Издаване на пари за командировка в брой и на карта

Инициативата за командировка на служител винаги идва от работодателя, тъй като в процеса на работа ще бъдат решени въпросите (въз основа на определението за командировка в член 166 от Кодекса на труда). Следователно организацията трябва да осигури на служителя всичко необходимо за пътуването, на първо място - пари. Правата на работниците са защитени от Кодекса на труда, където член 168 гласи, че на командировъчния трябва да се дават пари за командировка - за пътуване, наем на жилище и дневни. Колко да платите зависи от очакваните разходи и продължителността на пътуването.

Постановление на правителството от 13.10.2008 г. също е посветено на командировките. No 749, където в параграф 10 директно е предвидено, че издаването на аванс за командировка е задължително. Тези. служителят не трябва да ходи за своя сметка.

Конкретната издадена сума трябва да се основава на предварителна оценка на цената на билетите и настаняването, както и на размера на дневните, определен от местните разпоредби на организацията.

1. Заявление за издаване на аванс за пътни разходи

2. Заявление за издаване на подотчет от директора

3. Заявление за издаване на аванс по картата

4. Издаване на пътни разходи от касата

5. Предварителни осчетоводявания за пътни разходи

6. Командировка без авансово плащане

И така, да вървим по ред. Ако нямате време да прочетете дълга статия, гледайте краткото видео по-долу, от което ще научите всичко най-важно по темата на статията.

(ако видеото не е ясно, в долната част на видеоклипа има зъбно колело, щракнете върху него и изберете 720p качество)

По-подробно, отколкото във видеото, ще анализираме темата за авансово плащане за командировка по-късно в статията.

1. Заявление за издаване на аванс за пътни разходи

Така че, ако служител отива в командировка, тогава той трябва да даде пари. Но не можете просто да вземете парите и да ги дадете на служителя.

Първата стъпка, която трябва да се направи и която ни е посочена в клауза 6.3 от Директивата за централната банка от 03/11/2014. No 3210-У, това писане на изявление... Тъй като издаването на пари за командировка се извършва с изготвяне на разходен касов ордер (CSC) и се съставя само според заявлението, въз основа на него.

Няма стандартен формуляр за такова изявление, Индикацията само ни информира за това в него трябва да присъства:

• сума в брой;
• срокът за издаване на пари в брой;
• подпис на управителя;
• дата.

Заявлението се пише както обикновено, на името на директора или лицето, на което е делегирано да взема решения за издаване на средства по сметката. Също така в заявлението трябва да се посочи за каква цел трябва да бъдат издадени парите. Могат да бъдат предоставени и изчисления, които да обосноват сумата.

Как може да се попълни заявление за авансови пътни разходи може да видите в примера по-долу.

Директор на LLC "Албатрос"

Ястребова Я. Я.

от инж. Орлов О.О.

Моля ви да издадете пари в брой в размер на 10 000 (десет хиляди) рубли за пътни разходи за период от 7 (седем) календарни дни.

27.06.2016 ОрловОрлов О.О.

касиер счетоводител КарасеваК. К. Карасева

Одобрявам въпроса:

директор ХоуксЯстребов Я. Я.

Преди ръководителят да подпише изявлението, трябва да решите Дължи ли служителятза предишни отчетени суми. Ако е така, тогава заявлението не може да бъде прието. Първо, служителят трябва да изплати дълга по предишния аванс.

В тази връзка е целесъобразно да се предостави виза за счетоводен служител в листа за кандидатстване, която ще отбележи наличието или липсата на дълг на служителя по предишни аванси.

След като заявлението получи виза от счетоводния отдел, мениджърът може да го подпише.

2. Плащане на аванс за командировка до директора - имате ли нужда от заявление?

Не само обикновените служители на организацията отиват в командировки, но и самият директор. Инструкцията не прави изключения за него, от което може да се заключи, че писането на изявление за него е задължителна процедура.

Тогава се оказва, че той самият пише и се подписва? Тъй като в Упътването пише също, че заявлението трябва да бъде подписано от управителя. В такива ситуации би било по-логично да се изготви заповед, но нейното съставяне не е предвидено в Директивата, а се изписва директно.

Следователно е необходимо заявление за издаване на подотчет от директора, той хем го пише, хем го подписва. Може да изглежда странно, но определено не е грешка. И освен това, формулировката в изявлението може да бъде леко коригирана и вече ще изглежда много по-логично. Вижте примера по-долу.

В Албатрос LLC

от директора Ястребов Ю. Я.

Заявление за издаване на пари по сметка

Необходимо е да се издадат пари в брой в размер на 10 000 (десет хиляди) рубли за пътни разходи за период от 7 (седем) календарни дни.

директор ОрловОрлов О.О.

Състоянието на разплащанията със служителя за предварително издадените суми:

Няма задлъжнялост на служителите за предварително издадени отчетни суми.

касиер счетоводител КарасеваК. К. Карасева

Ситуацията е по-проста в големите компании, където самият изпълнителен директор не подписва декларацията за отчетност, а правомощията по този въпрос са делегирани на друг служител, например финансов директор. Следователно в такава ситуация генералният директор ще напише изявление, а финансовият директор ще подпише.

Не забравяйте, че заявлението е задължителен документ. Ако парите се издават за командировка без тях, тогава съществува риск от глоба до 50 хиляди рубли. по чл. 15.1 Административен кодекс.

3. Заявление за издаване на аванс по картата

В някои случаи е по-удобно служителят да получава отчетни пари не в брой, а на пластмасова карта. Възниква въпросът, необходимо ли е да се пише заявление за това? Ако буквално следвате Инструкциите, тогава приложението е задължително само ако парите са издадени в брой (клауза 6.3 от Инструкцията).

Но Министерството на финансите в своите обяснения (писмо от 25.08.14 г. № 03-11-11 / 42288) се придържа към друго мнение и уточнява, че е необходимо да се вземе писмено заявление, дори ако парите бъдат преведени по картата. Дори само защото ще съдържа реквизитите за прехвърлянето.

Директор на LLC "Албатрос"

Ястребова Я. Я.

от инженер А. А. Чайкин

Заявление за издаване на пари по сметка

Моля ви да преведете средства по банковата ми карта срещу отчет в размер на 10 000 (десет хиляди) рубли за пътни разходи за период от 7 (седем) календарни дни.

Данни за банкова карта:

Име на банката: PJSC "Promsvyazbank"

BIK: 045402790

Кореспондентска сметка: 30101810800000000790

Номер на лична сметка: 40817840500409007051

27.06.2016 ЧайкинА. А. Чайкин

Състоянието на разплащанията със служителя за предварително издадените суми:

Няма задлъжнялост на служителите за предварително издадени отчетни суми.

касиер счетоводител КарасеваК. К. Карасева

Изброяването е разрешено:

директор ХоуксЯстребов Я. Я.

В допълнение, такова изявление ще потвърди, че картата е това са отчетните пари, които са изброениа не други приходи. А от доходите трябва да удържате данък върху доходите на физическите лица. Също така, не забравяйте да посочите при прехвърляне в целта на плащането, че това са отчетни пари.

Ако имате Наредба за издаване на средства за отчета, тогава напишете в него, че средствата могат да се издават на служителите както в брой, така и на карти. Пример за формулировката е по-долу.

Средствата срещу отчета за командировки и служебни разходи се издават в брой от касата или се превеждат по банковите карти на служителите.

Начинът на издаване на средства се урежда от директора за всеки отделен случай.

Независимо от начина на получаване на пари (в брой или на карта), служителите връщат неизразходваните суми в брой в касата на компанията.

4. Издаване на пътни разходи от касата

И така, направихте изявление. Следващата стъпка е директно издаване на пари за командировка от касата. Въз основа на заявлението счетоводителят съставя и подписва ордер за изходящ паричен поток под формата на КО-2(одобрено с постановление на Държавния комитет по статистика от 18.08.98 №88).

В касата има и поле за подпис на управителя. Но ако ръководителят вече е подписал заявлението и въпросът е разрешен, тогава неговият подпис не се изисква на касата. Но за да е ред, можете и вие да го поставите.

Процедурата за издаване е подробно описана в клаузи 6.1-6.3 Инструкции.

Средствата се издават или на командирован работник лично, или на друго лице с пълномощно, при представяне на паспорт. Пълномощното за еднократно издаване е приложено към услугата за разплащане в брой. Пълномощно за няколко броя, след това заверено копие се прилага към касовия разчет, а оригиналът се съхранява от касата.

Данните за паспорта на лицето, получило парите, са посочени в касата. Дори ако получателят е самият служител, паспортните данни трябва да бъдат посочени.

След като получателят бъде идентифициран, процедурата е както следва:

1. Касиерът приготвя необходимата сума пари.
2. Получателят се подписва на касата и посочва с думи сумата, ако не е разпечатана.
3. Касиерът преброява парите отново пред очите на получателя и ги превежда.
4. Ако е необходимо, самият получател, пред очите на касата, преброява парите
5. Касиерът подписва касовия апарат.

Пътни надбавки от касата на организацията могат да се издават от следните фондове:

• получени от разплащателната сметка на организацията
• получени в касата от продажба на стоки, работи, услуги.

Невъзможно е да се издаде авансово плащане за командировка от средства, които се приемат от граждани като плащания в полза на други лица.

Прехвърлянето на отчетни пари към картата се извършва чрез изпращане на платежно нареждане до банката, в което се посочват данните за получателя, отразени в заявлението на служителя, като това плащане се определя в назначаването като отчетна сума.

5. Предварителни осчетоводявания за пътни разходи

Сега нека видим как въпросът с парите за командировка се отразява в счетоводството. Авансовите транзакции за пътни разходи ще бъдат много прости:

1. Парите се издават от касата:

Дебит 71 - Кредит 50

1. Парите се превеждат на картата:

Дебит 71 - Кредит 51

Пример

Заместник-директор на Албатрос LLC Филинов С.С. На 27 юни от касата са отпуснати средства за справка за командировка въз основа на заповед за командировка и заявление.

Моля, имайте предвид, че освен обикновените банкови карти (основно карти за заплати) на служителите, за издаване на отчет могат да се използват и корпоративни карти. Парите за това се превеждат от разплащателната сметка и се записват на отделна специална сметка:

Дебит 55 - Кредит 51

В този случай в момента на издаване на картата на служителя, осчетоводяването за издаване за отчета не се извършва. И само когато служител плати нещо с тази карта или тегли пари от нея, ще се появи публикация за издаване на пари за отчет:

Дебит 71 - Кредит 55

Процедурата за работа с корпоративни карти е предписана в местния регулаторен акт на организацията.

Пример

P.P. Перепелкин, ръководител на службата за доставки на Albatros LLC. На 27 юни беше издадена корпоративна карта за плащане на пътни разходи. На 28 юни той изтегли пари в брой от картата в размер на 2000 рубли. На 29 юни хотелът плати 5000 рубли с карта. Банковото извлечение потвърждава дебитирането на средства от картата.

Извършени счетоводни записвания:

6. Командировка без авансово плащане

Издаването на пари за командировка обаче не винаги върви идеално гладко. Такива ситуации могат да развалят случая:

1. Организацията не разполага с пари в касата за издаване поради:

• временни финансови затруднения
• спешна командировка, когато няма време за теглене на пари от сметката.

1. В касата има пари, но директорът трябваше спешно да отиде в командировка и нямаше време да реши въпроса с авансовото плащане.

В случая се оказва, че на служителя не се дава аванс от касата и той пътува за своя сметка, т.е. това е командировка без авансово плащане. Впоследствие, при пристигане, разходите ще бъдат възстановени. Това нарушение ли е?

Да, това е нарушение на чл.168 от Кодекса на труда, тъй като е задължително авансово плащане за пътни разходи преди пътуването. За командировка без авансово плащане заплашва отговорност за нарушаване на трудовото законодателство(член 5.27 от Административния кодекс):

- административна глоба за длъжностно лице или индивидуален предприемач: в размер на 1000-5000 рубли;

- административна глоба за юридическо лице: в размер: 30 000-50 000 рубли.

Как да издадете пари от касата за командировка в 1C: Счетоводна програма 8 изд. 3.0 гледайте във видео урока:

Как се издават пари за командировка във вашата организация - в брой или на карта? Срещали ли сте трудности при издаването на проблема? Моля, споделете в коментарите!

Издаване на пари за командировка в брой и на карта