Emissione di denaro per un viaggio d'affari in contanti e su carta

L'iniziativa di un dipendente di recarsi in viaggio d'affari viene sempre dal datore di lavoro, perché nel processo verranno risolti i problemi lavorativi (in base alla definizione di viaggio d'affari nell'articolo 166 del Codice del lavoro). Pertanto, l'organizzazione deve fornire al dipendente tutto il necessario per il viaggio, innanzitutto il denaro. I diritti dei lavoratori sono tutelati dal Codice del lavoro, in cui l'articolo 168 stabilisce che un viaggiatore d'affari deve ricevere denaro per un viaggio d'affari - per viaggi, alloggi in affitto e indennità giornaliere. Quanto pagare dipende dalle spese previste e dalla durata del viaggio.

Anche i viaggi d'affari sono coperti dal decreto governativo del 13 ottobre 2008. N. 749, dove la clausola 10 stabilisce direttamente che è obbligatorio il rilascio di un anticipo per un viaggio d'affari. Quelli. Il dipendente non deve viaggiare a proprie spese.

L’importo specifico emesso dovrebbe basarsi su una stima preliminare dei costi di biglietti e alloggio, nonché dell’indennità giornaliera stabilita dalle normative locali dell’organizzazione.

1. Domanda di pagamento anticipato per le spese di viaggio

2. Richiesta di rilascio di una relazione da parte del direttore

3. Richiesta di anticipo sulla carta

4. Emissione delle spese di viaggio dal registratore di cassa

5. Registrazioni di acconti per spese di viaggio

6. Viaggio d'affari senza pagamento anticipato

Allora, andiamo con ordine. Se non hai tempo per leggere un lungo articolo, guarda il breve video qui sotto, dal quale imparerai tutte le cose più importanti sull'argomento dell'articolo.

(se il video non è chiaro, c'è un ingranaggio in fondo al video, cliccalo e seleziona Qualità 720p)

Discuteremo l'argomento del pagamento anticipato per un viaggio d'affari in modo più dettagliato rispetto al video più avanti nell'articolo.

1. Domanda di pagamento anticipato per le spese di viaggio

Quindi, se un dipendente sta partendo per un viaggio d'affari, è necessario che gli vengano dati dei soldi. Ma non puoi semplicemente prendere i soldi e darli al dipendente.

Il primo passo da compiere e di cui ci viene detto nella clausola 6.3 della Direttiva della Banca Centrale dell’11 marzo 2014. No. 3210-U, questo è scrivere una domanda. Poiché l'emissione di denaro per un viaggio d'affari viene effettuata con la preparazione di un ordine di pagamento in contanti (RKO), e viene emesso solo su richiesta, sulla base di essa.

Non esiste una forma standard per tale affermazione; l'istruzione ci dice solo cosa c'è dentro deve essere presente:

• quantità di contanti;
• periodo di prelievo di contanti;
• firma del gestore;
• data di.

La domanda è scritta come di consueto, indirizzata al direttore o alla persona delegata a prendere decisioni sull'emissione dei fondi in acconto. La domanda deve anche indicare per quali scopi il denaro dovrebbe essere emesso. I calcoli possono anche essere utilizzati per giustificare l'importo.

Come compilare la richiesta di anticipo per le spese di viaggio è illustrato nell'esempio seguente.

Al Direttore di Albatros LLC

Yastrebov Ya.Ya.

dell'ingegnere Orlov O.O.

Ti chiedo di emettere contanti per un importo di 10.000 (diecimila) rubli per le spese di viaggio per un periodo di 7 (sette) giorni di calendario.

27.06.2016 Orlov Orlov O.O.

Contabile Karaseva Karaseva K.K.

Autorizzo il rilascio di:

Direttore Yastrebov Yastrebov Ya.Ya.

Prima che il manager firmi la domanda, è necessario decidere il dipendente ha qualche debito? secondo gli importi contabili precedenti. Se sì, la domanda non può essere accettata. Innanzitutto, il dipendente deve ripagare il debito relativo all'anticipo precedente.

A questo proposito, sul foglio di domanda è opportuno fornire un visto per un impiegato contabile che segnerà la presenza o meno del debito del dipendente su anticipi precedenti.

Dopo che la domanda ha ricevuto il visto dal reparto contabilità, il manager può firmarla.

2. Pagamento anticipato per un viaggio d'affari al direttore: hai bisogno di una domanda?

Non solo i dipendenti ordinari dell'organizzazione, ma anche il direttore stesso vanno in viaggio d'affari. Per lui la direttiva non prevede eccezioni, da cui si può concludere che per lui la stesura della domanda è una procedura obbligatoria.

Poi si scopre che scrive e si firma? Perché la Direttiva prevede anche che la domanda debba avere la firma del gestore. In tali situazioni sarebbe più logico redigere un'ordinanza, ma la sua redazione non è prevista dalla direttiva, ma è scritta direttamente: una dichiarazione.

Pertanto è necessaria una domanda per il rilascio di un rapporto da parte del direttore; lui lo scrive e lo firma. Può sembrare strano, ma sicuramente non è un errore. Inoltre, la formulazione della dichiarazione può essere leggermente modificata e sembrerà molto più logica. Esempio qui sotto.

All'Albatross LLC

dal regista Yastrebov Ya.Ya.

Domanda di rilascio di denaro in acconto

È necessario emettere contanti per un importo di 10.000 (diecimila) rubli per le spese di viaggio per un periodo di 7 (sette) giorni di calendario.

direttore Orlov Orlov O.O.

Stato degli accordi con il dipendente per importi precedentemente emessi:

Il dipendente non ha debiti per importi contabili precedentemente emessi.

Contabile Karaseva Karaseva K.K.

Le cose sono più semplici nelle grandi aziende, dove il direttore generale non firma personalmente la dichiarazione di rendiconto e l'autorità in materia è delegata a un altro dipendente, ad esempio il direttore finanziario. Pertanto, in una situazione del genere, il direttore generale scriverà una dichiarazione e il direttore finanziario la firmerà.

Ricorda che la domanda è un documento obbligatorio. Se viene emesso denaro per un viaggio d'affari senza di esso, esiste il rischio di una multa fino a 50 mila rubli. secondo l'art. 15.1 Codice degli illeciti amministrativi.

3. Richiesta di anticipo sulla carta

In alcuni casi, è più conveniente per un dipendente ricevere denaro contabile non in contanti, ma su una carta di plastica. La domanda sorge spontanea: è necessario scrivere una domanda per questo? Se si segue la Direttiva alla lettera, la richiesta è necessaria solo se il denaro è emesso in contanti (clausola 6.3 della Direttiva).

Ma il Ministero delle Finanze nei suoi chiarimenti (lettera del 25.08.14 n. 03-11-11/42288) ha un'opinione diversa e chiarisce che è necessario presentare una domanda scritta anche se il denaro viene trasferito sulla carta. Se non altro perché conterrà i dettagli per il trasferimento.

Al Direttore di Albatros LLC

Yastrebov Ya.Ya.

dell'ingegnere Chaikin A.A.

Domanda di rilascio di denaro in acconto

Chiedo di trasferire fondi sulla mia carta di credito a fronte di un rapporto di 10.000 (diecimila) rubli per le spese di viaggio per un periodo di 7 (sette) giorni di calendario.

Dettagli della carta bancaria:

Nome della banca: PJSC Promsvyazbank

BIC: 045402790

Cor/conto: 30101810800000000790

Numero di conto personale: 40817840500409007051

27.06.2016 Chaykin Chaykin A.A.

Stato degli accordi con il dipendente per importi precedentemente emessi:

Il dipendente non ha debiti per importi contabili precedentemente emessi.

Contabile Karaseva Karaseva K.K.

Autorizzo il trasferimento:

Direttore Yastrebov Yastrebov Ya.Ya.

Inoltre, tale affermazione confermerà la posta in gioco il denaro responsabile è elencato e non altri redditi. E l’imposta sul reddito personale deve essere trattenuta dal reddito. Inoltre, durante il trasferimento, non dimenticare di indicare nella causale del pagamento che si tratta di denaro responsabile.

Se si dispone di un regolamento sull'emissione di fondi sul conto, indicare in esso che i fondi possono essere emessi ai dipendenti sia in contanti che su carte. Di seguito è riportato un esempio di formulazione.

I fondi dichiarati per i viaggi di lavoro e le spese aziendali vengono emessi in contanti dal registratore di cassa o trasferiti sulle carte bancarie dei dipendenti.

Il metodo di emissione dei fondi è regolato dal direttore in ciascun caso specifico.

Indipendentemente dal metodo di ricezione del denaro (contanti o carta), i dipendenti restituiscono gli importi non spesi in contanti alla cassa aziendale.

4. Emissione delle spese di viaggio dal registratore di cassa

Quindi, hai completato la tua domanda. Il passo successivo è emettere direttamente denaro per un viaggio d'affari dal registratore di cassa. Sulla base della domanda, il contabile redige e firma ordine di pagamento in contanti nel modulo KO-2(approvato con Deliberazione della Commissione Statistica dello Stato del 18 agosto 1998 n. 88).

L’RKO ha anche un campo per la firma del manager. Ma se il gestore ha già firmato la domanda e l'emissione è autorizzata, non è richiesta la sua firma sul registratore di cassa. Ma per ragioni di ordine, puoi metterlo anche tu.

La procedura di rilascio è descritta in dettaglio nei paragrafi 6.1-6.3 delle Istruzioni.

I fondi vengono rilasciati personalmente al dipendente distaccato o ad un'altra persona tramite procura, dietro presentazione di un passaporto. Alla RKO è allegata una procura per una questione una tantum. Una procura per diverse questioni, quindi una copia autenticata viene allegata al registratore di cassa e l'originale viene conservato dal cassiere.

I dettagli del passaporto della persona che ha ricevuto il denaro sono indicati nella RKO. Anche se il destinatario è il dipendente stesso, devono comunque essere indicati i dettagli del passaporto.

Una volta individuato il destinatario la procedura è la seguente:

1. Il cassiere prepara la somma di denaro richiesta.
2. Il destinatario firma il registratore di cassa e indica l'importo in lettere se non è stampato.
3. Il cassiere conta nuovamente il denaro davanti agli occhi del destinatario e lo consegna.
4. Se necessario, è il destinatario stesso a contare il denaro davanti alla cassiera.
5. Il cassiere firma l'RKO.

Le indennità di viaggio dalla cassa dell'organizzazione possono essere emesse dai fondi:

• ricevuto dal conto corrente dell'organizzazione
• ricevuti alla cassa dalla vendita di beni, lavori e servizi.

È impossibile emettere un anticipo per un viaggio d'affari con i fondi accettati dai cittadini come pagamenti a favore di altre persone.

Il trasferimento di denaro responsabile sulla carta viene effettuato inviando un ordine di pagamento alla banca, che indica i dettagli del destinatario riportati nella domanda del dipendente e lo scopo definisce questo pagamento come importo contabile.

5. Registrazioni di acconti per spese di viaggio

Consideriamo ora come l'emissione di denaro per un viaggio d'affari si riflette nella contabilità. La registrazione degli acconti per le spese di viaggio sarà molto semplice:

1. Il denaro viene emesso dal registratore di cassa:

Debito 71 – Credito 50

1. Il denaro viene trasferito sulla carta:

Debito 71 – Credito 51

Esempio

Vicedirettore di Albatross LLC Filinov S.S. Il 27 giugno sono stati prelevati fondi dal registratore di cassa per presentarsi a un viaggio d'affari sulla base di un ordine e di una domanda di viaggio d'affari.

Tieni presente che oltre alle normali carte bancarie (per lo più carte salariali), le carte aziendali possono essere utilizzate anche per l'emissione di rapporti dei dipendenti. Il denaro viene trasferito dal conto corrente e contabilizzato in un conto speciale separato:

Debito 55 – Credito 51

In questo caso, al momento del rilascio della carta al dipendente, non viene effettuata alcuna registrazione per l'emissione ai fini della rendicontazione. E solo quando il dipendente paga qualcosa con questa carta o preleva denaro da essa, verrà visualizzata una transazione per l'emissione di denaro per la segnalazione:

Debito 71 – Credito 55

La procedura per lavorare con le carte aziendali è prescritta nell'atto normativo locale dell'organizzazione.

Esempio

Al capo del servizio di fornitura di Albatros LLC, P.P. Il 27 giugno è stata emessa una carta aziendale per pagare le spese di viaggio. Il 28 giugno ha prelevato contanti dalla carta per un importo di 2.000 rubli. Il 29 giugno la carta ha pagato un hotel di 5.000 rubli. Un estratto conto conferma l'addebito dei fondi sulla carta.

Registrazioni contabili effettuate:

6. Viaggio d'affari senza pagamento anticipato

Tuttavia, l’emissione di denaro per un viaggio d’affari non sempre avviene perfettamente senza intoppi. Le seguenti situazioni possono rovinare le cose:

1. L’organizzazione non ha liquidità da emettere a causa di:

• difficoltà finanziarie temporanee
• viaggio d'affari di emergenza, quando non c'è tempo per prelevare contanti dal conto.

1. C'erano soldi nel registratore di cassa, ma il direttore aveva urgente bisogno di partire per un viaggio d'affari e non c'era tempo per risolvere la questione dell'emissione di un anticipo.

In questo caso, si scopre che al dipendente non viene dato un anticipo dalla cassa e viaggia a proprie spese, ad es. Questo è un viaggio d'affari senza pagamento anticipato. Successivamente, all'arrivo, verranno rimborsate le spese. Si tratta di una violazione?

Sì, si tratta di una violazione dell'articolo 168 del Codice del lavoro, poiché è obbligatorio rilasciare un anticipo per le spese di viaggio prima del viaggio. Per un viaggio d'affari senza pagamento anticipato c'è il rischio di responsabilità per violazione delle leggi sul lavoro(Articolo 5.27 del Codice amministrativo):

- sanzione amministrativa per un imprenditore ufficiale o individuale: per un importo di 1.000-5.000 rubli;

— sanzione amministrativa per una persona giuridica: per un importo: 30.000-50.000 rubli.

Come emettere denaro dal registratore di cassa per un viaggio d'affari nel programma 1C: Contabilità 8a ed. 3.0, guarda il video tutorial:

Come viene emesso il denaro per i viaggi di lavoro nella tua organizzazione: in contanti o con carta? Hai riscontrato difficoltà nell'ottenere un problema? Per favore condividi nei commenti!

Emissione di denaro per un viaggio d'affari in contanti e su carta