लेखांकन दस्तावेज़ कब तक संग्रहीत किए जाते हैं। संगठन में लेखांकन दस्तावेजों की शेल्फ लाइफ

• कर दस्तावेज (करों और बीमा प्रीमियम की गणना के लिए आवश्यक दस्तावेज)
• लेखा दस्तावेज (कर्मियों सहित)।

करों और बीमा प्रीमियम की गणना के लिए आवश्यक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि

पैराग्राफ के अनुसार। 8 पी। 1 कला। रूसी संघ के कर संहिता के 23, करदाताओं को लेखांकन और कर लेखांकन डेटा की सुरक्षा और करों की गणना और भुगतान के लिए आवश्यक अन्य दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए चार साल की आवश्यकता होती है, जिसमें आय, व्यय (संगठनों और व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए) की पुष्टि करने वाले दस्तावेज भी शामिल हैं, साथ ही भुगतान ( रोक) कर।

इसी तरह की आवश्यकता पैराग्राफों द्वारा स्थापित की जाती है। 5 पी। 3 कला। कर एजेंटों के लिए टैक्स कोड के 24 जो चार साल के लिए करों की गणना, रोक और हस्तांतरण के लिए आवश्यक दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि विदेशी कानूनी संस्थाओं के लिए वैट और आयकर का भुगतान करने के अलावा, कर एजेंट, विशेष रूप से, ऐसे नियोक्ता हैं जो व्यक्तिगत आयकर की गणना करते हैं और भुगतान करते हैं।

कर उद्देश्यों के लिए भविष्य में नुकसान को स्थानांतरित करते समय, कला के पैरा 4 के अनुसार लाभ। रूसी संघ के टैक्स कोड के 283, करदाताओं को दस्तावेज़ों को रखने की आवश्यकता होती है, जो पूरी अवधि के लिए नुकसान की मात्रा की पुष्टि करते हैं, जब यह पहले प्राप्त नुकसान की मात्रा से कर की मौजूदा अवधि के कर आधार को कम कर देता है।

पैराग्राफ के अनुसार। 6 पी। 2 अनुच्छेद 24 जुलाई 2009 के फेडरल लॉ के 28, "रूसी संघ के पेंशन कोष में बीमा योगदान पर, रूसी संघ के सामाजिक बीमा कोष, संघीय अनिवार्य चिकित्सा बीमा निधि" (7 जून, 2013 को संशोधित) बीमा योगदानकर्ताओं के भुगतान की आवश्यकता है बीमा प्रीमियमों की गणना और भुगतान की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की सुरक्षा छह साल के लिए सुनिश्चित करें।

लेखा दस्तावेजों की शेल्फ लाइफ

कला के अनुसार। 6 दिसंबर 2011 के संघीय कानून के 29 एन 402-Accounting "ऑन अकाउंटिंग" (28 जून, 2013 को संशोधित) (इसके बाद कानून नंबर 402-एफजेड):

• प्राथमिक लेखा दस्तावेज़
• लेखा रजिस्टर
• लेखांकन (वित्तीय) विवरण राज्य इकाई के अभिलेखीय मामलों के संगठन के नियमों के अनुसार स्थापित अवधि के लिए आर्थिक इकाई द्वारा भंडारण के अधीन हैं, लेकिन रिपोर्टिंग वर्ष के पांच साल से कम समय के भीतर नहीं,
• लेखांकन नीति दस्तावेज़
• व्यापार इकाई मानकों
• संगठन से संबंधित अन्य दस्तावेज और लेखांकन के रख-रखाव, जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (यानी इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस) को पुन: प्रस्तुत करने के साधन, साथ ही इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का प्रमाणीकरण शामिल है, को आर्थिक इकाई द्वारा उस वर्ष के बाद कम से कम पांच वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए जिसमें उनका उपयोग किया गया था। आखिरी बार लेखांकन (वित्तीय) विवरण तैयार करने के लिए।

राज्य अभिलेखीय मामलों के आयोजन के नियमों को 22 अक्टूबर, 2004 के संघीय कानून संख्या 125-एफजेड द्वारा "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर" (11 फरवरी, 2013 को संशोधित) द्वारा विनियमित किया गया है (इसके बाद कानून संख्या 125-एफजेड)।

व्यक्तिगत दस्तावेज़ों के लिए भंडारण अवधि यहां दी गई है:

• लेखांकन (वित्तीय) कथन (बैलेंस शीट, वित्तीय परिणामों पर रिपोर्ट, धन के लक्ष्य उपयोग पर रिपोर्ट, उनके लिए परिशिष्ट, आदि):

a) वार्षिक सारांश (समेकित), - स्थायी रूप से संग्रहीत किया जाता है (बाद में - पोस्ट। (उन संगठनों में जो राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत नहीं हैं - कम से कम 10 साल के लिए)।

बी) वार्षिक - पोस्ट।

c) त्रैमासिक - 5 वर्ष, वार्षिक - पद के अभाव में।

• IFRS या अन्य मानकों के अनुसार लेखांकन (वित्तीय) विवरण - पद।
• हस्तांतरण, अलगाव, परिसमापन बैलेंस शीट का विलेख; उन्हें व्याख्यात्मक नोट्स - पोस्ट।
• लेखांकन नीति दस्तावेज (खातों का कार्य चार्ट, प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रकार, आदि) - 5 वर्ष।
• लेखांकन रजिस्टर, प्राथमिक लेखा दस्तावेज और उनके एनेक्स, जो एक व्यापारिक लेनदेन के तथ्य को दर्ज करते थे और लेखांकन रिकॉर्ड (नकद दस्तावेज और किताबें, बैंक दस्तावेज, बैंक चेक बुक जड़ें, वारंट, समय पत्रक, बैंक नोटिस और हस्तांतरण आवश्यकताओं, स्वीकृति प्रमाण पत्र के लिए आधार थे। , वितरण, संपत्ति और सामग्री, रसीद, चालान और अग्रिम रिपोर्ट, पत्राचार, आदि का लेखन बंद - 5 साल, सत्यापन (ऑडिट) के अधीन।
• चालान - 4 साल।
• कर अधिकारियों के साथ पंजीकरण का प्रमाण पत्र - पद।
• सभी स्तरों के बजट, ऑफ-बजट फंड, उन पर ऋणों की गणना और स्थानांतरित करों पर दस्तावेज (गणना, सारांश, प्रमाण पत्र, टेबल, सूचना, पत्राचार)। सभी प्रकार के करों के लिए कानूनी संस्थाओं का कर रिटर्न (गणना) - 5 वर्ष।
• व्यक्तियों की आय पर जानकारी का रजिस्टर, लाभांश के मुद्दे पर बयान - 75 वर्ष।
• एक सरलीकृत कर प्रणाली - पोस्ट का उपयोग करके संगठनों और व्यक्तिगत उद्यमियों की आय और व्यय के लेखांकन पर पुस्तकें।

लेखांकन और कर दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया

कला के पैरा 3 के अनुसार। कानून एन ४०२-ФЗ के २ ९, एक आर्थिक इकाई को लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने और उन्हें परिवर्तनों से बचाने के लिए सुरक्षित स्थिति सुनिश्चित करनी चाहिए। कला के पैरा 2 के अनुसार। कानून संख्या 125-FZ के 13, संगठन और नागरिक अपनी गतिविधियों के दौरान गठित अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए अभिलेखागार बनाने के हकदार हैं।

संग्रह को व्यवस्थित करने के लिए, एक अलग कमरा आवंटित किया जाना चाहिए, विशेष अलमारियों (रैक) या वार्डरोब से सुसज्जित। अगर संग्रह कक्ष में खिड़कियां हैं, तो उन्हें बंद कर दिया जाना चाहिए या अंधा स्थापित किया जाना चाहिए, अन्यथा दस्तावेजों को प्रकाश के संपर्क से संरक्षित नहीं किया जा सकेगा, और इसलिए उनके लुप्त होने से इनकार नहीं किया जा सकता है। धातु की सलाखों के साथ पहली या भूतल की खिड़कियों को लैस करना उचित है, इसके अलावा, संग्रह में धातु के दरवाजे को स्थापित करना बेहतर है। इस तरह के उपायों से संग्रह परिसर में अनधिकृत प्रवेश को रोका जा सकेगा।

6 फरवरी, 2002 को संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार, दस्तावेजों के मूल्य के परिणामों के आधार पर निम्नलिखित दस्तावेजों को संगठन के संग्रह में संकलित किया गया है: अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण; कर्मियों द्वारा; भंडारण के अधीन मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर भी कार्य करता है। समय-समय पर भंडारण अवधि वाले मामले विनाश के लिए आवंटन में शामिल हैं और विनाश के अधीन हैं।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संगठन दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए एक विशेष अभिलेखीय कंपनी की सेवाओं का उपयोग कर सकता है।

लेखांकन और कर दस्तावेजों के अनुचित भंडारण के लिए जिम्मेदारी

दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियमों का पालन करने में विफलता के लिए जिम्मेदारी प्रशासनिक, कर और आपराधिक हो सकती है।

कला के अनुसार। प्रशासनिक अपराधों की संहिता का 15.11 (बाद में प्रशासनिक अपराधों का संहिता) लेखा दस्तावेजों के भंडारण के आदेश और शर्तों का उल्लंघन 2,000 से 3,000 रूबल की राशि में अधिकारियों पर प्रशासनिक जुर्माना लगाने पर जोर देता है।

कला के अनुसार। 13.20 अभिलेखागार दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन या उपयोग के लिए नियमों का उल्लंघन (उनके भंडारण की शर्तों को देखे बिना दस्तावेजों के विनाश सहित) 100 से 300 रूबल की राशि में नागरिकों पर एक चेतावनी या एक प्रशासनिक जुर्माना लगाता है; अधिकारियों के लिए - 300 से 500 रूबल तक।

प्राथमिक दस्तावेजों, चालान और लेखा रजिस्टर की अनुपस्थिति एक कर अपराध है। इसके लिए ज़िम्मेदारी रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 120 के लिए प्रदान की जाती है "आय और व्यय और कराधान की वस्तुओं के लिए लेखांकन के नियमों का सकल उल्लंघन"। आय और व्यय और कराधान की वस्तुओं के लिए लेखांकन के नियमों का एक व्यापक उल्लंघन प्राथमिक दस्तावेजों, चालान, लेखांकन या कर लेखांकन रजिस्टरों की अनुपस्थिति का मतलब है। यदि ये कार्य एक कर अवधि के भीतर किए जाते हैं, तो 10,000 रूबल का जुर्माना। यदि वे एक से अधिक कर अवधि के भीतर प्रतिबद्ध हैं, तो 30,000 रूबल का जुर्माना। समान कार्य, यदि वे कर आधार को कम आंकते हैं, तो अवैतनिक कर की राशि के 20% के जुर्माने का संग्रह होगा, लेकिन 40,000 रूबल से कम नहीं।

आधिकारिक दस्तावेजों के अपहरण, विनाश, क्षति या छिपाने के मामलों में, स्वार्थी या अन्य व्यक्तिगत हित से बने टिकट या मुहर, कला के पैरा 1 के अनुसार आपराधिक दायित्व उत्पन्न हो सकते हैं। आपराधिक कोड के 325 - 200,000 रूबल तक का जुर्माना। या दोषी व्यक्ति की मजदूरी (अन्य आय) की मात्रा में 18 महीने तक की अवधि के लिए, या 480 घंटे तक अनिवार्य श्रम, या 2 साल तक सुधारात्मक श्रम, या 1 साल तक के लिए मजबूर श्रम, या 4 महीने तक की गिरफ्तारी या 1 साल तक की कैद।

1. रूसी संघ का श्रम संहिता, लेख, 230.1
2.   , जिसे नियामक अधिनियमों में निर्दिष्ट अवधियों के लिए कुछ दस्तावेज के संरक्षण की आवश्यकता होती है।
3.   (बाद में सूची के रूप में संदर्भित) लेखांकन, कर और कर्मियों सहित प्रलेखन के भंडारण की अवधि तक सभी संगठनों के लिए दायित्वों को परिभाषित करना।
4. "संगठनों के अभिलेखागार के कार्य के लिए बुनियादी नियम", 06.02.2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित (वे पद्धतिगत और सूचनात्मक हैं)।

यह मत भूलो कि विनियम प्रकृति में सलाहकार हैं।

आपको संघीय कानून में नवीनतम बदलावों पर ध्यान देना चाहिए, मार्च 2016 में लागू किया गया था, जो कानून 125-the के अनुच्छेद 22.1 में प्रस्तुत किया गया है, जो संगठन में मामलों की सूची को संग्रहीत करने के लिए नई अवधि की स्थापना करता है - विशेष रूप से, 2003 के बाद बनाए गए कर्मियों पर आदेशों के लिए, अवधि 75 के बजाय वर्षों में एक नया शब्द इंगित किया गया है - 50 वर्ष।

इन परिवर्तनों के संबंध में उत्पन्न होने वाले संघर्ष पर ध्यान दिया जाना चाहिए। कला के अनुसार। उपरोक्त कानून के 3, कर्मियों पर पूरी जानकारी नियोक्ता के साथ कर्मचारी के रोजगार संबंधों को दर्शाती अभिलेखीय दस्तावेजों को संदर्भित करती है। हालाँकि, क्रम संख्या 558 द्वारा अनुमोदित सूची में नए परिवर्तन शामिल नहीं थे। इस संबंध में, मतभेद उत्पन्न हुए। कुछ विशेषज्ञों के अनुसार, 75 वर्षों की निर्दिष्ट भंडारण अवधि वाले मामलों के नामकरण पर दस्तावेजों के लिए शेल्फ जीवन केवल 75 से 50 तक भिन्न होता है। दूसरों के अनुसार, नई समय सीमा पूरे संग्रह पर लागू होती है।

भंडारण के नियम

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन और सूचना के भंडारण को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को संगठन के प्रमुख के आदेश से नियुक्त किया जाता है, नौकरी के विवरण में उसकी कार्यात्मक जिम्मेदारियां तय की जाती हैं।

अनुमोदित के अनुसार मामले में कार्मिक जानकारी का गठन किया जाता है।

मामलों के गठन के तहत मामलों के नामकरण के अनुसार फाइलों (फ़ोल्डरों) में निष्पादित दस्तावेजों के एक समूह के रूप में समझा जाना चाहिए।

निम्नलिखित मामलों के गठन की प्रक्रिया है

1. मामले के कवर पर निम्नलिखित विवरण इंगित करना आवश्यक है:

• संगठन का नाम (पूर्ण)
• संरचनात्मक इकाई का नाम (पूर्ण में)
• मामला संख्या (नामकरण के अनुसार)
• मामला शीर्षक
• नामकरण द्वारा दस्तावेजों का शेल्फ जीवन

2. व्यापार फ़ाइल में:

• केवल निष्पादित और निष्पादित दस्तावेज
• कुछ मामलों को छोड़कर, एक वास्तविक प्रति
• एक कैलेंडर वर्ष में प्रकाशित

मामले के अंदर, संख्याओं और तारीखों के अनुसार कागजात दर्ज किए जाते हैं, यदि 250 शीट या वॉल्यूम (4 सेमी) पार हो जाते हैं, तो दस्तावेज़ को वॉल्यूम में विभाजित किया जाता है। बड़े संगठनों में, बड़ी संख्या में आदेश जारी किए जाते हैं, एक नियम के रूप में, उन्हें विभिन्न मामलों में दायर किया जाता है (उदाहरण के लिए, माता-पिता की छुट्टी देने के आदेश, रखरखाव के बिना छुट्टी देने के आदेश, आदि)।

भंडारण का समय

प्रलेखन के संरक्षण की अवधि तालिका में दी गई है।

भंडारण की अवधि	नाम
	व्यक्तियों को किराए पर नहीं लिया गया
	छुट्टी का कार्यक्रम
	रोजगार और वरिष्ठता की पुष्टि करने वाले प्रमाण
	श्रम रिकॉर्ड
	कार्य, नियम, सुरक्षा रिपोर्ट
	काम की परिस्थितियों और श्रम सुरक्षा में सुधार के लिए अर्क
	सुरक्षा दस्तावेज और अनुपालन
	यात्रा दस्तावेज
50 साल (मालिक द्वारा मांग पर)	व्यक्तिगत जानकारी, मूल (प्रमाण पत्र, डिप्लोमा, काम की किताबें, प्रमाण पत्र, आदि)
	कर्मचारियों की विशेषताएं और व्यक्तिगत कार्ड
	रोजगार अनुबंध
निरंतर	सामूहिक सौदेबाजी के समझौते
	प्रबंधकों के व्यक्तिगत मामले

सूची में संगठनों की गतिविधियों के अधिक विस्तृत निर्देश दिए गए हैं, जिसमें 12 खंड हैं। कार्मिक सेवा के लिए सीधे निम्नलिखित हैं: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4।

नीचे हम कर्मियों के दस्तावेजों की एक अनुमानित सूची के साथ एक तालिका पर विचार करते हैं।

स्थायी शैल्फ जीवन
व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियमन
प्रमाणन विनियमन
प्रशिक्षण प्रणाली पर नियमन
मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश
लंबे समय तक भंडारण
प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी के लिए आदेश, सामग्री के संरक्षण के बिना छोड़ दें
पत्रिकाएं, प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी पर आदेशों के पंजीकरण की पुस्तकें
रोजगार अनुबंध, उन्हें समझौते
		नए के साथ बदलने से पहले
व्यवसायों की सूची		जरूरत से पहले गुजरना

एक निश्चित अवधि के साथ दस्तावेज वाणिज्यिक संगठनों में उनके परिसमापन तक संग्रहीत किए जाते हैं। लेकिन राज्य और नगरपालिका संगठनों में, संग्रह के प्रसारण के लिए निर्धारित तरीके से प्रलेखन पूरा किया जाता है।

कार्मिक सेवा में मामलों के भंडारण की शर्तों को निर्धारित करने में विशेषज्ञ आयोग की विशेष भूमिका को ध्यान में रखना आवश्यक है। स्कीम 1 में, आप उपरोक्त निकाय द्वारा हल किए गए कार्यों को देख सकते हैं।

इस तरह के एक आयोग के काम पर नियमन, एक नियम के रूप में, 19 जनवरी, 1995 नंबर 2 के रोजार्किव के आदेश के आधार पर विकसित किया गया है "एक संस्था, संगठन, उद्यम के एक स्थायी विशेषज्ञ आयोग पर अनुमानित विनियमन के अनुमोदन पर"।

मामलों की सूची के कॉलम 4 में समय सीमा निर्धारित करते समय, निम्नलिखित पर ध्यान दिया जाएगा:

• प्रोटोकॉल (ईसी) के अनुसार, यदि कोई उपलब्ध नहीं है - संगठन के प्रमुख से एक आदेश;
• "जरूरत से पहले गुजरता है" या "नए लोगों के साथ प्रतिस्थापन तक", अर्थात् भंडारण अवधि संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से (कम से कम 1 वर्ष) स्थापित की जाती है।

मामलों के नामकरण के अनुसार दस्तावेजों का शेल्फ जीवन अगले कैलेंडर वर्ष के 1 जनवरी से शुरू होता है। खर्चे के मामले विनाश के लिए तैयार किए जा रहे हैं।

सूचियों या नियमों में घोषित शेल्फ जीवन को कम करना अस्वीकार्य है। यदि दो विनियम एक ही प्रकार की जानकारी के लिए एक अलग भंडारण अवधि स्थापित करते हैं, तो चुनाव एक लंबी अवधि के पक्ष में किया जाता है।

प्रशासनिक जिम्मेदारी

कला में। रूसी संघ की प्रशासनिक अपराधों की संहिता के 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7, प्रलेखन के भंडारण से संबंधित उल्लंघन के लिए विभिन्न प्रशासनिक और नागरिक दायित्व प्रदान करता है - एक चेतावनी के रूप में, एक ठीक, और अयोग्यता।

धर्मशास्र

अभिलेखीय कानून के क्षेत्र में प्रशासनिक अपराधों के मामलों की जांच सिविल कार्यवाही में की जाती है। अधिकांश भाग के लिए, वर्तमान में नियंत्रण का उद्देश्य मौजूदा उल्लंघनों की पहचान करना है। 2007 में रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के संग्रहण संगठन नियमों द्वारा निरीक्षकों को निर्देशित किया जाता है: इस तथ्य के बावजूद कि नियामक अधिनियम कुछ पुराना है, एक नया विकसित नहीं किया गया है।

वर्तमान में, न्यूनतम जुर्माना कला के अनुसार उपयोग किया जाता है। 13.20, लेकिन आपको इस पर आनन्द नहीं लेना चाहिए, क्योंकि वे मुख्य रूप से राज्य और नगरपालिका अभिलेखों पर लागू होते हैं। लेकिन वाणिज्यिक संगठनों के संबंध में, कला। 13.25, जिसमें जुर्माना अधिक परिमाण का एक आदेश है और 300,000 रूबल तक के आकार तक पहुंच सकता है।

विशेषज्ञ, 6 साल पहले बंद किया गया हायर इंटेलिजेंस 6 साल पहले लेखांकन दस्तावेजों को रखने के लिए कितना है, दस्तावेजों को कम से कम संग्रहीत किया जाना चाहिए, क्योंकि निरीक्षण के दौरान उन्हें कर निरीक्षकों की आवश्यकता हो सकती है। रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 89 के अनुच्छेद 4 के आधार पर, वे उस अवधि को सत्यापित कर सकते हैं जो तीन कैलेंडर वर्ष से अधिक नहीं है, जिस वर्ष सत्यापन पर निर्णय लिया जाता है।

इसलिए, पिछले तीन वर्षों के दस्तावेजों को संग्रहित किया जाना चाहिए।

इस बीच, कर कानून इस अवधि में एक और वर्ष जोड़ता है। रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 23 के अनुच्छेद 1 के उप-अनुच्छेद 8 के अनुसार, करदाताओं को चार साल के लिए करों की गणना और भुगतान के लिए आवश्यक दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना आवश्यक है। इनमें लेखांकन और कर रिकॉर्ड, साथ ही आय की प्राप्ति, व्यय और कर के भुगतान की पुष्टि करने वाले दस्तावेज शामिल हैं।

एक समान आवश्यकता उप कर एजेंटों के लिए स्थापित की जाती है। और चार साल की अवधि को किस क्षण से गिनना है? कर की गणना कर अवधि के परिणामों के आधार पर की जाती है। यह पता चलता है कि चार साल की अवधि को कर अवधि की समाप्ति के बाद के दिन से गिना जाना चाहिए।

लेखा रिकॉर्ड रखने के लिए कितना पुराना है

उदाहरण के लिए, मान लें कि वैट: चार साल की अवधि की शुरुआत वर्ष के 1 जनवरी को होगी, और अंत वर्ष के 31 दिसंबर को होगा। यह पता चला है कि वर्ष में वर्ष के दस्तावेजों को संग्रहीत करना आवश्यक है। यानी एक साल जो फील्ड इंस्पेक्शन के दायरे में नहीं आता। लेखांकन में दस्तावेजों की शेल्फ लाइफ स्थापित की जाती है। 21 नवंबर के संघीय कानून के अनुच्छेद 17 से, शेल्फ जीवन पर सामान्य नियम के कई अपवाद इसलिए, एक सामान्य नियम के रूप में, प्रतिभूतियों को कम से कम पांच साल तक संग्रहीत किया जाना चाहिए।

यह लेखांकन द्वारा कानून द्वारा निर्धारित अधिकतम अवधि है। इसी समय, अधिकतम कर लेखा परीक्षा की गहराई तीन साल है।

कितने वर्षों के लेखा दस्तावेज रखे जाते हैं

इसलिए, इस अवधि के दौरान, करों की गणना से संबंधित प्रतिभूतियों की सुरक्षा का निरीक्षण करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। यदि आपके पास पर्याप्त दस्तावेज नहीं हैं, तो कहें, पांच साल पहले, आपको केवल दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए नियमों का उल्लंघन करने के लिए जुर्माना लगाया जा सकता है। इस बीच, कुछ मामलों में, दस्तावेजों की भंडारण अवधि विशेष नियमों द्वारा निर्धारित की जाती है। नतीजतन, प्रतिभूतियों की अनुपस्थिति, यहां तक \u200b\u200bकि, उदाहरण के लिए, छह साल पहले, कर भुगतान को समझने के लिए जुर्माना हो सकता है। हम ऐसी स्थितियों का अलग से विश्लेषण करेंगे।

आखिरकार, मूल्यह्रास की गणना के प्रयोजनों के लिए प्रारंभिक लागत की पुष्टि करने के लिए प्रतिभूतियों की आवश्यकता होती है, साथ ही संपत्ति कर भी। और यह 15 सितंबर, रूस के वित्त मंत्रालय की अचल संपत्ति और अन्य संपत्ति पत्र पर लागू होता है।

हैरानी की बात है, एक तथ्य!  यह तब है जब उसके साथ एक समझौता किया गया था।

घाटे में चल रही कंपनियों के लिए विशेष आवश्यकता आयकर दाता को टैक्स कोड के लेख द्वारा निर्धारित तरीके से पिछले कर अवधि के नुकसान के लिए मौजूदा अवधि के कर आधार को कम करने का अधिकार है। अगले 10 वर्षों तक नुकसान पर विचार किया जा सकता है।

चूंकि टैक्स कोड का अध्याय 25 एक साल से लागू है, इसलिए इस वर्ष के नुकसान का उपयोग कंपनी के कर के बोझ को कम करने के लिए किया जा सकता है। इसके अलावा, 6 अगस्त के संघीय कानून के अनुच्छेद 10

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कोई भी लेखाकार लेखांकन और कर लेखांकन दोनों के प्रयोजनों के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज को सही ढंग से पूरा करने के महत्व से अवगत है। हालांकि, सफल काम के लिए यह पर्याप्त नहीं है। तथ्य यह है कि संगठन के लेखांकन में उत्पन्न दस्तावेजों को ठीक से संग्रहीत करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है। अन्यथा, कंपनी को जुर्माना का सामना करना पड़ेगा, अगर एक नहीं।

संघीय कानून 21.11.1996 नंबर 129-as (09.28.2010 को संशोधित) "लेखा पर" संगठनों को राज्य अभिलेखागार मामलों के आयोजन के नियमों के अनुसार स्थापित प्राथमिक अवधि के दस्तावेजों, लेखा रजिस्टर और वित्तीय विवरणों को रखने की आवश्यकता होती है। लेकिन 5 साल से कम नहीं। लेखांकन खातों, अन्य लेखा नीति दस्तावेजों, कोडिंग प्रक्रियाओं, मशीन डेटा प्रोसेसिंग कार्यक्रमों (उनके उपयोग की शर्तों का संकेत) की कार्य योजना को उस समय से कम से कम 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए, जिसका उपयोग वे आखिरी बार वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए करते थे।

2,000 से 3,000 रूबल की राशि में अधिकारियों के लिए एक प्रशासनिक जुर्माना स्थापित प्रक्रिया के उल्लंघन और लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों के लिए प्रदान किया जाता है। (प्रशासनिक अपराध संहिता का अनुच्छेद 15.11)। दस्तावेजों की भंडारण अवधि को नियंत्रित करने का कर्तव्य कर अधिकारियों को सौंपा गया है।

दस्तावेजों के भंडारण की आवश्यकताएं भी टैक्स कोड में निहित हैं, जो कर की गणना और भुगतान के लिए आवश्यक लेखांकन और कर लेखांकन डेटा और अन्य दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए करदाताओं को 4 साल के लिए बाध्य करता है। इसके अतिरिक्त, कई नियामक अधिनियम हैं जिन्हें जानना महत्वपूर्ण है। यह फेडरल लॉ ऑफ 08.02.1998 नंबर 14-FZ “ऑन लिमिटेड लायबिलिटी कंपनियों” और फेडरल लॉ ऑफ 12.26.1995 नंबर 208-FZ “ऑन-ज्वाइंट स्टॉक कंपनियों” है, जो स्टेक डॉक्यूमेंटेशन के लिए नियम और प्रक्रिया निर्धारित करता है। हालांकि, एक को यह नहीं भूलना चाहिए कि 1 अक्टूबर, 2010 से सभी संगठनों के लिए अनिवार्य है कि लेखांकन, कर और कर्मियों सहित प्रलेखन के भंडारण की अवधि 25 अगस्त 2010 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा निर्धारित की जाती है, नं। 558, जिसने गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची को मंजूरी दी। सरकारी निकाय, स्थानीय प्राधिकरण और संगठन, भंडारण अवधि (इसके बाद - सूची) का संकेत देते हैं।

उपरोक्त सूची में 12 खंड हैं:

धारा 1 - प्रशासनिक, प्रबंधन के संगठनात्मक कार्यों, नियंत्रण के कार्यों, साथ ही प्रबंधन के लिए कानूनी समर्थन, प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन संगठन और संगठनों द्वारा दस्तावेजों के भंडारण के लिए दस्तावेजों को दर्शाती है;

खंड 2-4 ऐसे दस्तावेज़ हैं जो लगातार योजना, मूल्य निर्धारण, वित्तपोषण, उधार, लेखा और रिपोर्टिंग का खुलासा करते हैं;

धारा 5 - संगठन पर दस्तावेज और आर्थिक, वैज्ञानिक, तकनीकी, सांस्कृतिक और संगठनों के अन्य संबंधों के कार्यान्वयन;

धारा 6 - संगठनों के लिए सूचना सेवाओं पर दस्तावेज;

धारा 7 - संगठन पर दस्तावेज, श्रम का विनियमन, टैरिफिंग, भुगतान, श्रम सुरक्षा;

धारा 8 - कर्मियों के साथ काम पर दस्तावेज: काम पर रखना, स्थानांतरित करना, कर्मचारियों को बर्खास्त करना, उनके कौशल में सुधार करना, प्रमाणन का संचालन करना, साथ ही साथ पुरस्कार देना;

धारा 9 - सामग्री और भंडारण और सामग्री संपत्ति के भंडारण के संगठन के तकनीकी समर्थन पर दस्तावेज;

धारा 10 - संगठनों की प्रशासनिक और व्यावसायिक सेवाओं पर दस्तावेज़: आंतरिक नियमों का अनुपालन, कार्यालय भवनों का संचालन, परिवहन सेवाएं, आंतरिक संचार, संगठनों की सुरक्षा सुनिश्चित करना;

धारा 11 - सामाजिक मुद्दों को दर्शाते हुए दस्तावेज, सहित सामाजिक बीमा, आवास मुद्दे, अवकाश गतिविधियाँ;

धारा 12 - प्राथमिक के संगठन को दर्शाते हुए दस्तावेज

ट्रेड यूनियन और अन्य सार्वजनिक संगठन (एसोसिएशन)।

परीक्षा के परिणामों के अनुसार, दस्तावेजों को संगठन के संग्रह में संकलित किया जाता है

स्थायी भंडारण के मामलों की सूची (संगठन के अभिलेखागार के कार्य के लिए बुनियादी नियमों के परिशिष्ट 1, 06.02.2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित);

अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण के मामलों की एक सूची (संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों के लिए परिशिष्ट 2);

कर्मियों पर मामलों की सूची (संगठनात्मक अभिलेखागार के कार्य के लिए बुनियादी नियमों के लिए परिशिष्ट 3);

भंडारण के अधीन नहीं मामलों के विनाश के लिए आवंटन पर कार्य करता है (संगठनों के अभिलेखागार के कार्य के लिए बुनियादी नियमों के लिए परिशिष्ट 4)।

एक्सपायर हो चुके स्टोरेज पीरियड वाले मामले नष्ट हो जाते हैं, व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए इन दस्तावेजों का उपयोग निषिद्ध है।

वे विनाश के लिए आवंटन के अधिनियम में शामिल हैं यदि उनके लिए प्रदान की गई भंडारण अवधि उस वर्ष के 1 जनवरी तक समाप्त हो गई है जब अधिनियम तैयार किया गया है। उदाहरण के लिए, 2010 में तीन साल के शैल्फ जीवन के साथ पूरा होने वाले मामलों को अधिनियम में शामिल किया जा सकता है, जिसे 1 जनवरी 2014 से पहले नहीं खींचा जाएगा।

नष्ट होने वाले मामलों को रीसाइक्लिंग (निपटान) के लिए स्थानांतरित किया जाता है। मामलों के हस्तांतरण को डिलीवरी नोट पर स्थानांतरित किया जाता है, जो हस्तांतरण की तारीख, सौंपने के मामलों की संख्या और कागज कचरे के वजन को दर्शाता है।

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए, सूची कागज और इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर भंडारण अवधि को इंगित करती है, जिसकी गणना उनके लिपिक कार्य के अंत के वर्ष के बाद 1 जनवरी से की जाती है। हम केवल लेखांकन दस्तावेजों के शेल्फ जीवन से संबंधित वस्तुओं में रुचि रखते हैं। तो:

1) यह 5 साल के लिए वार्षिक लेखा (बजट) विवरणों के लिए विश्लेषणात्मक दस्तावेजों (तालिकाओं, रिपोर्टों) को संग्रहीत करने के लिए निर्धारित है;

2) चालान की भंडारण अवधि रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुरूप है और यह 4 साल है;

3) संपत्ति, देनदारियों की सूची पर दस्तावेज (इन्वेंट्री कमीशन की बैठकों के मिनट, इन्वेंट्री सूचियों, सूचियों, कृत्यों, बयानों) को स्थायी रूप से संग्रहीत किया जाना चाहिए और केवल इन्वेंट्री आइटम की सूची के लिए - 5 वर्ष;

4) वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षरों के नमूने को कम से कम 5 वर्षों तक रखा जाना चाहिए। प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों की सूची के लिए एक समान आवश्यकता स्थापित की जाती है;

5) संगठन की संपत्ति को पट्टे पर देने के लिए अनुबंध और दस्तावेज (संपत्ति की वस्तुओं, कृत्यों, मुनाफे से कटौती की गणना, पत्राचार) को स्थायी रूप से संग्रहीत किया जाना चाहिए;

6) संगठन के चल संपत्ति की शपथ पर समझौते और दस्तावेज (संपत्ति, कृत्यों, पत्राचार के मूल्य की गणना) - 10 साल, और इसी तरह के समझौते और दस्तावेज अचल संपत्ति की प्रतिज्ञा पर - एक निरंतर आधार पर;

7) अचल संपत्तियों और लेन-देन के अधिकारों को हस्तांतरित करने के लिए अनिश्चित रूप से यह आवश्यक है कि यह पिछले कॉपीराइट से नए कॉपीराइट धारक (शेष राशि से शेष राशि) और इसके पहले (सूची में ऐसा कोई मानक नहीं था);

8) चल संपत्ति (आवेदन, मूल्यांकन कार्य, पत्राचार, आदि) की बिक्री के लिए दस्तावेजों को लेनदेन के 10 साल बाद संग्रह में रखा जाना चाहिए।

कर्मियों के दस्तावेजों से संबंधित ड्यूटी पर लेखांकन कर्मचारियों को यह याद रखना चाहिए कि ऑर्डर नंबर 558 को अपनाने के क्षण से, कर्मचारियों के लिए पारिश्रमिक और बोनस पर नियमन की अवधि पहले प्रदान किए गए 5 के मुकाबले 75 साल की भंडारण अवधि है।

जरूरत पड़ने पर काम करने वालों के रिकॉर्ड को पहले की तरह पारित किया जाना चाहिए, लेकिन जिन श्रमिकों में कठिन, हानिकारक और खतरनाक काम करने की स्थिति है, उनके नाम अब कम से कम 75 साल रखे जाने चाहिए।

प्राथमिक दस्तावेजों, लेखा रजिस्टर, लेखा रिपोर्ट और बैलेंस शीट की सुरक्षा, संग्रह के लिए डिजाइन और हस्तांतरण के लिए कौन जिम्मेदार है? यह जिम्मेदारी कंपनी के मुख्य लेखाकार को सौंपी जाती है। उसी समय, संगठन का प्रमुख लेखांकन दस्तावेजों, लेखांकन रजिस्टरों और वित्तीय विवरणों के भंडारण के आयोजन के लिए जिम्मेदार होता है।

टैरिफ शीट (सूचियों) का शेल्फ जीवन 75 वर्ष तक बढ़ा दिया गया है (पहले यह 25 वर्ष था); समान संख्या (और 45 वर्ष नहीं) को दुर्घटना के खिलाफ कर्मचारियों के लिए व्यावसायिक विषाक्तता और बीमारियों और बीमा अनुबंधों की जांच के कृत्यों के लिए रखा जाना चाहिए, जिसके लिए बीमित घटना हुई थी। औद्योगिक दुर्घटनाओं और दुर्घटनाओं (पहले - 45 वर्ष) के बारे में दस्तावेजों (कृत्यों, निष्कर्ष, रिपोर्ट, प्रोटोकॉल, प्रमाण पत्र) को संग्रहीत करने की अवधि को 75 वर्ष तक बढ़ा दिया गया है। उसी अवधि के लिए (10 वर्ष के बजाय) आपको गंभीर, हानिकारक, खतरनाक काम करने की स्थिति, चोटों और व्यावसायिक रोगों के बारे में दस्तावेज (प्रोटोकॉल, प्रमाण पत्र, निष्कर्ष) को संग्रहीत करने की आवश्यकता है और कई (5 के बजाय) - दस्तावेज (कृत्यों, ज्ञापन, निष्कर्ष) कठिन, हानिकारक, खतरनाक कार्य परिस्थितियों के कारण कार्य दिवस को कम करना।

दिशा-निर्देश, रोजगार के लिए सूचनाएं (रोजगार पर) संग्रह में संग्रहित किया जाना चाहिए कम से कम 3 साल (पहले वे आवश्यकता को पारित करने के बाद नष्ट हो सकते थे), उसी अवधि को दस्तावेजों (प्रश्नावली, आत्मकथा, कार्मिक रिकॉर्ड, आवेदन, अनुशंसा के पत्र) के लिए परिभाषित किया गया है। काम पर नहीं रखा गया।

क्रम संख्या 558 में निर्दिष्ट दस्तावेजों के भंडारण के सभी नियम और शर्तें संगठनों के लिए अनिवार्य हैं, भले ही गतिविधि का प्रकार और गुंजाइश हो, कानूनी रूप और स्वामित्व का रूप।

कर सेवा में स्वचालित सूचना प्रौद्योगिकी

4.4 एक दस्तावेज़ की अवधारणा, एक मानक और एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। टैक्स अधिकारियों में समस्याओं को हल करने में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के इनपुट और आउटपुट रूप

एक दस्तावेज का मतलब प्राकृतिक भाषा में एक सूचना संदेश है, जो स्थापित फॉर्म के लेटरहेड पर तय होता है और कानूनी बल होता है। दस्तावेजों को कई मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है ...

CJSC "RRB-Bank" की वित्तीय स्थिति का विश्लेषण

2.2 दस्तावेजों के मुख्य समूह, उनके सत्यापन और हस्ताक्षर, गठन, भंडारण की प्रक्रिया

बैंकों के सभी संचालन (निपटान, नकद, क्रेडिट, आदि) बैंक में किए जाते हैं और निपटान और नकदी दस्तावेजों के आधार पर लेखांकन में परिलक्षित होते हैं जो कानून द्वारा निर्धारित तरीके से किए गए हैं ...

प्राप्य खाते

5. सीमा अवधि का सार

एक समाप्त सीमा अवधि के साथ प्राप्तियों को लिखने की वर्तमान प्रक्रिया कानून प्रवर्तन में वर्तमान घरेलू नागरिक कानून के मौलिक मानदंडों और के रूप में एकरूपता की स्थापना में योगदान नहीं करती है ...

संघीय कर सेवा के निरीक्षणालय की गतिविधियाँ

अर्मावीर

3.4 कानूनी संस्थाओं की लेखांकन फ़ाइलों के गठन, उपयोग और भंडारण के लिए प्रक्रिया

कर नियंत्रण का संचालन करने के लिए, करदाता - संगठन कर अधिकारियों के साथ पंजीकरण के अधीन हैं, क्रमशः संगठन के स्थान पर, इसके अलग-अलग प्रभागों के स्थान ...

व्यक्तियों से कर। वर्तमान कर बोझ क्या है

1. व्यक्तियों से कर। वर्तमान कर बोझ क्या है

आयकर शारीरिक आय आधुनिक घरेलू आर्थिक साहित्य में, कर के बोझ को अलग तरह से परिभाषित किया गया है। इसलिए, आधुनिक आर्थिक शब्दकोश में यह संकेत दिया जाता है कि कर का बोझ "एक उपाय, डिग्री ..." है।

कर क्षेत्र में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का संगठन

टैक्स गणना के 2.1 इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन

एक छोटे उद्यम में कर लेखांकन बनाए रखने की प्रक्रिया

3.1 लेखांकन और कर लेखांकन रजिस्टर के उपयोग पर सिफारिशें, एलएलसी के लिए प्रपत्र "आवास और सांप्रदायिक सेवाओं का संचालन"

आधुनिक वाणिज्यिक गतिविधियों में सीसीपी का उपयोग

2. CCP का चुनाव। संगठन और सीसीपी के अधिग्रहण के लिए प्रक्रिया, कर अधिकारियों के साथ पंजीकरण। आईएफटीएस में केकेटी के पंजीकरण के लिए आवश्यक दस्तावेजों की सूची।

केकेएम की पसंद। आज तक, सीसीपी की बिक्री में शामिल फर्मों का चयन बहुत व्यापक है। तदनुसार, इन उद्यमों द्वारा प्रदान की जाने वाली अतिरिक्त सेवाओं की श्रेणी भी व्यापक है। इनमें शामिल हैं: केकेएम चुनने की सलाह ...

एक वाणिज्यिक बैंक में वित्तीय विश्लेषण की प्रणाली

1.2 विश्लेषण और भंडारण के लिए डेटा के संगठन की तार्किक संरचना

विषम सूचनाओं के विश्लेषण के लिए बनाई गई प्रणाली का तार्किक संगठन तीन प्रकार की पदानुक्रमित वस्तुओं पर आधारित है: समय अवधि। इस प्रकार की वस्तुओं के पदानुक्रमित संबंध नेस्टेड हैं ...

तरलता और लाभप्रदता का उपयोग करके नकदी के भंडारण के फायदे और नुकसान

सभी देशों में कैश सर्कुलेशन एक छोटा हिस्सा है, लेकिन इसका बहुत महत्व है। यह वह टर्नओवर है जो आबादी के अधिकांश पैसे प्राप्त करने और खर्च करने का कार्य करता है ...

निवेश परियोजनाओं के मूल्यांकन के लिए सैद्धांतिक और व्यावहारिक नींव

2) रियायती पेबैक अवधि;

3) 7% और 13% की पूंजी की लागत पर दोनों परियोजनाओं का शुद्ध वर्तमान मूल्य (एनपीवी); 4) आंतरिक वापसी (आईआरआर); 5) 7% और 13% की पूंजी की लागत पर संशोधित आंतरिक रिटर्न (MIRR); 6) एनपीवी प्रोफाइल बनाएं और विभक्ति बिंदु निर्धारित करें ...

लेखा देय प्रबंधन

3.4 सीमा अवधि की समाप्ति के संबंध में देय खातों का लिखना-बंद करना

देय देयताएं, जिनके लिए सीमाओं की क़ानून की अवधि समाप्त हो गई है, रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 250 के अनुच्छेद 18 के अनुसार संगठन की गैर-बिक्री आय है और वित्तीय परिणामों से संबंधित है ...

कैशलेस कैश फ्लो का लेखा और संगठन

3.2 कैशलेस भुगतान के सुधार के रूप में प्लास्टिक कार्ड पर बस्तियों का विकास

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि 90 के दशक के मध्य में

वाणिज्यिक बैंकों ने सक्रिय रूप से भुगतान कार्ड बस्तियों की शुरुआत की, हालांकि, 1998 का \u200b\u200bसंकट। कई बड़े बैंकों के पतन के कारण, इस काम में शामिल हो गए। उसके बाद, कार्ड बाजार में गिरावट आई ...

निवेश परियोजना के व्यवसाय योजना के वित्तीय अनुभाग का गठन

3.4 निवेश पर वापसी

परियोजना की पेबैक अवधि की गणना रियायती नकदी प्रवाह को ध्यान में रखकर की जाती है। गणना तालिका 15 में दी गई है। तालिका की चौथी पंक्ति में निवेश के अनलॉक्ड भाग के मान शामिल हैं ...

कर नियंत्रण के रूप और कर कानून के अनुसार इसे सुधारने के तरीके

2.1.4 निवेश कर अवधि प्रदान करने की प्रक्रिया और शर्तें क्या हैं

1. एक निवेश कर क्रेडिट एक ऐसे संगठन को दिया जा सकता है जो संबंधित कर का करदाता है ...

लेखांकन दस्तावेजों के लिए भंडारण की तारीखें लेखांकन संख्या 402-documents पर कानून में निर्धारित की गई हैं, साथ ही 25 अगस्त, 2010 के रूसी संघ के संस्कृति सं। 558 के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित एक विशेष सूची में। हालांकि, प्रलेखन की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए अवधियों पर कुछ डेटा भिन्न होते हैं। आइए यह पता करें कि फॉर्म, रिपोर्ट और रजिस्टर को सामान्य रूप से क्यों संग्रहीत किया जाए, और क्या करना है यदि भंडारण अवधि कानून और सूची के अनुसार नहीं है।

क्यों स्टोर करें

लेखांकन दस्तावेज़ीकरण न केवल नियोजित और वास्तविक संकेतक, रिपोर्टिंग और पंजीकरण पुस्तकें है, बल्कि सभी प्राथमिक और नकदी दस्तावेज भी हैं जो लेखांकन में किए गए कार्यों की पुष्टि करते हैं।

इसलिए, किसी भी लेखांकन दस्तावेज की अनुपस्थिति में, संस्थान में लेखांकन की सटीकता और शुद्धता की पुष्टि करना समस्याग्रस्त होगा। अर्थात्, किसी भी निरीक्षण के दौरान, नियामक संस्था वास्तविक डेटा के साथ लेखांकन डेटा को सत्यापित करने के लिए प्राथमिक जानकारी और अन्य लेखांकन दस्तावेजों का अनुरोध करती है।

पुष्टि प्रपत्र, चेक, वारंट और अन्य रजिस्टर प्रदान करने में विफलता के लिए, देयता प्रदान की जाती है। उदाहरण के लिए, टैक्स अधिकारियों को प्रत्येक गैर-प्रस्तुत दस्तावेज़ के लिए 200 रूबल का जुर्माना लगाया जाएगा। यदि कंपनी बड़ी है, तो जुर्माने की कुल राशि में हजारों रूबल की राशि हो सकती है। नीचे जुर्माना के बारे में और पढ़ें।

क्या अधिक महत्वपूर्ण है: कानून या सूची

अक्सर वर्तमान विधायी ढांचे में विरोधाभास होते हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, कानून नंबर 402-एफजेड के अनुसार, विचाराधीन प्रलेखन का प्रकार, पांच साल के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए, और उपरोक्त सूची में संगठन में लेखांकन दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि प्रकार और महत्व से वितरित की जाती है। इस मामले में एक बजट संस्थान के लेखाकार को क्या करना चाहिए और दंड से बचने के लिए लेखांकन दस्तावेजों को कितना रखना है?

हम एक उदाहरण का उपयोग करके स्थिति की जांच करेंगे। मान लीजिए कि किसी विशेष फॉर्म के लिए सूची संख्या 558 चार साल की अवधि को इंगित करती है, तो आपको इस फॉर्म को पांच साल तक रखने की आवश्यकता है। क्यों? इस तरह के निर्देश कानून नंबर 402-एफजेड में निहित हैं। या, इसके विपरीत, कानून 402-एफजेड 5 साल इंगित करता है, और सूची 10. इंगित करती है। फिर रजिस्टर को कम से कम 10 साल तक रखें। यही है, लंबी अवधि के लिए लेखांकन दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करें, जो दो नियामक कृत्यों में से एक में निर्दिष्ट है।

इलेक्ट्रॉनिक प्रलेखन के लिए लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए एक ही प्रक्रिया का पालन करें।

प्रलेखन के भंडारण के लिए सुविधाएँ और प्रक्रिया

हम लेखांकन की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए प्रमुख विशेषताओं और नियमों को परिभाषित करते हैं:

1. रजिस्टरों और प्राथमिक रूपों का एक संरक्षक नामित करें। नौकरी विवरण में कर्तव्यों को लिखें, एक हस्ताक्षर के साथ जिम्मेदार कर्मचारी को परिचित करें।
2. लेखांकन नीति में सुधार, प्रपत्रों के संदर्भ में, कितने वर्षों के लिए लेखांकन दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाते हैं। या एक अलग आदेश द्वारा ऐसी सूची को अनुमोदित करें।
3. आपके द्वारा पिछली बार रजिस्टर की गई तारीख से तारीखों की गणना करें। इस तरह के निर्देश कला के पैरा 2 में निहित हैं।

   कानून संख्या 402-40 के 29।

4. संस्था में प्रमुख, मुख्य लेखाकार या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति के नाम पर एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ संग्रहीत किए जाने वाले इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार पर हस्ताक्षर करें।
5. संग्रह के लिए संग्रहित किए जाने वाले दस्तावेज़ (भंडारण के लिए) पर हस्ताक्षर किए, सिले और निर्धारित तरीके से क्रमांकित होने चाहिए।

एक संस्था, तालिका में लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को अनुमोदित करने के लिए एक संस्था में कैसे का एक उदाहरण:

जिम्मेदारी और सजा

स्थापित नियमों के उल्लंघन के लिए दंडित किया जा सकता है। यदि आय या व्यय का कोई दस्तावेजी सबूत नहीं है (आपातकालीन स्थितियों के कारण खो गया है, खो दिया है, आदि), तो कर अधिकारी रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 120 के तहत 10,000 रूबल का जुर्माना लिखेंगे। इसी तरह के प्रतिबंध नियमों और अवधि के अनुपालन के लिए प्रदान किए जाते हैं जो रूपों की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं।

यदि इन उल्लंघनों ने कर आधार को कम करके आंका - 40,000 रूबल का जुर्माना या बकाया कर देयता का 20%।

जिम्मेदार अधिकारियों को भी दंडित किया जाएगा (प्रशासनिक अपराधों की कला। 15.11):

• 5000-10 000 रूबल - पहले अपराध के लिए;
• 10,000-20,000 रूबल - दूसरे और बाद के लिए।

और इस तरह के अपराधों के लिए आपराधिक दायित्व कला के अनुच्छेद 1 के अनुसार, एक वर्ष तक के कारावास का प्रावधान है। आपराधिक संहिता के 325।

यह प्रश्न बिना किसी अपवाद के, उन उद्यमियों द्वारा पूछा जाता है, जिन्होंने हाल ही में एक उद्यम खोला है और सिस्टम की जटिलताओं का पता नहीं लगाया है। तो आप एलएलसी दस्तावेज़, एक वर्ष, दो या अधिक को कितना स्टोर करते हैं? आप रूसी संघ में पैराग्राफ फेडरल लॉ नंबर 125-Arch ऑन आर्काइविंग को पढ़कर इस मुद्दे को विस्तार से समझ सकते हैं।

लेखांकन दस्तावेजों के लिए भंडारण की अवधि अलग है। सभी उप-अनुच्छेदों को मिलाकर हम क्या कह सकते हैं? लेखांकन दस्तावेजों को कम से कम तब तक एलएलसी में संग्रहीत किया जाना चाहिए जब तक कि एक संभावना है कि कर लेखा परीक्षा की आवश्यकता हो सकती है। रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 89 के अनुसार, इसी ऑडिट के संचालन के निर्णय से पहले तीन साल से अधिक की अवधि सत्यापन के अधीन है। यही है, हम ठीक तीन साल रखते हैं, और फिर मज़ा शुरू होता है।

रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुच्छेद 23, अनुच्छेद 1 के उप-अनुच्छेद 8 हमें स्पष्ट रूप से सूचित करता है कि करदाताओं को चार साल के लिए कर निर्धारण की पुष्टि करने वाले दस्तावेज रखने की आवश्यकता है और इससे कम नहीं। अतः सज्जन। तीन साल नहीं, लेकिन चार बड़े करीने से लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करें और सुनिश्चित करें कि कागज का एक भी टुकड़ा खो नहीं है।

एक आंख के सेब के रूप में कौन से विशिष्ट दस्तावेज पसंद किए जाते हैं और संग्रहीत किए जाते हैं?

• कर लेखांकन डेटा;
• आय की पुष्टि करने वाले दस्तावेज;
• खर्चों के दस्तावेजी सबूत;
• कर की रोक की पुष्टि;

लेखांकन प्राथमिक प्रलेखन के भंडारण के नियमों की पुष्टि करता है। आदेश "लेखा पर" नंबर 129-On के अनुसार, वित्तीय विवरणों को राज्य अभिलेखीय व्यवसाय के नियमों में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। लेकिन आखिरी बार पांच साल से कम समय में लेखांकन रिपोर्ट उन पर संकलित नहीं की गई थी।

यह क्या है? और तथ्य यह है कि आपको दस्तावेजों को सख्ती से संग्रहीत करना चाहिए वह ठीक उसी अवधि है जिसमें कर सेवा सत्यापन के लिए उनसे अनुरोध कर सकती है। यानी तीन साल। यदि चेक के परिणामस्वरूप आपके पास पांच साल पहले दस्तावेज नहीं हैं, तो आपको दस्तावेज़ के अनुचित भंडारण के लिए जुर्माना लगाया जा सकता है और इससे अधिक कुछ नहीं।

लेकिन लेखांकन और कर विराम में सब कुछ इतना सरल और पारदर्शी नहीं है। वहाँ प्रलेखन है कि हम अभी चर्चा की तारीखों की तुलना में अधिक संग्रहीत किया जाना चाहिए। ये किस तरह के दस्तावेज हैं?

1. संपत्ति के अधिग्रहण के लिए प्राथमिक दस्तावेज। जब तक आप चाहें, तब तक ये दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाते हैं। यह किस लिए है? पहला, मूल्यह्रास। दूसरे, संपत्ति बेचते समय, आपको इसकी प्रारंभिक मूल्य 7 की पुष्टि लेने के लिए कहीं न कहीं जरूरत है और संपत्ति कर के बारे में मत भूलना।
2. अचल संपत्ति। टैक्स कोड का अनुच्छेद 283 लाभहीन कंपनियों को पिछले कर अवधि के नुकसान के कारण मौजूदा अवधि के कर आधार को कम करने के लिए एक नियम प्रदान करता है। स्वाभाविक रूप से, प्रलेखन को इसकी पुष्टि करनी चाहिए। अगले दस वर्षों के लिए नुकसान को ध्यान में रखा जा सकता है, और इसलिए दस्तावेजों को उचित क्रम में होना चाहिए (अनुच्छेद 283, पैराग्राफ 4)। टैक्स इंस्पेक्टरों को अधिकारिक दस्तावेज मांगने का अधिकार है जो प्रस्तुत परिणाम में दर्शाए गए नुकसान पर डेटा की पुष्टि करने के लिए वित्तीय परिणाम की पुष्टि करते हैं।
3. एकल कृषि कर के साथ काम करने वाले ग्रामीण उद्यमों के लिए, उनके राइट-ऑफ की पूरी अवधि के लिए नुकसान के दस्तावेजों को रखना आवश्यक है। कर संहिता के अनुच्छेद 346.6 अनुच्छेद 5।
4. तथाकथित "सरलीकृत" पर काम करने वाले व्यक्तियों के लिए, यूएसटी। रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 346.18 अनुच्छेद 7।
5. खराब प्राप्य को लिखने के लिए, आपको कर सेवा के लिए प्राथमिक दस्तावेजों का समर्थन भी उपलब्ध होना चाहिए। समर्थन दस्तावेजों के विनाश से कंपनी को खर्चों में खराब ऋण को पहचानने के अधिकार से वंचित किया जाता है, क्योंकि राशि की पुष्टि करने के लिए कुछ भी नहीं होगा।
6. हमने विशेष रूप से संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर चर्चा नहीं की, क्योंकि सवाल अभी भी लग रहा था कि एलएलसी के दस्तावेजों को रखने में कितना समय लगा, और ओजेएससी नहीं। इसलिए, यदि संक्षेप में, तो टैक्स रिपोर्टिंग के लिए दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए जेएससी में - वार्षिक वित्तीय विवरण, साथ ही साथ चार्टर की उतनी ही आवश्यकता है जितनी कंपनी के पास है। यदि कंपनी परिसमापन के तहत जाती है, तो दस्तावेज़ राज्य संग्रह में भेजे जाते हैं। हमें इस प्रक्रिया के लिए अग्रिम में संग्रह के साथ संपन्न एक समझौते की आवश्यकता है। यदि इस तरह का कोई समझौता नहीं था, तो कंपनी के कार्मिकों का केवल दस्तावेज ही संग्रह में आता है। शेष दस्तावेजों को कहाँ संग्रहीत किया जाएगा, यह निर्णय लेने के लिए परिसमापन आयोग के अध्यक्ष या शायद दिवालियापन ट्रस्टी पर निर्भर है।
7. कंपनी को कम से कम 10 साल तक वार्षिक कर रिपोर्ट रखनी चाहिए। त्रैमासिक - पांच साल, यह वार्षिक की उपस्थिति में है।
8. यदि कोई त्रैमासिक रिपोर्ट नहीं है, तो मासिक रिपोर्ट भी कम से कम पांच साल तक संग्रहीत की जाती है।
9. खरीद और बिक्री की पुस्तकें, चालान को पत्रिका में अंतिम प्रविष्टि की तारीख से पूरे पांच साल के लिए रखा जाना चाहिए। "लेखांकन की पत्रिकाओं को बनाए रखने के लिए नियम" का खंड 15.27। विशिष्ट प्रबंधन दस्तावेजों की सूची में चालान के संबंध में एक आइटम है, यह कहता है कि इन चालानों को पांच साल के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए और यह बिंदु है।

फिर से, निरीक्षण के दौरान कर अधिकारियों को करों और शुल्क पर कानून द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए। और सूची वहाँ शामिल नहीं है।

मामलों का निष्कर्ष: एलएलसी दस्तावेजों को संग्रहीत करने में कितना समय लगता है? यह पता चला है कि कम से कम पांच साल, और अचल संपत्तियों और सामान्य तौर पर, हर समय कंपनी मौजूद है। जब वे बनाए गए थे, तो उस वर्ष के पहले जनवरी से दस्तावेजों की भंडारण अवधि पर विचार करना आवश्यक है।

पेपर दस्तावेजों को कैसे स्टोर करें?

उद्यम की लेखा नीति को यह बताना चाहिए कि दस्तावेज़ीकरण को कैसे और कहाँ रखा जाए, और इस पैराग्राफ के कार्यान्वयन के लिए एक जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त किया जाए या यहां तक \u200b\u200bकि सबसे योग्य कर्मचारियों से मिलकर एक आयोग बनाया जाए।

वैसे, कार्यालय में प्रलेखन को स्टोर करना आवश्यक नहीं है। कानून भंडारण के लिए अन्य स्थानों को चुनने पर प्रतिबंध नहीं लगाता है, उदाहरण के लिए, विशेष अभिलेखीय फर्म। लेकिन संयुक्त स्टॉक कंपनी को ऐसे दस्तावेजों को वार्षिक रिपोर्ट और चार्टर को ठीक उसी स्थान पर रखना आवश्यक है, जहां हेड ऑफिस स्थित है। वैसे, इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ीकरण के भंडारण को कानून द्वारा एक छोटे से चेतावनी के साथ अनुमति दी जाती है कि दस्तावेज़ में दस्तावेज़ को संकलित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर आवश्यक होगा। प्रलेखन को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करने के लिए, कंपनी एक सूचना कॉर्पोरेट सिस्टम बनाती है। यह एक प्रमाणन केंद्र द्वारा सेवित है, जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग सुनिश्चित करता है।

दस्तावेज़ दीर्घकालिक भंडारण के अधीन होते हैं और समय के साथ फीके हो जाते हैं। उनकी सामग्री को पठनीय होने के लिए, व्यक्ति के भंडारण के लिए जिम्मेदार लोगों को ध्यान रखना चाहिए और समय पर प्रतियां बनाना चाहिए।

कंपनी के परिसमापन पर, दीर्घकालिक भंडारण के अधीन दस्तावेजों को संग्रहीत किया जाएगा। यदि कंपनी को पुनर्गठित किया जाता है, तो दस्तावेजों को उत्तराधिकारी संगठन को स्थानांतरित कर दिया जाता है। जब एक नई कंपनी की स्थापना की जाती है, तो उसे उन कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें मिल जाती हैं, जो नई कंपनी के दायरे से संबंधित नई संरचना और दस्तावेजों में स्थानांतरित हो गए हैं।

दस्तावेजों का विनाश। किसी दस्तावेज़ को नष्ट करने के लिए, आपको पहले एक अधिनियम तैयार करना होगा जिसे कंपनी निदेशक हस्ताक्षर करेगा और उसके बाद ही आप दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए सीधे शुरू कर सकते हैं। इसके अलावा, अधिनियम में यह आवश्यक नहीं है कि विनाश के लिए जाने वाले प्रत्येक पेपर को सावधानीपूर्वक फिर से लिखा जाए। सजातीय समूहों के नाम को फिर से लिखना पर्याप्त है। क्या माना जाता है सजातीय समूहों को स्वतंत्र रूप से सोचा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, चालान - को सजातीय दस्तावेज और इतने पर माना जा सकता है।

दस्तावेजों को कैसे नष्ट करें?

जरा इसे जलाओ? उत्तर गलत है। इस मामले में, पर्यावरण सेवाओं के साथ समस्याओं को पूरी तरह से प्राप्त करना संभव है।
  अपशिष्ट कागज के रूप में निपटान? विकल्प अच्छा है, लेकिन इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि दस्तावेज किसी प्रतिस्पर्धी कंपनी के पास नहीं होंगे, जो अच्छा नहीं है। इससे बचने के लिए, दस्तावेजों के साथ फ़ोल्डर्स को चालान के डिजाइन के साथ रीसाइक्लिंग के लिए स्थानांतरित किया जाना चाहिए। इसके अलावा, दस्तावेजों के निर्यात को प्रलेखन के भंडारण के लिए जिम्मेदार कंपनी के एक कर्मचारी की देखरेख में किया जाना चाहिए।

केवल इसे फेंक देना भी असंभव है क्योंकि कानून के तहत नियोक्ता कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा को गुप्त रखने के लिए बाध्य है।

क्या बचा है? सबसे सही बात कागज को नष्ट करने के लिए एक विशेष मशीन का उपयोग करना है। सामान्य तौर पर, आप तय करते हैं कि आपको अतिरिक्त कागजात से कैसे छुटकारा मिलेगा।

शेड्यूल से पहले अपने डॉक्यूमेंट्री आर्काइव को सुविधाजनक बनाने की इच्छा नहीं रखने के लिए, मैं यह जोड़ता हूं कि कर अवधि के लेखांकन रजिस्टर या चालान की अनुपस्थिति को एक सकल उल्लंघन माना जाता है और पांच हजार रूबल के जुर्माना से दंडनीय है।

और ऐसा तब है जब दस्तावेज़ एक कर अवधि के लिए गायब हैं। अधिक गंभीर मामलों में, जुर्माना अब 5,000 नहीं, बल्कि 15,000 रूबल होगा।

यदि कर आधार को आय की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के नुकसान से समझा जाता है, तो करदाता अवैतनिक कर की राशि का 10 प्रतिशत जुर्माना और उसी 15,000 रूबल से कम नहीं देगा।
  वैसे, लेखांकन दस्तावेजों के संरक्षण के बारे में आपराधिक कानून में खंड हैं। यदि व्यक्तिगत हित के दस्तावेजों को नुकसान साबित होता है, तो इसमें शामिल व्यक्ति कम से कम एक साल के लिए जेल से बाहर निकल सकता है। यदि आप इस आइटम के बारे में अधिक पढ़ना चाहते हैं, तो अधिक विवरणों के लिए रूसी संघ के आपराधिक संहिता के अनुच्छेद 352, पैरा 1 देखें।

और यह भी ध्यान रखें कि अभिलेखीय निकायों के प्रतिनिधियों को आपके संगठन में अभिलेखीय प्रलेखन के उचित भंडारण को सत्यापित करने का अधिकार है। और यहां आप भंडारण, लेखांकन और अधिग्रहण के नियमों के उल्लंघन पर रूसी संघ की संहिता के अनुच्छेद 13.20 के अनुसार, साथ ही साथ अभिलेखीय दस्तावेजों के उपयोग से 300 से 500 रूबल या प्रशासनिक सुझाव पर जुर्माना लगाया जा सकता है।

कंपनी के निदेशक दस्तावेजों के भंडारण के लिए जगह बनाने के लिए जिम्मेदार हैं और, विशेष रूप से, संग्रह में, और मुख्य लेखाकार को इन दस्तावेजों को एक संगठित तरीके से रखना चाहिए और उन्हें संग्रह में सही ढंग से स्थानांतरित करना चाहिए।

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, लगभग किसी भी आधुनिक घरेलू उद्यम में, लेखांकन द्वारा सबसे बड़ी मात्रा में प्रलेखन उत्पन्न होता है। समझाने योग्य: यह इस विभाग में है कि वे पैसे के साथ काम करते हैं, और इस तरह के प्रत्येक ऑपरेशन को कागज पर आधिकारिक निर्धारण की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, संगठन में प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण के लिए वैधानिक समय सीमा स्थापित है, जिसका अर्थ है कि "कागज के टुकड़े" से छुटकारा पाने के लिए बस काम नहीं करता है, आपको उन्हें कम से कम कई वर्षों तक संग्रहीत करना होगा और उसके बाद ही इसे नष्ट करना होगा। वैसे, अपशिष्ट कागज के निपटान की प्रक्रिया भी आसान नहीं है, इसमें कई विशिष्ट विशेषताएं हैं। इस सब के बारे में - आगे।

दस्तावेज, दस्तावेज ...

यदि आप उत्पादित दस्तावेज़ों की संख्या पर आँकड़ों का हवाला देते हैं, तो यह पता चलता है कि लगभग सभी आधुनिक घरेलू उद्यमों में, लेखांकन 80-90% कागजी दस्तावेजों का एक स्रोत है। उन्हें एक कारण के लिए संग्रहीत करने की आवश्यकता है। सीमाएं न केवल यह निर्धारित करती हैं कि प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के लिए न्यूनतम भंडारण अवधि क्या है (आमतौर पर पांच साल से एक दशक तक भिन्न होती है), बल्कि यह भी कि इन वस्तुओं को किन स्थितियों में स्थित होना चाहिए। उसी समय, यह याद रखना चाहिए कि अस्थायी भंडारण और स्थायी के लिए प्रलेखन में एक विभाजन है।

हालांकि, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, हर कंपनी से दूर, प्रबंधकों को प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की समय सीमा क्या है, इसकी जटिलताओं को समझने में रुचि है। खुद को सिरदर्द से बचाने के लिए, आप विशेष अभिलेखीय कंपनियों की सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं। ऐसी कंपनी में वे वास्तव में जानते हैं कि किस नियम के तहत किस प्रकार के दस्तावेजों को कितने समय में संग्रहीत किया जाना चाहिए, किन नियमों के तहत। इसके अलावा, इस तरह के एक संगठन में समय सीमा समाप्त होने पर भंडारण के साथ सौंपे गए दस्तावेजों को नष्ट करने की तकनीकी क्षमता होती है। यह वास्तव में सुविधाजनक है, लेकिन इसमें पैसा खर्च होता है। यदि आप बचाना चाहते हैं, तो आपको संग्रह के लिए एक विशेष कमरा आवंटित करना होगा और कानून के अनुसार संगठन में प्राथमिक लेखा दस्तावेजों का शेल्फ जीवन क्या है, इसमें तल्लीन करना होगा।

मैं चाहता हूं - मैं नहीं चाहता

समस्या, वैसे, खरोंच से उत्पन्न नहीं होती है। मौजूदा कानून प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि की स्थापना करते हैं, और उन्हें किसी भी उद्यम के भीतर सम्मानित किया जाना चाहिए। कानून से यह निम्नानुसार है कि किसी भी मौजूदा कानूनी इकाई को प्रलेखन संरक्षित करने के दायित्व के साथ सौंपा गया है। इसका मतलब यह है कि गतिविधि का रूप एक भूमिका नहीं निभाता है - चाहे वह एक निजी उद्यमी हो जो अकेले व्यापार कर रहा हो, या एक बड़ी चिंता, आपको अभी भी वित्तीय विवरणों और अन्य दस्तावेजों को संग्रहीत करने का ध्यान रखना है। इलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक दस्तावेजों, कागज के लिए स्थापित भंडारण अवधि के बारे में कानून का अध्ययन करना महत्वपूर्ण है, ताकि ठेकेदार के साथ संघर्ष के मामले में या नियंत्रण प्राधिकरण द्वारा सत्यापन के दौरान, वे असुविधाजनक स्थिति में न हों। इसके अलावा, वैधानिक समय अंतराल के अनुपालन में विफलता ऑडिट के दौरान काफी ठीक साबित हो सकती है। वर्तमान कानून में प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की न्यूनतम भंडारण अवधि को नियंत्रित करने वाले नियम हैं। यह महत्वपूर्ण है कि व्यवसाय सुरक्षित है, और हमारे देश में व्यवसाय का संचालन वैधानिकता, प्रतिष्ठित नियमों के अनुपालन से प्रतिष्ठित है।

अक्टूबर 2004 में अपनाया गया 125 वां संघीय कानून हमें इलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक कागज दस्तावेजों के शेल्फ जीवन के बारे में बताता है। नाम के आधार पर, यह अभिलेखागार और व्यवसाय के उचित संचालन के लिए समर्पित है। यह इस आधिकारिक दस्तावेज में है कि लेखांकन द्वारा उत्पादित आधिकारिक कागजात के भंडारण की सुविधाओं पर विचार किया जाता है। यहां आप दोनों विशेषताएं पा सकते हैं जो आपको अस्थायी और स्थायी भंडारण प्रलेखन और एक विशेष प्रकार के पेपर की शर्तों के बीच अंतर करने की अनुमति देती हैं।

यह किस पर लागू होता है?

प्राथमिक दस्तावेजों की न्यूनतम भंडारण अवधि देखने के लिए जिम्मेदारियों को सौंपा गया है:

• स्थानीय सरकारी प्राधिकरण;
• सरकारी एजेंसियां;
• उद्यमियों;
• उद्यम;
• उद्यमशीलता की गतिविधियों का संचालन करने वाले व्यक्ति।

कानून के अनुपालन को अभिलेखीय प्रलेखन पर लागू करना होगा, जिसमें कर्मियों से संबंधित हैं। कानून द्वारा निर्दिष्ट सभी समय अवधि एक सुरक्षित स्थान पर होनी चाहिए। संघीय कानूनों के अलावा, प्राथमिक दस्तावेजों और लेखांकन रजिस्टरों की भंडारण अवधि की विशेषताओं को पूरे देश में और प्रत्येक व्यक्ति के क्षेत्र में दोनों विनियामक दस्तावेजों को पूरे देश के क्षेत्र में संचालित किया जाता है। हालांकि, सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज ऊपर उल्लिखित 125 वां कानून है, जो लेखांकन कागजात के भंडारण की अवधि को नियंत्रित करने वाले प्रलेखन की पूरी सूची प्रदान करता है।

अधिनियम संख्या 129

1996 में, लेखांकन सुविधाओं पर एक संघीय कानून जारी किया गया था। इसमें कहा गया है कि लेखांकन विभाग कागज पर अपने दस्तावेज़ उत्पन्न कर सकता है, साथ ही साथ विभिन्न मशीन टूल्स का उपयोग भी कर सकता है। इस मामले में, फर्म को आवश्यक रूप से स्वतंत्र रूप से कागज पर प्रलेखन की प्रतियां बनाना चाहिए, ताकि संचालन में सभी प्रतिभागियों के पास उनके बारे में डेटा तक पहुंच हो। यदि नियामक निकाय प्रलेखन तक पहुंच का अनुरोध करता है, तो कंपनी के प्रतिनिधियों को एक प्रदान करना आवश्यक है। अभियोजकों और अदालत के प्रतिनिधियों दोनों को ऐसा करने का अधिकार है।

निर्माण, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के भंडारण की अवधि के अनुपालन में भंडारण, अनुरोध पर प्रावधान नियामक अधिनियमों में स्थापित रूपों का अनुपालन करना चाहिए। दस्तावेज कागज के रूप में अनुरोधकर्ता को भेजे जाने चाहिए। यदि यह कार्य में उपयोग की जाने वाली मशीनों की क्षमताओं द्वारा अनुमति दी जाती है, यदि सभी प्रतिभागी सहमत हैं, तो रिपोर्टिंग को इलेक्ट्रॉनिक रूप में भेजा जा सकता है। यह हमारे देश के लागू कानूनों द्वारा भी अनुमत है।

हम नियमों के अनुसार स्टोर करते हैं

129 वें संघीय कानून में प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के भंडारण की अवधि के अनिवार्य पालन का उल्लेख है। विशेष रूप से, अनुच्छेद 17 में उल्लेख किया गया है कि किसी भी कानूनी इकाई को आवश्यक रूप से ऐसे दस्तावेज रखना चाहिए, जिसमें रजिस्टर और रिपोर्ट शामिल हैं। समयावधि की अवधि राज्य स्तर पर अभिलेखीय मामलों को नियंत्रित करने वाले नियमों द्वारा स्थापित की जाती है। इस अवधि की अवधि 5 वर्ष से कम नहीं हो सकती।

प्राथमिक दस्तावेजों के लिए एक विशेष भंडारण अवधि प्रलेखन और कुछ अन्य श्रेणियों के लिए निर्धारित की जाती है जो लेखांकन नीतियों (मशीनों पर उपयोग किए जाने वाले कार्यक्रम, जो प्रक्रिया की जानकारी, खातों के कार्य चार्ट) को विनियमित करते हैं। बेशक, यहां की अवधि भी पांच साल है (कुछ मामलों में यह अवधि अधिक समय तक निर्धारित की जा सकती है), लेकिन यह अवधि उस क्षण से गिनना शुरू होती है जब कंपनी ने आखिरी बार इस दस्तावेज का सहारा लिया था। एक कानूनी इकाई का प्रमुख वह व्यक्ति होता है जो समय अंतराल के अनुपालन में सभी आवश्यक प्रलेखन के भंडारण के लिए कानूनी रूप से जिम्मेदार होता है। इसका मतलब यह है कि किसी भी शिक्षित और जिम्मेदार मालिक को लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि पता होनी चाहिए यदि वह कंपनी को अपने नियंत्रण में रखना चाहता है।

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, कई संगठन नियमित रूप से आधिकारिक दस्तावेज़ीकरण की एक सूची का संचालन करते हैं, और स्थानीय नियामक अधिनियम दस्तावेजों के भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को स्थापित करते हैं जिनके साथ निरीक्षण अधिकारी वास्तव में जब अभिलेखीय नियमों के अनुपालन की निगरानी करते हैं।

निर्माण और भंडारण: सभी नियमों के अनुसार

वर्तमान कानून के आधार पर, लेखाकार दोनों प्राथमिक दस्तावेज तैयार कर सकते हैं और न केवल कागज पर समेकित किए जा सकते हैं, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी; इस मामले में, कागजी प्रतियां बनाने का दायित्व कानूनी इकाई के साथ रहता है, और इच्छुक व्यक्ति, निरीक्षण निकाय के अनुरोध पर, कंपनी जल्द से जल्द पते पर कागज दस्तावेज भेजने के लिए बाध्य है। संकलन और भंडारण लागू नियमों द्वारा स्थापित फॉर्म में किया जाना चाहिए।

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेजों का शेल्फ जीवन क्या है, इस प्रक्रिया के लिए प्रक्रिया, किसी भी उद्यम के काम के दौरान गठित होने वाले विशिष्ट प्रबंधन पत्रों की जांच करने वाले दस्तावेज की सूची बताती है। जिन्हें 2010 में वित्त मंत्रालय और रोज़ारसी द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ में स्थापित किया गया था। इसके अलावा, टैक्स कोड की आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है, जो यह नियंत्रित करता है कि हमारे देश का प्रत्येक नागरिक लेखांकन दस्तावेजों के चार साल के संरक्षण के लिए जिम्मेदार है। यह व्यय, आय घटक, साथ ही करों के भुगतान की पुष्टि से संबंधित प्रतिभूतियों पर लागू होता है।

हम समझदारी से मामले को आगे बढ़ाते हैं

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की भंडारण अवधि के अनुपालन में प्रक्रिया का सही संगठन एक पेशेवर दृष्टिकोण, लेखांकन दस्तावेज के लिए जिम्मेदार कर्मियों की भागीदारी, कार्य प्रक्रिया के संगठन के बारे में संग्रह जानकारी के प्रसंस्करण की आवश्यकता है। वर्तमान में, संग्रह में विशेष प्रशिक्षण के लिए व्यावहारिक रूप से कोई जगह नहीं है, इसलिए वास्तव में उच्च-गुणवत्ता वाले विशेषज्ञ को ढूंढना मुश्किल है। दूसरी ओर, प्रगतिशील कानून के लिए आवश्यक है कि प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की भंडारण अवधि को बनाए रखा जाए, अन्यथा आप स्पष्ट रूप से अप्रिय जुर्माना लगा सकते हैं। काफी बड़े दस्तावेज़ प्रवाह के लिए सबसे अच्छा विकल्प कंपनी के कर्मचारियों को अभिलेखीय भंडारण के लिए जिम्मेदार बनाना और आंतरिक संसाधनों के साथ प्रलेखन के लिए जिम्मेदार कर्मियों का नियमित प्रशिक्षण सुनिश्चित करना है। यह आपको कानूनों में स्थापित नवाचारों को नियंत्रण में रखने और सभी आवश्यकताओं का पालन करने की अनुमति देगा।

एक वैकल्पिक विकल्प, जो आपको प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को भी ध्यान में रखने और अपनी कार्य गतिविधियों में इसका पालन करने की अनुमति देता है, एक मध्यस्थ के साथ एक सहयोग है जो ग्राहक की प्रतिभूतियों को संरक्षित करने का दायित्व खुद पर लेता है। हालाँकि, अपने लिए एक संग्रह कंपनी चुनना भी आसान काम नहीं है। एक विश्वसनीय कंपनी को वरीयता देने के लिए सभी उपलब्ध विकल्पों का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करना आवश्यक है और चिंता न करें कि यह बंद हो सकता है और इमारत जल सकती है।

कुछ प्रकार के प्रलेखन के भंडारण की विशेषताएं

वर्तमान कानून के अनुसार, प्राथमिक दस्तावेज को संग्रह, साथ ही रजिस्टर, बयान और बैलेंस शीट में स्थानांतरित किया जाना चाहिए। आधिकारिक दस्तावेज़ीकरण की इन सभी श्रेणियों को लेखांकन कक्षों में रखा जाना चाहिए जब तक कि उन्हें संग्रह में नहीं भेजा जाता है, और कानूनी इकाई को कागजात की सुरक्षा के लिए सभी शर्तों को सुनिश्चित करना चाहिए: अलमारियाँ बंद होनी चाहिए, आग और अन्य सुरक्षा का पालन करना चाहिए। उद्यम के अंदर, एक विशेष दस्तावेज को दस्तावेज की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को सौंपा गया है।

यदि वे उद्यम द्वारा, कानून द्वारा उपयोग किए जाते हैं, तो इन दस्तावेजों को एक सुरक्षित या एक विशेष कैबिनेट में रखा जाना चाहिए, एक कमरा जो बंद है और प्रलेखन की सुरक्षा की गारंटी देता है। मैन्युअल रूप से संसाधित वर्तमान समय अवधि के प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को रजिस्टरों के कालक्रम को ध्यान में रखते हुए एकत्र किया जाना चाहिए, जिसे तब स्थायी भंडारण के लिए संग्रह में भेजा जाता है।

और क्या देखना है?

जब बैंक स्टेटमेंट, कैश ऑर्डर और अग्रिम रिपोर्ट संग्रहीत करते हैं, तो कालक्रम को ध्यान में रखते हुए सभी दस्तावेज को सहेजना और संयुक्त व्यवस्थित भंडारण के लिए बाध्य करना आवश्यक है। दस्तावेजों की कुछ विशिष्ट श्रेणियां (शिफ्ट रिपोर्ट, वर्क ऑर्डर) को बिना बंधन के संग्रहीत किया जा सकता है, लेकिन फ़ोल्डरों में सिला जाता है ताकि कुछ भी खो न जाए और बेईमान उद्देश्यों के लिए उपयोग न किया जाए।

प्रलेखन का संरक्षण, साथ ही साथ इसे समय पर अभिलेखागार में भेजना, मुख्य रूप से मुख्य लेखाकार की जिम्मेदारी है, हालांकि, यदि आवश्यक हो, तो स्थानीय नियमों में किसी अन्य व्यक्ति को प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल शामिल हो सकता है। मुख्य लेखाकार के आधिकारिक आदेश के अधीन केवल कुछ मामलों में प्राथमिक दस्तावेज, बयान, बैलेंस शीट जारी करना संभव है। सामान्य तौर पर, संरचनात्मक इकाइयों के पास लेखांकन दस्तावेजों तक पहुंच नहीं है। दस्तावेज़ीकरण की जब्ती केवल तभी संभव है जब जांच निकायों, अदालत या अन्य उदाहरणों से विशेष अनुरोध हो, जिनके पास कानून के तहत उपयुक्त शक्तियां हों। इस मामले में, कानून के अनुपालन में तैयार एक आधिकारिक डिक्री प्रदान करना आवश्यक है। वापसी पर, एक प्रोटोकॉल तैयार करना आवश्यक है, जिनमें से एक प्रति हस्ताक्षर के खिलाफ संगठन के प्रतिनिधि को हस्तांतरित की जाती है।

प्राथमिक दस्तावेजों का शेल्फ जीवन नीचे दी गई तालिका में परिलक्षित होता है।

वर्कफ़्लो सुविधाएँ

शब्द "वर्कफ़्लो" को पेपर के निर्माण के क्षण से प्रलेखन के आंदोलन से संबंधित कारकों के एक सेट पर लागू किया जाता है, जब तक कि इसका स्थानांतरण संग्रह में नहीं हो जाता। अनुसूची विकास मुख्य लेखाकार की जिम्मेदारी है, हालांकि कुछ उद्यमों में इसे एक दस्तावेज प्रबंधन विशेषज्ञ को सौंप दिया जाता है। हालांकि, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, सबसे सही संगठन की लेखा नीतियों में इस तरह के शेड्यूल को शामिल करना है, जिसे तब कंपनी के मुख्य अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित विशेष रूप से जारी आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

अनुसूची की मदद से, आप उद्यम में नियोजन के कार्य को समन्वित और सरल बना सकते हैं। प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण का वर्कफ़्लो शेड्यूल निष्पादकों की एक सूची है, समय अंतराल जिसके भीतर कागजात को लेखा विभाग को भेजा जाना चाहिए, साथ ही समय सीमा जिसके लिए लेखाकार उन्हें संसाधित करते हैं। बैलेंस शीट सहित रिपोर्टिंग अवधि का वर्णन करना सुनिश्चित करें। अक्सर, लेखांकन नीति में प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि का विनियमन होता है, इसके अलावा, यह अवधि या तो कानून द्वारा स्थापित की जाती है, या कंपनी की बारीकियों द्वारा आवश्यक होने पर बड़ी नियुक्त की जाती है। जब वार्षिक रिपोर्ट प्रस्तुत की जाती है, तो प्रलेखन निर्धारित तरीके से तैयार किया जाता है और अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित किया जाता है। इसी समय, यह ध्यान में रखा जाता है कि भविष्य में भंडारण में स्थानांतरित की गई मात्रा से उपयोगी डेटा निकालने के लिए आवश्यक हो सकता है। इसके लिए, फ़ोल्डर में मामलों का विभाजन स्वीकार किया जाता है, समूह को सामग्री द्वारा समझाया जाता है। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक फ़ोल्डर को एक प्रासंगिक शीर्षक दिया गया है।

केस स्टोरेज की विशेषताएं

उद्यम की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न सभी प्रलेखन, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, अस्थायी भंडारण और स्थायी के लिए उन लोगों में विभाजित है। संग्रह में कागजात स्थानांतरित करते समय, इन श्रेणियों में से प्रत्येक को एक ही फ़ोल्डर में आधिकारिक कागजों को मिलाए बिना, अलग-अलग सौंप दिया जाना चाहिए। इस मामले में, प्रतियां मूल से अलग संग्रहीत की जानी चाहिए। इसके अलावा, अलग-अलग फ़ोल्डरों में, आपको बयानों को दिखाना होगा, वर्ष के लिए योजनाएं और तिमाही के लिए, महीनों तक। एक चीज में प्रलेखन का एक टुकड़ा होना चाहिए।

एक मामले को समूहीकृत करने के लिए, आप एक अवधि (तिमाही, वर्ष, महीना) के लिए उत्पन्न दस्तावेजों का उपयोग कर सकते हैं। अपवाद तथाकथित संक्रमणकालीन श्रेणियां हैं - उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत फाइलें, जिनमें से समापन कैलेंडर वर्ष के साथ मेल खाने के लिए समयबद्ध नहीं है। यदि मामले में कई महीनों में उत्पन्न प्रलेखन शामिल है, तो प्रत्येक महीने को एक विशेष शीट के साथ दूसरों से अलग करना आवश्यक है, यह तय करना कि इकाई किस अवधि के बाद दस्तावेजों का पालन करती है। इस मामले में, एक मामले में 250 शीट तक समूह करने की अनुमति है। फ़ोल्डर मोटाई में 4 सेमी या उससे कम हो सकता है।

और क्या देखना है?

जैसा कि संग्रह को बनाए रखने के नियमों से देखा जा सकता है, यदि दस्तावेज़ में अनुलग्नक हैं, तो (चाहे वे जब भी तैयार किए गए हों) उस दस्तावेज़ में शामिल होना चाहिए जो वे साथ देते हैं। सामान्य तौर पर, लेखांकन दस्तावेज के संग्रह के लिए अनुक्रम बहुत महत्वपूर्ण है, इसलिए, इसे कड़ाई से मनाया जाना चाहिए। एक नियम के रूप में, रिपोर्टिंग पहले पोस्ट की जाती है, फिर व्याख्यात्मक नोट्स, उसके बाद संलग्न दस्तावेजों द्वारा पूरक बैलेंस शीट।

कंपनी के कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों के भंडारण का आयोजन करते समय, इसके लिए एक अलग मामले को आवंटित करना आवश्यक है, जिसमें कालानुक्रम के सख्त पालन के साथ वर्षों में प्रलेखन रखा गया है। वार्षिक पत्राचार कैलेंडर वर्ष का संकेत करने वाले फ़ोल्डरों में बनता है और इसे तारीखों के अनुसार व्यवस्थित भी किया जाता है। प्रत्येक अनुरोध का उत्तर इसके द्वारा दिया जाना चाहिए।

कुछ विशेषताएं

टैक्स कोड में निर्धारित भंडारण अवधि उन मानकों से भिन्न हो सकती है जो लेखांकन की गतिविधियों को नियंत्रित करने वाले कानूनों में निर्दिष्ट हैं। इस तरह की विसंगति का अवलोकन करते समय, यह अनुशंसा की जाती है कि आप पहले उस समय अवधि का निरीक्षण करें जो अधिक लंबी है - यह आपको आवश्यक होने पर इसका उपयोग करने की अनुमति देगा, भले ही समय सीमा पहले से ही मौजूदा नियमों में से एक द्वारा पारित हो गई हो। इसके अलावा, निरीक्षण निकायों के पास शिकायत करने के लिए कुछ भी नहीं होगा। 2000 में प्रकाशित विशेष सूची को याद रखना भी आवश्यक है, जो प्रलेखन के कुछ विशिष्ट समूहों के भंडारण की अवधि को दर्शाता है। यह सूची नियमित रूप से अपडेट और पूरक है, इसलिए, उद्यम के मुख्य लेखाकार और वर्कफ़्लो के लिए जिम्मेदार विभाग को प्रासंगिक जानकारी का ट्रैक रखना चाहिए।

यदि भंडारण अवधि का उल्लंघन किया गया है, तो इसके लिए जिम्मेदारी कंपनी के प्रमुख के साथ है, इस तथ्य के बावजूद कि सुरक्षा मुद्दा मुख्य रूप से मुख्य लेखाकार की जिम्मेदारी है। यदि आदेश, भंडारण की अवधि का उल्लंघन किया जाता है, तो कंपनी पर जुर्माना लगाया जाता है। एक अधिकारी के लिए, सजा आमतौर पर दो या तीन हजार रूबल के बीच भिन्न होती है। लेकिन अगर प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को बनाए नहीं रखा जाता है, तो उन्हें पाँच हज़ार रूबल या अधिक के जुर्माना से दंडित किया जा सकता है।