Өөрчлөлт хийх үед нягтлан бодох бүртгэлийн татварын тайланг хадгалах хугацаа. Байгууллагын нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн хадгалах хугацаа

Байгууллагад нэг ч өдөр бичиг баримт бэлтгэхгүйгээр бүрэн дүүрэн байдаггүй. Захидал, гэрээ, захиалга, мэдэгдэл - энэ бол бүх байгууллага тойрч хөгжиж буй баримт бичгийн цуврал юм. Би бүх бичиг баримтыг хадгалах шаардлагатай юу? Шаардлагатай бол хаана, хэр удаан?

Гурван бүлэг

Байгууллагын үйл явцад гарсан баримт бичгийг хадгалах бүх дүрмийг гурван том бүлэгт хувааж болно. Эхнийх нь татварын хууль тогтоомжоор тогтоосон дүрмийг багтаана. Үүний дагуу тэд татвар, хураамжийг тооцоолох, төлөхөд шаардлагатай бичиг баримтанд хамаарна. Хоёрдахь бүлэгт боловсон хүчний баримт бичиг орно. Гуравдугаарт - нягтлан бодох бүртгэлийн баримт, эдийн засгийн үйл ажиллагааны баримт бичиг. Бүгдийг нь дарааллаар нь авч үзье.

Татварын баримт

Татварын баримт бичгийг хадгалах ерөнхий дүрмийг Татварын хуулийн 23 дугаар зүйлийн 1 дэх хэсгийн 8 дахь хэсэгт заасан. Татвар төлөгч нь нягтлан бодох бүртгэлийн баримт, татвараа тооцоолох, төлөхөд шаардлагатай бусад баримт бичгийг дөрвөн жилийн турш хадгалах ёстой гэжээ. Татвар төлсөнийг баталгаажуулсан баримт бичигт ижил хугацаа тогтоогдоно. Түүнээс гадна Татварын хуульд энэ дөрвөн жилийн хугацааг тооцох тусгай журам байдаггүй. Тиймээс, баримт бичгийг бэлтгэснээс хойшхи дөрвөн жилийн хугацааг тоолох ёстой. Мөн тэд 4 жилийн дараа зохих огноо, сараар дуусгавар болно (Урлагийн 6.1. Татварын хууль).

Дөрвөн жилийн хадгалах хугацаанаас хоёр үл хамаарах зүйл бий. Эхнийх нь татварын хөнгөлөлтийг ашигладаг татвар төлөгчидтэй холбоотой. Тэд тэтгэмжийг ашиглах бүх хугацаанд тэтгэмж авах эрхийг баталгаажуулсан баримт бичгийг хадгалах шаардлагатай болно. Үнэн хэрэгтээ, ширээний шалгалтын үеэр шалгалт нь ийм баримт бичгийг хүсэлт гаргах эрхтэй байдаг (Татварын хуулийн 88-р зүйлийн 6-р хэсэг). Гэхдээ ашиг тусыг хэрэглэсний дараа баримт бичгийг устгах гэж яарах нь хэрэггүй юм. Эцсийн эцэст, газар дээрх шалгалт байдаг бөгөөд үүнийг өмнөх гурван жилд хийж болно (ОХУ-ын Татварын хуулийн 89-р зүйлийн 4 дэх хэсэг).

Дүгнэлт нь: тэтгэмж авах эрхийн бичиг баримтыг тухайн байгууллага тэтгэмж авахаа больсон хугацаа дууссанаас хойш гурван жилийн хугацаанд хадгалагдах ёстой.

Хоёр дахь үл хамаарах зүйл нь элэгдлийн өмчтэй холбоотой юм. Зардлыг тодорхой хугацааны туршид тайлагнадаг тул энэ хугацаанд байгууллага нь ийм үл хөдлөх хөрөнгийн анхны өртөг, түүнчлэн элэгдлийг тооцож, зардлыг харгалзан үзэх шаардлагатай болно. Мэдээжийн хэрэг, газар дээр нь үзлэг хийх боломжийн талаар мартаж болохгүй.

Гүн гүнзгий байдлыг харгалзан, элэгдлийн хөрөнгийн баримт бичгийг элэгдлийг зогсоох хугацаа дууссанаас хойш 3 жилийн өмнө устгах боломжтой гэж бид дүгнэж байна.

Татварын баримт бичгийг хадгалах хугацааг зөрчсөн тохиолдолд торгууль ногдуулах нэмэлт татвараас гадна торгууль ногдуулж болзошгүй юм. Тиймээс Татварын хуулийн 120 дугаар зүйлд заасны дагуу анхан шатны баримт, нэхэмжлэх, нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл байхгүй байгаа нь орлого, зарлага, татварын объектын бүртгэл хөтлөх журмыг ноцтой зөрчсөн байна. Мөн энэ нь 5000 рублийн торгууль ногдуулдаг. 15 000 рубль хүртэл. Хэрэв энэхүү зөрчил нь татварын суурийг дутуу үнэлэхэд хүргэсэн бол торгууль нь төлөгдөөгүй татварын дүнгийн 10%, гэхдээ 15,000 рубльээс багагүй байна.

Хүний нөөцийн баримт бичиг

Одоо бид боловсон хүчний баримт бичигт ханддаг. Энд хадгалах хугацааг архивын хууль тогтоомжоор тогтоодог. Энэ нь ялангуяа хадгалалтын хугацааг харуулсан байгууллагын үйл ажиллагаанд бий болгосон ердийн удирдлагын баримт бичгийн жагсаалт юм (Холбооны Архиваас 10.06.06-ны өдөр батлагдсан). Энэхүү жагсаалтад багтсан мэдээллийг нэгтгэн дүгнэх нь боловсон хүчний баримт бичгийг хадгалахдаа дараахь дүрмийг олж авах боломжийг олгоно.
  Аливаа төлбөр, тэтгэмж олгох тухай хууль тогтоомжид хамаарах баримт бичгийг дор хаяж 75 жил хадгална. Энэ үе нь хувийн карт, хувийн баримт, хөдөлмөрийн гэрээ, хөдөлмөрийн хортой нөхцөлд ажиллаж байгаа ажилчдын жагсаалт гэх мэтээр тогтоогджээ. Магадгүй энэ тохиолдолд зөвхөн "50 жилийн турш" хадгалагдах ёстой хөдөлмөрийн дэвтэр шаардагдана.

Бусад баримт бичгийн хувьд нэр томъёо нь арай богино байдаг. Тэгэхээр хариуцлагын гэрээ 5 жилийн хугацаатай хадгалагдана. Ажилчдыг аюулгүй ажиллагааны арга хэмжээнд сургах, ажлын цагийг багасгах захиалга, шилжүүлэг хийх талаархи мэдээллийг ижил хэмжээгээр хадгалах ёстой. Мөн бизнес аялал, шагнал гардуулах захиалга өгөхөд таван жилийн хугацаатай байдаг.

Ажлын цаг, хөдөлмөрийн сахилга хариуцлагын талаархи баримт бичгийг бүр бага хадгалах боломжтой: 3 жил. Хугацааны хуудсуудын хувьд хугацаа нь ерөнхийдөө 1 жил хүртэл буурдаг. Мөн хөдөлмөр эрхлэхээс татгалзсан ажилчдын амралтын хуваарь, бичиг баримтыг жилийн турш хадгалдаг.
Татварын хуулиас ялгаатай нь Жагсаалтад баримт бичгийг хадгалах хугацааг тэдгээрийн баримт бичиг дууссаны дараа жилийн 1-р сарын 1-ээс тооцдог болохыг анхаарна уу.

Ажилтнуудын бичиг баримтыг хадгалах шаардлагыг хангаагүй тохиолдолд урлагийн дагуу байгууллагад торгууль ногдуулж болзошгүй юм. Захиргааны зөрчлийн тухай хуулийн 13.20-д (бичиг баримтыг хадгалах шаардлагыг хангаагүй тохиолдолд 300-500 рубль), түүнчлэн Хөдөлмөрийн улсын байцаагч, Тэтгэврийн сан, эсвэл ажилтныг ажилд нь эгүүлэн авах тухай шүүхийн шийдвэрээр гаргасан сөрөг үр дагавар. Тиймээс боловсон хүчний баримт бичгээс салах гэж бүү яар!

Нягтлан бодох бүртгэл, бизнесийн баримт бичиг

Онолын хувьд нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг хадгалах хугацааг Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай хуульд заасан байх ёстой. Гэхдээ энэ хуульд бичиг баримт хадгалахад зориулагдсан бүхэл бүтэн нийтлэл агуулагдсан байдаг (17-р зүйл), энэ талаар маш хомс мэдээлэл өгдөг. Тиймээс хуульд нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичиг, нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл, санхүүгийн тайланг хадгалахын тулд дор хаяж таван жил шаардагдана. Үүний зэрэгцээ дансны ажлын төлөвлөгөө болон нягтлан бодох бүртгэлийн бодлогын бусад баримт бичгийн хувьд энэ хугацааг санхүүгийн баримт бичгийг хамгийн сүүлд боловсруулахад ашигласан баримт бичгийг ашигласан жилийн дараахь жилээс эхлэн тооцно гэж тусгайлан заажээ.

Үлдсэн хувьд Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай хуульд байгууллагуудыг архивын тухай хууль тогтоомжид тусгасан байдаг. Илүү нарийвчлалтай, дараа нь хадгалалтын хугацааг харуулсан байгууллагын үйл ажиллагаанд бий болгосон ердийн удирдлагын баримт бичгийн жагсаалтад оруулна. Энэ нь байгууллагын дотор үүсч болох бараг бүх боломжтой баримт бичгийн хадгалалтын хугацааг харуулдаг. Нэмж дурдахад, нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгүүдийн хувьд Жагсаалт дээрх бүх нэр томъёо нь яг таван жилийн хугацаатай байдаг. Санхүүгийн тайлан (жилийн болон улирлын аль алинд нь), бизнесийн бүх төрлийн гэрээ, анхан шатны болон бэлэн мөнгөний баримт бичиг, хүлээн авах гэрчилгээ гэх мэт маш их хэрэгцээтэй байдаг. Эдгээр өдрийг баримт бичиг цуцлагдсан жилийн дараах жилийн 1-р сарын 1 хүртэл тоолно. 2.9 Жагсаалтыг ашиглах удирдамж).

Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг хадгалах өөр нэг онцлог нь хуульд ийм баримт бичгийг хаана, хэрхэн хадгалах талаар тодорхой заасан байдаг. Мөн хариуцлагатай хүмүүс, үнэт цаасны нэвтрэх журмыг тогтоосон болно.
Тиймээс Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг, баримт бичгийн менежментийн журмын 6.2 дахь хэсэгт заасны дагуу (ЗХУ-ын Сангийн яамны 07.29.83 тоот 105 тоот тушаалаар батлагдсан) анхан шатны баримт, нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэлийн тайлан, үлдэгдлийг байгууллагын архивт, тусгай өрөө, шүүгээнд хадгалах боломжтой. Байна. Мэдээллийн хатуу маягтыг аюулгүй байдлыг хангах үүднээс сейф, металл шүүгээ эсвэл тусгай өрөөнд хадгална.

Баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хариуцсан ажилтан нь ерөнхий нягтлан бодогч юм. Ийм баримт бичгийг аж ахуйн нэгжийн бүтцийн хэлтсийн ажилчдад олгох асуудлыг шийдэх эрхтэй тэр хүн юм.

Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг хадгалах журмыг дагаж мөрдөөгүй тохиолдолд хүлээлгэх хариуцлагын тухайд захиргааны болон татварын аль аль нь байж болно. Үнэн хэрэгтээ дээр дурдсанчлан, анхан шатны баримт бичиг, нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл байхгүй байгаа нь орлого, зардал, татварын объектуудыг нягтлан бодох бүртгэлийн журмыг ноцтой зөрчсөн бөгөөд 5000-1000 рубль хүртэл торгууль ногдуулдаг. (ОХУ-ын Татварын хуулийн 120 дугаар зүйл).

Энэ тохиолдолд баримт бичиг хадгалах архивын шаардлагыг зөрчсөн, Захиргааны зөрчлийн тухай хуулийн 13.20-р зүйл - 300-500 рубль), нягтлан бодох бүртгэлийн дүрмийг ноцтой зөрчсөн тохиолдолд нягтлан бодох бүртгэлийн тайланг гажуудуулсан тохиолдолд захиргааны торгууль ногдуулж болно (Захиргааны зөрчлийн тухай хуулийн 15.11-р зүйл). - 2-3 мянган рубль.).

Аливаа нягтлан бодогч бүх анхан шатны баримт бичгийг тодорхой хугацаанд хадгалах ёстойг мэддэг. Томоохон компаниудад нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг бүхий хавтас хадгалах тусгай архивууд байдаг. Цахим баримт бичгийн менежмент бий болсноор баримт бичгийн тодорхой хэсгийг хэвлэх боломжгүй, харин цахим хэлбэрээр хадгалдаг. Анхны баримт бичгийг хадгалах аргыг сонгосон эсэхээс үл хамааран та хууль тогтоомжийн дагуу ажиллах ёстой. Бид тэдний талаар доор ярих болно.

Анхны баримт бичгийг хадгалах хугацаатай холбоотой ерөнхий мэдээллийг 2011 оны 12-р сарын 6-ны өдрийн Холбооны хууль 402-FZ-т оруулсан болно. Хууль тогтоомжийн энэ хэсэгт анхан шатны материалыг дор хаяж таван жил хадгалах ёстой гэж заасан. Энэ нэр томъёо нь илүү урт байж болох бөгөөд тодорхой баримт бичиг хадгалах хугацаа гэж яг юу вэ гэж ОХУ-ын Соёлын яамны захиалгыг өгдөг. Энэ баримт бичиг нь нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт, татварын бүртгэл, боловсон хүчний баримт бичиг, бусад баримт бичгийг хадгалах хугацаа бүхий хүснэгттэй байна. Хүснэгт нь баримт бичгийн төрлөөр нэр томъёо бүхий 1,003 байрлалыг харуулав.

Нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийн хадгалах хугацаа 2017 онд өөрчлөгдөөгүй.

Анхан шатны баримт хадгалах хугацааг татварын нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн хадгалах хугацаатай андуурч болохгүй. Жишээлбэл, нэхэмжлэх нь татварын баримт бичиг бөгөөд үүнийг зөвхөн дөрвөн жилийн турш хадгалах боломжтой (ОХУ-ын Татварын хуулийн 8-р зүйлийн 1 дэх хэсэг).

Нягтлан бодох бүртгэл дэх анхан шатны баримт бичгийн хадгалах хугацааг баримт бичиг бэлтгэсэн өдрөөс биш, харин шинэ тайлангийн жилийн эхнээс тооцохгүй гэдгийг санаарай (RF-ийн Сангийн яамны захидал)

Жишээлбэл, нэхэмжлэхийг 08.24.2017-нд гаргасан. Дүрэм журмаар бол хадгалах хамгийн бага хугацаа нь таван жил байна. Тиймээс, ийм нэхэмжлэхийг 01/01/2023-аас өмнө устгах боломжгүй.

Зарим баримт бичгийн хадгалах хугацаа нь аудитын баримтаас хамаарна. Жишээлбэл, зардлын тайланг таван жилийн турш хадгалах шаардлагатай. Хэрэв татварын албаныхан энэ хугацаанд шалгаж үзээгүй бол хугацаа нь нэмэгддэг (ОХУ-ын Соёлын яамны 2010 оны 8-р сарын 25-ны өдрийн 558 тоот тушаал).

Хадгалалтын дээд хугацааг боловсон хүчний баримт бичиг (ажилтанд зориулсан захиалга, ажилчдын карт), цалингийн янз бүрийн баримт бичигт зориулан тогтоосон байдаг. Ийм баримт бичгийг дор хаяж 75 жил хадгална.

Цахим баримт бичгийг Diadoc-т хадгалаарай - энэ нь хувийн компьютерээс илүү аюулгүй юм. Бүх баримтууд өөр өөр сервер дээр олон хувь хадгалагддаг тул мэдээлэл алдах боломжгүй болгодог. "2 сарын хязгааргүй" сурталчилгааны тусламжтайгаар Diadoc-ийн чадварыг үнэ төлбөргүй үнэл.

Цахим баримт хадгалах хугацаа

Хуульд анхан шатны материалыг цаасан хэлбэрээр болон цахим хэлбэрээр гаргаж болно гэж заасан байдаг (Холбооны Хуулийн 2011 оны 6-р сарын 6-ны өдрийн 402-FZ дугаар зүйлийн 5-р хэсэг). Хэрэв цахим баримт бичгийг хуульд заасны дагуу гүйцэтгэсэн бол цаасан хувилбартай ижил хугацаа хадгална.

Баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах ганц програм байдаггүй. Тиймээс төлбөрийн даалгаврыг үйлчлүүлэгч-банкны банкны системд хадгалах боломжтой. Нэхэмжлэл, UPD, акт гэх мэт анхдагч баримт бичгийг цахим баримт бичгийн удирдлагаар дамжуулан нягтлан бодох бүртгэлийн програм эсвэл үйлчилгээнд хадгалах боломжтой. Мөн цахим баримт бичгийг тусгай цахим архив эсвэл үүлэн дотор хадгалах боломжтой. Цахим баримт бичгийг өөр өөр хэлбэрээр хадгалах боломжтой бөгөөд ерөнхий нягтлан бодогчийн даалгавар бол олон жилийн дараа ч тэдний аюулгүй байдал, унших чадварыг хангах явдал юм.

Дүгнэж хэлэхэд. Хуулиар тогтоосон нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийг хадгалах хамгийн бага хугацаа хэд вэ гэсэн асуултанд бид таван жилийн хугацаатай хариулт өгөх болно. Цахим баримт бичгийн хадгалах хугацааг цаасан баримт хадгалах хугацааг тооцож болно. Энэ он сар өдөр давхцаж байна. Баримт бичгийг хадгалах аргыг сонгосон арга нь нягтлан бодох бүртгэлийн бодлогод тусгагдсан байх ёстой.

"Алив, бүгдийг нь хаячихъя" гэж захирал надад 7 жилийн өмнө бичиг баримтын хайрцгаар дүүргэсэн тавиурыг зааж өгөв. Би түүнд: "Энэ тийм ч энгийн биш, заримдаа байгууллагын бичиг баримтын хадгалах хугацаа хэдэн арван жил байдаг." Захирал надад итгэж, уугуул цаас маань архивын тавиур дээр тоос цуглуулж байв. Дараагийн удаа шинэ өлгүүр авах тухай асуулт гарч ирвэл зөвхөн тухайн байгууллагад хадгалах хугацаа нь дуусаагүй байгаа баримтуудыг л ангилж, үлдээх болно.

Баримт бичгийг хэр удаан хадгалах ёстой вэ?

Баримт бичгийг хадгалах хэрэгцээг "ОХУ-д архивын ажил эрхлэх тухай" 22.10.2004 оны N 125-ФЗ-ийн Холбооны хуулиар заасан байдаг. Нэмж дурдахад, үйл ажиллагааны янз бүрийн чиглэлээр төрийн болон хувийн хуулийн этгээдэд архивт баримт хадгалах хугацааг батлах гурван жагсаалт байдаг. Хувьцаат компаниудын баримт бичгийг батлагдсан хувьцаат компанийн баримт бичиг хадгалах журам, нөхцөлийн журамд заасны дагуу хадгална. ОХУ-ын FCSM-ийн тогтоол, 07.16.2003 N 03-33 / ps.

Баримт бичгийг хадгалах тодорхой хугацаа

Хамгийн богино хадгалах хугацаа 1 жил, дээд тал нь 75 жил байна. Би тэдгээрийг баримт бичиг тус бүрээр нь нэрээр нь нэрлэхгүй. Ажилтан, санхүү, нягтлан бодох бүртгэл, татварын болон цахим баримт бичгийн удирдлага зэрэг нийтлэг баримт бичгүүдэд заасан хугацаанаас гадна байгууллага нь аж үйлдвэр, анагаах ухаан, аюулгүй байдлын янз бүрийн чиглэлээр мэргэшсэн баримт бичиг хадгалах хугацаатай байдаг. Аливаа байгууллагад байдаг хамгийн түгээмэл үнэт цаасыг хадгалах хугацааг авч үзье.

  Нийтлэг баримт бичиг хадгалах хугацаа

Аж ахуйн нэгжид дараахь баримт хадгалах хугацаа нь тайлант жилийн эцэс эсвэл баримт бичиг боловсруулсан жилээс эхэлнэ. Үүсгэн байгуулагдсан баримт бичиг, лиценз, патент, гүйлгээний паспорт нь устгагдахгүй бөгөөд байнга хадгалагдах ёстой.

Ажилтны бичиг баримт:

• ажилтнуудын хүснэгт - байнга;
• ослыг батлах - 45 жил;
• мэргэжлээс шалтгаалсан өвчний тохиолдлыг батлах - 75 жил;
• ажилтны хувийн материал - 75 жил;
• ажлын тусгай нөхцөлд ажилтны үйл ажиллагаатай холбоотой бүх баримт бичиг - 75 жил.

Санхүүгийн баримт бичиг:

• татварыг тооцоолох, төлөх талаар мэдээлэлтэй байх - 4 жил;
• ажилтны сургалтанд хамрагдсантай холбоотой зардлыг баталгаажуулах - сургалтын бүх хугацаанд, өөр 1 жил, дор хаяж дөрвөн жил ажилласан;
• ирээдүйд шилжүүлсэн алдагдлын хэмжээг баталгаажуулах - шилжүүлсэн алдагдлаар татварын баазыг бууруулах хүртэл бүх хугацаанд;
• төсвөөс гадуурх санд даатгалын шимтгэл тооцохыг баталгаажуулах - 6 жил;
• эЦС-ийн гэрчилгээ нь гэрчилгээ хүчинтэй хугацаа дууссан жилээс хойш 5 жилийн хугацаанд хадгалагдах ёстой;
• 4-FSS хэлбэрээр хийсэн цахим холбооны сувгаар FSS-д хүлээн авсан тооцоо, хүлээн авсан баримт - 5 жил;
• нягтлан бодох бүртгэл, тайланг илчилсэн нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг - 5 жил;
• кассын чек, кассчин-операторын сэтгүүл, төсвийн санах ойн хөтөч, цахим хяналтын соронзон хальс, бэлэн мөнгөний төлбөрийг баталгаажуулсан бусад хэлбэр - 5 жил;
• хКН-ын паспортын хувилбар - паспорт хүчинтэй байх хугацаанд бүх хугацаанд.

Цаасны хог хаягдлыг хэрхэн яаж өдөөх вэ?

Цаг хугацаа өнгөрөхөд байгууллагад асар их хэмжээний янз бүрийн баримт бичиг хуримтлагддаг. Баримт бичигт хууртагдахгүй байхын тулд үнэ цэнэтэй сэдвээр шалгалт хийж, баримт бичгийг тухайн байгууллагад хэр удаан хадгалагдаж байгаагаас хамааран дараахь ангилалд багтаасан комисс (ихэвчлэн гурван хүнээс бүрдэх) бүрдүүлэх шаардлагатай.

• төрийн байгууллагын архивт байнга хадгалах;
• хуулийн этгээдийн архивт 10-аас дээш жил хадгалагдах ёстой баримт бичиг;
• үүнийг архивын архивт 10-аас доошгүй жил хугацаагаар түр хугацаагаар хадгалах шаардлагатай;
• хадгалах хугацаа дууссаны дараа устгахыг зөвшөөрсөн баримт бичгүүд.

Баримтыг устгах журам

Баримт бичгийг устгасны дараа акт үйлддэг. Иймэрхүү үйлдлийн стандартчилагдсан хэлбэр байхгүй, үүнийг толгойн тушаалаар тогтоосон чөлөөт хэлбэрээр боловсруулсан болно. Энэ нь зөвхөн байгууллагын нэр, бүх нарийн ширийн зүйлийг зааж өгөхөөс гадна хүснэгтийн хэлбэрээр бичиг баримтын нэр (файл), тэдгээрийг үүсгэсэн хугацаа, хуудасны тоо, эсвэл нэг нэр дээрх файлын хэмжээ том, эзлэхүүний тоог зааж өгөх ёстой. Байна. Үүнтэй ижил акт дээр та устгах баримт бичгийг шилжүүлэх, хүлээн авахад нэхэмжлэхийн багана нэмж болно.

Нягтлан бодох бүртгэл, татвар, ажилтнууд болон бусад баримт бичгийн хувьд хадгалах хугацаа өөр өөр байдаг. Хэрэв танд Холбооны татварын албаас хүссэн бичиг баримт байхгүй бол байцаагчид татварыг торгууль ногдуулж торгууль бичнэ.

Анхаар! Та 2019 онд баримт хадгалах хугацааны хүснэгтийг дараах холбоосоор үнэгүй татаж авч болно.

Баримт бичигтэй ажиллахад тохиромжтой. Энэ нь байгууллага, хувь хүмүүст тохиромжтой. Хөтөлбөр нь шаардлагатай бүх мэдээллийг автоматаар үүсгэж, хэвлэх болно. Үүнд 1С-т гүйлгээ хийх, аливаа тайланг автоматаар үүсгэх, бусад олон зүйлийг багтаасан болно.

Баримт хадгалах хугацаа

Нягтлан бодох бүртгэл, татварын баримт бичгийг хадгалах хугацаа, тэдгээрийг устгах журам, хадгалалт, устгахтай холбоотой хариуцлагыг хуулиар тогтоосон. Үндсэн дүрмийг ОХУ-ын Татварын тухай хууль, ОХУ-ын Соёлын яамны 2010 оны 8-р сарын 25-ны өдрийн 558 тоот тушаал, холбооны хоёр хуульд тусгасан болно. Эдгээр нь "ОХУ-ын Архивын тухай" 2004 оны 10-р сарын 22-ны өдрийн 125-ФЗ, "Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай" 2011 оны 12-р сарын 6-ны өдрийн 402-ФЗ-ийн хууль юм. Тэдгээрийг нь хугалаагүй нь дээр. Энэ линк нь аль ч компанид байх ёстой хамгийн чухал баримт бичгийн жагсаалтыг өгдөг \u003e\u003e\u003e.

Хүснэгт. 2019 онд баримт хадгалах хугацаа

Баримт бичиг	Хэр их хадгалах
Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг
Худалдан авах, борлуулах баримт бичиг (гэрээ, нэхэмжлэх, акт, ачаа тээврийн тэмдэг. TORG-12, UPD, итгэмжлэл, эвлэрлийн акт)	5 жил
Тооцооны хуудас
Банкны баримт бичиг (тодорхойлолт, төлбөрийн захиалга, чек хуудас)	5 жил
Бэлэн мөнгөний баримт (бэлэн мөнгөний дэвтэр, зардлын тайлан, FFP, бэлэн мөнгөний тооцоо хийх баримт)
OS бараа материалын хуудас	5 жил  OS тэтгэвэрт гарсны дараа
Нягтлан бодох бүртгэлийн бодлого	5 жил
Нягтлан бодох бүртгэлийн гэрчилгээ
Үндсэн үйл ажиллагааны захиалга	Компанийг хаахаас өмнө
Нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл (дансны эргэлт, SAL, ерөнхий дэвтэр)	5 жил
Нягтлан бодох бүртгэлийн тайлан (тайлан баланс, санхүүгийн гүйцэтгэлийн тайлан, өөрийн хөрөнгийн өөрчлөлтийн тайлан, мөнгөн гүйлгээний болон бусад хэлбэрийн тайлан), СТОУС-ын тайлан	Компанийг хаахаас өмнө
Аудитын тайлан	Компанийг хаахаас өмнө
Татварын баримт бичиг
Татварын нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл	5 жил
Татварын тайлан (татварын тайлан, урьдчилгаа төлбөрийг тооцоолох, даатгалын шимтгэлийн тооцоо, бүртгэлийн 2-НБХХ-ийн гэрчилгээ, 6-NDFL-ийн тооцоо, бусад тайлангийн тайлан).
Татварын тайлангийн цахим баримт
Холбооны татварын албаны хяналтын газарт бичиг баримтыг шуудангаар илгээхдээ хавсралт, хүлээн авсан тухай тайлбар
Нэхэмжлэх	4 жил
Нэмэлт хуудас бүхий худалдан авалт, борлуулалтын номууд	4 жил
Татварын хялбаршуулсан тогтолцооны талаархи орлого, зарлагын бүртгэл KUDiR	Компанийг хаахаас өмнө
IFTS-тай эвлэрэх тухай акт
Татварын баазын алдагдал, хэмжээг бууруулах тухай баримт	татварын баазыг бууруулах хугацаанд  өмнө хүлээн авсан алдагдлын хэмжээ
Даатгалын шимтгэлийн баримт бичиг
Оруулсан төлбөр	6 жил
4-FSS тооцоолол	Улирал - 5 жил  тайланг нийгмийн даатгалын санд хүлээн авснаас хойш Жил - компанийг хаахаас өмнө
Мэдээлэл SZV-M	6 жил
СМА-д жилийн хариуцлага (SZV-STAZH, ODV-1, тэдгээрийг СМА-д явуулсан тухай баримт)	Компанийг хаахаас өмнө
Тайланг сан руу илгээх баримт бичиг (тайланг хүлээн авсан баримтыг цахим хэлбэрээр хүлээн авах, бараа материалын бүртгэл, баримтыг шуудангаар илгээх үед хүлээн авсан тухай мэдэгдэл).	Тайлангаар хадгалах
Хүний нөөцийн баримт бичиг
Ажилтны анхны баримт бичиг (хөдөлмөрийн дэвтэр)	Ажилтны хүсэлтээр  (гэхдээ 50 жилээс илүүгүй, хэрэв ажилтан 2003 оноос өмнө бүртгүүлсэн бол 75-аас дээшгүй жил)
Хувийн карт болон ажилтны баримт бичгийн хуулбар *	- 50 жил, 2003 оноос хойш болон түүнээс хойш бүртгэгдсэн ажилтан; - 75 жил, 2003 оноос өмнө бүртгүүлсэн ажилтны хувьд.
Хөдөлмөрийн гэрээ, түүнд нэмэлт
Хүний нөөцийн захиалга
Цагийн хуудас
Өвчний чөлөө, түүнийг тооцоол	5 жил
Ажилчдын амралтын хуваарь	1 жил  ашигласны дараа
Боловсон хүчин	Компанийг хаахаас өмнө

* Ажилтны бичиг баримтын хуулбарыг хадгалахын тулд тухайн хүний \u200b\u200bхувийн мэдээллийг боловсруулахдаа бичгээр зөвшөөрөлтэй байх нь дээр. Энэ нь хянагч нартай маргахаас зайлсхийхэд туслах бөгөөд торгууль ногдуулах болно.

Хэрэв баримт бичгийн хугацаа дууссан бол яах вэ?

Хугацаа нь дууссан баримт бичгийг устгана. Баримт бичгийг устгахын тулд устгах цаг болсон тухай баримт бичгүүдийн нэр, тоо баримтыг бичиж акт үйлд. Энэ акт нь ерөнхий захирлын тушаалаар түүний бүрэлдэхүүнийг батлах тусгай комисст гарын үсэг зурах ёстой.

Сураггүй болсон баримт бичигт торгууль ногдуулна

Анхны бичиг баримт, нэхэмжлэх, татварын бүртгэл байхгүйгээс Холбооны Татварын албаны хяналтын ажилтнууд ХХК-ийг торгууль ногдуулж болно. 10,000-аас 30,000 рубль(ОХУ-ын Татварын хуулийн 120-р зүйл), үүнд хялбаршуулсан татварын системийн Татварын хуульд заасны дагуу хэрэглэнэ.

Нэмж дурдахад, бизнесийн гүйлгээг баталгаажуулсан баримт бичиггүйгээр аудиторууд ашгийн зардал (эсвэл нэг татвар) болон НӨАТ-ын суутгалыг хасдаг. Эсвэл тэд төлөх татварын хэмжээг төлбөр тооцооны аргаар тооцно (ОХУ-ын Татварын хуулийн 31-р зүйлийн 7 дахь хэсгийн 1-р хэсэг).

• татварын баримт бичиг (татвар, даатгалын шимтгэлийг тооцоход шаардагдах баримт бичиг)
• нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг (ажилтныг оролцуулан).

Татвар, даатгалын шимтгэлийг тооцоход шаардагдах баримт бичгийн хадгалах хугацаа

Догол мөрүүдийн дагуу. 8 х 1 урлаг. ОХУ-ын Татварын тухай хуулийн 23-т зааснаар татвар төлөгчид татварын тооцоо, төлөхөд шаардлагатай бусад баримт бичиг, түүний дотор орлого, зардлыг хүлээн авсан баримт бичиг (байгууллага, хувиараа бизнес эрхлэгчдэд), түүнчлэн төлбөр ( татвар суутгах).

Үүнтэй төстэй шаардлагыг догол мөрөөр тогтоосон. 5 х 3 Урлаг. Дөрвөн жилийн турш татвар тооцох, суутгах, шилжүүлэхэд шаардагдах баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах шаардлагатай татварын агентуудын татварын тухай хуулийн 24. Гадаадын хуулийн этгээдийн НӨАТ, орлогын албан татварыг төлөхөөс гадна татварын агентууд, тэрчлэн хувь хүний \u200b\u200bорлогын албан татварыг тооцож, төлдөг ажил олгогч байдаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Урлагийн 4-р зүйлийн дагуу ашгийн татварын зорилгоор ирээдүйд алдагдлыг шилжүүлэхдээ. ОХУ-ын Татварын тухай хуулийн 283-т зааснаар татвар төлөгчид одоогийн татварын хугацааны татварын баазыг урьд өмнө гаргаж байсан алдагдлын хэмжээгээр бууруулж байх үед бүх хугацаанд гарсан алдагдлын хэмжээг баталгаажуулсан баримт бичгийг хадгалах шаардлагатай байдаг.

Догол мөрүүдийн дагуу. 6 х. 2 зүйл "ОХУ-ын Тэтгэврийн сан, ОХУ-ын Нийгмийн даатгалын сан, Холбооны заавал эмнэлгийн даатгалын санд даатгалын шимтгэл төлөх тухай" 2009 оны 7-р сарын 24-ний өдрийн 212-ФЗ-ийн 28-р хуулиар (2013 оны 6-р сарын 7-ны өдөр нэмэлт оруулсан) зургаан жилийн хугацаанд даатгалын шимтгэлийн тооцоо, төлөлтийг баталгаажуулсан баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангах.

Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн хадгалах хугацаа

Урлагийн дагуу. "Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай" 2011 оны 12-р сарын 6-ны N 402-ФЗ-ийн Холбооны Хуулийн 29-ийг (2013 оны 6-р сарын 28-ны өдрийн хуулиар нэмэлт оруулсан).

• нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт
• нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл
• нягтлан бодох бүртгэлийн (санхүүгийн) тайланг төрийн архивын ажлын зохион байгуулалтын дүрмийн дагуу тогтоосон хугацаанд, гэхдээ тайлант жилээс хойш 5-аас доошгүй жилийн хугацаанд эдийн засгийн байгууллага хадгална.
• нягтлан бодох бүртгэлийн бодлогын баримт бичиг
• аж ахуйн нэгжийн стандарт
• нягтлан бодох бүртгэлийг зохион байгуулах, хөтлөхтэй холбоотой бусад баримт бичиг, түүний дотор цахим баримт бичгийг хуулбарлах хэрэгсэл (ж.нь цахим мэдээллийн сан), түүнчлэн цахим гарын үсгийн үнэн эсэхийг шалгах баримт бичиг ашигласан жилээс хойш дор хаяж таван жилийн хугацаанд хадгалагдаж байх ёстой. нягтлан бодох бүртгэлийн (санхүүгийн) тайланг хамгийн сүүлд боловсруулахад зориулж.

Төрийн архивын ажлыг зохион байгуулах журмыг 2004 оны 10-р сарын 22-ны өдрийн "ОХУ-ын Архивын тухай" Холбооны хуулиар (2013 оны 2-р сарын 11-ний өдрийн нэмэлт өөрчлөлт оруулсан) Холбооны хуулиар зохицуулна.

Энд хувийн баримт хадгалах хугацаа энд байна.

• Нягтлан бодох бүртгэлийн (санхүүгийн) тайлан (тайлан баланс, санхүүгийн үр дүнгийн тайлан, хөрөнгийн зарцуулалтын тайлан, түүнд хавсралт хийсэн гэх мэт):

a) жил бүр нэгтгэсэн (нэгтгэгдсэн), - тогтмол хадгалагддаг (цаашид - шуудан. (төрийн болон хотын архивыг олж авах эх үүсвэргүй байгууллагад - дор хаяж 10 жил)).

б) жилийн - шуудан.

в) улирал тутам - 5 жил, жилийн хугацаа байхгүй бол - шуудан.

• НББ-ийн болон бусад стандартын дагуу нягтлан бодох бүртгэлийн (санхүүгийн) тайлан - шуудан.
• Шилжүүлэх, салгах, татан буулгах тухай акт; тэдэнд тайлбар тэмдэглэл - шуудан.
• Нягтлан бодох бүртгэлийн бодлогын баримт бичиг (дансны ажлын хүснэгт, нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийн хэлбэр, гэх мэт) - 5 жил.
• Нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт, түүнд хавсралт хийсэн бөгөөд энэ нь бизнесийн гүйлгээний баримтыг бүртгэсэн бөгөөд нягтлан бодох бүртгэл хөтлөх үндэс суурь болсон (бэлэн мөнгөний баримт, ном, банкны баримт бичиг, банкны чекийн дэвтэр үндэслэл, баталгаа, цаг хугацааны хуудас, банкны мэдэгдэл болон шилжүүлгийн шаардлага, хүлээн авах гэрчилгээ , эд хөрөнгө, материалыг хүргэх, данснаас хасуулах, баримт, бараа материал, урьдчилгаа тайлан, захидал бичих гэх мэт) - 5 жилийн хугацаатай, шалгалт (шалгалт) -аас хамаарна.
• Нэхэмжлэх - 4 жил.
• Татварын албанд бүртгүүлсэн гэрчилгээ - шуудан.
• Бүх түвшний төсөвт, төсвийн бус сангаас төлсөн татвар, тэдгээрийн өрийн талаархи тооцоо, хураангуйлал, гэрчилгээ, хүснэгт, мэдээлэл, захидал). Бүх төрлийн татварын хуулийн этгээдийн татварын тайлан (тооцоо) - 5 жил.
• Хувь хүний \u200b\u200bорлогын мэдээллийн бүртгэл, ногдол ашиг төлөлт - 75 жил.
• Татварын хялбаршуулсан тогтолцоог ашигладаг байгууллага, хувиараа бизнес эрхлэгчдийн орлого, зарлагын бүртгэл хөтлөх ном.

Нягтлан бодох бүртгэл, татварын баримт бичгийг хадгалах журам

Урлагийн 3-р зүйлийн дагуу. N 402-ФЗ-ийн хуулийн 29-т зааснаар, аж ахуйн нэгж нь нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн найдвартай хадгалалтын нөхцөл, өөрчлөлтөөс хамгаалалтыг хангах ёстой. Урлагийн 2-р зүйлийн дагуу. 125-FZ хуулийн 13, байгууллага, иргэд үйл ажиллагааныхаа явцад үүссэн архивын баримтыг хадгалах зорилгоор архив бүрдүүлэх эрхтэй.

Архивыг зохион байгуулахын тулд тусдаа өрөө байрлуулж, тусгай тавиур (тавиур) эсвэл шкафаар тоноглоно. Архивын өрөөнд цонхнууд байгаа бол тэдгээрийг хаах буюу наалттай байх ёстой, эс тэгвээс бичиг баримтыг гэрлийн нөлөөнөөс хамгаалах боломжгүй тул бүдгэрэхийг үгүйсгэхгүй. Эхний эсвэл доод давхрын цонхыг металл баараар тоноглохыг зөвлөж байна, үүнээс гадна архивт металл хаалга суурилуулах нь дээр. Ийм арга хэмжээ нь архивын байранд зөвшөөрөлгүй нэвтрэхээс урьдчилан сэргийлэх болно.

Холбооны архивын зөвлөлийн 2002 оны 2-р сарын 6-ны өдрийн хурлаар батлагдсан байгууллагын архивын ажлын үндсэн дүрмийн дагуу баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгалтын үр дүнд үндэслэн байгууллагын архивт дараахь баримт бичгийг бүрдүүлж өгсөн болно. түр хугацаагаар (10-аас дээш жил) хадгалах; боловсон хүчинээр; хадгалагдаагүй хэргийг устгахад хуваарилах тухай акт. Жагсаалтад хадгалалтын хугацаа хэтэрсэн хэргийг устгах зориулалттай хэсэгт оруулаад устгана.

Байгууллага нь архивын мэргэшсэн компанийн үйлчилгээг баримтыг хадгалахад ашиглаж болно гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Нягтлан бодох бүртгэл, татварын баримт бичгийн зохисгүй хадгалалтанд хариуцлага тооцно

Баримт бичгийг хадгалах журмыг дагаж мөрдөөгүй тохиолдолд хариуцлага нь захиргааны, татварын болон эрүүгийн байж болно.

Урлагийн дагуу. Захиргааны зөрчлийн тухай хуулийн 15.11-т (цаашид Захиргааны зөрчлийн тухай хууль) нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг хадгалах журам, хугацааг зөрчих нь албан тушаалтнуудаас 2000-3000 рубль хүртэл торгууль ногдуулдаг.

Урлагийн дагуу. 13.20 Захиргааны тухай хуулиар архивын баримт бичгийг хадгалах, олж авах, бүртгэх, ашиглах дүрмийг зөрчсөн (хадгалалтын хугацааг үл харгалзан баримт бичгийг устгах гэх мэт) нь иргэдэд сэрэмжлүүлэг өгөх буюу 100-аас 300 рубль хүртэл захиргааны торгууль ногдуулдаг.; албан тушаалтнуудын хувьд - 300-аас 500 рубль хүртэл.

Анхан шатны баримт, нэхэмжлэх, нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл байхгүй байгаа нь татварын зөрчил юм. Үүний хариуцлагыг ОХУ-ын Татварын хуулийн 120 дугаар зүйлд "орлого, зарлага, татварын объектын нягтлан бодох бүртгэлийн дүрмийг ноцтой зөрчсөн" гэж заасан байдаг. Татварын объект, орлого, зарлагын бүртгэл хөтлөх журмыг ноцтой зөрчсөн гэж анхан шатны баримт бичиг, нэхэмжлэх, нягтлан бодох бүртгэл, татварын нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл байхгүй байна. Хэрэв эдгээр үйлдлийг нэг татварын хугацаанд хийсэн бол 10,000 рубль, хэрэв нэгээс илүү татварын хугацаанд үйлдсэн бол 30,000 рублийн торгууль ногдуулна. Үүнтэй ижил үйлдэл нь татварын баазыг дутуу үнэлсэн бол төлөгдөөгүй татварын дүнгийн 20% -ийн торгууль ногдуулах боловч 40,000 рубльээс багагүй байна.

Албан тушаалын баримт, тамга, лацыг хулгайн болон бусад хувийн ашиг сонирхлын үүднээс хулгайлсан, устгасан, гэмтсэн эсвэл нуун дарагдуулсан тохиолдолд Урлагийн 1-р зүйлийн дагуу эрүүгийн хариуцлага хүлээлгэж болно. Эрүүгийн хуулийн 325 - 200,000 рубль хүртэлх торгууль. эсхүл 18 сар хүртэл хугацаагаар ажилласан цалингийн (бусад орлого), 480 цаг хүртэлх албадан ажил хийлгэх, эсвэл 2 жил хүртэл хугацаагаар баривчлах ажил, эсвэл нэг жил хүртэл албадан ажил хийлгэх, эсвэл 4 сар хүртэл баривчлах. эсвэл нэг жил хүртэл хугацаагаар хорих.