Инструкция по инвентаризации тмц. Инвентаризация товарно-материальных ценностей: что это такое, способы и порядок проведения

Чтобы без всякой опаски приступить к проведению инвентаризации материальных ценностей (МЦ), надо представить её выполнение как необходимый инструмент всякой предпринимательской деятельности. Требования к процессу выполнения инвентаризации товарных остатков регулируются многочисленными инструкциями, знать которые обязан каждый работник склада и бухгалтер-материалист.

Понятие и особенности проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

Под инвентаризацией товарно-материальных ценностей (ТМЦ) понимается процедура сличения имеющегося у компании имущества с показаниями бухгалтерской документации. Причём товарно-материальные ценности фирмы в этот момент могут размещаться в офисе, складских помещениях, участвовать в производственных процессах и продаваться на площадках магазинов.

По условиям расположения имущество компании можно разделить на следующие категории:

• пребывающие в складских сооружениях различного назначения: сырьевых, горюче-смазочных материалов (ГСМ), деталей и инструментов, продовольственных, товарных;
• участвующие в хозяйственно-производственной деятельности: в цеховых помещениях, на строительных площадках и других объектах;
• выставленные в торговых заведениях или в демонстрационных залах.

Различают плановые и внеплановые инвентаризационные проверки МТЦ.

Подробнее о порядке проведения инвентаризации основных средств можно почитать на нашем сайте по ссылке:

В какой срок следует провести плановую инвентаризацию

Плановые проверки осуществляются через определённые промежутки времени. Цикличность осуществления инвентаризации предписывается распоряжением руководителя фирмы. Большей частью мероприятия осуществляются согласно графику ежегодно, ежеквартально и ежемесячно.

Практически всегда инвентаризационная проверка выполняется в конце года, так как её осуществление по окончании четвёртого квартала является обязательным мероприятием (ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте»). По итогам этой проверки производится сличение ТМЦ с годовой бухгалтерской отчётностью.

Памятка по организации внеплановой проверки товарных и материальных запасов

Внеплановые инвентаризации осуществляются:

• при продаже и сдаче в аренду;
• когда МТЦ передаются под ответственное хранение новому исполнителю;
• при воровстве имущества;
• при подозрении на умышленную порчу МТЦ;
• после случившихся пожаров, наводнений и других природных катаклизмов, а также после аварий и техногенных катастроф;
• при закрытии фирмы;
• в случае перехода предприятия к иному владельцу.

Тотальные и выборочные проверки на предприятии

По охвату проведения инвентаризации бывают полные и частичные.

При полной проверке осуществляется глобальная сверка всего имущества компании на зафиксированную в приказе дату. Обычно такой перед составлением годового бухгалтерского отчёта, а также при коренной реорганизации фирмы или её ликвидации.

Частичная проверка исполняется на отдельных объектах, которые обычно выбрало руководство компании. Такая инвентаризация обычно выполняется по причине назначения нового материально ответственного лица на отдельный склад, магазин, стройку. Иногда она осуществляется после выявления недостачи или случаев кражи.

Формы инвентаризации

Кроме перечисленных выше проверок, различают натуральную и документальную инвентаризацию.

Натуральная проверка состоит в непосредственном пересчёте, вычислении объёмов и определении веса МТЦ.

Документальная - ограничивается изучением документации подтверждающей наличие имеющегося имущества.

Подготовка

Подготовка инвентаризационной проверке начинается с опубликования приказа руководителя о необходимости её осуществления.

Согласно постановлению Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 этот документ оформляется на унифицированном бланке ИНВ-22.

Как должен оформляться приказ об инвентаризации

Решение руководства о пересчёте имущества принимает руководитель. Оформляться оно должно приказом на выполнение инвентаризационной проверки МТЦ, примерный образец которого приведён ниже.

Документ подписывается руководителем предприятия. Исходящий номер и дата регистрации документа записываются в специальный журнал для приказов по проведению инвентаризации. Этот журнал унифицирован согласно инструкциям Госкомстата в форме бланка ИНВ-23.

Порядок проведения проверок в ООО или ЗАО

Основными положениями, определяющими правила выполнения инвентарных проверок, являются два нормативных документа.

1. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598).
2. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества».

В этих приказах не указывается минимальное и максимальное количество членов инвентарной комиссии, но зато определяется, какие специалисты обязаны в ней находиться.

Персональный список членов комиссии определяется руководителем. В этом списке обязательно должны присутствовать бухгалтер, юрист, товаровед или технолог, то есть не менее трёх человек.

При выполнении инвентаризации по просьбе правоохранительных органов разрешается присутствие их представителей. Однако в члены комиссии они не включаются. Когда проводится инвентаризация, в комиссию обычно вводят специалиста из ревизионной организации.

Допустимо ли участие в проверке материально ответственных лиц?

Зачисление в список инвентаризационной команды материально ответственного лица (МОЛ) в инструкциях специально не оговаривается. В то же время является обязательным его присутствие на стадии непосредственного пересчёта имущества.

Материально ответственное лицо, пребывающее в момент инвентаризации под арестом, сотрудники правоохранительных органов обязаны доставить к месту проверки, иначе инвентаризация не будет иметь юридической силы. То же самое касается членов комиссии. Если на месте проведения инвентаризации будет отсутствовать любой из них, то итоги проверки будут считаться недействительными.

Прохождение инвентаризации МТЦ

Инвентаризация МТЦ происходит путём непосредственного пересчёта, а также измерения объёма и веса МТЦ в точках сбережения. Основная процедура инвентаризации заключается в сличении имеющегося по факту имущества с бухгалтерскими цифрами.

Как организовать процесс учёта имущества

Категорически запрещается пересчитывать материально-технические ценности согласно накладным и счетам-фактурам, так как тогда можно не увидеть и не зафиксировать не учтённое в них имущество, МТЦ с так называемым нулевым остатком. Пересчитывать материально-технические ценности необходимо согласно их местонахождению. Такая методика позволяет полностью исключить пропуск материалов, которые не учтены в бухгалтерской документации.

Правильный анализ товаров и запасов

Сама процедура пересчёта имущества зависит от вида МТЦ. Легче всего посчитать имущество поштучно. При таком подходе производится выборочное вскрытие заводской упаковки и пересчёт находящихся там предметов по описи в каждой открытой упаковке. Если наблюдается несоответствие комплектации по описи и факту, то вскрываются и пересчитываются все упаковки.

При проверке МТЦ, представленных сыпучей массой и жидкостями, необходимо проводить взвешивание таких веществ. Если невозможно взвесить упаковку, измеряют её объём и пересчитывают итоговую массу. При этом производятся поправки на температуру воздуха и принимаются во внимание другие особенности имущества.

Свои нюансы имеет инвентаризация сельскохозяйственной продукции. Здесь объём и вес фруктов и овощей, заложенных в хранилищах, вычисляется с помощью расчётных таблиц с переводом объёма отдельных разновидностей сельхозпродукции в килограммы и тонны.

Организация работы на складе в момент проведения инвентаризации

На период выполнения инвентаризации продажа, покупка и передача по доверенности подсчитываемых МТЦ приостанавливается. На это время запрещается оформление и выдача любой приходно-расходной бухгалтерской документации. И также на период проверки категорически запрещается нахождение посторонних лиц и тем более их передвижение на вход и выход.

Инструктаж персонала

Чтобы во время проверки не возникали конфликтные ситуации, в приказ на инвентаризацию МТЦ предписывается внести запись о запрещении хранения личных вещей в складских сооружениях, местах нахождения товаров и другого имущества.

При вынужденных остановках инвентаризации на обеденный перерыв, а также после завершения рабочего дня помещение запирается на замок и опечатывается. Ключ передаётся материально ответственному лицу, а опись помещается в сейф, который опечатывается председателем комиссии. Такие предосторожности не дают никому проникнуть в помещение без ведома всех заинтересованных сторон.

Инвентаризация забалансовых счетов

Нередко бухгалтеры интересуются, нужно ли проверять во время инвентаризации имущество и вложения в доходные ценности, числящиеся на забалансовых счетах. Ответ, безусловно, положительный: в ходе проверки ТМЦ, числящиеся за балансом, должны оцениваться по их учётной стоимости. Выявленные излишки следует оприходовать в установленном порядке, по поводу обнаруженных недостач материально ответственным лицам нужно составить объяснительные записки.

Во время проверки на забалансовое имущество составляются отдельные инвентаризационные описи и сличительные ведомости (пп. 2.11 и 4.1 Методических указаний по инвентаризации).

http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/predusmotreno_li_dlya_zabalansovyh_schetov_provedenie_inventarizacii/

Итоги физического пересчёта тут же заносятся в инвентаризационную опись по форме ИНВ-3.

Обычно эта опись представляется в двух экземплярах: для материально ответственного лица и для бухгалтерии. Дополнительный экземпляр передаётся в правоохранительные органы по их просьбе.

Нюансы заполнения бланка инвентаризационной описи МТЦ

Опись в зависимости от объекта проверки выполняется на различных стандартных бланках. Так, для основных средств применяется форма ИНВ-1, а для нематериальных активов - форма ИНВ-1.

Для учёта МТЦ опись выполняется по форме ИНВ-3.

Как заполнить документ о проведении инвентаризации

Составление протокола инвентаризации при кажущейся простоте имеет свои сложности. Один из нюансов - суммирование итогов по всем колонкам, приводящее к сложению метров, экземпляров, центнеров и литров. Конечно, никакого физического смысла такая арифметика не имеет, но зато затрудняет подделку подписей лиц скрепляющих опись.

Внизу этого документа вдобавок к подписи пишется ещё одна запись МОЛ в том, что он присутствовал на инвентаризации и никаких претензий к её достоверности не имеет.

При смене материально ответственного лица внизу описи ставится расписка о принятии материально-технических ценностей под его ответственность.

Как оформить инвентаризацию МТЦ, принятых на ответственное хранение

Иногда кроме формы ИНВ-3 составляется по форме ИНВ-5. В ней перечисляется имущество, принятое на ответственное хранение другим предприятием.

При ответственном хранении проверка делается аналогично стандартной инвентаризации. Различие заключается в том, что владелец склада и владелец ТМЦ заранее договариваются о сроках плановых проверок. Руководство фирмы, в которую были переданы ТМЦ для ответственного хранения, обязано организовать условия для осуществления инвентаризации. Ведомость на бланке ИНВ-5 оформляется также, как форма ИНВ-3 в количестве 2–3 экземпляров. Позицию материально ответственного лица здесь занимает сотрудник фирмы-хранителя.

Как проводить инвентаризацию отгруженных товаров

При инвентаризации отгруженных ТМЦ, срок оплаты которых ещё не истёк или срок закончился, но имущество всё равно осталось не оплаченным, применяется форма ИНВ-4. Она составляется почти так же, как ИНВ-4. Единственное различие заключается в том, что в графе «Примечание» по каждому названию ТМЦ указывается покупатель.

В форме ИНВ-4 на странице 1 указаны основные сведения об организации и перечислены направления проведения ревизии.

Как оценить результаты

Обработка итогов инвентаризации заключается в сличении инвентаризационной описи с бухгалтерскими данными. На этой стадии фиксируются различия между бухгалтерским учётом и подсчитанными остатками ТМЦ. Руководство предприятия и инвентаризационная комиссия выполняют тщательный анализ итогов инвентаризации и выясняют причины, по которым возникли расхождения. При необходимости поднимаются описи предыдущей проверки и прослеживается движение МТЦ за время прошедшее между последними инвентаризациями.

Как должна составляться сличительная ведомость

Обнаруженные различия отражаются по форме ИНВ-19, закреплённой в перечне основных документов по инвентаризации в качестве сличительной ведомости результатов инвентаризации товарных и материальных ценностей.

Обработка результатов инвентаризации Оформление результатов инвентаризации: заполнение формы ИНВ-19 Оформление результатов инвентаризации: фиксирование результатов

Правила документального подведения итогов

Период подведения итогов начинается приказом об утверждении полученных результатов. Примерный образец соответствующего приказа приведён ниже.

Одновременно с приказом окончательно подбиваются итоги инвентаризации по форме ИНВ-26.

Как отразить факты излишков, недостач и пересорта ценностей

В форму ИНВ-26 вписываются значения по излишкам и недостаче МТЦ. Здесь же перечисляется испорченное имущество с выделением средств, списываемых на естественную убыль, а также сумм, которые должны быть компенсированы. Кроме этого, пересчитывается баланс от пересортицы.

Образец ведомости ИНВ-26

Документ скрепляется подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Оформление приказа и ведомости учёта результатов свидетельствуют о документальном завершении инвентаризационной проверки.

Отражение недостачи в бухучёте

Обнаруженные проверкой недостачи делятся на три категории.

1. Естественное убытие и порча имущества.
2. Небрежное содержание и воровство со стороны установленных лиц.
3. Порча и кража имущества, по которым виновных не обнаружено. К этой категории относятся случаи, когда суд не нашёл убедительных доказательств причастности конкретных граждан к порче и краже МТЦ.

Списание недостачи в рамках естественной убыли

Списание недостачи в первом варианте производится на стандартных торговых бланках ТОРГ-6, 15, 16, 20. В ТОРГ-6 производится списание по причине завеса тары, в ТОРГ-15 - списание по причине боя, ломки, порчи, в ТОРГ-16 - списание в общем плане, в ТОРГ-20 - списание из-за подработки, подсортировки и перетаривания. Списывание МТЦ производится согласно нормам естественной убыли, которые устанавливаются приказами отраслевых министерств.

Документальное отражение недостачи виновных лиц

Если виновным признано конкретное лицо, то недостача покрывается за его счёт. При этом сумма ущерба берётся по закупочным ценам, а упущенная выгода не принимается во внимание. Для списания недостачи виновный работник пишет заявление, где указывает причины недостачи. Решение о взыскании средств оформляется соответствующим приказом. В дальнейшем, если дойдёт до суда, то этот приказ будет там обязательно затребован.

Как действовать, если нельзя привлечь виновных к ответственности

Когда виновным является не материально ответственное лицо, будет весьма проблематично привлечь его к выплате недостачи в принудительном порядке. Поэтому чаще всего недостача списывается в расходы.

Бухгалтерские проводки

Итоги инвентаризации в бухучёте оформляются на основании положений, зафиксированных «Законом о бухгалтерском учёте» (п.5. ст.8 и ст.12).

В статье 12 выделяются следующие категории счетов, в которых отражается разница между фактическим наличием МТЦ и указанным в бухгалтерских накладных данными:

• излишек МТЦ приходуется, а их стоимость прибавляется к финансовым результатам предприятия;
• недостача МТЦ, а также их порча вследствие естественных причин, считающихся естественной убылью, причисляются к издержкам производства;
• недостача МТЦ и их порча, вызванная небрежным обращением или кражами, относится к покрытию за счёт виновных лиц. Если виновные не установлены (в том числе на основании решения суда), то все убытки списываются на финансовые результаты предприятия.

Оприходование излишков

В плане ведения бухгалтерских счетов излишки включаются в состав прочих доходов. В бухгалтерских проводках они отражаются в кредитном счёте 91, субсчёт 1.

Списание пришедших в негодность и неликвидных ТМЦ

Предварительно, до определения источника их покрытия, все суммы недостачи отражаются на счёте 94. Расходы от недостачи, потери и порчи имущества, когда виновного нет или его невозможно определить, дебетуются по счёту 91, субсчёт 1.

Таблица: проводки по утверждению итогов

Инструкция по налогообложению выявленных излишков и недостач ТМЦ

В налоговом учёте излишки, обнаруженные по итогам проведения инвентаризации, включают во внереализационные доходы (п.20, ст. 250 НК РФ). Суммы убытков от недостачи, при отсутствии виновных лиц, в налоговом учёте относятся к внереализационным расходам (пп. 5, п.2, ст. 265 Налогового кодекса).

Пересортица товаров и тары

При пересортице товаров бухгалтерские проводки приобретают более сложную конфигурацию. Дело в том, что в этом случае обнаруживается недостача одного товара и излишек другого товара. Например, 500 кг муки первого сорта посчитали крупой второго сорта. Тогда при инвентаризации обнаружится недостача 500 кг крупой первого сорта и излишек того же количества муки второго сорта.

Следует отметить, что согласно положениям «Методических указаний при инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ Минфина от 13.06.1995 №49 (пункт 5.3), пересортица имеет место, если:

• излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
• ответственен за это один человек;
• излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Тогда, если случай с крупой признаётся пересортицей, то осуществляется следующая цепочка проводок:

• дебет 94 - кредит 41 отражается недостача крупы первого сорта;
• дебет 41 - кредит 94 отражается излишек крупы второго сорта;
• дебет 41 (субсчёт «крупа первого сорта») – кредит 41 (субсчёт «крупа второго сорта») – отражается компенсация недостачи крупы первого сорта излишками крупы второго сорта.

В итоге на складе будет не хватать вычисленного в результате проводок количества муки первого сорта. Так как в пересортице виновным является только материально ответственное лицо, то на него и будет возложена компенсация за недостачу.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в соответствии с приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, который утвердил методические указания по инвентаризации. Инвентаризацию проводит специальная комиссия в присутствии материально ответственных лиц.

Из этой статьи вы узнаете :

• С какой периодичностью проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)
• Каким образом оформляют результаты инвентаризации
• Как отражают процедуру в учете

Каким нормативным актом регулируется процедура инвентаризации ТМЦ

О том, как проводить инвентаризацию и как правильно оформить ее результаты, сказано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

Типовые формы документов, которые оформляются в связи с инвентаризацией, приведены в постановлении Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей: как часто проводить?

По своему желанию (решению руководителя организации) инвентаризацию товарно-материальных ценностей можно проводить в любое время и столько раз, сколько требуется. Порядок необходимо регламентировать в учетной политике компании.

Обязательные случаи перечислены в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Среди них, в частности, такие ситуации:

• составление годовой бухгалтерской отчетности;
• смена материально ответственных сотрудников (например, кассира или кладовщика);
• передача имущества в аренду;
• выявленные хищения, злоупотребления или порча имущества;
• стихийные бедствия, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
• реорганизация или ликвидация организации.

Этап I - подготовка

В самом начале нужно подготовить приказ о проведении инвентаризации (в частности, утвердить им дату инвентаризации и перечень проверяемых объектов). Приказ не забудьте зарегистрировать в журнале учета и контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации. Используйте для образца наш пример.

Приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей. Образец.

И создать инвентаризационную комиссию. В ее состав - как минимум два человека -также утвердите приказом руководителя организации. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Материально ответственные сотрудники членами такой комиссии быть не могут.

Далее - соберите подписи от материально ответственных сотрудников в том, что к началу процедуры они сдали все первичные учетные документы по ТМЦ в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. А также в том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны. Для таких подписей предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте). Составить данный документ в полном объеме - задача следующего, второго, этапа инвентаризации, о котором мы поговорим далее.

Этап II - непосредственно проверка ценностей и составление инвентаризационных описей

При инвентаризации товарно-материальные ценности нужно обязательно пересчитывать, перевешивать или перемеривать. Проверку осуществляют, как правило, сплошным методом. То есть пересчитывают абсолютно все ценности. Фактическое наличие имущества проверяют при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризацию проводите в порядке расположения ТМЦ в помещении. Ценности, закрепленные за одним материально ответственным лицом, могут храниться в разных помещениях. В этом случае инвентаризацию проводите последовательно в местах хранения.

После проверки ценностей в одном помещении войти в него не допускается. Помещения, инвентаризация в которых уже проведена, закрывайте (опломбируйте) до окончания инвентаризации. При длительном проведении инвентаризации отпуск ТМЦ разрешается только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. Отпуск ТМЦ должно производить материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Прием ТМЦ во время инвентаризации также должен производиться в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Если товары выбыли из организации, но продолжают числиться на счетах бухучета (например, право собственности на товары переходит после их оплаты), инвентаризируйте их обособленно. Инвентаризацию производите на основании документов, подтверждающих отгрузку товаров (например, накладных). Если в организации есть ТМЦ, принятые на ответственное хранение, проверьте документы, на основании которых они находятся на складе.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности, выданные для использования, инвентаризируйте по их местонахождению и материально ответственным лицам.

Данные о фактическом имуществе вносятся в описи. Составляют их в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляют отдельные описи.

Инвентаризационные описи можно заполнять как вручную, так и с использованием компьютера. В любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. А комиссия должна проверить этот факт и в случае его подтверждения исправить выявленные ошибки. Исправления делают в соответствии с правилами бухучета: неправильную запись зачеркивают, а над ней проставляют правильную. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строки прочеркивают.

Наименования имущества и отдельных объектов указывают в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество этих ценностей определяют в установленных единицах измерения. ТМЦ заносят в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т. д.).

Если инвентаризационную опись или акт составляют на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них.

В конце каждой страницы описи следует прописью указать число порядковых номеров материальных ценностей на странице и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти материальные ценности показаны. Такая запись исключает возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после того, как он будет подписан членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. А затем проставляются подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии. Также в расписке делают пометку об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

Составленную инвентаризационную опись передают в бухгалтерию.

Этап III - сверка инвентаризационных описей с учетными данными и выявление расхождений

Получив опись, бухгалтер должен проверить правильность приведенных в ней подсчетов. И фактические остатки материальных ценностей сверить с данными бухгалтерского учета. Если выявлены расхождения - излишки или недостачи - составляют сличительные ведомости.

Сличительная ведомость должна быть оформлена в двух экземплярах: первый хранят в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

Выявленные суммы недостач в сличительных ведомостях указывают в соответствии с той стоимостью, которая указана в первичных учетных документах. Излишки оценивают по рыночной стоимости.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (например, находящиеся на ответственном хранении или арендованные), составляют отдельные сличительные ведомости.

Далее все материалы передают на рассмотрение инвентаризационной комиссии, которая анализирует результаты и выявляет причины недостач или излишков, принимает решения по результатам. Заседание комиссии оформляют протоколом

На основании протокола составляют ведомость учета результатов, выявленных в ходе проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Окончательное решение по выявленным излишкам и недостачам принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

Этап IV - отражение результатов инвентаризации в учете

Данные бухгалтерского учета необходимо привести в соответствие с фактическими. Для этого нужно оприходовать обнаруженные излишки или списать недостачи.

Излишки приходуют по рыночным ценам следующей проводкой:

ДЕБЕТ 41 (10, 43) КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»

Оприходованы излишки ТМЦ.

Недостачи списывают по учетным ценам с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41 (10, 43)

1) на затраты (в пределах установленных норм естественной убыли):

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 94

Отражено списание недостачи в пределах норм естественной убыли.

Дебетовый счет в данном случае выбирается в зависимости от того, на каком именно участке выявлена недостача - основное или вспомогательное производства, торговый склад и т. д.;

2) на виновных лиц:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94

Отражено списание недостачи за счет виновного лица.

В дальнейшем сумма недостачи будет удержана из выплат, причитающихся виновному лицу;

3) на финансовые результаты:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

Отражено списание недостачи сверх норм естественной убыли.

Заметьте: этот способ применяют, если имеет место недостача сверх норм естественной убыли и при этом нельзя определить виновное лицо или оно отсутствует.

Инвентаризация - это сверка фактического состояния имущества организации с тем, что указано на «бумагах». Это метод помогает контролировать работу персонала и сохранность материальных ценностей.

Цели инвентаризации разные. Перед вами - три бизнеса и три разные цели инвентаризации склада.

Случай 1. В магазине товаров для дома выявлены случаи воровства среди персонала (не пробитые по кассе покупки и кража товара). Инвентаризация кассы и склада проводится внепланово, чтобы выяснить, каков ущерб магазина.

Случай 2. Продуктовый магазин с большим количеством единиц товара (более 1000 SKU). Инвентаризация магазина необходима раз в неделю, чтобы выявить расхождения с учетными таблицами, определить товар с истекающими сроками годности для разработки акций под срочную реализацию и для других целей.

Случай 3. Инвентаризация в компании, назначенная судом по конкурсному производству. Необходимая процедура при банкротстве, чтобы определить имущество, которое можно продать для покрытия долгов предприятия.

В общем, цели инвентаризации могут быть разными:

• выявить воровство покупателей и персонала;
• определить, каким имуществом владеет компания (важно для кредиторов или перед годовым отчетом, если он составляется);
• контролировать порчу товара в магазине и степень утряски и усушки для принятия мер и планирования будущего.

Инвентаризация магазина может быть назначена после неожиданного ЧП: пожара, наводнения или после коммунальной аварии. Например, если в магазине прорвало трубу отопления, из-за чего была испорчена часть продуктов.

Виды инвентаризации

Три случая, описанных выше, показывают, что инвентаризация может быть:

• плановой;
• внеплановой.

В зависимости от целей плановой проверки, сотрудникам можно сообщать о грядущем мероприятии заранее или скрыть этот факт. В последнем случае вы сможете понять, как хорошо работают сотрудники и не воруют ли они.

Подробнее о проведении внеплановой инвентаризации

Считается, что допустимый процент просрочки, усушки и утряски - это 2-3%. Если у вас в результате инвентаризации вышло 5-6%, то очевидны факты краж.

Важно! Если в магазине ворует один сотрудник, а в качестве наказания вы вычитаете с зарплаты процент утраты со всех работников, то воровать все равно выгодно. Ведь ворующий сотрудник восполняет только часть потерь. За остальные украденные товары платит остальной коллектив. Поэтому вора надо вычислить и уволить.

Существуют и другие виды инвентаризации:

• сплошная;
• выборочная
• целевая.

Полная сверка имущества компании выполняется:

• если это требуется по распоряжению кредиторов, аудиторов, налоговых органов и т.д.;
• если компания небольшая и организовать это мероприятие несложно.

Выборочная инвентаризация - вид ревизии, популярный в крупных продуктовых магазинах.

Целевая инвентаризация - сверка количества продукции по одной-двум товарным единицам. Например, если после приемки выявилась сдвоенность накладных.

В супермаркетах нет возможности приостановить работу магазина на целый день, чтобы посчитать количество продукции на полках. Поэтому магазин делят на зоны (например, бакалея и консервация, конфеты и печенье) и сначала считают количество конкретных товаров на складе, а после закрытия магазина - в торговом зале.

Легко проводить инвентаризацию можно, используя товароучетную программу от Бизнес.Ру. Она поддерживает все складские операции, позволяет подсчитывать рентабельность продукции и осуществлять закупки на основе анализа продаж.

Прочие виды инвентаризации:

• по решению владельца (собственника фирмы);
• обязательная инвентаризация.

По закону проверка обязательна, если надо передать собственность в аренду или продать ее, а также:

• перед изменением сотрудника, несущего материальную ответственность;
• если обнаружены факты воровства или массовой порчи;
• после ЧП или утраты имущества из-за стихии;
• перед подготовкой отчета в бухгалтерии.

Порядок и сроки

Официальным документом, который регулирует организацию этой ревизии, считается приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (в редакции от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Он прописывает базовые этапы инвентаризации.

Другой документ, статья 11 402-ФЗ (в редакции ФЗ от 22 ноября 2018 года «О бухгалтерском учете…») сообщает, что «порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем» фирмы или самим ИП.

Исключение - события, когда ФЗ предполагает обязательную инвентаризацию.

Так, по закону о бухучете, необходимо делать ежегодную сверку имущества и обязательств в период с 1 октября и до конца отчетного года.

Использование товароучетной программы от Бизнес.Ру упрощает проведение инвентаризации. Программа поддерживает все складские операции: инвентаризацию, оприходование, списание, перемещение и комплектацию.

Однако фактически инвентаризация проводится в магазине чаще, так как это инструмент контроля работников.

Порядок проведения инвентаризации

Традиционно существует четыре этапа инвентаризации.

Этап 1 . Подготовительный период.

Необходимо написать приказ (ИНВ-22), где будет отражено:

• ФИО членов комиссии;
• сроки;
• вид инвентаризации.

В комиссию обычно входят 2-3 человека (не меньше двух!).

Форма приказа ИНВ-22 утверждена еще в 1998 году, однако именно на нее ориентируются при распоряжении о проверке, так как бланк отличается универсальностью.

Приказ составляет или главный бухгалтер фирмы, или любое ответственное за ведение бухгалтерии лицо, или сам ИП.

Подробнее о правах и обязанностях материально-ответственного лица

Этап 2 . Суть этого этапа инвентаризации магазина или склада - сам процесс сверки, подсчета количества имущества и отметки в специальных описях.

Советуем в группы по инвентаризации включать трех сотрудников. Первый член группы будет заниматься подсчетом. Второй - перепроверять количество, если данные совпадут - вносить количество в опись. Третий член группы сверяет данные из описи с тем, что есть в товароучетной программе.

Опись составляется, ориентируясь на форму ИНВ-3. Если инвентаризация нужна для проверяющих органов, то сличительная ведомость формируется по форме ИНВ-19. В противном случае можно обойтись произвольной формой.

Если доля товара, принадлежащая компании, хранится на складах прочих фирм, то надо отразить это в форме ИНВ-5.

Если же часть продукции находится в пути, не доставлена на склад, то необходимо отразить ее в бланке ИНВ-6.

Этап 3 - время анализа. Если выявляются расхождения в описях, то необходимо сделать сличительные ведомости, чтобы понять, где есть ошибки. Напомним, что стабильный процент расхождения - 2%.

Акт о порче или бое товаров оформляется по форме ТОРГ-15.

На третьем этапе формируется акт списания продукции по форме ТОРГ-16.

Подробнее о правилах списания товаров после инвентаризации

Этап 4 - подготавливаются итоги ревизии (ИНВ-26). Документ заполняется полностью: отражаются излишек, порча, пересортица. Обозначается сумма, на которую пропал товар (имущество).

Если обнаружены виновники неправильного хранения товара или имущества, то пишется отдельный приказ о наказании таких работников.

Как ускорить инвентаризацию

Процесс инвентаризации в магазине упрощают с помощью инструментов автоматизации:

• товароучетных программ;
• специальной техники.

Так, с товароучетной программой от Бизнес.Ру инвентаризация проводится проще - распечатываются таблицы с остатками и происходит сверка таблиц с фактическими данными. ИНВ-3 также можно заполнить прямо в программе, чтобы затем распечатать документ для бухгалтера.

Важно! Если есть автономный сканер для учета штрих-кодов и сверки цен (терминал для сбора данных), процесс инвентаризации пройдет быстрее, ведь заносить данные в ИНВ-3 можно и с помощью технических средств.

Какие факты свидетельствуют о фальсификации результатов

Если группа действует в сговоре с материально-ответственным лицом, то результаты инвентаризации могут получиться неправдоподобными.

Стоит обратить внимание, если:

• получились слишком «красивые» результаты (например, нет расхождений вообще);
• нет расхождений в группах, где до этого было много краж;
• большие отличия в результатах контрольного и основного учета.

Правила проведения инвентаризации

Опишем некоторые правила для более эффективного проведения инвентаризации на складе и в магазине.

Правило 1. Работники не должны знать о планах на инвентаризацию, о ней предупреждается за день. При этом люди, задействованные в ней, не выполняют на время этой процедуры свои обязанности по обслуживанию клиентов или приемке товара. Если персонал вызывается в выходной, то зарплата выплачивается по двойному тарифу.

Правило 2. Останавливается движение продукции: закрывается отдел с товарами от покупателей, останавливается отгрузка (если речь об оптовой базе) и приемка товаров от поставщиков.

Правило 3. Необходимо подсчитывать остатки, а не записывать показатели со слов материально-ответственных работников.

Правило 4. Перед проверкой необходимо получить отчеты по движению товара с расписками от тех, кто ответственен за это.

Правило 5. Инвентаризационные опись и акт составляются обязательно.

Процедуры ревизии на складе, в магазине и на кассе отличаются. Рассмотрим детали подробно.

Причины инвентаризации склада:

• подозрение на воровство;
• увольнение материально-ответственного лица;
• регулярная сверка качества работы кладовщиков (при отгрузке или получении товаров могут допускаться ошибки, как в сторону пересортицы, так и в виде недостачи).

Большинство складов проводит инвентаризацию гораздо чаще, чем это требуется по закону. Например, один раз в месяц или раз в два месяца.

А если кладовщики работают по сменам (5 на 5 или 7 на 7), то перед выходом каждой смены предполагается частичная, выборочная инвентаризация, для проверки работы. В этом случае обычно проверяются те виды товара, которые проще украсть.

Так, на складе электроники и бытовой техники на внеплановой инвентаризации перед сдачей смены стоит проверять мелкие товары, а не стиральные машины и холодильники.

Членами комиссии нельзя назначать сотрудников, несущих материальную ответственность. Но эти люди обязаны присутствовать при проверке.

Во время ревизии существуют правила:

• нельзя перемещать продукцию между полками и ячейками;
• нежелательна приемка товара в это время, если избежать этого не получается, составляется опись (вид ИНВ-3);
• при отгрузке продукции в период ревизии надо получить согласие руководителя фирмы и бухгалтера, при этом формируются документы: ИНВ-2 (число товара до и после отгрузки) и ИНВ-4 (инвентаризация отгрузки).

Заполнить формы автоматически можно в программе Бизнес.Ру.

Проверка на складе упрощается, если работа строится на принципе сканирования штрих-кодов терминалом сбора данных. В этом случае товароучетная система сама подсчитает количество товара. Задача человека - сличить карточку товара с названием продукции на этикетке.

Когда склад некрупный, можно ограничиться подсчетом вручную.

Затем формируется сличительная ведомость ИНВ-19.

Можно по-разному реагировать на расхождения между фактом и цифрами на бумаге:

• составить документ по форме ТОРГ-16 (о списании) и оштрафовать всех сотрудников склада;
• пересчитать количество товаров по тем позициям, где есть большие расхождения;
• назначить новую комиссию для полного пересмотра итогов.

Результаты процедуры заносятся в форму ИНВ-26.

Подробнее о правилах проведения инвентаризации на складе

В магазине инвентаризацию организуют так же часто, как и на складе. Разберем пошагово.

Шаг 1. Подготовительный период .

Руководитель должен написать приказ об инвентаризации.

В магазине, который имеет ограниченные часы работы, надо выбрать время переучета. Обычно инвентаризация проводится ночью.

Подробнее о плюсах и особенностях проведения ночной инвентаризации

Но как быть круглосуточным супермаркетам? Ревизия обычно проходит также ночью или ранним утром, когда загрузка торговой точки покупателями минимальна. Доступ к полке перекрывается, когда пересчитывается товар на ней.

Количество выявленных недостач корректируется на количество товаров, которые могут быть в корзинах покупателя (берется средняя сумма продаж в час и вычитается из суммы недостачи).

Шаг 2. Пересчет и сверка.

В магазине пересчет товаров надо проводить максимально быстро. В этом помогают терминалы сбора данных.

Есть две технологии счета в магазине:

1. Каждую полку должны проверить (просканировать) два человека, т.е. должно получиться две ведомости, которые затем сличаются. Так, вы предотвратите ошибки из-за «человеческого фактора». Ведь вероятность неправильного подсчета одной и той же позиции товара - примерно 1 к 1000.
2. Один сотрудник пересчитывает вручную количество товара, пишет его на стикере и клеит на полку (коробку). Второй сотрудник ходит с терминалом сбора данных и сканирует товары. В случае совпадения ставит отметку об этом. Если данные разные, то пересчитывает вручную.

Подсчет весового товара производится так: его взвешивают, а затем количество заносят в специальный бланк с внутренним кодом.

Шаг 3. Результаты инвентаризации заносятся в сличительную ведомость ИНВ-19. Составляются акты списания.

Шаг 4. Меры по итогам проверки в магазине:

• штрафы ответственных лиц;
• назначение дополнительной (внезапной) ревизии;
• определение групп товаров, которые надо пересчитывать чаще.

Подробнее о том, как провести инвентаризацию в магазине

Порядок ревизии кассы регулируется ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минфина об инвентаризации. Основная цель - оценить работу кассира.

• определить, насколько правильно проводятся операции на кассе;
• понять ошибки в вычислениях;
• выявить задвоенные накладные;
• проконтролировать правильность формирования денежных документов;
• подтвердить или опровергнуть факт кражи.

Инвентаризация кассы бывает запланированной (в конце отчетного периода) или внеплановой. В первом случае проверка фиксируется в документах, к которым есть доступ кассира. Внеплановая ревизия должна начаться для сотрудников без предупреждения. Иначе истинные задачи будут не выполнены.

Инвентаризация кассы проходит при участии кассира, однако он не включен в инвентаризационную комиссию, куда могут входить:

• администратор или менеджер;
• экономист;
• бухгалтер;
• специалист по безопасности и т.д.

Этап 1. Подготовительные меры включают издание приказа. Во время инвентаризации денежных средств не проводятся кассовые операции.

Этап 2. Работа комиссии. Лица, несущие материальную ответственность, должны сдать последние приходные и расходные документы.

Комиссия считает всю наличность с помощью счетных машин или вручную. Далее фактические результаты сверяются с цифрами, указанными в документах. Также итоги сверяются с данными кассовой техники.

Этап 3. Работа с результатами.

Фактически после инвентаризации кассы могут быть такие результаты:

• цифры совпали;
• есть недостача;
• есть избыток.

Результаты могут заноситься в формы ИНВ-15 (наличные деньги) и ИНВ-16 (БСО). Однако с 2013 года эти формы не являются обязательными.

Итоги формируются в 2-х экземплярах при стандартной инвентаризации и в 3-х, если ревизия делается из-за смены сотрудника, несущего материальную ответственность. В последнем варианте надо отдать:

• один лист тому лицу, который «сдает» должность;
• второй - лицу, который принимает должность;
• третий - бухгалтеру фирмы.

Для отчетности можно формировать акт о сверке наличных (форма КМ-9).

Если количество денег в кассе расходится в меньшую сторону, то руководство должно решить, наказать кассира или нет. Возможно, причины недостачи не в ошибке кассира, тогда недостача списывается за счет фирмы.

Излишек денег в кассе также является нарушением. Это должно быть зафиксировано. Лишние деньги надо изъять, отразить это в акте и составить объяснительную.

Проводки инвентаризации кассы

Отметим, что сроки проведения инвентаризации кассы магазина чаще стандартных. В крупных магазинах мини-ревизия проходит после каждой смены.

Контролировать действия кассира поможет программа «Бизнес.Ру Розница». Устанавливайте запрет на продажу и на выдачу из кассы «в минус», вводите ограничения на сумму или процент скидки и многое другое.

Часто задаваемые вопросы по инвентаризации склада и магазина

1. Если во время инвентаризации работник допустил описку в описи (написал 19 вместо 21), то надо ли переписывать опись?

Нет, при ошибках в этом документе необходимо просто зачеркнуть неправильную цифру и написать выше ту, которая правильна.

2. Необходима инвентаризация магазина, но в штате три человека: бухгалтер, продавец (и кладовщик в одном лице) и сам ИП как директор. Если назначить инвентаризационную комиссию из бухгалтера и продавца, то будут ли результаты законными?

Продавец в магазине - материально-ответственное лицо, поэтому он не должен входить в состав инвентаризационной комиссии. Его место должен занять сам ИП. Формировать комиссию из трех человек рекомендуется, но это необязательно. В нормативных актах написано о том, кто может и не должен входить в состав комиссии, но норм о количестве человек там нет.

3. Во время инвентаризации склада сам кладовщик не присутствовал, он не был оповещен (процедура проводилась в его выходной). Обнаружили недостачу. Теперь его хотят оштрафовать на размер недостачи. Правильно ли это?

Проверка, когда на складе не было человека, несущего материальную ответственность, по закону о бухучете, является неправильной. Итоги инвентаризации склада можно считать недействительными.

Если бы кладовщик написал отказ от участия в ревизии (например, по семейным обстоятельствам), то результаты можно было бы признать.

4. Директор склада электроники уволился, но до его ухода с работы не была проведена инвентаризация (необходимая по закону о бухучете). Через месяц после увольнения на складе обнаружена крупная недостача (три смартфона отсутствовали в коробках). Есть ли шанс, что экс-руководителя накажут по суду?

С человека при увольнении снимается материальная ответственность, то есть назначить штраф ему не могут. Однако, если есть прямые доказательства кражи (кадры видеосъемки), либо показания сотрудников, то, учитывая большой ущерб, можно обратиться в полицию.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей – внутренняя проверка организации. Ее периодичность определяется собственником, однако сроки проведения и действия собственника по результатам проверки, определяются нормами Положения о бухгалтерском учете и отчетности. Однако существует ряд обстоятельств, при которых собственник обязан провести внутреннюю ревизию, не зависимо от того, насколько давно проводилась последняя инвентаризация .

К таким обстоятельствам относятся:

• передача стороннему лицу имущества, находящегося на балансе предприятия – продажа, выкуп, сдача в аренду;
• смена руководителя и материально ответственного лица (инвентаризация проводится на день приема-передачи дел);
• в случае возникновения обстоятельств непреодолимой силы – стихийного бедствия, экстремальных ситуаций, аварий, пожара и проч.;
• реорганизация либо полная ликвидация предприятия;
• в преддверии составления бухгалтерской отчетности за истекший финансовый год.

Цель проведения инвентаризации материальных ценностей – проверка на предмет соответствия фактического наличия ТМЦ учетным данным, отраженным в бухгалтерской отчетности, собственно – выявление недостач или излишков.

Инвентаризация материальных ценностей на предприятии

В ходе инвентаризации обязаны соблюдать порядок ее проведения и последующего резюмирования ее результатов .

Перед началом инвентаризации, бухгалтерия предоставляет членам комиссии расходную документацию по учету ТМЦ в последней версии – остатки по состоянию на начало текущего периода. В соответствии с учетными данными проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей на складе или в других местах хранения, предусмотренных условиями предприятия.

Объектом проверки комиссии являются:

• производственные запасы (как основные, так и вспомогательные) – сырье, предметы труда, не вовлеченные в производственный процесс оборотные средства, и проч.;
• готовая продукция, выпускаемая предприятием, хранящаяся на складах;
• товары;
• иные запасы.

Оформление и порядок проведения инвентаризации ТМЦ

Инвентаризация ТМЦ, порядок проведения и учет результатов имеют строгий регламент.

Первый документ, который является основанием для проверки наличия и соответствия ТМЦ у подотчетных лиц – приказ об инвентаризации товарно-материальных ценностей, образец этого документа стандартизирован и составляется по форме, утвержденной Госкомстатом (ИНВ-22). Приказ регламентирует:

• период, в течение которого проводится инвентаризация ТМЦ (с указанием начальной и конечной дат);
• состав инвентаризационной комиссии, и распределение ролей, а именно – назначает лицо, уполномоченное ее возглавить;
• объект и имущество, подлежащее инвентаризации, а также причину ее проведения;
• дату сдачи акта по проведенной проверке.

Поскольку все устанавливающие документы, касающиеся инвентаризации на предприятии, подлежат рассмотрению в рамках внешнего аудита, осуществляемого контролирующими органами, распоряжение на проведение проверки необходимо составлять по установленной форме, для чего целесообразно образец приказа на инвентаризацию ТМЦ скачать .

Учитывая, что Правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей конкретно обуславливают круг лиц, привлекаемых к проведению проверки, после издания приказа, инвентаризация товарно-материальных активов осуществляется назначенной комиссией в присутствии лица, под ответственность которого они переданы.

Порядок проведения инвентаризации ТМЦ предусматривает необходимость составления инвентаризационных описей фактического наличия (ИНВ-3) и актов, которые по окончании работы комиссии передаются в бухгалтерию, для дальнейшей обработки и компоновки сличительной ведомости.

Инвентаризация материалов: особенности

Инвентаризация материальных ценностей на предприятии может носить как глобальный, так и локальный характер, и зависит от того, что указано в приказе директора.

Собственно, полномасштабная проверка всех МТЦ, имеющихся в распоряжении предприятия и переданных на ответственное хранение уполномоченным лицам, проводится в том случае, если в формулировке приказа указано «провести инвентаризацию имущества предприятия».

Выборочная инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в тех случаях, когда в формулировке приказа указано «провести инвентаризацию склада №3». При такой формулировке распоряжения проводится сверка соответствия наличия ТМЦ на конкретном складе (или объекте).

Как правило, выборочная инвентаризация материалов практикуется в случае, если материально-ответственное лицо увольняется, убывает в отпуск, уходит на длительный больничный.

Документооборот инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных активов обуславливает процедуру оформления результатов проверки.

В ходе проведения ревизии комиссия использует и составляет следующие документы по инвентаризации товарно-материальных ценностей:

• опись ИНВ-3
  • в которой отражены остатки ТМЦ по состоянию на день проверки. Передается членам комиссии, которые в ходе ревизии вносят проверенные данные о фактических остатках в графе «Фактическое наличие»;
• сличительная ведомость ИНВ-19
  • составляется членами комиссии по итогам инвентаризации ТМЦ;
• акт ИНВ-6
  • составляемый на ТМЦ, находящиеся на момент инвентаризации в пути;
• опись ИНВ-5
  • в которой отражаются данные о ТМЦ, принятых, согласно учетным документам на ответственное хранение уполномоченными лицами;
• акт ТОРГ-16
  • списание товаров.

По итогам работы инвентаризационной комиссии составляется приказ об утверждении данных инвентаризации, а также, в случае необходимости, о внесении исправлений в соответствующие записи (при наличии расхождений) и ответственности лиц.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние, на момент инвентаризации, приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам или отчетам, с указанием "до инвентаризации на (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально-ответственные лица дают расписку о том, что к началу инвентаризации вое расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие описаны в расход.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках - основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где находится инвентаризация. В тех случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно заявить об этом председателю, комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Товарно-материальные ценности (товары, вспомогательные материалы, лекарственное растительное сырье, тара, инвентарь и т.п.) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (дозировки, фасовки и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии материально-ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей.

Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненными строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должны быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а, сдавший - в сдаче этого имущества.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оприходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка, за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отпущенные, но не оплаченные в срок покупателями, оплаченные покупателями, но на момент инвентаризации не отпущенные. Отдельно составляются описи на выявленные в процессе инвентаризации ценности с истекшим сроком годности, испорченные или имеющие другие дефекты. К этим описям прикладываются объяснительные виновных лиц.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.