Как оформить авансовый отчет в 1с. Бухучет инфо

15.03.2021

Подотчетные суммы требуют точного контроля. Именно для этой цели применяется авансовый отчет.

С его помощью бухгалтерия устанавливает цели расходования средств и их документальное подтверждение, а также наличие остатка или перерасхода и характер дальнейшего расчета с подотчетным лицом.

Что это такое и для чего этот документ нужен?

Авансовый отчет (потом по тексту – АО), прежде всего, является первичным документом, в котором подотчетное лицо отражает направления расходования средств, выданных ему, и подтверждает указанные расходы документами.

Также в этом документе находит отражение множество иной информации, в частности:

И достижение всех этих целей возможно только при грамотном и своевременном составлении авансового отчета.

Правила оформления

Авансовый отчет может быть оформлен, как на бумажном носителе от руки или выведен на бумажный носитель с помощью программного обеспечения, так и в электронном виде.

Но это более сложный вариант, поскольку:

для оформления электронного документа потребуется допуск многих лиц к базе данных;
для подписания такого документа необходимы всем сторонам и электронный документооборот, поскольку АО необходимо обойти сразу нескольких лиц – главного бухгалтера или бухгалтера, руководителя и кассира.

Заполнять АО должно подотчетное лицо в одном экземпляре. Об этом прямо сказано в Указании Банка России от 11.03.14г. №3210-У: лицо, расходовавшее наличные средства в интересах компании, должно предъявить бухгалтеру или главному бухгалтеру авансовый отчет на проверку со всеми документами, которые подтверждают произведенные указанным лицом расходы.

Но подотчетное лицо заполняет только свою часть документа. А бухгалтерия после проверки авансового отчета – свою часть, где необходимо проставлять проводки, обозначать решение по поводу принятия расходов к учету, и т.д. Однако на практике авансовый отчет составляет бухгалтерия и это не является нарушением – ведь сам документ представлен, расходы в нем подтверждены документами, подписи стоят и отчет утвержден.

Несмотря на то, что в Указании №3210-У не установлено, какая именно форма должна быть у авансового отчета, на практике предлагается два ее варианта :

собственная разработка предприятия на основании закона О бухучете №402-ФЗ;
унифицированная форма, которая сейчас не является обязательной, утвержденная Госкомстатом РФ в своем Постановлении №55 от 01.08.01г. Однако следует учесть, что в данном Постановлении указано: АО является документом, предназначенным для учета денежных средств. А значит, по большей степени авансовый отчет – документ кассовый, а не бухгалтерский. И будет целесообразнее и проще использовать уже готовую форму, а не разрабатывать ее самостоятельно.

АО должен быть предоставлен подотчетным лицом в течение 3-х рабочих дней (и не дольше) с момента истечения срока, на который были выданы ему по заявлению денежные средства, или с даты выхода его на работу. Срок сдачи отчета утверждается обычно в Учетной политике предприятия. А срок сдачи конкретного отчета, не противореча тому, который утвержден в Учетной политике компании, устанавливается, когда руководитель предприятия подписывает заявление на выдачу денег под отчет. В этом документе указывается срок, на который данные средства выдаются.

АО предъявляется либо в бухгалтерию, либо руководителю предприятия.

Подписывается документ несколькими лицами:

подотчетным лицом – при составлении и сдаче документа;
бухгалтером или главным бухгалтером – по факту принятия документа и после его проверки;
руководителем – после проверки бухгалтерией;
бухгалтером или кассиром – по факту получения остатка или выдачи перерасхода подотчетных сумм. Выдача новых сумм под отчет возможна, только если была полностью погашена задолженность по ранее выданным этим суммам.

Как только авансовый отчет проверен, он принимается к учету. Хранится этот документ, как правило, в бухгалтерии и не менее 5-ти лет.

О том, что такое авансовый отчет и правила его заполнения с помощью 1С8.2, рассказано в следующем видеомюжете:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок заполнения

Прежде всего, проставляется номер и дата документа. Номер должна предоставить бухгалтерия, а дата документа – день его заполнения (а не сдачи!).

Потом подотчетное лицо на титульном листе проставляет то, что знает точно:

Перед тем как начать проверку АО, по факту принятия документа бухгалтер должен обязательно заполнить отрывную расписку и передать ее подотчетному лицу.

Все оставшиеся разделы должна заполнить бухгалтерия . Причем, начинается заполнение с обратной стороны авансового отчета, где сначала проверяются все сделанные записи путем сличения их с подтверждающими документами.

предприятия;
табельный номер сотрудника;
делаются полные проводки с общими суммами по счетам;
ставится конечная сумма к утверждению по данным проверки.

Как только руководитель подтвердил авансовый отчет, по нему производят окончательный расчет.

Отдельные нюансы составления

В зависимости от причины расходования подотчетных средств в графе «Назначение аванса» ставится либо «на хозяйственные цели», либо «на командировку».

Исходя из этого, перечень документов, подтверждающих расходование денег, в случае командировки будет дополнен билетами. Суточные, которые выданы командированному лицу, не включаются в состав авансового отчета, а выдаются обычно отдельным . В противном случае, в авансовом отчете придется отразить и суточные.

Если при расходовании средств на хозяйственные нужды , в качестве подтверждения оплаты была выдана квитанция к , то в авансовом отчете следует проставить следующую проводку :

Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К этой квитанции должны быть обязательно приложены накладные (например, ), . Если их нет, либо они поступили ранее и подотчетное лицо просто рассчитывалось за уже совершенную сделку, либо эти документы еще не поступили на предприятие. И тогда этот расход будет отражаться, как аванс поставщику до тех пор, пока документы на товары, продукцию или работы не придут в бухгалтерию.

В случае если есть перерасход средств , то на них заполнять заявление подотчетному лицу не нужно. Но рекомендуется приложить объяснительную от подотчетного лица по факту допущенного им перерасхода средств. Данная объяснительная пишется в свободной форме. Сигналом к расчету будет утверждение авансового отчета руководителем. В противном случае, при получении в следующий раз денег под отчет, сотруднику придется в авансовом отчете указывать переходящую сумму перерасхода. Причем, произвести внутренний зачет по суммам он не сможет. Т.е. при наличии остатка по другой подотчетной сумме, придется указывать одновременно и текущий остаток, и переходящий перерасход. Но до тех пор, пока руководитель не утвердит АО с перерасходом.

Пошаговая инструкция заполнения АО в программе 1С (версия 8.2 и 8.3)

Для заполнения АО следует зайти сначала во вкладку «Касса» или в «Производство» – этот документ есть и там, и там. Далее следует нажать на «Авансовый отчет» – появится пустой журнал или уже с документами. В этом журнале есть кнопка «Добавить». Эта кнопка позволяет открыть новый отчет. Как только открылся новый отчет, сразу видно, что в нем уже проставлена организация и дата заполнения.

Строчка «Физическое лицо» (подотчетное лицо) заполняется через список сотрудников.

Во вкладке «Аванс» указывается сумма, которая была выдана данному лицу под отчет. Для этого следует выбрать из списка один из документов, по которому выдавались средства. Этот список появляется при щелчке на пустую строчку. С помощью выбранного из этого списка документа можно попасть в их перечень и добавить в авансовый отчет кнопкой «Выбрать».

В строке «Назначение» (ниже, во вкладке «Аванс») нужно вписать «хозяйственные расходы» или «командировка».

Во вкладке «Товары» следует путем добавления строк занести все товары, которые были приобретены подотчетным лицом. Добавляются строки через одноименную кнопку. Цена, количество, наличие налогов и иные реквизиты проставляются из документов, на основании которых составляется данный отчет.

Проводки проставляются автоматически, но нужно проверить их правильность.

Вкладка «Оплата» используется только тогда, когда подотчетное лицо производило оплату, а не покупку товаров, например, за Интернет, телефон, и т.д.

Вклада «Прочее» используется, если сотрудник ездил в командировку.

Порядок заполнения авансового отчета в 1С 8.3 изложен в следующем видео уроке:

Организации регулярно выдают своим сотрудникам подотчетные средства. Эти деньги работники тратят на хозяйственные нужды – командировочные, почтовые расходы, покупку канцелярских товаров, основных средств. Документ, в котором отражаются расходы подотчетных лиц, называется авансовый отчет. Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам? Как оформить суточные в авансовом отчете в 1С 8.3? На эти вопросы мы ответим в статье.

Читайте в статье:

Авансовый отчет составляют на каждого сотрудника, которому выданы деньги под отчет. Он состоит из двух разделов.

В первом можно увидеть:

сумму задолженности на момент оформления отчета либо организации перед сотрудником (перерасход), либо сотрудника перед компанией;
сколько денег выдано по авансовому отчету;
общую сумму расхода по авансовом отчету;
остаток задолженности по подотчетнику.

Во втором разделе можно детально посмотреть, на что были потрачены деньги подотчетником. Сделать авансовый отчет в 1С 8.3 можно в 4 шага.

Шаг 1. Откройте в окно «Авансовые отчеты» в 1С 8.3

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите ссылку «Авансовые отчеты» (2).

В открывшемся окне вы увидите список всех авансовых отчетов. Для создания нового авансового отчета нажмите кнопку «Создать» (3).

Откроется окно для формирования авансового отчета. Оно выглядит так:

Шаг 2. Заполните основные реквизиты авансового отчета в 1С 8.3

В верхнем разделе авансового отчета заполните поля: «Организация» (4), «Подотчетное лицо» (5), «Склад» (6). Склад заполняют, если подотчетник приобретал товарно-материальные ценности или основные средства.

Шаг 3. Заполните расходные разделы авансового отчета

«Авансы». Здесь отразите суммы, выданные сотруднику под отчет;
«Товары». Эта вкладка предназначена для учета купленных товаров;
«Возвратная тара». Вкладка заполняется, если подотчетное лицо получило от поставщика возвратную тару;
«Оплата». Эту вкладку используйте, если подотчетник заплатил поставщику за товар;
«Прочее». В этой вкладке отражаются командировочные, почтовые, транспортные и прочие расходы, не отраженные в других вкладках.

Расскажем о заполнении этих вкладок подробнее.

Авансы

Во вкладке «Авансы» (8) отразите выданные подотчетнику суммы. Для ее заполнения в поле «Документ аванса» выберите из списка нужный расходный кассовый ордер. Сумма аванса заполнится автоматически.

Товары

Если подотчетник приобрел товары или материалы, то отразите их наименование и стоимость во вкладке «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» впишите вид документа, по которому получены ценности, его номер и дату. В поле «Номенклатура» укажите наименование товаров или материалов, которые приобрел подотчетник по этой накладной. Заполните также поля «Количество» и «Цена». Данные для поля «Сумма» авансового отчета, 1С 8.3 посчитает сама. «Счет учета» 1С 8.3 определит автоматически, в зависимости от вида приходуемой номенклатуры (товар, материалы, основные средства).

Оплата

Если подотчетное лицо оплатило товар или услуги из подотчетной суммы, то заполните вкладку «Оплата» (10) авансового отчета в 1С 8.3. В поле «Документ (расхода)» укажите вид документа, который был оплачен. В поле «Контрагент / договор» выберите поставщика и укажите реквизиты договора с ним. В «Содержание» впишите назначение оплаты, например, «Оплата за аккумуляторные батареи». В поле «Погашение задолженности» выберите, по какому документу сделана оплата. Также укажите сумму оплаты (поле «Сумма»).

Прочее

Вкладку «Прочее» (11) авансового отчета в 1С 8.3 заполняйте, если подотчетное лицо отчитывается по командировке, а также транспортным, почтовым и прочим расходам, не отраженным в предыдущих вкладках. Аналогично предыдущим вкладкам заполните «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, за которые отчитывается подотчетник, укажите сумму расхода (поле «Сумма»). Поле «Счет затрат» авансового отчета, 1С 8.3 заполнит автоматически.

Шаг 4. Сохраните и распечатайте авансовый отчет из 1С 8.3

После заполнения всех полей авансового отчета в 1С 8.3, вы можете провести и распечатать авансовый отчет. Нажмите кнопку «Провести» (12). Теперь в учете есть бухгалтерские записи по авансовому отчету. Для того чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).

В данной статье мы рассмотрим, как заполнить Авансовый отчет в программе 1С Бухгалтерия Украины.

Заполнение авансового отчета идентично более ранним версиям программы, однако есть некоторые отличия.

Откроем документ «Авансовый отчет» через панель функций, перейдя на одну из вкладок панели функций «Касса» и выбрать соответствующий тип документов, или через главное меню «Касса».

Перед нами откроется журнал документов «Авансовый отчет». В этом журнале необходимо создать новый документ нажатием клавиши Insert или с помощью кнопки меню «+» (Добавить)

Заполнение документа начинаем с заполнения реквизитов шапки документа, указываем значения:

· Организация – автоматически заполнится организацией настроенной как Основная. Если в системе ведется учет по нескольким организациям, нужно выбрать другую организацию из справочника организаций.

· Склад – если по авансовому отчету необходимо отразить покупку товаров / материалов / оборудования, в этом поле необходимо указать место хранения, на который они будут оприходованы.

· Назначение – не обязательный для заполнения реквизит

· физическое лицо – обязательный реквизит. Необходимо выбрать физическое лицо, которое отчитывается за использованный аванс. Если в справочнике физических лиц нет нужного физического лица, соответствующего сотруднику, то его можно создать сразу, не прерывая процесс заполнения документа.

Документ имеет несколько закладок (табличных частей), различных по своему назначению.

Это закладки: «Авансы», «Товары», «Тара», «Оплата», «Прочее».

На закладке «Авансы» необходимо указать документы, на основании которых были выданы средства подотчетному лицу. Это может быть такие виды документов: «Платежное поручение исходящее», «Платежный ордер на списание денежных средств» или «Расходный кассовый ордер».

Заполним закладку «Авансы»

В табличной части добавляем новую строку нажатием кнопки «+», и заполняем реквизиты строки:

Рассмотрим пример, когда деньги выдавались через кассу по РКО.

· Документ аванса - сначала из выпадающего списка типов возможных документов выбираем нужный тип документа «Расходный кассовый ордер».

В открывшемся журнале кассовых ордеров выбираем нужный документ, после чего на закладке Авансы все колонки по новой строке автоматически заполнятся данными выбранного Расходного кассового ордера.

Если сотрудник отчитывается не за всю сумму, выданную в подотчет, необходимо вручную исправить сумму в колонке Израсходовано.

Здесь указываем, приобретенные подотчетником за выданный аванс. В нашем случае, например, будут Книжки. Аналогично действиям на первой закладке, добавляем товар нажатием на кнопку «+».

Если товар уже был создан в справочнике номенклатуры с указанием всех нужных данных, то столбцы (единица измерения, счет учета, счет учета ндс, налоговое назначение) по строке товара в авансовом отчете заполнятся автоматически из карточки товара.

Указываем количество приобретенного товара. Если товаров было несколько, то создаем столько строк сколько куплено товаров.

В случае приобретения у известного контрагента можно внести наименование этой организации в соответствующем поле, внести договор, ввести вручную название выданного контрагентом товарного документа, его номер и дату, если расчеты по договору ведутся по документам расчетов, то указать документ расчетов с контрагентом.

В случае, если при приобретении использовалась возвратная тара, то переходим к заполнению соответствующей закладки «Тара».

Выбираем или заполняем тару аналогично заполнению товара на предыдущей закладке.

Закладка «Оплата»

Заполняется только в том случае, если товары были приобретены не за подотчетные средства, а за свой счет и или материалы приходуются через 631 счет. В нашем случае необходимость в заполнении этой закладки отсутствует.

Закладка «Прочее»

На данной закладке указываются затраты подотчетного лица, которые были произведены им по приобретению различных дополнительных услуг или товаров. Также на этой вкладке указываем расходы в случае, если подотчетное лицо отчитывается за командировочные расходы. Например: билеты, бензин, проживание, проезд и т.д.

Обязательно, для всех строк указать счет и аналитику затрат, если расходы с ндс, то указать ставку ндс, счет учета ндс и заполнить контрагента и договор

Обратим ваше внимание, что с помощью кнопки меню «Цены и валюта», в дополнительном окне можно устанавливать действующие в документе валюты и размерности цен. При изменении значения в документе будут автоматически пересчитаны.

Проводим документ нажатием кнопки «Провести»

Проверяем что все проводки сформировались правильно. Для этого открываем результат проведения документа кнопкой ДтКт

Выводим печатную форму отчета по кнопке «Печать» или по кнопке «Авансовый отчет».

Возврат денег в кассу

Если подотчетное лицо израсходовало не все деньги, и есть необходимость из вернуть в кассу, на основании документа «Авансовый отчет» - создается документ «Приходный кассовый ордер».

Для этого, находясь в документе Авансовый отчет – нажимаем кнопку «Ввести на основании» и выбираем тип документа «Приходный кассовый ордер».

В результате, откроется новый документ РКО с заполненными реквизитами организации, подотчетника, неизрасходованной суммой. Остается указать статью движения денежных средств из соответствующего справочника и провести документ.

Довольно часто, в хозяйственной деятельности организации, сотрудникам фирмы выдаются в подотчёт наличные денежные средства и безналичные (также денежные документы). Которые в дальнейшем используются на оплату хозяйственных нужд предприятия, на приобретение проездных билетов, на оплату гостиничных услуг при командировках. Список, куда могут быть использованы подотчётные денежные средства очень большой, он ни кем не регламентирован. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, где находится и .

Как найти авансовый отчёт в программе 1С

Чтобы найти авансовый отчёт необходимо выбрать в главном меню программы «1С: Бухгалтерия» версия 8 интерфейс Такси раздел «Банк и касса», далее в блоке «Касса» найти позицию «Авансовый отчёт». После этих действий вы попадаете в журнал «Авансовые отчёты». Далее нажимаете на кнопку «Создать».

На экране появляется авансовый отчёт, который необходимо заполнить, на основании сданных в бухгалтерию предприятия первичных документов прикрепленных к авансовому отчёту.

Заполнение авансового отчёта в программе 1С

В шапке документа заполняются такие поля:

Дата;
Номер;
Организация;
Подотчётное лицо, это может быть сотрудник организации или физическое лицо, действующие по доверенности;
Склад, выбирается в том случае, если приобретаются товарно — материальные ценности, которые в дальнейшем сдаются на склад материально – ответственному лицу.

Документ, в табличной части, имеет несколько закладок, они заполняются в зависимости от приложенных документов к авансовому отчёту и полученных денежных средств подотчётным лицом:

Авансы;
Товары;
Возвратная тара;
Оплата;
Прочее.

Для того чтобы автоматически заполнилась первая закладка, в табличной части документа при получении подотчётным лицом аванса, необходимо авансовый отчёт создать на основании. Это может быть при выборе «Создать на основании» двух позиций, одна из которых «Выдача наличных», другая «Списании с расчётного счёта».

На первой закладке также заполняется позиция при выдаче денежных документов в подотчёт, это может быт, к примеру, проездной билет приобретённый организацией.

Можно не создавать авансовый отчёт на основании операций, внесённых в базу, а выбрать вручную, документ на получении аванса в подотчёт, нажав на кнопку «Добавить». После этих действий становится активным поле в табличной части первой закладки «Авансы».

При приобретении товара, за наличные денежные средства, с подотчётной суммы, необходимо заполнить вторую закладку, которая называется «Товары».

При этом, в табличной части документа, нужно внести такие данные как:

Документ расхода;
Номенклатуру товара, выбирается из справочника;

Будьте внимательны, если данного товара нет в справочнике «Номенклатура», то на него нужно предварительно заполнить карточку, в которой указывается наименование, единица измерения и другие реквизиты.

Количество;
Цену;
Ставку НДС;
Наименование поставщика, выртать из справочника «Контрагенты»;
Реквизиты счёт-фактуры;
Счета учета затрат и счёт НДС.

Сумма и всего заполнится автоматически.

При оплате за товар или услуги контрагентам из подотчётных денежных средств, заполняется четвёртая закладка в авансовом отчёте, которая называется «Оплата». При её нажатии открывается табличная часть, в которой нужно заполнить такие данные как:

Документ расхода, это название документа;
Контрагент и договор;
Содержание операции, заполняется вручную, без ссылки на справочник.

Счета расчётов, на которые будет отнесена сумма затрат, проставляются автоматически, это счёт 60 «Поставщики и подрядчики», но этот счёт можно поменять, сославшись на справочник « ».

Пятая закладка «Прочие», заполняется не только в случаях предоставления документов, связанных с командировкой сотрудника, но и с оплатой хозяйственных нужд предприятия и прочих расходов.

Так же как и на других закладках, заполняется:

Документ (расхода);
Номенклатура;
Сумма НДС;
Всего заполняется автоматически;
Поставщик;
Устанавливается признак в столбце «СФ», есть счёт-фактура или нет;
Устанавливается признак в столбце «БСО», что это бланк строгой отчётности или нет;
Заполняются реквизиты счёт-фактуры;
Выбирается из плана счетов бухгалтерского учета счёт затрат по БУ (бухгалтерскому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
Выбирается из плана счетов налогового учета счёт затрат по НУ (налоговому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
Выбирается счёт учёта НДС.

Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом. Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как правильно сделать, заполнить и провести авансовый отчет в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0).

Кстати! Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете смело использовать эту инструкцию для старых версий программы.

Как сделать новый авансовый отчет

Чтобы создать и заполнить «Авансовый отчет» в 1С 8.3, заходим в меню «Банк и касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

Аванс может оформляться на следующие цели:

почтовые расходы;
приобретение возвратной тары;
расчеты с поставщиками;

В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.

Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для образца я специально предварительно создал документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавил его в табличную часть «Авансы» ().

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Таким образом, мы видим, что за сотрудником Базиным А.В. числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб.