Авансов отчет: форма. Авансов отчет Отчетна форма АД 1

Унифициран формуляр AO-1използва се за отчети на служители за аванси, получени от организацията. Нека да разгледаме неговия дизайн.

Къде да изтеглите унифициран формуляр AO-1

Формата на унифицирания формуляр AO-1 и инструкциите за попълването му са одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 1 август 2001 г. № 55. Можете да изтеглите формуляра на нашия уебсайт.

Напомняме, че в момента използването на унифицирани формуляри не е задължително. Ако желаете, отчетът за разходите може да бъде изготвен във формуляр, разработен от организацията и одобрен от нейния ръководител.

Повече за това - „Първичен документ: изисквания за формата и последиците от неговото нарушаване“ .

Кой и кога изготвя авансовия отчет?

Предварителният отчет се изготвя от отговорното лице, тоест служителят:

• получени пари за икономическите нужди на организацията;
• или изпратен в командировка.

• изтичането на периода, за който са издадени средствата, посочен в заявлението на служителя за издаване на пари по сметка;
• служителят се връща на работа, ако периодът, за който са издадени парите, е изтекъл по време на болестта или ваканцията му;
• връщане на служителя от командировка.

Това е предвидено в подт 6.3 клауза 6 от директивата на Банката на Русия от 11 март 2014 г. № 3210-U и клауза 26 от наредбите за командировките, одобрени. Постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749.

Прочетете за последствията от нарушаването на този срок в нашия материал. „Ако служителят не се е отчел за задълженията в рамките на 3 дни и не сте ги удържали от заплатата му, трябва да натрупате вноски.“ .

Отчетът се съставя в един екземпляр, към който се прилагат документи, потвърждаващи разходите, направени от служителя. За да се предотвратят грешки на служителите, препоръчително е да се издадат инструкции относно процедурата за изготвяне на отчети за разходите.

Моля, обърнете внимание: наскоро отчет за разходите може да бъде изготвен не само на хартия, но и в електронен вид.

Повече за това - „Авансовият отчет може да бъде подписан електронно“ .

Образец за попълване на унифициран формуляр AO-1 може да бъде изтеглен на нашия уебсайт.

Докладът е завършен. Какво следва

След получаване на предварителен отчет от служителя, продължете в следния ред:

1. Дайте на служителя разписка за получаване на отчета (това е крайната част на унифицирания формуляр AO-1).
2. Проверете предназначението на средствата, наличието на подкрепящи документи, правилността на тяхното изпълнение и изчисляването на сумите от служителя.
3. На обратната страна на отчета посочете сумите на разходите, приети за счетоводство, и сметките (подсметките), които са дебитирани за тези суми.
4. Изпратете проверения отчет на управителя или упълномощено лице за одобрение.
5. Приема одобрения отчет за счетоводство.
6. Разплатете се с отговорника, като получите от него неизползвания остатък от аванса или като му възстановите преразхода.

Всеки стопански субект периодично има нужда да прави бизнес разходи, за да осигури функционирането на предприятието. Основно те се извършват в брой чрез счетоводители, които се определят със специална заповед на управителя. В този случай разходите трябва да бъдат направени за целите, за които са издадени парите.

Авансовият отчет е документ, съставен от финансово отговорно лице в случай, че той направи производствени или бизнес разходи, за които парите на компанията преди това са били издадени от касата или чрез превод.

Този формуляр трябва да бъде попълнен, ако средствата са били издадени за целите на отчитането. Росстат препоръчва използването на формуляра на документа AO-1.

Списъкът на лицата на предприятието, които имат право да издават пари, се определя със специален ред. Препоръчително е да се отрази списъкът с имена на отговорни лица, размерът на сумите, които могат да им бъдат издадени, както и да се определят целите за изразходване на тези средства.

Отговорност могат да носят както лицата, работещи в предприятието, така и лицата, участващи по договори.

Законът изисква служителите, на които са предоставени средства за извършване на разходи, да ги извършват за установените цели, а ръководителят, след проверка на всички документи, представени за отчета за разходите, одобрява тези разходи.

Едва след като отчетът за разходите е преминал процедурата по одобрение, тези разходи могат да бъдат включени в разходите на предприятието. По този начин този формуляр е основният документ, потвърждаващ паричните разходи на компанията.

внимание!Когато съставяте и приемате предварителен доклад, трябва да запомните, че по време на проверката той определено ще бъде проверен от регулаторните органи и ако е съставен с неточности или приложените документи не отговарят на установените изисквания, тогава разходите за този документ ще бъдат изключени от данъчно облагане.

В какви случаи се използва предварителен отчет?

Средствата, издадени на служителя, трябва да се използват стриктно за установените цели или да се върнат в касата на компанията. Основният документ за плащане на суми по сметката е документът, върху който трябва да бъде положена визата на мениджъра.

Местните актове на предприятието определят сроковете, в които отговорният служител трябва да докладва или върне предварително издадените пари. Трябва да се изготви предварителен отчет, ако са направени разходи. Този документ ви позволява да отпишете сумите, издадени от счетоводителя, като разходи.

Всеки служител, който се връща от командировка, трябва да изготви предварителен отчет за командировка. В това отношение ролята му нараства, тъй като много съставени по-рано документи станаха незадължителни. Всъщност предварителният доклад остава единственият доклад, подаван от пътуващите до тяхното ръководство.

Изготвянето на предварителен отчет е задължително, това правило е залегнало в Процедурата за извършване на касови операции. Само предприемачи, които водят записи по опростена процедура, са освободени от изготвянето на този документ.

bukhproffi

важно!Не трябва обаче да забравяме, че има ограничение за парични плащания между организации или индивидуални предприемачи в размер на 100 000 рубли. Над тази сума следва да се използват само безналични плащания, което изключва отчитане.

Какво може да се вземе предвид

Всеки счетоводител и самият служител трябва да знае списъка с документи, които могат да бъдат приложени като доказателство за разходите към отчета за разходите.

След това документът се разделя на две таблици. Информацията в тях се въвежда от счетоводител. Лявата отразява движението на отчетните средства за служителя - салдо от предишна емисия или преразход, издадена сума, изразходвана сума, текущо салдо.

внимание!От 19.08.2017 г. служителят може да получава суми по сметка, без да отчита предходния аванс.

Дясната таблица съдържа счетоводни записи.

По-долу счетоводителят трябва да запише броя на документите, предоставени от служителя и на колко листа са разположени.

След приключване на проверката счетоводителят трябва да се подпише и да посочи с думи одобрената сума. След това формулярът се предава на главния счетоводител за преглед.

Ако след подаване на отчет служителят е идентифицирал суми пари, които трябва да му бъдат върнати, или обратното, той трябва да бъде компенсиран за това, което е изразходвал прекомерно, тогава подробностите за касовия документ се въвеждат по-долу.

внимание!По време на проверката на авансовия отчет на служителя се издава разписка, потвърждаваща приемането му. Той дублира накратко информацията на приетия документ.

Обратна страна

От тази страна има таблица, в която счетоводителят въвежда всички приложени документи. За всеки формуляр се отделя един ред.

Служител на фирма може да получи средства от касата на фирмата за сметка, която трябва да изразходва за целите, посочени в заявлението за издаване. В рамките на три дни след изтичане на периода за извършване на разходи (той е посочен в заявлението), служителят трябва да отчете. За целта той съставя предварителен отчет, данните от който трябва да бъдат потвърдени със съответните документи.

Авансовият отчет е документ, който се съставя от отговорно лице за отчитане на средствата на предприятието, получени преди това за строго определени цели.

Отговорни лица могат да бъдат само служители на предприятието. Техният списък, който също така посочва: за какви цели могат да се издават средства, максималния период за разходи, времето, през което е необходимо да се представи отчет в счетоводния отдел.

Новата процедура за извършване на касови операции определя списък на разходите, за които се издават пари в брой за отчитане. Това включва закупуване на офис консумативи, домакински стоки, горива и смазочни материали, пътни разходи, общи бизнес разходи, развлечения и др.

Паричните средства могат да бъдат получени от отговорното лице чрез безкасов превод по неговата карта. В този случай той също трябва да представи предварителен отчет в счетоводния отдел в установения срок.

След като направи разходи, служителят трябва да дойде в счетоводния отдел и да състави този документ. Той може да направи това ръчно, като попълни разпечатан формуляр, или да даде всички съпътстващи документи на счетоводител, който в негово присъствие ще състави авансов документ в специализирана програма. В последния случай след издаване на документа отговорното лице проверява съответствието на протокола с представения документ и го подписва.

Предприятието използва унифициран формуляр за предварителен отчет AO-1 или собствен формуляр на компанията, разработен въз основа на него.

Ако средствата са били изразходвани с цел придобиване на материални активи, оправдателните документи трябва да бъдат придружени от фактури (разписка за получаване) на материалите, с бележка за доставката им в склада.

Авансовият отчет се проверява от главния счетоводител на дружеството и се одобрява от директора.

След отчета остатъкът от неизразходваните средства трябва да бъде депозиран в касата съгласно, а преразходът на парите, одобрен от мениджъра, трябва да бъде компенсиран на служителя съгласно.

Примерно попълване на предварителен отчет

Нека разгледаме по-подробно как да попълните предварителен отчет.

В горната част на документа се изписва името на предприятието, в което е регистрирано отговорното лице, неговият код, отдолу е името на структурната единица. Служителят трябва да посочи своите лични данни, длъжност, номер на персонала. Тук също трябва да попълните ред, който съдържа информация за целта на предварително получения аванс.

В табличната част се посочва салдото или преразходът по сметката, ако служителят има такива. Трябва обаче да се помни, че не е позволено да се издават пари в брой за отчет, ако служителят не е докладвал преди това за издадените средства. Тоест наличието на парично салдо по сметката на това лице показва нарушение на процедурата за извършване на касови операции.

По-долу служителят попълва информация за полученото салдо или преразход на отчетни средства. Той трябва да посочи броя на оправдателните документи и броя на листовете, на които се намират.

На обратната страна служителят трябва да запише информация за всеки подкрепящ документ, като посочи неговия номер, дата на изготвяне, име и обща сума.

След това отговорното лице подписва доклада си.

В счетоводството на отчета за разходите се присвоява пореден номер и се посочва датата на неговото изготвяне.

Разделът „Счетоводни записвания“ се изготвя от счетоводител, който разпределя направените разходи между счетоводните сметки. Тази информация трябва да съвпада с информацията на обратната страна.

В задната част на документа счетоводният служител попълва своята страна на отчета („Приет за счетоводство“) и аналитични счетоводни данни за всеки подкрепящ документ.

След проверката счетоводителят трябва да направи протокол за нейното провеждане и да посочи с думи сумата за одобрение.

Авансовият отчет се подписва от главния счетоводител на дружеството, който следи за правилността на изпълнението и целевото използване на средствата.

Ако въз основа на резултатите от този отчет средствата са върнати или издадени, касиерът също го подписва, като попълва данните в касовите ордери.

Долната част на документа съдържа разписка, която счетоводителят трябва да отдели и да даде на служителя, когато го приеме за проверка. Той включва подробности за авансовия отчет, неговата сума и броя на предоставените подкрепящи формуляри.

При одобряване на отчета за разходите ръководителят трябва да направи съответен запис в горната дясна част на документа, като записва с думи общата сума на документа.

Нюанси

Паричните средства могат да се издават в чуждестранна валута. В този случай текущият референтен курс се попълва в авансовия отчет, а на обратната страна трябва да направите записи за общите показатели в чуждестранна валута и нейния еквивалент в рубли, който се изчислява по курса, посочен на първата страница.

С помощта на авансов отчет отговорните лица потвърждават изразходваните предварително дадени им суми.

Издаването на авансови суми може да се извършва само въз основа на заповед на управителя, посочваща списъка на отговорните лица, условията и целите, за които се издават средствата, както и техния размер. За командированите работници изплащането на пари по сметка може да се извърши на база или одобрено от ръководителя.

Формулярът за предварителен отчет е двустранен унифициран формуляр № AO-1 и трябва да се попълни в едно копие както от отговорното лице, така и от счетоводния служител.

Попълване на предварителен отчет

1) Отговорно лице.
Отговорното лице започва да попълва авансовия отчет, като посочва на лицевата страна на формуляр № AO-1: името на организацията, датата на изготвяне на документа, неговото фамилно име и инициали, професия (длъжност), неговия персонал номер, както и целта на аванса (служебни или представителни разходи).

Документите, потвърждаващи разходите, направени от служителя, трябва да бъдат посочени на гърба на формуляра в колони 1-6, като се посочва сумата на разходите за тях. Тези документи трябва да бъдат номерирани в съответствие с реда, в който са изброени в доклада.

В колона 1 докладчикът посочва поредния номер, присвоен на изходния документ.

В колони 2 и 3 се посочват съответно датата на изготвяне на получения документ и неговия номер.

В колона 4 се посочва вида на направените разходи (например офис разходи).

Размерът на направените разходи се посочва в колона 5, ако разходите са направени в рубли, или в колона 6, ако разходите са направени в чуждестранна валута.

Общият размер на разходите на отчетното лице се посочва в ред „Общо“ в колона 5 или 6.

2) Счетоводител.

Попълненият от служителя предварителен отчет заедно с разходооправдателните документи се предава в счетоводния отдел. При приемане на формуляр № AO-1 от отговорно лице счетоводителят подписва за приемане на документа за проверка, като посочва неговия номер и дата, общата сума на разходите и броя на приложените документи, потвърждаващи направените разходи. В края на разписката се посочва датата на подаване на отчета, след което разписката на счетоводителя се прехвърля на отговорното лице.

Счетоводителят, след проверка на коректността на документите и изразходването на средствата, попълва колони 7-8 на гърба на формуляра, като посочва размера на приетите за счетоводство разходи и колона 9, посочвайки броя на счетоводните сметки, които са дебитирана за сумата на разходите.

След това счетоводителят попълва лицевата страна на формуляра AO-1, ​​като посочва: салдото (преразход) на предишния аванс, сумата на аванса, получен от касата на организацията, сумата на изразходваните средства, салдото или преразхода на авансови суми, счетоводни записи на транзакции, отчитане на направените разходи.

Информация за попълване на таблицата със счетоводни записи се генерира от данните в колона 9 на обратната страна на отчета за разходите.

След проверка на правилността на аритметичните изчисления, документацията и изразходването на средствата по предназначение, документът се изпраща за одобрение на ръководителя на организацията.

След одобрение на документа, счетоводният отдел отписва отчетните средства и извършва окончателен разчет с отговорното лице.

Ако авансът не е използван изцяло, тогава остатъкът се предава от отговорното лице в касата на организацията на

Предварителен отчет. Формуляр AO-1 е първичен счетоводен документ, който отразява целевото използване на отчетните суми на предварително издадените средства с прикачени документи, които са доказателство за тяхното изразходване. Формулярът на отчета е унифициран, одобрен с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.08.2001 г. № 55 и код OKUD 0302001. За бюджетните организации е предвидена друга форма №, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 30.03.2015 г. N 52n.

Целта на изготвянето на авансов отчет е последващата проверка на изразходването на предварително издадените средства, потвърждение от ръководителя на организацията за тяхното използване, както и последващото отписване на производствените разходи. Документът се попълва от лицето, получило средствата авансово срещу протокола.

Списъкът на лицата, които имат право да получават пари по сметка, се одобрява със заповед за отговорни лица, която трябва да бъде на разположение в счетоводния отдел на организацията. Средствата се издават чрез касата на предприятието в размер, в който трябва да се посочи предназначението на тази сума. Периодът, за който се предоставя авансът, също се утвърждава със съответната заповед на предприятието.

Осигуряването на пътни средства се извършва въз основа на заповед от управителя или удостоверение за пътуване. В края на командировката отговорното лице е длъжно да представи отчет с приложени документи, потвърждаващи осъществимостта на направените разходи. Формулярът за авансов отчет се попълва в един екземпляр от двете страни. Лицевата страна се попълва от отговорното лице и съдържа следните данни:

• наименование на организацията, дата на попълване на отчета и неговия номер;
• фамилия, собствено име, бащино име на отговорното лице, неговият персонален номер (ако има), отделът, в който е регистриран.

В долния ляв ъгъл отговорното лице попълва таблица, която показва информация за издадените му предишни аванси, сумата на парите, които е получил в момента, техния разход, преразход и салдо. На гърба на формуляра въведете списък с документи, потвърждаващи разхода на средства (разписки, касови чекове, транспортни документи, удостоверение за пътуване и др.), Както и размера на разходите за всеки от тях (колони 1-6 ). Документите, служещи като приложение към доклада, се номерират в него по реда, в който са записани.

В случай, че авансът е издаден в чуждестранна валута, се попълват: ред 1а на лицевата страна, както и колони 6 и 8 на гърба. След попълване на документа от отговорното лице, той се предава на главния счетоводител за проверка на правилното попълване. Ако документът е попълнен правилно, счетоводителят поставя знак, който показва, че отчетът е одобрен според съответната сума (с цифри и думи), попълва разписка на лицевата страна и я предава на отговорното лице.

След проверка от счетоводител отчетът за разходите се представя на управителя за одобрение, след което се взема предвид за отписване на съответната сума на разходите. Ако отговорното лице има дълг по предварително издадени аванси, последващи суми не могат да му бъдат издавани.