Emissione di denaro per un viaggio di lavoro in contanti e su carta

L'iniziativa di un viaggio di lavoro di un dipendente proviene sempre dal datore di lavoro, perché nel suo processo verranno risolti i problemi di lavoro (in base alla definizione di viaggio di lavoro nell'articolo 166 del Codice del lavoro). Pertanto, l'organizzazione deve fornire al dipendente tutto il necessario per il viaggio, prima di tutto: denaro. I diritti dei lavoratori sono protetti dal Codice del lavoro, in cui l'articolo 168 stabilisce che un viaggiatore d'affari deve ricevere denaro per un viaggio d'affari - per viaggio, affitto dell'alloggio e indennità giornaliere. Quanto pagare dipende dai costi stimati e dalla durata del viaggio.

Il decreto governativo del 13.10.2008 è dedicato anche ai viaggi di lavoro. 749, dove il comma 10 prevede direttamente l'obbligatorietà del rilascio di un anticipo sul viaggio di lavoro. Quelli. il dipendente non deve andare a proprie spese.

L'importo specifico erogato dovrebbe essere basato su una stima preliminare del costo dei biglietti e dell'alloggio, nonché sull'importo dell'indennità giornaliera stabilita dall'atto normativo locale dell'organizzazione.

1. Domanda di emissione di un anticipo per le spese di viaggio

2. Domanda per il rilascio di una sub-relazione al direttore

3. Domanda di emissione di un anticipo sulla carta

4. Emissione delle spese di viaggio dalla cassa

5. Anticipi per spese di viaggio

6. Viaggio di lavoro senza anticipo

Allora, andiamo con ordine. Se non hai tempo per leggere un lungo articolo, guarda il breve video qui sotto, dal quale imparerai tutto il più importante sull'argomento dell'articolo.

(se il video non è chiaramente visibile, c'è un ingranaggio nella parte inferiore del video, fai clic su di esso e seleziona Qualità 720p)

Più in dettaglio rispetto al video, analizzeremo l'argomento di un pagamento anticipato per un viaggio di lavoro più avanti nell'articolo.

1. Domanda di emissione di un anticipo per le spese di viaggio

Quindi, se un dipendente sta andando in viaggio d'affari, allora ha bisogno di dare soldi. Ma non puoi semplicemente prendere i soldi e darli al dipendente.

Il primo passo da compiere, e che ci viene detto dalla clausola 6.3 delle Istruzioni della Banca Centrale del 03/11/2014. No. 3210-U, questo scrivere una dichiarazione... Poiché l'emissione di denaro per un viaggio d'affari viene effettuata con la preparazione di un ordine di cassa (CSC), ed è redatto solo in base alla domanda, sulla sua base.

Non esiste un modulo standard per tale dichiarazione, l'Indicazione ci informa solo che in essa deve essere presente:

• importo in contanti;
• il termine per l'emissione di contanti;
• firma del dirigente;
• Data.

La domanda è redatta come di consueto, a nome dell'amministratore o della persona delegata a prendere decisioni sull'emissione di fondi per il conto. Inoltre, la domanda deve indicare per quale scopo deve essere emesso il denaro. Possono essere forniti anche calcoli per comprovare l'importo.

Come può essere completata una domanda per una spesa di viaggio anticipata può essere visto nell'esempio seguente.

Direttore della LLC "Albatross"

Yastrebova Ya. Ya.

dall'ingegnere Orlov O.O.

Ti chiedo di emettere contanti per un importo di 10.000 (diecimila) rubli per le spese di viaggio per un periodo di 7 (sette) giorni di calendario.

27.06.2016 Orlov Orlov O.O.

Contabile Karaseva K.K. Karaseva

Autorizzo il problema:

Direttore falchi Yastrebov Ya. Ya.

Prima che il manager firmi la dichiarazione, devi decidere Il dipendente ha un debito? per gli importi precedenti segnalati. In caso affermativo, la domanda non può essere accolta. In primo luogo, il dipendente deve estinguere il debito sull'anticipo precedente.

A tal proposito è opportuno prevedere sul foglio di domanda un visto per impiegato contabile, che segnerà la presenza o meno del debito del dipendente su anticipazioni precedenti.

Dopo che la domanda ha ricevuto un visto dall'ufficio contabilità, il manager può firmarlo.

2. Pagamento di un anticipo per un viaggio di lavoro al direttore - hai bisogno di una domanda?

Non solo i normali dipendenti dell'organizzazione vanno in viaggio d'affari, ma anche il direttore stesso. L'Istruzione non fa eccezioni per lui, da cui si può concludere che scrivere una dichiarazione per lui è una procedura obbligatoria.

Quindi si scopre che lui stesso scrive e si firma? Perché la Direttiva dice anche che la domanda deve essere firmata dal gestore. In tali situazioni, sarebbe più logico redigere un ordine, ma la sua compilazione non è prevista dalla Direttiva, ma una dichiarazione è scritta direttamente.

È quindi necessaria una domanda per il rilascio di un sub-report del direttore, che lo scrive e lo firma. Può sembrare strano, ma sicuramente non è un errore. E inoltre, la formulazione nella dichiarazione può essere leggermente corretta e sembrerà già molto più logica. Vedi esempio sotto.

Presso Albatross LLC

dal regista Yastrebov Ya.Ya.

Domanda di emissione di denaro in conto

È necessario emettere contanti per un importo di 10.000 (diecimila) rubli per le spese di viaggio per un periodo di 7 (sette) giorni di calendario.

direttore Orlov Orlov O.O.

Lo stato degli accordi con il dipendente per importi precedentemente emessi:

Non vi è alcun debito dei dipendenti per importi contabili precedentemente emessi.

Contabile Karaseva K.K. Karaseva

La situazione è più semplice nelle grandi aziende, dove lo stesso CEO non firma la dichiarazione di responsabilità e l'autorità in materia è delegata a un altro dipendente, ad esempio il CFO. Pertanto, in una situazione del genere, il direttore generale scriverà una dichiarazione e il direttore finanziario firmerà.

Ricorda che la domanda è un documento obbligatorio. Se il denaro viene emesso per un viaggio d'affari senza di esso, c'è il rischio di una multa fino a 50 mila rubli. ai sensi dell'art. 15.1 Codice Amministrativo.

3. Domanda di emissione di un anticipo sulla carta

In alcuni casi, è più conveniente per un dipendente ricevere denaro responsabile non in contanti, ma su una carta di plastica. La domanda sorge spontanea, è necessario scrivere una domanda per questo? Se segui letteralmente le Istruzioni, la domanda è obbligatoria solo se il denaro viene emesso in contanti (clausola 6.3 delle Istruzioni).

Ma il Ministero delle Finanze nelle sue spiegazioni (lettera del 25.08.14 n. 03-11-11 / 42288) aderisce a un parere diverso e specifica che è necessario prendere una domanda scritta anche se il denaro viene trasferito sulla carta. Se non altro perché conterrà i requisiti per il trasferimento.

Direttore della LLC "Albatross"

Yastrebova Ya. Ya.

dall'ingegnere A.A. Chaikin

Domanda di emissione di denaro in conto

Si prega di trasferire fondi sulla mia carta di credito contro un estratto conto per un importo di 10.000 (diecimila) rubli per le spese di viaggio per un periodo di 7 (sette) giorni di calendario.

Dati della carta di credito:

Nome della banca: PJSC "Promsvyazbank"

BIK: 045402790

Conto corrispondente: 30101810800000000790

Numero di conto personale: 40817840500409007051

27.06.2016 Chaikin A.A. Chaikin

Lo stato degli accordi con il dipendente per importi precedentemente emessi:

Non vi è alcun debito dei dipendenti per importi contabili precedentemente emessi.

Contabile Karaseva K.K. Karaseva

L'enumerazione è consentita:

Direttore falchi Yastrebov Ya. Ya.

Inoltre, tale dichiarazione confermerà che la carta è il denaro responsabile è elencato piuttosto che altro reddito. E dal reddito devi trattenere l'imposta sul reddito delle persone fisiche. Inoltre, non dimenticare durante il trasferimento ai fini del pagamento di indicare che si tratta di denaro responsabile.

Se disponi di un regolamento sull'emissione di fondi per un rapporto, scrivi in ​​esso che i fondi possono essere emessi ai dipendenti sia in contanti che su carte. Di seguito è riportato un esempio della formulazione.

I fondi a fronte della relazione per i viaggi di lavoro e le spese aziendali vengono emessi in contanti dalla cassa o trasferiti sulle carte bancarie dei dipendenti.

Il metodo di emissione dei fondi è regolato dal direttore caso per caso.

Indipendentemente dal metodo di ricezione del denaro (in contanti o su carta), i dipendenti restituiscono gli importi non spesi in contanti alla cassa dell'azienda.

4. Emissione delle spese di viaggio dalla cassa

Quindi, hai fatto una dichiarazione. Il prossimo passo è emettere denaro direttamente dalla cassa per un viaggio di lavoro. Sulla base della domanda, il ragioniere redige e firma cassa di spesa sotto forma di KO-2(approvato con decreto del Comitato statale di statistica del 18.08.98, n. 88).

Il registratore di cassa ha anche un campo per la firma del gestore. Ma se il capo ha già firmato la domanda e il rilascio è consentito, la sua firma non è richiesta sul registratore di cassa. Ma per motivi di ordine, puoi anche metterlo.

La procedura per l'emissione è dettagliata nelle clausole 6.1-6.3 delle Istruzioni.

I fondi vengono emessi a un viaggiatore d'affari personalmente oa un'altra persona tramite procura, dietro presentazione di un passaporto. La procura per l'emissione una tantum è allegata al regolamento in contanti. Una procura per più questioni, quindi una copia autenticata è allegata al registratore di cassa e l'originale è conservato dal cassiere.

I dettagli del passaporto della persona che ha ricevuto il denaro sono indicati nel registratore di cassa. Anche se il destinatario è il dipendente stesso, i dati del passaporto devono essere comunque indicati.

Una volta individuato il destinatario, la procedura è la seguente:

1. Il cassiere prepara la quantità di denaro richiesta.
2. Il destinatario firma il registratore di cassa e indica l'importo a parole, se non è stampato.
3. Il cassiere conta nuovamente il denaro sotto gli occhi del destinatario e lo trasferisce.
4. Se necessario, il destinatario stesso, in piena vista del cassiere, riconta i soldi
5. Il cassiere firma il registratore di cassa.

Le indennità di viaggio dalla cassa dell'organizzazione possono essere emesse dai seguenti fondi:

• ricevuto dal conto di regolamento dell'organizzazione
• ricevuti alla cassa dalla vendita di beni, opere, servizi.

È impossibile emettere un pagamento anticipato per un viaggio di lavoro da fondi accettati dai cittadini come pagamenti a favore di altre persone.

Il trasferimento del denaro responsabile alla carta viene effettuato inviando un ordine di pagamento alla banca, che indica i dettagli del destinatario, riportati nella domanda del dipendente, e nell'appuntamento questo pagamento è definito come importo contabile.

5. Anticipi per spese di viaggio

Ora vediamo come l'emissione di denaro per un viaggio d'affari si riflette nella contabilità. Le operazioni di anticipo spese di viaggio saranno molto semplici:

1. Il denaro viene emesso dalla cassa:

Addebito 71 - Credito 50

1. Il denaro viene trasferito sulla carta:

Addebito 71 - Credito 51

Esempio

Vicedirettore della LLC "Albatross" Filinov S.S. Il 27 giugno sono stati emessi fondi dal registratore di cassa per un rapporto di viaggio d'affari sulla base di un ordine per un viaggio d'affari e una domanda.

Si ricorda che oltre alle normali carte bancarie (principalmente tessere stipendio) dei dipendenti, anche le carte aziendali possono essere utilizzate per l'emissione del verbale. Il denaro per esso viene trasferito dal conto corrente e registrato su un conto speciale separato:

Addebito 55 - Credito 51

In tal caso, al momento del rilascio della tessera al dipendente, non si effettua la registrazione per il rilascio del verbale. E solo quando un dipendente paga qualcosa con questa carta o preleva denaro da essa, apparirà una registrazione per l'emissione di denaro per un rapporto:

Addebito 71 - Credito 55

La procedura per lavorare con le carte aziendali è prescritta nell'atto normativo locale dell'organizzazione.

Esempio

P.P. Perepelkin, Responsabile del Servizio Forniture di Albatros LLC. Il 27 giugno è stata rilasciata una carta aziendale per il pagamento delle spese di viaggio. Il 28 giugno ha prelevato contanti dalla carta per un importo di 2.000 rubli. Il 29 giugno, l'hotel ha pagato 5000 rubli con la carta. L'estratto conto conferma l'addebito di fondi dalla carta.

Registrazioni contabili effettuate:

6. Viaggio di lavoro senza anticipo

Tuttavia, l'emissione di denaro per un viaggio d'affari non va sempre perfettamente liscia. Tali situazioni possono rovinare il caso:

1. L'organizzazione non dispone di contanti alla cassa per l'emissione a causa di:

• difficoltà finanziarie temporanee
• un viaggio d'affari di emergenza, quando non c'è tempo per prelevare contanti dal conto.

1. Ci sono soldi al botteghino, ma il regista ha dovuto fare urgentemente un viaggio d'affari e non c'è stato tempo per risolvere il problema con il pagamento anticipato.

In questo caso, risulta che il dipendente non riceve un pagamento anticipato dal registratore di cassa e viaggia a proprie spese, ad es. questo è un viaggio d'affari senza pagamento anticipato. Successivamente, all'arrivo, le spese verranno rimborsate. È una violazione?

Sì, questa è una violazione dell'articolo 168 del Codice del lavoro, poiché è obbligatorio emettere un anticipo per le spese di viaggio prima del viaggio. Per un viaggio d'affari senza pagamento anticipato minaccia responsabilità per violazione della legislazione sul lavoro(Articolo 5.27 del Codice amministrativo):

- una sanzione amministrativa per un imprenditore ufficiale o individuale: per un importo di 1000-5000 rubli;

- una sanzione amministrativa per una persona giuridica: per un importo: 30.000-50.000 rubli.

Come emettere denaro dalla cassa per un viaggio di lavoro nella 1C: Programma di contabilità 8 ed. 3.0 guarda nel video tutorial:

Come viene emesso il denaro per un viaggio di lavoro nella tua organizzazione - in contanti o su una carta? Hai riscontrato difficoltà nell'emettere il problema? Per favore condividi nei commenti!

Emissione di denaro per un viaggio di lavoro in contanti e su carta