Выдача под отчет прошлых периодов на усн. УСН и подотчет наоборот: есть более надежный вариант

18.12.2019

Каждый индивидуальный предприниматель использует определенную систему налогообложения. Вид таких платежей зависит непосредственно от специфики осуществленной деятельности, от наличия или отсутствия наемной силы, и от многих других моментов, что и определяют систему налогов, которой лицо имеет право воспользоваться.

Индивидуальное предпринимательство как вид ведения бизнеса позволяет использовать довольно широкий спектр налогов. Все зависит как от обстоятельств, так и от желания самого предпринимателя. Но, как показывает практика, в большинстве случаев лица, которые зарегистрированы индивидуальными предпринимателями, используют упрощенный вид налогообложения.

Прежде всего, этот факт связан с тем, что такой вид платежей во многом позволяет упростить ведение экономической деятельности. Такой факт проявляется в отмене уплаты других налогов, в упрощении отчетности перед государственными органами и т.д. Цель упрощенного вида налогообложения – облегчить деятельность и дать возможность развиваться представителям малого и среднего бизнеса.

Упрощенный налог, как и любой другой обязательный платеж, имеет свои особенности, которые заключаются в периодичности выплат, их размере, отчетности. Каждый из этих пунктов делает упрощенную систему налогообложения особенной и не похожей на другие виды налогов.

Что представляет собой УСН?

Вообще, рассматривая вопрос об отчетности, предоставляемой по упрощенному налогу, прежде всего, необходимо кратко очертить саму суть такого налогообложения. И так, упрощенный вид налогов – это особая система обязательных платежей, предусмотренных государством за осуществления предпринимательской деятельности.

Она может использоваться только в том случае, когда предприниматель соответствует всем необходимым требованиям. К ним законодатель отнес:

наличие наемной силы у индивидуального предпринимателя не должно превышать количества в 100 человек;
общий размер прибыли предпринимателя за год ведения деятельности должен составлять сумму, которая будет меньше 60 миллионов рублей;
стоимость собственности, которую предприниматель использует для ведения экономической деятельности, не может превышать 100 миллионов рублей.

Только при соблюдении каждого из этих критериев ИП имеет возможность выбрать для себя упрощенную систему налогообложения при регистрации своей деятельности, или же перейти на такой вид налогов, использовав другую систему платежей. При этом стоит помнить, что переход возможен исключительно со следующего налогового периода, то есть года. Само же заявление необходимо подать в налоговый орган до 31 декабря.

Упрощенная система имеет два подвида. Первый – Доходы. Он предназначен для вычитания 6% ставки от размера прибыли предпринимателя за определенный налоговый период. Второй – Доходы – Расходы. Такая система заключается в том, что от разницы между прибылью предпринимателя и его затратами исчисляется 15% ставка. Выбор вида является индивидуальным для каждого ИП и осуществляется им добровольно.

Большинство предпринимателей склоняются к применению такой системы налогообложения в связи с тем, что тут отсутствует оплата таких налогов, как платежи на доход и на добавленную стоимость. Кроме того, до недавнего времени в этот список входил и налог на имущество предпринимателя, но с 2015 года такое правило было отменено. На сегодняшний день ИП обязаны платить такой вид налогообложения. Но нюанс состоит в том, что прежде чем отчаиваться стоит посмотреть региональные кадастры собственности, в которых имеется перечень имущества, что подлежит налогообложению. Только при наличии там собственности, которую использует в своей работе ИП, появляется необходимость платить налог за определенное имущество.

Отчет ИП в налоговую УСН

Каждый из предпринимателей, который использует упрощенную систему налогообложения со временем приходит к вопросу о том, какие отчеты сдавать при УСН. Ведь каждое лицо, независимо от формы налогообложения, обязано предоставлять налоговому органу определенный перечень документов, предусмотренный законодательством.

Отчет по УСН представляет собою подачу специального документа. Плательщики упрощенного налогообложения будут обязаны отчитываться за прошедший 2014 год по новому образцу декларации, предназначенному для упрощенной системы налогов. Новая форма содержит больше разделов, чем старая. Если сравнивать с предыдущим образцом, то нововведенная декларация предусматривает подробный порядок отчисления каждого авансового платежа и дает возможность зачислять его в общую сумму налога. В зависимости от того, какой объект непосредственно облагается налогом, будут заполняться разделы декларации. Например, разделы 1.1 и 2.1 предназначены исключительно тем индивидуальным предпринимателям, что пользуются системой вычисления «Доходы». А разделы 1.2 и 2.2 - заполняют те ИП, которые используют подвид упрощенного налогообложения «Доходы – Расходы». Такой вариант написания декларации значительно упростит сам процесс заполнения и уменьшит вероятность запутаться в разделах. Остальные изменения имеют исключительно технический характер.

Отчеты по УСН подаются за год. То есть, декларация государственного образца предоставляется налоговому органу с годовой периодичностью. При этом, все данные, которые необходимы для внесения в такой документ должны быть годовым отчетом УСН. Период с 01 января по 31 декабря в данном случае и будет отчетным, но при этом не стоит путать его со сроком подачи декларации в налоговую службу. Найти образец такого документа каждый предприниматель имеет возможность в налоговом отделении или на официальном сайте налоговой службы. Кроме этого, декларацию можно скачать здесь (образец).

Бланк отчета по УСН 2015 должен предоставляться государственному органу до 30 апреля. Это главное правило, которое необходимо соблюдать при сотрудничестве с налоговым органом. Кроме этого стоит помнить, что несвоевременное предоставление такого документа может потянуть за собой наложение штрафных санкций. На сегодняшний день размер штрафа зависит от того, был ли уплачен налог до подачи декларации или не был. В первом случае санкция будет ровна 1 000 рублей, а во втором случае будет исчисляться в процентном соотношении (5%) от суммы неуплаченного налога. При этом, такие суммы насчитываются за каждый месяц, который был прострочен. В таком случае даже не важно, прошел ли месяц полностью – достаточно будет того, что наступило первое число месяца.

Поэтому, стоит учесть и предусмотреть наиболее выгодный способ подачи такой декларации. На сегодняшний день предприниматель имеет возможность предоставить документ лично, отправить его по почте или подать через доверенное лицо.

Наиболее широко используется первый вариант, поскольку он не предполагает никаких дополнительных действий. Предпринимателю всего лишь необходимо заполнить декларацию, взять с собою оригинал документа, подтверждающего его личность (паспорт) и отправится в налоговую службу по месту регистрации и учета его деятельности. Декларация отдается налоговому работнику. В таком случае специалисты рекомендуют сделать копию этой декларации и попросить налоговика поставить на ней отметку о том, что такой документ был принят налоговым органом. Такие действия обеспечат предпринимателю доказательство том, что налоговая декларация была им подана и такая подача осуществилась вовремя.

Второй вариант предоставления документа в налоговую службу чаще всего используется предпринимателями, которые в силу определенных обстоятельств находятся далеко от налогового органа по месту учета и не могут в срок предоставить декларацию самостоятельно. Поэтому, для подачи документа достаточно будет обратиться в любое почтовое отделение. Декларацию необходимо отправить заказным письмом на адрес налогового органа. Довольно часто такой вариант выбирают в случае, когда предприниматель не успевает до конца рабочего дня 30 апреля предоставить декларацию в налоговый орган. В таком случае, можно так же воспользоваться почтовыми услугами и для своевременной подачи будет достаточно того, что на конверте будет стоять дата отправления – 30 апреля. Абсолютно неважно в таком случае, что письмо отправлялось уже после закрытия налогового органа. Факт подачи 30 апреля остается неоспоримым.

Кроме того, существует еще один вариант – предоставление декларации через доверенное лицо. Такой способ представляет собой подачу документа третьим лицом. Если предприниматель не имеет возможности, или даже желания самостоятельно отправится в налоговую службу по месту учета, то он имеет полное право возложить эти обязанности на другое лицо. Осуществляется это при помощи доверенности – специального документа, в котором предприниматель указывает, что наделяет определенное лицо правом на представление его интересов в налоговой службе, в частности – при подаче декларации.

При помощи этой доверенности и оригинала документа, подтверждающего личность, доверенное лицо предоставляет декларацию в налоговый орган. По поводу доверительных лиц, то это может быть, как наемный работник, так и знакомый предпринимателя. Кроме того, на сегодняшний день на рынке услуг существует довольно широкий ассортимент компаний, которые предлагают не только юридическое сопровождения деятельности ИП, но и представление его интересов в государственных органах, в частности – в налоговой службе. Для этого предприниматель подписывает с такой организацией договор, а также, выдает доверенность на подтверждение права представления его интересов. Далее, лицо за плату, предусмотренную договором, подает за него декларацию.

Кроме того, технологии не стоят на месте и налоговая служба, для того что бы упростить процесс предоставления отчетной документации начала использовать электронный ресурс. Такой принцип работы состоит в том, что предприниматель общается с налоговыми органами при помощи средств телекоммуникации. То есть, годовая декларация подается в соответствующую инспекцию при помощи сети Интернет. Каждый ИП, который использует такие каналы передачи, обязан иметь определенный программы для отсылки такого рода документации. Основными из них являются электронная подпись, программа по зашифровке результатов, программа по расшифровке входной корреспонденции. Приобрести такой продукт можно у специальных фирм, которые имеют лицензию на занятие такого рода деятельностью.

Авансовый отчет при УСН

Довольно много предпринимателей задаются вопросом о том, какие отчеты при УСН нужно подавать ежеквартально, ежемесячно, раз в полугодие. На такой вопрос ответ однозначен – никакие. В 2015 году предоставление отчетности предпринимателя состоит только из подачи ежегодной декларации. Никакой другой документации предоставлять не нужно. Книга доходов и расходов, которая раньше была обязательной для предоставления налоговому органу уже тоже не подается. Предпринимателю достаточно будет просто хранить такой документ у себя в сшитом виду. Заверять ее в налоговой службе, как это было раньше, уже тоже нет нужды.

Довольно часто предоставление отчета путают с непосредственно самой оплатой налогообложений. Тут стоит заметить, что сами внесения обязательных платежей должны быть ежеквартальными. То есть, предприниматель обязан каждые три месяца оплачивать налоги за ведение своей деятельности. При этом, осуществлять такую оплату он обязан до 25 числа первого месяца, который следует за кварталом. К тому же, такие действия не требуют абсолютно никаких отчетностей. При подаче декларации вычисляют так же сумму, которую необходимо доплатить, учитывая первые три квартальных взноса, ведь четвертый платится уже непосредственно до подачи декларации.

Попробуем показать такой принцип на примере. А так, ИП за первый квартал получил прибыль в размере 56 000 рублей, за второй – 86 000 рублей, за третий – 48 000 рублей. Ежеквартально он платил налоги, исходя из этих сумм прибыли. В налоговой декларации ИП указал годовую прибыль в размере 225 000 рублей. Просчитаем, какой размер годового налога, при условии, что ИП использует в своей деятельности упрощенное налогообложение по виду «Доходы».

Прежде всего, найдем размеры каждого авансового платежа. Для этого квартальные доходы умножим на 6 – процентную ставку:

56 000 рублей * 6% = 3 360 рублей.
86 000 рублей * 6% = 5 160 рублей.
48 000 рублей * 6% = 2 880 рублей.

Общая сумма авансовых платежей равна:

3 360 рублей + 5 160 рублей + 2 280 рублей = 10 800 рублей.

225 000 рублей * 6% = 13 500 рублей.

Теперь, от общей суммы налога отнимем авансовые платежи:

13 500 рублей – 10 800 рублей = 2 700 рублей.

Именно эта сумма стает последней оплатой за налоговый период.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрена унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Подотчетным лицом авансовый отчет составляется в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утв. тем же Постановлением Госкомстата России N 55). При этом документ может быть оформлен на бумажном или машинном носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии авансовых отчетов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.
На оборотной стороне формы в графах 1 — 5 (1 — 6 при выдаче иностранной валюты) им записываются перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графа 1).
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, по мнению налоговиков, должны быть надлежащим образом оформлены, то есть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949).
После этого рассматриваемый отчет передается в бухгалтерию. Счетные работники проверяют целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы ими указываются суммы расходов, принятые к учету (графа 7 (графы 7 — 8 при выдаче валюты)), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Остаток неиспользованного аванса подотчетному лицу надлежит сдать в кассу организации. При этом бухгалтерией оформляется приходный кассовый ордер в установленном порядке.
Срок возврата аванса нормативно установлен только при направлении работника в командировку и составляет три рабочих дня с момента возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40). В остальных случаях работодатель самостоятельно определяет срок, на который выдает работнику аванс. Этот срок может быть установлен локальными нормативными актами работодателя, приказами и распоряжениями руководителя организации или должностной инструкцией работника.
Сумма же перерасхода по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
При выдаче подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству РФ в форме N АО-1 заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте: строка 1а лицевой стороны формы и упомянутые графы 6 и 8 оборотной стороны формы.

Особенности "упрощенки"

Организации, применяющие УСН, как известно, освобождены от ведения бухгалтерского учета (п. 3 ст. 4 упомянутого Закона N 129-ФЗ). Для целей исчисления налоговой базы они обязаны вести учет доходов и расходов в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (ст. 346.24 НК РФ, форма книги приведена в Приложении N 1 к Приказу Минфина России от 31.12.2008 N 154н).
Порядок заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (приведен в Приложении N 2 к упомянутому Приказу Минфина России N 154н) предписывает "упрощенцам" отражать в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период (п. 1.1 Порядка заполнения). Для этого налогоплательщиком заполняются графы 2 — 5 разд. I "Доходы и расходы". Так, в графе 2 указываются дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция, в графе 3 — содержание регистрируемой операции. Если налогоплательщиком фиксируется доходная операция, учитываемая при исчислении налоговой базы, то ему надлежит заполнить графу 4, числовой же показатель расходной операции, также учитываемой при исчислении налоговой базы, указывается в графе 5 (п. п. 2.2 — 2.5 Порядка заполнения).
Как известно, "упрощенцы" самостоятельно выбирают объект обложения. Таковым может быть "доходы" или "доходы, уменьшенные на величину расходов" (п. п. 1 и 2 ст. 346.14 НК РФ).
Налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов . вправе по своему усмотрению отражать в графе 5 расходы, связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется при "упрощенке" (абз. 3 п. 2.5 Порядка заполнения). Следовательно, Порядок заполнения предоставляет налогоплательщику право самому решать, отражать ли ему свои расходы в книге учета доходов и расходов или нет. В связи с этим налогоплательщики, избравшие объектом налогообложения доходы, могут не заполнять графу 5 разд. I. Если "упрощенец" с объектом налогообложения "доходы" воспользуется таким правом, то ему, казалось бы, особо и не нужен авансовый отчет, ведь расходные операции он не фиксирует, а авансовый отчет как раз и предопределяет такую операцию.

Требования фискалов

Для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий Порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).
Для осуществления расчетов наличными деньгами упомянутый Порядок ведения кассовых операций обязывает организации иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации (п. п. 3 и 12 Порядка).
Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" для учета кассовых операций утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации :
— приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
— расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);
— кассовая книга (форма N КО-4);
— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).
Организации, как было сказано выше, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые ее руководителями. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Следовательно, организации, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы", обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций. Исходя из этого "упрощенцы", по мнению фискалов, должны потребовать с работников, получивших денежные средства под отчет, представления авансового отчета.
Московские налоговики неоднократно напоминали, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для расчетов же с подотчетными лицами как раз и предусмотрен рассматриваемый авансовый отчет (Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2007 N 18-11/3/ , от 21.12.2005 N 18-11/3/94150).
При этом указанное обоснование в пользу составления авансовых отчетов чиновники распространяют на всех "упрощенцев", в том числе на тех, кто выбрал объект "доходы, уменьшенные на величину расходов". Но для них наличие авансового отчета просто необходимо. Ведь иначе они не смогут принять в расходы затраты, осуществленные подотчетным лицом.
Расходы, согласно положениям гл. 26.2 НК РФ, признаются, если они:
— входят в перечень расходов, приведенный в ст. 346.16 НК РФ;
— соответствуют ст. 252 НК РФ;
— оплачены организацией.
Напомним, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Не обнаружив авансового отчета при проверке "упрощенца", фискалы обычно не признают в расходах осуществленные затраты, поскольку, на их взгляд, отсутствует документальное их подтверждение. В этом случае ими принимается решение о доначислении налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину расходов), и пеней за его несвоевременную уплату.
Однако некоторые судьи на такие деяния налоговиков смотрят со скептицизмом. Арбитражный суд первой инстанции в такой ситуации признал необоснованным доначисление налога налоговым органом. И обосновали свое решение судьи следующим. В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 88) авансовый отчет в качестве кассового документа не приведен. Исходя из этого, суд пришел к выводу, что авансовый отчет не относится к числу кассовых документов и является документом бухгалтерского учета, от ведения которого налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения, освобожден. Следовательно, непредставление налогоплате
льщиком авансовых отчетов не могло повлиять на исчисление налоговой базы.
Постановлением апелляционной инстанции решение арбитражного суда оставлено без изменения. Арбитражный суд кассационной инстанции поддержал выводы, содержащиеся в оспариваемых судебных актах. Решение арбитражного суда и постановление апелляционной инстанции им оставлено без изменения, кассационная жалоба налоговиков — без удовлетворения (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.08.2005 N Ф04-5608/2005(14326-А27-35)).
Аналогичное решение (с идентичными обоснованиями) судьи ФАС Западно-Сибирского округа приняли и в Постановлении от 29.08.2005 N Ф04-5607/2005(14328-А27-35).
Как видим, по мнению фискалов, у налогоплательщика, применяющего упрощенную систему налогообложения, возникает необходимость применения авансового отчета для учета средств, выданных подотчетному лицу. При отказе же от использования рассматриваемой формы N АО-1 свою позицию "упрощенцу", очевидно, придется доказывать в суде.
Датой признания расходов при осуществлении подотчета в классическом варианте (получение лицом денежных средств с последующим отчетом за них) будет дата утверждения авансового отчета, поскольку именно в этот момент "упрощенцем" выполняются все условия, необходимые для принятия расходов:
— они оплачены в момент, когда выданы денежные средства под отчет, и
— произведены, о чем свидетельствует отчет подотчетного лица.
На практике достаточно часто встречается, когда работник организации (как правило, руководитель) сначала приобретает необходимые материально-производственные запасы, а затем представляет авансовый отчет и получает возмещение по нему. Датой признания расходов у "упрощенца" в этом случае будет момент возмещения перерасхода по авансовому отчету.

Особенности командировочных расходов

Вышеприведенное подтверждают и специалисты главного финансового ведомства. При определении налоговой базы в силу пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ "упрощенцы" вправе учитывать командировочные расходы, в частности, на наем жилого помещения, выплату суточных и т.д. Однако уменьшение налоговой базы на указанные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет представляется только после ее окончания. Выдав работнику аванс на командировочные расходы, налогоплательщик не имеет права включать его сумму в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т.д.) и подтвержден документально. А это произойдет лишь при представлении авансового отчета, к которому будут приложены подтверждающие документы (Письмо Минфина России от 16.02.2011 N 03-11-06/2/21).
Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется в том числе возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. При этом работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).
По мнению московских налоговиков, документами, подтверждающими обоснованность понесенных налогоплательщиком командировочных расходов, являются :
— приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по форме N Т-9 (Т-9а);
— командировочное удостоверение по форме N Т-10;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а;
— расходный кассовый ордер;
— авансовый отчет командированного работника с приложением соответствующих оправдательных документов, подтверждающих фактическое осуществление им расходов на проезд, проживание и т.п. утвержденный руководителем
(формы N N Т-9 (Т-9а), Т-10, Т-10а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Билеты на поезд, самолет и товарные чеки не могут сами по себе подтвердить расходы. И только при оформлении авансового отчета такие затраты приобретают статус расходов (Письмо УФНС России по г. Москве от 23.04.2007 N 18-11/3/).
С 2009 г. для целей исчисления налога при УСН отменено нормирование суточных при командировках (пп. "а" п. 9 ст. 1 Федерального закона от 22.07.2008 N 155-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации"). Такие расходы учитываются в пределах сумм, установленных локальными нормативными актами (ст. 168 ТК РФ). Завышенный размер суточных, выплата суточных в зависимости от должности неизбежно вызовут вопросы у налоговых инспекторов. Поэтому "упрощенцу" необходимо устанавливать экономически оправданный размер суточных в локальных нормативных актах.
Расходы же по приобретению МПЗ или командировке, осуществленные из личных средств работников или руководителя, которые указаны в авансовом отчете, утвержденном руководителем организации, до момента их возмещения не учитываются при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-11-06/2/149).
В расходы по проезду к месту командировки включаются в том числе и затраты по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Налоговики считают, что если коллективным договором или другим локальным актом закреплено положение о возмещении расходов на проезд городским транспортом в черте города (населенного пункта) от места проживания в гостинице до месторасположения организации в период нахождения работника в командировке, то подобные затраты могут учитываться в целях налогообложения прибыли как командировочные расходы в составе прочих расходов, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо ФНС России от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246).
Минфиновцы в свое время посчитали возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (Письма Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от
31.07.2009 N 03-03-06/1/505). Соглашаются с этим и московские налоговики (упомянутое Письмо УФНС России по г. Москве N 20-15/124949).
По мнению судей ФАС Московского округа, если работник воспользовался услугами такси с ведома работодателя, данные затраты являются законными и подлежащими возмещению работнику работодателем. Обратившись к Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (п. 10, действовала в проверяемом периоде), судьи не нашли ограничений на проезд к месту командировки и обратно на такси. Исходя из этого, они заключили, что действующее законодательство (в том числе и налоговое) не конкретизирует, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно. В связи с чем расходы на проезд работника на такси при направлении (равно как и при нахождении) в служебную командировку могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций (Постановление ФАС Московского округа от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10).
Расходы на командировки у "упрощенцев" принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому логично предположить, что налоговики не будут возражать против учета расходов на проезд городским транспортом работника в черте города (населенного пункта), куда он командирован, или на такси.
Обосновать пользование такси можно плотностью графика работы сотрудника, которому необходимо решать служебные вопросы в короткие сроки.
Следовательно, приобретенные проездные билеты и документ об оплате услуг такси как подтверждающие документы осуществленных расходов, на наш взгляд, можно указывать в авансовом отчете.
Не столь уж редко бывают в командировках и индивидуальные предприниматели, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов". Для учета понесенных ими затрат в командировках они также оформляют авансовый отчет, в котором указывают суммы по оплате проезда, найму жилого помещения и суточные.
Налоговики считают, что индивидуальный предприниматель не вправе учесть в расходах произведенные затраты в виде оплаты самому себе проезда к месту командировки и обратно, найма жилого помещения, суточных. И аргументируют они это определением понятия "служебная командировка", данным в ст. 166 ТК РФ. Таковой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (Письмо УФНС России по г. Москве от 15.08.2007 N 18-1/3/). У индивидуального предпринимателя такого по отношению к себе, на их взгляд, не наблюдается.
Поскольку унифицированная форма N АО-1 была утверждена 10 лет назад, то она может не содержать достаточного количества полей для отражения необходимой "упрощенцу" информации производственного и управленческого характера.
Финансисты для разъяснения вопроса о возможности использования организацией самостоятельно разработанной формы авансового отчета по принятию к учету от подотчетного лица расходов в целях налогообложения налогом на прибыль обратились к Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20).
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
На основании вышеприведенного финансисты заключили, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необход
имо представлять авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 либо доработанную с учетом требований п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и указанного Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов форму авансового отчета, утвердив ее в учетной политике (Письмо Минфина России от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414).
На наш взгляд, и "упрощенец" может воспользоваться указанными разъяснениями Минфина России при возникновении необходимости доработки формы N АО-1.
В настоящее время в большинстве своем организации ведут учет в специализированных программах, которые также дают возможность распечатывать соответствующие документы с уже внесенными в них сведениями. Однако вопрос об учете расходов на приобретение бланков документов, в том числе бланков авансовых отчетов, для некоторых налогоплательщиков остается все же актуальным.
В состав расходов при расчете налога, уплачиваемого при использовании УСН, согласно пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ включается стоимость канцелярских товаров. Затраты по оплате стоимости приобретаемых бланков финансисты предлагают учитывать по этой статье расходов (Письмо Минфина России от 17.05.2005 N 03-03-02-04/1/123).
Нередко случается, что подотчетное лицо часть выданных средств не израсходовало. Остаток неистраченных средств, как было сказано выше, ему надлежит вернуть в кассу. Однако работник этого не совершил.
В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, специалисты Роструда предлагают руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.
В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в подотчет. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решение работодатель принимает и оформляет в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом ему надлежит получить в письменной форме согласие работника на удержание суммы из заработной платы (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
При удержании работодателю следует не забывать о существующем ограничении его размера, установленном ст. 138 ТК РФ, — 20% от выплачиваемой заработной платы.

Авансовый отчет и страховые взносы

Авансовый отчет может пригодиться "упрощенцу"-работодателю при исчислении страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.
Организации, применяющие УСН, в текущем году уплачивают страховые взносы в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС (ст. 58 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования").
Объектом обложения страховыми взносами, как известно, являются в том числе выплаты и вознаграждения, осуществляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).
Поскольку возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, происходит в рамках трудовых отношений, то компенсируемые суммы включаются в объект обложения страховыми взносами. Исходя из этого, они формируют показатели, вносимые:
— по строкам 200, 201 и 202 разд. 2 "Расчет страховых взносов по тарифу, установленному для плательщика страховых взносов" Расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 N 894н) и
— строке 1 расчета базы для начисления страховых взносов (таблица 3) Расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4-ФСС, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 N 156н).
В то же время в силу пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. При этом при оплате "упрощенцем" расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами (п. 2 ст. 9 Закона 212-ФЗ):
— суточные;
— фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
— сборы за услуги аэропортов;
— комиссионные сборы;
— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
— расходы по найму жилого помещения;
— расходы на оплату услуг связи;
— сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
— сборы за выдачу (получение) виз, а также
— расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Нормы суточных для целей обложения страховыми взносами Законом N 212-ФЗ не установлены. Как было сказано выше, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в том числе суточных, согласно ст. 168 ТК РФ, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Следовательно, не подлежат обложению страховыми взносами суточные, выплачиваемые командированным работникам в размере, установленном локальным нормативным актом организации.
Исходя из этого суммы перечисленных выше расходов, относимых к командировочным расходам, учитываются при определении показателей, вносимых по строкам 210, 211 и 212 разд. 2 расчета РСВ-1 ПФР и по строке 2 таблицы 3 расчета 4-ФСС.
Подтвердить же правомерность отнесения указанных компенсационных выплат к выплатам, не облагаемым страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, "упрощенец" может оформленным авансовым отчетом.
В перечне документов, подлежащих истребованию у страхователя для проведения выездной проверки территориальным отделением ПФР, приведенном в п. 7.4 Методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (утв. Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 N 34р), приведены аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.), в том числе и по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При проверке правильности заполнения строк 200 и 300 расчета РСВ-1 ПФР проверяющим предложено использовать в отдельных случаях аналитические данные по
кредиту счетов 71. Поэтому пенсионщики, скорее всего, не оставят без внимания и регистр с авансовыми отчетами организации.

Она может использоваться только в том случае, когда предприниматель соответствует всем необходимым требованиям.

К ним законодатель отнес:

Наличие наемной силы у индивидуального предпринимателя не должно превышать количества в 100 человек;
общий размер прибыли предпринимателя за год ведения деятельности должен составлять сумму, которая будет меньше 60 миллионов рублей;
стоимость собственности, которую предприниматель использует для ведения экономической деятельности, не может превышать 100 миллионов рублей.

Большинство предпринимателей склоняются к применению такой системы налогообложения в связи с тем, что тут отсутствует оплата таких налогов, как платежи на доход и на добавленную стоимость. Кроме того, до недавнего времени в этот список входил и налог на имущество предпринимателя, но такое правило было отменено. На сегодняшний день ИП обязаны платить такой вид налогообложения. Но нюанс состоит в том, что прежде чем отчаиваться стоит посмотреть региональные кадастры собственности, в которых имеется перечень имущества, что подлежит налогообложению. Только при наличии там собственности, которую использует в своей работе ИП, появляется необходимость платить налог за определенное имущество.

Отчет ИП в налоговую УСН

Отчет по УСН представляет собою подачу специального документа. Плательщики упрощенного налогообложения будут обязаны отчитываться за прошедший год по новому образцу декларации, предназначенному для упрощенной системы налогов. Новая форма содержит больше разделов, чем старая. Если сравнивать с предыдущим образцом, то нововведенная декларация предусматривает подробный порядок отчисления каждого авансового платежа и дает возможность зачислять его в общую сумму налога. В зависимости от того, какой объект непосредственно облагается налогом, будут заполняться разделы декларации. Например, разделы 1.1 и 2.1 предназначены исключительно тем индивидуальным предпринимателям, что пользуются системой вычисления «Доходы». А разделы 1.2 и 2.2 - заполняют те ИП, которые используют подвид упрощенного налогообложения «Доходы – Расходы». Такой вариант написания декларации значительно упростит сам процесс заполнения и уменьшит вероятность запутаться в разделах. Остальные изменения имеют исключительно технический характер.

Бланк отчета по УСН должен предоставляться государственному органу до 30 апреля. Это главное правило, которое необходимо соблюдать при сотрудничестве с налоговым органом. Кроме этого стоит помнить, что несвоевременное предоставление такого документа может потянуть за собой наложение штрафных санкций. На сегодняшний день размер штрафа зависит от того, был ли уплачен налог до подачи декларации или не был. В первом случае санкция будет ровна 1 000 рублей, а во втором случае будет исчисляться в процентном соотношении (5%) от суммы неуплаченного налога. При этом, такие суммы насчитываются за каждый месяц, который был прострочен. В таком случае даже не важно, прошел ли месяц полностью – достаточно будет того, что наступило первое число месяца.

Довольно много предпринимателей задаются вопросом о том, какие отчеты при УСН нужно подавать ежеквартально, ежемесячно, раз в полугодие. На такой вопрос ответ однозначен – никакие. Предоставление отчетности предпринимателя состоит только из подачи ежегодной декларации. Никакой другой документации предоставлять не нужно. Книга доходов и расходов, которая раньше была обязательной для предоставления налоговому органу уже тоже не подается. Предпринимателю достаточно будет просто хранить такой документ у себя в сшитом виду. Заверять ее в налоговой службе, как это было раньше, уже тоже нет нужды.

Организация применяет упрощенную систему с объектом налогообложения доходы минус расходы. Работник приобрел на свои деньги компьютер для офиса, принес документы об оплате и написал заявление с просьбой возместить расходы. Я оформила авансовый отчет, но сейчас нет денег, чтобы рассчитаться за покупку. Можно ли учесть стоимость компьютера, если он уже введен в эксплуатацию?

16.09.2009
Журнал «Упрощёнка»

Нежелательные последствия

В данном случае стоимость компьютера можно включить в расходы только после погашения задолженности перед работником. Более того, налоговики могут не принять авансовый отчет и решить, что работник продал компьютер организации. Если так произойдет, придется дополнительно начислить НДФЛ.

Общие правила выдачи наличности под отчет указаны в пунктах 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.0993 № 40 (далее — Порядок).

Во-первых, руководитель предприятия должен установить в приказе срок, на который выдаются деньги. Это вызвано тем, что согласно пункту 11 Порядка работник обязан отчитаться о своих тратах в течение трех рабочих дней после назначенного срока, а если срок не установлен, ему на это отводится лишь три рабочих дня после получения суммы. В случае задержки налоговики могут посчитать, что работнику был выдан беспроцентный заем и начислить НДФЛ с материальной выгоды. Да, это можно оспорить, но проще издать приказ. В нем помимо срока налоговики рекомендуют привести список сотрудников, которые будут брать подотчетные деньги. Такого требования в Порядке нет, но оно вполне уместно, и выполнить его несложно.

Во-вторых, работник может получить очередной аванс, только если закрыл предыдущий.

В-третьих, недопустимо передавать подотчетные суммы. Например, если один сотрудник не смог купить товар и это перепоручили другому, то первый должен вернуть деньги в кассу, а второй — взять их.

Перейдем к учету. Налоговую базу при упрощенной системе допускается снижать только на произведенные и оплаченные расходы (п. 2 ст. 346.17 НКРФ). Ваш сотрудник приобрел для фирмы компьютер. Порядок списания зависит от уплаченной суммы.

Напомним, что можно учитывать только те виды расходов, которые указаны в перечне пункта 1 статьи 346.16 НКРФ. В подпункте 1 обозначена стоимость покупки, изготовления или сооружения основных средств. В их состав входит имущество, признаваемое амортизируемым в соответствии с главой 25 НКРФ (п. 4 ст. 346.16 НКРФ). В пункте 1 статьи 256 НКРФ указано, что амортизируемыми являются объекты со сроком полезного использования более 12 месяцев и дороже 20 000 руб., которые находятся в собственности и служат для получения дохода. С тремя первыми признаками сходится: компьютер принадлежит организации, позволяет извлекать доход и рассчитан более чем на год работы. Если и стоит он более 20 000 руб., то может быть отнесен к основным средствам. Расходы на них отражаются равными долями по кварталам, оставшимся до конца налогового периода, после оплаты и ввода объектов в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НКРФ).

Если же компьютер обошелся в 20 000 руб. или менее, его уже нельзя назвать амортизируемым и основным средством он не является. Тем не менее затраты на покупку все равно удастся учесть в налоговой базе. Согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 НКРФ разрешено отражать материальные расходы, а в них в соответствии со статьей 254 НКРФ включается стоимость неамортизируемого имущества (подп. 3 п. 1). Списывать ее можно после оплаты и ввода объекта в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 346.17 НКРФ).

Судя по всему, компьютер уже используется, хотя с работником не рассчитались. Значит, организация не оплатила расходы, и пока это не произойдет, учесть расходы не удастся. Важнее другое.

Как уже не раз говорилось, налоговики не любят подотчеты наоборот. Почему? Работник потратил собственные деньги, а потом передал имущество организации. Налоговые инспекторы вправе расценить это как перепродажу. Соответственно они включат выручку в облагаемый доход работника и увеличат НДФЛ. Конечно, с налоговиками не стоит соглашаться, но в любом случае на бухгалтера ложится лишняя нагрузка.

Что можно изменить

Проверьте, на чье имя выписана накладная. Если указано наименование организации, то все в порядке, если нет, стоит переоформить документ. Однако лучше обойтись без подотчета наоборот, а заключить с работником договор беспроцентного займа на сумму, равную стоимости компьютера.

Документы же, оформленные на работника, следовало бы переделать. Иначе, во-первых, не удастся признать стоимость компьютера в расходах — как подтвердить, что имущество приобрела именно организация? А во-вторых, это дает основание считать передачу работником компьютера перепродажей и начислить с его доходов дополнительный НДФЛ. Так что проще обратиться в магазин с просьбой поменять документ. Если же в товарном чеке покупатель вообще не обозначен, советуем подстраховаться и попросить указать название организации.

В то же время даже правильно заполненные документы на покупку могут не убедить налоговиков. Предлагаем пойти по другому пути. Заключите с работником договор беспроцентного займа на сумму, равную стоимости компьютера. Какие в нем должны быть условия, изложено в статьях 807—813 ГКРФ. Потом тем же днем оформите получение денег от работника в кассу по договору займа и выдачу ему же под отчет. Документы, доказывающие приобретение компьютера, приложите к авансовому отчету, и аванс будет закрыт. Погасить задолженность перед работником можно в любой срок не позднее указанного в договоре займа.

В чем плюсы такого варианта? Прежде всего стоимость компьютера можно учесть, еще не погасив задолженности перед работником. Ведь согласно пункту 1 статьи 807 ГК РФ заемные суммы считаются собственностью заемщика. Следовательно, организация заплатила за компьютер собственными деньгами и после ввода в эксплуатацию можно списывать его стоимость в расходы поквартально равными долями до конца налогового периода (п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НКРФ) или единовременно, если компьютер стоит 20 000 руб. и дешевле (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НКРФ). Заметим, что ни получение, ни погашение займа в налоговом учете не отражается. Заемные средства являются необлагаемыми доходами (подп. 10 п. 1 ст. 251 НКРФ), а возвращенный заем при упрощенной системе не признается расходом — в закрытом перечне он не упомянут (п. 1 ст. 346.16 НКРФ).

Но главное, авансовый отчет будет безупречным и причина для разногласий с налоговиками исчезнет.

Вроде бы никаких сомнений, что при упрощенной системе заемные средства не учитываются. Согласно подпункту 1 пункта 1.1 статьи 346.15 НКРФ доходы, приведенные в статье 251 НКРФ, не включаются в налоговую базу. А в подпункте 10 пункта 1 ста-тьи251 НКРФ указаны суммы, полученные по договору займа. И все-таки иногда налоговики определяют доходы по одним банковским выпискам, и под обложение подпадают заемные средства. Правда, суды это пресекают. Так, ВАС РФ подтвердил (Определение от 16.10.2008 № 13467/08), что деньги, которыми располагал налогоплательщик, были заемными и сумма их не должна включаться в облагаемые доходы. Значит, инспекция привлекла организацию к ответственности необоснованно. Похожие факты рассматривались ФАС Московского округа (постановление от 02.04.2008 № КА-А40/2446-08). Здесь судьи тоже поддержали налогоплательщика, который вернул заем и не желал платить с него налог.

Если сумма займа небольшая, налоговики просто дополнительно начисляют налог (а также пени и штрафы). С теми, чьи доходы вместе с займом превышают максимально допустимый уровень (п. 4 ст. 346.13 НКРФ), поступают иначе. Напомним, что сейчас лимит составляет 30,76 млн. руб. (20 млн. руб., умноженные на коэффициент-дефлятор 1,538). На следующий год планируется его поднять до 60 млн. руб. (законопроект прошел второе чтение в Госдуме). Так вот, налоговики не увеличивают единый налог, а заставляют платить налоги, предусмотренные при общем режиме.

В судах опять же выясняется, что спорные средства, включенные в доходы, являлись заемными. Значит, максимальный уровень соблюдался. Такое решение содержится в постановлениях

Что говорят суды

ФАС Центрального округа от 28.01.2009 № А09-4405/2008-15, Северо-Кавказского округа от 30.09.2008 № Ф08-5821/2008 и от 02.07.2008 № Ф08-3717/2008, Уральского округа от 09.06.2008 № Ф09-4103/08-С3 и Северо-Западного округа от 30.06.2008 № А21-355/2008. Правда, в случае, с которым связано последнее постановление, полученный заем неверно отразили в бухучете, что и дало налоговикам повод отнести его сумму на доходы. Однако, по мнению судей, ошибки в отражении операций на бухгалтерских счетах не могут влиять на право применять упрощенную систему.

Коэффициент-дефлятор на 2009 год установлен приказом Минэкономразвития России от 12.11.2008 № 395

Обратите внимание на обстоятельства, разбираемые ФАС Волго-Вятского округа (постановление от 17.10.2007 № А82-1474/2007-28). Индивидуальный предприниматель, применяющий УСН, взял беспроцентный заем. При проверке налоговые органы заявили, что у заемщика образовался доход в виде материальной выгоды и дополнительно начислили НДФЛ. Однако, опираясь на пункт 3 статьи 346.11 НК РФ, судьи сочли, что предприниматель не должен уплачивать НДФЛ с доходов от предпринимательской деятельности, и отменили решение налоговой инспекции.

Имеется в виду формулировка, действовавшая до 2009 года

Мы выделили это дело потому, что сейчас бы предприниматель его не выиграл. 1 января 2009 года вступила в силу новая редакция пункта 3 статьи 346.11 НК РФ, согласно которой при упрощенной системе с доходов предпринимателя по-прежнему не удерживается НДФЛ, но только если они не облагаются по ставкам, указанным в пунктах 2, 4 и 5 статьи 224 НК РФ. А в пункте 2 как раз упомянута экономия на процентах от заемных средств. Повторим, речь идет только об индивидуальных предпринимателях. Организации такие доходы не учитывают, что подтверждает и Минфин (см. письмо от 02.04.2007 № 03-11-04/2/78).

Осуществление , на приобретение товарно-материальных ценностей, расчеты с контрагентами - вот лишь некоторые ситуации, при которых оформляется авансовый отчет . Однако "упрощенцы" порой считают, что утруждать себя составлением дополнительных документов не имеет смысла.
Насколько правомерна такая позиция налогоплательщиков? На какие моменты необходимо обратить внимание при составлении авансового отчета и при отнесении затрат по нему в расходы при исчислении единого налога, уплачиваемого при применении УСН ?

А может, обойдемся?

Конечно, прежде чем рассказывать обо всех спорных моментах, возникающих при , необходимо определиться с главным вопросом: а нужен ли "упрощенцу" авансовый отчет ? Ведь согласно п. 3 ст. 4 Федерального закона N 129-ФЗ (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете") "упрощенцы" освобождены от ведения бухучета. И если еще организации, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, как-то могут объяснить себе, что данный первичный документ им необходим, то "упрощенцы" с объектом налогообложения "доходы" порой совершенно уверены: не то что авансовые отчеты, а вообще большинство (а то и все) первичных документов им не нужны, ведь налог исчисляется с доходов, причем определяемых кассовым методом, то есть от поступления денежных средств на расчетные счета и в кассу, что не составляет особого труда проверить.

Однако ситуация не так проста, как может показаться на первый взгляд.
Начнем с "упрощенцев", выбравших объект налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов" . В данном случае составление авансового отчета просто необходимо. Ведь иначе нельзя принять в расходы затраты, осуществленные подотчетным лицом.
Обратимся к положениям гл. 26.2 НК РФ.
Расходы признаются, если они:
1) входят в перечень расходов, приведенный в ст. 346.16 НК РФ ;
2) соответствуют ст. 252 НК РФ : документально подтверждены и экономически обоснованны. И вот здесь мы впервые встречаемся с требованием о документальном оформлении. А ведь именно авансовый отчет является первичным документом. Билеты на поезд, самолет и товарные чеки не могут сами по себе подтвердить расходы, и только при оформлении авансовым отчетом такие траты приобретают высокий статус расходов. Именно об этом говорится в Письме УФНС России от 23.04.2007 N 18-11/3/037127.1@: документами, подтверждающими обоснованность понесенных налогоплательщиком расходов, являются:
- расходно-кассовый ордер;
- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по форме N Т-9 (Т-9а), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- командировочное удостоверение по форме N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- авансовый отчет командированного работника по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, с приложением соответствующих оправдательных документов, подтверждающих фактическое осуществление им расходов на проезд, проживание и т.п., утвержденный руководителем;
3) оплачены организацией . Это еще одно условие, о котором не следует забывать "упрощенцам", применяющим УСН с объектом "доходы минус расходы". Таким образом, если осуществляется подотчет в классическом варианте, то есть сначала подотчетное лицо получило деньги, а потом отчиталось за полученные средства, датой признания расходов будет дата утверждения авансового отчета, поскольку именно в этот момент выполняются все условия, необходимые для принятия расходов: они оплачены (в момент, когда выданы денежные средства под отчет) и произведены (о чем свидетельствует отчет подотчетного лица). Аналогичную позицию высказывают и специалисты главного финансового ведомства (см., например, Письмо от 16.02.2011 N 03-11-06/2/21): пп. 13 п. 1 ст. 346.16 Кодекса установлено, что налогоплательщики вправе при определении налоговой базы учитывать командировочные расходы, в частности, на наем жилого помещения, выплату суточных и т.д. Однако уменьшение налоговой базы на указанные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет представляется только после ее окончания.
С учетом вышеизложенного, выдав работнику аванс на командировочные расходы, налогоплательщик не имеет права включать его в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т.д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов).
В случае, который достаточно часто встречается на практике, когда работник организации (как правило, руководитель) сначала приобретает необходимые товарно-материальные ценности, а затем представляет авансовый отчет и получает возмещение по нему, моментом признания расходов будет момент возмещения перерасхода по авансовому отчету.
Теперь перейдем к тем организациям, которые применяют УСН с объектом налогообложения "доходы" . Нужно ли таким налогоплательщикам составлять авансовые отчеты?
По данному вопросу свои разъяснения неоднократно приводили специалисты налоговой службы.
На основании ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными документами.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. При этом документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ.
В соответствии с п. 4 ст. 346.11 НК РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.
Постановлением Госкомстата РФ N 88 (Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации") для учета кассовых операций утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:
- приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
- расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);
- кассовая книга (форма N КО-4);
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

Согласно п. п. 3 и 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (Утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40) для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ - авансовый отчет, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от N 55 (Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет").

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Данная позиция представлена в Письмах УФНС по г. Москве от 18.01.2007 N 18-11/3/03895@, от 21.12.2005 N 18-11/3/94150.
Таким образом, организации, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы", обязаны соблюдать Порядок ведения кассовых операций и, следовательно, составлять авансовые отчеты . При этом данное обоснование в пользу составления авансовых отчетов подходит для всех "упрощенцев", в том числе для тех, кто выбрал объект "доходы минус расходы", однако, как мы говорили ранее, у последних есть более сильный аргумент для составления авансовых отчетов - необходимость учета и признания расходов.

Авансовый отчет: основные моменты заполнения

Коротко о главном

В Постановлении Госкомстата России N 55 приведены основные моменты, которые необходимо знать при заполнении авансового отчета . Напомним некоторые из них:
- авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы;
- авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии;
- авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации;
- на оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете;
- в бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9);
- реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству РФ;
- проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру;
- на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Авансовый отчет в электронной форме: возможно ли это?

Пунктами 1 и 2 ст. 1 Федерального закона N 1-ФЗ (Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", действует до 1 июля 2012 г. наравне с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи") определено, что электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие указанного Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях.

Будут ли авансовые отчеты (типовая форма N АО-1), оформленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, подтверждать расходы организации?
Мнение главного финансового ведомства по данному вопросу представлено в Письме от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно п. п. 1, 2 и 7 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 вышеуказанного Закона.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.
Пунктами 1 и 2 ст. 1 Федерального закона N 1-ФЗ установлено, что целью данного Закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе.
Действие указанного Закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях.
В соответствии с п. 3 ст. 11 Федерального закона N 149-ФЗ (Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации") электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью, может являться документом, подтверждающим расходы , осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе .

Учет расходов на приобретение бланков первичных документов

Сегодня в большинстве своем организации ведут учет в специализированных программах, которые также дают возможность распечатывать соответствующие документы с уже внесенными в них сведениями. Однако вопрос об учете расходов на приобретение бланков документов, в том числе бланков авансовых отчетов, для некоторых налогоплательщиков остается актуальным, и подтверждение тому - разъяснение чиновников главного финансового ведомства. На вопрос, по какой статье расходов следует отражать стоимость приобретенных банков авансовых отчетов, финансисты отвечают: с учетом того, что в соответствии с пп. 17 п. 1 ст. 346.16 Кодекса при определении объекта обложения единым налогом учитываются расходы на канцелярские товары, налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы по оплате стоимости приобретаемых бланков (Письмо от 17.05.2005 N 03-03-02-04/1/123).

Оправдательные документы: различные ситуации

Отдельным моментом в большой теме под названием "Авансовый отчет" является вопрос об оправдательных документах, которые прикладываются к авансовому отчету. Как правило, бухгалтеры организаций требуют от подотчетников товарные и кассовые чеки. Что делать, если нет кассового чека ? ФНС при проверках такие суммы квалифицирует как доход сотрудника, которому был выдан авансовый отчет, и пытается обложить налогом на доходы физических лиц. Судьи в данном вопросе встают на сторону налогоплательщиков. Именно такая ситуация рассмотрена в Постановлении ФАС ДВО от 26.07.2006, 19.07.2006 N Ф03-А73/06-2/1776.
Как следует из материалов дела, денежные суммы выдавались обществом своим работникам под отчет для приобретения цветов к юбилеям и торжественным мероприятиям. В подтверждение расходования выданных под отчет денежных средств на указанные цели были представлены товарные чеки, а также акты о приобретении товарно-материальных ценностей, составленные работниками налогового агента, которые не могут заменить первичных учетных документов, а именно кассовый чек.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать перечисленные в названной статье обязательные реквизиты.
Во исполнение указанного Закона Правительством РФ принято Постановление от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах", согласно которому на Госкомстат возложены функции по разработке и утверждению унифицированных форм первичной учетной документации.
В Постановлении Госкомстата РФ N 55 утверждена унифицированная форма первичной учетной документации АО-1 "Авансовый отчет" с указаниями по ее применению и заполнению (введена в действие 01.01.2002). Данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
В соответствии с этими указаниями бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. При этом в перечне документов, подтверждающих расходы, поименованы: квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и другие оправдательные документы. То есть такой перечень не является исчерпывающим.
Таким образом, отсутствие чека контрольно-кассовой машины при наличии других оправдательных документов не может являться безусловным свидетельством нецелевого использования подотчетными лицами денежных средств и получения последними дохода, облагаемого НДФЛ.
Судей Дальневосточного округа в данном вопросе поддерживают коллеги Западно-Сибирского округа: ссылка инспекции на отсутствие кассовых чеков в качестве документального подтверждения авансового отчета обоснованно отклонена арбитражным судом, поскольку товарный чек, оформленный согласно требованиям ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", является документом первичной учетной документации, а отсутствие кассовых чеков не свидетельствует о расходовании подотчетным лицом денежных средств на собственные нужды. Кроме того, судом установлено, что материальные ценности приобретены за наличный расчет для производственных нужд, приняты к учету как основные средства.
Совокупность перечисленных обстоятельств свидетельствует о правильности вывода арбитражного суда об отсутствии дохода у физического лица и, следовательно, об отсутствии оснований для привлечения общества к ответственности за неполную уплату НДФЛ (Постановление от 20.09.2007 N Ф04-2603/2007(38159-А81-7)).
В отдельную тему можно выделить вопрос, связанный с подтверждением расходов подотчетными лицами в случае, когда товарно-материальные ценности приобретаются подотчетными лицами у плательщиков ЕНВД . Связано это с изменениями, внесенными в Федеральный закон N 54-ФЗ (Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Согласно данным изменениям плательщики ЕНВД, не подпадающие под действие п. п. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Могут ли "упрощенцы" использовать данный документ для подтверждения понесенных расходов?

В Письме от 15.10.2010 N 03-11-06/2/156 финансисты приводят следующие разъяснения по этому вопросу. В соответствии с п. 2 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при исчислении налоговой базы вправе учесть расходы, предусмотренные п. 1 данной статьи и соответствующие критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть обоснованные, документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Статьей 346.24 НК РФ установлено, что налогоплательщики, применяющие УСН, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждаются Минфином.
В соответствии с Приказом Минфина России N 154н (Приказ Минфина России от 31.12.2008 N 154н "Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, и Порядков их заполнения") операции, регистрируемые в книгах учета, должны быть подтверждены первичными документами.

Таким образом, для налогоплательщиков упрощенной системы налогообложения подтверждением сумм расходов на оплату приобретенных товаров (работ, услуг) независимо от суммы являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.).
В силу п. 2.1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, не подпадающие под действие п. п. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).
Таким образом, соответствующие расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг должны подтверждаться отпечатанными контрольно-кассовой техникой кассовыми чеками или документами (товарными чеками, квитанциями или другими документами), подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).
Указанные документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2.1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ, могут выдаваться организациями и индивидуальными предпринимателями, являющимися плательщиками ЕНВД для отдельных видов деятельности, при осуществлении ими соответствующей предпринимательской деятельности, подлежащей обложению ЕНВД для отдельных видов деятельности.

Авансовый отчет с точки зрения сотрудника

Что касается сотрудника, больным вопросом для обеих сторон может стать ситуация, когда сотрудник не отчитался за полученные под отчет средства. Как поступить организации? Можно ли удержать неизрасходованные денежные средства из зарплаты сотрудника? Как документально оформить данную операцию?
Типичная ситуация. Работник организации был в командировке. Он израсходовал денег меньше, чем получил под отчет. Остаток неистраченных средств в кассу он не вернул. Организация решила удержать эту сумму из его зарплаты. Нужен ли для этого приказ директора или же бухгалтерия может сделать это самостоятельно (например, на основании авансового отчета)? Должен ли работник написать заявление с просьбой удержать деньги из его зарплаты?
Как отмечают специалисты Роструда в Письме от 09.08.2007 N 3044-6-0, по возвращении из служебной командировки работник обязан составить авансовый отчет по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России N 55. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.
В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.
Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, его следует получить в письменной форме.

Последние статьи