Введение
Современные информационные системы предназначены для повышения эффективности управления с помощью информационных технологий подготовки и принятия решений. В настоящее время ведение бухгалтерского учета малоэффективно без компьютерной обработки данных. Сейчас на рынке существует множество бухгалтерских программ, удовлетворяющие самые разные требования к ним. Особенно сложным является правильно выбрать программу для предприятия.
Автоматизация бухгалтерского учета способствует уменьшению трудоёмкости учета, но не позволяет в полной мере сделать его оперативным, сократить сроки на остальные отчетности. Наиболее полно эти вопросы решаются в условиях автоматизации всего комплекса учетных работ. Особое значение придается разработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решение всех типовых задач бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет является самым сложным и трудоемким процессом учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. В связи с вышеизложенным, тема курсовой работы является весьма актуальной на современном этапе. Во-первых, автоматизированный учет облегчает работу при обработке документов. Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую информацию, сформировать формы бухгалтерской отчетности. Кроме того, подсчет данных при автоматизированном учете осуществляется быстрее и точнее, чем, если бы это делалось работником вручную.
Целью данной курсовой работы является рассмотрение этапов подхода к компьютеризации бухгалтерского учета, обзор рынка программных продуктов по автоматизации бухгалтерии.
Для достижения поставленной цели в работе выдвигаются следующие задачи:
Рассмотреть базовые принципы, предмет, метод и задачи бухгалтерского учёта»
Изучить общие принципы построения и возможности систем автоматизации бухгалтерского учёта;
Дать теоретическое обоснование использования компьютерных технологий в учете и анализе;
Составить краткий обзор бухгалтерских программ.
Компьютерная система бухгалтерского учета должна обеспечивать выполнение всех функций и требований бухгалтерского учета. Основой бухгалтерского учета является учетная политика организации - совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.
1. Бухгалтерский учёт и его место в рыночной экономике
1 Базовые принципы бухгалтерского учета
компьютерный бухгалтерский учет
Для того чтобы любой пользователь бухгалтерской информации мог сопоставлять, сравнивать и анализировать показатели финансово-хозяйственной деятельности различных организаций, эта информация должна формироваться на основе единых правил ведения бухгалтерского учета К ним обычно относят правила и принципы регистрации, оценки, группировки и обобщения учетной информации Они должны применяться всеми хозяйствующими субъектами.
Эти принципы и правила установлены в законодательстве о бухгалтерском учете и положениях (стандартах) по его ведению Все правила и процедуры ведения бухгалтерского учета можно подразделить на требования, допущения и принципы.
Основные требования, предъявляемые к ведению бухгалтерского учета, установлены государством в Федеральном законе от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Именно с помощью денежного измерителя можно оценить различные факты хозяйственной деятельности организации. Если же для оценки имущества или обязательств использовалась иностранная валюта, то в бухгалтерском учете ее необходимо перевести в национальную валюту по курсу на момент совершения операции или составления отчетности.
Имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации. Это требование означает, что имущество и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств ее собственников или других юридических лиц. Все имущество и обязательства, не принадлежащие организации, учитываются на забалансовых счетах, т.е. за балансом организации.
Бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации. Это требование означает, что организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствуют намерения существенного сокращения деятельности или ликвидации.
Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в ее рабочий план счетов. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. Для группировки, систематизации и обобщения информации о фактах хозяйственной деятельности организации используются специфические элементы метода бухгалтерского учета - способ двойной записи в системе бухгалтерских счетов. Такой подход позволяет одновременно отражать изменения структуры имущества и обязательств, а также оценивать их движение во взаимосвязи.
Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков и изъятий. Это требование указывает на необходимость отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности организации.
В бухгалтерском учете организации текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно. Это требование означает, что все затраты на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг учитываются обособленно от производимых капитальных и финансовых вложений.
Перечисленные общие требования к ведению бухгалтерского учета регламентированы федеральным законодательством. Но есть требования и допущения, без которых бухгалтерский учет не может быть организован. Они должны выполняться каждой организацией при выборе своей учетной политики, т.е. собственного варианта ведения бухгалтерского учета
Под допущениями в учете понимаются условия деятельности организации, которые должны соблюдаться в течение периода действия учетной политики. ПБУ «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) определяются:
допущение имущественной обособленности. Предполагается, что активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств собственников этой организации и активов и обязательств других организаций. Это допущение повторено из ФЗ «О бухгалтерском учете»;
допущение непрерывности деятельности. Организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности. Это допущение также совпадает с требованием ФЗ «О бухгалтерском учете»;
допущение последовательности применения учетной политики. Принятая организацией учетная политика применяется от одного отчетного года к другому. Это допущение означает, что организация должна применять последовательно выбранную учетную политику, а в случае изменения учетной политики должна быть обеспечена сопоставимость бухгалтерских данных смежных отчетных периодов;
допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Факты хозяйственной деятельности организации должны относиться в учете и отчетности к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами. Например, факт возникновения задолженности покупателей отражается в учете вне зависимости от факта поступления денежных средств от них.
Система бухгалтерского учета базируется на традиционно сложившихся и установленных правилах-требованиях и процедурах ведения учета. Упомянутым выше ПБУ «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) определен ряд требований.
Требование полноты. В бухгалтерском учете должны отражаться все факты хозяйственной деятельности. Это правило требование совпадает с пятым требованием ФЗ «О бухгалтерском учете».
Требование своевременности. Предполагает отражение в учете всех без исключения операций в момент или сразу после их совершения. Эффективность бухгалтерской информации значительно повышается, если пользователь может принимать управленческие решения в режиме реального времени.
Требование осмотрительности. Означает большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов. Бухгалтер, основываясь на осторожности в оценке, скорее выберет низшую оценку для доходов и активов и наивысшую для расходов и обязательств.
Требование приоритета содержания над формой. Предполагает отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. В бухгалтерском учете должны быть отражены все хозяйственные операции независимо от того, соответствуют они требованиям нормативно-правовых актов или нет.
Требование непротиворечивости. При формировании учетных данных необходимо обеспечить тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца. Это правило совпадает с четвертым требованием ФЗ «О бухгалтерском учете».
Требование рациональности. Обязывает обеспечить рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации и объема информации для принятия управленческих решений. Решение о том, какими должны быть структура и состав бухгалтерского аппарата, принимает хозяйствующий субъект самостоятельно.
Если обобщить всю информацию о требованиях и допущениях, регламентирующих организацию бухгалтерского учета, то можно выделить его основополагающие, базовые принципы. Принцип - исходное, базовое положение науки, которое предопределяет все последующие, вытекающие из него утверждения. Эти принципы сформировались на основании теории, практики и национальных традиций ведения бухгалтерского учета. В отличие от естественных наук, принципы которых существуют в природе независимо от мнения людей, принципы бухгалтерского учета формируются людьми - специалистами в области бухгалтерского учета. У разных авторов их число и наименование существенно различаются. Основополагающие принципы (рис.1.1) бухгалтерского учета и отчетности определяют следующие его качественные характеристики:
Рис.1.1 Принципы бухгалтерского учета
Принцип стоимостной оценки означает, что в бухгалтерском учете отражаются все факты хозяйственной деятельности, которые могут иметь денежное выражение. Можно выбрать собственный вариант оценки активов, обязательств или результатов деятельности исходя из возможных вариантов, установленных нормативными актами.
Принцип начисления заключается в том, что все факты хозяйственной деятельности должны отражаться в бухгалтерском учете и включаться в отчетность в том отчетном периоде, в котором они имели место. Этот принцип обеспечивает сопоставимость доходов и расходов организации, т.е. если какое-либо событие влияет на доходы или расходы определенного периода, то результат этого события должен быть признан в этом же периоде.
Принцип существенности основан на обязательном отражении в бухгалтерской отчетности такой информации, неточность или отсутствие которой влияет на финансовые результаты деятельности хозяйствующего субъекта или принятие им управленческих решений.
Принцип осмотрительности (бухгалтерского консерватизма) означает, что бухгалтер основывает свое профессиональное суждение на том, что доходы признаются только тогда, когда есть обоснованная уверенность в их получении, а расходы - когда есть обоснованная возможность их производства.
Принцип объективности означает профессиональную подготовку и этику бухгалтера. На сформированную им бухгалтерскую информацию не должны влиять его субъективные личные суждения. Объективной считается надежная и проверенная информация, соответствующая всем фактам хозяйственной деятельности организации.
Указанные принципы служат базой общей концепции бухгалтерского учета, основой разрабатываемых положений по ведению бухгалтерского учета и представлению результатов предпринимательской деятельности хозяйствующего субъекта в бухгалтерской (финансовой) отчетности.
2 Предмет, метод и задачи бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет - это система обобщения и наблюдения за финансово-хозяйственной деятельностью, отражаемой упорядочено и непрерывно с помощью специальных документов с целью получения данных о работе предприятия и контроля за его деятельностью.
Как видно из определения бухгалтерского учета, предметом его является финансово-хозяйственная деятельность предприятия. При этом в ходе работы предприятия, осуществления финансово-хозяйственной деятельности происходит кругооборот хозяйственных средств. Здесь можно выделить процессы снабжения, производства и реализации, которые в учете представлены отдельными хозяйственными операциями. В процессе снабжения учитываются такие из них, как поступление материалов от поставщиков, оплата тзр. Начисление износа средств, заработной платы, отчислений во внебюджетные фонды, отпуск материалов в производство и т.д. - фиксируются в процессе производства. В процессе реализации учитываются такие операции, как поступление выручки от реализации, отпуск продукции покупателям, списание производственной себестоимости, расчет прибыли.
Таким образом, объектами изучения бухгалтерского учета являются средства, их движение в процессе производства, распространения и обращения, а также источники их образования и использования.
Задачами бухгалтерскими учета являются:
формирование достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятий необходимой для оперативного руководства и управления, а также ее использования инвесторами, покупателями, налоговыми, финансовыми, банковскими органами и иными заинтересованными лицами;
обеспечение контроля за наличием движения имущества и использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных ресурсов.
Метод бухгалтерского учета складывается из нескольких следующих элементов (рис.1.2):
Рис.1.2 Методы бухгалтерского учёта
Документация - это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения. Документация позволяет вести сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Обязательное условие отражения хозяйственных операций в системном бухгалтерском учете - оформление их первичными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими предъявляемым к ним требованиям (они должны быть достоверными, ясными, объективными и др.).
Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета. Инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности показателей бухгалтерского учета и сохранности имущества организации. Инвентаризации подлежат основные средства, товарно-материальные ценности, денежные средства, расчеты, незавершенное производство, незавершенное строительство, товары торговых организаций и др.
Бухгалтерский баланс - способ экономической группировки и обобщения информации об имуществе организации по составу и размещению и источникам их образования в денежной оценке на определенную дату, как правило, на 1-е число месяца. Средства организации отражаются в бухгалтерском балансе в денежном выражении в двух группировках: одна показывает, какими средствами организация располагает, другая - из каких источников они возникли. Обе части бухгалтерского баланса равны между собой, так как в них отражается одно и то же имущество, но, с одной стороны, по составу и размещению, с другой - по источникам его образования. Таким образом, баланс позволяет наблюдать за состоянием хозяйственных средств и их использованием в организации.
Система счетов и двойная запись - прием, который означает, что имущество, источники его образования, хозяйственные операции в бухгалтерском учете группируются также и с помощью системы счетов (синтетических и аналитических) с применением метода двойной записи.
Счет - это экономическая группировка, в которой систематизируется, накапливается текущая информация о состоянии имущества, источниках его образования, хозяйственных операциях.
Двойная запись - это способ регистрации хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Этот способ заключается в том, что каждая хозяйственная операция записывается в двух счетах бухгалтерского учета в равных суммах.
Оценка представляет собой способ выражения в денежном измерении имущества организации и его источников. Реальность и правильность оценки имущества организации и его источников имеют важнейшее значение для построения всей системы бухгалтерского учета. В основе оценки имущества лежат реальные затраты, выраженные в денежном измерении.
Калькуляция - способ группировки затрат и определения себестоимости. Исчисление себестоимости продукции (работ, услуг) - способ определения фактических затрат организации в денежной форме на единицу продукции (работ, услуг).
Отчетность организации представляет собой систему показателей, характеризующих ее производственно-хозяйственную и финансовую деятельность за определенный период (месяц, квартал).
Способы и приемы бухгалтерского учета, составляющие его методологию, взаимосвязаны и взаимообусловлены. В результате их применения обеспечиваются: непрерывное, сплошное и документально обоснованное отражение в системном бухгалтерском учете учитываемых объектов в денежном, трудовом и натуральном измерителях; однородная группировка имущества, источников его образования, хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Взаимосвязанное отражение этого имущества, источников его формирования и хозяйственных операций при помощи метода двойной записи на счетах, периодическое сопоставление фактического наличия и имущества и обязательств с учетными данными позволяют получить достоверные итоговые систематизированные отчетные показатели.
3 Проблемы автоматизации бухгалтерского учета. Автоматизированное рабочее место бухгалтера
При автоматизации бухгалтерского учета возникают некоторые проблемы. Мало просто выбрать хорошую программу. Автоматизация - достаточно длительный и сложный процесс.
Создать программу, которая была бы одинаково пригодна всем пользователям, практически невозможно. Условия, в которых работают программы, и требования к ним непрерывно меняются. Например, изменилось законодательство, и программа, которая устраивала, уже не в полной мере отвечает предъявляемым к ней требованиям. Приходится обращаться к разработчикам с просьбой об изменениях.
Следующая по степени сложности проблема это выбор техники. У разработчика программного продукта есть свои минимальные требования к той технике, на которой будет работать его программа. Покупая технику нужно смотреть вперед. При современных темпах развития программных продуктов быстро растут и требования к компьютеру, на котором предполагается работать. Поэтому выбирать технику надо с запасом.
Итак, решение вопроса об автоматизации бухгалтерского учета - это нечто большее, чем покупка программы. По сути дела разрабатывается целый проект автоматизации. Это сложный комплекс мер, которые должны быть тщательно продуманы с самого начала. Если потеряется какая-то часть технологии, то ее отсутствие в дальнейшем приведет к печальным последствиям и дополнительным затратам. Поэтому лучше всего, с того самого момента, как появилась мысль об автоматизации, обратиться в фирму, которая специализируется на разработке и внедрении систем финансово-хозяйственной деятельности.
На современном этапе автоматизации управления общественным производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ).
Специфика деятельности бухгалтерии позволяет выбрать методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности. АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.
С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления. Возможности компьютерной формы учета позволяют гибко распределять учетную работу между персоналом разных участков учета. Состав учетных задач остается неизменным при разных объемах учетных работ, однако список исполнителей существенно отличается в зависимости от размера предприятия и соответственно от объема учетной работы.
Особенности организации учетного аппарата в бухгалтериях разных размеров удобно представить с помощью схемы (рис. 1.3).
Рис.1.3 Схема учётного аппарата
На малых предприятиях учет ведет одно лицо - главный бухгалтер предприятия на одном компьютере (на схеме обозначен как круг 1). При необходимости к его компьютеру подсоединяются компьютеры руководителей (круг 2). С увеличением объема учетных работ увеличивается численность бухгалтеров на предприятии. К локальной сети подключаются АРМ бухгалтеров с разных участков учета (круг 3). Для наибольшей эффективности учетных работ следует предусматривать выделение мощного компьютера как сервера, на котором будет сохраняться информационная база и выполняться основная масса вычислений.
Дальнейшая реализация информационной технологии компьютеризированного решения задач бухгалтерского учета с использованием АРМ на растущем предприятии предопределяет необходимость построения многоуровневой вычислительной системы, основанной на применении АРМ технических исполнителей (первичный учет), АРМ функциональных работников (участки учета, круг 4) и АРМ руководителей. В условиях промышленного предприятия, система бухгалтерского учета на основе АРМ на низшем уровне, состоит из АРМ работников первичного учета (АРМ кладовщика по учету материальных ценностей, АРМ по учету выработки работников в цехах основного и вспомогательного производств, АРМ кладовщика по учету готовой продукции). Фактически КСБУ на этом этапе превращается в КИСП. Информацию на основе введенных данных передают по каналам связи в бухгалтерию. Последующие уровни относятся к бухгалтерии и содержат АРМ с участков учета и отдельных синтетических счетов (учет внеоборотных активов, учет производственных запасов, учет оплаты труда, учет готовой продукции и ее реализации, учет расчетных операций, учет затрат производства).
Бухгалтеры контролируют введенные данные, проверяют их полноту и достоверность, при необходимости дополняют информацию и создают учетную информационную базу. Ее дополняют информацией с других АРМ и из информационных систем предприятия. Кроме того, возможна организация АРМ бухгалтера-аналитика и АРМ контроллера. Эти два АРМ охватывают задачи анализа и контроля, выполняемые работниками бухгалтерии. Типовая структурная схема учетного аппарата промышленного предприятия при применении компьютерной формы учета по трем уровням АРМ приведена на рис. 1.4.
Рис.1.4 Структура учетного аппарата и локальной сети бухгалтерии
Таким образом, современная структура учетного аппарата не может эффективно функционировать без компьютерной формы учета. В условиях применения КСБУ возникает возможность усилить функцию контроля законности и экономической целесообразности фактов хозяйственной жизни, не повышая трудоемкость ведения учета. Информационная система обеспечивает непрерывный контроль как составления документов, так и текущих учетных записей. Это обусловлено тем, что компьютерная система бухгалтерского учета имеет свою внутреннюю структуру и встроенные алгоритмы, определяет правила учета и схему документооборота.
Практический результат для предприятия - уменьшение вероятности как случайных, так и преднамеренных ошибок бухгалтера.
Для того чтобы правильно выбрать систему автоматизации бухгалтерского учета, удовлетворяющую всем запросам предприятия, надо четко представлять систему ведения бухгалтерского учета на предприятии, тщательно изучить рынок предлагаемых программных продуктов.
2. Выбор системы автоматизации бухгалтерского учета и сравнительный анализ бухгалтерских программ
1 Классификация бухгалтерских программ и систем
Итак, состояние современного рынка ПО для бухгалтерии и аудита можно охарактеризовать как интенсивно развивающееся. Наметилась специализация ПО по группам потребителей в зависимости от их потребностей. Основные классы программных систем бухгалтерского профиля, представленные на российском рынке, характеризуются табл. 2.1.
Таблица 2.1 Группы потребителей ПО
Класс системыГруппа ПотребителейОсновные характеристикиФирмы - разработчикиМини -бухгалтерияБухгалтерия в 1-3 человека. Без специализацииВвод и обработка бухгалтерских записей. Печать первичных до- кументов и отчетности«Паритет Софт» «ИнфоСофт» «Инфин» «1С»Универсальные системы (миди - бухгалтерия)Численность бухгалтерии невелика. Предусмотрены все разделы учетаУсиленная аналитика. Реализация основных компонентов натурального учета. Учет труда и заработной платы«1С» «Инфин» «ИнфоСофт» «Атлант - Информ»Локальные АРМЛокальная модификация комплексных системКомплексная реализация частной задачи учета«1С» «ИСТ» «Паритет Софт»Комплексные системыБухгалтерия не менее 10 человек. Разделение функций между сотрудникамиКомплекс программ. Сетевая архитектура. Достаточно полная реализация функций. Адаптируемость«Парус» «Ланкс» «Новый Атлант» R - StyleУправленческие системыПодразделения бухгалтерского и финансового учета. Подразделения финансового менеджментаУправленческий учет. Планирование и управление. Настройка на клиента (кастомизация). Открытость архитектуры. Масштабируемость«Новый Атлант» «Цефей» SAP BAAN CAКак видно из таблицы, фирмы-разработчики КСБУ предлагают широкую номенклатуру программных продуктов, учитывающих потребности пользователей. Ряд фирм-разработчиков создает программные продукты единой серии под общей торговой маркой. Они предназначены для предприятий различных масштабов или предметных областей, имеют типовые элементы, используют типовые информационно-технологические решения.
Типовая структура системы мини-класса определяется нормативными документами, регламентирующими порядок ведения бухгалтерского учета на предприятиях различных форм собственности. Такая система ориентирована на главных бухгалтеров, бухгалтеров, экономистов с различным уровнем знаний и опыта, работает в диалоговом режиме, предоставляет пользователю возможности быстрого и качественного составления проводок финансово-хозяйственных операций, их исправления, анализа и расчетов по ним. Используемая в системе форма учета содержит всю необходимую бухгалтеру информацию.
Универсальная система (миди-бухгалтерия), программы полностью могут быть настроены самим бухгалтером на любые изменения законодательства и форм учета. За счет полной настраиваемости успешно используются на малых предприятиях, в торговых и бюджетных организациях, в СП, на заводах. Программы используется как для простого, так и для сложного учета. Полностью возможности программ раскрываются при ведении аналитического учета. Программа ведет учет в количественном и суммовом выражениях. На небольших предприятиях (до 10 человек) успешно считается заработная плата.
Российские фирмы прежде всего уделяют внимание формированию комплексных бухгалтерских систем с развитыми аналитическими возможностями. Комплексные решения охватывают все участки учета и формируются, как правило, по модульному типу.
При поставке конкретному пользователю возможна настройка на потребности заказчика. При этом модули, за исключением ядра системы, могут поставляться и эксплуатироваться в различных конфигурациях.
Благодаря наличию метабазы данных достигаются гибкость и на- страиваемость решений на конкретные применения. Все это позволяет быстро менять структуру и функции конкретного приложения в условиях меняющейся среды. Как правило, возможны модификации сценариев диалога, переориентация "горячих клавиш", настройка выходных форм и схем расчета с использованием генераторов отчетов. Потенциальной особенностью таких систем является также включение в них модулей финансового анализа предприятия и его партнеров, а также планирования и анализа инвестиционных проектов.
Выбор того или иного класса систем определяется позиционированием конкретного предприятия на рынке, опытом бухгалтерского и управленческого учета, квалификацией сотрудников. Это особенно существенно для малых предприятии, где наблюдается совмещение функциональных обязанностей сотрудников.
Автоматизация простейших форм учета и распространенность мини-систем во многом обусловлены бухгалтерской и компьютерной безграмотностью в России на ранних этапах перехода к рыночной экономике в отличие от Запада, где указанные дисциплины начинают постигать со школьной скамьи. Рост требований к системам возрастает по мере того, как осознается польза от их использования не только для фискальных органов, но и для самого предприятия. Но это не дается бесплатно. От бухгалтера требуется совершенно другая квалификация: умение разбираться в тонкостях учета - планировать налоги, учитывать потоки платежей, определять окупаемость инвестиционных проектов и многое другое.
Следует отметить значение бухгалтерской автоматизации для руководства предприятий. Мы не говорим о тех случаях, когда руководитель сам является и бухгалтером.
Комплексные программы обеспечивают взаимосвязь всех звеньев учета - от комплектации до торговли, что не может не сказаться на качестве менеджмента.
Зарубежные бухгалтерские системы мало прижились в России. Это связано со многими факторами, среди которых не последнюю роль играют особенности бухгалтерского учета в России: структура плана счетов хотя и существенно видоизменена, но непривычна для зарубежных специалистов.
Важную роль играют также динамика изменения российского законодательства, регулярные изменения в многочисленных формах учета и отчетности. В то же время наметилась тенденция приближения российской системы учета к международной и в перспективе планируется переход на Международную систему финансовой отчетности (МСФО).
Среди зарубежных фирм, поставляющих бухгалтерские программы и представленных в России, сегодня конкуренцию отечественным разработкам могут составить лишь некоторые. Это характерно прежде всего для класса комплексных систем, ориентированных преимущественно на крупные предприятия, имеющие устоявшиеся внутренние стандарты учета. Такие системы предусматривают быструю параметрическую адаптацию к потребностям заказчика и требуют настройки на следующие особенности предприятия:
конкретную сложную организационную структуру;
существующие и модернизируемые бизнес-процессы;
внутренние принципы учета, анализа и управления снабжением, производством и сбытом;
параллельную отчетность по российским и международным стандартам бухгалтерского учета из-за тесных связей с международными партнерами, в связи с ожидаемыми инвестициями и др.
По функциональной направленности можно выделить системы, ориентированные на традиционный суммовой бухгалтерский учет, оперативно-хозяйственный учет, управленческий учет и финансово-экономический анализ. Основные тенденции развития российского рынка бухгалтерского ПО:
рост функциональной мощности малых программ;
переход на Windows-интерфейс;
рост интереса к сложным управленческим программам, в том числе построенным на базе архитектуры «клиент-сервер».
2 Общие принципы построения и возможности программ автоматизации бухгалтерского учета
В настоящее время существует очень много разнообразных программных средств для автоматизации бухгалтерского учета. Практически все они предлагают стандартный набор инструментов для облегчения труда бухгалтера и лучшей организации бухучета. Программы позволяют автоматизировать следующие участки бухгалтерского учета:
Банк, касса.
Основные средства и нематериальные активы.
Учет товарно-материальных ценностей.
Валютный учет.
Учет произведенной продукции и оказанных услуг.
Расчеты с организациями.
Расчеты с подотчетными лицами.
Расчеты по заработной плате.
Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами.
Помимо этого, некоторые программы позволяют вести складской учет в рамках бухгалтерии.
Кроме того, некоторые фирмы-разработчики программного обеспечения пошли по пути комплексной автоматизации деятельности предприятий. В число таких программ входит, например, комплексы «1С: Предприятие», «БЭСТ-5». Они обеспечивают автоматизацию не только бухгалтерского учета, но и планово-экономической деятельности, торговли и других сфер деятельности.
Учет в программах построен на основе регистрации исходных данных - бухгалтерских проводок, порождаемых хозяйственными операциями. Чтобы хозяйственная деятельность предприятия была отражена в полной мере, в программу необходимо вносить все проводки, что может выполняться разными способами: вручную, либо с помощью первичных документов.
Следующий обязательный момент в бухгалтерском учете - отчетность. В типовых конфигурациях предусмотрены, настроены и готовы к использованию стандартные формы бухгалтерской отчетности. Произвольные формы отчетности могут настраиваться самим бухгалтером или программистом.
Вместе с тем важно понимать, что мало просто купить компьютер и какую-нибудь бухгалтерскую программу. Иногда бывает необходимо немного «перестроить» свой бухгалтерский учет, поменять привычный ход работы бухгалтера. Особенно часто это случается, когда бухгалтерский учет крупного предприятия приходится вести не на одном, а на нескольких компьютерах. В каждой конкретной ситуации могут быть свои особенности.
3 Выбор системы автоматизации бухгалтерского учета
Экономическая ситуация сегодня заставляет руководителя быть более осмотрительным в выборе финансово-экономического программного обеспечения для предприятия.
Рассмотрим первый и основной этап - выбор программного продукта. Для этого необходимо определить цель приобретения программы. При этом предприятие может вести себя по-разному. Наиболее распространенные варианты:
Предприятие самостоятельно пытается понять, что ему нужно. Вариант обычно бесперспективный по причине отсутствия необходимой квалификации. Кроме того, задачи, какие должна решать программная система, рассматриваются чаще всего с позиции сиюминутной необходимости без должной многосторонней оценки.
Для решения проблемы привлекается консалтинговая фирма, некий буфер между разработчиком и заказчиком. Однако она не несет ответственности за результат. Даже самое хорошее заключение не гарантирует, что система, выбранная на его основе, будет полностью работоспособна в конкретных условиях. Дело в том, что программы такого класса отличаются от прочего промышленного оборудования слишком большим количеством существенных характеристик качества и функциональности.
Организация открытого или закрытого тендера это практически то же самое, что и предыдущий вариант.
Разработчика следует выбирать только на основе изучения рынка программных продуктов, например по наличию реализованных им проектов в той же отрасли. Сделать это можно с привлечением специалистов или на основе внутреннего конкурса. При этом важно то, как именно разработчик будет определять применимость своего программного решения к конкретному предприятию. Только разработчик способен гарантировать качество вносимых изменений при разработках. В итоге предприятие получает решение с гарантированным результатом.
В современных экономических условиях получают развитие новые варианты сотрудничества, такие, как пробная или опытная эксплуатация программ.
Далеко не все фирмы-разработчики готовы продемонстрировать заказчику возможности программы применительно именно к конкретному предприятию. Остается следующий вариант - аренда программы.
Выгода для пользователя существенная - арендная плата за конечный период значительно ниже стоимости приобретения, к тому же на время аренды он приобретает все права зарегистрированного пользователя (горячая линия, консультации, обучение и т. п.). Заказчик оплачивает только работу специалистов по внедрению и настройке программы. Обычно эти работы ведутся совместно с представителями отдела АСУ самого предприятия. На этом этапе происходит обучение группы пользователей. В случае если программа удовлетворяет требованиям заказчика, происходит оплата ПО.
Такая схема позволяет разделить ответственность (и в первую очередь денежные затраты в период острого дефицита наличности) между заказчиком и исполнителем. Даже при неудачном исходе, если программа «не подошла», заказчик не теряет денег и не тратит их на заведомо неподходящий программный комплекс.
Рассмотрим более детально продукцию некоторых фирм-разработчиков программ для бухгалтерии.
4 «БЭСТ-5» - информационная система управления предприятием
Работа современного предприятия невозможна без надежной и эффективной информационной поддержки своей деятельности. Объем накапливаемых данных непрерывно растет, а их обработка усложняется. Быстрота сбора и анализа информации для принятия адекватных управленческих решений становится решающим фактором бизнеса. В этих условиях даже небольшие компании не могут обойтись без использования информационных управленческих систем. К таким программным комплексам относится система "БЭСТ-5".
Система управления предприятием БЭСТ-5 разрабатывается c 2001 года большим коллективом специалистов по информационным технологиям, управлению, бухгалтерскому и налоговому учету. Система динамично развивается, адаптируется к законодательству, впитывает новые идеи и опыт применения на множестве предприятий. Она является надежным помощником в бизнесе в решении самых насущих задач, стоящих перед предприятием.
Преимущества системы. Развитая функциональность. В программе имеют средства для ведения учета и выработки управленческих решений по всем аспектам деятельности современного торгового, производственного или бюджетного предприятия. Для этих целей в программе имеется ряд базовых функциональных блоков: ФИНАНСЫ, ТОРГОВЛЯ, ПРОИЗВОДСТВО, ПЕРСОНАЛ. Кроме того, имеется постоянно расширяемый набор отраслевых и специализированных решений (БЭСТ-МАГАЗИН, БЭСТ-АЛКО, БЭСТ-ПИТАНИЕ и др.), которые развивают и дополняют основную программу.
Всесторонний учет операций. Система предоставляет развитые и гибкие средства регистрации фактов хозяйственной жизни в оперативном режиме с одновременным их отражением в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете. Автоматизировано большинство бизнес-процессов предприятия с адекватным документарным представлением. Имеются возможности для прямой регистрации данных в учете соответствующего вида. Дана возможность организации специального учета по собственным планам счетов.
Планирование и контроль. Управленческие функции программы базируются на подсистеме бюджетирования деятельности предприятия и контроля исполнения планов (план-факт анализ). Пользователь программы может самостоятельно разработать набор операционных, дополнительных, финансовых и специальных бюджетов и рассчитывать бюджеты по периодам, вариантам плана, центрам финансовой ответственности и в других аналитических разрезах. Имеются средства для настройки специальных форм план-фактного анализа и расчета финансовых коэффициентов для контроля исполнения бюджетов и выработки управленческих решений.
Высокая адаптируемость. Концепция системы ориентирована на быструю параметрическую настройку программного комплекса без привлечения специалистов по программированию. В подавляющем большинстве случаев этого оказывается достаточно. Вместе с тем, в программе имеются средства программных доработок. На первом уровне пользователю предоставляется возможность разработки небольших программ (PlugIn) с сохранением базовой функциональности. На втором уровне система предлагает полноценную встроенную среду разработки, вплоть до создания новых приложений.
Наличие среды разработки. В системе БЭСТ-5 имеется встроенная интегрированная среда разработки (IDE), которая используется при создании самой программы и предоставляется всем пользователям для создания собственных функциональных элементов. Программирование может осуществляться на высокоуровневом языке Harbour или с использованием языка программирования Си с использованием отладчиков и других средств ускоренной разработки. Среда разработки поставляется бесплатно.
Низкая стоимость владения. Программный комплекс ориентирован на использование малыми и средними предприятиями. Учитывая это обстоятельство, разработчики системы БЭСТ-5 поставили целью создания программного комплекса с минимальной стоимостью владения.
Программный комплекс имеет невысокую продажную цену, которая приемлема практически любому предприятию. Гибкая ценовая политика допускает приобретение системы в разных вариантах комплектации и с необходимым количеством рабочих мест. Используются продажи со скидками
При использовании системы не требуется приобретение других, зачастую дорогостоящих программных компонентов, например, серверов базы данных, генераторов отчетов и т.д. Система интегрирована с офисным пакетом MS Office, но также работает с бесплатно распространяемым пакетом Open Office.
Программа предъявляет весьма "щадящие" требования к рабочим компьютерам, серверам, сетевому оборудованию. Система оптимизирована под использование в терминальном режиме, при котором затраты на клиентские рабочие места минимальны.
Развертывание системы у пользователя не требует дополнительных затрат. В большинстве случае пользователи делают это самостоятельно без привлечения дорогостоящих специалистов со стороны.
Сопровождение программы в процессе эксплуатации, как правило, выполняется пользователями программы и не вызывает трудностей. Компания своевременно реагирует на изменения законодательства и учитывает их в программе.
Область применения. Система управления предприятием БЭСТ-5 предназначена для использования малыми и средними предприятиями. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности на предприятии.
Основные области применения:
Оптовая торговля
Розничная торговля
Производство
Сфера услуг
Бюджетные организации
Программа может быть использована для одного предприятия или произвольного набора не связанных между собой предприятий.
2.5 «1С: Бухгалтерия»
Программный продукт "1С:Бухгалтерия 8" включает технологическую платформу "1С:Предприятие 8" и конфигурацию (прикладное решение) "Бухгалтерия предприятия".
Конфигурация "Бухгалтерия предприятия" предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
"1С:Бухгалтерия 8" поддерживает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.
В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ "Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н). Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.
Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов программы, соответствующих первичным бухгалтерским документам. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции - простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.
Средства для быстрого освоения. Помощник ввода сведений об организации предназначен для заполнения начальных сведений об организации. Стартовый помощник предназначен для ввода основных сведений, необходимых для начала работы с программой. По корреспонденции счетов или содержанию хозяйственной операции справочник корреспонденций подскажет бухгалтеру, как нужно отразить ту или иную операцию в программе.
Электронное пособие "Быстрое освоение 1С:Бухгалтерии 8", предназначенное для начинающих пользователей программы, поможет быстро освоить основные приемы работы с программой.
Панель функций помогает начинающим пользователям осваивать программу быстрее, а опытным пользователям эффективнее выполнять ежедневные задачи. Основные разделы учета (Банк, Касса, Производство, Зарплата) представлены в виде схем работы и отображают последовательность операций.
Монитор бухгалтера позволяет оперативно и в удобной форме получать данные по остаткам на расчетных счетах и в кассе, о суммах дебиторской и кредиторской задолженности, о сроках сдачи отчетности, а также о сроках уплаты налогов.
Календарь бухгалтера заблаговременно оповещает о наступлении предусмотренных законодательством сроков уплаты налогов и представления отчетности.
Ведение учета деятельности нескольких организаций. "1С:Бухгалтерия 8" позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет хозяйственной деятельности нескольких организаций. Учет по каждой организации можно вести в отдельной информационной базе. В то же время конфигурация предоставляет возможность использовать общую информационную базу для ведения учета нескольких учреждений - юридических лиц. Это удобно, если их хозяйственная деятельность тесно связана между собой: можно использовать общие списки товаров, контрагентов (деловых партнеров), работников, складов (мест хранения) и т. д., а обязательную отчетность формировать раздельно.
Поддержка разных систем налогообложения. В программе для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей поддерживаются следующие системы налогообложения:
общая система налогообложения (налог на прибыль для организаций в соответствии с гл. 25 НК РФ),
упрощенная система налогообложения (гл. 26.2 НК РФ),
система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (гл. 26.3 НК РФ).
Функциональность и простота в управлении стандартных бухгалтерских отчетов. В стандартных бухгалтерских отчетах можно проанализировать данные бухгалтерского и (или) налогового учета, а также суммы постоянных и временных разниц. Кроме этого, предоставляется возможность сразу проконтролировать выполнение требований ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль". Для этого реализована возможность контроля выполнения правила БУ = НУ+ПР+ВР.
Данные отчетов можно представить в графическом виде - вывести диаграмму (рис.3.1) Предоставляется возможность изменить оформление отчетов - применить различные цвета и шрифт, выделение сумм с отрицательными значениями и др.
Рис.3.1 Данные отчёта в виде диаграммы
На рисунке наглядный пример предоставления информации по оборотно-сальдовой ведомости счёта 10.01 в виде круговой диаграммы.
Прозрачность закрытия периода. Операции завершения месяца включают трудоемкие расчеты начисления амортизации, расчета себестоимости и т.д. Эти операции отражаются в учете в определенной последовательности, которую нельзя изменять. По некоторым регламентным операциям формируется большое число проводок. Кроме того, операции одновременно выполняются и для налогового учета по налогу на прибыль.
Помощник закрытия месяца (рис.3.2.):
Рис.3.2 Окно программы - Закрытие месяца
определит необходимые регламентные операции закрытия месяца,
проконтролирует последовательность выполнения регламентных операций,
выявит ошибки учета, которые не позволяют выполнить закрытие месяца,
сформирует справки-расчеты по выполненным операциям и отчет о ходе выполнения закрытия месяца.
Формирование отчетности. 1С:Бухгалтерия 8 автоматически рассчитывает большую часть показателей при заполнении бухгалтерской и налоговой отчетности. Для автоматического формирования многих отчетов достаточно указать организацию и отчетный период.
6 Таблица сравнительных характеристик программ
Сравнительный анализ вышеприведённых систем можно представить в виде таблицы. (табл. 3.1)
1С:БухгалтерияБЭСТОбласти примененияКаким бы бизнесом ни занималась организация - оптовой или розничной торговлей, комиссионной торговлей, оказанием услуг, производством или строительством - она может вести учет в 1С:Бухгалтерии 8. В одной информационной базе можно вести учет деятельности нескольких организаций и индивидуальных предпринимателей. При этом используются общие справочники контрагентов, сотрудников и номенклатуры, а отчетность формируется раздельно.Система управления предприятием БЭСТ-5 предназначена для использования малыми и средними предприятиями. Программа успешно используется на предприятиях торговли, сферы услуг, в строительстве, на производстве, в аудиторских фирмах, бюджетных организациях. Позволяет вести учет от имени нескольких независимых предприятийВиды учётаАналитический, валютный, количественный, налоговый учет, а также учет по подразделениям.Обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности на предприятииКонтроль и корректировка данныхПринципы ведения бухгалтерского учета, реализованные в "1С:Бухгалтерии 8", отвечают высоким требованиям надежности и эффективности, полностью соответствуют российскому законодательству и обеспечивают потребности бизнеса. Пользователь может самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики и создавать новые субсчета. Изменения, вносимые в план счетов, сохраняются и после обновления программы.Пользователь программы может самостоятельно разработать набор операционных, дополнительных, финансовых и специальных бюджетов и рассчитывать бюджеты по периодам, вариантам плана, центрам финансовой ответственности и в других аналитических разрезах. Имеются средства для настройки специальных форм план-фактного анализа и расчета финансовых коэффициентов для контроля исполнения бюджетов и выработки управленческих решений. Сопровождение программы в процессе эксплуатации, как правило, выполняется пользователями программы и не вызывает трудностей. Компания своевременно реагирует на изменения законодательства и учитывает их в программеОтчётность Для просмотра результатов текущей бухгалтерской работы предназначены стандартные отчеты. Стандартные отчеты являются эффективным механизмом использования сводных и детализированных данных бухгалтерского и налогового учета в текущей работе. автоматически формирует различные формы бухгалтерской и налоговой отчетности, которые можно напечатать или сохранить в файл для передачи в ИФНС. Готовые отчеты, сформированные в системе и сохраненные в файлы с расширением *.frp, можно просматривать без запуска БЭСТ-5. Просмотр осуществляется из проводника Windows или из соответствующей программы-просмотрщика.
С:Бухгалтерия 8.0 универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. "1С:Бухгалтерия 8.0" обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.
"БЭСТ-5" - комплексная система управления предприятием, которая поддерживает весь цикл управленческих процедур: планирование деятельности, сбор фактических данных (ведение учета), трансформацию первичной информации в информацию для менеджмента, контроль отклонений показателей от плановых значений, развитые аналитические процедуры. Система используется практически на любых предприятиях. "БЭСТ-5" продолжает линию продуктов БЭСТ, которые распространяются уже более 10 лет и работают на десятках тысяч предприятий в России, Беларуси и Украине.
Программный комплекс БЭСТ-5 создает единую информационную среду для ведения учета всех видов: бухгалтерского, налогового и управленческого. Одной из отличительных черт системы БЭСТ-5 относится является между традиционными подходами и новейшими технологическими решениями.
Заключение
Развитие информационных технологий бухгалтерского учета за последние годы идет все возрастающими темпами. Любой практикующий бухгалтер работает на компьютере и не мыслит без последнего своей профессиональной деятельности. Модернизация и смена поколений вычислительной техники, переход на новые операционные системы, обновление версий прикладных программ и т.п. является характерной особенностью современной компьютеризации. В настоящее время повсеместно внедряются компьютерные сети(локальные, региональные, глобальные), благодаря которым обеспечен удаленный доступ к общесетевым ресурсам (базам данных, компьютерам, принтерам, факс-модемам и др.).
Изучение компьютерных систем бухгалтерского учета следует осуществлять на примере комплексных систем масштаба крупного предприятия (типа 1C:Предприятие). Именно эти системы обеспечивают изучение универсальных бухгалтерских информационных технологий, включая ввод и подготовку первичных документов, выполнение учетных функций, формирование отчетов, справок и т.п.
Важно понимать специфику компьютерных систем бухгалтерского учета, основу которых составляет методология бухгалтерского учета и информация, организованная в виде системы электронных документов и баз данных.
Список используемой литературы
.Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов. Ю.А. Бабаев, И.П. Комиссарова, В.А. Бородин; Под ред.проф. ЮА Бабаева, проф. И.П. Комиссаровой. 2-е изд., перераб. и доп. М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 527
.Бухгалтерский учёт в организациях. Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко,Е.Н. Галанина. 3-е изд., перераб. и доп. М.:Финансы и статистика, 2003. 752с.
.Информационные технологии бухгалтерского учета / О. П. Ильина. - СПб: Питер, 2001. -688 с
.Пбу "Учётная политика организации" ПБУ 1/98 (в ред. Приказа Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н)
.Интернет сайт системы «БЭСТ-5»#"justify">.Интернет сайт программы «1С:БУХГАЛТЕРИЯ 8» http://v8.1c.ru/
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Компьютеризация бухгалтерского учёта на современном этапе и перспективы развития.
Роль и место бухгалтерского учёта в АИС.
Тема 2. Информационная подсистема бухгалтерского учёта.
Общая характеристика информационной подсистемы бухгалтерского учёта.
Характеристика комплексов учётных задач.
Информационные связи комплексов учётных задач.
Выводы.
Тема 3. Основы организации компьютерных систем бухгалтерского учёта.
Общие вопросы создания компьютерных систем бухгалтерского учёта.
Особенности проектирования и внедрения компьютерных систем бухгалтерского учёта.
Роль пользователя-бухгалтера в проектировании АИС.
Выводы.
Тема 4. Компьютерные технологии в бухгалтерском учёте.
Информационное обеспечение подсистемы бухгалтерского учёта.
Классификаторы и коды.
Учетная документация.
Внемашинное ИО.
Техническое обеспечение компьютерной обработки учётных задач.
Функциональные пакеты автоматизированных бухгалтерских систем.
1. Пакеты «Мини-бухгалтерия» .
2. Интегрированные бухгалтерские системы (ИБС) .
3. Комплексные системы бухгалтерского учета .
4. Корпоративные системы .
Технологическое обеспечение учётных задач.
Особенности сетевой обработки учетных задач.
Основы реализации технологии «КЛИЕНТ-БАНК».
Выводы.
Тема 5. Компьютерная обработка бухгалтерского учёта на малых предприятиях.
Компьютерная обработка бухгалтерского учёта на малых предприятиях.
Выводы.
Тема 6. Организация технологии комплексной обработки участков.
АРМ главного бухгалтера.
АРМ Расчётные и валютные счета.
АРМ касса. Подотчётные лица.
АРМ учёта материальных запасов.
Учет товаров.
Раздел «Управление продажами».
Учет материалов.
«АРМ основных средств».
Выводы.
Тема 1. Понятие и значение компьютеризации бухгалтерского учёта.
Развитие компьютерных систем в бухгалтерском учёте.
Широкое использование вычислительной техники в бухгалтерском учете началось в 1950-х годах на базе электромеханических перфорационно-вычислительных машин (ПВМ), когда на крупных предприятиях были организованы Машиносчетные станции (МСС), где проводилась централизованная обработка учетных задач по таблично-перфокарточной системе счетоводства. Методология проектирования бухгалтерских задач была сосредоточена в специализированных проектных институтах, где разрабатывались типовые проекты, решались вопросы создания классификаторов и унификации учетных документов Бурное развитие вычислительной техники привело к использованию с начала 70-х годов электронных вычислительных машин и организации Автоматизированных систем управления (АСУ) в различных сферах экономической деятельности на предприятиях и организациях министерствах и ведомствах территориальных и центральных органах управления ЭВМ эксплуатировались на Вычислительных центрах (ВЦ), где накопленный опыт механизированных систем и АСУ явился основой дальнейшего развития автоматизированных систем.
Следующий этап в развитии компьютеризации экономических задач связан с появлением персональных компьютеров (ПК), широкое использование которых в России началось в 1990-е годы Системы обработки экономической информации с использованием ПК называются «Автоматизированные (компьютерные) информационные системы» (АИС).
Эволюция применения вычислительной техники в бухгалтерском учете представлена в следующей таблице.
Выводы.
Развитие компьютерных систем в бухгалтерском учете прошло несколько этапов, что связано с изменением эксплуатационных свойств вычислительной техники и организационных форм ее применения;
Основное преимущество децентрализованной обработки учетных задач заключается в непосредственном доступе бухгалтера к персональному компьютеру, организацией Автоматизированного рабочего места (АРМ), использовании ПК на малых и средних предприятиях;
Состав функциональных подсистем АИС не имеет четкой структуры и определяется ведущими фирмами-производителями программных продуктов для бухгалтерского учета;
Бухгалтерский учет является важнейшей составляющей частью функциональной части АИС. где сосредоточен большой объем информации, используемый для осуществления функций управления.
Выводы.
· Учетной информация является частью экономической информации и обладает всеми ее чертами и свойствами;
· Информационной подсистемы бухгалтерский учет включает комплексы учетных задач, которые подразделяются на первичные и сводные;
· Технология автоматизированной обработки на базе вычислительных сетей приводит к изменению состава комплексов учетных задач, появлению внутри-функциональных межфункциональных комплексов учетных задач;
· Внутренние связи отражают информационные связи между комплексами учетных задач и их интеграцию: внешние - с другими функциональными подсистемами и другими организациями.
Учёта.
В теории установлены четыре этапа проектирования и создания АИС: предпроектное обследование, проектирование, ввод системы в эксплуатацию, промышленная эксплуатация.
Этот состав работ полностью сохраняется и при использовании персональных компьютеров. Но изменение их технико-эксплуатационных характеристик, широкие возможности работы в составе ЛВС, заставляют несколько видоизменить состав работ выполняемых на каждом этапе проектирования, а именно:
1. Обследовании информационных связей требует более углубленного изучения информационных связей комплексов экономических задач различных функций управления и их анализа, на основе которых будет формироваться архитектура ЛВС предприятия;
2. Информационное обеспечение ориентируется на автоматизацию документооборота автоматическое формирование первичной документации, создание распределенной базы данных;
3. Техническое обеспечение должно содержать разработку архитектуры системы, состоящую из многоуровневых АРМов и обоснование выбора типовой сети,
4. Программное обеспечение расширяет набор инструментальных средств, компьютерные системы;
5. Технологическое обеспечение ориентируется на интегрированную обработку комплексов задач управления
Отмеченные тенденции в проектировании АИС полностью относятся и к компьютеризации бухгалтерского учета, входящей составной частью в АИС. При индивидуальном проектировании выполняются все этапы проектирования весь цикл работ. Использование типовых проектов, полностью адаптированных к особенностям учета на данном предприятии, сокращает эти этапы. Но ни в коем случае нельзя игнорировать обследование информационной системы (ИС) экономического объекта, на основе анализа которого и осуществляется выбор типового проекта. Зачастую на практике предприятия устанавливают типовые проекты без предварительного изучения ИС.
Внедрение типового проекта «под ключ» также требует предварительного изучения ИС; при этом состав рабочего проекта корректируется применительно к конкретным условиям предприятия.
Особое значение при создании АИС отводится вводу системы в эксплуатацию. Учитывая сложность построения функциональной части АИС. большого количества в ней комплексов экономических задач, составляется поэтапный план ввода системы в эксплуатацию.
При вводе в эксплуатацию подсистемы бухгалтерского учета соблюдается следующая последовательность работ:
Установка и монтаж технических средств. В различных подразделениях предприятия устанавливаются АРМы, происходит объединение их в ЛВС;
Обучение персонала. Бухгалтер должен получить квалификацию пользователя ПК, изучить функциональный пакет, предназначенный для обработки учетных задач. Обучение может осуществляться на месте, либо на специальных курсах у фирмы, изготавливающей проект, - индивидуальная настройка АРМов: заполнение справочников, заполнение базы данных, ввод данных предприятия, внесение начальных остатков по счетам бухгалтерского учета на период внедрения системы.
После выполнения всех подготовительных работ происходит опытная эксплуатация, проведение приемно-сдаточных испытаний, на основе которых составляется «Акт о вводе системы в эксплуатацию». После этого начинается промышленная эксплуатация проекта. С появлением новых версий программного продукта происходит внесение изменений в работу. Этап промышленной эксплуатации требует сопровождения проекта специалистами специализированных фирм, либо штатными сотрудниками.
Выполнение технологии обработки комплексов учетных работ происходит в соответствии с инструктивными материалами, разрабатываемыми в ходе составления рабочего проекта.
Программный продукт (типовой проект), приобретаемый у специализированных фирм, имеет фирменную упаковку и стандартный набор инструментальных средств.
Выводы.
При создании компьютерных систем бухгалтерского учета осуществляются все этапы проектных работ предпроектный, проектный и ввод в эксплуатацию. Состав работ на каждом этапе зависит от выбранного метода проектирования: индивидуального, типового «под ключ».
Бухгалтер принимает непосредственное участие на всех этапах проектирования, обследование информационной системы объекта постановка задачи, проектирование информационного обеспечения, ввод проекта в эксплуатацию и др.
В качестве основных критериев при выборе типового программного продукта для бухгалтерского учета служат: ориентация на размер предприятия, специфика бухгалтерского учета, высокая адаптация к конкретным условиям предприятия, комплексная автоматизация бухгалтерского учета.
Тема 4.
Классификаторы и коды.
Компьютерная обработка бухгалтерских задач и составление различных аналитических и синтетических отчетов осуществляется на основании различных группировок информации и использовании общегосударственных отраслевых и локальных классификаторов.
Общегосударственные классификаторы (OK) применяются в бухгалтерском учете ограничено, в основном для кодирования сводной бухгалтерской отчетности и реквизитов-признаков некоторых первичных документов.
Примеры использования некоторых ОК в бухгалтерском учете:
ОКУД (ОК управленческой документации) семизначный, каждому унифицированному документу соответствует свой код, например:
ОКПО (ОК предприятий и организаций) восьмизначный, называется регистрационным номером; присваивается органами статистики при регистрации.
ОКОНХ (ОК отраслей хозяйства) пятизначный, учитывает принадлежность предприятия к отрасли, подотрасли; виду, группе и подгруппе отраслей.
КОПФ - код организационно-правовой формы, означает принадлежность к различным формам собственности.
ОКЕИ - (ОК единиц измерения) например, для бухгалтерского баланса, составляемого в тыс.руб., означает «384/385».
Для оформления платежных документов используются дополнительные коды:
ИНН - идентификационный номер налогоплательщика, десятизначный, означает принадлежность предприятия к территории (региону). номер ГНИ и порядковый номер налогоплательщика.
БИК - банковский идентификационный код, девятизначный означает принадлежность предприятия к государству, территории; номер учреждения Банка России, в котором обслуживается коммерческий банк; номер регистрации кредитного учреждения в учреждении Банка России (РКЦ), номер корреспондентского счета банка.
Код лицевого счета - включает 11 признаков и от 20 до 25 знаков.
Отраслевые классификаторы - имеются в виду коды, единые для бухгалтерского учета во всех организациях и предприятиях: коды синтетических счетов и субсчетов, коды видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных ценностей, норм амортизационных отчислений, категорий работающих, категорий налогоплательщиков и др. Как. правило, отраслевые классификаторы представлены в типовых проектах компьютерной обработки учетных задач.
Локальные коды(индивидуальные) - составляются на номенклатуры, характерные для конкретной организации; разрабатываются при внедрении программного продукта. Локальные коды могут быть как едиными для всех подразделений предприятия, так и используемыми только в бухгалтерском учете.
Пример построения кода рабочего плана счетов (РПС):
Коды РПС строятся добавлением к основному синтетическому счету дополнительных разрядов, количество которых определяется конкретной программой.
Наиболее простой вид двухуровневого РПС:
Трехуровневый РПС предусматривает добавление к основному синтетическому счету и субсчету кода аналитического учета.
Составление РПС позволяет организовать аналитический учет на любом синтетическом счете, что имеет важное значение для обработки бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях, когда в программных продуктах не предусматривается выделение отдельных участков учета. При этом, чем больше разрядов выделяется в аналитическом счете, тем выше уровень аналитичности.
Учетная документация.
Учетные документы строятся в соответствии с ГОСТом на унифицированную систему документации (УСД).
В бухгалтерском учете документация строится на основе единых нормативных положений Министерства Финансов РФ и Госкомстата РФ. В соответствии с постановлением «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях, независимо от форм собственности, унифицированных форм учетных первичных документов» с 1 января 1999 г. действует единая документация по расчетно-финансовым операциям, учету основных средств и НМА. учету труда и его оплаты, учету материалов. С 1 января 2001 г. введены единые правила ведения журналов учета и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж.
Внемашинное ИО.
Основу внемашинного ИО составляет банк данных.
Все современные программные продукты основаны на организации базы данных, состоящей из различных взаимосвязанных информационных файлов. В каждой программе имеются условно-постоянные массивы, переменные, промежуточные, выходные и архивные.
Особое внимание надо уделить местам хранения файлов: локально на одном компьютере, централизованно или путем построения распределенных баз данных, т.к. это связано с организацией технологии обработки учетных задач.
Выводы.
Информационное обеспечение подсистемы бухгалтерского учета состоит из внемашинного (системы учетных показателей, документооборот, классификаторы и коды, учетная документация) и внутримашинного (информационные файлы на машинных носителях; все виды классификаторов: общегосударственные отраслевые и локальные используются при автоматизированной обработке учетных задач;
Как правило в бухгалтерском учете применяется унифицированная документация, строго регламентированная Министерством финансов РФ и Госкомитетом РФ;
Унифицированная система документации (УСД), в соответствии с ГОСТом, имеет стандартную форму построения и приспособлена к автоматизированной обработке;
Учетной политикой предприятия допускается использование индивидуальных документов, при построении которых соблюдаются все требования УСД;
Внутримашинное информационное обеспечение является основой работы программных продуктов, используемых при решении учетных задач на персональных компьютерах;
Главный классификационный признак функциональных пакетов бухгалтерского учета позволяет выделить пакеты классов мини-бухгалтерия, интегрированные бухгалтерские системы, комплексные и корпоративные системы;
При осуществлении технологии компьютерной обработки любых учетных задач, с использованием пакетов любого класса, необходимо выполнить состав операций подготовительного, начального и основного этапов.
Выводы.
Технология обработки учетных задач на малом предприятии осуществляется на основе пакетов класса мини-бухгалтерия и интегрированные бухгалтерские системы;
Пакеты «мини-бухгалтерия» осуществляют ведение синтетического бухгалтерского кода на основе занесения проводок в журнале хозяйственных операций составляется сводная бухгалтерская отчетность;
Пакеты «интегрированная бухгалтерская система» предназначены для обработки отдельных комплексов учетных задач, где осуществляется несложный аналитический учет. Предусматривается последующая интеграция учетных задач в головном модуле;
Технологический процесс обработка учетных задач предусматривает выполнение отдельных операций на этапах технологического процесса.
АРМ главного бухгалтера.
«АРМ главного бухгалтера» - является базовым модулем системы. В нем осуществляется формирование общесистемных справочников, используемых в различных участках учета, например. справочники структурных подразделений. сотрудников предприятия, справочник партнеров, типовых операций и др. В этом модуле происходит формирование и настройка плана счетов, аналитических счетов; занесение вступительных остатков по счетам; получение внутренней и внешней отчетности; взаимосвязь с другими модулями. Осуществляется запись в книгу учета хозяйственных операций. При этом используются различные способы ввода данных.
АРМ главного бухгалтера выполняет также такие функции, как: импорт/экспорт проводок с другими модулями. формирование дополнительных справочников. ведение валютного и забалансового учета, создание новых форм, выполнение текущего анализа.
Учет товаров.
Для выполнения бухгалтерского и оперативного учета товаров применяется комплекс информационно связанных разделов: «Товары. Готовая продукция». «Учет закупок» и «Управление продажами». Здесь обеспечивается ведение номенклатурного справочника товаров, групп товаров, партий товаров, схем хранения товаров и видов движения, картотеки складов и материально-ответственных лиц. Ввод начальных остатков товаров производится путем заполнения карточек складского учета. Первичными документами для учета товаров являются приходные и расходные накладные, счета поставщиков к оплате; счета-фактуры, создаваемые в различных службах управления.
Приходные накладные создаются автоматически на основе счета-фактуры поставщика, сформированного в разделе «Учет закупок». Расходные накладные формируются автоматически на основе заказов, подготовленных в разделе «Управление продажами». Счета-фактуры на реализацию продукции создаются в разделе «Управление продажами» на основе расходных накладных.
Раздел «Учет закупок» предназначен для учета взаиморасчетов по покупке товаров, материалов, основных средств. Здесь формируются счета кредиторов, счета-фактуры поставщиков, акты о выполнении работ, ведется книга покупок. Данные счета-фактуры используются в разделе «Товары. Готовая продукция» для составления приходных накладных на поступление товара (материалов, ОС).
Учет материалов.
Бухгалтерский и оперативный учет материалов, аналогично учету товаров, осуществляется комплексом информационно связанных разделов: «Учет материалов». «Учет закупок» и «Управление продажами». При учете материалов используется номенклатурный справочник материалов, счетов учета запасов материалов; справочники складов и материально-ответственных лиц, видов движения материалов, а также схемы хранения материалов.
Предусматривается ввод начальных остатков по материалам. Раздел «Учет закупок» позволяет регистрировать счета кредиторов. формировать поступающие счета-фактуры, контролировать расчеты с кредиторами, вести книгу покупок. Данные счетов-фактур поставщиков служат основанием для автоматического составления приходных накладных в разделе «Учет материалов».
«Учет материалов позволяет формировать расходные и приходные накладные. Расходные накладные при отпуске материалов на сторону формируются автоматически, на основании счетов-фактур, составленных в разделе «Управление продажами».
При выписке приходных и расходных накладных общая сумма по документу разбивается на соответствующие части, например, выделяется НДС.
Одновременно с формированием счетов-фактур на реализацию материалов на сторону в разделе «Управление продажами; формируется книга продаж. Предусмотрено создание накладных на списание материалов на издержки производства. Основой технологии является автоматизированное формирование приходных и расходных накладных с одновременной автоматической регистрацией проводок в книге хозяйственных операций.
Раздел «Учет материалов» позволяет получать разнообразные формы синтетических и аналитических счетов, например, оборотные ведомости по счетам №10.6, 12.1, 60.1; ведомости учета остатков, ведомости учета движения материалов в различных группировках. Эта информация обеспечивает оперативный учет, контроль, анализ и регулирование движения и списания материалов.
Разделы «Удаленный склад» и «Удаленный торговый зал» используются в сетевом варианте системы «БЭСТ-4» на базе организации локальной вычислительной сети, и установкой специального технического оборудования (кассовые аппараты и др.) на складах и в торговых залах, составляющего единое целое всей вычислительной сети.
«АРМ учета заработной платы».
Обеспечивает начисления и удержания заработной платы сотрудникам предприятия, составление расчетно-платежной документации и расчет платежей в фонды. Подготовительные работы заключаются в заполнении справочников, бухгалтерской настройке системы, заполнении картотек. Раздел имеет связь с «АРМ касса. Подотчетные лица», куда автоматически передается платежная ведомость на выдачу заработной платы.
В работе используются следующие справочники: «Таблицы процента от стажа», «категории кадрового состава» (поставляются разработчиками) а также справочники структурных подразделений. штатных должностей разряда сеток, графика рабочего времени сотрудников, реестры постоянных видов начислений и удержаний по заработной плате. Основой работы является заполнение «карточек персонального учета» сотрудников предприятия, где содержатся, например такие данные, как: оклад, тарифная ставка, сумма аванса. Для каждого сотрудника заполняется справочник персональных льгот, а также реестры постоянных начислений и удержаний. Ведется учет удержаний алиментов с последующим их перечислением по почте.
Все расчеты по начислениям и удержаниям выполняются в «индивидуальном лицевом счете», открываемом на каждого сотрудника. Постоянные начисления и удержания вводятся в
него автоматически, а переменные - вручную на основании данных первичного документа. Поскольку при открытии периода табель заполняется по умолчанию автоматически, в конце месяца происходит его корректировка по факту отработанного сотрудником времени. «АРМ учета зарплаты» позволяет получать разнообразные формы синтетического и аналитического учета: ведомость на аванс, платежные ведомости и расчетные ведомости. Проводки по заработной плате формируются при создании «Расчетной ведомости» и экспортируются сначала в книгу хозяйственных операций, а затем в Главную книгу.
«АРМ основных средств».
Позволяет вести бухгалтерский и натурально-стоимостной учет основных средств. Выполняется учет движения основных средств (приход, расход, внутреннее перемещение), начисление амортизационных отчислений, переоценка основных средств и формирование отчетности. В работе используются следующие справочники: норм амортизации ОС, классификатор групп ОС (подгрупп ОС), моделей калькуляции, типовых операций, типовых наименований основных средств, типов измеряемых ОС, драгоценных металлов, причин списания ОС, видов ценностей при ликвидации. Вначале предусматривается ввод начальных остатков ОС. На каждый вид ОС заводится «инвентарная карточка учета ОС». При поступлении основного средства сначала происходит его оприходование на складе и составление приходной накладной. При одновременном поступлении и вводе ОС в эксплуатацию автоматически создается документ на ввод ОС в эксплуатацию, выполняются необходимые бухгалтерские проводки и заполняется «Инвентарная карточка учета ОС» При выбытии ОС автоматически формируется акт о выбытии ОС и происходит списание ОС. Книга учета операций создается автоматически на основании сформированных первичных документов. "АРМ учета основных средств» обеспечивает получение ведомостей учета наличия ОС. учета движения ОС. начисления амортизации, о наличии драгоценных металлов и др.
Выводы.
Состав комплексов бухгалтерских задач, обрабатываемых на крупном предприятии, предусматривает организацию АРМ по отдельным участкам учета;
«АРМ главного бухгалтера» является базовым модулем системы, где формируются общесистемные справочники и вносятся начальные остатки по счетам бухгалтерского учета и получается сводная отчетность;
«АРМ расчетные и валютные счета» предназначено для ведения расчетных и валютных счетов в банке, формирование платежной документации, составления журнала-ордера №2;
«АРМ касса. Подотчетные лица» обеспечивает автоматизированное составление приходных и расходных кассовых ордеров: расчеты с подотчетными лицами;
"АРМ учета материальных запасов» является сложным модулем, где интегрируются расчеты по учету товаров, готовой продукции и материальным ценностям;
"АРМ учета заработной платы» предназначено для выполнения расчетов по заработной плате сотрудникам предприятия и составления расчетно-платежной документации;
"АРМ учета основных средств» обеспечивает натурально-стоимостной учет основных средств: приход, расход, внутреннее перемещение, начисление амортизационных начислений, переоценку ОС и формирование отчетности.
Тема 1. Понятие и значение компьютеризации бухгалтерского учёта
Автоматизация - одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций.
Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет. Это может выражаться в:
- упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета №60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу и выборка распечаталась;
- увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких;
- снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел;
- повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось;
- повышении экономичности бухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей;
- другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.
Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена.
Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации .
Подготовка к автоматизации
Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит «введение данных в программу». Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось ранее, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.
Этап I. Оптимизация бухучета
Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию.
Этап II. Выбор масштабов автоматизации
Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:
Какие разделы автоматизировать, а какие - нет.
В каком порядке автоматизировать разделы.
При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется.
Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере.
Этап III. Постановка задачи
Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:
Первичные документы;
Учетные регистры для бухгалтерии;
Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап);
Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.
Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичной документации, автоматизированное заполнения первичной документации и отчетов и прочее с учетом особенностей хозяйственной деятельности.
Этап IV. Выбор программного средства
Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы.
Как же это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации мы уже ясно представляем себе что нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно с принятия трех решений:
- малую или большую программу покупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека (об этом уже говорилось в Этапе II при выборе масштаба автоматизации).
- под какой операционной системой будет работать программа?
- сетевая будет программа или нет? Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хозяйственных операций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме.
После того, как приняты эти три решения, круг программ, из которых надо выбирать, значительно сужается и поступать можно двумя способами:
Выбирать программу самим, для этого необходимо посетить региональных дилеров различных программных продуктов, они есть по каждому продукту и практически везде, и, имея на руках постановку задачи и остальные требования к автоматизации, заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вам может ли та или иная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершив несколько визитов, (или приглашений дилеров к себе на предприятие) Вы определитесь с оптимальной программой;
Обратиться к специалистам по внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.
Этап V. Вопросы техники
Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово «компьютер» ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе «конфигурация компьютера». То, какой компьютер Вам необходим, зависит от двух факторов:
- программы, которые у Вас установлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если Вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.
- количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки.
нирования сети.
Процесс автоматизации
Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.
Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:
а) отсутствие опыта автоматизации;
б) отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.
Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности.
Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.
Этап настройки
Все широко распространенные программы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы :
Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.
Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.
Этап обучения
По окончании настройки программы начинается этап обучения персонала работе с ней. Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов и прочее. Дальнейшее обучение делится на две ступени:
а) обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозяйственных операций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах «в режиме реального времени». Именно автоматизированная работа бухгалтерии «в режиме реального времени» и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств:
б) обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе) :
Изменится характер хозяйственной деятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозяйственным операциям;
Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить доработку этих форм, создаваемых программой.
В такой ситуации требуются более глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущую работу, но и производить доработку программы на изменения, обучение этому и есть обучение второго уровня. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главному бухгалтеру - ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения.
Две составляющие удачной автоматизации :
- качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры иформы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной.
- сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий календарный план, выполнение которого должно регулярно контролироваться. Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то что прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.
В современных условиях существует перспектива совершенствования организации учетного процесса на любом производственном и непроизводственном предприятии. Это связано с широким использованием компьютерной техники и компьютеризацией бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет — это непрерывный процесс, который нуждается в постоянном контроле. Внедрение специальных бухгалтерских и аналитических программ позволяет осуществлять безошибочные расчеты на основе первичных документов и показывать влияние внутренних и внешних факторов на состояние деятельности предприятия.
Однако нерешенной остается проблема компьютеризации на малых предприятиях, бюджетных и неприбыльных организациях (особенно в сельской местности) из-за недостаточного финансирования со стороны государства или убыточность данных предприятий. Такие предприятия продолжают использовать традиционную ручную или частично автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета.
В таких условиях предприятие не сможет вести учет системно и слаженно. Частичная автоматизация не позволяет корректно свести и систематизировать данные учета и, тем более, полностью отразить их в единой базе данных.
Применение компьютерной техники вносит значительные изменения в организации бухгалтерского учета. Данные изменения связаны с необходимостью увеличения скорости предоставления финансовой информации о предприятии (составление отчетности), возможностью оперативной передачи данных в вышестоящие инстанции.
Технологический процесс правильно организованного бухгалтерского учета можно разделить на три этапа.
Первый этап — это сбор, регистрация и обработка первичной информации.
На втором этапе формируются массивы учетных данных.
Третий этап обеспечивает получение результатов деятельности и показателей за отчетный период.
Компьютеризация вносит значительные изменения в организации документирования, т.е. первичная информация поступает в электронном виде. Это в значительной степени упрощает работу бухгалтерской службы и предупреждает возникновение ошибок, которые часто возникают в процессе выполнения бухгалтерской работы вручную, особенно у молодого специалиста — бухгалтера с незначительным стажем. Так же руководителю организации стоит выделить отдельное финансирование на ремонт техники, в случае, когда нужно будет поменять дисплей samsung, приобрести более функциональные компоненты или провести обновление программного обеспечения.
Значит, нужно искать пути решения проблемы компьютеризации всех, без исключения предприятий, на которых создана бухгалтерская служба во главе с главным бухгалтером. Одним из путей может быть постепенная компьютеризация бухгалтерского учета на предприятии в течение 1-3 лет.
Сначала компьютеризируют отдельные участки. Автоматизация по участкам предполагает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Например, участок упаковки и маркировки, бухгалтерия. Позже происходит автоматизация по направлениям, которая предусматривает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких как: снабжение, производство, сбыт. Затем происходит полная автоматизация предприятия.
Для бюджетных предприятий и неприбыльных организаций процесс компьютеризации бухгалтерского учета происходит несколько иначе.
Во-первых, сначала необходимо утвердить смету на следующий год и включить в расходы все затраты на внедрение бухгалтерских программ.
Что касается малых предприятий, частных предпринимателей то они более заинтересованы в короткие сроки компьютеризовать свою деятельность для того, чтобы расширить свою деятельность, так как крупным поставщикам и сбытовым организациям удобнее вести сотрудничество с такими субъектами.
Итак, компьютеризация бухгалтерского учета в современных условиях является неотъемлемой частью успешного функционирования любого предприятия и расширения его деятельности в будущем.
Таким образом, эффективность бухгалтерского учета выше при применении современных информационных систем и технологий.
Данные об источниках.
Компьютеризация учета и отчетности - основа эффективного управления. Руководителю предприятия приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.
Процесс компьютеризации учета и отчетности в ООО «Нэкст» обеспечивается следующими прикладными программами: «1С: Бухгалтерия 8.2», «1С: Зарплата и управление персоналом», «СБИС++».
«1С: Бухгалтерия 8.2» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту Бухгалтерский учет системы программ «1С: Предприятие 8.2» с типовой конфигурацией. Компонента Бухгалтерский учет позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С: Предприятия 8.2» Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.
«1С: Бухгалтерия 8.2» позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета:
- · операции по банку и кассе;
- · основные средства и нематериальные активы;
- · учет материалов;
- · учет товаров и услуг;
- · учет производства продукции;
- · учет валютных операций;
- · расчеты с покупателями и поставщиками;
- · расчеты с подотчетными лицами;
- · учет расчетов по заработной плате с сотрудниками, начисление НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды;
- · расчеты с бюджетом;
- · другие разделы учета.
Для автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий создана программа «1С Зарплата и Управление Персоналом 8». Программа необходима в работе как для высшего руководства и руководителя службы персонала так и для расчетчиков, кадровиков, менеджеров по персоналу.
Программа 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 - прикладное решение, предназначенное для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:
- · планирование потребностей в персонале;
- · решение задач обеспечения бизнеса кадрами - подбор, анкетирование и оценка;
- · управление компетенциями и аттестация работников;
- · управление финансовой мотивацией персонала;
- · эффективное планирование занятости персонала;
- · учет кадров и анализ кадрового состава;
- · расчет заработной платы персонала;
- · исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
- · отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.
СБИС++ Электронная отчетность позволяет формировать необходимые формы статистической отчетности и передавать ее в службу государственной статистики, в том числе и по телекоммуникационным каналам связи.
Перспективные инновационные направления научных исследований по механизации сельскохозяйственного производства Что ожидает отечественную экономику
Как рассчитать налог на автомобиль по лошадиным силам Расчет налога на автомобиль с калькулятор
Знакомимся с новой формой: расчет по страховым взносам Единый расчет: отчетный и расчетный периоды
Списание материалов пошаговая инструкция для бухгалтерского учета
Как проверить ведение бух