Авансовый отчет в 1с 8.2 возврат денег. Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Организации регулярно выдают своим сотрудникам подотчетные средства. Эти деньги работники тратят на хозяйственные нужды – командировочные, почтовые расходы, покупку канцелярских товаров, основных средств. Документ, в котором отражаются расходы подотчетных лиц, называется авансовый отчет. Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам? Как оформить суточные в авансовом отчете в 1С 8.3? На эти вопросы мы ответим в статье.

Читайте в статье:

Авансовый отчет составляют на каждого сотрудника, которому выданы деньги под отчет. Он состоит из двух разделов.

В первом можно увидеть:

• сумму задолженности на момент оформления отчета либо организации перед сотрудником (перерасход), либо сотрудника перед компанией;
• сколько денег выдано по авансовому отчету;
• общую сумму расхода по авансовом отчету;
• остаток задолженности по подотчетнику.

Во втором разделе можно детально посмотреть, на что были потрачены деньги подотчетником. Сделать авансовый отчет в 1С 8.3 можно в 4 шага.

Шаг 1. Откройте в окно «Авансовые отчеты» в 1С 8.3

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите ссылку «Авансовые отчеты» (2).

В открывшемся окне вы увидите список всех авансовых отчетов. Для создания нового авансового отчета нажмите кнопку «Создать» (3).

Откроется окно для формирования авансового отчета. Оно выглядит так:

Шаг 2. Заполните основные реквизиты авансового отчета в 1С 8.3

В верхнем разделе авансового отчета заполните поля: «Организация» (4), «Подотчетное лицо» (5), «Склад» (6). Склад заполняют, если подотчетник приобретал товарно-материальные ценности или основные средства.

Шаг 3. Заполните расходные разделы авансового отчета

• «Авансы». Здесь отразите суммы, выданные сотруднику под отчет;
• «Товары». Эта вкладка предназначена для учета купленных товаров;
• «Возвратная тара». Вкладка заполняется, если подотчетное лицо получило от поставщика возвратную тару;
• «Оплата». Эту вкладку используйте, если подотчетник заплатил поставщику за товар;
• «Прочее». В этой вкладке отражаются командировочные, почтовые, транспортные и прочие расходы, не отраженные в других вкладках.

Расскажем о заполнении этих вкладок подробнее.

Авансы

Во вкладке «Авансы» (8) отразите выданные подотчетнику суммы. Для ее заполнения в поле «Документ аванса» выберите из списка нужный расходный кассовый ордер. Сумма аванса заполнится автоматически.

Товары

Если подотчетник приобрел товары или материалы, то отразите их наименование и стоимость во вкладке «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» впишите вид документа, по которому получены ценности, его номер и дату. В поле «Номенклатура» укажите наименование товаров или материалов, которые приобрел подотчетник по этой накладной. Заполните также поля «Количество» и «Цена». Данные для поля «Сумма» авансового отчета, 1С 8.3 посчитает сама. «Счет учета» 1С 8.3 определит автоматически, в зависимости от вида приходуемой номенклатуры (товар, материалы, основные средства).

Оплата

Если подотчетное лицо оплатило товар или услуги из подотчетной суммы, то заполните вкладку «Оплата» (10) авансового отчета в 1С 8.3. В поле «Документ (расхода)» укажите вид документа, который был оплачен. В поле «Контрагент / договор» выберите поставщика и укажите реквизиты договора с ним. В «Содержание» впишите назначение оплаты, например, «Оплата за аккумуляторные батареи». В поле «Погашение задолженности» выберите, по какому документу сделана оплата. Также укажите сумму оплаты (поле «Сумма»).

Прочее

Вкладку «Прочее» (11) авансового отчета в 1С 8.3 заполняйте, если подотчетное лицо отчитывается по командировке, а также транспортным, почтовым и прочим расходам, не отраженным в предыдущих вкладках. Аналогично предыдущим вкладкам заполните «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, за которые отчитывается подотчетник, укажите сумму расхода (поле «Сумма»). Поле «Счет затрат» авансового отчета, 1С 8.3 заполнит автоматически.

Шаг 4. Сохраните и распечатайте авансовый отчет из 1С 8.3

После заполнения всех полей авансового отчета в 1С 8.3, вы можете провести и распечатать авансовый отчет. Нажмите кнопку «Провести» (12). Теперь в учете есть бухгалтерские записи по авансовому отчету. Для того чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).

Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .

В шапке документа нужно указать:

• от - дата составление авансового отчета;
• Подотчетное лицо - физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете

17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

• Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если или приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
• Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лиц у , если .
• Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если .

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».

Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

• чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
  • бумаги А4 - 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет .

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Авансовый отчет СФ . При проведении документа Авансовый отче т Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.

СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .

В результате проведения документа Авансовый отче т

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

• приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;
• оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .

Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего - 4 200 руб.

• ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 120 руб.);
• ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 130 руб.);
• квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .

Услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Как заполнять авансовый отчет в 1С на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.

• чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 18%);

Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее .

На вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС . Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС . В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Оплата контрагенту в авансовом отчете

Как заполнять авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.

• банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.

Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата .

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ПРОГРАММЕ «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0)

, студентка факультета Бизнеса, группа 34-01э

научный руководитель,

Этапы взаимодействия организации с подотчетным лицом:

1) Ввод информации о подотчетном лице в справочник Физические лица

В программе нет отдельного справочника, в котором хранится информация о подотчетных лицах. Для этой цели используется справочник Физические лица . Для удобства работы в данном справочнике рекомендуется создать группу Сотрудники, в которую вносится вся информация о подотчетных лицах. Введем информацию о подотчетном лице (рис.1).

· для того чтобы открыть справочник Физические лица , выберите раздел Справочники на панели инструментов слева, затем нажмите на Физические лица раздела Зарплата и кадры ;

· для ввода информации о подотчетном лице нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна справочника. На экране появится окно для внесения данных о новом физическом лице;

Рис. 1. Элемент справочника Физические лица

В поле ФИО указывается фамилия, имя и отчество физического лица. Также вводится иная информация о личных данных физического лица: дата рождения, пол, место рождения, данные паспорта, различные коды ИНН, ИФНС и прочее.

2) Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу

При выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу необходимо оформить документ Расходный кассовый ордер (РКО) . Для примера зарегистрируем выдачу подотчетной суммы в размере 2500.00 рублей на покупку канцелярских товаров (рис.2).

· для создания РКО, щелкните мышью на кнопке Выдача Выдача наличных ;

· в поле Вид операции выберите из списка значение Выдача подотчетному лицу ;

· в поле Сумма введите сумму выданных из кассы денежных средств;

· в поле Получатель выберите из справочника Физические лица необходимого сотрудника организации, которому выдаются деньги под отчет;

· в поле Основание укажите цель, на которую выдается подотчетная сумма;

· щелкните мышью на кнопке Записать , которая располагается над полем Вид операции.

При проведении документа в этом случае формируется проводка: Дт 71.01 Кт 50.01-выдача денежных средств подотчетному лицу.

Рис. 2. Окно документа Выдача наличных

Данный документ позволяет получить печатную форму РКО:

· для формирования и вывода на экран печатной формы документа нажмите на кнопку Расходный кассовый ордер (КО-2) со значком печати справа. На экране появится окно печатной унифицированной формы КО-2 (рис.3).

· для печати документа предназначена кнопка Печать , расположенная слева над документом.

Рис. 3. Окно печатной формы документа РКО

Работник расходует денежные средства организации на поставленные цели, после чего обязан в течение трех рабочих дней представить Авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы. Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом.

· чтобы создать документ Авансовый отчет , заходим в раздел Банк и касса , пункт Авансовые отчеты . В форме списка нажимаем кнопку Создать . Откроется форма нового документа. В документе отражаются сумма полученного аванса, назначение аванса, оформляются бухгалтерские записи по представленным отчетным документам, в качестве приложений вносятся первичные документы, представленные подотчетным лицом .

Форма документа «Авансовый отчет» имеет четыре закладки. Сначала нужно выбрать подотчетное лицо из справочника Физические лица или, если подотчетное лицо еще не внесено, то тогда добавить новое. На вкладке Авансы указывается документ, по которому выданы подотчетные средства. Для выбора предоставляются три вида документов, а именно:

Выдача наличных;

Списание с расчетного счета;

Выдача денежных документов.

· первая закладка Авансы служит для отражения полученных авансов. Так как мы уже создали РКО, то нужно щелкнуть мышью на кнопку Добавить под вкладкой авансы и выбрать нужный РКО из списка (рис.5).

Рис. 5. Окно документа Авансовый отчет

В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.

Допустим, что на эту выданную сумму приобрела:

Бумага для печати – 6 упак. по 200 руб.;

Картридж для принтера – 1 шт. 1300 руб.

· вкладка Товары используется для внесения приобретенных товарно-материальных ценностей (рис.6).

Рис. 6. Окно документа Авансовый отчет, вкладка Товары

После проведения документа, можно увидеть, какие проводки делает авансовый отчет в «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) (рис.7).

Рисунок 7. Окно операций по документу Авансовый отчет

· на вкладке Оплата отражается информация о наличных суммах, которые уплачены поставщикам за приобретенные ценности или же выданные авансом в счет их будущей поставки;

· вкладка Прочее предусмотрена для отражения информации о командировочных расходах, оплаты общехозяйственных нужд и пр. К командировочным расходам можно отнести билеты на самолет, поезд, расходы на бензин, а также суточные. На вкладке нужно ввести дату документа (или расхода), номер и сумму расхода.

Если по расходам к отчету прилагается счет-фактура, то нужно взвести «СФ предъявлен», указать номер счета-фактуры и дату в соответствующих реквизитах строки, тогда при проведении авансового отчета система автоматически будет формировать документ «Счет-фактура полученный». Допустим, что мы отправили в командировку другого сотрудника на 3 дня с 19 по 21 ноября . Суточные определены в размере 700 руб. в день. Расходы на проезд составили 7080 руб. (в т. ч. НДС 18%). Авансовый отчет будет выглядеть следующим образом (рис.8):

Рис. 8. Окно документа Авансовый отчет. Вкладка Прочее

6) Возврат неиспользованных денежных средств

Возврат неиспользованных денежных средств оформляется в двух случаях. Во-первых, если подотчетное лицо вообще не использовало выданные денежные средства. В этом случае нужно составить Приходный кассовый ордер на всю сумму выданных ранее денежных средств. Второй вариант, если сотрудник частично использовал выданные средства, тогда оставшиеся денежные средства возвращаются в кассу предприятия по документу Приходный кассовый ордер, а на сумму использованных средств оформляется Авансовый отчет. Предположим, что израсходовала 2400 руб. из ранее выданных 2500 руб. Составим Авансовый отчет на сумму 2400 руб. (Рис.9) и ПКО на сумму 100руб (рис.10).

Рис. 9. Окно печатной формы документа Авансовый отчет

· для оформления возврата неиспользованных денежных средств в кассу нужно выбрать раздел Банк и Касса , далее – Кассовые документы . Для создания ПКО щелкните мышью на кнопке Поступление , расположенной слева над списком кассовых документов. На экране появится окно документа Поступление наличных ;

· в открывающемся списке Вид операции выберите позицию Возврат от подотчетного лица ;

· в поле Сумма вводится сумма денежных средств, неизрасходованная подотчетным лицом и возвращенная в кассу;

· в поле Подотчетное лицо и Принято от указывается сотрудник организации, возвращающий неизрасходованные денежные средства. Также заполняются остальные поля документа: основание, приложение, счет учета.

Проведенный документ формирует следующую проводку:

Дт 50.01 Кт 71.01-поступление денежных средств от подотчетного лица в кассу

Рис. 10. Окно документа ПКО при возврате неизрасходованных средств

7) Оформление доплаты в случае перерасхода денежных средств.

Если сотрудник потратил больше, чем получил из кассы, то на потраченную сумму выписывается документ Авансовый отчет, а на сумму превышения авансового отчета формируется еще один документ – Расходный кассовый ордер. В данном случае выбирается вид операции Выдача наличных подотчетному лицу. В поле сумма указывается недостающая сумма, которая будет выдана подотчетному лицу .

Заключение. Изучив процесс учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), можно отметить, как и положительные, так и отрицательные моменты. Так, например, в программе поддерживаются расчеты с подотчетными лицами наличными через кассу и через банк с использованием платежных карт , что очень удобно. К плюсам также можно отнести то, что при проведении документа Авансовый отчет автоматически оприходуются все ТМЦ, приобретенные подотчетным лицом; погашается задолженность перед поставщиками за счет подотчетных средств; списывается задолженность с подотчетного лица. Но есть несколько моментов, которым программа «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) не уделила должного внимания, и которые следует учитывать:

Во-первых, в программе не предусмотрен автоматический контроль над расчетами с подотчетными лицами, который мог бы предотвратить выдачу следующего аванса, в то время как подотчетное лицо не погасило задолженность по предыдущему авансу. Поэтому перед принятием решения о выдаче аванса следует проверить, не числится ли за подотчетным лицом задолженность. Во-вторых, при проведении документа Авансовый отчет автоматически не отслеживается соблюдение нормативов затрат по командировке.

В целом, с уверенностью можно сказать, что программа «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) предлагает удобные решения для ведения документации и отчетности по подотчетным лицам.

Список литературы

1. , Минитаева учетного процесса в комплексных информационных системах // Славянский форум. 2015. № 4 (10). С. 27-33.

2. Минитаева -коммуникационные технологии как инструмент экологического регулирования вредных веществ в атмосферу // Славянский форум. 2015. № 2 (8). С. 194-200.

3. Минитаева подход в решении задачи создания человеко-машинного интерфейса с использованием дуального принципа // Программные продукты и системы. 2013. № 4. С. 19.

4. , Степанова подходы к автоматизации процессов бюджетирования коммерческой организации// Лизинг. 2015. №8 . С. 32-37.

5. Минитаева современной системы государственного финансового контроля в Российской государственности // Вестник Российского экономического университета им. . 2015. № 6 (84). С. 88-93.

6. Степанова учетно-аналитических процедур и их отражение в корпоративных информационных системах // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 2-1. С. 138.

7. Степанова системы управления предприятием // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 1-3. С. 457.

8. Минитаева математических методов контроля влияния загрязняющих веществ на окружающую среду // Успехи современного естествознания. 2016. № 2. С. 48-52.

9. , Неделькин учетно-аналитические системы на производственном предприятии реального сектора экономики // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 1-3. С. 457-458.

10. , Межаков моделирование на примере прогнозирующей модели надежности с использованием искусственных нейронных сетей // Ученые записки Российского государственного социального университета. 2014. № 2 (124). С. 25-29.

11. Минитаева подход в решении задачи создания человеко-машинного интерфейса с использованием дуального принципа // Программные продукты и системы. 2013. № 4. С. 19.