметка записва сумите, издадени на служителя под отчета. Предполага се, че тези пари ще бъдат насочени към конкретни цели:

Плащане за различни услуги.
Придобиването на канцеларски материали.
Закупуване на бензин за служебни автомобили.
Купуване на билети за командировки, заплащане на жилище под наем.
Придобиване на офис техника.

За да получи средства за доклада, служителят трябва да състави изявление. Той описва издадената сума и целта на разходването. Списъкът на отговорните лица е посочен в реда на ръководителя. В списъка трябва да регистрирате тази информация:

Информация за служителя (име, длъжност).
Разходване на цели.
Количество.

Например поръчката на мениджъра показва, че Иван Иванов може да получи 10 000 рубли под доклада. Не можете да му дадете повече от тази сума. Изключение е обаче надбавката за пътуване. Човек, който пътува в командировка, може да получи всяка сума. Трябва обаче да има подходяща поръчка, която да бъде изпратена в командировка.

Списъкът на отговорните лица може да включва само финансово отговорни служители. Тоест, те са мениджъри, техни заместници, началници на отдели, складове. Непълнолетните не могат да бъдат финансово отговорни или отговорни.

След като похарчи парите, специалистът трябва да отчете своите разходи. Той е длъжен да състави и прикачи към него документи, потвърждаващи посоката на разходване. Отчетът се изпраща до счетоводния отдел. Служителят не може да получи нова сума, преди да отчете старата.

Нормативно регулиране

Разплащанията с отговорни лица се уреждат от следните разпоредби:

Федерален закон „За счетоводството“ № 402 от 6 февруари 2011 г.
Наредба за счетоводството (част 10/99 „Разходи“).
Сметка и инструкции за нейното използване.
Местни актове на самата организация.

Основният документ, въз основа на който се извършват изчисленията, е Процедурата за извършване на касови операции № 40, установена с решение на Съвета на директорите на Централната банка от 22 септември 1993 г.

Счетоводна процедура

По правило целта на харченето на пари е закупуване на услуги или стоки. В този случай служителят ще действа от името на компанията. Следователно правилата, свързани с юридическите лица, ще се прилагат за операцията. Максималният размер на сетълмента между юридически лица е 100 000 рубли въз основа на Банкова директива № 1843-U от 20 юни 2007 г. Ако този лимит не бъде спазен, длъжностните лица ще бъдат изправени пред глоба от 4000 до 5000 рубли. Глобата за юридическите лица ще бъде 40 000-50 000 рубли.

Издаването на средства за доклада изисква спазване на следните стандарти:

Отчетът за разходите трябва да бъде представен на счетоводния отдел в рамките на 3 дни след датата на изразходване.
Сумата може да бъде получена само от лицето, на което е предназначено.
Нов аванс може да бъде получен само след съставяне на отчета за предходната сума.

Управителят трябва да издаде заповед за процедурата за издаване на суми. Този документ определя следните точки:

Списък на служителите, които имат право да получат сумата по доклада.
Срокът, за който са предоставени парите.
Процедура за авансово плащане.

Отчетните лица, които са посочени в заповедта, трябва да бъдат запознати с нея подпис. Процедурата за издаване и дебитиране на средства трябва да бъде записана в счетоводната политика.

Средствата се предоставят въз основа на писмено заявление. Той трябва да бъде изпратен до ръководителя на компанията. Пари се издават само ако мениджърът вземе предвид изискванията в

разумно приложение. В този случай ръководителят трябва да изпрати подходяща заповед до счетоводния отдел.

Изплатените средства се отписват въз основа на авансовия отчет, изготвен от отговорното лице. Към него са приложени документи, потвърждаващи операцията: чекове, разписки, договори. За счетоводни цели те могат да се използват само ако са съставени в унифицирана форма.

Когато проверявате отчетите, трябва да обърнете внимание на следните точки:

Информацията за касовите и разписките за продажби трябва да бъде сходна. Датите в документите не трябва да изпадат през почивните дни.
Разписката трябва да съдържа всички необходими данни. Подписът и печатът на касата също трябва да присъстват.
Конкретен списък на закупените артикули трябва да се запише в разписката за продажба. Например не „канцеларски материали“, а „химикалки, моливи и тетрадки“.

След транзакцията служителят може да остане пари. Балансът трябва да бъде върнат на касата на базата на. Също така средствата за операцията може да не са достатъчни. Тоест служителят ще трябва да добави парите си към сумата. Превишаването на разходите се компенсира на служителя също по парична заповед.

Какво трябва да направя, ако след транзакцията служителят има останали средства, но той не ги върна в касата? В този случай мениджърът може да задържи средства от заплатата. Основата за събиране е член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация. Това обаче е възможно само ако са изпълнени следните условия:

Удържането може да се извърши в рамките на един месец от датата на връщане на баланса.
Степента на задържане не може да бъде повече от 20%.
Служителят се съгласява с основанията и размера на удръжките.
Има писмено изявление от служителя, че е съгласен с процедурата.

Важно! Ако обсъжданите условия не са изпълнени, работодателят може да оспори приспадането.

Отчитане на счетоводни суми

В счетоводството сумите за отчитане се записват по дебита на сметка 71 и кредита по сметка 50. Можете да издавате средства както по банков път, така и в брой. Първият метод е удобен за прехвърляне на командировки. Парите могат да се прехвърлят на корпоративна банкова карта. Украсена е на YL. Моля, обърнете внимание, че при извършване на плащания чрез картата, банката ще начисли комисионна. Това трябва да се вземе предвид при определяне на основание на член 264, параграф 1 от Данъчния кодекс.

В счетоводството плащанията по корпоративни карти ще бъдат отразени в тези публикации:

DT55 KT51, 52. Прехвърляне на пари от разплащателна сметка към картова сметка.
DT91 KT55. Плащане на банкова комисионна.

Предоставянето на карта на служител на фирмата ще се записва като издаване на финансови документи под отчета. Тези публикации се приемат:

DT71 CT50, субратор 3. Представяне на платежна карта на служител по номиналната му стойност под отчет.
DT71 KT57. Теглене в брой. Вписването се извършва въз основа на касови бележки от банкомати.
DT50, субратор 3 KT71. Връщане на платежната карта по нейната номинална стойност.

Фотокопиите се препоръчват за всички постъпления и проверки. Това се дължи на факта, че проверките са склонни да избледняват. Следователно от тях не може да се получи информация. Разходите за представителство трябва да се извършват, като се използват следните публикации:

DT26 KT71. Представителни разходи.
DT26 KT71. Приемане на дневни суми.
DT70 KT68.01. Начисляване на данък върху доходите на физическите лица върху разликата между дневните суми.
DT10 CT60. Публикуване на материали.
DT71 KT50. Издаване на превишаване на разходите на служителите.

Публикуванията се правят въз основа на поръчки, доклади, разписки и проверки.

Последни статии

Популярни статии

Избор на редакторите

21.06.2020

Перспективи за развитие на индустрията
Според резултатите от миналата година руският БВП възлиза на 92 трилиона рубли. - увеличение с 1,5%, каза Росстат. Министерството на икономическото развитие отбеляза по-бърз растеж ...
21.06.2020

Бюджетен дълг: спорни въпроси на правната регулация и счетоводството
Почти всяко модерно предприятие оперира не само за сметка на собствените си средства или печалби, но и чрез използването на заети пари ....
21.06.2020

Жизнени показатели
Задача 1 на определен предмет на Руската федерация е 1,223 735 души. През годината в лечебните заведения са регистрирани общо 1615 660 ...
21.06.2020

Преглед на организацията
Формуляр 1-предприятие е федерален доклад за статистически мониторинг за 2018 г., който ще трябва да бъде представен на много компании, които попадат в специална извадка ...
21.06.2020

Лидер в стратификацията на градския доход в подгрупите
Това беше записано от експерти на RANEPA, като анализираха данните на Росстат. Коефициент, който показва разликата между доходите на 10% от най-богатите и 10% ...