اسناد حسابداری چه مدت ذخیره می شوند ماندگاری اسناد حسابداری در سازمان

• اسناد مالیاتی (اسناد مورد نیاز برای محاسبه مالیات و حق بیمه)
• اسناد حسابداری (از جمله پرسنل).

مدت زمان ذخیره اسناد مورد نیاز برای محاسبه مالیات و حق بیمه

مطابق پاراگراف. 8 ص 1 هنر. 23 از قانون مالیات فدراسیون روسیه ، برای اطمینان از ایمنی حسابداری و 4 سال به مالیات دهندگان لازم است حسابداری مالیاتی و سایر اسناد مورد نیاز برای محاسبه و پرداخت مالیات ، از جمله اسناد تأیید دریافت درآمد ، هزینه (برای سازمانها و کارآفرینان فردی) و همچنین پرداخت (امتناع) مالیات.

شرط مشابهی توسط پاراگرافها تعیین شده است. 5 ص 3 هنر. 24 کد مالیات برای نمایندگان مالیاتکه برای اطمینان از ایمنی اسناد مورد نیاز برای محاسبه ، امتناع و انتقال مالیات به مدت چهار سال مورد نیاز است. لازم به ذکر است علاوه بر پرداخت مالیات بر ارزش افزوده و مالیات بر درآمد برای اشخاص حقوقی خارجی ، بویژه عوامل مالیاتی کارفرمایانی هستند که مالیات بر درآمد شخصی را محاسبه و پرداخت می کنند.

هنگام انتقال ضرر و زیان به آینده برای اهداف مالیاتی بر طبق بند 4 هنر. 283 قانون مالیات فدراسیون روسیه ، مالیات دهندگان موظفند اسناد و مدارك مبنی بر میزان ضرر و زیان متحمل شده در كل دوره را كه موجب كاهش مبنای مالیات دوره مالیاتی فعلی با میزان خسارات قبلاً دریافت شده است ، نگه دارند.

مطابق پاراگراف. مقاله 6 صفحه 2 28 قانون فدرال 24 ژوئیه 2009 شماره 212-ФЗ در مورد حق بیمه صندوق بازنشستگی فدراسیون روسیه ، صندوق بیمه اجتماعی فدراسیون روسیه ، صندوق فدرال اجباری بیمه سلامت»(همانطور که در 7 ژوئن 2013 اصلاح شده است) پرداخت کنندگان حق بیمه می بایست از ایمنی اسناد تأیید محاسبه و پرداخت حق بیمه به مدت شش سال اطمینان حاصل کنند.

ماندگاری اسناد حسابداری

مطابق با هنر. 29 قانون فدرال 6 دسامبر سال 2011 N 402-ФЗ "در مورد حسابداری" (اصلاح شده در 28 ژوئن 2013) (از این پس قانون N 402-ФЗ):

• اسناد حسابداری اولیه
• ثبت حسابداری,
• صورت های حسابداری (مالی) برای دوره هایی که مطابق با قوانین سازمان بایگانی دولتی تعیین شده اند ، در انبار توسط واحد اقتصادی قرار دارند ، اما کمتر از پنج سال پس از سال گزارش ،
• اسناد سیاست حسابداری
• استانداردهای نهاد تجاری
• سایر اسناد مربوط به سازماندهی و نگهداری حسابداری ، از جمله وسایل تولید مثل اسناد الکترونیکی (یعنی پایگاه داده های الکترونیکی) و همچنین تأیید صحت امضاهای الکترونیکی ، باید حداقل پنج سال بعد از سالی که در آن استفاده شده ، توسط واحد اقتصادی ذخیره شود. برای تهیه صورت های حسابداری (مالی) برای آخرین بار

قوانین مربوط به ساماندهی امور بایگانی ایالتی توسط قانون فدرال در تاریخ 22 اکتبر 2004 شماره 125-ФЗ "درباره امور بایگانی در فدراسیون روسیه" (اصلاح شده در 11 فوریه 2013) تنظیم شده است (از این پس قانون شماره 125-ФЗ).

در اینجا دوره های ذخیره اسناد انفرادی ذکر شده است:

• صورتهای حسابداری (مالی) (ترازنامه ، گزارش در مورد نتایج مالی، گزارش در مورد استفاده در نظر گرفته شده از بودجه ، برنامه های کاربردی در آن ، و غیره):

الف) سالانه ادغام شده (ادغام شده) ، - به طور دائم ذخیره می شود (از این پس - پست. (در سازمان هایی که منبع کسب بایگانی دولتی و شهرداری نیستند - حداقل برای 10 سال)).

ب) سالانه - ارسال.

ج) سه ماهه - 5 سال ، در صورت عدم وجود پست سالانه.

• صورتهای حسابداری (مالی) مطابق با IFRS یا سایر استانداردها - ارسال.
• برگه انتقال ، تفکیک ، ترازنامه انحلال. یادداشت های توضیحی برای آنها - یک پست.
• اسناد خط مشی حسابداری (نمودار کاری حسابها ، اشکال اسناد حسابداری اولیه و غیره) - 5 سال.
• ثبات حسابداری ، اسناد حسابداری اولیه و ضمایم آنها ، ثبت حق کمیسیون عملیات تجاری و مبنای سوابق حسابداری بود ( اسناد نقدی و کتاب ها ، اسناد بانکی ، ریشه دفترچه های بانکی ، ضمانت نامه ها ، برگه های زمانی ، اعلامیه های بانکی و الزامات انتقال ، اقدامات پذیرش ، تحویل ، نوشتن اموال و مواد ، رسیدها ، فاکتورها و گزارش هزینه، مکاتبات ، و غیره) - 5 سال ، منوط به تأیید (ممیزی).
• صورتحساب - 4 سال.
• گواهی ثبت با مسئولان مالیات - پست.
• اسناد (محاسبات ، خلاصه ها ، منابع ، جداول ، اطلاعات ، مکاتبات) در مورد مالیات های محاسبه شده و منتقل شده به بودجه همه سطوح ، وجوه خارج از بودجهبدهی به آنها بازده مالیاتی (محاسبات) اشخاص حقوقی برای انواع مالیات ها - 5 سال.
• ثبت درآمد اشخاص حقیقی، پرداخت سود سهام - 75 سال.
• کتاب های حسابداری از درآمد و هزینه های سازمان ها و کارآفرینان فردی که از سیستم مالیاتی ساده استفاده می کنند - پست.

روش نگهداری اسناد حسابداری و مالیاتی

مطابق بند 3 هنر. 29 قانون N 402-ФЗ نهاد اقتصادی باید شرایط ذخیره سازی ایمن را برای اسناد حسابداری و محافظت از آنها در برابر تغییرات فراهم کند. طبق بند 2 هنر. 13 قانون شماره 125-FZ ، سازمانها و شهروندان حق دارند كه برای ذخیره اسناد بایگانی شده در طول فعالیت خود ، بایگانی ایجاد كنند.

برای سازماندهی بایگانی ، باید یک اتاق جداگانه اختصاص داده شود که مجهز به قفسه های مخصوص (قفسه) یا کمد مخصوص باشد. اگر پنجره هایی در اتاق بایگانی وجود داشته باشد ، آنها باید بسته شوند یا پرده ها نصب شوند ، در غیر این صورت اسناد قادر به محافظت در معرض نور نخواهند بود ، بنابراین از بین نمی رود. ویندوز یا طبقه همکف توصیه می شود به کوره های فلزی مجهز شوید ، علاوه بر این ، بهتر است در بایگانی نصب شود درب فلزی. چنین اقداماتی از ورود غیرمجاز به محوطه بایگانی جلوگیری می کند.

با توجه به قوانین اساسی کار بایگانی سازمانها ، مصوب 6/8/1383 با تصمیم دانشکده آرشیو فدرال ، اسناد زیر براساس نتایج بررسی ارزش اسناد در بایگانی های سازمان جمع آوری می شود: ذخیره موقت (بیش از 10 سال) توسط پرسنل؛ و همچنین در مورد تخصیص برای تخریب مواردی که در انبار قرار ندارند عمل می کند. مواردی که مدت انبارداری منقضی شده اند در بخشهای مربوط به تخریب درج شده و در معرض تخریب قرار دارند.

لازم به ذکر است که این سازمان می تواند از خدمات یک شرکت بایگانی تخصصی برای ذخیره اسناد استفاده کند.

مسئولیت ذخیره نادرست اسناد حسابداری و مالیاتی

مسئولیت عدم رعایت مقررات ذخیره اسناد می تواند اداری ، مالیاتی و کیفری باشد.

طبق هنر 15.11 قانون آیین دادرسی تخلفات اداری (از این پس کد تخلفات اداری) تخلف از ترتیب و شرایط ذخیره اسناد حسابداری مستلزم اعمال جریمه اداری به مسئولان به مبلغ 2000 تا 3000 روبل است.

طبق هنر 13.20 نقض قوانین اداری با رعایت مقررات مربوط به انبارداری ، کسب ، حسابداری یا استفاده از اسناد بایگانی (از جمله تخریب اسناد بدون رعایت شرایط نگهداری آنها) مستلزم اخطار یا جریمه اداری برای شهروندان به مبلغ 100 تا 300 روبل است. برای مقامات - از 300 تا 500 روبل.

عدم وجود اسناد اولیه ، فاکتورها و ثبت های حسابداری است تخلف مالیاتی. مسئولیت آن در ماده 120 قانون مالیاتهای فدراسیون روسیه "نقض فاحش قوانین مربوط به حسابداری برای درآمد و هزینه ها و اشیاء امور مالیاتی" ارائه شده است. نقض ناخالص قوانین برای حسابداری درآمدها و هزینه ها و اشیاء مالیات به عنوان فقدان اسناد اولیه ، فاکتورها ، حسابداری یا ثبت حسابداری مالیاتی قابل درک است. اگر این اعمال در طی یک دوره مالیاتی انجام شود ، جریمه ای به مبلغ 10،000 روبل نیز در نظر گرفته می شود.اگر در طی بیش از یک دوره مالیاتی مرتکب شوند ، جریمه 30،000 روبل. همان اعمال ، اگر مستلزم عدم تحقق باشد پایه مالیات، مستلزم جمع آوری جریمه 20٪ مبلغ مالیات پرداخت نشده ، اما کمتر از 40،000 روبل نیست.

در موارد آدم ربایی ، تخریب ، آسیب یا پنهان کردن اسناد رسمی ، تمبر یا مهرهای ساخته شده از مزدور یا سایر علایق شخصی ، ممکن است مسئولیت کیفری مطابق بند 1 هنر ایجاد شود. 325 قانون مجازات - جریمه حداکثر 200000 روبل. یا به مقدار حقوق (درآمد دیگر) محکوم شده برای مدت زمان حداکثر 18 ماه یا کار اجباری حداکثر 480 ساعت یا کار اصلاحی تا حداکثر 2 سال یا کار اجباری تا 1 سال یا بازداشت تا 4 ماه یا حبس برای تا 1 سال

1. قانون کار فدراسیون روسیه ، مقالات ، 230.1
2. ، که به حفظ مستندات خاص برای دوره های مشخص شده در آئین نامه های نظارتی نیاز دارد.
3. (از این پس به عنوان لیست) تعیین تکلیف برای کلیه سازمانها با دوره های ذخیره اسناد و مدارک ، از جمله حسابداری ، مالیات و پرسنل.
4. "مقررات اساسی کار بایگانی سازمانها" که با تصویب دانشکده بایگانی فدرال 02/06/2002 تصویب شد (آنها از نظر ماهیت متد و آموزنده هستند).

آن را فراموش نکن آئین نامه طبیعت توصیه کننده هستند

باید توجه کرد آخرین تغییرات در قانون فدرال ، در مارس 2016 به بخش 22.1 قانون 125-FZ معرفی شده است ، که دوره های جدیدی را برای ذخیره نامگذاری امور در سازمان ها ایجاد می کند - به ویژه برای سفارشات مربوط به پرسنل ایجاد شده پس از سال 2003 ، به جای یک دوره 75 ساله ، یک دوره جدید مشخص شده است - 50 ساله.

باید توجه داشت که درگیری ناشی از این تغییرات ایجاد می شود. طبق هنر 3 از قانون فوق ، كاملاً اطلاعات مربوط به پرسنل به اسناد بایگانی منعكس كننده رابطه اشتغال كارمند با كارفرما اشاره دارد. با این حال ، لیست تصویب شده توسط دستور شماره 558 شامل تغییرات جدید نیست. در این رابطه اختلاف نظرها به وجود آمد. به گفته برخی کارشناسان ، مدت زمان ماندگاری فقط برای اسناد مربوط به نامگذاری پرونده ها با مدت زمان ذخیره مشخص شده 75 سال از 75 تا 50 متغیر است. به گفته دیگران ، مهلت های جدید برای کل بایگانی اعمال می شود.

قوانین ذخیره سازی

کارمند مسئول حفظ سوابق پرسنلی و ذخیره اطلاعات به دستور رئیس سازمان منصوب می شود ، مسئولیت های عملکردی وی در توضیحات شغل تعیین می شود.

اطلاعات پرسنل در پرونده مطابق با مصوب تشکیل می شود.

در صورت تشکیل پرونده ها باید به عنوان گروه بندی اسناد اعدام شده در پرونده ها (پوشه ها) مطابق با نامگذاری پرونده ها فهمیده شود.

در زیر روش تشکیل پرونده ها آمده است

1. در پوشش پرونده لازم است جزئیات زیر ذکر شود:

• نام سازمان (به طور کامل)
• نام واحد ساختاری (به طور کامل)
• شماره پرونده (مطابق با نامگذاری)
• عنوان مورد
• ماندگاری اسناد براساس نامگذاری

2. در پرونده تجاری:

• فقط اسناد را اجرا و اجرا می کند
• یک نسخه اصلی ، جز در چند مورد
• منتشر شده در یک سال تقویم

در داخل پرونده ، اوراق به ترتیب اعداد و تاریخ ها ثبت می شود ؛ اگر از 250 برگ یا حجم (4 سانتی متر) فراتر رود ، سند به جلد تقسیم می شود. در سازمانهای بزرگ تعداد زیادی سفارش صادر می شود ، به طور معمول ، آنها در موارد مختلفی ثبت می شوند (به عنوان مثال ، دستورالعمل اعطای مرخصی والدین ، \u200b\u200bسفارشات اعطای مرخصی بدون نگهداری و غیره).

زمان ذخیره سازی

دوره های حفظ اسناد در جدول آورده شده است.

دوره ذخیره سازی	نام
	اطلاعات افرادی که استخدام نشده اند
	برنامه تعطیلات
	مدارک معتبر اشتغال و سنوات
	سوابق کار
	اقدامات ، مقررات ، گزارشهای ایمنی
	عصاره برای بهبود شرایط کار و حمایت از نیروی کار
	اسناد ایمنی و انطباق
	اسناد سفر
50 سال (بنا به درخواست مالک)	اطلاعات شخصی ، اصل (گواهینامه ها ، دیپلم ها ، کتاب های کاری ، گواهینامه ها ، و غیره)
	مشخصات و کارتهای شخصی کارمندان
	قراردادهای کاری
به طور مداوم	قراردادهای دسته جمعی
	پرونده های شخصی مدیران

مسیرهای دقیق تر فعالیت سازمانها در این فهرست ارائه شده است ، که از 12 بخش تشکیل شده است. به طور مستقیم در خدمت پرسنل موارد زیر است: 1.2 ، 7.1 ، 7.2 ، 7.3 ، 8.1 ، 8.2 ، 8.3 ، 8.4.

در زیر ما یک جدول با یک لیست تقریبی از اسناد پرسنلی را در نظر می گیریم.

ماندگاری ماندگار
مقررات مربوط به حمایت از داده های شخصی
آیین نامه صدور گواهینامه
مقررات مربوط به سیستم آموزش
سفارشات فعالیتهای اصلی
ذخیره طولانی مدت
سفارشات برای پذیرش ، انتقال ، اخراج ، مرخصی بدون حفظ محتوا
مجلات ، کتاب های ثبت سفارش در پذیرش ، انتقال ، اخراج
قراردادهای استخدامی ، توافقات با آنها
		قبل از جایگزینی با جدید
لیست های حرفه ای		قبل از عبور نیاز

اسناد با مدت دائم در سازمانهای تجاری تا زمان انحلال آنها ذخیره می شود. اما در سازمانهای دولتی و شهرداری ، مستندات به روشی مقرر جهت انتقال به بایگانی تکمیل می شود.

لازم است نقش ویژه کمیسیون خبره در تعیین دوره های نگهداری پرونده ها در خدمت پرسنل مورد توجه قرار گیرد. در طرح 1 ، می توانید وظایف حل شده توسط بدن فوق را مشاهده کنید.

مقررات مربوط به کار چنین کمیسیونی ، به طور معمول ، براساس دستور Rosarchive مورخ 19 ژانویه 1995 شماره 2 "در تصویب آیین نامه تقریبی در کمیسیون تخصصی دائم یک موسسه ، سازمان ، شرکت" تهیه می شود.

هنگام تنظیم مهلت در ستون 4 لیست موارد ، موارد زیر ذکر می شود:

• مطابق پروتکل (EC) ، در صورت عدم دسترسی - دستور رئیس سازمان؛
• "قبل از عبور نیاز" یا "تا زمان جایگزینی با موارد جدید" ، یعنی دوره نگهداری توسط سازمان بطور مستقل (حداقل 1 سال) تأسیس می شود.

ماندگاری اسناد مطابق با نامگذاری پرونده ها از اول ژانویه سال تقویم بعدی آغاز می شود. پرونده های منقضی شده برای تخریب آماده می شوند.

کاهش عمر مفید اعلام شده در لیست ها یا آیین نامه ها غیرقابل قبول است. اگر دو آیین نامه مدت زمان ذخیره سازی متفاوتی را برای همان نوع اطلاعات ایجاد کنند ، بهترین انتخاب به نفع یک دوره طولانی تر است.

مسئولیت اداری

در هنر 13.20 ، 13.25 ، 19.5 ، 19.6 ، 19.7 قانون جرائم اداری تخلفات فدراسیون روسیه مسئولیت های مختلف اداری و مدنی را برای تخلفات مربوط به ذخیره اسناد و مدارک - در قالب اخطار ، جریمه و رد صلاحیت فراهم می کند.

عمل داوری

پرونده های جرائم اداری در زمینه قوانین بایگانی در دادرسی مدنی مورد بررسی قرار می گیرد. در بیشتر موارد ، کنترل اکنون با هدف شناسایی تخلفات موجود انجام می شود. بازرسان طبق مقررات سازمان ذخیره سازی وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه در سال 2007 هدایت می شوند: علیرغم اینكه قانون تنظیم مقداری منسوخ شده است ، قانون جدیدی تدوین نشده است.

در حال حاضر استفاده می شود حداقل جریمه مطابق با هنر 13.20 ، اما شما نباید از این امر خوشحال شوید ، زیرا آنها عمدتا در بایگانی های دولتی و شهری اعمال می شوند. اما در رابطه با سازمانهای تجاری هنر 13.25 ، که در آن جریمه ها مرتبه ای با عیار بالاتر بوده و به اندازه های حداکثر 300000 روبل برسد.

کارشناس ، بسته 6 سال پیش Ale Higher Intelligence 6 سال قبل چقدر اسناد حسابداری را حفظ می کنید البته اسناد باید حداقل تا زمانی که می توانند در بازرسی به بازرسان مالیاتی نیاز داشته باشند ، ذخیره شوند. براساس بند 4 ماده 89 قانون مالیات فدراسیون روسیه ، دوره حداکثر تا سه مورد قابل تأیید است سالهای تقویمقبل از سال تصمیم برای تأیید.

بنابراین ، اسناد سه سال گذشته باید ذخیره شود.

در همین حال قانون مالیات یک سال دیگر به این مهلت اضافه می شود. با توجه به بند 8 بند 1 ماده 23 قانون مالیاتهای فدراسیون روسیه ، مودیان مالیاتی ملزم به ایمنی اسناد مورد نیاز برای محاسبه و پرداخت مالیات به مدت چهار سال هستند. اینها شامل داده های حسابداری و مالیاتی و همچنین اسناد تأیید دریافت درآمد ، هزینه ها و پرداخت امتناع مالیاتی است.

شرط مشابهی برای نمایندگان مالیاتهای فرعی وضع شده است. و از چه لحظه باید دوره چهار ساله را بشماریم؟ مالیات ها بر اساس نتایج دوره های مالیاتی محاسبه می شوند.بنظر می رسد دوره چهار ساله باید از روز بعد از پایان دوره مالیات شمرده شود.

چند سال برای حفظ سوابق حسابداری

به عنوان مثال ، بیایید مالیات بر ارزش افزوده را بپذیریم: شروع دوره چهار ساله اول ژانویه سال و پایان 31 دسامبر سال خواهد بود. به نظر می رسد که در سال شما نیاز به ذخیره اسناد سال دارید. یعنی سالی که زیر آن نمی رود بازرسی میدانی. ماندگاری اسناد در قانون حسابداری تنظیم شده است. از ماده 17 قانون فدرال 21 نوامبر ، استثنائات متعددی از قاعده عمومی در مورد ماندگاری وجود دارد بنابراین ، به عنوان یک قاعده کلی ، اوراق بهادار باید حداقل برای پنج سال ذخیره شود.

دقیقا مثل این حداکثر مدت ایجاد شده توسط قانون حسابداری. در همین زمان ، حداکثر عمق حسابرسی مالیاتی سه سال است.

چند سال اسناد حسابداری نگهداری می شود

بنابراین ، به ویژه رعایت ایمنی اوراق بهادار مربوط به محاسبه مالیات ، دقیقاً در این دوره بسیار مهم است. اگر مدارک کافی ندارید ، مثلاً ، پنج سال پیش ، فقط به دلیل نقض قوانین ذخیره اسناد جریمه می شوید. ضمناً در برخی موارد مدت زمان ذخیره اسناد طبق قوانین خاص تعیین می شود. در نتیجه ، عدم وجود اوراق بهادار ، حتی ، به عنوان مثال ، شش سال پیش ، می تواند به جریمه های عدم پرداخت مالیات منجر شود. ما چنین موقعیتهایی را جداگانه تحلیل خواهیم کرد.

از این گذشته ، اوراق بهادار برای تأیید هزینه اولیه به منظور محاسبه استهلاک و همچنین مالیات بر املاک لازم است. علاوه بر این ، این موضوع در مورد دارایی های ثابت و سایر دارایی های وزارت دارایی روسیه در تاریخ 15 سپتامبر ،

با کمال تعجب ، یک واقعیت! این در صورتی است که با او توافقی منعقد شده است.

الزام ویژه شرکت های غیر سودآور. پرداخت کننده مالیات بر درآمد حق دارد مبنای مالیات را کاهش دهد. دوره جاری ضرر و زیان دوره مالیاتی قبلی به روشی که توسط ماده قانون مالیات تعیین شده است. ضررها را می توان برای 10 سال آینده در نظر گرفت.

از آنجا که فصل 25 قانون مالیات به مدت یک سال لازم الاجرا است ، امسال می توان از ضرر آن برای کاهش استفاده کرد بار مالیاتی شرکت ها تا سال و از جمله سال علاوه بر این ، ماده 10 قانون فدرال 6 آگوست

همچنین بخوانید:

من یک آپارتمان با رهن در ترا می خرم

عمل انضباطی به جهت کراهت

تقلب با توسط کارتهای اعتباری در اینترنت

برای ترخیص کالا از گمرک کالا برای صادرات الزامی است

هر حسابدار از اهمیت تکمیل صحیح اسناد حسابداری اولیه برای اهداف حسابداری و حسابداری مالیاتی آگاه است. با این حال ، این برای کار موفق کافی نیست. واقعیت این است که ذخیره صحیح اسناد تولید شده در حسابداری سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است. در غیر این صورت ، اگر این شركت نباشد ، با جریمه روبرو خواهد شد.

قانون فدرال مصوب 21.11.1996 شماره 129-ФЗ (اصلاح شده در 28 سپتامبر 2010) "درمورد حسابداری" سازمانها را ملزم به نگه داشتن اسناد حسابداری اولیه ، سوابق حسابداری و صورتهای مالی برای دورههای تعیین شده مطابق با قوانین سازمان امور بایگانی دولتی می داند. اما کمتر از 5 سال برنامه کاری حسابهای حسابداری ، سایر اسناد مربوط به سیاستهای حسابداری ، روشهای کدگذاری ، برنامههای پردازش داده های ماشینی (حاوی شرایط استفاده از آنها) باید حداقل از 5 سال از زمان استفاده برای تهیه آنها ذخیره شود. صورتهای حسابداری آخرین بار.

برای نقض روش تعیین شده و شرایط ذخیره اسناد حسابداری ارائه شده است مجازات اداری برای مقامات به مبلغ 2000 تا 3000 روبل. (ماده 15.11 قانون آیین تخلفات اداری). وظیفه کنترل مدت نگهداری اسناد به مراجع مالیاتی واگذار می شود.

موارد لازم برای ذخیره اسناد درج شده است کد مالیاتی، که مالیات دهندگان را به مدت 4 سال موظف می کند از امنیت حسابداری و داده های حسابداری مالیاتی و سایر اسناد لازم برای محاسبه و پرداخت مالیات اطمینان حاصل کنند. علاوه بر این ، تعدادی از اقدامات نظارتی وجود دارد که دانستن آنها مهم است. این قانون فدرال مصوب 08.02.1998 شماره 14-FZ "درباره شرکتهای با مسئولیت محدود" و قانون فدرال 12.26.1995 شماره 208-FZ "در باره شرکتهای سهامی" است که شروط و روال نگهداری اسناد را تعیین می کند. اما نباید فراموش کرد که از اول اکتبر 2010 ، کلیه دوره های ذخیره سازی اسناد از جمله حسابداری ، مالیات و پرسنل ، با دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه از 25 اوت 2010 شماره 558 تعیین می شود که لیست تأیید شده اسناد بایگانی اداری استاندارد تولید شده در دوره فعالیت های ارگان های دولتی ، مقامات محلی و سازمان ها ، که دوره های نگهداری را نشان می دهد (از این پس - لیست).

لیست بالا شامل 12 بخش است:

بخش 1 - اسناد منعکس کننده عملکردهای مدیریتی ، سازمانی ، عملکردهای کنترل و پشتیبانی حقوقی مدیریت ، سازمان پشتیبانی اسناد برای مدیریت و ذخیره اسناد توسط سازمانها.

بخش های 2-4 اسنادی هستند که به طور مداوم برنامه ریزی ، قیمت گذاری ، تأمین اعتبار ، وام ، حسابداری و گزارش را فاش می کنند.

بخش 5 - اسناد مربوط به سازماندهی و اجرای روابط اقتصادی ، علمی ، فنی ، فرهنگی و سایر روابط سازمانها.

بخش 6 - اسناد مربوط به خدمات اطلاعاتي براي سازمانها؛

بخش 7 - اسناد مربوط به سازمان ، تنظیم کار ، تعرفه ، پرداخت ، حمایت از نیروی کار.

بخش 8 - اسناد مربوط به کار با پرسنل: استخدام ، جابجایی ، اخراج کارمندان ، ارتقاء صلاحیت آنها ، انجام گواهینامه و همچنین پاداش؛

بخش 9 - اسناد مربوط به پشتیبانی مادی و فنی فعالیت و سازمان ذخیره داراییهای مادی.

بخش 10 - اسناد مربوط به خدمات اداری و تجاری سازمانها: پیروی از مقررات داخلی ، بهره برداری از ساختمان های اداری ، خدمات حمل و نقل ، ارتباط داخلیتضمین امنیت سازمانها؛

بخش 11 - اسناد منعکس کننده مسائل اجتماعی ، از جمله بیمه های اجتماعی ، مسکن ، فعالیت های اوقات فراغت.

بخش 12 - اسناد منعکس کننده سازمان اولیه

اتحادیه صنفی و غیره سازمان های عمومی (انجمن ها)

با توجه به نتایج بررسی ، اسناد در بایگانی سازمان وارد می شوند:

لیست موارد ذخیره سازی دائمی (پیوست 1 آیین نامه های اساسی کار بایگانی سازمان ها ، مصوب 6/11/20) با تصمیم دانشکده بایگانی فدرال)

موجودی موارد ذخیره موقت (بیش از 10 سال) (ضمیمه 2 مقررات اساسی کار بایگانی سازمانها).

لیستی از پرونده های مربوط به پرسنل (پیوست 3 به قوانین اساسی برای کار بایگانی سازمانی).

در مورد تخصیص موارد تخریب پرونده هایی که در انبار قرار ندارند عمل می کند (پیوست 4 آئین نامه اصلی کار بایگانی سازمان ها).

مواردی که مدت انبارداری منقضی شده اند از بین می روند ؛ استفاده از این اسناد برای اهداف تجاری ممنوع است.

در صورتی که مدت انبارداری که برای آنها صورت گرفته است تا اول ژانویه سال میلادی پس از اتمام این قانون منقضی شده اند. به عنوان مثال ، پرونده های تکمیل شده در سال 2010 با مدت زمان ماندگاری سه ساله ممکن است در این قانون گنجانده شود ، که زودتر از اول ژانویه 2014 تهیه می شود.

مواردی که باید نابود شوند برای بازیافت (دفع) منتقل می شوند. انتقال پرونده ها در برگه تحویل تهیه می شود که تاریخ انتقال ، تعداد پرونده های تحویل و وزن ضایعات کاغذ را نشان می دهد.

برای هر نوع سند ، لیست دوره های ذخیره سازی روی کاغذ و رسانه های الکترونیکی را نشان می دهد ، که محاسبه آن در اول ژانویه سال بعد از سال پایان کار روحانی آنها انجام می شود. ما فقط به موارد مربوط به ماندگاری علاقه مند هستیم. اسناد حسابداری. بنابراین:

1) مقرر شده اسناد تحلیلی (جداول ، گزارشها) برای صورتهای حسابداری سالانه (بودجه) به مدت 5 سال ذخیره شود.

2) مدت زمان نگهداری فاکتورها با قانون مالیات فدراسیون روسیه مطابقت دارد و 4 سال است.

3) اسناد موجودی دارایی ها ، بدهی ها (صورتجلسه جلسات) کمیسیون های موجودیموجودی های موجودی ، لیست ها ، اعمال ، بیانیه ها باید به طور دائم و فقط با موجودی دارایی های مادی (کالاها و مواد) ذخیره شود - 5 سال؛

4) نمونه امضاهای افراد مسئول مالی باید حداقل برای 5 سال نگهداری شود. شرط مشابهی برای لیست افرادی که مجاز به امضای اسناد حسابداری اولیه هستند ، برقرار شده است.

5) قراردادها و اسناد برای اجاره املاک سازمان (لیست اشیاء املاک ، اقدامات ، محاسبات کسر سود ، مکاتبات) باید برای همیشه ذخیره شود.

6) موافقت نامه ها و اسناد اموال منقول سازمانها (محاسبات ارزش دارایی ، اقدامات ، مکاتبات) - 10 سال ، و توافق نامه ها و اسناد مشابه در مورد تعهد املاک و مستغلات - به طور مداوم.

7) بایگانی کردن اقدامات مربوط به انتقال حقوق به املاک و مستغلات و معاملات با آن از گذشته به دارنده جدید حق چاپ (از تراز به تراز) به طور نامحدود ضروری است (قبلاً چنین هنجاری در لیست وجود نداشت)؛

8) اسناد مربوط به فروش اموال منقول (برنامه ها ، اقدامات ارزش گذاری ، مکاتبات و ...) باید 10 سال پس از معامله در بایگانی نگهداری شود.

کارمندان حسابداری ، در مورد وظیفه مربوط به اسناد پرسنل ، باید به خاطر داشته باشند که از لحظه تصویب دستور شماره 558 ، آیین نامه پاداش و پاداش برای کارمندان دارای مدت نگهداری 75 سال در برابر 5 قبلاً ارائه شده است.

سوابق کارگرانی که مشاغل را با هم ترکیب می کنند باید مانند زمان گذشته برطرف شوند ، اما کارهایی که کارگران دارای شرایط کار دشوار ، مضر و خطرناک هستند ، باید حداقل برای مدت 75 سال نگهداری شوند.

چه کسی مسئول ایمنی اسناد اولیه ، ثبت های حسابداری است ، گزارش های حسابداری و توازن ، طراحی و انتقال آنها به بایگانی؟ این مسئولیت به حسابدار اصلی شرکت واگذار شده است. در عین حال ، رئیس سازمان وظیفه ساماندهی ذخیره اسناد حسابداری ، ثبت حسابداری و صورتهای مالی را برعهده دارد.

مدت ذخیره لیست های تعرفه گذاری (لیست ها) به 75 سال افزایش یافته است (قبلاً 25 سال بود). به عنوان بسیاری از افراد (و نه 45 سال) باید اقدامات مربوط به تحقیقات مربوط به مسمومیت شغلی و بیماریها و قراردادهای بیمه برای کارمندان در برابر حوادثی که رویداد بیمه شده برای آنها اتفاق افتاده است ، نگه داشته شود. مدت زمان بایگانی اسناد (اقدامات ، نتیجه گیری ، گزارش ، پروتکل ، گواهی نامه) درمورد حوادث و تصادفات صنعتی (قبلاً 45 سال) به 75 سال افزایش یافته است. برای همان دوره (به جای 10 سال) شما باید اسناد (پروتکل ها ، گواهی ها ، نتیجه گیری) راجع به شرایط شدید ، مضر ، خطرناک کار ، آسیب و بیماری های شغلی و موارد دیگر (به جای 5 سال) ذخیره کنید - اسناد (اقدامات ، یادداشت ها ، نتیجه گیری) کاهش روز کاری به دلیل شرایط سخت ، مضر ، خطرناک

دستورالعمل ها ، اطلاعیه های مربوط به اشتغال (در مورد اشتغال) باید حداقل 3 سال در بایگانی ذخیره شود (قبلاً پس از گذشت نیاز می توان آنها را نابود کرد) ، در همین دوره برای اسناد (پرسشنامه ها ، زندگی نامه ها ، سوابق پرسنلی ، برنامه ها ، نامه های توصیه) افراد تعریف شده است. استخدام نشده

کلیه قوانین و ضوابط ذخیره اسناد مشخص شده در شماره شماره 558 برای سازمانها صرف نظر از نوع و دامنه فعالیت ، فرم قانونی و شکل مالکیت برای سازمانها الزامی است.

خودکار فناوری اطلاعات در خدمات مالیاتی

4.4 مفهوم یک سند ، یک سیستم استاندارد و یکپارچه مستندات. اشکال ورودی و خروجی اسناد مورد استفاده در حل مشکلات در مراجع مالیاتی

یک سند به معنای یک پیام اطلاعاتی به زبان طبیعی است که بر روی نامه نامه ای از فرم تأسیس شده و دارای نیروی قانونی است. اسناد را می توان با توجه به چندین معیار طبقه بندی کرد ...

تحلیل و بررسی وضعیت مالی RRB-Bank CJSC

2.2 گروه های اصلی اسناد ، روش تأیید و امضای آنها ، تشکیل ، ذخیره سازی

کلیه عملیات بانکها (تسویه حساب ، پول نقد ، اعتبار و ...) در بانک انجام می شود و حسابداری بر اساس اسناد تسویه حساب و اسناد نقدی تهیه شده به روش مقرر در قانون منعکس می شود ...

دریافتنیها

5- جوهر دوره محدودیت

سیاست بدهی فعلی حسابهای دریافتنی منقضی شده قانون محدودیتها در ایجاد یکنواختی در اجرای قانون به عنوان هنجارهای اساسی قانون مدنی داخلی فعلی و ... کمک نمی کند.

فعالیتهای بازرس خدمات مالیاتی فدرال

آرماویرا

3.4 روش تشکیل ، استفاده و ذخیره اسناد حسابداری اشخاص حقوقی

به منظور. واسه اینکه. برای اینکه کنترل مالیات مالیات دهندگان - سازمانها به ترتیب در محل سازمان ، در محل سازمان ، محل تقسیمات جداگانه آن را ثبت می كنند ...

مالیات از افراد. بار مالیاتی فعلی چیست؟

1. مالیات از افراد. بار مالیاتی فعلی چیست؟

مالیات بر درآمد درآمد فیزیکی در ادبیات اقتصادی مدرن داخلی ، بار مالیاتی متفاوت تعریف شده است. بنابراین ، در فرهنگ لغت اقتصادی مدرن آمده است که بار مالیاتی "یک اندازه ، درجه ...

سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی در حوزه مالیات

2.1 مدیریت اسناد الکترونیکی محاسبات مالیاتی

روش حفظ حسابداری مالیاتی در یک شرکت کوچک

3.1 توصیه های مربوط به استفاده از ثبت های حسابداری و حسابداری ، فرم های مربوط به LLC "بهره برداری از خدمات مسکن و خدمات عمومی"

استفاده از CCP در فعالیتهای تجاری مدرن

2. انتخاب CCP. سازمان و روش برای بدست آوردن CCP ، ثبت نام در مراجع مالیاتی. لیست اسناد مورد نیاز برای ثبت CCP در IFTS.

انتخاب KKM. تا به امروز ، انتخاب بنگاههای درگیر در فروش CCP بسیار گسترده است. بر این اساس ، دامنه خدمات اضافی ارائه شده توسط این شرکت ها نیز گسترده است. این موارد عبارتند از: مشاوره در مورد انتخاب KKM ...

سیستم های تحلیل مالی در یک بانک تجاری

1.2 ساختار منطقی سازمان داده ها برای تجزیه و تحلیل و ذخیره سازی

سازمان منطقی سیستم در نظر گرفته شده برای تجزیه و تحلیل اطلاعات ناهمگن بر اساس سه نوع اشیا سلسله مراتبی است: دوره های زمانی. روابط سلسله مراتبی این نوع اشیاء تو در تو توجیه شده است ...

مزایا و مضرات ذخیره پول نقد با استفاده از نقدینگی و سودآوری

گردش نقدی در همه کشورها بخش کمتری است ، اما از اهمیت بالایی برخوردار است. این گردش مالی است که برای دریافت و هزینه کردن بیشتر پول مردم در خدمت است ...

مبانی نظری و عملی برای ارزیابی پروژه های سرمایه گذاری

2) دوره بازپرداخت تخفیف؛

3) ارزش فعلی خالص (NPV) هر دو پروژه با هزینه سرمایه 7٪ و 13٪؛ 4) بازده داخلی (IRR)؛ 5) بازده داخلی اصلاح شده (MIRR) با هزینه سرمایه 7٪ و 13٪؛ 6) پروفایل های NPV بسازید و نقطه عطف را تعیین کنید ...

مدیریت قابل پرداخت

3.4 نوشتن حسابهای قابل پرداخت در رابطه با انقضاء مدت زمان محدودیت

مقدار حساب های قابل پرداختکه براساس آن مدت محدودیت منقضی شده است ، درآمد غیرفروشی سازمان مطابق با بند 18 ماده 250 قانون مالیات فدراسیون روسیه است و به نتایج مالی مربوط می شود ...

حسابداری و ساماندهی جریان نقدی بدون پول

3.2 توسعه تسویه حساب بر روی کارتهای پلاستیکی به عنوان بهبود پرداخت های بدون پول

لازم به ذکر است که در اواسط دهه 90 میلادی است

با این حال ، بانک های تجاری به طور فعال تسویه حساب کارت های پرداخت را معرفی کردند ، با این وجود ، بحران 1998. به سقوط تعدادی از بانک های بزرگ ، که فقط در این کار شرکت داشتند منجر شد. پس از آن ، بازار کارت بسیار کاهش یافت ...

تشکیل بخش مالی برنامه تجاری پروژه سرمایه گذاری

3.4 بازده سرمایه گذاری

دوره بازپرداخت پروژه با احتساب تخفیف محاسبه می شود جریان نقدی. محاسبات در جدول 15 آورده شده است. ردیف چهارم جدول حاوی مقادیر قسمت کشف نشده سرمایه گذاری ...

اشکال کنترل مالیات و راه های بهبود آن مطابق با قوانین مالیاتی

2.1.4 روش و شرایط اعطای دوره مالیات بر سرمایه گذاری چیست

1. اعتبار مالیاتی سرمایه گذاری ممکن است به سازمانی که مالیات دهندگان مالیات مربوط می باشد اعطا شود ...

تاریخ های ذخیره اسناد حسابداری در قانون حسابداری شماره 402-ФЗ و همچنین در یک لیست ویژه مصوب به دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه به شماره 558 از 25 اوت 2010 تعیین شده است. ما متوجه خواهیم شد که چرا می توان فرم ها ، گزارش ها و ثبت ها را به طور کلی ذخیره کرد ، و اگر دوره های نگهداری مطابق قانون و لیست نیستند ، چه باید کرد؟

چرا فروشگاه

اسناد حسابداری نه تنها شاخص های برنامه ریزی شده و واقعی ، کتاب های گزارشگری و ثبت نام بلکه کلیه اسناد اولیه و نقدی است که عملکردهای انجام شده در حسابداری را تأیید می کند.

بنابراین در صورت عدم وجود هیچ سند حسابداری ، تأیید صحت و صحت حسابداری در موسسه مشکل ساز خواهد بود. یعنی در طی هر بازرسی ، نهاد نظارتی قبل از هر چیز مستندات اصلی و سایر حسابداری را به منظور تأیید صحت داده های حسابداری با داده های واقعی درخواست می کند.

برای عدم ارائه فرم های تأیید ، چک ، ضمانت نامه و سایر ثبت ها ، مسئولیت ارائه می شود. به عنوان مثال ، برای هر یک از مدارك غیر ارسالی ، مأمورین مالیاتی 200 روبل جریمه خواهند شد. اگر شرکت بزرگ باشد ، ممکن است مبلغ کل جریمه به ده ها هزار روبل برسد. اطلاعات بیشتر درباره جریمه های زیر را بخوانید.

آنچه مهمتر است: قانون یا لیست

اغلب در جریان است چارچوب قانونی تضادها وجود دارد. بنابراین ، به عنوان مثال ، نوع مستندات موردنظر ، طبق قانون شماره 402-ФЗ نیاز به مدت 5 سال ذخیره می شود و در لیست فوق دوره های ذخیره اسناد حسابداری در سازمان با توجه به نوع و اهمیت توزیع می شود. در این حالت حسابدار یک موسسه بودجه چه باید باشد و اسناد حسابداری را برای جلوگیری از مجازات ها چقدر حفظ می کند؟

ما با استفاده از یک مثال وضعیت را درک خواهیم کرد. فرض کنید لیست شماره 558 برای یک فرم خاص نشانگر یک دوره چهار ساله است ، پس باید این فرم را به مدت پنج سال نگه دارید. چرا؟ این دستورالعمل ها در قانون شماره 402-FZ موجود است. یا برعکس ، قانون 402-FZ 5 سال را نشان می دهد ، و لیست 10 را نشان می دهد. سپس حداقل 10 سال ثبت را نگه دارید. یعنی امنیت اسناد حسابداری را برای مدت طولانی تری تضمین کنید که در یکی از دو قانون نظارتی مشخص شده است.

همین روش را برای ذخیره اسناد حسابداری برای اسناد الکترونیکی دنبال کنید.

ویژگی ها و روش های ذخیره اسناد

ما ویژگی ها و قوانین اصلی را برای اطمینان از ایمنی حسابداری تعریف می کنیم:

1. متولی ثبت نام ها و فرم های اولیه را تعیین کنید. ثبت وظایف در شرح شغل، افسر مسئول را با امضاء آشنا كنيد.
2. در خط مشی حسابداری ، چند سال اسناد حسابداری را در چارچوب فرم ها ذخیره کنید. یا چنین لیست را با دستور جداگانه تأیید کنید.
3. تاریخهایی را که آخرین بار از ثبت نام استفاده کرده اید ، محاسبه کنید. اینگونه دستورالعمل ها در بند 2 هنر آمده است.

   29 قانون شماره 402-ФЗ.

4. بایگانی الکترونیکی را امضا کنید تا در یک موسسه با امضای الکترونیکی به نام رئیس ، حسابدار ارشد یا شخص مسئول دیگر در موسسه ذخیره شود.
5. مستنداتی که به بایگانی منتقل می شوند (برای ذخیره سازی) باید به روش مقرر امضا ، بخیه شده و شماره گذاری شوند.

نمونه ای از چگونگی تأیید دوره های ذخیره اسناد حسابداری در سازمان در سازمان ، جدول:

مسئولیت و مجازات

برای نقض قوانین تعیین شده می توان مجازات کرد. اگر هیچ مدرکی مستند از درآمد یا هزینه های تحمیل شده (گمشده ، گمشده در اثر شرایط اضطراری و غیره) وجود نداشته باشد ، در این صورت سازمان امور مالیاتی طبق ماده 120 قانون مالیات جریمه ای به ارزش 10،000 روبل می نویسد. مجازاتهای مشابه برای عدم رعایت قوانین و دوره هایی برای اطمینان از ایمنی فرم ها در نظر گرفته شده است.

اگر این تخلفات منجر به دست کم گرفتن پایه مالیاتی شود - جریمه 40،000 روبل یا 20٪ بدهی مالیات برجسته.

مقامات مسئول نیز مجازات خواهند شد (ماده 15.11 قانون آیین تخلفات اداری):

• 5000-10 000 روبل - برای اولین جرم؛
• 10،000-20،000 روبل - برای دوم و متعاقبا.

و همچنین درمورد اینگونه جرائم ، مطابق بند 1 هنر ، مسئولیت كیفری تا یك سال زندان محكوم شده است. 325 قانون جزا.

این سؤال توسط همه مطرح می شود ، بدون استثنا ، کارآفرینانی که اخیراً بنگاه اقتصادی را افتتاح کرده اند و پیچیدگی های سیستم را نمی فهمند. بنابراین اسناد LLC را در یک سال ، دو سال یا بیشتر چقدر ذخیره می کنید؟ شما می توانید با خواندن بندهای قانون فدرال شماره 125-ФЗ درباره امور بایگانی در فدراسیون روسیه این مسئله را به تفصیل درک کنید.

مدت زمان ذخیره اسناد حسابداری متفاوت است. چه می توان گفت ، با ترکیب همه زیرمجموعه ها؟ اسناد حسابداری باید حداقل تا زمانی که احتمال اینکه حسابرسی مالیاتی به آنها نیاز داشته باشد ، در LLC ذخیره شود. مطابق ماده 89 قانون مالیات فدراسیون روسیه ، مدت زمان بیشتر از سه سال قبل از تصمیم در مورد انجام این ممیزی مشابه قابل بررسی است. یعنی ما دقیقاً سه سال نگه داریم و بعد سرگرمی شروع می شود.

ماده 23 قانون مالیات فدراسیون روسیه ، زیر بند 8 بند 1 به وضوح به ما اطلاع می دهد که پرداخت کنندگان مالیات ملزم به نگه داشتن اسناد تایید ارزیابی مالیات به مدت چهار سال و کمتر نیستند. آقایان نه سه سال ، بلکه چهار اسناد حسابداری منظم را ذخیره کرده و اطمینان حاصل کنید که یک قطعه کاغذ از بین نمی رود.

کدام اسناد خاص به عنوان سیب چشم ترجیح داده و ذخیره می شوند؟

• داده های حسابداری مالیاتی؛
• اسناد تأیید درآمد؛
• شواهد مستند هزینه ها؛
• تأیید مالداری مالیات؛

حسابداری همچنین قوانین ذخیره اسناد اولیه را تأیید می کند. طبق دستور "درباره حسابداریصورتهای مالی شماره 129-ФЗ باید طبق قوانین تجارت بایگانی دولتی ذخیره شود. اما کمتر از پنج سال از آخرین بار گزارش های حسابداری بر روی آنها تدوین نشده است.

چیست؟ و این واقعیت که باید اسناد را ذخیره کنید ، دقیقاً دوره ای است که سرویس مالیاتی می تواند از آنها درخواست تأیید کند. این سه سال است. اگر در نتیجه چک پنج سال پیش اسنادی نداشته باشید ، می توانید برای ذخیره نادرست اسناد و مدارک و جز چیز دیگر جریمه شوید.

اما همه چیز در حسابداری و معافیت مالیاتی بسیار ساده و شفاف نیست. مستنداتی وجود دارد که باید خیلی طولانی تر از تاریخ هایی که ما فقط در مورد آنها صحبت کردیم نگهداری شود. اینها چه نوع اسنادی هستند؟

1. اسناد اولیه برای خرید ملک. این اسناد تا زمانی که دوست دارید ذخیره می شوند. این برای چیست. اول ، استهلاک. ثانیا ، در هنگام فروش ملک ، به جایی نیاز دارید تا تأیید ارزش اولیه آن را 7 کنید و مالیات بر املاک را فراموش نکنید.
2. دارایی های ثابت. ماده 283 قانون مالیات برای شركتهای غیرانتفاعی قاعده ای را برای كاهش مبنای مالیات دوره جاری به دلیل ضرر و زیان دوره مالیاتی قبلی فراهم می كند. طبیعتاً مستندات باید این موضوع را تأیید کند. ضررها را می توان برای ده سال آینده در نظر گرفت ، بنابراین اسناد باید در دستورالعمل مناسب باشند (ماده 283 بند 4). بازرسان مالیاتی حق دارند اسناد اولیه تأیید کننده نتیجه مالی را تأیید کنند تا داده های مربوط به خسارات مندرج در اظهارنامه ارائه شده را تأیید کنند.
3. برای شرکتهای روستایی که با یک مالیات واحد کشاورزی مشغول به کار هستند ، همچنین لازم است اسناد ضرر را برای کل دوره از نوشتن آنها حفظ کنید. ماده 346.6 بند 5 قانون مالیات.
4. برای افرادی که به اصطلاح "ساده شده" کار می کنند ، UST. ماده 346.18 بند 7 قانون مالیات فدراسیون روسیه.
5. برای خارج کردن مطالبات ناخالص ، شما همچنین باید اسناد اولیه را برای خدمات مالیاتی در اختیار داشته باشید. از بین بردن اسناد پشتیبان ، شرکت را از حق تشخیص بدهی بد در هزینه ها محروم می کند ، زیرا چیزی برای تأیید مبلغ نخواهد بود.
6. ما به خصوص در مورد شرکتهای سهامی بحث نخواهیم کرد ، زیرا هنوز این سؤال به نظر می رسد که چه مدت طول می کشد تا اسناد LLC ، و نه OJSC حفظ شود. بنابراین ، اگر به طور خلاصه ، سپس در OJSC برای ذخیره اسناد برای گزارش مالیاتی - صورتهای حسابداری سالانه و همچنین منشور لازم است تا زمانی که شرکت وجود داشته باشد. اگر شرکت تحت انحلال قرار بگیرد ، مدارک به بایگانی دولت ارسال می شود. برای این رویه ما نیاز به توافق نامه ای هستیم که از قبل با بایگانی منعقد شده است. اگر چنین توافقی وجود نداشت ، فقط سند مربوط به پرسنل شرکت وارد بایگانی می شود. در صورت ذخیره اسناد باقی مانده ، تصمیم گیری در مورد رئیس کمیسیون انحلال یا شاید متولی ورشکستگی است.
7. شرکت باید گزارشهای مالیاتی سالانه را حداقل برای 10 سال نگه دارد. سه ماهه - پنج سال ، این در حضور سالانه است.
8. اگر گزارش سه ماهه ای وجود نداشته باشد ، گزارش های ماهانه حداقل برای پنج سال نیز ذخیره می شوند.
9. کتابهای خرید و فروش ، فاکتورها باید از تاریخ آخرین ورود در ژورنال به مدت 5 سال نگهداری شود. بند 15.27 از "قوانین حفظ مجلات حسابداری". در لیست اسناد مدیریت معمولی یک مورد در مورد فاکتورها وجود دارد ، در اینجا می گوید که همان فاکتورها باید به مدت پنج سال و یک دوره ذخیره شوند.

هنوز دوباره، خدمات مالیاتی در حین بازرسی باید طبق قانون مالیات ها و هزینه ها هدایت شود. و لیست در آن گنجانده نشده است.

نتیجه گیری امور: مدت زمان ذخیره اسناد LLC چقدر طول می کشد؟ معلوم است که نه کمتر از پنج سال بلکه توسط دارایی های ثابت و به طور کلی تمام مدت شرکت وجود دارد. لازم است مدت زمان ذخیره اسناد را از اول ژانویه بعد از سال ایجاد آنها در نظر بگیرید.

چگونه اسناد کاغذی را ذخیره کنیم؟

سیاست حسابداری شرکت باید بیان کند که چگونه و کجا اسناد را نگه داشته و همچنین مسئول اجرای این بند یا حتی کمیسیون متشکل از معتبرترین کارمندان را تعیین می کند.

به هر حال ، لازم نیست اسناد را در دفتر ذخیره کنید. این قانون انتخاب مکانهای دیگر برای ذخیره سازی را مثلاً شرکتهای تخصصی بایگانی منع نمی کند. و اینجا شرکت سهامی مکلف به نگه داشتن اسنادی از قبیل قانون است گزارش های سالانه و منشور دقیقاً همان جایی است که دفتر مرکزی در آن قرار دارد. به هر حال ، ذخیره اسناد در در قالب الکترونیکی طبق قانون مجاز است که اسناد و مدارک لزوماً دارای امضای الکترونیکی شخص مسئول تهیه سند باشند. برای ذخیره اسناد و مدارک به صورت الکترونیکی ، این شرکت یک سیستم شرکتی اطلاعاتی ایجاد می کند. این سرویس توسط یک مرکز صدور گواهینامه انجام می شود ، که استفاده از امضاهای الکترونیکی را در اسناد الکترونیکی تضمین می کند.

اسناد موضوع ذخیره طولانی مدت بدتر می شوند و با گذشت زمان محو می شوند. برای اینکه مطالب آنها قابل خواندن باشد ، افراد مسئول نگهداری افراد باید مراقبت کنند و نسخه ها را به موقع تهیه کنند.

پس از انحلال شرکت ، اسناد مشمول ذخیره طولانی مدت بایگانی می شوند. در صورت سازماندهی مجدد شرکت ، اسناد به سازمان جانشین منتقل می شود. وی هنگام چرخاندن یک شرکت جدید ، پرونده های شخصی کارمندان انتقال یافته به ساختار جدید و اسناد مربوط به حوزه شرکت جدید را در اختیار شما قرار می دهد.

تخریب اسناد. برای از بین بردن یک سند ، ابتدا باید عملی را تهیه کنید که مدیر شرکت امضا کند و تنها پس از آن می توانید مستقیماً به تخریب اسناد بپردازید. علاوه بر این ، در عمل لازم نیست که هر یک از مقالات که به سمت ویرانی می روند را با دقت بازنویسی کنید. کافی است که نام گروههای همگن بازنویسی شود. آنچه که به عنوان گروههای همگن در نظر گرفته می شوند باید بطور مستقل اندیشید. به عنوان مثال ، فاکتورها - می توانند اسناد همگن و غیره در نظر گرفته شوند.

چگونه اسناد را نابود کنیم؟

فقط آن را بسوزانید؟ جواب نادرست است در این حالت ، می توان به طور کامل از مشکلات خدمات محیط زیست خلاص شد.
کاغذ زباله را دفع کنید؟ گزینه خوب است ، اما هیچ تضمینی وجود ندارد که اسناد با یک شرکت رقیب همراه نباشند ، که خوب نیست. برای جلوگیری از این امر ، باید پوشه هایی با اسناد برای بازیافت با طراحی فاکتور منتقل شوند. علاوه بر این ، صادرات اسناد باید تحت نظارت یک کارمند شرکت مسئول ذخیره اسناد و مدارک انجام شود.

همچنین ساده نیست که آن را دور بیندازید زیرا طبق قانون کارفرما موظف است اطلاعات شخصی کارمندان را مخفی نگه دارد.

آنچه باقی مانده؟ صحیح ترین کار استفاده از دستگاه مخصوص برای از بین بردن کاغذ است. به طور کلی ، شما تصمیم می گیرید که چگونه از شر اضافی خلاص شوید.

به منظور اجتناب از میل به تسهیل بایگانی مستند من قبل از برنامه ، اضافه می کنم که نبود ثبت های حسابداری یا فاکتورهای دوره مالیات یک تخلف ناخالص تلقی می شود و با جریمه پنج هزار روبل مجازات می شود.

و این در صورتی است که اسناد مربوط به یکی از دست رفته است دوره مشمول مالیات. در موارد شدیدتر ، جریمه دیگر 5000 نخواهد بود ، بلکه 15000 روبل است.

اگر مبنای مالیات با از دست دادن اسناد تأیید درآمد کم شود ، مالیات دهندگان جریمه 10 درصد از مبلغ مالیات پرداخت نشده و کمتر از همان 15،000 روبل را پرداخت می کنند.
به هر حال ، بندهایی در قانون جزا در مورد حفظ اسناد حسابداری وجود دارد. در صورت اثبات خسارت به اسناد مورد علاقه شخصی ، شخص درگیر ممکن است حداقل یک سال در زندان رعد و برق کند. اگر می خواهید در مورد این بند بیشتر بخوانید ، برای جزئیات بیشتر به ماده 352 بند 1 قانون مجازات فدراسیون روسیه مراجعه کنید.

همچنین به خاطر داشته باشید که نمایندگان ارگانهای بایگانی حق دارند که ذخیره صحیح اسناد بایگانی شده در سازمان شما را تأیید کنند. و در اینجا شما با توجه به ماده 13.20 کد آیین نامه فدراسیون روسیه در مورد نقض قوانین ذخیره سازی ، حسابداری و تملک ، و همچنین استفاده از اسناد بایگانی ممکن است با جریمه 300 تا 500 روبل یا پیشنهاد اداری مجازات شوید.

مدیر شرکت مسئولیت ایجاد مکان هایی برای ذخیره اسناد و به ویژه بایگانی کردن و سر حسابدار باید همین اسناد را بصورت سازمان یافته ذخیره و انتقال صحیح آنها را به بایگانی.

همانطور که نشان می دهد عمل ، تقریباً در هر شرکت داخلی مدرن ، بیشترین میزان اسناد با حسابداری تولید می شود. قابل توضیح: در این بخش است که آنها با پول کار می کنند ، و هر عملیاتی به کاستی رسمی نیاز دارد. علاوه بر این ، دوره قانونی برای ذخیره اسناد اولیه در سازمان تأسیس شده است ، به این معنی که خلاص شدن از شر "تکه های کاغذ" فقط کار نمی کند ، شما باید حداقل برای چند سال آنها را ذخیره کنید و فقط پس از آن آن را نابود کنید. به هر حال ، فرآیند دفع مواد زائد کاغذ نیز آسان نیست ، دارای چندین ویژگی خاص است. درباره همه اینها - بیشتر.

اسناد ، اسناد ...

اگر آماری را در مورد تعداد اسناد تولیدی استناد کنید ، معلوم می شود که تقریباً در کلیه شرکتهای داخلی مدرن ، حسابداری منبع 80-90٪ اسناد کاغذی است. آنها نیاز به دلیل نگهداری دارند. محدودیت ها نه تنها حداقل مدت ذخیره اسناد حسابداری اولیه را مشخص می کنند (معمولاً از پنج سال تا یک دهه متفاوت است) بلکه در چه شرایطی باید این اشیاء واقع شوند. در عین حال ، باید به خاطر داشت که تقسیم به اسناد برای ذخیره موقت و دائمی وجود دارد.

با این حال ، همانطور که نشان می دهد عمل ، به دور از هر شرکتی ، مدیران علاقه مند به درک پیچیدگی های مهلت ذخیره اسناد اولیه هستند. برای نجات خود از سردرد ، می توانید از خدمات شرکتهای تخصصی بایگانی استفاده کنید. در چنین شرکتی دقیقاً می دانند چه نوع اسناد و مدت زمان لازم برای ذخیره ، در چه شرایطی و تحت چه شرایطی وجود دارد. علاوه بر این ، چنین سازمانی توانایی فنی را برای از بین بردن اسنادی که به آنها داده شده است با انقضای مهلت از بین می برد. واقعاً راحت است ، اما هزینه دارد. اگر می خواهید پس انداز کنید ، مجبور هستید اتاق ویژه ای را برای بایگانی اختصاص دهید و براساس قانون ، ماندگاری اسناد حسابداری اولیه در سازمان را بررسی کنید.

من می خواهم - من نمی خواهم

به هر حال مشکل از ابتدا ناشی نمی شود. قوانین فعلی دوره های ذخیره سازی برای اسناد حسابداری اولیه را تعیین می کنند ، و باید در هر بنگاه اقتصادی رعایت شوند. از قانون نتیجه می گیرد که برای هر معتبر وجود، موجودیت متهم به نگهداری مستندات. این بدان معناست که شکل فعالیت نقشی ندارد - خواه کارآفرین خصوصی باشد که به تنهایی تجارت می کند ، یا نگرانی بزرگی است ، شما هنوز هم باید در نگهداری صورت های مالی و سایر مستندات مراقبت کنید. مطالعه قوانین برای مهم است مهلت تعیین کنید ذخیره اسناد اولیه الکترونیکی ، کاغذ ، به گونه ای که در صورت درگیری با پیمانکار یا هنگام تأیید توسط مقام کنترل کننده ، در وضعیت ناراحت کننده ای قرار نگیرد. علاوه بر این ، عدم رعایت فواصل زمانی قانونی می تواند جریمه قابل توجهی را در حین حسابرسی برانگیزد. قانون فعلی حاوی مقررات مربوط به حداقل دوره ذخیره اسناد حسابداری اولیه است. این مهم است که تجارت بی خطر باشد و انجام تجارت در کشور ما با قانونی بودن ، رعایت قوانین تعیین شده متمایز می شود.

دوره 125 در مورد ماندگاری اسناد اولیه الکترونیکی مقاله می گوید قانون فدرالمصوب اکتبر 2004. براساس نام ، به بایگانی ها و انجام صحیح تجارت اختصاص داده شده است. در این سند رسمی است که ویژگی های ذخیره مقالات رسمی تولید شده توسط حسابداری در نظر گرفته شده است. در اینجا می توانید هر دو ویژگی را پیدا کنید که به شما امکان می دهد بین مستندات ذخیره سازی موقتی و دائمی و همچنین اصطلاحاتی که معمولاً برای یک نوع خاص از کاغذ است ، تمایز قائل شوید.

چه کسی این درخواست را دارد؟

تعهدات مربوط به انطباق حداقل شرایط ذخیره اسناد اولیه به:

• مقامات دولت محلی
• سازمان های دولتی؛
• کارآفرینان
• شرکتها
• افرادی که فعالیتهای کارآفرینی را انجام می دهند.

پیروی از قانون باید در اسناد بایگانی ، از جمله موارد مربوط به پرسنل ، اعمال شود. کلیه دوره های کاغذ مشخص شده توسط قانون باید در مکانی امن نگه داشته شود. علاوه بر قوانین فدرال ، به ویژه دوره های نگهداری اسناد اولیه و ثبت حسابداری در تعدادی از اسناد نظارتی که در کشور به عنوان یک کل و در هر منطقه مجزا وجود دارد ، تحت تأثیر قرار می گیرند. با این حال ، بیشترین اسناد مهم - این قانون 125 قانون فوق است که لیست کاملی از اسناد حاوی مدت زمان نگهداری اوراق حسابداری را ارائه می دهد.

قانون شماره 129

در سال 1996 ، قانون فدرال در مورد ویژگی های حسابداری صادر شد. این اظهار می دارد که بخش حسابداری می تواند مستندات خود را روی کاغذ و همچنین با استفاده از ابزارهای مختلف ماشین تشکیل دهد. علاوه بر این ، شرکت اجباری باید به طور مستقل نسخه هایی از مستندات تهیه کند تا همه شرکت کنندگان در عملیات به داده های مربوط به آنها دسترسی داشته باشند. اگر نهاد تنظیم کننده درخواست دسترسی به اسناد را داشته باشد ، نمایندگان شرکت موظفند یک مورد را تهیه کنند. هم دادستان و هم نمایندگان دادگاه حق این کار را دارند.

ایجاد ، ذخیره سازی مطابق با دوره های ذخیره اسناد اصلی حسابداری ، شركت در صورت درخواست باید با فرم های مندرج در آئین نامه های نظارتی مطابقت داشته باشد. اسناد باید به صورت کاغذی به درخواست کننده ارسال شود. اگر این با قابلیت های ماشین های مورد استفاده در کار مجاز باشد ، در صورت موافقت همه شرکت کنندگان ، می توان گزارش را به آنها ارسال کرد فرم الکترونیکی. همچنین طبق قوانین قابل اجرا در کشور ما مجاز است.

طبق قوانین ذخیره می کنیم

قانون 129 فدرال به رعایت اجباری دوره های ذخیره اسناد حسابداری اولیه اشاره می کند. به ویژه ، در ماده 17 ذکر شده است که هر شخص حقوقی لزوماً باید چنین اسناد و مدارکی ، از جمله ثبت ها و گزارش ها را حفظ کند. مدت دوره زمانی با قوانین حاکم بر امور بایگانی در سطح ایالتی تعیین می شود. مدت این دوره ممکن است کمتر از 5 سال نباشد.

یک دوره ذخیره ویژه برای اسناد اولیه برای اسناد و برخی دسته بندی های دیگر تنظیم شده است که سیاست های حسابداری را تنظیم می کنند (برنامه هایی که در ماشین هایی که اطلاعات را پردازش می کنند ، نمودار کاری حساب ها) تنظیم می شوند. البته مدت زمان در اینجا نیز پنج سال است (در برخی موارد این مدت می تواند طولانی تر شود) اما دوره شروع می شود و از لحظه ای که شرکت برای آخرین بار به این سند متوسل می شود ، شمارش می شود. رئیس یک شخص حقوقی شخصی است که از نظر قانونی مسئولیت ذخیره کلیه اسناد و مدارک مورد نیاز را مطابق با بازه های زمانی بر عهده دارد. این بدان معناست که هر رئیس تحصیل کرده و مسئول اگر بخواهد وضعیت شرکت را تحت کنترل خود نگه دارد باید دوره ذخیره اسناد اولیه را در حسابداری بداند.

همانطور که نشان می دهد عمل ، بسیاری از سازمان ها به طور مرتب موجودی اسناد رسمی را انجام می دهند ، و اقدامات نظارتی محلی افراد را برای ذخیره اسناد و مدارک با آنها که در واقع بازرسان با آنها در تعامل هستند ، هنگام نظارت بر رعایت قوانین بایگانی ، ایجاد می کنند.

ایجاد و ذخیره سازی: همه طبق قوانین

براساس آیین نامه فعلی ، حسابداران می توانند مستندات اولیه را تولید کنند و نه تنها روی کاغذ بلکه در فرم الکترونیکی تلفیق شوند. در این حالت ، تعهد به ایجاد نسخه های کاغذی بر عهده شخص حقوقی است و بنا به درخواست شخص ذینفع ، سازمان بازرسی ، شرکت موظف است در اسرع وقت ارسال اسناد کاغذی به. جمع آوری و ذخیره سازی باید به شکلی که توسط آیین نامه های قابل اجرا تنظیم شده است انجام شود.

در مورد اینکه ماندگاری اسناد اولیه در حسابداری ، روند این فرآیند ، لیستی از اسنادی را نشان می دهد که مقالات مدیریتی معمولی را که در طی کار هر بنگاه اقتصادی تشکیل می شود ، بررسی می کند. این موارد در سال 2010 در سندی تأیید شده توسط وزارت دارایی و Rosarchive تأسیس شد. علاوه بر این ، لازم است الزامات قانون مالیات را در نظر گرفت که مقرر می کند هر شهروند کشور ما مسئولیت چهار سال حفظ است سوابق حسابداری. این مربوط به اوراق بهادار مربوط به هزینه ، مؤلفه درآمد و همچنین تأیید پرداخت مالیات است.

ما عاقلانه به موضوع نزدیک می شویم

سازماندهی صحیح فرآیند مطابق با دوره های ذخیره اسناد حسابداری اولیه نیاز به یک رویکرد حرفه ای ، دخالت پرسنل مسئول مستندات حسابداری ، پردازش اطلاعات بایگانی در مورد سازمان خود فرآیند کار دارد. در حال حاضر عملاً هیچ مکانی برای آموزش های تخصصی در بایگانی کردن وجود ندارد ، بنابراین یافتن یک متخصص واقعا با کیفیت بسیار دشوار است. از طرف دیگر ، قانون تدریجی مستلزم حفظ دوره نگهداری اسناد حسابداری اولیه است ، در غیر این صورت ممکن است با جریمه های ناخوشایند روبرو شوید. گزینه بهینه با داشتن یک جریان اسناد به اندازه کافی بزرگ ، ایجاد یک دپارتمان در کارکنان شرکت مسئول ذخیره سازی بایگانی و آموزش منظم پرسنل مسئول مستند سازی منابع داخلی. این امر به شما امکان می دهد تا نوآوری های تعیین شده در قوانین را تحت کنترل داشته باشید و تمام الزامات را رعایت کنید.

گزینه دیگری که به شما امکان می دهد دوره ذخیره اسناد اولیه را نیز در نظر بگیرید و آن را در فعالیت های کاری خود مشاهده کنید ، همکاری با واسطه ای است که متعهد به حفظ اوراق بهادار مشتری است. با این حال ، انتخاب یک شرکت بایگانی برای خودتان نیز کار ساده ای نیست. لازم است همه گزینه های موجود را با دقت مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید تا به یک شرکت معتبر ترجیح داده شود و نگران نباشید که می تواند بسته شود و ساختمان در حال سوختن است.

ویژگی های ذخیره برخی از انواع اسناد

مطابق قانون فعلی ، مستندات اولیه باید به بایگانی و همچنین ثبات ها ، بیانیه ها و ترازنامه ها منتقل شوند. تمام این دسته از اسناد رسمی باید تا زمان ارسال به بایگانی در اتاق های حسابداری نگهداری شوند ، در حالی که شخص حقوقی باید کلیه شرایط را برای ایمنی اوراق تضمین کند: کابینت ها باید بسته باشند ، آتش سوزی و سایر ایمنی ها رعایت شود. در داخل شرکت سند ویژه شخص مسئول ایمنی اسناد منصوب می شود.

در صورت استفاده آنها در شرکت ، طبق قانون ، این اسناد باید در صندوق امانات یا کابینت مخصوص ، اتاقی که بسته است نگه داشته شده و ایمنی اسناد را تضمین می کند. مستندات اولیه دوره زمانی فعلی ، که به صورت دستی پردازش می شوند ، باید با در نظر گرفتن تواریخ ثبت ها ، که پس از آن برای ذخیره سازی دائمی به بایگانی ارسال می شوند ، جمع آوری شود.

چه چیز دیگری را باید جستجو کرد؟

هنگام ذخیره صورت های بانکی ، سفارشات نقدی و گزارش های پیش رو ، لازم است کلیه اسناد و مدارک را با در نظر گرفتن تاریخ سنجی ذخیره کرده و برای ذخیره سیستماتیک مشترک بکار گیرید. برخی از دسته بندی های خاص از اسناد (گزارش های تغییر ، دستور کار) می توانند بدون اتصال ، ذخیره شوند ، اما در پوشه ها ثبت می شوند تا هیچ چیزی از بین نرود و برای اهداف نامشخص مورد استفاده قرار نگیرد.

امنیت اسناد و همچنین ارسال به موقع آن به بایگانی ، در اصل بر عهده حسابدار اصلی است ، اگرچه در صورت لزوم ، مقررات محلی ممکن است شامل تفویض اختیارات به شخص دیگری باشد. صدور اسناد اولیه ، گزارش ، ترازنامه فقط در موارد خاص با توجه به دستور رسمی حسابدار اصلی امکان پذیر است. بطور کلی واحدهای ساختاری به اسناد حسابداری دسترسی ندارید. توقیف مستندات تنها در صورت وجود درخواست تخصصی از سوی نهادهای استعلام ، دادگاه یا سایر مواردی که طبق قانون دارای اختیارات مناسب هستند ، امکان پذیر است. در این حالت لازم است حکم رسمی تهیه شود که مطابق قانون تهیه شده باشد. پس از توقیف ، لازم است كه پروتكلی تهیه شود كه یكی از نسخه های آن در مقابل امضا به نماینده سازمان منتقل می شود.

ماندگاری اسناد اولیه در جدول زیر منعکس شده است.

ویژگی های گردش کار

اصطلاح "گردش کار" برای مجموعه ای از عوامل مرتبط با جابجایی اسناد از لحظه ایجاد مقاله تا زمان انتقال آن به بایگانی استفاده می شود. تدوین برنامه به عهده حسابدار اصلی است ، اگرچه در بعضی از شرکت ها به یک متخصص مدیریت اسناد واگذار می شود. اما ، همانطور که نشان می دهد عمل ، صحیح ترین برنامه درج چنین برنامه ای در سیاست های حسابداری سازمان است که پس از آن با دستور ویژه صادر شده توسط امضاء رئیس شرکت تأیید می شود.

با استفاده از برنامه ، می توانید وظیفه برنامه ریزی در شرکت را هماهنگ و ساده کنید. برنامه گردش اسناد اولیه لیستی از مجریان است ، فواصل زمانی که باید اوراق به بخش حسابداری ارسال شود ، همچنین چارچوب زمانی که حسابداران آنها را پردازش می کنند. حتما توصیف کنید دوره های گزارش، از جمله ترازنامه غالبا سیاست حسابداری شامل تنظیم دوره های ذخیره اسناد اولیه است ، و این دوره یا برابر با دوره ای است که توسط قانون تعیین شده است ، یا در صورت نیاز با مشخصات شرکت بزرگ است. وقتی گزارش های سالانه ارائه می شود ، مستندات به روشی مقرر تهیه و به ذخیره سازی بایگانی منتقل می شود. در عین حال ، آنها در نظر می گیرند که در آینده ممکن است لازم باشد داده های مفیدی را از حجم منتقل شده به ذخیره سازی استخراج کنید. برای این کار ، تقسیم پرونده ها به پوشه ها پذیرفته می شود ، گروه بندی با محتوا توضیح داده می شود. مطمئن باشید که به هر پوشه عنوان مربوطه اختصاص داده شده است.

ویژگی های ذخیره سازی مورد

کلیه اسناد و مدارک تولید شده در دوره فعالیت های شرکت ، همانطور که در بالا گفته شد ، به مواردی که برای ذخیره سازی موقت و دائمی تقسیم شده اند ، تقسیم می شوند. هنگام انتقال مقالات به بایگانی ، هر یک از این دسته ها باید جداگانه تحویل داده شوند ، بدون آنکه مقالات رسمی را در همان پوشه ها مخلوط کنند. در این حالت ، نسخه ها باید به طور جداگانه از اصل ذخیره شوند. همچنین ، در پوشه های جداگانه ، شما باید اسناد و مدارک را نشان دهید که عبارت ها ، برنامه های سال و چهارم ، ماه ها را نشان می دهد. یک چیز باید شامل یک قطعه مستندات باشد.

برای گروه بندی یک مورد ، می توانید از اسناد تولید شده برای یک دوره (سه ماهه ، سال ، ماه) استفاده کنید. استثناء به اصطلاح دسته های انتقالی هستند - به عنوان مثال پرونده های شخصی ، که بسته شدن آنها همزمان نیست با سال تقویم. اگر پرونده شامل اسناد و مدارک تولید شده در طی چند ماه باشد ، هر ماه لازم است که آن را با یک برگه جداگانه جدا کنید و بر روی آن ثابت کنید واحد متعاقب آن مستند است. در این حالت ، مجاز به گروه بندی حداکثر 250 ورق در یک مورد. پوشه ممکن است ضخامت 4 سانتی متر یا کمتر باشد.

چه چیز دیگری را باید جستجو کرد؟

همانطور که از قوانین حفظ بایگانی مشاهده می شود ، اگر مستندات دارای ضمائم باشد ، آنهایی (صرف نظر از زمان تهیه آنها) باید به اسناد و مدارک همراهی کنند. به طور کلی ، دنباله برای بایگانی اسناد حسابداری بسیار مهم است ، بنابراین باید به شدت رعایت شود. به عنوان یک قاعده ، ابتدا بیانیه ها ارسال می شوند ، سپس یادداشت های توضیحی و به دنبال آن ترازنامه ای که توسط اسناد ضمیمه تکمیل شده است.

هنگام ساماندهی ذخیره سازی حسابهای شخصی کارمندان شرکت ، لازم است یک پرونده جداگانه برای این امر اختصاص یابد ، که در آن اسناد در طی سالها با رعایت دقیق زمان سنجی ارائه می شود. مکاتبات سالانه در پوشه ها تشکیل می شود که نشان دهنده سال تقویم است و همچنین مطابق با تاریخ ها ساماندهی می شود. هر درخواست باید پاسخی راجع به آن ارائه شود.

برخی از ویژگی ها

مدت ذخیره سازی مقرر در قانون مالیات ممکن است با آن استانداردهایی که در قوانین مربوط به فعالیتهای حسابداری مشخص شده اند متفاوت باشد. هنگام مشاهده چنین اختلاف ، توصیه می شود ابتدا دوره زمانی طولانی تر را رعایت کنید - این به شما امکان می دهد در صورت لزوم از آن استفاده کنید ، حتی اگر مهلت قبلاً توسط یکی از قوانین موجود گذشت. علاوه بر این ، نهادهای بازرسی چیزی برای شکایت ندارند. همچنین لازم به یادآوری لیست ویژه ای است که در سال 2000 چاپ شده است ، و این نشان می دهد مدت زمان ذخیره برخی از گروه های خاص اسناد و مدارک. این لیست مرتباً به روز می شود و تکمیل می شود ، بنابراین ، حسابدار اصلی بنگاه اقتصادی و دپارتمان مسئول گردش کار باید اطلاعات مربوطه را پیگیری کند.

اگر مدت زمان ذخیره سازی نقض شده باشد ، مسئولیت این امر بر عهده رئیس شرکت است ، با وجود این که موضوع ایمنی در درجه اول در مسئولیت حسابدار اصلی گنجانده شده است. در صورت نقض سفارش ، مدت زمان نگهداری ، شرکت جریمه می شود. برای یک مقام ، مجازات معمولاً بین دو یا سه هزار روبل متغیر است. اما اگر اسناد اولیه به هیچ وجه حفظ نشود ، می توانند با جریمه پنج هزار روبل یا بیشتر مجازات شوند.