طول عمر گزارشگری مالیات حسابداری در حین سازماندهی مجدد. ماندگاری اسناد حسابداری در سازمان

شاید یک روز واحد در سازمان بدون تهیه اسناد کامل نباشد. نامه ها ، قراردادها ، سفارشات ، بیانیه ها - این مجموعه ای از مستنداتی است که هر سازمان در اطراف خود رشد می کند. آیا باید تمام اسناد را حفظ کنم؟ در صورت لزوم ، کجا و برای چه مدت؟

سه گروه

کلیه قوانین برای ذخیره اسناد ناشی از فرآیند سازمان می تواند به سه گروه بزرگ تقسیم شود. اولین موارد شامل قوانینی است که توسط آن تعیین شده است قانون مالیات. بر این اساس ، آنها نسبت به اسناد مورد نیاز برای محاسبه و پرداخت مالیات و هزینه اقدام می کنند. گروه دوم شامل اسناد پرسنلی خواهد بود. و در سوم - اسناد و اسناد حسابداری در فعالیت اقتصادی. بیایید همه آنها را به ترتیب در نظر بگیریم.

اسناد مالیاتی

قانون کلی برای ذخیره سازی اسناد مالیاتی در بند 8 بند 1 ماده 23 قانون مالیات ایجاد شده است. در این باره آمده است که مالیات دهنده باید چهار سال اسناد حسابداری و سایر اسناد لازم برای محاسبه و پرداخت مالیات را حفظ کند. مهلت مشابه برای اسناد تأیید پرداخت مالیات تعیین شده است. علاوه بر این ، قانون مالیات شامل یک روش خاص برای محاسبه این دوره چهار ساله نیست. بنابراین ، باید چهار سال از روز بعد از تهیه سند شمارش شود. و آنها در تاریخ و ماه مربوطه منقضی می شوند که در 4 سال خواهد آمد (ماده 6.1. قانون مالیات).

دو استثناء برای ماندگاری چهار ساله وجود دارد. اولین مورد مربوط به مودیان مالیاتی است که از مزایای مالیاتی استفاده می کنند. آنها باید در کل دوره استفاده از مزایا ، اسناد تأیید کننده حق مزایا را نگه دارند. پس از همه ، چه زمانی میز بررسی بازرسی حق دارد چنین اسنادی را درخواست کند (بند 6 ماده 88 قانون مالیات). اما حتی در پایان استفاده از مزایا ، فایده ای ندارد که اسناد را ویران کنید. از این گذشته ، یک چک در محل نیز وجود دارد که می تواند در سه سال گذشته انجام شود (بند 4 ماده 89 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

از این رو نتیجه گیری: اسناد مربوط به حقوق مزایا باید پس از پایان دوره ای که در آن سازمان متوقف شده است از سود استفاده کند ، به مدت سه سال ذخیره شود.

استثناء دوم مربوط به دارایی قابل استهلاک است. از آنجا که هزینه ها برای مدت معینی خاموش است ، باید در این مدت سازمان اسناد و مدارک را تأیید کند که هزینه اولیه این ملک را تأیید کند ، و همچنین استهلاک محاسبه شده و در هزینه ها به حساب می آورد. خوب ، مطمئناً احتمال بازرسی در محل را فراموش نکنید.

با توجه به عمق آن ، نتیجه می گیریم که اسناد مربوط به دارایی قابل استهلاک می تواند نابود شود زودتر از سه سال پس از پایان دوره ای که استهلاک متوقف شده است.

نقض شرایط ذخیره اسناد مالیاتی علاوه بر هزینه اضافی مالیات با بهره ممکن است به جریمه نیز منجر شود. بنابراین ، طبق ماده 120 قانون مالیات ، غیبت است اسناد اولیه، فاکتورها ، ثبت ها حسابداری نقض ناخالص قوانین برای حسابداری درآمدها و هزینه ها و اشیاء مالیات است. و این مستلزم جریمه ای به مبلغ 5000 روبل است. تا 15 000 مالش. در صورتی که این تخلف منجر به فراموشی شد پایه مالیات، در این صورت مجازات 10٪ از میزان مالیات پرداخت نشده ، اما کمتر از 15،000 روبل نخواهد بود.

اسناد HR

اکنون به اسناد پرسنل مراجعه می کنیم. در اینجا دوره های ذخیره سازی توسط قوانین بایگانی تعیین می شود. این ، به ویژه ، لیست اسناد مدیریتی معمولی است که در فعالیت های سازمان ها ایجاد می شود و دوره های ذخیره سازی را نشان می دهد (مصوب 10/6/2000 توسط بایگانی فدرال). جمع بندی اطلاعات موجود در این لیست به شما امکان می دهد قوانین زیر را برای اسناد پرسنلی استخراج کنید.
اسنادی که قانون با آنها ارائه هرگونه پرداخت یا مزایایی را برای آنها انجام می دهد حداقل برای 75 سال نگه داشته می شوند. این دوره است که برای کارت های شخصی ، پرونده های شخصی ، قراردادهای کار ، لیست کارمندان شاغل در شرایط کار مضر و غیره تعیین شده است. شاید شاید تنها استثناء این یک کتاب کار ناشناس باشد که باید فقط برای 50 سال نگه داشته شود.

برای اسناد دیگر ، شرایط بسیار کوتاه تر است. بنابراین ، قراردادهای مسئولیت به مدت 5 سال نگه داشته می شوند. همان مقدار باید از اطلاعات مربوط به آموزش کارمندان در اقدامات ایمنی ، سفارشات تعیین ساعت کار کاهش یافته ، نقل و انتقالات نیز برخوردار باشد. همچنین یک دوره پنج ساله برای سفارشات در سفرهای کاری ، جوایز تعیین شده است.

اسناد مربوط به حسابداری از زمان کار و انضباط کار حتی کمتر می تواند ذخیره شود: 3 سال. و برای یک برگه زمانی ، این مدت به طور کلی به 1 سال کاهش می یابد. همچنین ، برنامه های تعطیلات و مدارک مربوط به کارمندان منع اشتغال ، در طول سال ذخیره می شود.
لطفاً توجه داشته باشید که برخلاف قانون مالیات ، این لیست توضیح می دهد که محاسبه مدت زمان ذخیره اسناد از اول ژانویه سال بعد از سال پایان کارنامه آنها انجام می شود (بند 2.9).

عدم رعایت الزامات مربوط به ذخیره اسناد پرسنلی ممکن است به جریمه سازمان تحت هنر منجر شود. 13.20 قانون تخلفات اداری (300-500 روبل برای عدم رعایت الزامات مربوط به ذخیره اسناد) ، و عواقب منفی در قالب بازرسی های سازمان بازرسی دولتی کار ، صندوق بازنشستگی ، یا به شکل تصمیم دادگاه در مورد بازگرداندن کارمند در محل کار. بنابراین عجله نکنید که از اسناد پرسنلی خلاص شوید!

اسناد حسابداری و تجاری

از نظر تئوری ، دوره ذخیره اسناد حسابداری باید در قانون حسابداری تعیین شود. اما این قانون ، اگرچه شامل كل مقاله در مورد ذخیره اسناد است (ماده 17) ، اما اطلاعات بسیار کمی در این باره ارائه می دهد. بنابراین ، قانون حداقل پنج سال برای نگهداری اسناد حسابداری اولیه ، ثبتی حسابداری و صورتهای مالی نیاز دارد. در عین حال ، به طور خاص تصریح شده است که در رابطه با نمودار کاری حسابها و سایر اسناد سیاست های حسابداری این دوره از سال بعد در نظر گرفته می شود که این اسناد برای آخرین بار برای تهیه صورت های مالی استفاده شده اند.

در غیر این صورت ، قانون حسابداری ، سازمانها را به قوانین بایگانی ارجاع می دهد. و به بیان دقیق تر ، سپس به لیست قبلاً ذکر شده اسناد مدیریت معمولی تولید شده در فعالیت های سازمان ها ، که دوره های ذخیره را نشان می دهد. این تقریباً همه عمر مفید را نشان می دهد اسناد احتمالیکه می تواند در فعالیت های سازمان شکل بگیرد. علاوه بر این ، با توجه به اسناد حسابداری ، کلیه شرایط موجود در لیست دقیقاً پنج سال است. آنقدر لازم است که صورتهای مالی (هم سالانه و هم در سه ماهه) ، انواع قراردادهای تجاری ، اولیه و اسناد نقدی، اعمال پذیرش و غیره در این حالت ، این تاریخ ها از اول ژانویه سال بعد از سال خاتمه استفاده از سند شمرده می شوند (بند 2.9 دستورالعمل های اعمال لیست).

یکی دیگر از ویژگی های ذخیره اسناد حسابداری این است که قانون به وضوح مشخص می کند که در کجا و چگونه می توان چنین اسناد را ذخیره کرد. و همچنین افراد مسئول و روشی برای دسترسی به اوراق بهادار تعیین شده است.
بنابراین ، طبق بند 6.2 آیین نامه تنظیم اسناد و مدیریت اسناد در حسابداری (مصوب وزارت دارایی اتحاد جماهیر شوروی 07.29.83 شماره 105) اسناد اولیه ، ثبتی حسابداری ، گزارش های حسابداری و مانده ها را می توان در بایگانی سازمان یا به صورت حسابداری در اتاق های ویژه یا قفل ها ذخیره کرد. اشکال گزارش دقیق برای اطمینان از ایمنی آنها باید در گاوصندوق ، کابینت های فلزی یا اتاق های مخصوص نگهداری شود.

مسئول ایمنی اسناد است سر حسابدار. این است که او حق دارد درباره صدور چنین اسناد به کارمندان تصمیم بگیرد واحدهای ساختاری شرکتها

در مورد مسئولیت عدم رعایت مقررات ذخیره اسناد حسابداری ، می تواند هم اداری و هم مالیاتی باشد. در واقع ، همانطور که در بالا ذکر شد ، عدم وجود اسناد اولیه ، ثبت های حسابداری ، نقض ناخالص قوانین برای حسابداری درآمدها ، هزینه ها ، اشیاء امور مالیاتی است و مستلزم جریمه ای به میزان 5000 تا 15000 روبل است. (ماده 120 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

جریمه اداری در این مورد را می توان هم به دلیل نقض الزامات بایگانی برای ذخیره اسناد اختصاص داد (ماده 13.20 قانون جرائم اداری - 300-500 روبل) ، و هم برای نقض فاحش قوانین حسابداری اگر به دلیل عدم وجود اسناد تحریف شود صورتهای مالی (ماده 15.11 از قانون جرائم اداری - 2-3 هزار روبل).

هر حسابدار می داند که کلیه اسناد اولیه باید برای مدت معینی ذخیره شوند. که در شرکت های بزرگ بایگانی ویژه ای برای ذخیره پوشه ها با اسناد حسابداری وجود دارد. با پیشرفت مدیریت اسناد الکترونیکی ، نمی توان بخش خاصی از اسناد را چاپ کرد ، اما در آنها ذخیره می شود در قالب الکترونیکی. صرف نظر از روش ذخیره سازی انتخاب شده است اسناد اولیه شما باید مطابق با مهلت قانونی کار کنید. در زیر درباره آنها صحبت خواهیم کرد.

اطلاعات عمومی در مورد دوره های ذخیره اسناد اولیه در قانون فدرال مورخ 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ موجود است. در این بخش از قانونگذاری آمده است که اولیه باید حداقل برای پنج سال ذخیره شود. این مدت ممکن است طولانی تر باشد - و دقیقاً چه مدت زمان ذخیره سازی برای یک سند خاص ، دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه را می کشد. این سند دارای جدول ماندگاری اسناد اصلی حسابداری ، ثبت مالیات، اسناد پرسنلی و سایر مستندات. جدول 1،003 موقعیت با عبارات بر اساس نوع سند را نشان می دهد.

ماندگاری اسناد اولیه در حسابداری در سال 2017 تغییر نکرد.

دوره های ذخیره اسناد اولیه را با مدت زمان ذخیره اسناد اشتباه نکنید حسابداری مالیاتی. به عنوان مثال ، فاکتور یک سند مالیاتی است و فقط برای چهار سال قابل ذخیره است (بند 8 ، بند 1 قانون مالیات).

به خاطر داشته باشید که ماندگاری اسناد اولیه در حسابداری از تاریخ تدوین این سند محاسبه نمی شود ، بلکه از آغاز سال گزارشگری جدید (نامه وزارت دارایی RF) است.

به عنوان مثال ، فاکتور در تاریخ 08/24/2017 تهیه شده است. طبق قوانین حداقل مدت ذخیره سازی پنج سال است این بدان معنی است که چنین فاکتور قبل از تاریخ 01/01/2023 از بین نمی رود.

ماندگاری برخی اسناد به واقعیت حسابرسی بستگی دارد. مثلا، گزارش هزینه باید به مدت پنج سال ذخیره شود. اگر مقامات مالیاتی آنها را در این دوره بررسی نکردند ، مدت زمان افزایش می یابد (دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه از تاریخ 25 اوت 2010 شماره 558).

حداکثر مدت زمان ذخیره برای اسناد پرسنل (سفارشات ، کارت برای کارمندان) ، اسناد مختلف حقوق و دستمزد تعیین شده است. چنین اسنادی باید حداقل برای 75 سال نگهداری شود.

اسناد الکترونیکی را در Diadoc نگه دارید - از رایانه شخصی ایمن تر است. کلیه اسناد در چندین نسخه بر روی سرورهای مختلف ذخیره می شوند که باعث می شود از بین رفتن اطلاعات غیرممکن شود. با تبلیغات "نامحدود 2 ماه" قابلیت های Diadoc را به صورت رایگان ارزیابی کنید.

مدت زمان ذخیره اسناد الکترونیکی

در این قانون آمده است که اولیه ممکن است به صورت کاغذی و به صورت الکترونیکی صادر شود (قسمت 5 قانون فدرال مورخ 06.12.2011 شماره 402-ФЗ). اگر سند الکترونیکی مطابق قانون اجرا شود ، همان دوره های ذخیره سازی مانند نسخه کاغذی برای آن اعمال می شود.

هیچ برنامه ای برای ذخیره اسناد به صورت الکترونیکی وجود ندارد. بنابراین می توان سفارشات پرداخت را در آن ذخیره کرد سیستم بانکی بانک مشتری اسناد اولیه مانند فاکتورها ، UPD ، اعمال می توانند در آن ذخیره شوند برنامه حسابداری یا خدماتی که از طریق آن مدیریت اسناد الکترونیکی صورت می گیرد. همچنین ذخیره سازی اسناد الکترونیکی شاید در یک بایگانی الکترونیکی ویژه یا در ابر. اسناد الکترونیکی را می توان به روش های مختلفی ذخیره کرد ؛ وظیفه اصلی حسابدار اطمینان از ایمنی و خوانایی آنها حتی بعد از سالها است.

بنابراین به طور خلاصه. در پاسخ به این سؤال که حداقل مدت ذخیره برای اسناد حسابداری اولیه که توسط قانون تعیین شده است چیست ، با اطمینان می توان پاسخ داد - پنج سال. مدت زمان ذخیره اسناد الکترونیکی با ماندگاری اسناد مقاله قابل محاسبه است. این تاریخ ها همزمان است. روش انتخاب شده برای ذخیره اسناد باید در خط مشی حسابداری منعکس شود.

کارگردان به من گفت: "گوش کن ، بیایید همه را دور بیندازیم." 7 سال پیش به قفسه ای پر از جعبه اسناد اشاره کرد. و من به او پاسخ دادم: "خیلی ساده نیست ، گاهی اوقات ماندگاری اسناد در یک سازمان چند ده سال است." کارگردان به من اعتقاد داشت و کاغذهای زباله های بومی ما همچنان به جمع آوری گرد و غبار در قفسه های بایگانی ادامه می دادند. تا دفعه دیگر ، هنگامی که سؤال از دستیابی به یک قفسه جدید به وجود می آید ، آنگاه ما فقط اسنادی را مرتب می کنیم و آنها را رها می کنیم که مدت ذخیره آنها در سازمان به پایان نرسیده است.

چه مدت باید اسناد را نگه داشت؟

نیاز به ذخیره اسناد نشان داده شده است قانون فدرال مورخ 22 اکتبر 2004 N 125-FZ "در بایگانی در فدراسیون روسیه"علاوه بر این ، سه لیست وجود دارد که حفظ اسناد در بایگانی را برای عمومی و خصوصی تأیید می کند اشخاص حقوقی در زمینه های مختلف فعالیت مستندات شرکتهای سهامی باید طبق آیین نامه رویه و شرایط ذخیره اسناد ذخیره شود شرکت های سهامیتایید شده قطعنامه FCSM فدراسیون روسیه در تاریخ 16 ژوئیه 2003 N 03-33 / ps.

دوره های خاص برای ذخیره اسناد

کوتاهترین عمر مفید 1 سال ، حداکثر 75 سال است. من آنها را به اسمی برای هر مدرک نمی گذارم ، که تعداد زیادی از آنها وجود دارد. این سازمان علاوه بر مهلت تعیین شده برای اسناد معمول ، مانند کارکنان ، امور مالی ، حسابداری ، مالیات و مدیریت اسناد الکترونیکی ، دوره های ذخیره اسناد مخصوص خود را برای مقالات تخصصی در زمینه های مختلف صنعت ، پزشکی ، امنیتی دارد. دوره هایی را در نظر بگیرید که معمول ترین مقاله موجود در هر سازمان باید نگه داشته شود.

دوره های نگهداری اسناد مشترک

دوره های ذخیره سازی اسناد زیر در شرکت در پایان سال گزارش و یا سال اجرای اسناد انجام می شود. اسناد و مدارک سازنده ، مجوزها ، اختراعات ثبت شده ، گذرنامه های معاملاتی در معرض تخریب قرار ندارند و باید برای همیشه ذخیره شوند.

اسناد پرسنلی:

• کارکنان - مدام؛
• تأیید حادثه - 45 سال؛
• تأیید وقوع یک بیماری شغلی - 75 سال؛
• سابقه شخصی کارمند - 75 سال؛
• کلیه اسناد مربوط به فعالیت های کارمند در شرایط خاص زایمان - 75 سال.

اسناد مالی:

• داشتن اطلاعات در مورد محاسبه و پرداخت مالیات - 4 سال؛
• تأیید هزینه های انجام شده در رابطه با آموزش کارمند - در کل دوره آموزش ، به علاوه 1 سال دیگر و حداقل چهار سال؛
• تأیید میزان خسارات منتقل شده به آینده - در کل دوره تا زمانی که مبنای مالیات با ضرر منتقل نشده کاهش یابد.
• محاسبه محاسبات حق بیمه در وجوه خارج از بودجه - 6 سال؛
• گواهینامه های EDS باید پس از پایان سالی که گواهی نامه منقضی شده است ، 5 سال دیگر نگهداری شود.
• محاسبه ای که در FSS از طریق کانالهای ارتباطی الکترونیکی انجام شده در قالب 4-FSS و رسید دريافت آن - 5 سال.
• اسناد حسابداری که حسابداری و گزارش دهی را افشا می کنند - 5 سال؛
• چک های صندوقدار ، مجلات مربوط به صندوقدار ، درایوهای حافظه مالی ، نوارهای کنترل الکترونیکی و سایر اشکال تأیید پرداخت وجه - 5 سال؛
• نسخه گذرنامه CCP - برای کل دوره در حالی که پاسپورت معتبر است.

چگونه می توانیم زباله های کاغذی را بگیریم؟

با گذشت زمان ، حجم عظیمی از اسناد مختلف در سازمان جمع می شود. برای اینکه در مقالات دچار مشکل نشوید ، لازم است که کمیسیونی (معمولاً متشکل از سه نفر) تشکیل شود که یک بررسی در موضوع ارزش را انجام دهد و مقالات را بسته به مدت زمان نگهداری اسناد در سازمان برای آنها:

• در معرض ذخیره دائمی در بایگانی یک نهاد دولتی.
• اسنادی که باید بیش از 10 سال در بایگانی یک شخص حقوقی ذخیره شود.
• که باید به طور موقت بیش از 10 سال در بایگانی واحد ذخیره شود.
• مقالات مجاز به انهدام پس از انقضاء مدت زمان ذخیره سازی.

روش تخریب اسناد

پس از تخریب اسناد ، عملی صورت می گیرد. برای اینگونه کارها فرم استانداردی وجود ندارد ؛ این فرم به صورت آزاد تهیه می شود که به دستور سر ثابت می شود. این نه تنها باید نام و کلیه جزئیات سازمان را نشان دهد بلکه معمولاً به صورت جدول ، نام اسناد (پرونده ها) ، مدت زمان ایجاد آنها ، تعداد برگه ها یا اگر حجم پرونده تحت یک نام بزرگ باشد ، تعداد جلد ها . در همان عمل می توانید ستون های فاکتور را برای انتقال و دریافت اسناد برای تخریب اضافه کنید.

برای حسابداری ، مالیات ، پرسنل و سایر اسناد دوره های مختلف ذخیره سازی. اگر مدارکی را که از سوی بازرس خدمات مالیاتی فدرال درخواست شده باشد ، ندارید ، بازرسان مجازات را با مجازاتها و پرداخت جریمه درج می کنند.

توجه! می توانید جدول دوره های ذخیره اسناد را در سال 2019 به صورت رایگان در لینک دریافت کنید:

با اسناد راحت کار کنید. برای سازمان ها و افراد مناسب است. این برنامه به طور خودکار تمام اطلاعات اولیه لازم را تولید و چاپ می کند. همچنین شامل تخلیه معاملات در 1C ، تولید خودکار هر گزارش و موارد دیگر می باشد.

دوره های حفظ اسناد

مدت نگهداری اسناد حسابداری و مالیاتی ، مراحل تخریب و مسئولیت آنها در قبال تخلف از ذخیره سازی و تخریب توسط قانون تعیین می شود. قوانین اساسی در قانون مالیات های فدراسیون روسیه ، دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه از تاریخ 25 اوت 2010 شماره 558 و دو قانون فدرال بیان شده است. اینها قوانین 22 اکتبر 2004 شماره 125-ФЗ "درباره بایگانی در فدراسیون روسیه" و 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ "درباره حسابداری" است. آنها بهتر نیستند که شکستن. این لینک لیستی از مهمترین اسنادی را که باید در هر شرکتی وجود دارد \u003e\u003e\u003e فراهم می کند.

جدول. دوره های ذخیره اسناد در سال 2019

سند	چقدر برای ذخیره
اسناد حسابداری
اسناد خرید و فروش (قرارداد ، فاکتور ، عمل ، یادداشت تحویل TORG-12 ، UPD ، وکالت ، عمل آشتی)	5 سال
راه راه
اسناد بانکی (بیانیه ها ، سفارش های پرداخت ، دفترچه چک)	5 سال
اسناد نقدی (کتاب نقدی ، گزارش هزینه ، FFP ، رسید تسویه حساب نقدی)
کارت موجودی سیستم عامل	5 سال بعد از بازنشستگی سیستم عامل
خط مشی حسابداری	5 سال
اطلاعات حسابداری
سفارشات فعالیتهای اصلی	قبل از تعطیلی شرکت
ثبت حسابداری (گردش حساب ، SAL ، دفترچه اصلی)	5 سال
صورتهای مالی (ترازنامه ، بیانیه نتایج مالی، بیانیه تغییر در حقوق صاحبان سهام ، جریان نقدی و اشکال دیگر) و گزارش های IFRS	قبل از تعطیلی شرکت
گزارش حسابرسی	قبل از تعطیلی شرکت
اسناد مالیاتی
ثبت حسابداری مالیاتی	5 سال
گزارش مالیاتی (اظهارنامه مالیاتی ، محاسبه پیش پرداخت ، محاسبه حق بیمه ، گواهی نامه 2-NDFL با رجیستری ، محاسبه 6-NDFL و گزارش های دیگر به IFTS)
ارسال رسید گزارش مالیاتی الکترونیکی
توضیحات ضمیمه و اطلاع از رسید هنگام ارسال سند به بازرس خدمات مالیاتی فدرال از طریق نامه
صورتحساب	4 سال
کتاب خرید و فروش با برگه های اضافی	4 سال
کتاب حسابداری درآمد و هزینه KUDiR در سیستم ساده مالیاتی	قبل از تعطیلی شرکت
قانون آشتی با IFTS
سند ضرر و میزان کاهش پایه مالیاتی	در دوره کاهش پایه مالیاتی مقدار خسارت قبلاً دریافت شده
اسناد مشارکت بیمه
پرداختهای مشارکت	6 سال
محاسبه 4-FSS	سه ماه یکبار - 5 سال از تاریخ پذیرش گزارش به صندوق بیمه اجتماعی سالانه - قبل از تعطیلی شرکت
اطلاعات SZV-M	6 سال
پاسخگویی سالانه در FIU (SZV-STAZH ، ODV-1 و رسید در مورد ارسال آنها به FIU)	قبل از تعطیلی شرکت
سند ارسال گزارش به صندوق (رسید دریافت گزارش به صورت الکترونیکی ، موجودی ضمیمه و اطلاع از دریافت هنگام ارسال سند از طریق پست)	ذخیره با گزارش
اسناد HR
سند اصلی کارمند (کتاب کار)	بنا به تقاضای کارمند (اما بیشتر از 50 سال نیست ، و اگر کارمند قبل از سال 2003 ثبت نام کرده باشد ، بیش از 75 سال نیست)
کارت شخصی و کپی اسناد کارمندان *	- 50 سال، توسط یک کارمند که از سال 2003 و بعد از آن ثبت شده است. - 75 سال، برای یک کارمند ثبت شده قبل از سال 2003
قرارداد کار و موارد اضافی در آن
دستورات HR
برگه زمان
مرخصی بیمار و محاسبه آن	5 سال
برنامه تعطیلات کارگر	1 سال پس از مصرف
کارمندان	قبل از تعطیلی شرکت

* برای ذخیره نسخه هایی از اسناد کارمندان ، بهتر است رضایت کتبی این کارمند را برای پردازش داده های شخصی خود داشته باشید. این به جلوگیری از اختلافات با سرپرستان و جریمه کمک می کند.

اگر اسناد منقضی شده باشد چه باید کرد؟

اسناد منقضی شده در معرض تخریب هستند. برای از بین بردن اسناد ، عملی را تهیه کنید که در آن نام و تعداد پرونده ها را با اسناد و مدارکی که زمان تخریب آن است بنویسید. این عمل باید توسط کمیسیون ویژه امضاء شود ، ترکیبی که مدیرکل به دستور وی تصویب می کند.

مجازات مدارک مفقود شده

به دلیل عدم وجود اسناد اولیه ، فاکتورها و ثبت های مالیاتی ، کارمندان بازرسی خدمات مالیاتی فدرال می توانند یک LLC را به مبلغ جریمه 10،000 تا 30،000 روبل(ماده 120 قانون مالیات فدراسیون روسیه) ، از جمله کسانی که تحت قانون مالیات سیستم مالیاتی ساده اعمال می شوند.

علاوه بر این ، بدون داشتن اسنادی که معاملات تجاری را تأیید کند ، حسابرسان هزینه های سود را حذف می کنند (یا مالیات واحد) و کسر مالیات بر ارزش افزوده یا آنها میزان مالیات قابل پرداخت را با روش تسویه حساب محاسبه می کنند (زیر بند 1 بند 7 ماده 31 قانون مالیات فدراسیون روسیه).

• اسناد مالیاتی (اسناد مورد نیاز برای محاسبه مالیات و حق بیمه)
• اسناد حسابداری (از جمله پرسنل).

مدت زمان ذخیره اسناد مورد نیاز برای محاسبه مالیات و حق بیمه

مطابق پاراگراف. 8 ص 1 هنر. 23 از قانون مالیات فدراسیون روسیه ، برای اطمینان از ایمنی بودن حسابداری و سوابق مالیاتی و سایر اسناد لازم برای محاسبه و پرداخت مالیات از جمله اسناد تأیید دریافت درآمد ، هزینه (برای سازمانها و کارآفرینان فردی) و همچنین پرداخت (امتناع) مالیات.

شرط مشابهی توسط پاراگرافها تعیین شده است. 5 ص 3 هنر. 24 قانون مالیات برای مأمورین مالیاتی که موظفند از ایمنی اسناد مورد نیاز برای محاسبه ، نگه داشتن و انتقال مالیات به مدت چهار سال اطمینان حاصل کنند. لازم به ذکر است علاوه بر پرداخت مالیات بر ارزش افزوده و مالیات بر درآمد برای اشخاص حقوقی خارجی ، نمایندگان مالیاتبه ویژه ، از کارفرمایانی که مالیات بر درآمد شخصی را محاسبه و پرداخت می کنند ، حمایت می شوند.

هنگام انتقال ضرر و زیان به آینده برای اهداف مالیاتی بر طبق بند 4 هنر. 283 قانون مالیات فدراسیون روسیه ، مالیات دهندگان موظفند اسناد را تأیید کنند که میزان ضرر و زیان متحمل شده برای کل دوره را کاهش می دهد ، هنگام کاهش پایه مالیاتی جریان دوره مالیات میزان خسارات قبلاً دریافت شده

مطابق پاراگراف. مقاله 6 صفحه 2 28 قانون فدرال 24 ژوئیه 2009 شماره 212-ФЗ در مورد حق بیمه صندوق بازنشستگی فدراسیون روسیه ، صندوق بیمه اجتماعی فدراسیون روسیه ، صندوق فدرال اجباری بیمه سلامت»(همانطور که در 7 ژوئن 2013 اصلاح شده است) پرداخت کنندگان حق بیمه می بایست از ایمنی اسناد تأیید محاسبه و پرداخت حق بیمه به مدت شش سال اطمینان حاصل کنند.

ماندگاری اسناد حسابداری

مطابق با هنر. 29 قانون فدرال 6 دسامبر سال 2011 N 402-ФЗ "در مورد حسابداری" (اصلاح شده در 28 ژوئن 2013) (از این پس قانون N 402-ФЗ):

• اسناد حسابداری اولیه
• ثبت حسابداری
• صورت های حسابداری (مالی) برای دوره هایی که مطابق با قوانین سازمان بایگانی دولتی تعیین شده اند ، در انبار توسط واحد اقتصادی قرار دارند ، اما کمتر از پنج سال پس از سال گزارش ،
• اسناد سیاست حسابداری
• استانداردهای نهاد تجاری
• سایر اسناد مربوط به سازماندهی و نگهداری حسابداری ، از جمله ابزارهای تولید مثل اسناد الکترونیکی (یعنی پایگاه داده های الکترونیکی) و همچنین تأیید اعتبار امضای الکترونیک حداقل 5 سال پس از سالی که برای آخرین بار در تهیه صورتهای حسابداری (مالی) مورد استفاده قرار گرفته است توسط واحد اقتصادی ذخیره می شود.

قوانین مربوط به ساماندهی امور بایگانی ایالتی توسط قانون فدرال در تاریخ 22 اکتبر 2004 شماره 125-ФЗ "درباره امور بایگانی در فدراسیون روسیه" (اصلاح شده در 11 فوریه 2013) تنظیم شده است (از این پس قانون شماره 125-ФЗ).

در اینجا دوره های ذخیره اسناد انفرادی ذکر شده است:

• صورتهای حسابداری (مالی) ترازنامه، گزارش در مورد نتایج مالی ، گزارش در مورد استفاده هدفمند از بودجه ، ضمائم به آنها ، و غیره):

الف) سالانه ادغام شده (ادغام شده) ، - برای همیشه ذخیره می شود (از این پس - پست.

ب) سالانه - ارسال.

ج) سه ماهه - 5 سال ، در صورت عدم وجود پست سالانه.

• صورتهای حسابداری (مالی) مطابق با IFRS یا سایر استانداردها - ارسال.
• برگه انتقال ، تفکیک ، ترازنامه انحلال. یادداشت های توضیحی برای آنها - یک پست.
• اسناد خط مشی حسابداری (نمودار کاری حسابها ، اشکال اسناد حسابداری اولیه و غیره) - 5 سال.
• ثبات حسابداری ، اسناد حسابداری اولیه و ضمایم آنها ، ثبت حق کمیسیون معامله تجاری و به عنوان مبنای سوابق حسابداری (اسناد و حساب های نقدی ، اسناد بانکی ، ریشه های چک چک بانکی ، ضمانت نامه ها ، برگه های زمانی ، اعلامیه های بانکی و الزامات انتقال ، اقدامات پذیرش ، تحویل ، نوشتن اموال و مواد ، رسیدها ، تسویه حساب ها و گزارش های پیش پرداخت ، مکاتبات و و غیره) - 5 سال مشمول تأیید (ممیزی) است.
• صورتحساب - 4 سال.
• گواهی ثبت با مسئولان مالیات - پست.
• اسناد (محاسبات ، خلاصه ها ، گواهی نامه ها ، جداول ، اطلاعات ، مکاتبات) در مورد مالیات های محاسبه شده و منتقل شده به بودجه همه سطوح ، بودجه خارج از بودجه ، بدهی های مربوط به آنها. بازده مالیاتی (محاسبات) اشخاص حقوقی برای انواع مالیات ها - 5 سال.
• ثبت درآمد اشخاص حقیقی، پرداخت سود سهام - 75 سال.
• کتاب های حسابداری از درآمد و هزینه های سازمان ها و کارآفرینان فردی که از سیستم مالیاتی ساده استفاده می کنند - پست.

روش نگهداری اسناد حسابداری و مالیاتی

مطابق بند 3 هنر. 29 قانون N 402-ФЗ نهاد اقتصادی باید شرایط ذخیره سازی ایمن را برای اسناد حسابداری و محافظت از آنها در برابر تغییرات فراهم کند. طبق بند 2 هنر. 13 قانون شماره 125-FZ ، سازمانها و شهروندان حق دارند كه برای ذخیره اسناد بایگانی شده در طول فعالیت خود ، بایگانی ایجاد كنند.

برای سازماندهی بایگانی ، باید یک اتاق جداگانه اختصاص داده شود که مجهز به قفسه های مخصوص (قفسه) یا کمد مخصوص باشد. اگر پنجره هایی در اتاق بایگانی وجود داشته باشد ، آنها باید بسته شوند یا پرده ها نصب شوند ، در غیر این صورت اسناد قادر به محافظت در معرض نور نخواهند بود ، بنابراین از بین نمی روند. ویندوز یا طبقه همکف توصیه می شود به کوره های فلزی مجهز شوید ، علاوه بر این ، بهتر است در بایگانی نصب شود درب فلزی. چنین اقداماتی از ورود غیرمجاز به محوطه بایگانی جلوگیری می کند.

براساس ضوابط اساسی کار بایگانی سازمانها ، مصوب 6/8/1383 با تصمیم دانشکده بایگانی فدرال ، اسناد زیر براساس نتایج بررسی ارزش اسناد در بایگانی سازمان جمع آوری می شود: ذخیره موقت (بیش از 10 سال) توسط پرسنل؛ و همچنین در مورد تخصیص برای تخریب مواردی که در انبار قرار ندارند عمل می کند. مواردی که مدت انبارداری منقضی شده اند در بخشهای مربوط به تخریب درج شده و در معرض تخریب قرار دارند.

لازم به ذکر است که این سازمان می تواند از خدمات یک شرکت بایگانی تخصصی برای ذخیره اسناد استفاده کند.

مسئولیت ذخیره نادرست اسناد حسابداری و مالیاتی

مسئولیت عدم رعایت مقررات ذخیره اسناد می تواند اداری ، مالیاتی و کیفری باشد.

طبق هنر 15.11 آئین نامه تخلفات اداری (از این پس CAO) نقض رویه و شرایط نگهداری اسناد حسابداری مستلزم اعمال جریمه اداری روی مقامات به مبلغ 2000 تا 3000 روبل.

طبق هنر 13.20 نقض قوانین اداری با رعایت مقررات مربوط به انبارداری ، کسب ، حسابداری یا استفاده از اسناد بایگانی (از جمله تخریب اسناد بدون رعایت شرایط نگهداری آنها) مستلزم اخطار یا جریمه اداری برای شهروندان به مبلغ 100 تا 300 روبل است. برای مقامات - از 300 تا 500 روبل.

عدم وجود اسناد اولیه ، فاکتورها و ثبت های حسابداری است تخلف مالیاتی. مسئولیت آن در ماده 120 قانون مالیاتهای فدراسیون روسیه "نقض فاحش قوانین مربوط به حسابداری برای درآمد و هزینه ها و اشیاء امور مالیاتی" ارائه شده است. نقض ناخالص قوانین برای حسابداری درآمدها و هزینه ها و اشیاء مالیات به عنوان فقدان اسناد اولیه ، فاکتورها ، حسابداری یا ثبت حسابداری مالیاتی قابل درک است. اگر این اعمال در طی یک دوره مالیاتی انجام شود ، جریمه ای به مبلغ 10،000 روبل نیز در نظر گرفته می شود.اگر در طی بیش از یک دوره مالیاتی مرتکب شوند ، جریمه 30،000 روبل. همان اعمال ، در صورتی که به کمترین ارزیابی از مالیات بیاورد ، مستلزم جمع آوری جریمه 20٪ مبلغ مالیات پرداخت نشده ، اما کمتر از 40،000 روبل نیست.

در موارد آدم ربایی ، تخریب ، آسیب یا پنهان کردن اسناد رسمی ، تمبر یا مهرهایی که به دلیل خودخواهی یا سایر علاقه های شخصی ساخته شده اند ، ممکن است رخ دهد. مسئولیت کیفری مطابق بند 1 هنر. 325 قانون مجازات - جریمه حداکثر 200000 روبل. یا به مقدار حقوق (درآمد دیگر) محکوم شده برای مدت زمان حداکثر 18 ماه یا کار اجباری حداکثر 480 ساعت یا کار اصلاحی تا حداکثر 2 سال یا کار اجباری تا 1 سال یا بازداشت تا 4 ماه یا حبس برای تا 1 سال