Битови стоки: как да изчислите разходите за доходи, когато получите работа. Как се прави счетоводство в търговията на дребно

Изглежда, че най-трудният етап от отварянето на магазин, свързан с регистрацията му, намирането на помещения, установяването на контакти с доставчици и започването на търговия, е завършен и можете да дишате по-лесно. Веднага обаче възниква друг въпрос: как да се водят записи на стоки в магазин? Успехът на дейността, печалбата и липсата на проблеми с контролните органи зависи от това.

Правилното счетоводство ви позволява да контролирате финансовите дейности и да анализирате успеха им. Счетоводният резултат е основа за съставяне на отчетна документация.

Видове счетоводство

• Според количеството на оставащите стоки.За целта данните за всяко име на продукт се въвеждат на отделен ред. Следващите колони показват наличността на продукта, броя на продадените единици и изчисляване на баланса.
• Според сумата, посочена в документите.За целта закупената стока се записва в касовата бележка, като се посочва нейната продажна цена. След приспадане на приходите се получава прогнозен баланс, който се сравнява с действителния баланс.

Управление

Стоките, получени в магазина, трябва да бъдат записани. За целта е необходимо да се запише количеството и цената му в счетоводни документи. Основата са фактури, касови бележки и разписки. С тяхна помощ впоследствие се изчисляват данъци и се изготвя отчетност.

В зависимост от големината на магазина и броя на служителите, работещи в него, счетоводството може да бъде организирано по различни начини. Продавачите могат да прехвърлят стоки един на друг при смяна на смени. Ако се предвижда да се извършва счетоводство за определен период, тогава в комисията трябва да бъдат включени представители от различни смени.

За всяко име на продукт е необходимо да се изчисли балансът. Полученият резултат трябва да бъде отразен в счетоводния отчет поотделно за всяка позиция. След това е необходимо да добавите разходите за продукти, получени през разглеждания период, към баланса след предишното счетоводство. Може да се вземе от фактурата.

Извадете приходите от получения резултат и отпишете стоките. Сравнете резултата с действителния баланс. В идеалния случай стойностите трябва да съвпадат.

По време на проверка може да се установи липса или излишък. Необходимо е да получите писмени обяснения от продавачите, които са работили през отчетния период, и да съставите протокол.

Недостигът може да бъде причинен от повреда на оборудването. Това трябва да се провери чрез обаждане на служител на сервизната компания. Ако фактът се потвърди, тогава недостигът се отписва в графата за разходи.

Всеки счетоводен документ трябва да бъде изготвен в съответствие с изискванията. Винаги трябва да проверявате наличието на подписи, печати и точността на информацията. При получаване на стоката от доставчика е необходимо да проверите нейната комплектност и безопасност. Ако има щети, трябва да се състави протокол.

Никой не е гарантиран срещу малък дефицит и има нужда от отписване на стоките. За да направите това, можете да посочите причината за отписването като разходи за организиране на търговия или реклама (дизайн на витрина, представяне на продукти) или като стоки, които са станали неизползваеми.

Въпрос:Какъв е най-добрият начин за организиране на отчитането на стоките и контрола върху продавачите, работещи на смени?
Отговор:След края на смяната трябва да има повторна проверка със запис в дневника. В трудовия договор трябва да бъде включена и разпоредба за финансова отговорност.

Въпрос:Как да следите стоките в магазин с помощта на специализирани програми? Трябва ли да се използват за малки обеми продажби?
Отговор:Има много налични програми, които правят счетоводството по-лесно и по-рационализирано. Опитът показва, че дори в малък магазин те са ефективни и се изплащат доста бързо.

Въпрос:На какви етапи от движението на стоките трябва да се водят записи?
Отговор:Счетоводството започва от момента на получаване на стоките. Първо се записва пристигането му, след това продажбата или отписването му. В края на деня или седмицата балансите се проверяват.

Инструкции

При внимателно водене на счетоводството счетоводните данни ще ви бъдат полезни във всяка ситуация. Затова го провеждайте, дори ако законът ви позволява да не правите това във вашия случай. Във всеки случай ще попълните необходимите данъчни документи (за фискалните власти), а управленското счетоводство, основано на счетоводството, ще е необходимо за анализ на много аспекти, отчитане на стоките и определяне на ефективността на магазина.

Наемете професионален счетоводител, за да не се притеснявате за висококачествено и навременно счетоводство, задълбочавайки се във всички нюанси. По този начин винаги ще имате под ръка всяка необходима информация, чиято уместност и точност е гарантирана за вас. В същото време караницата с входящи и изходящи документи, тяхното синтезиране и анализиране, ще ви заобиколи. Този метод е най-скъпият, но и най-надеждният. В лицето на счетоводителя ще намерите добър помощник.

Свържете се с фирма, специализирана в предоставянето на счетоводни услуги. Има много от тях и цената на предоставената счетоводна помощ варира. Това зависи от имиджа на компанията, удобната взаимна комуникация, наличието (или липсата) на застраховка и обема на работата. Ще платите по-малко, отколкото ако сте наели личен счетоводител. Но има голяма вероятност вашият бизнес да се управлява от различни хора, които не се интересуват от специфичните характеристики на вашия магазин.

Уговорете в договора пълна поддръжка от въвеждането на първичната документация до изпращането на данъчни декларации. Или направете сами въвеждането и синтеза на първичните данни и възложете само функциите за обработка на информацията, която сте събрали. Поставете условие да ви консултира срещу заплащане по определени въпроси. Големият недостатък в тази ситуация ще бъде необходимостта от постоянно транспортиране или изпращане на документи до компанията, като предварително сте ги събрали и разпределили по видове.

Водете сами записите на магазина си. Всичко, от което се нуждаете, е желание да разберете всичко и време. Купете специализирана програма (най-често срещаната от тях е 1C: Accounting) с адаптация към търговията, която до голяма степен автоматизира процеса. С него от вас ще се изисква само максимално пълно и навременно въвеждане на входящи документи. Тя ще свърши останалото вместо вас.

Разработете свои собствени счетоводни регистри, които ще бъдат най-удобни за вас. Те трябва да отразяват информация за получаването и разхода на стоки (за проследяване на салда), да натрупват сумата на разходите (за анализ на разходите), да проследяват ежедневните суми на паричните постъпления и депозити в банката (за изчисляване на приходите и паричния баланс), да натрупват заплати заедно с плащането им (за изключване на дълга), покажете количеството на доставките и тяхното изплащане навреме (за изключване на надплащания или неустойки за забавено изплащане на дълг) - и много повече, което е необходимо всеки ден при извършване на търговски дейности.

източници:

• счетоводител в магазина

Най-важното е правилното водене на записи. В този случай е достатъчно да си припомним счетоводните книги на търговци, църковни служители и др. Правилното счетоводство винаги ще помогне за запазването на стоките и избягването на отпадъците. Най-лесният начин е да поддържате компютърни записи и да използвате счетоводна програма като Accounting 1C. Автоматично изчислява стоката, нейната данъчна надценка и др. Ако не е възможно да се намери легална версия на продукта, има друг изход. Можете да използвате стандартна документация за приходно-разходна книга. За целта е необходимо да се създаде счетоводно отчитане на стоково-транспортния документооборот. Някои производствени разходи също не трябва да се отхвърлят.

Ще имаш нужда

• счетоводна книга, търпение, стелажи или контейнери за временни опаковки за периода на отчитане.

Инструкции

Отчитането на стоките трябва да се извършва постоянно, с определена честота. Предупреждението срещу отпадъци зависи от това. В някои случаи ще трябва да закупите стоките сами. Тази опция. Може да се равнява на прикриване на присвояване. Постоянното използване на такава схема на практика е напълно нерентабилно.

Процедурата за пряко осчетоводяване трябва да се извърши от момента на получаване на стоките до момента на тяхната продажба или отписване в съответствие с позициите за отписване. Първата стъпка е регистрация на пристигането. Втората стъпка е при продажба, като се вземе предвид съвпадението на паричните постъпления с количеството продадени стоки. Съвременните системи за проследяване работят с баркодове. В този случай всички данни автоматично се прехвърлят към общ компютър и незабавно се изтеглят от акаунта.

Остатъците се проверяват всеки ден, когато обемът на продадените стоки е малък, или няколко пъти седмично, ако оборотът се увеличи.

Видео по темата

Забележка

Използването на някои формулировки при отписване на стоки изисква документално доказателство. Това могат да бъдат действия по изхвърляне, действия по връщане на стоки на производителя, действия по ставане на стоки неизползваеми и др. По правило възможността за използване на конкретен акт трябва да отговаря на местното законодателство и да не противоречи на федералното законодателство.

Полезен съвет

Един или повече хора могат да следят стоките. Във втория случай обаче е много по-лесно да се направи. Счетоводните книги трябва да бъдат дублирани с транспортна и касова документация.

източници:

• стокова счетоводна книга

Счетоводното отчитане на получените стоки и приходи се извършва в съответствие с Федералния закон № 129 и „Наредбите за счетоводната отчетност“. Всяка организация има право самостоятелно да реши колко често да записва стоките, но това трябва да се прави най-малко веднъж на всеки три месеца, тъй като докладът до данъчната служба се подава най-малко веднъж на тримесечие.

Ще имаш нужда

• - комисионна;
• - фактура за действителното салдо на стоките;
• - фактури за получени стоки;
• - фактура за салдо към момента на предходно счетоводно отчитане;
• - фактури за консумативи.

Инструкции

За да извършвате счетоводство в магазин за търговия на дребно, създайте комисионна. Той трябва да включва екипни продавачи, ако счетоводството се извършва по време на прехвърляне на смяна. Ако счетоводството се извършва за периодите на работа на всички екипи, тогава преброяването на стоките може да се извърши от няколко продавачи от различни екипи.

Също така в комисията включете представител на администрацията, счетоводител и старши продавачи на всички смени.

Изчислете действителния баланс на стоките в магазина за всички позиции поотделно; включете всеки вид продукт в счетоводния лист като отделен ред.

След приключване на счетоводството, счетоводителят извършва останалата част от работата. Счетоводителят изчислява салдото на стоките след предишното счетоводно отчитане, добавя стойността на получените стоки според всички фактури, изважда приходите и отписването на стоките според фактурите. Полученият резултат трябва да съвпада с действителния баланс на стоките в магазина в деня на осчетоводяването.

Ако има излишъци, всички те се включват в приходите на точката на продажба. Липсата трябва да бъде погасена от продавачите на екипа или всички екипи, работещи през отчетния период.

Ако се установи недостиг, отново съберете комисия от присъстващите по време на счетоводството. Съставете протокол за липси, изискайте писмено обяснение от всички продавачи и издайте писмено порицание с наказание.

Ако продавачите твърдят, че недостигът се дължи на дефектно измервателно оборудване, обадете се на представители на сервизната компания. В присъствието на членовете на комисията представител на техническата фирма е длъжен да провери оборудването и да даде писмено становище за изправността или неизправността на средствата за измерване. Ако се установи неизправността им, тогава продавачите не са виновни за недостига, така че отпишете целия недостиг като разходи на компанията или издайте фактура на компанията за поддръжка.

Ако се окаже, че измервателните уреди работят изправно, продавачите се задължават доброволно или принудително да изплатят липсата.

Трудовата книжка е основният документ, който потвърждава факта на работа в определена компания. Формуляри за нови трудови книжки се издават от работодателя. Кадровата служба води отчет за тях в съответната книга. Документът за движението на формуляри и книжни вложки е одобрен със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 69.

Ще имаш нужда

• - формуляр за трудова книжка;
• - фирмени документи;
• - формуляри на трудови книжки, вложки в тях;
• - заповеди на фирмата относно персонала;
• - документи на служителите;
• - персонал;
• - документ за закупуване на формуляри за трудова книжка;
• - заповед на директора за назначаване на отговорник за поддържане на трудовите досиета.

Инструкции

Задължително е работодателят да води трудова книжка. В противен случай се нарушават правните норми и се налага административна отговорност под формата на глоба. Затова не забравяйте да създадете такъв документ, ако възнамерявате да регистрирате служители в компанията.

На заглавната страница на книгата напишете пълното име на компанията, което съответства на името на организацията, посочено в устава или друг учредителен документ. Ако OPF (организационна правна форма) на дружеството съответства на индивидуален предприемач, посочете паспортните данни на лицето, регистрирано като индивидуален предприемач. Въведете датата, на която книгата е отворена. Срокът за съхранение на документите е 50 години, което е закрепено в закона. Пребройте точно този период и напишете датата, месеца, годината, до която трябва да запазите книгата.

Със заповед (заповед) на ръководителя на организацията се назначава отговорен служител за поддържане на счетоводната книга. На първата страница посочете периода, през който служителят по човешки ресурси въвежда информация за трудовите книжки, формулярите и вложките в тях. Запишете вашите лични данни, длъжността на специалиста, както и данните от административния документ, който определя отговорността за поддържане на счетоводната книга.

В първата колона на втората страница на книгата посочете поредния номер, във втората, третата и четвъртата колона напишете датата, на която е създаден формулярът на трудовата книжка и е попълнен в съответствие с правилата. Когато наемате специалист, който преди това е направил записи в документа, потвърждаващ неговата трудова дейност, въведете деня, месеца и годината на регистрация на служителя във фирмата.

В петата колона на книгата напишете личната информация на служителя, собственик на трудовата книжка. В шестата колона въведете данните за документа, а именно: серия, номер на книга, вмъкнете в него. В седмата колона посочете името на длъжността на специалиста, който е получил нова трудова книжка или е предал попълнения документ на работодателя.

В осмата колона на счетоводната книга напишете името на фирмата, отдела (службата), където е регистриран служителят. В деветата колона се вписват номерът и датата на заповедта, в съответствие с която е сключен трудовият договор. В десетата колона се поставя подписът на отговорното лице, което е приело трудовата книжка от служителя и е започнало нова. В единадесетата колона се посочва сумата за закупуване на празен формуляр, който се събира от специалиста.

В дванадесетата и тринадесетата колона се вписват номерът и датата на заповедта за уволнение и се поставя подписът на служителя, на когото се издава трудова книжка при прекратяване на трудовото правоотношение.

Видео по темата

източници:

• Книга за движение на трудови книжки и вложки в тях

Счетоводството на стоките може формално да бъде разделено на три етапа: получаване, движение до местата за съхранение и продажба. При получаване от продавача, в съответствие със закона, стоките трябва да бъдат придружени от документи като товарителници, разписки за доставка, фактури и др. Ако не са предоставени всички документи при доставката, тогава стоките се регистрират по комисионно споразумение и се издава сертификат за приемане.

Инструкции

Напишете пълномощно на служител на организацията, който ще приеме стоки, получени по железен договор или по въздух. Той трябва да дойде на мястото на получаване на стоката с паспорт. При приемане на стоки на гарата или пристигане с други транспортни средства, представителят трябва да провери състоянието на транспортното място (вагон или контейнер), в което са доставени стоките, в присъствието на представители на превозвача. След това той приема стоките според товарителницата, единият екземпляр от който остава при продавача, а другият трябва да бъде прехвърлен на вас като купувач.

При получаване на стоката в склада, копие от фактурата и придружаващите я документи трябва да бъдат представени в счетоводството.

Ако количеството на стоката или нейното качество не съответства на представените документи, тогава напишете декларация, в която трябва да бъде подписан подписът на служителя, който приема товара, и представителя на доставчика.

След получаване на стоката, запишете номера и датата на придружаващите я документи в книгата (дневника) на пълномощните.

Напишете разписка за получаване, която записва получаването на стоките в склада. Ако сте платец на ДДС, тогава сделката трябва да съдържа документ като фактура. Запишете получаването му в книгата за покупки.

Когато продавате стоки, изпишете фактурата в четири екземпляра: първите два остават при вас (за осчетоводяване и за осчетоводяване в склада), другите два се дават на купувача (за осчетоводяване и доставка до склада на купувача).

За приемо-предавателния протокол, ако сте платец на ДДС, задължително изпишете фактура в три екземпляра. Запазете едно копие за себе си, а другите две дайте на купувача. Фактурите трябва да се съхраняват и записват в книгата за продажби.

Ако складът към момента на транзакцията не разполага с необходимото количество стоки, тогава изпишете фактура с действителното количество освободени стоки. Купувачът или негов представител трябва да се подпише за получаване на стоката върху известието за доставка. Той проверява наличността на стоки, документи, сертификати за качество и др. След това финансово отговорното лице доставя стоките на територията на склада на своята организация и ги прехвърля на склада.

Ако сте платец на ДДС, изчислете дължимия към бюджета данък върху добавената стойност въз основа на книгата за покупки и книгата за продажби.

Докладвайте до регулаторните органи въз основа на документи, получени и издадени по време на процеса на търговия.

Забележка

Обърнете внимание на попълването на документите и тяхното съответствие със счетоводните изисквания. Документите трябва да съдържат подписи и печати на двете страни, всички редове и колони на фактурите и фактурите трябва да са попълнени и точни.

Полезен съвет

При получаване на стоките от доставчика задължително проверете безопасността на стоките след транспортиране и документирайте щетите им в присъствието на представител на доставчика.

Търговията на едро е вид сделка, при която стоките, за които са платени пари, не се прехвърлят на крайния потребител. Предназначен е за последваща препродажба. По правило обект на покупко-продажба са цели партиди стоки - големи или малки.

Инструкции

Помислете какъв тип търговия на едро искате да правите. Съберете възможно най-много информация, за да направите това, направете маркетингов анализ, идентифицирайте потребителското търсене.

Обърнете специално внимание на гамата от предлагани продукти. Добре е, когато продуктовата гама е обширна и разнообразна, но от друга страна широката гама изисква големи разходи, които не винаги се изплащат бързо (някои стоки могат да останат, например). Следователно основата на номенклатурата трябва да бъде най-популярните и печеливши продуктови групи.

Изберете внимателно доставчиците на вашите продукти. Не преследвайте евтиността, тъй като в някои случаи това е следствие от ниско качество.

Ценовото ниво на вашите стоки не трябва да бъде по-високо от средното за пазара, тъй като това ще изплаши по-голямата част от клиентите. Напротив, когато е възможно, опитайте се да ги поддържате по-евтини от вашите конкуренти. Дори разликата да е чисто символична, тя привлича добре клиенти от психологическа гледна точка.

Изберете квалифициран персонал. Не забравяйте, че рентабилността на вашия бизнес до голяма степен ще зависи от това колко учтиво служителите говорят с клиентите, колко уверено и интелигентно отговарят на техните въпроси. За клиентите е много важно и колко бързо са обслужени (всички документи са оформени, колата е натоварена). Затова се опитайте да държите офиса и склада близо един до друг на удобно място.

Не забравяйте да помислите за система за мотивация. На редовните и най-рентабилните клиенти трябва да се предоставят отстъпки от продажните цени или разсрочено плащане. Вашата задача: да сте сигурни, че те са доволни от сътрудничеството и не търсят друг доставчик.

Отчитането на стоките и приходите в магазина се регулира от Федерален закон № 129, както и от „Правилника за водене на счетоводна документация“. Всяка компания сама решава колко често да се осчетоводяват стоките, но трябва да се отбележи, че минималната честота е веднъж на три месеца.

Инструкции

За да извършвате счетоводство в магазин, който продава стоки на дребно, създайте комисионна, която включва продавачи от един екип, ако ще правите счетоводство при прехвърляне на смяна. Ако ще водите счетоводство за периодите на работа на всички търговски екипи, които имате, включете продавачи от различни екипи в комисията. Освен това комисията трябва да включва представители на администрацията на магазина, счетоводители и продавачи на старши смени.

Отварянето дори на най-малкия магазин изисква решаването на много големи проблеми. Избор и наемане на помещения, официална регистрация, подбор на персонал, договори с доставчици - всичко това отнема много усилия, време и пари.

И сега, когато изглежда, че всички въпроси вече са решени, остава да се реши един, но най-важният проблем - проблемът с воденето на записи на стоките. Най-простото решение в тази ситуация би било да наемете счетоводител на пълен работен ден. Но ако говорим за нова институция, ще е необходимо постоянно наблюдение, което е по-добре да поверите на надежден човек - себе си.

Без основни счетоводни познания ще бъде трудно да разберете всички тънкости на счетоводството, но най-важните моменти могат да бъдат разбрани, като прочетете теорията. В тази статия ще намерите цялата необходима информация относно правилното отчитане на стоките.

Стандартни методи за отчитане на стоките

Всеки типичен счетоводител използва фактури и фактури, както и чекове и разписки, когато отчита транзакции със стоки. Но напоследък следните видове счетоводство станаха най-популярни:

1. Сума - поддържа се от количеството документи. Приходът се приспада от получаването на стоките, след което полученото прогнозно салдо се сравнява с действителното салдо и недостигът се сумира.
2. Аналитичен – провежда се по месеци и включва наименованието и количеството на продукта, както и неговата цена.

В първия случай можете да водите записи дори без компютър, просто като придобиете бележник и химикал. Но този метод има много недостатъци и е ужасно неудобен в случай на голяма продуктова гама. При голям обем продукти е просто невъзможно да се следят цените на стоките и това е неприемливо.

Вторият метод е по-надежден, защото е по-визуален. За да го използвате, са ви необходими познания за две обикновени компютърни програми - Word и Excel. Освен това сега има много специални компютърни програми, предназначени за счетоводство.

Иновативни методи за отчитане на стоките

Все пак използването на специално разработени счетоводни програми ще ви предпази повече. Поне ще бъдете защитени от реални грешки в изчисленията, тъй като всички суми в такива програми се изчисляват автоматично. И е по-лесно да се водят записи в такива програми, защото при желание по-старата информация може да бъде проверена двойно, сравнена с нова информация и т.н.

На кои програми трябва да обърнете специално внимание?

1. Моят магазин
2. Моят склад

Тези програми са много лесни за използване и не изискват специални компютърни познания.

От това видео можете да научите как да водите записи на стоки в малък търговски обект:

Отваряте собствен магазин, разрешили сте всички проблеми, договорили сте се с доставчици, очаквате доставка на стоки и тогава възниква въпросът - как да поддържате записи на стоки в малък магазин. В крайна сметка е препоръчително компетентно да организирате счетоводна система незабавно, в самото начало на търговските дейности и да контролирате бизнес процесите на магазина.

Най-често срещаните начини за организиране на продуктовото счетоводство в магазин

Важно е да разберете какво количество стоки и на каква цена има в нашия склад. Всички транзакции със стоки се обработват с помощта на първични документи, като фактури, фактури и касови бележки. Най-често срещаните методи за организиране на продуктовото счетоводство в магазина са общи и аналитични (за продукт).

Sumvoy изглежда по-лесен и изглежда не изисква автоматизация на магазина: продуктът е закупен, цената е зададена, разписката се изчислява на цената, на която е извършена продажбата, и се записва като плюс. Записваме приходите на магазина като минус. Тоест формулата се оказва „Получаване – Приход = Разчетно салдо“. След това правим инвентаризация: „Изчислено салдо – Действително салдо = недостиг.“ Проста аритметика, но зад сумите не можете да видите асортимента, точната печалба е неясна, невъзможно е да се проследи цената, невъзможно е да се оцени фалшив продукт (не искам да мисля за лошото, но все пак: ).

Аналитичният метод на счетоводство също е доста лесен. Поддържат се данни за покупки, продажби и баланси за целия асортимент, за всеки месец, по тегло, обем, производител, опаковка. При приемане на стока количеството трябва да отговаря на количеството посочено във фактурата на доставчика. Препоръчва се месечна инвентаризация. Не забравяйте да вземете предвид сроковете на годност - обикновено доставчикът обменя непродадени стоки, чийто срок на годност изтича, с пресни. За автоматизиран магазин, скенер + баркодове - и счетоводната система независимо отчита продадените стоки и балансите на складовите наличности.

Най-честите въпроси за това как да водят записи в магазин за хранителни стоки

Продавачите ни работят на смени, как да ги контролираме и водим отчетност?

Ние отговаряме: Когато смяната свърши, настъпва повторен запис, който се записва. И разбира се, желателно е продавачите да са финансово отговорни лица съгласно договора.

Имаме ли нужда от счетоводна система и автоматизация като цяло, ако имаме малък магазин и нисък обем продажби?

Ние отговаряме: Индустриалната счетоводна система във всеки случай ще улесни и рационализира счетоводството във вашия магазин за търговия на дребно. Дори когато се използва в един магазин, с малки обеми, системата е ефективна и се изплаща.

Счетоводни цели:

• контрол на безопасността на продуктите;
• контрол на обемите на продажбите;
• получаване на достоверна информация за наличностите и оборота на материалните запаси;
• получаване на достоверна информация за финансовите потоци и състоянието на нещата.

Това включва не само управление на запасите и покупките, но и контрол върху поддържането на счетоводната документация, навременността на инвентаризацията и правилното обработване на връщанията и отписванията.

• кражба;
• преразход;
• фалит на предприятието.

Етапи на контрол в търговските обекти

Финансово отговорното лице контролира процеса на движение в магазина, а също така води и документация. В зависимост от числеността на персонала това са: мърчандайзер, управител, собственик на магазин.

Процесът на управление условно се разделя на 3 вида:

• контрол на приходите;
• продажби;
• съхранение

Експертно мнение

Аркадий Астрахан, генерален директор на Nomination-Retail LLC (Москва):

„Когато стартирахме мрежата Nomination в Иркутск през 2006 г., записите се водеха на хартия: тетрадка за продажби с копие за счетоводителя, който въведе тези движения в 1C.

1C беше полулегален, така че не изискваше редовни разходи.

Системата има хиляди недостатъци:

• няма статистика за движението на стоки,
• поръчките се правят „на случаен принцип“,
• ABC анализът не е възможен
• няма контрол върху продавачите по отношение на измами с отстъпки,
• няма оперативен контрол върху салдата (продажбите се въвеждат в счетоводната програма 1-3 пъти месечно),
• Не се следи връзката между движението на средства и стоки.

С такава система мрежата нарасна до 9 магазина в 3 града, но тя престана да ни устройва много по-рано: системните загуби далеч надхвърлиха разходите за внедряване на пълноценно счетоводство.

Следователно висококачествен и изчерпателен счетоводен софтуер трябва да се използва в самото начало на търговската дейност.“

Продуктите се капитализират въз основа на придружаващите документи на доставчика: TORG-12 (товарителница), товарителници, спецификации.

Необходимо е да се провери правилността на тяхното попълване, наличието на оригинални печати, подписи на ръководството и съответствието на количествените и качествени характеристики на покупката. Проверете безопасността на опаковките, представянето и съответствието с теглото, посочено на опаковката. За магазин за хранителни стоки е важно да се проверяват сроковете на годност на продуктите.

Уважаеми собственици на малки магазини! Програмата Business.ru Retail ще ви помогне лесно да започнете да водите записи на стоки, да управлявате покупките и да получавате точна информация за приходите.
Цялото отчитане може да се генерира с 2 кликвания!

При съвпадение на действителните стойности и тези, записани от доставчика, копията на ТОРГ-12 се заверяват с печат и подпис на отговорното лице. Ако не, те съставят протокол по формуляра TORG-2, в който се посочват несъответствията за всеки артикул и реалните количества.

След приемане разписките се разпределят незабавно до търговския етаж или предварително се въвеждат в баланса на склада.

Разделяйки процеса на отделни стъпки, получаваме:

• приемане на стоки на склад;
• разполагане в склад при оптимални условия;
• контрол върху спазването на температурните условия, правилата за близост на стоките в склада;
• доставка до търговския обект;
• попълване на запасите.

Отговорността за стоките в склада (от момента на пристигане до продажбата) се носи от управителя на склада, склада, управителя на секция или управителя на магазина. Изборът на финансово отговорно лице зависи от размера на магазина, основното е да го назначите със заповед и да сключите договор за финансова отговорност.

Той следи движенията в склада, доставката до търговския етаж, връщанията и отговаря за спазването на условията за съхранение.

Методът за контрол на складовите наличности се определя от вида на съхранението, обемите и броя на позициите.

Методи на складово счетоводство

Оборудването, складовата площ, вида на асортимента влияят върху методите на съхранение и вида на счетоводството. В търговията на дребно има 4 основни метода на складово отчитане:

Онлайн програмата Business.Ru за автоматизиране на малки магазини ще ви позволи ефективно и без усилие да поддържате записи на инвентара и да получавате отчети за продажбите в удобно време!

⦁парти: партида, получена в склада, придружена от отделен TTN или TORG-12, се подрежда отделно. Съдържа предмети с различна номенклатура и разновидности. Методът е удобен за следене на навременността на плащането на доставките, но изисква наличието на огромна складова площ и усложнява отчитането на балансите на всеки артикул: те се съхраняват на различни места.

⦁Сортови: разпределението на разписките между складовите площи зависи от вида на получените продукти. Недостатък: трудно е да се намерят артикули от един и същи клас с различни продажни цени.

⦁Лот-сортов: разписките се разделят на партиди, съхраняват се отделно, а в рамките на партидата се разделят на класове.

⦁Номенклатура: използва се за скъпи стоки с големи размери. Пример: отделно бижута от сребро, злато, платина, с камъни, без камъни и др.

Контролът на движението на артикулите в склада е неразривно свързан с методите на съхранение:

1.Пакетен методконтролирана от партидна карта - отчет, създаден за всяка входяща партида, като се вземат предвид всички отписвания, емисии, постъпления и продажби. Поддържа се в 2 екземпляра: единият се съхранява в склада, вторият в счетоводството. Картата съдържа данни:

⦁партиден номер;

⦁дата на отваряне на картата;

⦁номер, име на ТТН или ТОРГ-12, придружили доставката;

⦁наименование на артикулите на продукта;

⦁брой места или нетно тегло;

⦁срок на изхвърляне, количество, списък на позициите;

⦁номер, наименование на разходния документ, съпътстващ разпореждането (продажба, отписване, връщане);

⦁ дата на затваряне на картата (когато партидата стоки е изчерпана).

Картата се регистрира в регистър, воден в счетоводството. Плюсове: без извършване на пълен одит на склада се установяват липси, неправилно класифициране и излишъци в рамките на партидата.

2.Сортов методсъхранение: отчитане на номерирани стокови карти или в стокови книги с номерирани листове. Картите се вписват в дневника и се издават срещу подпис. В продуктовата книга са разпределени няколко листа за отделно име на всеки сорт. Ежедневно се въвеждат данни по входящи или изходящи документи.

3.Кога партидно-сортов методсъхранението едновременно поддържа партидна карта и стокови карти.

4.Номенклатурен метод: поддържане на продуктови карти, книги.

Поддържането на целево съхранение и разпределянето на разписки в маркирани клетки и складови зони помага за рационализиране на отчитането и процеса на разпределяне на стоки в склада. Освобождава до 30% от складовата площ и намалява отклоненията в складовата отчетност от 2,5% на 0,5%.

Контрол на продажбите

Най-деликатните области на отчитане на стоките са процесът на прехвърляне от склада към търговския етаж, отписване на естествени загуби или загуби поради небрежност. Именно на тези етапи от движението на стоките са възможни измами и кражби. Има държавни стандарти за стоки, обект на естествена загуба. Това не подлежи на бройкови и пакетирани продукти.

С прости думи: ако вълнените рокли в склада са изядени от молци, виновен е финансово отговорният човек, който не е осигурил подходящи условия за съхранение; отписването се взема от печалбата на магазина и неговата заплата.

Продажбите се отчитат, както следва:

1. Счетоводството води записи за продажби по сметка 90 „Продажби“, която има дебитна и кредитна част.
2. Дебит: цена на доставчика, складови разходи, данъци (ДДС, акциз и др.). Кредит: продажна цена с ДДС.
3. Ежедневните или сменен отчети на касиерите са основа за счетоводни записи за продажби. Те отразяват обема на приходите, дела на разходите, нетната печалба и се изчисляват ежемесечно, като от печалбата се извади дебитната част.

Контролът на продажбите се извършва въз основа на покупната или продажната цена. Методът на контрол е фиксиран в счетоводната политика на организацията.

Прехвърлянето от склада към търговската база се документира; при автоматизирано отчитане, програмите съдържат стандартни осчетоводявания за вътрешното движение на стоките, при ръчно отчитане зависи от метода на отчитане.

Покупката на стоки от купувача се потвърждава с касова бележка и се отразява в книгата на касиер-оператора, където ежедневно се въвеждат данните на междинния (X-, смяна) и окончателния Z-отчет.

Счетоводството води записи за продажби по сметка 90 „Продажби“, която има дебитна и кредитна част. Дебит: цена на доставчика, складови разходи, данъци (ДДС, акциз и др.). Кредит: продажна цена с ДДС.

Ежедневните или сменен отчети на касиерите са основа за счетоводни записи за продажби. Те отразяват обема на приходите, дела на разходите, нетната печалба и се изчисляват ежемесечно, като от печалбата се извади дебитната част. Контролът на продажбите се извършва въз основа на покупната или продажната цена. Методът на контрол е фиксиран в счетоводната политика на организацията.

Методи за ръчно счетоводство в търговията

По време на счетоводния процес е необходимо да се записва всяка единица стока, получена в склада, като се записват доставната цена, количеството и продажната цена. Всеки етап, през който преминава стоката, съхранявана в склада, трябва да бъде записан във вътрешните документи на фирмата и потвърден с касова бележка или приходен ордер. Само в този случай счетоводителят ще изготви данъчен отчет, който не повдига никакви въпроси.

Докладите за движение на стоки се предлагат в два вида:

• сума;
• Продуктово или аналитично.

Метод на суматасчетоводството е подходящо за магазини с малък асортимент, показва как да водите записи на стоки в магазин за дрехи без компютър, като използвате тетрадка за „приходи и разходи“. Те използват количеството на документите: стоките са пристигнали, те са изчислили сумата въз основа на продажната цена и са я записали. Всеки ден намаляваме приходите от тази сума. Получената разлика е складовото салдо.

След одита: прогнозно салдо „минус“ действително салдо „е равно на“ недостиг.

• Недостатък на метода на сумата: липса на продуктов анализ, възможности за ABC анализ за изчисляване на точната печалба от всеки продукт. С метода на сумата е трудно да хванете ръката на продавача, който продава „грешен“ продукт; възможни са грешки в изчислението.
• плюс: минимум документи, начинаещ може да се справи със счетоводството.

Аналитичен методдава възможност за подробен анализ на динамиката на запасите и продажбите. Най-простият вариант се поддържа в Excel, разпределяйки нова страница за всеки месец.

Първата колона на файла съдържа пълна информация за продукта: производител, тегло, цена, вид на опаковката.

Във втория се отбелязва обемът на приходите през текущия месец, в следващия - броят на продажбите.

Последната колона е салдата за всеки артикул, като отделно записва информация за връщания, повредени или изтекли стоки и резултатите от месечните одити.

Аналитичният метод е в основата на счетоводния софтуер.

Магазинът за търговия на дребно използва софтуер, инсталиран на компютър, или онлайн счетоводни услуги. Изборът зависи от възможностите на собственика на фирмата и навиците на счетоводителя.

Инструкция за ръчен контрол на движението на стоките

Дори малки търговски обекти могат да си позволят да автоматизират счетоводната система и движението на стоките. Ще ви кажем стъпка по стъпка как да следите стоките в малък хранителен магазин или магазин за дрехи.

Първа стъпка: получаване на стоките в склада

Всяка доставка е придружена с фактури и фактури (ако доставчикът е платец на ДДС). За тях се води дневник на входящите документи, в който се записват номер, дата и сума. Това може да стане ръчно или на компютър с помощта на Excel.

Втора стъпка: вътрешно движение на стоки

От склада стоките трябва да достигнат до търговския етаж или секция не само физически, но и чрез счетоводни записи. Тук можете да продължите по два начина: да дадете стоките за отчет на продавача или да ги преместите в търговския етаж, като издадете вътрешна фактура TORG-12. Всяко освобождаване от склада се вписва в дневник или регистър за вътрешно движение на стоките.

Трета стъпка: реализация

Магазинът трябва да бъде оборудван с касов апарат; всяка покупка се потвърждава с касова бележка. Освен това ръчният дневник за продажби ще ви помогне да контролирате продавачите, в който продавачът записва всеки продаден артикул. В края на смяната се извършва равнение между квитанции и дневници.

Прочетете повече за това как работи онлайн касата.

Ако стоките се продават на юридически лица, те издават копие от разписката, TORG-12, фактура и данните се въвеждат в дневник.

По искане на собственика на магазина можете да премахнете втория етап на счетоводство, като добавите доставки към баланса на търговския етаж. Тази опция е приемлива за магазини с малка продуктова гама или малка търговска площ.

Юридическите лица, работещи по опростената данъчна система, са длъжни да водят книга за приходите и разходите.

Разходи: закупуване на стоки, материали за предоставяне на услуги и др.

Приходи: пари от продажби.

Книгата се води на електронен или хартиен носител. Електронната версия се отпечатва ежемесечно (на тримесечие), листовете са номерирани и зашити. Документацията се извършва веднага на номерирани, зашити листове.

По-трудно е за юридическите лица и платците на ДДС. Те са длъжни да използват сметкоплан, да следят наличието на фактури и да отчитат асортимента по себестойност и продажна цена. Отделно отчитат номенклатурата, надценката, ДДС, разходите и финансовите резултати от търговията.