Постановление кассовые операции. Кассовая дисциплина: что изменилось, на что обратить внимание

Порядок ведения кассовых операций устанавливается для всех субъектов хозяйствования, вне зависимости от их организационно-правовой формы. Из данной статьи вы сможете узнать, как осуществляются кассовые операции в 2016-2017 году.

Стоит выделить следующие основные правила ведения кассовых операций:

1. Юридические лица обязаны устанавливать лимит остатка кассы.
2. Денежные средства в кассе, превышающие установленный лимит, должны сразу же быть сданы в банк.
3. Каждая операция по кассе должна быть оформлена соответствующими кассовыми документами.
4. Наличные расчеты между юр. лицами не должны превышать ста тысяч рублей.
5. Кассиры обязательно должны вести кассовые книги и заполнять кассовые отчеты.

Рассмотрим эти правила более подробно.

Кассовый лимит

В каждой организации должен быть установлен лимит кассы. Он представляет собой максимально допустимую сумму наличных средств, которая может оставаться в кассе компании на конец каждого трудового дня. Сверхлимитная наличность должна сдаваться в кредитные организации.

Данный лимит управляющий организации устанавливает самостоятельно. При расчете лимита он должен учитывать размер выдач и поступлений наличности.

Необходимо отметить, что предприниматели и компании – субъекты малого бизнеса, при ведении кассы могут не устанавливать кассовый лимит.

Если у компании есть филиалы, для них также должен быть установлен лимит кассы.

Подробнее о расчете лимита кассы можно узнать из .

Превышение кассового лимита

Суммы наличности, накопленные в кассе сверх установленного лимита, должны сдаваться в кредитные организации.

Однако есть ситуации, при которых лимит может быть превышен на законных основаниях:

• Выходные и праздничные нерабочие дни (если компания в эти дни проводит кассовые операции);
• Дни различных выплат сотрудникам.

Кассовая документация

Если деньги поступают в кассу, должностной сотрудник должен оформить ордер по приходу, а если наличность выдана из кассы – ордер по расходу.

Данные документы оформляет либо бухгалтер, либо кассир, либо иной должностной работник, в чьи обязанности входит составление данных документов.

Предприниматели, вне зависимости от выбранного режима обложения налогами, могут не выписывать кассовые документы. Однако они обязательно должны вести учет своих расходов и доходов.

Прием наличности

Прием средств в кассу должен сопровождаться оформлением приходника. Когда кассир получает данный ордер, он должен проверить:

• Имеется ли подпись бухгалтера или главного бухгалтера (в крайнем случае, управляющего компании) и сверяет эту подпись с образцом;
• Соответствуют ли сумма указанная цифрами сумме указанной прописью;
• Есть ли необходимые подтверждающие документы.

Когда кассир принимает деньги, он должен их пересчитать. При этом лицо, которое вносит наличность в кассу, должен обязательно следить за действиями кассира.

Как только кассир пересчитает деньги, он должен сверить полученную сумму с суммой, указанной в приходнике. Если все сошлось, он подписывает ордер, проставляет на квитанции штамп и передает данную квитанцию лицу, внесшему средства.

Бланк и образец приходного кассового ордера можно найти в .

Выдача денег

Когда осуществляется выдача денег из кассы, оформляется ордер по расходу. Когда кассир его получает, он должен проверить:

• Есть ли на нем подпись ответственного сотрудника (бухгалтера, главного бухгалтера или директора компании), и сходится ли она с образцом;
• Соответствие сумм цифрами и прописью.

Когда кассир будет выдавать деньги, он должен проверить, имеются ли у получателя документы, указанные в расходнике. Также, он обязан проверить получателя по документу, удостоверяющего его личность. Выдавать наличность лицу, не указанному в ордере, нельзя.

Как только кассир подготовит необходимую сумму, он должен передать ордер получателю для того, чтобы тот поставил свою подпись. После этого кассир пересчитывает деньги так, чтобы получатель имел возможность следить за его действиями. После того, как наличность была выдана, кассир подписывает расходник.

Бланк и образец расходного кассового ордера можно найти в .

Расчет наличными средствами

Существует не только кассовый лимит, но и лимит расчетов наличностью между юридическими лицами. Данный лимит составляет сто тысяч рублей в пределах одного контракта. То есть, если у партнеров сумма по одному договору составляет четыреста тысяч рублей, сто тысяч можно уплатить наличностью, а остальные – перевести на банковский счет.

С физическими лицами расчеты в безналичной форме можно производить без каких-либо ограничений.

Ведение кассовой книги

Организации, при осуществлении своей деятельности обязательно должны заполнять кассовую книгу. ИП при ведении учета своих расходов и доходов имеют право этого не делать.

Она нужна для фиксации поступлений и выдач наличности.

В течение каждого трудового дня кассир вписывает в книгу каждую выдачу денег и каждое поступление. На конец дня подсчитывается остаточная сумма в кассе.

Контролем за ведением книги занимается либо главный бухгалтер, либо управляющий компании.

Подробнее о ведении кассовой книги читайте в .

Законодательная основа

Положением о кассовых операциях в 2016-2017 году является Положение Банка России №18. Оно определяет все правила кассовой дисциплины, порядок ведения операций по кассе.

Изменения, произошедшие в 2016-2017 году

В 2016 году порядок ведения кассовых операций несколько изменился:

• Все юридические лица должны начать использовать обновленную кассовую технику, в которой вся необходимая информация собирается в автоматическом режиме, и в режиме онлайн отправляется в налоговую инспекцию.
• При использовании такой техники чеки подготавливаются в электронном формате и высылаются клиентам на их электронную почту.
• Если организация использует кассу, у которой срок регистрации еще действителен (общий срок использования составляет менее семи лет), она может ей пользоваться до конца срока, и только после этого перейти на новую технику.
• Для всех юр. лиц появилось ограничение на хранение наличности: каждый день, наличность, превышающую установленный лимит, нужно сдавать в кредитные организации.
• Для предпринимателей процесс ведения кассовой отчетности и документации стал более простым. Им больше не нужно выписывать ордера, как по приходу, так и по расходу. Также, они имеют права не устанавливать для себя лимиты по кассе. Если организация является субъектом малого бизнеса, она может осуществлять свою деятельность на таких же льготных условиях, как и предприниматели.

Совсем недавно, с июня 2014 года в Российской Федерации введен новый порядок ведения кассовых операций. Он усовершенствован по сравнению с предыдущим порядком и претерпел ряд изменений. Поскольку эти действия относятся к важным бухгалтерским операциям, которые присутствуют практически на каждом предприятии, организации или у индивидуального предпринимателя, то необходимо тщательно ознакомиться с обновленным порядком их ведения.

Контролирующие и проверяющие инстанции частенько проверяют отчетность и правильность проведения таких операций. Чтобы не попасть впросак и не нажить неприятности и штрафные санкции, лучше внимательно изучить нововведения. Давайте подробно рассмотрим основные положения, касающиеся кассовых операций в 2019 году: их организацию, порядок проведения, кассовые документы, лимит остатка кассы и другие изменения в законодательстве.

Кому это необходимо?

Хотя указанием Центробанка РФ введены новые правила ведения данных операций, формы кассовых документов не изменились . Изменены многие нормы, но нельзя сказать, что изменения стали кардинальными. Больше всего нововведения касаются индивидуальных предпринимателей, им придется немного поменять привычный уклад работы. Но это окупается упрощением ведения операций для них, то есть именно то, чего предприниматели и весь малый бизнес так долго добивались.

Некоторые нюансы есть и для предприятий и организаций, которые, в частности, касаются и бухгалтеров. Поэтому и бухгалтерским отделам фирм, и ИП необходимо знать обновленный порядок ведения операций с кассой. Не лишним это будет и для руководителей среднего и высшего звена, ведь они отвечают за всю работу организации в целом.

Организация операций и их ведение

Порядок, введенный в 2014 году, условно разделен на две части: обычный и упрощенный . Обычный предназначен для всех юридических лиц, кроме банковских учреждений, а упрощенный — для ИП, микропредприятий или малых предприятий.

Кассовые операции необходимо проводить исключительно в кассе. Отвечает за их проведение сотрудник фирмы или индивидуального предпринимателя – кассир . В случае, когда кассиров несколько, один из них должен быть назначен старшим. Также проводить операции имеет право и сам руководитель либо индивидуальный предприниматель.

Как и раньше, кассовые документы подписывает главбух или бухгалтер, а если он отсутствует, то руководитель и кассир. Кассовые операции, проводимые непосредственно руководителем, не нуждаются в дополнительных подписях.

С 2015 года разрешено вести данные операции с помощью использования программно-технических средств . Предъявляемые к данным средствам требования: они обладают функцией распознавания не менее чем четырех машиночитаемых защитных свойств банкнот Центробанка, их перечень содержится в нормативных актах.

Некоторые изменения претерпели и операции в кассе в обособленных подразделениях. В самом порядке указывается определение «обособленного подразделения». Оно представляет собой любое подразделение фирмы, по местонахождению которого находится не меньше чем одно оборудованное рабочее место. Срок его создания, как мы видим из определения, не имеет значения. Для них введен лимит остатка наличных средств. Порядок его установления связан с тем, имеется ли право у обособленного подразделения на сдачу наличных на банковский счет. О лимите подробнее будет сказано в последнем разделе статьи.

Обязательной стала и своя кассовая книга для таких подразделений. Ведется она в любом случае, не имеет значение, сдает ли подразделение деньги в банковское учреждение. Такое изменение обосновано тем, что листы книги теперь делаются в единственном экземпляре, их не нужно сдавать в главный офис на следующий день.

Еще раз о новых правилах — на следующем видео:

Кассовые документы

Изменения почти не коснулись данной сферы, кассовые документы не претерпели существенных преобразований . Кассовая книга, ведомости, приходные и расходные ордера остались прежними, поэтому все унифицированные формы можно продолжать использовать. Но заполнять их следует с обязательным учетом нововведенных правил. О них мы поговорим далее.

В соответствии с упрощенным порядком ведения операций индивидуальные предприниматели освобождены от обязанности оформления таких документов, как кассовая книга, приходные, расходные кассовые ордера. Но они должны вести налоговый учет доходов или и (или) иных объектов налогообложения или физических показателей, которые характеризуют определенный вид деятельности.

Если компания продолжает вести бумажный документооборот, то кассовую книгу в электронном варианте хранить не нужно. Теперь вы имеете право выбрать электронный вариант либо бумажный носитель.

К нововведениям относится и то, что кассовые документы теперь имеет право оформлять и приходящий «бухгалтер», то есть физлицо, работающее по договору на оказание услуг. Что касается обособленных подразделений, то передавать листы кассовой книги следует по-новому. Теперь копию листа книги, заверенную руководителем обособленного подразделения, передают в порядке, устанавливаемым самим юрлицом, при этом во время разработки порядка необходимо учитывать сроки по составлению своей бух- или финотчетности. Таким образом, сдавать листы кассовой книги можно всего лишь один раз в год при подготовке отчетности.

Исправления в бумажных кассовых документах, ранее строго запрещенные, теперь можно вносить. Исключение составляют приходные и расходные кассовые ордера. Оформить исправление просто: вписываете дату внесения исправления и ФИО с подписью тех лиц, которые оформили исправленный документ.

Основные новации, внесенные в заполнение документов, следующие:

• Возможно ведение кассовых документов в электронной форме, их заверение осуществляется при помощи электронной подписи. Бумажный экземпляр кассовой книги, расходных, приходных ордеров и ведомостей не требуется при наличии электронных.
• Исправления в электронных документах делать нельзя. Документ, содержащий ошибку, после его подписания может быть только удален и заполнен новый.
• Второй лист кассовой книги (в народе именуется как отчет кассира) больше не актуален и не требуется.
• Единый приходный ордер разрешено оформлять не только на основании контрольной ленты за день, но и на базе бланка строгой отчетности.
• Получатель может не вписывать прописными буквами сумму полученных по расходному ордеру денежных средств.
• В подотчет денежные средства выдаются на основе заявления от работника в произвольной форме, в котором приведена сумма наличных средств, срок, на который они выданы, дата и подпись руководителя. Отныне не требуется собственноручная запись самого директора о сумме и сроках.
• Не нужно вести реестр депонированных сумм, хотя в зарплатных ведомостях остается графа о депонировании.
• Кассовая книга не заполняется в те дни, в которые не осуществлялось наличных расчетов. Раньше из-за неточности в порядке некоторые фирмы заполняли листы и на пустые дни. Сейчас все расставлено по местам.
• На квитанции к приходному ордеру кассиром ставится штамп и его подпись.
• Кассиры могут передавать друг другу денежные средства без расходного ордера, только на основании записи в книге учета наличных.

Обратите ваше внимание на то, что внутренние кассовые документы придется обновить в 2015 году и сделать в них ссылку на новое Указание ЦБ РФ , в том числе и на приказ о лимите остатка в кассе.

Лимит остатка кассы

Лимит остатка кассы – наиболее изменившийся раздел порядка. Новая формула расчета лимита наличных не имеет строгой привязки к поступлениям в кассу. Теперь предприятие может вести расчет исходя из наличной выручки или же из суммы расходов.

Лимит обязателен, ведь он устанавливает объем средств, которые свободно хранятся в кассе. Компании сами вводят определенный лимит. Если это не будет сделано, то лимит наличных считается нулевым, и всю наличную сумму в кассе, образовавшуюся на конец дня, следует внести на счет в банке.

Новое положение точно регламентирует формулы расчета лимита. Выбор подходящей оставлен на усмотрение организации. Формулы всего две.

Первая – расчет производится по наличной выручке, то есть по поступлениям, которые пришли от проданного товара, оказанной услуги либо выполненной работы. В случае, если у юрлица есть обособленные подразделения, то общий кассовый лимит определяется с учетом лимита, установленного для такого подразделения. Таким образом, лимит в кассе юрлица один, но его величина может быть распределена между обособленными подразделениями.

Следует подчеркнуть, что лимит наличных в кассе обособленного подразделения, как части общего, должен быть установлен распорядительным документом предприятия или организации. Если подразделение самостоятельно сдает деньги на счет в банковское учреждение, то главный офис устанавливает лимит для него в порядке, который предусмотрен для юрлиц. Тогда они раздельны.

Формула расчета представлена так: L = V / P × Nc , где

• L – лимит в рублях;
• V – объем выручки в наличных денежных средствах;
• Р – расчетный период, а именно количество рабочих дней, за который происходит учет объема поступлений наличных. Период не может быть больше, чем 92 рабочих дня (для юрлиц).
• Nc – период времени между сдачей в банк выручки: 1-7 рабочих дней, если же в месте, где расположена компания, нет банка, то до 14 дней.

Вторая формула – расчет ведется на основе объема выданных денежных средств. Для тех юрлиц, которые имеют обособленные подразделения, учитываются средства, выданные ими. Но это только в том случае, если они сдают наличку в главный офис. Если же нет, то они имеют собственный лимит.

Формула имеет почти аналогичный вид, изменен только один показатель: L = R / P × Nc , где

• R – объем выдач наличных, который не включает сумму, выплачиваемую в качестве заработной платы, стипендий или других выплат работникам.

Возможен ли сверхлимит? Только в дни выплаты зарплаты, стипендии или иных социальных выплат работникам, в том числе день получения наличных денежных средств со счета в банке на эти выплаты. Выдача денежных средств не должна превышать 5 рабочих дней. Других исключений не предусмотрено и за превышение лимита грозит штраф. Должностные лица заплатят 4-5 тысяч рублей, размер для организаций больше – 40-50 тысяч рублей.

Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства имеют право не вводить для себя лимит наличных средств в кассе, что существенно облегчает некоторым жизнь, но можно его и оставить. Например, он полезен для безопасного хранения денежных средств. Отменить предыдущий лимит, установленный ранее, можно путем издания соответствующего приказа.

Изменения в 2016 году

Ведение кассовых операций ожидает большое количество изменений, вступающих в силу в 2016 году:

• Основное касается необходимости использования обновленных аппаратов, которые должны собирать всю информацию автоматически и в режиме онлайн отправлять все сведения в налоговые органы.
• В этом случае чеки также смогут подготавливаться автоматически и высылаться покупателям на их почту.
• Если у компании в использовании находится кассовый аппарат, у которого не закончился срок регистрации (при условии того, что суммарный срок использования не превысит 7 лет), то она может продолжить его использование до конца срока и только потом переходить на новую технику.
• Теперь для всех юридических лиц появляется ограничение на хранение наличных: теперь каждый день деньги будет необходимо сдавать в банк или другую подобную организацию, которая будет нести ответственность за инкассацию, транспортировку и пересчет наличности.
• Для ИП продолжается процесс упрощения ведения отчетности и документации: в частности, отменена необходимость ведения кассовых ордеров – расходного и приходного. Также, для индивидуальных предпринимателей не действует правило лимита. Если юридическое лицо считается малым предприятием, по данному вопросу оно попадает под законодательство для ИП.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Порядок ведения кассовых операций: основные положения по ведению процесса и документации в РФ + изменения в законодательстве в 2017 году + 6 основных кассовых операций и их особенности.

Начиная с 11. 03. 2014 года, ЦБ России установил новый порядок ведения кассовых операций , которого придерживаются и по сей день.

Ежегодно выходят мелкие поправки и обновления, связанные с улучшением положения программного обеспечения точек продаж и оборудования организаций.

Сегодня мы поговорим о главных положениях и порядке ведения кассовых операций на территории РФ.

Понятие процесса «кассовая операция»

Для всех предприятий и частных лиц, занимающихся коммерческой деятельностью, установлен единый порядок оформления и проведения учёта по движению средств.

Начиная с 2015, дано разрешение на ведение кассовых операций с использованием специальных технических средств.

Задачи процесса:

• получение/выдача денег;
• удержание и пересчет;
• оформление, сбор, ведение документации по финансовым операциям.

Выделяют обычную и простую схему ведения кассовых операций .

Обычная используется всеми предприятиями, созданными на юридической основе. Упрощенная схема применяется частным бизнесом и банковскими системами.

С каждым годом процент наличности в денежном обороте падает, потому некоторые предприятия теоретически могут быть освобождены от ряда правил.

Получение денежных ресурсов и оплата счетов осуществляется на безналичной основе, однако задействовать такой метод расчета можно далеко не во всех сферах деятельности.

При проверке налоговиками следует предоставить документальное подтверждение вашего статуса и метода проведения кассовых операций.

Типы кассовых операций

Весь список распределяется на 2 больших раздела по расходу и приходу денег . Каждый содержит соответствующую документацию и порядок ведения.

По типу начисления:

1. Приходные.

   Сюда следует отнести все финансовые операции, связанные с начислением средств на счет продавца.

2. Расходные.

   Операции, связанные с ведением отчетности по выплатам заработных плат, командировочных и других статей расходов.

   Банковские операции также следует отнести в этот раздел.

Классификация может осуществляться и по типу объекта .

Крупные организации и банки сводят работу с наличностью к минимуму, тем самым упрощая регулирование кассовых операций со стороны государства.

Коммерческие организации и банки имеют более гибкое распределение в кассовых операциях, что уменьшает путаницу с документами на финансовом уровне системы.

1. Участники процесса

Право ведения кассовых операций предоставляется через соответствующий приказ от вышестоящих лиц. Документ должен быть заверен юридически, после чего, по истечении 2 дней, он вступает в силу.

Требования:

1. Ведение приема/выдачи наличности может выполнять лишь сотрудник, официально утвержденный на эту должность.
   Чаще всего таким человеком выступает кассир.
2. Кассир обязан перед началом работы изучить порядок ведения операций, а после расписаться.
3. Если у предприятия более 1 кассира, следует назначить старшего.

Частные предприниматели могут самостоятельно осуществлять кассовые операции без каких-либо предшествующих документальных подтверждений.

Работу с документацией берет на себя . Если такового нет, делами занимается руководящее лицо либо его заместитель.

Бумаги обязаны содержать подписи всех участников, ведущих учет по кассовым операциям.

2. Обновления в 2017 году

01.03.2017 налоговиками был введен ряд правок, влияющих на порядок проведения кассовых операций РФ.

Основные относятся к лимиту по кассам у обособленных отделов компаний и методам решения по их превышению.

Изменение №1: Лимит кассы предприятия.

Каждая организация обязана устанавливать ограничение на количество денег, что может находиться в кассовом аппарате по завершению рабочего дня.

Все, что свыше лимита, необходимо отправлять на безналичный счет через банковскую систему.

Каковым будет лимит — подлежит решить самой компании, отталкиваясь от сферы деятельности и суточному притоку/оттоку наличности.

Существует общая формула подсчета, которая не учитывает особенностей деятельности и дает приблизительные цифры по лимиту суточных в кассе.

Формула содержит 3 составляющих:

Объем денежных ресурсов.

Вычисляется за определенный временной промежуток и определяется владельцем компании.

Варьируется от 1 до 91.

Количество денег в кассе зависит напрямую от этого показателя.

Выбирайте дни, в которые имели наибольшую выручку.

1. Если населенный пункт имеет банковское отделение, показатель = 7.

Маленькие фирмы и другой частный бизнес могут на свое усмотрение распоряжаться деньгами. Лимит наличности по кассовым операциям их не касается.

Изменение №2: Кассовый лимит у обособленных отделов.

Подразделения крупных организаций при установке ограничения размера средств должны отталкиваться от положения, которое принимается в отделе руководства компании.

После утверждения документации глава либо порученное лицо рассылает копии остальным отделам.

Максимум кассы, после получения установок свыше, обязан быть принят в течение 2 дней.

Изменение №3: Превышение лимита.

Наличность, превышающая максимум, выставленный руководством, обязана быть сдана в банковское отделение.

Превышения допускаются в:

• дни, предшествующие расчету с сотрудниками;
• нерабочие дни;
• дни государственных праздников.

При превышении размера наличных последуют штрафные санкции.

Определить дни поступлений в банк денежных ресурсов налоговикам не составит труда, отталкиваясь от средних показателей вашей организации на протяжении 1 — 2 кварталов.

В остальном список условий остался прежним. В изменениях не принимались в расчет частники, а также ИП.

Порядок ведения кассовых операций в РФ

Основные требования в порядке ведения операций выдвигает ЦБ. После обновлений в 2014 — 2016 годах под категории влияния попал малый бизнес и частники.

1) Документация по учету.

Чтобы подтвердить проведение финансовых операций, соответствующие отделы работают с 2 типами документации.

Ее оформлением могут заниматься как физические лица, участвующие в процессе товарооборота, так и назначенные представители руководства.

Порядок предусматривает:

• оформление притока денежных средств через ордер, регистрирующий все поступления в кассу точки – приходной кассовый ордер (ПКО);
• ресурсы, что выделяются на траты организации, оформлять через расходный ордер кассы (РКО).

Частные предприниматели в 90% случаев предоставляют работу по такой документации личным бухгалтерам, аналогичная ситуация и у крупных организаций.

ИП имеют возможность пользоваться упрощенной системой налогообложения, это освобождает их от оформления кассовых ордеров, но при условии отчетности по физическим параметрам притока/оттока наличности.

2) Бухгалтерская составляющая.

В соответствии с приказом от 31 октября 2000 года был утвержден общий порядок ведения бухгалтерской отчетности компаниями и другими организациями, подлежащими ведению кассовых операций на территории РФ.

Исходя из вышесказанного, было принято решение ввести тип расчетного счета – счет 50 «Касса» .

Какие изменения могут вносить организации в счет 50 «Касса»:

Оформить подраздел главного счета – 50-1 «Касса организации» .

Фиксирует порядок перемещения денежных масс внутри самой организации.

Если ваше предприятие работает с иностранными валютами, порядок поступления каждой из них придется оформлять через специальный субсчет.

Допускается создание не более 5 валютных субсчетов.

Оформить 50-2 «Операционная касса» .

Субсчет, фиксирующий порядок поступления наличностей в точках продаж или предоставления услуг.

Открыть 50-3 «Денежные документы» .

Ведение учета документов, имеющих ценность.

Сюда могут входить путёвки, командировочные, марки и другое.

Порядок всех кассовых операций, проводимых фирмами, фиксируется на одном из 3-х описанных счетов.

Наличие ошибок в заполнении документации может повлечь за собой штрафные санкции как для отдельных сотрудников, так и компании в целом.

3) Порядок ведения кассовых операций на рабочем месте.

Законодательная система предусматривает строгий порядок ведения кассовых операций в РФ для 6 видов оборотных операций с наличностью.

Разберем детально каждый из них

Операция 1: Порядок получения денег.

Принятие изначально проходит с ПКО. Получив его на руки, кассир обязан удостовериться в правильности его заполнения.

ПКО должен содержать:

• подпись бухгалтера/руководителя;
• совпадение размера денежных ресурсов в прописном и числовом виде;
• присутствие на руках документации, что указана в ПКО.

Принимать наличность помимо кассира может владелец или уполномоченное им физическое лицо. Количество представителей владельца неограниченно.

Человек, вносящий средства, имеет право лично наблюдать за процессом.

Сверить размер фактических средств с заявленными в ПКО.

Если все совпало кассир, ставит печать на квитанцию, что идет вместе с ордером, и передает ее тому, кто вносил деньги.

Передать ПКО в отдел бухгалтерии на хранение сроком до 5 лет.

Если используются контрольно-кассовый аппарат или , кассир может провести деньги и отметить данные в ПКО через корешки/чеки.

В квитанции отмечаются дополнительные условия, после чего проштампованная документация отдается вносившему наличность физическому лицу.

Операция 2: Общий порядок отпуска наличности.

Процесс проходит с учетом действий через РКО. Перед началом проведения кассир обязан свериться на совпадение значений, указанных прописью и в числовом формате.

На ордере должна быть подпись главного в бухгалтерии либо другого ответственного за порядок проведения кассовых операций лица.

Алгоритм отпуска денежных средств:

1. Свериться со списком документации, что подана в РКО.

Проверить данные получателя.

Для этих целей подойдет паспорт или водительское удостоверение.

Если физическое лицо не может подтвердить свою личность, в выдаче средств следует отказать.

2. Сотрудник отсчитывает сумму и дает ее для пересчета физическому лицу, после чего получатель расписывается в РКО.

Для отсчета необходимой суммы следует пользоваться полистным методом.

Аналогично ПКО, ордер на выдачу также необходимо хранить в бухгалтерском отделе организации сроком до 5 лет.

Операция 3: Порядок наличного расчета по зарплате.

Тут на помощь приходят ведомости по расчетным операциям фирмы.

Заранее внесенные данные по сотрудникам в ордера позволяют определиться с размером средств, которые необходимо подготовить к выдаче.

В какие дни проводить расчет определяет руководство. Временной промежуток, отведенный на проведение расчетных операций с работниками не должен быть более 5 дней.

После выдачи заработной платы всем сотрудникам нужно:

• подытожить фактический размер выданных средств;
• заполнить соответствующие ячейки расчетной ведомости;
• перепроверить, совпадает ли фактическая сумма с указанной в ведомости;
• расписаться в ведомости и передать ее на хранение в бухгалтерский отдел.

В случае неявки сотрудника в указный промежуток времени для получения заработной платы, напротив его фамилии в ведомости делается пометка.

При разовой выдаче наличности предоставлять по работнику ведомость нет смысла, более рационально оформить расход средств через обычный ордер РКО.

Операция 4: Порядок выдачи денег подотчетному лицу.

Порядок оформления определяется бухгалтерским отделом и приводится в исполнение кассиром на основании РКО.

Для ордера необходимо, чтобы человек написал заявление от лица подотчетного.

Выдача средств происходит лишь после подписи заявления главой организации.

При наличии задолженностей предоставление средств замораживается вплоть до погашения всей суммы долга.

Операция 5: Наличность обособленному подразделению.

Будь то получение или выдача средств, порядок проведения обозначается в ордерах по обороту.

Руководствующие отделы вправе сами решать, какой принимать порядок распределения денежных масс между подотчетными им отделами.

Операция 6: Порядок выдачи наличных по договоренности.

Иногда вместо должностного лица процесс ведения кассовых операций допускает получение через доверенного человека.

Ситуация часто возникает на производстве при болезни сотрудников организаций.

Порядок выдачи доверенному лицу:

Проверить соответствие данных сотрудника и его доверителя, которые указаны в РКО.

Потребуется паспорт либо водительское удостоверение.

1. Перед подписью получателя в ведомости делается пометка перед ячейкой «доверенность».
2. После выдачи к сдаваемому ордеру прилагается и доверенность.

Если требуется получение по доверенности средств у нескольких юридических или физических лиц, то документ копируется и заверяется штампом организации.

В случае, когда человек должен получить несколько платежей по одному документу, оригинальная справка остается на руках кассира до конечного платежа, а с ордером сдаются его копии.

Если предприятие имеет несколько кассовых отделений, контроль над ними берет на себя назначенный заранее старший кассир.

Все ордеры направляются в таком случае ему, и он делает соответствующие пометки по обороту средств в кассовой книге.

Порядок действий по окончании рабочего дня:

1. Главный кассир сравнивает записи в книге с ордерами, поступившими от подчиненных.
2. Проводит расчет количества средств по остатку.
3. Расчетное значение сравнивают с количеством денег в аппаратах по факту, если все совпало, ставится подпись.
4. Аналогичную процедуру совершает и бухгалтерский отдел.

Порядок проведения процедуры находится под контролем руководства организации.

Кассовая книга – важнейшая составляющая при кассовых операциях. Она должна присутствовать как в печатном, так и в оцифрованном виде.

Если документация ведется от руки, следует уделить особое внимание качеству рукописного текста, чтобы при занесении данных в компьютер не возникло ошибок.

Все бумаги должны сопровождаться подписями бухгалтера и руководителя. Если это электронные аналоги, используется цифровая подпись сотрудников.

Аудиторские проверки кассовых операций

Отслеживанием порядка ведения отчетности кассовых операций занимается налоговый инспектор.

В зависимости от количества организаций, находящихся в закреплённом за сотрудником районе, проверки осуществляются 1 — 3 раза в год.

Что проверяет налоговая:

• какими путями контролируется рабочее место;
• качество ведения кассовой книги;
• совпадают ли записи в ордерах с дополнительными документами;
• какой процент использования выделяемых банком средств;
• соответствие показателей по выдаче/расходу между банком и расчетным отделом;
• отчетность по направлениям использования выделяемых ресурсов;
• соблюдается ли лимит кассы.

Чтобы избежать проблем, сотрудники должны внимательно соблюдать порядок ведения кассовой книги, ордеров расхода/прихода и сопутствующих им документов.

Если никаких проблем в ходе проверки обнаружено не будет, организация получит положительную оценку аудиторской проверки.

Вы начинающий бухгалтер, который вникает в правила ведения кассовых операций?

Основную информацию вы получите от Школы бухгалтеров и аудиторов:

Порядок ведения кассовых операций и штрафные санкции

Что если в ходе рядовых проверок инспекторами у вашей бухгалтерии обнаружатся серьезные дыры?

В таких случаях предусматриваются штрафы для частных лиц размером до 6 000 рублей и для предприятия в целом до 60 000 рублей .

После обновления порядка ведения кассовых операций в 2014 году, значительно упростились некоторые составляющие учета. Количество заполняемой документации снизилось на 30%.

При «потере» средств в крупных размерах ответственным лицам грозят судебные разбирательства, дело может дойти вплоть до криминальной ответственности.

Порядок ведения кассовых операций РФ ежегодно терпит изменения.

Причиной служит постепенный переход на безналичную систему оплаты товаров и услуг.

В будущем предполагается полный отказ от ведения отчетности по наличности и в большинстве торговых точек нашей страны.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту