Какво е пример за счетоводен регистър. Какво е необходимо да се отрази в счетоводните регистри

В.Ю. Авдеев, одитор

От 2013 г. всяка организация трябва да има заповед, която одобрява използваните от нея счетоводни регистри. Това се дължи на влизането в сила на Федералния закон от 6 декември 2011 г. N 402-FZ „За счетоводството“ (член 10). Заповедта се подписва от ръководителя на предприятието.

90% от руските фирми използват счетоводен софтуер 1C. Всички вече разбират какви разпечатки могат да се получат от програмата: OSV, анализ на сметката, карта на сметката и т.н. Но това не отменя формалното изискване на закона директорът да одобрява счетоводните регистри.

Моля, имайте предвид, че въпреки че изискването изглежда официално, тук има важен момент. В случай на ревизия данъчният инспектор ще изиска от вас да разпечатате същите тези счетоводни регистри. Ако не сте одобрили техния състав, тогава рискувате да получите от инспектора изискване да разпечатате всичко, което вашата програма позволява: карти, обороти, анализи и т.н. във всякакви разфасовки. Това е маса загубена хартия и време. трябва ли ти Следователно, с правилния подход, официалната заповед за одобрение на счетоводни регистри се превръща в инструмент, който е доста полезен за счетоводителя. Как да направите такава поръчка?

За мързеливите ще кажа веднага, че може да се получи автоматично в нашата услуга "" (поръчката е направена, като се вземе предвид 1C, но колко универсално е, че минимална промяна ще я направи подходяща за потребители на други счетоводни програми ). За останалото ще разкажа за поръчката по-подробно.

И така, ние сме изправени пред задачата да одобрим счетоводни регистри, така че:

а) официално да отговарят на изискването за поръчка;

б) да ограничи броя на разпечатките в него до минимално необходимия списък, като изключи ненужния превод на хартията.

Задача А се решава по следния начин. Ние вземаме за основа официалния сметкоплан и свързваме нашите регистри с него. По този начин ние определяме типове регистри за всеки акаунт. В 1C това са: OSV, анализ на сметката, карта на сметката. Именно тези документи одобряваме в заповедта:

4.2. Регистрирайте формуляр "Оборотна ведомост за сметката"

4.3. Регистрационен формуляр "Анализ на акаунт"

След като одобрихме самите форми на документи, ние ги свързваме със сметките:

5. Счетоводните регистри се формират по счетоводни сметки съгласно следната таблица:

нсметки	Име на акаунта	Детайлни опции		Формиране на счетоводни регистри				ПЪЛНО ИМЕ. лице, отговорно за поддържането на регистрите
		синтетично счетоводство	аналитично счетоводство	Анализ на сметката	OSV	Карта за кредитна сметка	Сметка карта
01	дълготрайни активи	Видове дълготрайни активи	Обекти на дълготрайни активи	V	V	V	-
02	Амортизация на дълготрайни активи		Обекти на дълготрайни активи	V	V	V	-
03	Доходоносни инвестиции в материални ценности		Материални ценности - инвестиционни обекти	V	V	V	-
04	Нематериални активи	Видове нематериални активи	Обекти на нематериалните активи	V	V	V	-

Таблицата е получена чрез преработка на сметкоплана 1C, чрез по-общо описание на аналитичното счетоводство и неговото намаляване. Наистина, за себе си (можете да го наречете „за целите на управлението“) ние сме свободни да използваме поне 3 нива на subconto, но защо да ги поставяме на хартия, усложнявайки регистрите и увеличавайки обема им?

Тук просто решаваме проблем B - изключваме излишни разпечатки. За да направим това, ние възприемаме добрия стар „хартиен“ счетоводен метод - журналната форма на счетоводство (вижте Инструкции за използване на единна журнална форма на счетоводство, одобрена с писмо на Министерството на финансите на СССР от 08.03. 1960 N 63). Да, не се изненадвайте, 1960 г. В онези дни на ръчно счетоводство изготвянето на допълнителни документи беше лукс. Следователно се основава на принципа, че транзакциите по правило се дешифрират само по кредита на сметките. Наистина, във всяка транзакция има, което означава, че разпечатването на пълни карти на сметката ще удвои неоправдано количеството изразходвана хартия. В системата за дневник и дебитът, и кредитът показват само най-важните транзакции - касовите транзакции. Затова в нашата поръчка за всички сметки, с изключение на касовите сметки, ще ограничим разпечатката на карти само до кредитен оборот.

Обърнете внимание на още един важен момент. В таблицата добавихме колона „Име на лицето, отговорно за поддържането на регистрите“. Това се дължи на факта, че чл. 10 от Закона за счетоводството сред задължителните данни на регистъра е позоваване на лицето, отговорно за поддържането на регистъра, и неговия подпис. Тази колона трябва да попълните сами. Ако фирмата е малка и едно лице (главен счетоводител) отговаря за всичко, можете да посочите пълното му име. в първия ред, а след това поставете тирета-повторение.

Извод: Изискването за одобряване на счетоводни регистри е формално изпълнено, одиторите няма да ви изненадат. Освен това те се застраховат срещу "алчен" инспектор, който иска да получи пълен списък на базата 1C нагоре и надолу.

Извършването на такава поръчка, ръководено от съветите по-горе, не е трудно. Но ако искате да спестите време, генерирайте поръчка автоматично като част от .

В резултат на изучаването на глава 9 ученикът трябва

зная :

методи за коригиране на грешки в първични документи и счетоводни регистри;

счетоводна техника;

да бъде в състояние да:

правилно да прилага знанията за счетоводните регистри, формите и техниките на счетоводство в практиката;

собствен:

понятиен апарат за счетоводни регистри, форми и счетоводна техника.

Счетоводни регистри и техните видове

Счетоводни регистри- това са документи за регистриране и групиране на счетоводни данни за наличността на средствата и операциите с тях. Те се класифицират (разделят) по външен вид, по предназначение (характер на записите), по обем на съдържанието на операциите и по структура (форма).

По външен видсчетоводните регистри са разделени на счетоводни книги, картони и свободни листове.

Счетоводни книги- вид счетоводни регистри на синтетично (Главна книга, книга "Журнал-главна") и аналитично (счетоводни книги за дълготрайни активи, производствени разходи, продажби на продукти и др.) Счетоводство. Те са подвързани и номерирани едноформатни листове хартия, заверени с подписа на главния счетоводител и с двустранна структура: едната страна за дебитни, другата за кредитни записи.

Карти - отделни листове (формуляри), подплатени за счетоводни цели, изработени от картон или хартия с определен размер, което дава възможност за организиране на картотечни шкафове. В същото време разделителите разделят картите на секции със съответните указатели (индикатори), за да осигурят скоростта на намиране на необходимата карта в картотеката. Картите обикновено водят аналитични записи. Те са много удобни за копиране на записи и групиране на идентификационни данни. В зависимост от формата и предназначението на картата има договаряне(предназначени за отчитане на такива обекти, чиито показатели са дадени в общата сума, например за състоянието на вземанията, сетълменти с отговорни лица и други сетълменти), полиграф(използва се за отчитане на обекти, където се изисква детайлизиране на показатели за дебит или кредит на сметката, например производствени разходи по позиции и т.н.), складова наличност(за отчитане на дълготрайни активи), количествено-кумулативно счетоводство(за отчитане на стоково-материалните запаси по тяхното количество и сума; в тях се посочват: дата и номер на счетоводното записване, съдържание на записването, приход, разход и салдо по количество и сума) и складово счетоводство(за количествено отчитане на стоково-материални запаси в складове).

Разхлабени чаршафи се използват като счетоводни регистри за всички видове сметки и са в основата на съвременното счетоводство. Всеки лист има съответно име (дневник, извлечение) и указание за периода на валидност (месец, тримесечие).

По естеството на записитесчетоводните регистри се делят на хронологични, систематични и комбинирани.

Хронологични регистри се използват за отразяване на стопанските операции в момента на тяхното приключване и получаване на документи в счетоводния отдел без конкретно групиране по сметки. Такива регистри осигуряват контрол върху пълнотата на счетоводните записи и безопасността на входящите документи. Примери за хронологични регистри: регистрационен дневник, книга за бизнес транзакции, книги за покупки и продажби.

Систематични регистри - регистри, в които се регистрират документи в определена система (групиране); те се използват за отразяване на икономически операции, които са хомогенни по отношение на икономическото съдържание (например инвентарен списък на стойностите) и са разделени на систематични регистри на синтетичното счетоводство и систематични регистри на аналитичното счетоводство.

Комбинирани регистри комбинирайте хронологични и систематични записи. Например в дневниците за поръчки записите се правят в контекста на синтетичните сметки в хронологичен ред.

По обем операциисчетоводните регистри се делят на синтетични и аналитични.

AT синтетични регистри записи се водят само в парично изражение, като освен счетоводните записи се посочват и дати, номера на документи, но без обяснителен текст. Те включват Главната книга и дневниците за поръчки.

Аналитични регистри използвани за аналитични записи в сметката. Те посочват номера, датата на документа, резюме на търговската сделка. В същото време за отчитане на инвентарните позиции се използват парични и натурални измервателни уреди. Аналитичните регистри включват карти, книги, извлечения.

По структурарегистрите се делят на едностранни, двустранни, полиграфски, линейни и шахматни.

Еднопосочни регистри- това са регистри с комбинация от отделни колони от дебитни и кредитни записи (карти за отчитане на сетълменти, материални активи и други транзакции).

Счетоводството се води на един лист в парични, натурални или едновременно в двата брояча. Еднопосочните регистри се използват в синтетичното и аналитичното счетоводство (таблица 9.1).

Таблица 9.1

Еднопосочен регистър

Двустранни регистри - регистри, в които сметката е открита на две разширени страници на книгата (на лявата страница - дебит, на дясната - кредит). Използват се само за ръчно отчитане в синтетичното и аналитичното счетоводство. Двустранните регистри се използват предимно в счетоводството. Те съдържат текста на операциите (Таблица 9.2).

Таблица 9.2

Двустранен регистър

		операции				операции

Мултиграфни регистри се използват за отразяване на допълнителни показатели в рамките на аналитичното счетоводство. Отчитането на движението на материалите се отразява в цялото предприятие, както и в контекста на отделните материално отговорни лица, разходите се записват за предприятието, подразделенията и в контекста на разходните позиции.

Линейни регистри са вид мултиграфни регистри. Всяка аналитична сметка се отразява само на един ред, което дава възможност за разделяне на синтетичната сметка на неограничен брой аналитични сметки.

Шахматни регистри се използват за едновременно отразяване на сумата на дебита на една сметка и кредита на друга. Всяка сума се записва в пресечната точка на ред и колона. Примери: дневници за поръчки № 10, 10/1, 11, 13 и Главна книга.

Съгласно новия Закон за счетоводството № 402-FZ, от 1 януари 2013 г. се предоставят задължителни данни за счетоводните регистри. Те са:

• 1) името на регистъра;
• 2) наименование на икономическия субект, съставил регистъра;
• 3) дата на начало и край на поддържането на регистъра и (или) периодът, за който е изготвен регистърът;
• 4) хронологично и (или) систематично групиране на счетоводни обекти;
• 5) стойността на паричното измерване на счетоводните обекти, като се посочва единицата за измерване;
• 6) имената на длъжностите на лицата, отговорни за поддържането на регистъра;
• 7) подписи на лица, отговорни за поддържането на регистъра, с посочване на техните фамилни имена и инициали или други данни, необходими за идентифициране на тези лица.

Формулярите на счетоводните регистри се одобряват от ръководителя на икономическия субект по предложение на длъжностно лице, на което е поверено счетоводството. Формите на счетоводни регистри за организации от публичния сектор се установяват в съответствие с бюджетното законодателство на Руската федерация.

Счетоводният регистър се съставя на хартиен носител и (или) под формата на електронен документ, подписан с електронен подпис.

Ако законодателството на Руската федерация или споразумение предвижда предоставянето на счетоводен регистър на друго лице или на държавен орган на хартиен носител, икономическият субект е длъжен по искане на друго лице или държавен орган да направи по негово за собствена сметка, копия от счетоводния регистър, съставен под формата на електронен документ на хартиен носител.

В счетоводния регистър не се допускат корекции, които не са разрешени от лицата, отговорни за поддържането на този регистър. Корекцията в счетоводния регистър трябва да съдържа датата на корекцията, както и подписите на лицата, отговорни за поддържането на този регистър, като посочва техните фамилни имена и инициали или други данни, необходими за идентифициране на тези лица.

Счетоводните регистри се използват за систематизиране и натрупване на счетоводна информация, съдържаща се в първичните счетоводни документи, приети за счетоводство, и отразяването й в счетоводни сметки.

Счетоводните регистри са таблици със специална форма, предназначени за сметки въз основа на първични документи. Практиката на организиране на счетоводството се основава на комбинация от различни счетоводни регистри. Федералният закон "За счетоводството" предоставя списък на възможните видове счетоводни регистри под формата на хартиени и компютърни носители, чието използване в организациите се определя от обема и спецификата на обектите, които се вземат предвид, масовия характер на бизнеса транзакции, методът на регистриране и обработка на информация и др.

За да се изясни същността на счетоводните регистри, е прието те да се класифицират по определени критерии, основните от които са външният вид, съдържанието и характерът на записите.

На външен вид счетоводните регистри са счетоводни книги, карти, свободни листове, машинни носители.

Счетоводните книги са таблици, разграничени по определен начин за регистриране на фактите от стопанския живот (стопанските операции), в зависимост от спецификата на обектите на счетоводен надзор, които трябва да бъдат номерирани, прошнуровани, затворени в отделна корица; на гърба на последната страница се посочва броят на страниците в книгата, след което се поставят подписите на главния счетоводител и ръководителя и печата на организацията. Книгите, като правило, се използват като счетоводни регистри, когато списъкът на счетоводните обекти в организацията е незначителен. Въпреки това, за някои счетоводни обекти (например касови транзакции) всички организации водят записи за регистрация на транзакции в книги (касова книга). Обобщаването на движението на всички счетоводни обекти се извършва в Главната книга.

Картите са формуляри, отпечатани под формата на таблица. Картите могат лесно да се сортират, те са по-визуални, по-удобни, по-достъпни за използване от книгите. Външният вид на картите може да бъде различен, но най-често се срещат три вида: договор, опис, многоколонни.

Договорните карти имат едностранна форма, тъй като дебитната и кредитната колони са разположени една до друга. Такива карти се използват за записване на сетълменти с юридически и физически лица. Наличието на паралелни дебитни и кредитни колони ви позволява ясно да видите състоянието на сетълментите, т.е. кой, на кого, за какво и колко.

За отчитане на материалните ценности се използват инвентарни карти. В такива карти се въвежда колоната „Баланс“, която показва салдото на този вид стойност след регистриране на факта на икономическия живот (бизнес транзакция), при получаването и разходването на този вид стойност. Тези карти трябва да съдържат три колони: приходи, разходи и баланс. Освен това всяка колона е разделена на две колони: количество и сума. За отчитане на материали, суровини и др. такива карти показват лимита (нормата) на запасите, което ви позволява да контролирате осигуряването на организацията с тези стойности за непрекъсната работа.

Картите с много колони са предназначени да отчитат производствените разходи, детайлизирани (според позициите на разходите), свързани с пускането на продукти, изпълнението на работата и услугите. Съвкупността от данни за тези артикули дава възможност да се изчисли цената на конкретни видове продукти (работи, услуги), тъй като тези карти се поддържат за всеки вид произведени продукти, извършена работа, услуги.

През цялата отчетна година картите се съхраняват в специални кутии. Колекция от карти, които са подобни по предназначение, се нарича картотека. Картите в картотеката са подредени според номерата на сметки, по азбучен ред, номера на позиции и други характеристики. Използването на специални разделители и индикатори (метални плочи с обозначение на букви от азбуката, обозначения на сметки и др.) Улеснява бързото им намиране. Картите се използват предимно за счетоводна регистрация по аналитични сметки. За да се гарантира безопасността на картите, те се регистрират в специални регистри, където им се присвояват поредни номера. Това дава възможност да се провери тяхното присъствие и по този начин да се контролира тяхната безопасност.

Свободните листове, подобно на картите, са формуляри с отпечатани таблици, но по-големи по размер и количество информация, отразена в тях. В счетоводната практика това са предимно различни отчети. Такива счетоводни регистри се използват за обобщаване на хомогенна информация, например амортизация на дълготрайни активи, отчет за доставка (ваканция) на продукти и др. За да се контролира безопасността на тези видове счетоводни регистри, те се съхраняват в отделни папки. Използването на карти и безплатни листове като счетоводни регистри предоставя големи възможности за разделяне на труда на счетоводните работници и попълването им с компютърна техника.

Машинните носители, като счетоводни регистри, поставят данни не на хартия, а на магнитни носители (магнитни ленти, магнитни дискове, дискети и др.). Характеристиките на машинните носители за съхранение диктуват реда на тяхното местоположение. Когато използва машинни носители като счетоводни регистри, организацията е длъжна да прави копия на такива регистри на хартиен носител (както и първични документи), включително по искане на органите, упражняващи контрол в съответствие със законодателството на Руската федерация, съда и прокуратурата.

По естеството на записите счетоводните регистри се делят на хронологични, систематични и комбинирани.

Счетоводните регистри се наричат ​​хронологични, в които информацията за стопански операции се записва в последователния ред на получаване и обработка на първични документи. Не се извършва групиране на записаните данни в тези регистри. Примери за хронологични регистри са дневник на транзакции, книга за продажби и книга за покупки, където фактурите се регистрират съответно за изпратени продукти и закупени стойности.

Наричат ​​се систематични счетоводни регистри, в които регистрацията на стопански операции се групира според определени (установени) критерии, например групиране на информация директно в сметките на синтетичното и аналитичното счетоводство. Примери за такива регистри са балансът на материалите на склад (баланс), Главната книга, която обобщава сумите за всички синтетични сметки.

Записите в хронологичните и систематичните счетоводни регистри трябва да се допълват взаимно, в резултат на което сумата от оборотите на хронологичните регистри винаги е равна на сумата от дебитните или кредитните обороти на систематичните счетоводни регистри.

Ако хронологичните и систематичните записи се извършват в един регистър, тогава такъв регистър ще се нарича комбиниран. Типични примери за такъв регистър са "Журнал-Главен", множество дневници-ордери. Използването на комбинирани счетоводни регистри дава възможност за по-голяма видимост на сметките, като същевременно намалява броя на сметките.

Регистрите се наричат ​​синтетични, в които всички операции се отразяват в обобщена форма в паричен метър. Информацията за бизнес транзакциите в тези счетоводни регистри се отразява в контекста на синтетичните сметки. Пример за такава счетоводна книга е Главната книга.

Аналитични регистри се наричат ​​счетоводни регистри, в които информацията се отразява в отделни аналитични сметки, описващи съдържанието на записите на една или друга синтетична сметка. Записите в аналитичните регистри трябва да бъдат по-подробни от записите в синтетичните регистри: предоставя се обяснителен текст и, ако е необходимо, наред със стойностните се посочват натурални или трудови измервателни уреди.

Понастоящем широко се използват сложни счетоводни регистри, съчетаващи синтетично и аналитично счетоводство, както и хронологични и систематични записи. Те се използват например в журнално-ордерната форма на счетоводство. Комбинацията от синтетично и аналитично счетоводство осигурява автоматично съпоставяне на сумите за синтетични и аналитични сметки и елиминира необходимостта от съставяне на оборотни ведомости за съгласуване на данните.

За формирането на надеждна и навременна информация за дейността на предприятието и предоставянето й на потребителите е важна техниката на счетоводна регистрация. Записването на стопанските операции в съответните счетоводни регистри въз основа на документи се нарича осчетоводяване на операции. Тези записи се правят въз основа на оферта (т.е. индикация за дебитните и кредитните сметки за бизнес транзакцията).

За да се изключи повторно регистриране на информация в счетоводния регистър за същия документ, върху документите се прави съответна маркировка за осчетоводяване на операцията под формата на знак. Често върху документа е посочена страницата на счетоводния регистър, където е записана подадената стопанска операция, съставена от този документ. Поставянето на бележки в документите за осчетоводяване на транзакции също е важно за последващата проверка на коректността на направените записи.

В практиката на счетоводството се използват различни методи за счетоводни записи в счетоводните регистри. Записванията в счетоводните регистри са прости и копни. Копирането на записи се използва в случаите, когато е необходимо наличието на разпечатка или копие на записа.

Записванията в счетоводните регистри могат да се извършват по линейно-позиционен и шахматен начин.

Същността на линейно-позиционния запис е, че дебитните и кредитните обороти се отразяват в един ред, което е особено удобно за водене на записи на различни видове изчисления. Използването на този метод на счетоводна отчетност осигурява наблюдение на навременността на погасяване на вземанията и задълженията.

Предимството на използването на линейно-позиционен запис е, че счетоводните регистри като правило съчетават синтетично и аналитично счетоводство. Това опростява счетоводната техника и повишава нейната надеждност.

Шахматният принцип на записване в счетоводните регистри е, че в даден момент счетоводният регистър отразява сумата на бизнес транзакция по дебит и кредит на съответните сметки. С този метод на регистриране на идентификационни данни се увеличава видимостта и се разкрива вътрешното съдържание на кореспонденцията на сметките. Този ред на записване се използва при изграждането на много регистри (дневници-ордери) в журнално-ордерната форма на счетоводство.

Всички транзакции, извършени от компанията, трябва да бъдат потвърдени от първичния. Именно от него се извличат всички данни, необходими за счетоводството. Те се регистрират и разпределят в различни акаунти. За счетоводството те се записват в счетоводни регистри. Последните са разделени на много разновидности. Те се класифицират по различни критерии.

Класификация

Счетоводните регистри са таблици, съставени в специален формуляр. Те са необходими за записване на действията на организацията (изчисления, приходи и др.) По счетоводните сметки. Те са разделени на типове според следните характеристики:

• С уговорка.На тази основа таблиците са разделени на три типа. Информацията се въвежда в хронологични таблици, когато възникват, но не се систематизират. Информацията се въвежда в систематизирани регистри въз основа на сметките, в които е поставена. Данните от тези две таблици са свързани. Съществуват и форми, при които се извършва обобщен и систематичен запис. Те ще бъдат комбинирани. Например "Journal-Main" се счита за такава таблица.
• Работа с информация.На тази основа таблиците се делят на интегрирани и диференцирани. На първия данните са интегрирани, а на втория са разделени.
• По външния вид.Формата на масите може да бъде напълно различна. Например, това са карти, книги. Първите са формуляри под формата на таблица, вторите са подвързан документ с шнур. Свободен лист е таблица, поставена върху формуляр. Това е кръстоска между карта и книга. Всеки от формулярите подлежи на специално съхранение. Например, картите се поставят в картотеки, а свободните листове се поставят в папки. За тези форми е необходимо да има регистри. Те са необходими за предотвратяване на кражба и подмяна. Ако документът е изгубен, лесно е да го възстановите въз основа на данните в регистъра.
• По съдържание.Има синтетични и аналитични таблици. В първия вариант информацията се записва в обобщен вид в парично изражение. Данните се въвеждат на базата на синтетични сметки. Главната книга е Главна книга. В аналитичните регистри данните се записват по сметки със съответното име. Тоест показва се подробна информация. Повечето фирми използват сложни формуляри, които комбинират два вида счетоводство (общо и подробно).

Нека разгледаме по-подробно класификацията на таблиците в зависимост от техния тип:

• Изпълнители.Тези карти са едностранни. От едната страна са колоните "Кредит" и "Дебит". Тази подредба на информация ви позволява бързо да сравнявате данни, да анализирате състоянието на различни операции.
• Складова наличност.Такива карти са необходими за отчитане на стойностите, които са в предприятието. Те имат тези колони: приходи, разходи и баланс. Те са разделени на колони. Документът съдържа резервен стандарт, който ви позволява да определите несъответствието между действителния размер на средствата, които компанията има, и необходимата сума.
• Многоколонен.Необходими за отчитане на извършени транзакции във фирмата.

важно! Цялата информация, публикувана в регистрите, трябва да е надеждна. Отговорност за достоверността на информацията носи лицето, изготвило и подписало документите.

В регистрите не могат да се правят неправомерни корекции. Системата трябва да бъде защитена от неразрешени пачове. Ако трябва да се коригира въведена преди това грешка, се стартира специална процедура. Корекцията е необходимо да се обоснове, както и да се удостовери с подпис. Трябва да се посочи и датата, на която са направени корекциите. Съответните правила са посочени в член 10 от Федералния закон № 402 от 6 декември 2011 г. „За счетоводството“. Същият федерален закон гласи, че информацията от регистрите се признава за търговска тайна. Ако лица разкрият въпросните данни, се носи отговорност за това.

Видове счетоводни регистри в счетоводството

Има различни форми на регистри. Всеки от тях има свои собствени характеристики. Списъкът на формулярите е във Федералния закон № 402 от 6 декември 2011 г. Това могат да бъдат носители от различни категории. Помислете за типовете таблици, класифицирани въз основа на техния тип:

• Книги.Това са таблици, разделени на колони. Документите са номерирани и прошнуровани. Поставят се в класьор. На последния лист е изписан броя на страниците в книгата. На същия лист главният счетоводител и ръководителят полагат подписите си. Поставя се печатът на институцията. Книгите стават актуални, когато има малко счетоводни обекти. В касовата книга се записват всички дейности, извършвани от фирмата. Главната книга обобщава движението на всички счетоводни позиции.
• Карти.Това са доклади, представени под формата на таблица. Те се различават по редица предимства. Просто са сортирани. Те са визуални и лесни за използване. Има различни видове карти. Договорните документи са едностранни. Те са необходими за отчитане на сделки с юридически и физически лица. Формулярите за инвентаризация са необходими за отчитане на стойностите. В тази форма има колона "Остатък". Необходими са многоколонни формуляри за отчитане на разходите за освобождаване на стоки, извършване на работа. Картите се поставят в специално организирани за целта кутии. Наборът от разглеждани документи се нарича картотека. Таблиците се поставят в картотеката в съответствие с техните номера или други характеристики: азбучно обозначение, номера на сметки.
• Безплатни чаршафи.На външен вид те са подобни на карти. Това са формите, в които се намира таблицата. В тези документи обаче може да бъде включена повече информация. Свободните листове например са изявления. Основната функция на такива документи е обобщаването на хомогенна информация. Например, информацията за амортизацията на средствата може да бъде обобщена в документи.
• Машинна медия.Цялата информация е поставена на магнитен носител. Например, това могат да бъдат магнитни ленти, дискове, дискети. Ако информацията се намира на машинен носител, е наложително да се създават хартиени копия на документите.

По правило фирмата използва различни форми на счетоводни регистри.

Методи за отразяване на информацията в регистрите

Информацията в регистрите може да бъде отразена по различни начини. Избраният метод ще се нарича техника на регистрация. Ако информацията е въведена в таблицата въз основа на документация, това ще се нарича транзакция на осчетоводяване.

Записването може да се извърши по следните методи:

• Линейно-позиционен принцип.При тази опция дебитните и кредитните обороти образуват един ред. Това е удобен метод за водене на записи на изчисления. Това улеснява проследяването на състоянието на всички видове дългове. Такъв запис ви позволява да комбинирате данни от подробно и обобщено счетоводство.
• Шахматен принцип.Сумата на извършеното действие се фиксира наведнъж както за дебит, така и за кредит. Този метод е визуален. Вписванията са подробни, тъй като разкриват състава на кореспонденцията. Шахматният принцип е уместен при формирането на много регистри, включително дневници за поръчки.

Методите за записване се определят в зависимост от нуждите на фирмата, характеристиките на въвежданата информация.

Първичната документация, получена от счетоводния отдел, задължително се подлага на проверка както по форма, така и по съдържание. Оценяват се коректността и пълнотата на регистрацията, наличието на задължителни реквизити, законосъобразността на записаните транзакции, логическата връзка на показателите. След това се извършва регистрацията и групирането на данните. Информацията се записва в системата на аналитични и синтетични сметки. За целта са предвидени счетоводни регистри: форми на отчетност. Нека разгледаме по-нататък какви могат да бъдат те.

Главна информация

Счетоводните регистри са специални табулационни таблици. Те се формират според икономическата групировка на информацията за собствеността и източниците. Необходими са форми на счетоводни регистри за отразяване на текущите бизнес операции в съответните сметки.

Класификация

Съществуващите видове счетоводни регистри са разделени според предназначението, външния вид и метода на обобщаване на данните. Според първия критерий се разграничават документи:

1. Систематичен.
2. Хронологичен.
3. Комбиниран синхронен.

Хронологичните счетоводни регистри са документи, в които се записват фактите на стопанската дейност, докато се извършват, без друга систематизация. Те включват например регистрите. Записите се извършват в систематизирани таблици по групиращи признаци - сметки. Информацията от тези два вида регистри трябва да се допълва взаимно. Следователно сумата от оборотите за хронологични документи винаги е равна на сумата от кредитни/дебитни цифри от систематичните таблици. Когато както хронологични, така и систематични записи се въвеждат в един регистър, той се счита за комбиниран (синхронен).

Обобщаване на информация

На тази основа счетоводните регистри се делят на диференцирани и интегрирани. Разглеждането на данни може да се извърши индуктивно, тоест към общото от частното. В този случай се осъществява интеграция на информация. Също така обобщаването може да се извърши дедуктивно: към конкретното от общото (от докладване до първична документация). В този случай има диференциация на информацията.

Външен вид

Според този критерий се разграничават следните счетоводни регистри:

1. Книги. Те представляват документ, маркиран по специален начин, прошит, подвързан и подписан от отговорно лице (главен счетоводител).
2. Карти. Те са формуляри, отпечатани като таблици.
3. Безплатни чаршафи. Такива счетоводни регистри са таблици, поставени върху формуляри, които подлежат на обвързване. Такива листове се считат за алтернатива на книгите и картите. Тези документи се съхраняват в папки. За тях, както и за картите, трябва да се водят регистри.
4. Машинна медия. Тези счетоводни регистри имат технически характеристики. В този случай данните се поставят не на хартия, а на електронен носител (устройство).

Разгледайте отделно основните счетоводни регистри.

Книги

Тези регистри съдържат информация за фактите на икономическата дейност (операции). Разпределя се според спецификата на обектите. Книгите трябва да бъдат оформени в съответствие с изискванията на правилата. Освен, че трябва да са подвързани, прошнуровани и номерирани, на гърба на последния лист трябва да бъде отбелязан броя на страниците. Под посочения номер стоят подписите на ръководителя на предприятието и гл. счетоводител, подпечатан. Обикновено книгите се използват в случаите, когато обектите на наблюдение са малко на брой. Но за редица категории (например за касови операции) предприятията водят записи в касовата книга, където се вписват всички събития. Главната книга обобщава всички обекти.

Карти

Това е доста удобна форма на регистри. Подлежат на сортиране, отличават се с видимост и достъпност при работа. Външно картите може да са различни. Най-често срещаните видове включват: договор, многоколонни и опис. Първите се попълват едностранно, тъй като колоните за дебит и кредит са разположени една до друга. Наличието на паралелни колони ви позволява да видите състоянието на сетълмент операциите на предприятието. Материалните ценности се вземат предвид в инвентарните карти. Те влизат в графата "Остатък". Отразява размера на средствата, оставащи след регистриране на бизнес транзакция. Следователно във всяка сметка има колони за приходи, разходи и салда. Заглавието съдържа стандарта (лимита) за акциите. Неговото присъствие ви позволява лесно да определите дали тези средства присъстват в предприятието в по-големи количества от очакваното. Ако се окаже, че са по-малко, тогава се определя разликата с лимита. В многоколонните карти операциите от икономическия живот на компанията се вземат предвид с разпределението на компонентите в колоните. Това например е от значение за случаите, когато даден факт се записва в сложни суми, т.е. отразява се плащането на различни разходи на компанията.

Разхлабени чаршафи

Те са по-големи от картите. Съответно се увеличава и обемът на информацията, която се отразява в тях. В счетоводната практика безплатните листове са различни извлечения. Те се използват за обобщаване на хомогенни данни. Например, те отразяват амортизацията на дълготрайните активи, освобождаването (изпращането) на стоки и т.н.

Машинна медия

Те могат да бъдат дискети, дискове и др. Когато използва такива регистри, предприятието трябва да прави хартиени копия на документите. Това става между другото и по искане на контролните органи, както и на съда и прокуратурата. Медийните функции определят реда, в който е подредена информацията. Тяхното използване се определя от масовия характер на извършваните операции, спецификата и обема на счетоводните обекти и други фактори.

Заключение

Правилността на записването на стопански операции в счетоводните регистри се осигурява от лицата, които са ги съставили и подписали. В процеса на съхраняване на такава документация е необходимо да се осигури защита на информацията от неоторизирана корекция. Корекциите на грешки в счетоводните регистри трябва да бъдат обосновани и потвърдени с подписа на служителя, който е направил промените. В този случай трябва да се посочи датата на корекцията. В съответствие с Федералния закон „За счетоводството“ информацията, съдържаща се в регистрите, е класифицирана като търговска тайна. Лицата, които имат достъп до такава документация, са длъжни да я съхраняват. За разкриването на информация нарушителите носят отговорност в съответствие с нормите на вътрешното законодателство.