Указания за инвентаризация на стоки и материали. Инвентаризация на инвентара: какво е това, методи и процедура

За да започнете без страх да извършвате инвентаризация на материални активи (MV), трябва да представите нейното изпълнение като необходим инструмент за всяка стопанска дейност. Изискванията към процеса на извършване на инвентаризация на запасите са регламентирани от множество инструкции, които всеки складов работник и материален счетоводител е длъжен да знае.

Концепцията и характеристиките на провеждане на инвентаризация на инвентарни позиции

Инвентаризацията на материалните запаси (TMV) се разбира като процедура за сравняване на имуществото на дружеството с показанията на счетоводната документация. Освен това инвентарът на компанията в този момент може да бъде поставен в офиса, складовете, да участва в производствените процеси и да се продава на етажите на магазините.

Според условията на местоположение, собствеността на компанията може да бъде разделена на следните категории:

• разположени в складови сгради за различни цели: суровини, горива и смазочни материали (ГСМ), части и инструменти, храни, стоки;
• участие в стопански и производствени дейности: в работилници, строителни обекти и други съоръжения;
• изложени в търговски обекти или шоуруми.

Има планови и извънпланови инвентаризационни проверки на ITC.

Можете да прочетете повече за процедурата за извършване на инвентаризация на дълготрайни активи на нашия уебсайт на линка:

Кога трябва да се извърши планирана инвентаризация?

Извършват се планови проверки през определени интервали. Цикличността на инвентаризацията се предписва със заповед на ръководителя на компанията. В по-голямата си част дейностите се извършват по годишен, тримесечен и месечен график.

Почти винаги в края на годината се извършва инвентаризация, тъй като нейното изпълнение в края на четвъртото тримесечие е задължителна дейност (Федерален закон № 402 „За счетоводството“). Въз основа на резултатите от този одит, инвентарните позиции се сравняват с годишните финансови отчети.

Бележка за организиране на непланирана проверка на инвентара и инвентара

Непланирани инвентаризации се извършват:

• при продажба и лизинг;
• когато ИТК се прехвърлят за отговорно съхранение на нов изпълнител;
• при кражба на имущество;
• ако има съмнение за умишлена повреда на ITC;
• след пожари, наводнения и други природни бедствия, както и след аварии и техногенни бедствия;
• при закриване на фирма;
• при прехвърляне на предприятието на друг собственик.

Тотални и случайни проверки в предприятието

В зависимост от обхвата на инвентаризацията бива пълна и частична.

По време на пълен одит се извършва глобално съпоставяне на цялото имущество на компанията на датата, посочена в поръчката. Обикновено това се прави преди изготвянето на годишния финансов отчет, както и при радикална реорганизация на фирмата или нейната ликвидация.

Частична проверка се извършва на отделни обекти, които обикновено се избират от ръководството на фирмата. Такава инвентаризация обикновено се извършва поради назначаването на ново материално отговорно лице за отделен склад, магазин или строителна площадка. Понякога се извършва след установяване на липси или случаи на кражба.

Формуляри за опис

В допълнение към проверките, изброени по-горе, се прави разлика между физическа и документална инвентаризация.

Естествената проверка се състои от директно преизчисляване, изчисляване на обемите и определяне на теглото на МТС.

Документален - ограничава се до проучване на документация, потвърждаваща съществуването на съществуваща собственост.

Подготовка

Подготовката за одит на инвентара започва с публикуването на заповедта на управителя за необходимостта от нейното изпълнение.

Съгласно постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация № 88 от 18 август 1998 г. този документ се съставя на унифициран формуляр INV-22.

Как трябва да се издаде заповед за опис?

Решението на ръководството за преизчисляването на имуществото се взема от управителя. Тя трябва да бъде формализирана със заповед за извършване на инвентаризация на ITC, пример за която е даден по-долу.

Документът се подписва от ръководителя на предприятието. Изходният номер и датата на регистрация на документа се записват в специален дневник за поръчки за опис. Това списание е унифицирано съгласно инструкциите на Държавния комитет по статистика под формата на формуляр INV-23.

Процедурата за извършване на проверки в LLC или CJSC

Основните разпоредби, определящи правилата за извършване на инвентаризация, са два нормативни документа.

1. Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 29 юли 1998 г. N 34n (с измененията на 24 декември 2010 г.) „За одобряване на Правилника за счетоводство и финансова отчетност в Руската федерация“ (регистриран в Министерството на правосъдието на Руската федерация от 27 август 1998 г. N 1598).
2. Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 13 юни 1995 г. N 49 (с измененията от 8 ноември 2010 г.) „За одобряване на Методическите указания за инвентаризация на имуществото“.

В тези заповеди не е посочен минималният и максимален брой членове на инвентаризационната комисия, но се определя кои специалисти са длъжни да участват в нея.

Персоналният списък на членовете на комисията се определя от ръководителя. В този списък трябва да има счетоводител, юрист, стоков експерт или технолог, тоест най-малко трима души.

При извършване на опис по искане на органите на реда се допуска присъствието на техни представители. Те обаче не са включени в състава на комисията. При извършване на инвентаризация обикновено в комисията се включва специалист от одиторската организация.

Допустимо ли е в проверката да участват материално отговорни лица?

Включването на материално отговорно лице (МРП) в списъка на екипа за инвентаризация не е изрично предвидено в инструкциите. В същото време присъствието му е задължително на етапа на директно преизчисляване на имуществото.

Финансово отговорното лице, което е задържано по време на инвентаризацията, трябва да бъде доведено до мястото на проверката от служители на реда, в противен случай инвентаризацията няма да има правна сила. Същото важи и за членовете на комисията. Ако някой от тях липсва в обекта за инвентаризация, резултатите от проверката ще се считат за невалидни.

Извършване на инвентаризация на ITC

Инвентаризацията на стоките и материалите се извършва чрез директно преизчисляване, както и измерване на обема и теглото на стоките и материалите в пунктовете за съхранение. Основната процедура по инвентаризация е да се сравни действителното имущество със счетоводните данни.

Как да организираме процеса на отчитане на собствеността

Категорично е забранено преизчисляването на материално-технически активи по фактури и фактури, тъй като тогава не можете да видите и записвате имущество, което не е включено в тях, материално-технически стоки с така наречения нулев баланс. Необходимо е да се преизчислят материално-техническите стойности според местоположението им. Тази техника ни позволява напълно да елиминираме пропускането на материали, които не са взети предвид в счетоводната документация.

Коректен анализ на стоки и наличности

Процедурата за преизчисляване на имота зависи от вида на ITC. Най-лесният начин е да преброите имотите индивидуално. При този подход се извършва селективно отваряне на оригиналната опаковка и се преброяват съдържащите се в нея артикули по опис във всяка отворена опаковка. Ако има несъответствие между опаковката по опис и факта, тогава всички опаковки се отварят и преброяват.

При проверка на MTC, представена от гранулирана маса и течности, е необходимо да се претеглят такива вещества. Ако е невъзможно да претеглите опаковката, измерете нейния обем и преизчислете крайната маса. В този случай се правят корекции за температурата на въздуха и се вземат предвид други характеристики на имота.

Описът на селскостопанските продукти има свои собствени нюанси. Тук обемът и теглото на съхраняваните в складовите помещения плодове и зеленчуци се изчисляват с помощта на изчислителни таблици, които преобразуват обема на отделните видове селскостопански продукти в килограми и тонове.

Организация на работата в склада по време на инвентаризация

По време на инвентаризацията се спира продажбата, покупката и прехвърлянето чрез пълномощник на преброените ИТК. През това време се забранява регистрацията и издаването на каквато и да е приходно-разходна счетоводна документация. А също и по време на периода на проверка присъствието на неупълномощени лица и особено движението им до входа и изхода е строго забранено.

Инструктаж на персонала

За да се предотврати възникването на конфликтни ситуации по време на проверката, заповедта за инвентаризация на ITC трябва да включва вписване, забраняващо съхраняването на лични вещи в складове, местонахождение на стоки и друго имущество.

При принудително спиране на инвентара за обедна почивка, както и след края на работния ден помещението се заключва и запечатва. Ключът се предава на материално отговорното лице, а описът се поставя в каса, която се запечатва от председателя на комисията. Такива предпазни мерки предотвратяват влизането на всеки в помещенията без знанието на всички заинтересовани страни.

Инвентаризация на задбалансови сметки

Често счетоводителите се интересуват дали е необходимо да се проверява по време на инвентаризацията на имуществото и инвестициите в активи, носещи доход, изброени в задбалансови сметки. Отговорът, разбира се, е положителен: по време на одита инвентарните позиции, изброени в баланса, трябва да бъдат оценени по балансовата им стойност. Установените излишъци трябва да бъдат капитализирани по предписания начин; финансово отговорните лица трябва да съставят обяснителни бележки относно откритите липси.

По време на проверката на задбалансово имущество се съставят отделни инвентаризационни списъци и отчети за съответствие (т. 2.11 и 4.1 от Методическите указания за инвентаризация).

http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/predusmotreno_li_dlya_zabalansovyh_schetov_provedenie_inventarizacii/

Резултатите от физическото преброяване незабавно се въвеждат в инвентарния списък с помощта на формуляра INV-3.

Обикновено този инвентар се представя в два екземпляра: за финансово отговорното лице и за счетоводния отдел. Допълнително копие се предоставя на правоприлагащите органи при поискване от тяхна страна.

Нюанси на попълване на формуляра за инвентаризация на ITC

Инвентаризацията, в зависимост от обекта на проверка, се извършва по различни типови формуляри. Така за дълготрайни активи се използва формуляр INV-1, а за нематериални активи - формуляр INV-1.

За да се вземе предвид ITC, инвентаризацията се извършва съгласно формуляра INV-3.

Как да попълните документ за опис

Съставянето на протокол за инвентаризация, въпреки привидната му простота, има своите трудности. Един от нюансите е сумирането на сумите за всички колони, което води до добавяне на метри, копия, центнери и литри. Разбира се, такава аритметика няма физически смисъл, но затруднява фалшифицирането на подписите на лицата, потвърждаващи описа.

В долната част на този документ, освен подписа, има още един запис от МОЛ, че той е присъствал на описа и няма претенции за неговата автентичност.

Когато финансово отговорно лице се промени, в долната част на инвентара се поставя разписка, посочваща приемането на материални и технически активи под негова отговорност.

Как се попълва опис на приетите за отговорно съхранение стоки и материали

Понякога, в допълнение към формуляра INV-3, той се съставя съгласно формуляра INV-5. В него е посочено имущество, прието за съхранение от друго предприятие.

По време на отговорното съхранение проверката се извършва по същия начин като стандартната инвентаризация. Разликата е, че собственикът на склада и собственикът на инвентара се договарят предварително за времето на планираните проверки. Ръководството на дружеството, на което са предадени за съхранение инвентара, е длъжно да организира условията за извършване на инвентаризацията. Изявлението във формуляра INV-5 се съставя по същия начин като формуляра INV-3 в 2-3 екземпляра. Позицията на финансово отговорно лице тук се заема от служител на дружеството попечител.

Как да направите инвентаризация на изпратените стоки

При извършване на опис на изпратени стоки и материали, срокът за плащане на които все още не е изтекъл или срокът е изтекъл, но имуществото все още остава незаплатено, се използва формуляр INV-4. Компилира се почти по същия начин като INV-4. Единствената разлика е, че купувачът е посочен в колона "Забележка" за всеки артикул.

Във формуляра INV-4 на страница 1 е посочена основна информация за организацията и са изброени областите на одита.

Как да оценим резултатите

Обработката на резултатите от инвентаризацията включва сравняване на инвентарния списък със счетоводните данни. На този етап се записват разликите между счетоводните и изчислените инвентарни салда. Ръководството на предприятието и комисията по инвентаризация извършват задълбочен анализ на резултатите от инвентаризацията и установяват причините за възникването на несъответствия. При необходимост се повдигат описи от предходната проверка и се проследява движението на стоките и материалите през времето, изминало между последните инвентаризации.

Как трябва да се състави изявление за съвпадение?

Откритите разлики се отразяват във формуляра INV-19, включен в списъка на основните документи за инвентаризация като сравнителен лист на резултатите от инвентаризацията на стокови и материални активи.

Обработка на резултатите от инвентаризацията Регистрация на резултатите от инвентаризацията: попълване на формуляра INV-19 Регистрация на резултатите от инвентаризацията: записване на резултатите

Правила за документално обобщаване

Периодът на обобщаване започва със заповед за одобряване на получените резултати. Пример за съответна поръчка е даден по-долу.

Едновременно с поръчката резултатите от инвентаризацията се финализират чрез формуляра INV-26.

Как да се отразят фактите за излишъци, липси и повторно сортиране на ценности

Стойностите за излишък и недостиг на ITC се въвеждат във формуляра INV-26. Повреденото имущество също е посочено тук, като се разпределят средствата, отписани като естествена загуба, както и суми, които трябва да бъдат компенсирани. Освен това балансът от неправилно класифициране се преизчислява.

Примерна декларация INV-26

Документът е подпечатан с подписите на главния счетоводител и ръководителя на предприятието. Изпълнението на поръчката и протоколът за резултатите показват документирано завършване на проверката на инвентара.

Отразяване на липси в счетоводството

Недостатъците, открити при проверката, са разделени на три категории.

1. Естествени загуби и щети на имущество.
2. Небрежна поддръжка и кражба от установени лица.
3. Повреди и кражби на имущество, за които не са установени извършителите. Тази категория включва случаи, при които съдът не намери убедителни доказателства за участието на конкретни граждани в повредата и кражбата на ITC.

Отписване на липси като част от естествената загуба

Отписването на недостига в първия вариант се извършва на стандартни търговски формуляри TORG-6, 15, 16, 20. В TORG-6 отписването се извършва поради завесата на контейнерите, в TORG-15 - напишете -отписване поради повреда, счупване, повреда, в TORG-16 - отписване в общи линии, в TORG-20 - отписване поради работа на непълно работно време, подсортиране и преопаковане. Отписването на ITC се извършва в съответствие с нормите за естествена загуба, които се установяват със заповеди на ресорните министерства.

Документиране на недостига на извършители

Ако определено лице бъде признато за виновно, то липсата се покрива за негова сметка. В този случай размерът на щетите се взема по покупни цени, а пропуснатите ползи не се вземат предвид. За да отпише недостига, виновният служител пише изявление, в което посочва причините за недостига. Решението за възстановяване на средства се формализира с подходяща заповед. В бъдеще, ако се стигне до съд, тази заповед ще се изисква там.

Какво да направите, ако извършителите не могат да бъдат изправени пред съда

Когато виновникът не е финансово отговорно лице, ще бъде много проблематично да го принудите да плати липсата. Затова най-често недостигът се отписва като разход.

Счетоводни записвания

Резултатите от инвентаризацията в счетоводството се изготвят въз основа на разпоредбите, установени от „Закона за счетоводството“ (клауза 5, член 8 и член 12).

Член 12 идентифицира следните категории сметки, които отразяват разликата между действителната наличност на ITC и данните, посочени в счетоводните фактури:

• излишъкът от ITC се отчита и стойността им се добавя към финансовите резултати на предприятието;
• недостигът на материали и оборудване, както и щетите им поради естествени причини, считани за естествени загуби, се включват в производствените разходи;
• липсите на стоки и съоръжения и щетите по тях, причинени от небрежно боравене или кражба, се покриват от извършителите. Ако извършителите не бъдат идентифицирани (включително въз основа на съдебно решение), тогава всички загуби се отписват към финансовите резултати на предприятието.

Капитализация на излишъка

От счетоводна гледна точка излишъкът се включва в други приходи. В счетоводните записи те се отразяват в кредитна сметка 91, подсметка 1.

Отписване на износени и неликвидни материални запаси

Преди да се определи източникът на тяхното покритие, всички суми на липсата се отразяват в сметка 94. Разходите от липси, загуби и щети на имущество, когато няма виновник или е невъзможно да се установи, се дебитират на сметка 91, подсметка 1.

Таблица: публикации за одобрение на резултатите

Указания за облагане на установените излишъци и липси на стоки и материали

В данъчното счетоводство излишъците, открити в резултат на инвентаризацията, се включват в неоперативните приходи (клауза 20, член 250 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Сумите на загубите от липси, при липса на виновни лица, в данъчното счетоводство се отнасят до неоперативни разходи (клауза 5, клауза 2, член 265 от Данъчния кодекс).

Прекласифициране на стоки и контейнери

При прекласифицирането на стоки счетоводните записи придобиват по-сложна конфигурация. Факт е, че в този случай има дефицит на един продукт и излишък на друг продукт. Например 500 кг първокласно брашно се смяташе за второкласно зърно. Тогава при инвентаризацията ще се установи липса на 500 кг зърнени храни първи клас и излишък от същото количество брашно втори клас.

Трябва да се отбележи, че съгласно разпоредбите на „Методическите указания за инвентаризация на имуществото и финансовите задължения“ (Заповед на Министерството на финансите от 13 юни 1995 г. № 49 (клауза 5.3), прекласифицирането настъпва, ако:

• в същия ревизионен период са установени излишъци и липси на стоки;
• един човек е отговорен за това;
• са констатирани излишъци и липси за стоки със същото наименование и в еднакви количества.

След това, ако случаят със зърнени култури бъде признат за неправилно класифициран, тогава се извършва следната верига от транзакции:

• дебит 94 - кредит 41 отразява недостига на първокласни зърнени култури;
• дебит 41 - кредит 94 отразява излишъка от зърнени храни от втори клас;
• дебит 41 (подсметка „зърнени култури от първи клас“) - кредит 41 (подсметка „зърнени храни от втори клас“) - отразява компенсацията за недостиг на зърнени храни от първи клас с излишък от зърнени култури от втори клас.

В резултат на това в склада няма да има достатъчно количество първокласно брашно, изчислено в резултат на осчетоводяванията. Тъй като само финансово отговорното лице е виновно за неправилното класиране, то ще има право на обезщетение за недостига.

Инвентаризацията на инвентарните позиции се извършва в съответствие със заповедта на Министерството на финансите на Руската федерация от 13 юни 1995 г. N 49, която одобрява насоките за инвентаризация. Инвентаризацията се извършва от специална комисия в присъствието на материално отговорни лица.

От тази статия ще научите:

• Колко често се провежда? опис на стоково-материални запаси(складова наличност)
• Как се съставят резултатите от инвентаризацията?
• Как процедурата се отразява в счетоводството

Какъв регулаторен акт регулира процедурата за инвентаризация?

Как да извършите инвентаризация и как правилно да документирате резултатите от нея е описано в Методическите указания за инвентаризация на имуществото и финансовите задължения, одобрени със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 юни 1995 г. № 49.

Стандартните форми на документи, които се съставят във връзка с инвентаризацията, са дадени в Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия от 18 август 1998 г. № 88.

Инвентаризация на инвентара: колко често да се извършва?

По ваше желание (решение на ръководителя на организацията) опис на стоково-материални ценностиможе да се извършва по всяко време и толкова пъти, колкото е необходимо. Процедурата трябва да е регламентирана в счетоводната политика на фирмата.

Задължителните случаи са изброени в параграф 27 от Правилника за счетоводство и отчитане, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. № 34n. Сред тях по-специално са следните ситуации:

• изготвяне на годишни финансови отчети;
• промяна на финансово отговорни служители (например касиер или складодържател);
• прехвърляне на имот под наем;
• идентифицирани кражби, злоупотреби или щети на имущество;
• природни бедствия, пожари или други извънредни ситуации, причинени от екстремни условия;
• реорганизация или ликвидация на организация.

I етап - подготовка

В самото начало трябва да подготвите заповед за извършване на инвентаризация (по-специално да одобрите датата на инвентаризацията и списъка на обектите, които ще бъдат инспектирани). Не забравяйте да регистрирате поръчката в дневника за регистриране и наблюдение на изпълнението на поръчките за инвентаризация. Използвайте нашия пример като справка.

Заповед за извършване на инвентаризация на стоково-материални ценности. проба.

И създайте комисия за инвентаризация. Неговият състав - най-малко двама души - също трябва да бъде одобрен със заповед на ръководителя на организацията. Комисията може да включва административен и управленски персонал, както и специалисти от други служби и отдели на организацията. Материално отговорни служители не могат да бъдат членове на такава комисия.

След това съберете подписи от финансово отговорни служители, че в началото на процедурата са предали всички първични счетоводни документи за инвентарни позиции в счетоводния отдел или комисията по инвентаризация. А също и във факта, че всички входящи ценности се капитализират, а тези, които се изхвърлят, се отписват. За такива подписи е предвиден специален раздел в описния списък (акт). Съставянето на този документ в пълен обем е задача на следващия, втори, етап от описа, за който ще говорим по-късно.

Етап II - директна проверка на стойностите и съставяне на описи

При инвентар инвентарнеобходимо е да се преизчисли, претегли или преизмери. Проверката обикновено се извършва чрез непрекъснат метод. Тоест преизчисляват абсолютно всички стойности. Фактическата наличност на имуществото се проверява със задължителното участие на финансово отговорни лица.

Извършете инвентаризацията в реда, в който са разположени инвентарните предмети в стаята. Ценностите, определени за едно материално отговорно лице, могат да се съхраняват в различни помещения. В този случай извършете инвентаризацията последователно в местата за съхранение.

След проверка на ценности в една стая нямате право да влизате в нея. Помещенията, в които вече е извършена инвентаризация, трябва да бъдат затворени (запечатани) до приключване на инвентаризацията. При извършване на инвентаризация за дълго време освобождаването на инвентарни позиции е разрешено само с писмено разрешение на управителя и главния счетоводител. Освобождаването на стоки и материали трябва да се извърши от финансово отговорното лице в присъствието на членове на инвентаризационната комисия. Приемането на инвентарните артикули по време на инвентаризацията трябва да се извършва и в присъствието на членове на инвентаризационната комисия.

Ако стоките са напуснали организацията, но продължават да се записват в счетоводните сметки (например собствеността върху стоките преминава след плащане), инвентаризирайте ги отделно. Извършете инвентаризацията въз основа на документи, потвърждаващи доставката на стоки (например фактури). Ако организацията има приети за съхранение стоки и материали, проверете документите, въз основа на които те са в склада.

Инвентаризационни инвентарни и битови пособия, издадени за ползване по местонахождение и материално отговорни лица.

В описа се вписват данни за действителното имущество. Изработени са в два екземпляра. Отделни описи се съставят за вещите, наети на пазене, наети или получени за преработка.

Инвентарните записи могат да се попълват ръчно или с помощта на компютър. Във всеки случай те трябва да бъдат попълнени ясно и ясно, без петна или изтривания.

По време на инвентаризацията финансово отговорните лица могат да открият грешки в инвентарните записи. В този случай те трябва незабавно (преди отваряне на склада, склада, секцията и др.) да докладват за това на председателя на инвентаризационната комисия. И комисията трябва да провери този факт и, ако се потвърди, да коригира установените грешки. Корекциите се извършват в съответствие с правилата за счетоводство: неправилният запис се зачертава, а правилният се записва над него. Корекциите трябва да бъдат съгласувани и подписани от всички членове на инвентаризационната комисия и материално отговорни лица. Празните редове са задраскани.

Наименованията на имуществото и отделните обекти се посочват в описите съгласно приетата от организацията номенклатура. Количеството на тези стойности се определя в установени мерни единици. В описа се вписват материални запаси за всеки отделен артикул, като се посочват вид, група, количество и други необходими данни (артикулен номер, клас и др.).

Ако описът или актът са съставени на няколко страници, те трябва да бъдат номерирани и закрепени по такъв начин, че да се изключи възможността за замяна на една или повече от тях.

В края на всяка страница от описа трябва да посочите с думи броя на серийните номера на материалните активи на страницата и общата сума на количеството в физическо изражение, записано на тази страница, независимо от мерните единици (бройки, килограми, метри и др.) са показани материални активи. Такъв запис изключва възможността за извършване на неразрешени промени в съставения документ след подписването му от членове на комисията по инвентаризация и финансово отговорни лица.

На последната страница на описа трябва да има бележка за проверка на цените, облагане и изчисляване на общите суми, подписана от лицата, извършили тази проверка. След това се полагат подписите на всички членове на инвентаризационната комисия и финансово отговорните лица. Освен това в края на инвентаризацията финансово отговорните лица издават разписка, потвърждаваща проверката на имота от комисията в тяхно присъствие. Също така в разписката се прави забележка, че няма претенции към членовете на комисията.

Попълненият инвентарен списък се предава в счетоводството.

Етап III - съгласуване на инвентарните записи със счетоводните данни и установяване на несъответствия

След като получи инвентара, счетоводителят трябва да провери верността на изчисленията, дадени в него. И проверка на действителните салда на материалните активи със счетоводни данни. При установяване на несъответствия - излишъци или липси - се съставят сравнителни листове.

Отчетът за съответствие трябва да бъде изготвен в два екземпляра: първият се съхранява в счетоводния отдел, вторият се прехвърля на финансово отговорното лице.

Установените размери на липси в съпоставителните отчети са посочени в съответствие със стойността, посочена в първичните счетоводни документи. Излишъците се оценяват по пазарна стойност.

За стойности, които не принадлежат на организацията, но са изброени в счетоводните записи (например тези, които са на попечителство или наети), се съставят отделни отчети за съвпадение.

След това всички материали се предават на инвентаризационната комисия, която анализира резултатите и установява причините за липси или излишъци и взема решения въз основа на резултатите. Заседанието на комисията се протоколира

Въз основа на протокола, извлечение от записи на резултатите, идентифицирани по време на опис на стоково-материални ценности.

Окончателното решение за установените излишъци и липси се взема от ръководителя на предприятието и го формализира под формата на заповед (инструкция), която одобрява резултатите от инвентаризацията.

IV етап - отразяване на резултатите от инвентаризацията в счетоводството

Счетоводните данни трябва да бъдат приведени в съответствие с действителните данни. За да направите това, трябва да капитализирате откритите излишъци или да отпишете липсите.

Излишъкът идва по пазарни цени, както следва:

ДЕБИТ 41 (10, 43) КРЕДИТ 91 подсметка „Други приходи“

Излишните инвентарни позиции бяха капитализирани.

Липсите се отписват по счетоводни цени, като се използва сметка 94 „Липси и загуби от щети на ценности“:

ДЕБИТ 94 КРЕДИТ 41 (10, 43)

1) за разходи (в рамките на установените норми на естествена загуба):

ДЕБИТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 94

Отписването на недостига се отразява в границите на нормите за естествени загуби.

Дебитната сметка в този случай се избира в зависимост от това къде точно е установена липсата - основно или спомагателно производство, търговски склад и др.;

2) за виновните лица:

ДЕБИТ 73 подсметка „Изчисления за обезщетение за материални щети” КРЕДИТ 94

Отразено е отписването на липсата за сметка на виновното лице.

В бъдеще сумата на недостига ще бъде удържана от дължимите плащания на виновното лице;

3) относно финансовите резултати:

ДЕБИТ 91 подсметка “Други разходи” КРЕДИТ 94

Отразено е отписването на липси над нормите за естествена загуба.

Моля, обърнете внимание: този метод се използва, ако има недостиг над нормите за естествена загуба и виновникът не може да бъде определен или отсъства.

Инвентаризацията е сравнение на действителното състояние на имуществото на организацията с това, което е посочено в „документите“. Този метод помага да се контролира работата на персонала и безопасността на материалните активи.

Целите на инвентаризацията са различни. Пред вас са три бизнеса и три различни цели за складови наличности.

Случай 1.В магазин за стоки за дома са установени случаи на кражби сред персонала (неразплатени покупки на каса и кражба на стоки). Извънпланово се извършва инвентаризация на каса и склад, за да се установи какви са щетите по магазина.

Случай 2.Магазин за хранителни стоки с голям брой продуктови единици (повече от 1000 SKU). Необходима е инвентаризация на магазина веднъж седмично, за да се идентифицират несъответствия със счетоводните таблици, да се идентифицират продукти с изтичащ срок на годност, да се разработят промоции за спешна продажба и за други цели.

Случай 3.Опис на фирма, постановен от съда по несъстоятелността. Необходима процедура при фалит за идентифициране на активи, които могат да бъдат продадени за покриване на дълговете на даден бизнес.

Като цяло целите на инвентаризацията могат да бъдат различни:

• идентифициране на кражби на клиенти и персонал;
• определи какво имущество притежава дружеството (важно за кредиторите или преди годишния отчет, ако има такъв);
• следете развалянето на стоките в магазина и степента на разклащане и свиване, за да вземете мерки и да планирате бъдещето.

Инвентаризацията на магазина може да бъде планирана след неочаквана авария: пожар, наводнение или след авария в комунални услуги. Например, ако се спука отоплителна тръба в магазин, в резултат на което част от храната се разваля.

Видове инвентаризация

Трите описани по-горе случая показват, че инвентаризацията може да бъде:

• планирано;
• непланирано.

В зависимост от целта на планираната проверка служителите могат да бъдат информирани предварително за предстоящото събитие или да скрият този факт. В последния случай ще можете да разберете колко добре работят служителите и дали крадат.

Повече информация за провеждане на непланирана инвентаризация

Смята се, че приемливият процент на забавяне, свиване и разклащане е 2-3%. Ако вашият инвентар доведе до 5-6%, тогава фактите за кражба са очевидни.

важно!Ако един служител краде в магазин и като наказание удържате процент от загубата на всички служители от техните заплати, тогава кражбата все още е печеливша. В крайна сметка служител, който краде, компенсира само част от загубите. Останалите откраднати вещи се заплащат от останалата част от екипа. Затова крадецът трябва да бъде разкрит и уволнен.

Има и други видове инвентар:

• твърд;
• селективен
• мишена.

Извършва се пълно съпоставяне на активите на компанията:

• ако това се изисква по нареждане на кредитори, одитори, данъчни власти и др.;
• ако компанията е малка и организирането на това събитие не е трудно.

Селективната инвентаризация е вид одит, популярен в големите магазини за хранителни стоки.

Целева инвентаризация - съгласуване на количеството продукти за една или две продуктови единици. Например, ако след приемане се разкрие двойна фактура.

В супермаркетите не е възможно да спрете магазина за цял ден, за да преброите броя на продуктите на рафтовете. Следователно магазинът е разделен на зони (например хранителни стоки и консерви, бонбони и бисквитки) и първо се отчита броят на конкретните стоки в склада, а след затваряне на магазина - в търговската зона.

Можете лесно да извършите инвентаризация с помощта на програмата за инвентаризация от Business.Ru. Той поддържа всички складови операции, позволява ви да изчислявате рентабилността на продукта и да правите покупки въз основа на анализ на продажбите.

Други видове инвентар:

• по решение на собственика (собственика на фирмата);
• задължителна инвентаризация.

По закон се изисква проверка при необходимост от прехвърляне на имота под наем или продажба, както и:

• преди смяна на служителя, който носи финансова отговорност;
• при установяване на факти за кражба или масова щета;
• след извънредна ситуация или загуба на имущество поради бедствие;
• преди изготвяне на отчет в счетоводния отдел.

Ред и срокове

Официалният документ, който регламентира организацията на този одит, се счита за Заповед на Министерството на финансите от 13 юни 1995 г. № 49 (с измененията на 8 ноември 2010 г.) „За одобряване на Методическите указания за инвентаризация на имуществото и Финансови пасиви.“ Той предписва основните стъпки на инвентаризацията.

Друг документ, член 11 402-FZ (изменен с Федералния закон от 22 ноември 2018 г. „За счетоводството...“) гласи, че „процедурата и времето на инвентаризацията се определят от ръководителя“ на компанията или физическото лице самият предприемач.

Изключение правят събития, когато Федералният закон изисква задължителна инвентаризация.

Така според закона за счетоводството е необходимо да се направи годишно равнение на активите и пасивите от 1 октомври до края на отчетната година.

Използването на програмата за инвентаризация от Business.Ru опростява инвентаризацията. Програмата поддържа всички складови операции: инвентаризация, капитализация, отписване, движение и комисиониране.

Всъщност обаче инвентаризацията се извършва в магазина по-често, тъй като е инструмент за наблюдение на служителите.

Процедура по инвентаризация

Традиционно има четири етапа на инвентаризация.

Етап 1. Подготвителен период.

Необходимо е да се напише поръчка (INV-22), която да отразява:

• Трите имена на членовете на комисията;
• крайни срокове;
• вид инвентар.

Обикновено комисията включва 2-3 души (поне двама!).

Формулярът за поръчка INV-22 е одобрен още през 1998 г., но именно той се използва при поръчване на проверка, тъй като формулярът е универсален.

Заповедта се изготвя или от главния счетоводител на дружеството, или от всяко лице, отговорно за счетоводството, или от самия индивидуален предприемач.

Повече информация за правата и задълженията на материално отговорното лице

Етап 2. Същността на този етап на инвентаризация на магазин или склад е процесът на помирение, преброяване на количеството имущество и правене на бележки в специални описи.

Препоръчваме да включите трима служители в екипи за инвентаризация. Първият член на групата ще направи броенето. Второто е да проверите повторно количеството; въведете количеството в инвентара. Третият член на групата сверява данните от инвентаризацията с това, което е в програмата за инвентаризация.

Описът се съставя въз основа на формуляр INV-3. Ако описът е необходим за контролните органи, тогава декларацията за съответствие се формира съгласно формуляра INV-19. В противен случай можете да се справите с безплатна форма.

Ако делът на стоките, притежавани от компанията, се съхранява в складовете на други компании, тогава това трябва да бъде отразено във формуляра INV-5.

Ако някои от продуктите са в транзит и не са доставени в склада, тогава това трябва да бъде отразено във формуляра INV-6.

Етап 3- време за анализ. Ако се установят несъответствия в описите, тогава е необходимо да се направят сравнителни листове, за да се разбере къде има грешки. Напомняме, че стабилният процент на несъответствие е 2%.

Актът за повреда или унищожаване на стоки се съставя във формуляра TORG-15.

На третия етап се формира акт за отписване на продукт във формуляра TORG-16.

Прочетете повече за правилата за отписване на стоки след инвентаризация

Етап 4- изготвят се резултатите от одита (ИНВ-26). Документът се попълва изцяло: отразяват се излишък, повреда и неправилно класифициране. Посочва се сумата, за която е загубена стоката (имота).

Ако се установят виновни за неправилно съхранение на стоки или имущество, се изписва отделна заповед за наказване на такива работници.

Как да ускорите инвентаризацията

Процесът на инвентаризация в магазин е опростен с помощта на инструменти за автоматизация:

• програми за стоково счетоводство;
• специално оборудване.

И така, с програмата за счетоводно отчитане на запасите от Business.Ru инвентаризацията се извършва по-лесно - отпечатват се таблици с баланси и таблиците се проверяват с действителни данни. INV-3 може да се попълни и директно в програмата и след това да се разпечата документа за счетоводител.

важно!Ако има офлайн скенер за запис на баркодове и проверка на цените (терминал за събиране на данни), процесът на инвентаризация ще бъде по-бърз, тъй като можете да въведете данни в INV-3 с помощта на технически средства.

Какви факти показват фалшификация на резултатите?

Ако група действа в тайно споразумение с финансово отговорно лице, тогава резултатите от инвентаризацията може да се окажат неправдоподобни.

Струва си да се обърне внимание, ако:

• резултатите се оказаха твърде „красиви“ (например, изобщо няма несъответствия);
• няма несъответствия в групите, където преди това е имало много кражби;
• големи разлики в резултатите от контрола и основното счетоводство.

Правила за инвентаризация

Нека опишем някои правила за по-ефективна инвентаризация в складове и магазини.

Правило 1.Работниците не трябва да знаят за планове за инвентаризация; те са предупредени за това един ден предварително. В същото време хората, участващи в нея, не изпълняват задълженията си по обслужване на клиенти или приемане на стоки по време на тази процедура. Ако персоналът е извикан в почивен ден, тогава заплатата се изплаща в двоен размер.

Правило 2.Движението на продуктите спира: отделът със стоки от клиенти е затворен, изпращането (ако говорим за база за търговия на едро) и приемането на стоки от доставчици спира.

Правило 3.Необходимо е да се изчисляват баланси, а не да се записват показатели от думите на финансово отговорни служители.

Правило 4.Преди проверка е необходимо да се получат отчети за движението на стоките с разписки от отговорните за това.

Правило 5.Трябва да се състави опис и акт.

Процедурите за проверка в склада, в магазина и на касата са различни. Нека разгледаме подробностите в детайли.

Причини за складова инвентаризация:

• съмнение за кражба;
• освобождаване от длъжност на материално отговорното лице;
• редовна проверка на качеството на работа на складодържателите (при изпращане или получаване на стоки могат да се допуснат грешки както в посока на неправилно класифициране, така и под формата на липси).

Повечето складове правят инвентаризация много по-често, отколкото се изисква от закона. Например веднъж месечно или веднъж на два месеца.

И ако складодържателите работят на смени (5 до 5 или 7 до 7), тогава преди началото на всяка смяна се очаква частична, селективна инвентаризация, за да се провери работата. В този случай обикновено се проверяват тези видове стоки, които са по-лесни за кражба.

Така че, в склад за електроника и домакински уреди, по време на непланирана инвентаризация, преди да предадете смяна, си струва да проверите малки стоки, а не перални машини и хладилници.

За членове на комисията не могат да бъдат назначавани служители, които са материално отговорни. Но тези хора са длъжни да присъстват по време на проверката.

По време на одита има правила:

• Не можете да местите продукти между рафтове и клетки;
• Не е желателно да се приемат стоките в този момент, ако това не може да се избегне, се съставя опис (тип INV-3);
• При изпращане на продукти през периода на одита е необходимо да се получи съгласието на ръководителя на фирмата и счетоводителя и се генерират документи: INV-2 (брой стоки преди и след изпращане) и INV-4 (опис на пратката) .

Можете да попълвате формуляри автоматично в програмата Business.Ru.

Проверката в склад е опростена, ако работата се основава на принципа на сканиране на баркодове с терминал за събиране на данни. В този случай самата система за стоково отчитане ще изчисли количеството на стоките. Задачата на лицето е да сравни продуктовата карта с името на продукта на етикета.

Когато складът не е голям, можете да се ограничите до ръчно преброяване.

След това се формира изразът за съвпадение INV-19.

Има различни начини да се реагира на несъответствия между факти и цифри на хартия:

• съставете документ във формуляр TORG-16 (за отписване) и глобете всички служители на склада;
• преизчисляване на количеството стоки за онези артикули, при които има големи несъответствия;
• назначава нова комисия, която да прегледа изцяло резултатите.

Резултатите от процедурата се въвеждат във формуляр INV-26.

Прочетете повече за правилата за извършване на инвентаризация в склад

В магазина инвентаризацията се организира толкова често, колкото и в склада. Нека го разгледаме стъпка по стъпка.

Стъпка 1. Подготвителен период.

Управителят трябва да напише заповед за опис.

В магазин с ограничено работно време трябва да изберете време за презареждане. Обикновено инвентаризацията се извършва през нощта.

Прочетете повече за предимствата и особеностите на провеждането на нощна инвентаризация

Но какво да кажем за 24-часовите супермаркети? Одитът обикновено се извършва и през нощта или рано сутрин, когато натоварването на търговския обект от клиенти е минимално. Достъпът до рафта е блокиран, когато стоките на него се преброят.

Броят на установените липси се коригира спрямо броя на стоките, които могат да бъдат в кошниците на клиента (средната сума на продажбите на час се взема и се изважда от сумата на липси).

Стъпка 2. Преизчисляване и съгласуване.

В магазин стоките трябва да се преброят възможно най-бързо. Терминалите за събиране на данни помагат за това.

Има две технологии за акаунт в магазина:

1. Всеки рафт трябва да бъде проверен (сканиран) от двама души, т.е. Трябва да получите две твърдения, които след това се сравняват. По този начин ще предотвратите грешки, дължащи се на „човешкия фактор“. В крайна сметка вероятността за неправилно преброяване на една и съща стока е приблизително 1 на 1000.
2. Един служител ръчно преброява количеството стока, записва го на стикер и го залепва на рафта (кутия). Втори служител се разхожда с терминал за събиране на данни и сканира стоки. Ако има съвпадение, то поставя знак за него. Ако данните са различни, той ги преизчислява ръчно.

Изчисляването на претеглените стоки се извършва по следния начин: те се претеглят и след това количеството се въвежда в специален формуляр с вътрешен код.

Стъпка 3. Резултатиописите се вписват в съответния лист ИНВ-19. Съставят се актове за отписване.

Стъпка 4. Мерки въз основа на резултатите от одитав магазина:

• глоби на отговорни лица;
• назначаване на допълнителен (внезапен) одит;
• определяне на групи стоки, които трябва да се броят по-често.

Научете повече за това как да направите инвентаризация в магазин.

Процедурата за проверка на касовия апарат се регулира от Федералния закон „За счетоводството“ и заповедта на Министерството на финансите за инвентаризация. Основната цел е да се оцени работата на касата.

• определят колко правилно се извършват операциите на касата;
• разбират грешките в изчисленията;
• идентифициране на двойни фактури;
• контролира правилното формиране на парични документи;
• потвърди или отрече факта на кражба.

Инвентаризацията на паричните средства може да бъде планирана (в края на отчетния период) или непланирана. В първия случай чекът се записва в документи, до които касиерът има достъп. Непланираният одит трябва да започне без предупреждение за служителите. В противен случай истинските задачи няма да бъдат изпълнени.

Инвентаризацията на касата се извършва с участието на касиера, но той не участва в инвентаризационната комисия, която може да включва:

• администратор или управител;
• икономист;
• касиер счетоводител;
• специалист по сигурността и др.

Етап 1.Подготвителните мерки включват издаване на заповед. При инвентаризацията на паричните средства не се извършват касови операции.

Етап 2.Работа на комисията. Имуществено отговорните лица трябва да представят последните входящи и изходящи документи.

Комисионната брои всички пари в брой с помощта на машини за броене или ръчно. След това действителните резултати се сравняват с цифрите, посочени в документите. Резултатите се сверяват и с данните от касовия апарат.

Етап 3.Работа с резултати.

Всъщност след инвентаризация на касата могат да се появят следните резултати:

• числата съвпаднаха;
• има недостиг;
• има излишък.

Резултатите могат да бъдат въведени във формуляри INV-15 (парични) и INV-16 (BSO). От 2013 г. обаче тези формуляри не са задължителни.

Резултатите се формират в 2 екземпляра за стандартна инвентаризация и в 3 екземпляра, ако ревизията се извършва поради промяна на материално отговорния служител. В последния вариант трябва да дадете:

• един лист на лицето, което „предава” позицията;
• вторият - на лицето, което приема длъжността;
• третият - на счетоводителя на фирмата.

За отчитане можете да генерирате отчет за равнение на парични средства (формуляр KM-9).

Ако количеството пари в касата е по-малко, тогава ръководството трябва да реши дали да накаже касиера или не. Може би причините за липсата не се дължат на грешка на касата, тогава липсата се отписва за сметка на компанията.

Нарушение са и излишните пари в касата. Това трябва да се запише. Допълнителните пари трябва да бъдат изтеглени, отразени в акта и съставяне на обяснителна бележка.

Осчетоводяване на парични наличности

Моля, имайте предвид, че времето за инвентаризация на касата на магазина е по-често от стандартното. В големите магазини се провежда мини-одит след всяка смяна.

Програмата Business.Ru Retail ще ви помогне да контролирате действията на касата. Задайте забрана за продажби и теглене от касата „на минус“, въведете ограничения върху размера или процента на отстъпката и много други.

Често задавани въпроси относно склада и инвентара

1. Ако по време на инвентаризацията служител е допуснал грешка в инвентаризацията (написал 19 вместо 21), тогава необходимо ли е да пренаписвате инвентаризацията?

Не, ако има грешки в този документ, просто трябва да задраскате неправилния номер и да напишете правилния по-горе.

2. Изисква се инвентаризация на магазина, но има трима служители: счетоводител, продавач (и складодържател в едно лице) и самият индивидуален предприемач като директор. Ако назначим инвентаризационна комисия от счетоводител и продавач, законни ли ще са резултатите?

Продавачът в магазина е финансово отговорно лице, поради което не трябва да участва в комисията по инвентаризация. Самият индивидуален предприемач трябва да заеме неговото място. Сформирането на комисия от трима души е препоръчително, но не е задължително. Правилникът казва кой може и не трябва да бъде част от комисията, но няма правила за броя на хората.

3. По време на инвентаризацията на склада самият складодържател не присъства, не е уведомен (процедурата е извършена в почивния му ден). Откри се липса. Сега искат да го глобят в размер на недостига. Правилно ли е?

Проверка, когато в склада не е имало финансово отговорно лице, според закона за счетоводството, е некоректна. Резултатите от складовата инвентаризация могат да се считат за невалидни.

Ако складодържателят беше написал отказ за участие в одита (например по семейни причини), тогава резултатите можеха да бъдат приети.

4. Директорът на склад за електроника подаде оставка, но не беше извършена инвентаризация (изисквана от закона за счетоводството), преди той да напусне работата. Месец след уволнението в склада беше открит голям дефицит (липсваха три смартфона от кашоните). Има ли шанс бившият лидер да бъде наказан в съда?

При уволнение финансовата отговорност се премахва от човек, тоест не може да му наложи глоба. Въпреки това, ако има преки доказателства за кражбата (видеозапис) или свидетелски показания от служители, тогава, предвид големите щети, можете да се свържете с полицията.

Опис на инвентарни позиции – вътрешен одит на организацията. Честотата му се определя от собственика, но времето и действията на собственика въз основа на резултатите от проверката се определят от нормите на Правилника за счетоводство и отчитане. Съществуват обаче редица обстоятелства, при които собственикът е длъжен да извърши вътрешен одит, независимо преди колко време е извършена последната инвентаризация.

Такива обстоятелства включват:

• прехвърляне на трето лице на имущество по баланса на предприятието - продажба, изкупуване, отдаване под наем;
• смяна на ръководител и материално отговорно лице (инвентаризацията се извършва в деня на приемане и предаване на делата);
• при настъпване на форсмажорни обстоятелства - природни бедствия, екстремни ситуации, аварии, пожар и др.;
• реорганизация или пълна ликвидация на предприятието;
• в очакване на изготвянето на финансови отчети за изминалата финансова година.

Целта на инвентаризацията на материалните активи е да се провери дали действителната наличност на стоки и материали съответства на счетоводните данни, отразени във финансовите отчети, и всъщност да се идентифицират липси или излишъци.

Инвентаризация на материалните активи в предприятието

При инвентаризацията те са длъжни да спазват реда за нейното провеждане и последващо обобщаване на резултатите от нея.

Преди започване на инвентаризацията счетоводството предоставя на членовете на комисията разходна документация за осчетоводяване на инвентарните позиции в последна редакция - салда към началото на текущия период. В съответствие със счетоводните данни се извършва инвентаризация на инвентарните позиции в склад или други места за съхранение, предвидени от условията на предприятието.

Обект на проверката на комисията са:

• производствени запаси (както основни, така и спомагателни) - суровини, материали, предмети на труда, оборотни средства, неучастващи в производствения процес и др.;
• готова продукция, произведена от предприятието и съхранявана в складове;
• стоки;
• други акции.

Регистрация и процедура за инвентаризация

Инвентаризацията на стоките и материалите, процедурата за провеждане и записване на резултатите са строго регламентирани.

Първият документ, който е основа за проверка на наличността и съответствието на инвентарните позиции с отговорни лица – заповед за инвентаризация на инвентарни позиции, образец на този документ е стандартизиран и съставен във форма, одобрена от Държавния комитет по статистика (INV-22). Заповедта регламентира:

• периодът, през който се извършва инвентаризацията на стоките и материалите (с посочване на начална и крайна дата);
• състава на инвентаризационната комисия и разпределението на ролите, а именно определя лице, упълномощено да я ръководи;
• обекта и имуществото, предмет на описа, както и основанието за извършването му;
• дата на представяне на доклада от проверката.

Тъй като всички установителни документи, свързани с инвентара в предприятието, подлежат на преглед като част от външен одит, извършван от регулаторните органи, трябва да се изготви заповед за одит в предписания образец, за което е препоръчително да изтеглите примерна заповед за опис на стоки и материали.

Като се има предвид, че Правилникът за извършване на инвентаризация на материално-материалните ценности конкретно определя кръга на лицата, участващи в проверката, след издаване на заповед, инвентаризацията на материално-материалните ценности се извършва от назначена комисия в присъствието на лицето, на чиято отговорност е те се прехвърлят.

Процедурата за извършване на инвентаризация на стоки и материали предвижда необходимостта от съставяне на описи на действителната наличност (INV-3) и актове, които след приключване на работата на комисията се прехвърлят в счетоводния отдел за по-нататъшна обработка и оформление на съответстващ лист.

Инвентаризация на материалите: характеристики

Инвентаризацията на материалните активи в предприятието може да бъде както глобална, така и местна и зависи от това, което е посочено в заповедта на директора.

Всъщност се извършва пълна проверка на цялото оборудване и материали, които са на разположение на предприятието и са предадени за съхранение на упълномощени лица, ако текстът на заповедта гласи „да се извърши инвентаризация на имуществото на предприятието“.

Случайна инвентаризация на стоково-материални ценности се извършва в случаите, когато в текста на заповедта е посочено „да се извърши инвентаризация на склад № 3“. С тази формулировка на поръчката се проверява съответствието на наличността на стоки и материали в конкретен склад (или обект).

По правило се практикува селективна инвентаризация на материалите, ако финансово отговорното лице напусне, отиде на почивка или отиде в дългосрочен отпуск по болест.

Документооборот за инвентаризация

Процедурата за извършване на инвентаризация на инвентарните активи определя процедурата за записване на резултатите от проверката.

По време на ревизията комисията използва и съставя следните документи за инвентаризация на стоково-материални ценности:

• опис ИНВ-3
  • който отразява остатъците от стоково-материални запаси към деня на проверката. Предава се на членовете на комисията, които по време на ревизията въвеждат проверени данни за фактически наличности в графа „Фактична наличност”;
• съвпадащ лист INV-19
  • съставен от членове на комисията въз основа на резултатите от инвентаризацията на стоките и материалите;
• акт ИНВ-6
  • съставен върху инвентарни позиции, които са в движение към момента на инвентаризацията;
• опис ИНВ-5
  • който отразява данни за стоково-материалните запаси, приети по счетоводни документи за съхранение от упълномощени лица;
• акт ТОРГ-16
  • отписване на стоки.

Въз основа на резултатите от работата на инвентаризационната комисия се издава заповед за одобряване на данните от инвентаризацията, както и при необходимост за извършване на корекции в съответните записи (ако има несъответствия) и отговорността на лицата.

Преди да провери действителната наличност на имущество, комисията по инвентаризация трябва да получи най-новите към момента на инвентаризацията приходни и разходни документи или отчети за движението на материални активи и средства.

Председателят на инвентаризационната комисия заверява всички приходни и разходни документи, приложени към регистрите или отчетите, като посочва "преди инвентаризацията на (дата)", която трябва да послужи като основа на счетоводния отдел за определяне на баланса на имуществото до началото на инвентаризацията. според счетоводните данни.

Финансово отговорните лица издават разписка, в която се посочва, че до началото на инвентаризацията разходно-приходните документи за имуществото са предадени в счетоводството или прехвърлени на комисията и всички ценности, получени под тяхна отговорност, са капитализирани, а изхвърлените са описани като разходи.

Подобни разписки дават и лица, които имат отчетни суми за придобиване или пълномощни за получаване на имущество.

Инвентаризационната комисия осигурява пълнотата и точността на въвеждане в инвентаризацията на данните за действителните салда - дълготрайни активи, материални запаси, стоки, парични средства, други имуществени и финансови задължения, правилността и навременността на регистрацията на материалите за инвентаризация. Информацията за действителната наличност на имуществото и реалността на записаните финансови задължения се записва в опис или протокол за инвентаризация най-малко в два екземпляра.

Отделни описи се съставят за вещите, наети на пазене, наети или получени за преработка.

Ако инвентаризацията на имуществото се извършва в продължение на няколко дни, тогава помещенията, в които се съхраняват материални активи, трябва да бъдат запечатани при напускане на комисията по инвентаризация. По време на прекъсвания в работата на инвентаризационните комисии инвентаризациите трябва да се съхраняват в кутия (шкаф, сейф) в затворена стая, където се намира инвентаризацията. В случаите, когато след инвентаризацията материално отговорните лица открият грешки в описите, те трябва незабавно да уведомят председателя, комисията проверява посочените факти и при потвърждение коригира констатираните грешки по предписания начин.

Действителната наличност на имуществото по време на инвентаризацията се определя чрез задължително преброяване, претегляне и измерване.

Ръководителят на организацията трябва да създаде условия, които осигуряват пълна и точна проверка на действителната наличност на имуществото в рамките на установения срок (осигуряване на работна ръка за преокачване и преместване на стоки, технически изправно оборудване за претегляне, измервателни и контролни инструменти, измервателни контейнери).

Правила за извършване на инвентаризация на някои видове имущество и финансови задължения. Опис на инвентарни позиции.

Инвентарните активи (стоки, спомагателни материали, лечебни растителни суровини, съдове, оборудване и др.) се вписват в описа за всеки отделен артикул, като се посочват видът, групата, количеството и други необходими данни (дозировка, опаковка и др.).

Инвентаризацията на материалните запаси по правило трябва да се извършва в реда, в който активите са разположени в дадено помещение.

При съхраняване на инвентарни позиции в различни изолирани помещения с едно материално отговорно лице инвентаризацията се извършва последователно по местонахождение. След проверка на ценностите не се допуска влизане в помещението (например запечатва се), а комисията се премества в съседното помещение за работа.

Комисията, в присъствието на финансово отговорни лица, проверява действителната наличност на инвентарните позиции чрез задължителното им преизчисляване, повторно претегляне или повторно измерване. Не е позволено да се въвеждат в инвентара данни за салдата на ценности от думите на материално отговорни лица или според счетоводни данни, без да се проверява действителната им наличност.

Списъците с инвентара могат да се попълват с помощта на компютри и друга организационна технология или ръчно. Описът трябва да бъде попълнен с мастило или химикал ясно и ясно, без петна или изтривания.

Имената на инвентарните стойности и обекти, тяхното количество се посочват в инвентара съгласно номенклатурата и в мерните единици, използвани в счетоводството.

На всяка страница от описа те посочват с думи броя на серийните номера на материалните активи и общата сума във физическо изражение, записана на тази страница, независимо от мерните единици (парчета, килограми, метри и др.) Тези стойности са показани в.

Грешките се поправят във всички екземпляри на описа, като се задраскат неправилните записи и се поставят правилните записи над задрасканите.

Корекциите трябва да бъдат съгласувани и подписани от всички членове на инвентаризационната комисия и материално отговорни лица.

В описите не се допуска оставянето на празни редове на последните страници, празните редове се зачертават.

На последната страница на описа трябва да се направи бележка за проверка на цените, данъчно облагане и изчисляване на резултатите, подписана от лицата, извършили тази проверка.

Описите се подписват от всички членове на инвентаризационната комисия и материално отговорни лица. В края на описа финансово отговорните лица издават разписка, че комисията е проверила имуществото в тяхно присъствие, че няма претенции към членовете на комисията и че имуществото, посочено в описа, е прието за пазене. .

При проверка на действителната наличност на имущество в случай на промяна на финансово отговорните лица, лицето, което е приело имота, подписва получаването на имота, а лицето, което е предало имота, подписва за предаването на този имот.

Инвентарните активи, получени по време на инвентаризацията, се приемат от материално отговорни лица в присъствието на членове на инвентаризационната комисия и се капитализират според регистъра или стоковия отчет след инвентаризацията.

Тези инвентарни позиции се въвеждат в отделен инвентар под заглавие „Инвентарни позиции, получени по време на инвентаризацията“. В описа се посочват датата на получаване, името на доставчика, датата и номерът на касовия документ, наименованието на стоката, количество, цена и сума. В същото време в документа за получаване, подписан от председателя на комисията по инвентаризация (или от негово име, член на комисията), се прави бележка „след инвентаризацията“ с позоваване на датата на инвентаризацията, в която тези стойностите се записват.

По време на дългосрочна инвентаризация, в изключителни случаи и само с писмено разрешение на ръководителя и главния счетоводител на организацията по време на процеса на инвентаризация, инвентарните позиции могат да бъдат освободени от финансово отговорни лица в присъствието на членове на комисията по инвентаризация.

Тези стойности се въвеждат в отделен инвентар под името „Инвентарни активи, освободени по време на инвентаризацията“. Опис се съставя по аналогия с документите за входящи инвентарни позиции при инвентаризация. В разходните документи се прави забележка, подписана от председателя на инвентаризационната комисия или по негово указание от член на комисията.

Материалните запаси се съставят отделно за артикулите, които са в движение, освободени, но неплатени навреме от купувачите, платени от купувачите, но неосвободени към момента на инвентаризацията. Съставят се отделни инвентаризации за артикули, идентифицирани по време на процеса на инвентаризация, които са с изтекъл срок на годност, повредени или имат други дефекти. Към тези описи са приложени обяснителни записки от виновните.

Контейнерите са включени в описа по вид, предназначение и качествено състояние (нови, използвани, за ремонт и др.).

За контейнерите, станали негодни, инвентаризационната комисия съставя протокол за изписване, в който се посочват причините за повредата.