Если вы подаете справки о выплаченных работникам доходах на бумажном носителе, то налоговики, проверив эти справки, должны составить "Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях".
Данный Протокол оформляется в двух экземплярах и должен быть подписан, как налоговиками, так и вами (если 2-НДФЛ вы представляете в ИФНС лично, а не по почте). Причем, печать организации брать с собой необязательно – Протокол будет считаться действительным и при наличии только подписи уполномоченного лица (Письмо ФНС от 22.10.14 № БС-4-11/21887@).
Данный документ очень важен – именно он подтверждает факт сдачи справок по форме 2-НДФЛ, а также то, что они прошли контроль заполнения. Поэтому не забудьте забрать из ИФНС свой экземпляр Протокола.
На бумаге 2-НДФЛ могут сдать те организации (ИП), у которых численность физлиц, получивших от них доход в году, за который представляются эти справки, меньше 25 человек (п.2 ).
Примечание : , где приведена таблица отчетности деклараций, когда они сдаются только в электронном виде по интернет.
Сведения о выплаченных доходах вы должны сдать в ИФНС даже в том случае, когда не смогли удержать НДФЛ.
к меню
Куда сдавать справки 2-НДФЛ
Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (). Как правило, организации представляют такие справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления справок 2-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях сдачи 2-ндфл поможет следующая таблица.
Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту головного офиса
1. Сотрудники головного отделения получают доходы от головного офиса.
2. Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту компании надо подавать справки по доходам, полученным от головного офиса (с указанием КПП и кода ОКТМО компании).
3. Работодатель - крупнейший налогоплательщик. По доходам от головного офиса справки сдают по месту учета компании, а по доходам, полученным от обособленного подразделения, компания вправе выбрать, куда отчитываться: либо по своему местонахождению, либо по местонахождению дополнительного офиса.
4. Сотрудники головного офиса находятся в длительной командировке в обособленном подразделении. Такая служебная поездка не меняет постоянного места работы.
к меню
Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту подразделения
1. Работники обособленных подразделений получают доходы только от этих же обособленных подразделений.
2. Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту подразделения надо подавать справки по доходам, полученным от этого дополнительного офиса (с указанием его КПП и кода ).
3. Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от разных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территории разных инспекций. Встать на учет и сдать справки можно в любую из таких .
4. Компания - крупнейший налогоплательщик решила, что по доходам сотрудников своего обособленного подразделения будет отчитываться по его местонахождению.
к меню
ФНС не вправе отказать в приеме декларации по НДФЛ, где неверно заполнены отдельные реквизиты
В пункте 28 Административного регламента ФНС России, утвержденнного приказом Минфина России от 02.07.12 № 99н, дан исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме налоговой отчетности. Какие-либо другие недочеты, в частности, некорректное заполнение отдельных реквизитов декларации по НДФЛ, не могут служить причинами для отказа в ее приеме. Например, для правильного заполнения дан , где показано заполнение справки 2-НДФЛ. Приведены описания полей справки. Дана ссылка скачать бланк справки 2-ндфл.
Примечание : Письмо ФНС России от 18.04.14 № ПА-4-6/7440
Оснований для отказа в приеме налоговой декларации не так уж много. К ним, в частности, относятся:
- отсутствие документов, удостоверяющих личность физического лица, или подтверждающих полномочия представителя заявителя;
- представление налоговой декларации (расчета) не по установленной форме (установленному формату);
- отсутствие в декларации, представленной на бумаге, необходимых подписей;
- отсутствие усиленной квалифицированной электронной подписи в электронной налоговой декларации;
- представление налоговой декларации в налоговый орган, в компетенцию которого не входит прием этой налоговой декларации.
к меню
Как сдать уточненную декларацию по 2-НДФЛ
Форма 2-НДФЛ, согласно положениям НК РФ, не является декларацией или расчетом. Это означает, что правила уточнения, установленные в Налогового кодекса, на нее не распространяются. Как же правильно поступить, если в справке по форме 2-НДФЛ обнаружены ошибки?
Ответ дан в разделе I Порядка заполнения 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@), который предусматривает два отдельных механизма правки: 1) аннулирование и 2) корректировку. При этом четких пояснений, в каком случае следует аннулировать отчет, а в каком - корректировать, Порядок не содержит.
Аннулирующая справка
подается, когда первоначальная справка по форме 2-НДФЛ была представлена в налоговый орган ошибочно, т. е. когда подавать ее не нужно было вообще.
В ней в поле «Номер корректировки» заголовка проставляется код 99. При этом по полю «№ ______» заголовка справки также нужно указать номер первоначально представленной (т. е. ту, которую нужно аннулировать) справки. Далее в самой аннулирующей справке заполняются только заголовок и все показатели раздела 1 и 2 в том виде, как они были указаны в первоначальной (аннулируемой) справке. Разделы 3-5 не заполняются (разд. I Порядка заполнения 2-НДФЛ).
Примечание : В Порядке заполнения справки не сказано, что аннулирующую справку или корректирующую за предыдущие периоды нужно обязательно составлять по форме, которая была в периоде представления первичной справки. А потому, справка может подаваться по действующей форме, вне зависимости от того какой период корректируется.
Корректирующая справка
подается случаях, когда первоначальный документ был подан правомерно, но содержал неверные или неполные сведения. Такой документ, согласно раздела II Порядка, полностью заменяет ранее представленную. Поэтому при составлении корректирующей справки надо заново заполнить все необходимые разделы, а не только тот, который содержал неверные сведения.
Обязательно смотрите, чтобы в поле «№ ______» заголовка корректирующей справки был указан тот же номер, который имел первоначальный документ. А вот поле «от __.__.__» заголовка корректирующей справки уже не дублируется. В нем указывается новая дата составления Справки (т. е. дата составления корректирующей Справки). Ну и, конечно, в поле «Номер корректировки» нужно проставить код 01 (если речь идет о первой корректировке).
Итак, если в ранее сданной декларации по НДФЛ обнаружена ошибка, которая привела к занижению налога, то нужно обязательно подать уточненную справку. Если же из-за найденной неточности налог не был занижен, то представлять уточненную не обязательно, но можно.
В первом случае нужно успеть сдать до истечения срока представления первоначальной декларации. Такая декларация считается поданной в срок, и никаких санкций к человеку инспекция не применит.
Во втором случае уточненную декларацию можно сдать в любое время без каких-либо последствий (абз. 2 п. 1 ст. 81 НК РФ).
В уточненной декларации по НДФЛ отразите все изменения, связанные с пересчетом налога. Для этого укажите правильные данные, а не разницу между первичными и скорректированными показателями .
Уточненную декларацию оформляйте так же, как и первичную. Для этого используйте , на которых подавалась первичная отчетность. Но есть одно отличие в оформлении титульного листа. В нем нужно указать номер корректировки по порядку. Если это первое уточнение – укажите «1--», если второе – «2--» и т. д.
к меню
Бесплатно сдать 2-НДФЛ через «Контур.Экстерн»
Как заполнить уточненную справку 2-НДФЛ при возврате налога работнику
Если в результате перерасчета НДФЛ работодатель обнаружит, что в прошлом году удержал излишние суммы НДФЛ из доходов работника, налоговый агент должен оформить на данного работника и отразить в ней показатели, полученные после пересчета налога. Это следует из раздела I Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ. О том, как оформить такую справку, Федеральная налоговая служба рассказала в письме от 13.08.14 № ПА-4-11/15988 .
Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо по вопросу возврата излишне удержанного налога на доходы физических лиц и сообщает следующее. Потому что, налоговая ответственность за несвоевременное представление сведений по форме 2-НДФЛ установлена пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. При этом из буквального толкования этой нормы законодательства следует, что штраф предусмотрен только за несдачу сведений по форме 2-НДФЛ. Поэтому, если сведения сданы в срок, хотя и заполнены некорректно (с ошибками), налоговая инспекция не вправе оштрафовать организацию за непредставление сведений. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 апреля 2013 г. № А19-16467/2012, Центрального округа от 28 августа 2006 г. № А35-9977/05-С18, Уральского округа от 11 июля 2005 г. № Ф09-2873/05-С2). Если организация представила справку с ошибками, то инспекция может не принять такие сведения. При этом она обязана направить протокол приема сведений. В таком случае справка считается непредставленной. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 6 мая 2013 г. № А27-16221/2012). Поэтому нужно направлять сведения о доходах физических лиц заранее, чтобы своевременно исправить ошибки. к меню Нужно выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ?Нет. Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ). В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:
к меню Разные ситуации при заполнении справки о доходах сотрудникаКак отразить в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другомВ справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отразите в том месяце, в котором их выплатили сотруднику. Во время отпуска сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (). Поэтому в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2015 года, за отпуск, который заканчивается в январе 2016 года, нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2015 год. к меню Как заполнить справку 2-НДФЛ, если зарплату в отчетном периоде начислили, но не выплатилиТакую зарплату отражайте в справке 2-НФДЛ по общим правилам. По-особому нужно заполнить лишь раздел 5. Выплатили зарплату или нет, для справки 2-НДФЛ значения не имеет. В любом случае оплата труда становится доходом в последний день месяца, за который она начислена (). Поэтому в форме 2-НДФЛ отразите:
В разделе 5 начисленную, но не выплаченную зарплату нужно отразить только по строкам «Общая сумма дохода », «Налоговая база », «Сумма налога исчисленная ». А строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» заполните в зависимости от того, успели выплатить зарплату до подачи справки или нет. Это связано с тем, что суммы удержанного налога отражают в том налоговом периоде, за который исчислен налог. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 2 марта 2015 № БС-4-11/3283 и от 12 января 2012 № ЕД-4-3/74 . к меню Зарплату выдали прежде, чем подали справкиЕсли зарплату выдали до подачи справки 2-НДФЛ, то сумму налога, перечисленную в бюджет после окончания отчетного года, включите в строки «Сумма налога удержанная » и «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за этот год. К примеру, компания выплатила зарплату за декабрь только 10 января следующего года. Удержанный налог перечислили в бюджет на следующий день – 11 января. В справках 2-НДФЛ бухгалтер указал эту сумму в разделе 5, в том числе по строкам «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». Хотя фактически налог заплатили уже после окончания отчетного года. Зарплату выплатили после того, как сдали справкиЕсли зарплату выплатили после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки. Например, на дату подачи 2-НФДЛ компания все еще не выплатила зарплату за ноябрь отчетного года. Поэтому в разделе 5 справки бухгалтер показал сумму дохода и исчисленного с него налога. А вот в строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» этот налог не включил. В июне зарплата была выплачена. Бухгалтер подал в налоговую инспекцию уточненные справки, добавив сумму удержанного и перечисленного налога в соответствующие строки. к меню Зарплата начислена в отчетном году, а выплачена в следующемУчитывайте особенности, связанные с уплатой налога с зарплаты за последний месяц отчетного года. Если зарплата за декабрь была начислена в декабре, но выплачена в следующем году (например, в январе), сумма налога перечисленная в бюджет все равно должна быть включена в показатель строки «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за отчетный год. Если зарплата за декабрь была начислена и выплачена после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 2 марта 2015 г. № БС-4-11/3283 и от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74 . к меню НДФЛ удержали правильно, но перечислили излишнеЕсть ситуация, когда налог начислен и удержан верно, но в бюджет ошибочно перечислена завышенная сумма налога. Важно помнить, что излишне уплаченная сумма не является налогом, поэтому она не должна отражаться в справке о доходах. Таким образом, в разделе 5 поля «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» надо заполнить так, как будто переплаты не было. Переплату по НДФЛ можно зачесть или вернуть. Для этого нужно провести сверку с бюджетом, а затем . Работник сменил фамилию: сдавать ли уточненные 2-НДФЛ и расчет по взносамЕсли у работника изменились персональные данные (например, фамилия или адрес) уже после того, как работодатель сдал в ИФНС 2-НДФЛ и расчет по страховым взносам, корректировать и пересдавать отчетность не требуется. ППоскольку в справку 2-НДФЛ сведения вносятся на основании данных документа, удостоверяющего личность гражданина. Естественно, документ должен быть действующим, а данные актуальными. Если на момент представления справки эти условия соблюдены, то причин сдавать уточненную справку нет. к меню
|
Любую отчетность, сдаваемую в налоговую, ответственные инспекторы подвергают тщательной проверке. Так, если при принятии 2-НДФЛ выяснится, что что-то заполнено неверно, ее не примут. Если же их было несколько, часть документации могут забрать, а остальные вернуть обратно. Как же действовать, если не приняли справку 2-НДФЛ ?
Двойная проверка
Справка 2-НДФЛ проходит несколько этапов проверки. Они показаны в таблице.
| № | Когда | Что происходит |
| 1 | В момент принятия документов налоговиками | Ответственные лица внимательно просматривают справки. Им необходимо убедиться, что налоговый агент заполнил все обязательные поля. Проверяют и структуру отображаемых данных. Если все соответствует нормам, справку ИФНС принимает. |
| 2 | Непосредственная проверка содержания | Всю информацию изучают комплексно. Нередко какие-то ошибки находят только в этот момент, так как изначально проверяется соответствие только нормам заполнения, а не фактологические данные. |
В случае отсутствия ошибок налоговая инспекция забирает документ для дальнейшей проверки. Независимо от дальнейшей судьбы справки, она считается поданной в соответствии с установленным ФНС порядком.
Что предпринять, когда не приняли справку 2-НДФЛ
Во время проверки сдаваемых налоговыми агентами справок 2-НДФЛ ответственные лица составляют соответствующие протоколы приема. В них налоговики отображают информацию о том, какие из сдаваемых справок отклонены и какова причина отказа. Основная часть такого протокола выглядит так:
Далее налоговому агенту, а точнее – ответственному за сдачу отчетности лицу, необходимо внимательно изучить протокол. Посмотреть, что нужно переделать. После этого справки составляют заново с внесенными изменениями. Принятые 2-НДФЛ переписывать заново не надо, ведь они уже сданы в налоговую службу.
Кроме переделанных справок придется составить еще и реестр. Причем его отсутствие может послужить причиной отказа в приеме документов и штрафа в размере 200 рублей (ст. 126 НК РФ).
Если справки с исправлениями сданы поздно
Внесение исправлений требует времени, потому сдавать справки лучше заранее. Когда не приняли справку 2-НДФЛ , отклоненные экземпляры нужно переделать и вновь сдать в налоговую службу до отчетной даты. Если сроки будут нарушены, за каждую несвоевременно принесенную справку налоговому агенту придется уплатить штраф. Он равен 200 рублям.
Если же изначально сдать справки хотя бы на несколько дней пораньше, то внести исправления можно будет вовремя.
ПРИМЕР
Налоговый агент сдал 12 справок 2-НДФЛ, шесть из которых инспекция не приняла. Предприниматель вносит исправления, но сдать отчетность с обновленными данными вовремя не успевает. В этом случае ему придется уплатить штраф в общей сумме – 1200 рублей.
Если после приемки справок в них найдены ошибки
Одна сторона медали – когда сразу не приняли справку 2-НДФЛ . Другая – когда уже после приемки справок налоговые инспекторы могут обнаружить, что одна или несколько 2-НДФЛ заполнены неверно. Например, при сверке информации может оказаться, что указанный в отчете ИНН принадлежит совсем не тому лицу, по которому был подан документ о доходах.
В такой ситуации на налогового агента наложат штраф в размере 500 рублей за каждую такую справку. Причиной тому будет указание сведений, оказавшихся недостоверными.
ПРИМЕР
Если при заполнении справок в четырех из них были сделаны ошибки в ИНН, то заплатить налоговому агенту придется уже 2000 рублей (500 × 4).
Когда нашли ошибку сами
Если налоговый агент сам нашел в своих справках ошибки, он может избежать необходимости платить штраф. Это реально только в том случае, когда в ИФНС будет отправлена откорректированная справка. Подать ее нужно прежде, чем несоответствие будет выявлено налоговиками.
Справки 2-НДФЛ, которые сданы по ошибке, надо аннулировать. Например, если сведения представлены на другого "физика" или не в ту инспекцию. Смотрите образец аннулирующей справки 2-НДФЛ.
Когда сдают аннулирующую 2-НДФЛ
Если компания сдала справки по ошибке, надо подготовить аннулирующие справки 2-НДФЛ (по новой форме 2019) . Например, отменить справки требуется, если они представлены на другое физлицо или сданы не в ту ИФНС.
ВАЖНО!С января 2019 года нельзя подавать данные на электронных носителях таких как: флешки, CD- и DVD-диски. Справки можно сдать либо в бумажном виде, либо по ТКС.
Также, в 2019 году работодатели заполняют 2-НДФЛ: по новой форме. Новый бланк и правила предоставления утвердила ФНС ().
Кроме того, иногда, чтобы исправить сведения, сдают не уточненку, а аннулирующий документ. Например, если компания сдала справки 2-НДФЛ за 2018 год, но выяснилось, что неправильно заполнила ОКТМО, надо уточнить сведения. Уточняют ОКТМО в особом порядке.
Если сдать справки с номером корректировки "01", то в базе налоговиков отразится двойной доход: по верному и ошибочному ОКТМО. Чтобы исправить ошибку, сдать надо аннулирующие сведения с теми же номерами справок, но с номером корректировки "99". В них заполняют данные компании и работника в разделах 1 и 2, остальные сведения не указывают. В справках пишут неверный ОКТМО.
После того как справки отменены, надо сдать 2-НДФЛ с верным кодом. Номер корректировки - "01". Раньше программа налоговиков выдавала ошибки, но сейчас таких проблем нет (письмо ФНС России от 10.06.16 № БС-4-11/10398).
Аннулирующая справка 2-НДФЛ: как заполнить
Чтобы аннулировать справки, в поле "Номер корректировки" надо поставить значение "99" и заполнить только разделы 1 и 2 со сведениями о компании и физлице.
Остальные разделы для аннулирующей справки 2-НДФЛ заполнять не надо. Оставьте их пустыми (см. образец ниже).
Обратите внимание!
Ранее, чтобы обнулить справки, налоговики требовали письмо в произвольной форме (письмо ФНС России от 29.01.13 № ЕД-4-3/1224). Теперь такой документ не принимают. Подать уточненку с нулевыми показателями вместо аннулирующей справки тоже нельзя. Могут запросить пояснения.
В аннулирующей справке 2-НДФЛ должен быть тот же признак, что и в первоначальной. Например, если компания удержала налог, но по ошибке сдала справку с признаком 2, тот же признак надо записать, чтобы аннулировать неверные сведения.
Вы вовремя подали в инспекцию справки 2-НДФЛ по всем своим работникам, а инспекция прислала запрос на предоставление пояснений? За что штрафуют, что прощают и как внести исправления в 2-НДФЛ, для БУХ.1С рассказала эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Ангелина Волконская.
В марте и апреле 2017 года все компании должны были направить в ИНФС справки о доходах по форме 2-НДФЛ на всех своих работников, а также на граждан, с которыми в 2016 году заключались гражданско-правовые договоры. Напомним: тем, кто не подал эти справки или направил их с опозданием, грозит штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный (представленный с опозданием) документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Тех, кто вовремя отчитался по доходам своих сотрудников, конечно, не оштрафуют. Но им может грозить другой штраф, если вдруг в полученных справках налоговая инспекция обнаружит ошибки.
Штрафуют без «камералки»
Итак, справки по форме 2-НДФЛ сданы. А поскольку они не являются ни декларациями, ни расчетами, то камеральной проверке эти справки подвергаться не будут. Согласно п.1 ст.88 НК РФ камеральная проверка проводится на основе налоговых деклараций (расчетов) и документов, представленных налогоплательщиком, а также других документов о деятельности налогоплательщика, имеющихся у ИФНС. Справка 2-НДФЛ не является ни декларацией, ни расчетом. ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 12.05.2009 № А66-4514/2008 подтверждает данный вывод, дополняя, что справка по форме 2-НДФЛ содержит лишь информацию о выплаченных физическим лицам доходах и суммах начисленного и удержанного налога.
Однако тот факт, что справки 2-НДФЛ не подвергаются камеральной проверке, не гарантирует отсутствие последствий в результате подачи справок с ошибочными сведениями. Ведь в п.1 ст.126.1 НК РФ говорится, что за представление налоговым агентом документов, содержащих недостоверные сведения, положен штраф в размере 500 руб. за каждый документ, содержащий ошибку. При этом из НК РФ не следует, что этот штраф будет наложен только по результатам камеральной проверки. Таким образом, справки 2-НДФЛ все равно попадут под пристальное внимание налоговиков. И при обнаружении ими ошибок фирме грозят санкции.
Кстати, обратите внимание, что штраф за представление справки с «дефектом» гораздо жестче, чем за ее непредставление.
Санкций можно избежать, если опередить налоговиков
Если бухгалтер сам обнаружит в ранее представленных справках ошибку и поторопится исправить ее до того, как ее найдут налоговики, то штрафовать компанию не будут. Это четко следует из п.2 ст.126.1 НК РФ.
Но что значит «до того, как ее найдут налоговики»? Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС России от 19.07.2016 № БС-4-11/13012. Там сказано, что штрафа избежать не получится, если до подачи уточненной справки ИФНС уже затребовала пояснения по факту обнаружения ошибок в представленных документах, либо фирма получила иной документ, свидетельствующий об обнаружении инспекцией недостоверности сведений, содержащихся в представленных документах.
Таким образом, если компания уже получила требование о представлении пояснений по поводу сведений в справке 2-НДФЛ, то если эти сведения действительно содержат ошибку, их исправление путем подачи корректирующей справки от штрафа уже не спасет.
Какие ошибки в 2-НДФЛ могут привести к штрафу
Из буквальной трактовки п.1 ст.126.1 НК РФ следует, что штраф грозит за представление документа, содержащего недостоверные сведения. Однако ни в НК РФ, ни в других нормативных актах не разъясняется, что считать «недостоверными сведениями». Но есть официальные письма ведомств, в которых чиновники поясняют, за что именно налоговому агенту грозят санкции.
Например, в письме ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 говорится, что основанием для привлечения к ответственности, предусмотренной п.1 ст.126.1 НК РФ, будет является недостоверность информации, допущенной в результате:
- арифметической ошибки;
- искажения суммовых показателей;
- иных ошибок, влекущих неблагоприятные последствия для бюджета в виде неисчисления и (или) неполного исчисления, неперечисления налога, нарушения прав физических лиц (например, прав на налоговые вычеты).
Кроме того, как отмечено в письме, штраф может быть и за ошибки в показателях, идентифицирующих налогоплательщиков-физических лиц (ИНН, ФИО, дата рождения, паспортные данные), которые также могут повлечь невозможность реализации в полном объеме прав физических лиц, а также прав и обязанностей налоговых инспекций (в части администрирования налога). Однако если информация о ФИО и ИНН физических лиц достоверная, то ошибки, например, в серии и номере паспорта или в адресе места жительства не должны быть поводом для наложения штрафа. Такой вывод следует из решения от 22.12.2016 № СА-4-9/24731, опубликованного на сайте ФНС в разделе «Решения по жалобам».
Получается, что иногда оштрафовать могут даже за те ошибки, которые не привели к неблагоприятным последствиям для казны или нарушению прав работников. Но в этой ситуации налоговики могут снизить штраф, признав указанные факты смягчающими обстоятельствами (письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
Помимо этого должностное лицо организации (например, директор) может быть привлечено к административной ответственности (ч.1 ст.15.6 КоАП РФ). Штраф составит от 300 до 500 руб. (сумма фиксирована и не зависит от количества представленных с ошибками справок, как налоговый штраф).
Поэтому если вы обнаружили ошибки в справках 2-НДФЛ, советуем поскорее принять меры, тем более с составлением корректирующих справок сложностей обычно не возникает.
Корректируем справку 2-НДФЛ
Справка с уточняющими данными составляется по форме, которая действовала в период составления «первичной» справки. В последнее время она не менялась, поэтому за 2016 год следует использовать действующую на сегодняшний момент форму.
При составлении корректирующей справки взамен ранее представленной в полях «N ______» и «от __.__.__» следует указать номер ранее представленной справки и дату составления новой (текущей) справки. В поле «Номер корректировки» указывается очередной номер корректировки.
Например, в корректирующей справке, представляемой в первый раз, в соответствующих ячейках следует указать «01». Если вы потом сделаете вторую корректирующую справку, то указывать нужно «02» и т.д. Затем следует указать все данные по физическому лицу, а в табличных частях справки внести верные суммы.
Тут же возникает вопрос: вписывать нужно только те суммы, которые подлежат исправлению, или все? Все, в том числе и те, в которых ошибки не было. Дело в том, что в форме справки 2-НДФЛ заполняются все реквизиты и суммовые показатели, если иное не предусмотрено Порядком заполнения справки 2-НДФЛ (разд.1 Приложения №2 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485). А положения, предусматривающего включение в корректирующую справку 2-НДФЛ только тех сведений, которые содержали ошибку, там нет.
С 1 января 2016 года представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 500 рублей за каждый такой представленный документ (ст. 126.1 НК РФ). Вам, как налоговому агенту, штраф не выпишут, если вы самостоятельно обнаружите ошибки и представите в налоговую инспекцию уточненные документы до момента, когда вы узнали (можете узнать) что неточности, содержащиеся в представленных вами документах (сведениях) обнаружили налоговые инспекторы (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому так важно своевременное выявление ошибок и подача корректирующих сведений.
Приказом ФНС России от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485@ установлены новые правила исправления ошибок в поданных справках 2-НДФЛ, для чего в заголовке предусмотрено поле «Номер корректировки»:
- при составлении первичной формы справки 2-НДФЛ проставляется «00»;
- при составлении корректирующей справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной указывается значение на единицу больше, чем указано в предыдущей справке («01», «02»
и так далее); - при составлении аннулирующей справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной проставляется цифра «99».
Корректирующую форму 2-НДФЛ подают, чтобы исправить ошибки в первичной форме.
А аннулирующую справку – чтобы отменить сведения, которые вообще не нужно было представлять.
Обратите внимание
Если после отправки 2-НДФЛ по ТКС она не была принята налоговым органом (получен протокол, содержащий описание ошибок форматного контроля), то необходимо подавать не корректировку, а новую справку с тем же номером, указанием в поле «Номер корректировки» значения «00», но с новой датой. То есть корректирующую 2-НДФЛ подавать не надо, так как по данному физическому лицу справка налоговой инспекцией не принята и необходимо повторно отправить данные (п. 14 приказа ФНС России от 16 сентября 2011 г.
№ ММВ-7-3/576@).
Корректирующая справка 2-НДФЛ
Если обнаружены ошибки в принятой налоговым органом справке 2-НДФЛ, необходимо подать новую справку с правильными данными с указанием прежнего номера ранее представленной
2-НДФЛ, но даты составления корректирующей. При этом если налоговый агент впервые уточняет сведения о доходах физического лица, то в поле «Номер корректировки» корректирующей справки 2-НДФЛ необходимо поставить значение «01», если подается вторая корректирующая по этому же физическому лицу – «02» и т.д.
Количество корректирующих справок 2-НДФЛ практически не ограничено – номер уточнения (корректировки) справки может принимать значения от 01 до 98.
Обратите внимание: уточненная справка о доходах физического лица за предшествующие налоговые периоды, представляется по форме, действовавшей в том налоговом периоде,
за который вносятся соответствующие изменения.
ПРИМЕР СИТУАЦИИ ДЛЯ ПОДАЧИ КОРРЕКТИРУЮЩИЙ СПРАВКИ
АО «Актив» подало неверные сведения о доходах работника Владимира Гритта, являющегося высококвалифицированным специалистом, не имеющего на 31 декабря 2015 года статуса резидента РФ. Бухгалтер неправильно указал в поле «Статус налогоплательщика» формы
2-НДФЛ код «1», который применяется при подаче сведений о доходах, выплаченных физическим лицам – налоговым резидентам РФ. Впоследствии ошибка была обнаружена и подана корректирующая справка 2-НДФЛ:
Обратите внимание, что иногда только «уточненкой» не обойтись.
ПРИМЕР ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБКИ ПРОШЛЫХ ПЕРИОДОВ
В апреле 2016 года после сдачи сведений по форме 2-НДФЛ за 2015 год бухгалтером
АО «Актив» выявлена ошибка по исчисленному налогу у сотрудника Сидорова В.П., связанная с неотражением суммы подарка стоимостью 6000 рублей. Этот подарок Сидоров получил от организации на юбилей в октябре 2015 года.
Бухгалтер уменьшил стоимость подарка на 4000 рублей и доначислил налог. Сумма, облагаемая НДФЛ, – 2000 рублей (6000 руб. – 4000 руб.). Неудержанный НДФЛ составит
260 руб. (2000 руб. × 13%). Ее бухгалтер должен удержать у работника при ближайшей выплате зарплаты и перечислить в бюджет.
Бухгалтерские проводки будут такие:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»,
– 260 руб. – доначислен НДФЛ за прошлый год;
ДЕБЕТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ», КРЕДИТ 51
– 260 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет.
Затем АО «Актив» должно подать уточненную справку 2-НДФЛ за 2015 год. В ней организация укажет все доходы работника за 2015 год, включая стоимость подарка, а также исчисленную, удержанную и перечисленную сумму налога, включая и неудержанные 260 рублей. Общая сумма исчисленного, удержанного и перечисленного с выплат Сидорова за 2015 год НДФЛ составит 57 031 руб. (56 771 руб. + 260 руб.).
Так как доначисление НДФЛ произошло после подачи сведений за отчетный период,
АО «Актив» помимо подачи корректирующей справки 2-НДФЛ необходимо также проинформировать налоговый орган и самого налогоплательщика о сумме дохода и о невозможности удержать НДФЛ.
Для подачи сведений о невозможности удержать налог необходимо использовать справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».
Так следует заполнить корректирующую справку 2-НДФЛ:
Так следует оформить сообщение о невозможности удержать налог:
Если работник, с которого вы в прошлом году недоудержали НДФЛ, уже уволился, провести перерасчет с ним вы уже не сможете. Поэтому действуйте таким же образом. После того как вы пересчитали налог, подайте на работника сразу две справки 2-НДФЛ. Первая – уточненная с признаком 1. В ней укажете все доходы и вычеты за соответствующий год, сумму исчисленного, удержанного, перечисленного, а также неудержанного налога. Вторая справка будет с признаком 2. В ней нужно отразить только сумму дохода, с которого был не удержан налог.
Обратите внимание
Сообщить о невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан, даже если был пропущен установленный для этого срок – 1 марта года, следующего за годом, в котором был выплачен доход. При этом помните: непредставление в установленный срок налоговым агентом в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Налоговым кодексом, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Если же с работника вы излишне удержали НДФЛ, то на него нужно подать только одну уточненную справку 2-НДФЛ с признаком 1. В справке укажите все доходы и вычеты, а также суммы исчисленного, удержанного, перечисленного и излишне удержанного налога.
Аннулирующая справка 2-НДФЛ
В форме аннулирующей справки 2-НДФЛ заполняются заголовок, все показатели раздела 1 «Данные о налоговом агенте» и раздела 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода», указанные в представленной ранее справке 2-НДФЛ. Остальные разделы 3, 4 и 5 справки не заполняются.
ПРИМЕР ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ АННУЛИРУЮЩЕЙ СПРАВКИ
Сведения о доходах сотрудника Антонова Ю. П., работающего в обособленном подразделении АО «Актив», поданы по месту учета головной организации. Это является нарушением в соответствии с п. 2 ст. 230 Налогового кодекса. НДФЛ, исчисленный с его доходов, должен перечисляться в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения
(п. 7 ст. 226 НК РФ).
Для исправления этой ошибки необходимо аннулировать справку 2-НДФЛ, поданную по месту учета головной организации, и подать новую справку по месту учета обособленного подразделения.
Аннулирующая справка будет выглядеть так.
Возврат налога за лечение
Какой срок проведения выездной налоговой проверки?
Бюджет государства и семьи презентация к уроку по обществознанию (8 класс) на тему Что такое бюджет
Что входит в обязанности страхового агента?
Что такое эффективность инвестиций, как оценивается, от каких факторов зависит?