Avizarea cererilor de cheltuieli 1s. Planificarea operațională a fluxului de numerar sau cum să construiți un sistem de control al fluxului de numerar

Capacitatea de a menține un calendar de plăți în 1C 8.3 și 8.2 este disponibilă în mai multe configurații standard:

• 1C Enterprise Accounting 8.3 (3.0)
• 1C Management întreprindere producătoare
• 1C ERP Enterprise Management 2.0
• 1C Automatizare integrată
• 1C Managementul comerțului 11 și 10.3
• 1C Managementul unei companii mici

Calendarul de plată este implementat sub forma unui raport (Fig. 1).

Raportul afișează date despre încasările planificate, cheltuielile și soldurile DS. Informațiile pot fi detaliate până la documente primare(Fig.2).

Un exemplu de lucru cu un calendar de plăți în 1C Trade Management

Să ne uităm la un exemplu pentru configurația 1C Trade Management 11 și noile caracteristici care au apărut în cele mai recente versiuni.

În primul rând, trebuie să finalizați setările. Pentru a face acest lucru, în secțiunea „Administrare - Organizații și fonduri”, activați „Solicitări de cheltuieli numerar„(Fig. 3). În alte versiuni, această casetă de selectare poate fi găsită în secțiunea „Trezorerie”.

În aceeași secțiune, puteți configura controlul limitelor pentru organizație în ansamblu sau pentru fiecare divizie.

După finalizarea setărilor, secțiunea „Planificare de numerar” apare în secțiunea „Finanțe” (Fig. 4). În alte versiuni, aceasta poate fi secțiunea „Trezorerie”.

Să introducem mai multe solicitări de cheltuieli. Acest document este cheie pentru organizarea controlului operațional al traficului de vehicule. Să-l privim mai detaliat (Fig. 5).

Obțineți 267 de lecții video pe 1C gratuit:

În primul rând, trebuie să selectați o operație de document. În exemplul nostru, acesta este „Transfer fiscal”. Depinde de operațiunea selectată. Programul va spune utilizatorului ce articol poate fi folosit într-un anumit caz (lista de articole va fi filtrată în funcție de operațiune).

Deoarece controlul limită este activat în setări, programul a blocat postarea documentelor. Pentru a aproba o astfel de cerere, trebuie fie să activați caseta de selectare „Depășire limită”, fie să măriți limita pentru acest articol.

Limitele sunt stabilite în documentul „Limite de cheltuieli în numerar” (Fig. 6). Perioada este stabilită nu în momentul generării cererii, ci în momentul plății planificate. În exemplul nostru, cererea este depusă în iulie, dar limita este stabilită pentru august.

Documentul „Cerere pentru consum DS” are mai multe stări:

• Nu a fost de acord
• De acord
• Pentru plata
• Respins.

Toate aplicațiile necoordonate pot fi văzute în jurnalul „Solicitări de cheltuire a DS pentru aprobare” (Fig. 7). Este convenabil să aprobi aplicațiile direct din această listă.

Acum să creăm un calendar de plăți și să evaluăm situația.

Figura 8 prezintă raportul pentru august 2016. Afișează diferențele de numerar în roșu. Conform cererii nr. TDTSU-000003 08/04/2016, este obligat să plătească pentru achiziționarea mijloacelor fixe, dar nu sunt suficienți bani pentru această dată.

Spre deosebire de calendarul de plăți al versiunilor anterioare (Fig. 1), acum este posibil să generați documente de transfer sau chitanțe planificate ale DS direct din raport.

În Fig. 9 vedem documentul „Chitanță așteptată DS”, generat de butonul „Chitanță” direct din calendarul de plăți. Pentru a închide decalajul de numerar, trebuie să selectați corect articolul DDS și data planificată de primire.

Menținerea unui calendar de plăți este prevăzută doar în unele modificări ale programului 1C 8.3 și 8.2:

1C ERP management al întreprinderii 2.0.

1C Managementul întreprinderii de producție.

Calendarul de plăți este un raport care vă permite să urmăriți rapid toate fluxurile de numerar din toate conturile curente ale organizației și casa de marcat și să detectați prompt inexactitățile.

Raportul afișează încasările, cheltuielile și soldurile de numerar planificate. De asemenea, este posibil să obțineți date detaliate despre toate documentele, inclusiv cele primare.

Să luăm un exemplu de lucru cu calendarul de plăți în programul 1C Trade Management 11. Mai întâi, trebuie să faceți câteva setări. Accesați fila „Administrare”, secțiunea „Organizații și fonduri”. În alte versiuni ale programului, acest articol se află în secțiunea „Trezorerie”:

Aici trebuie să bifați caseta „Solicitări pentru cheltuirea fondurilor”.

Aici puteți seta și parametrii pentru controlul limitelor pentru întreaga organizație sau direct pentru fiecare departament. După ce au fost făcute setările, elementul „Planificare de numerar” va apărea în secțiunea „Finanțe”. (Alte versiuni de programe - secțiunea „Trezorerie”):

De exemplu, să creăm mai multe solicitări pentru cheltuirea DS. Acest document va fi principala la controlul fluxului de numerar:

În documentul „Cerere pentru cheltuieli de DS”, câmpul important este „Operațiune”. Vedere specificată operațiunile sunt determinate de articolul DDS.

Pe baza operațiunii selectate, programul selectează în mod independent articolul de utilizat și solicită utilizatorului sub forma unei liste filtrate. Dacă controlul limită este activat în setări, atunci 1C poate afișa o notificare despre imposibilitatea postării unui document. Există două moduri de a corecta situația: bifați caseta de selectare „Depășire limită” sau măriți valoarea limită pentru articolul solicitat:

Pentru a crește limita, trebuie să creați un document „Limite de consum DS”.

Fiecare cerere este determinată de statutul ei:

De acord.

Nu a fost de acord.

Pentru plata.

Respins.

Cererile care nu sunt aprobate sunt reflectate în jurnalul „Solicitări pentru cheltuielile DS pentru aprobare”.

Cel mai convenabil mod este să schimbați starea la „Aprobat” chiar în această listă. Pentru înțelegere, puteți crea un „Calendar de plăți în funcție de organizații și tipuri de DS” și îl puteți analiza.

Afișăm un raport pentru luna următoare neconcordanțele în suma casei de marcat, adică banii care nu sunt suficienți pentru a transfera plata planificată, vor fi evidențiați cu roșu. Această versiune a programului oferă posibilitatea de a genera documente pentru încasările și mișcările de numerar planificate direct din calendarul de plăți (această funcție nu era disponibilă în versiunile anterioare):

Pentru a elimina decalajul de la casierie, creați documentul „Primire așteptată a DS” apăsând tasta „Chitanță”. Aici trebuie să indicați corect articolul DDS și data planificată de primire. O ducem la îndeplinire, decalajul este închis.

Pe lângă documentele de mai sus, este posibil să se creeze documente de plată. În acest scop, selectați aplicație necesară sau documentul de primire a fondurilor. Prin intermediul butonului „Setări”, este posibil să editați parametri suplimentari de raport, pe care fiecare utilizator îi poate configura la propria discreție. De exemplu, modul avansat vă permite să setați afișajul articole DDS sub forma unei ierarhii, care face posibilă afișarea rezultatelor nu numai individual pentru fiecare articol, ci și în grupuri.

Puteți configura sistemul astfel încât toate (sau anumite) plăți să fie procesate numai sub rezerva creării și aprobării obligatorii a unei cereri de fonduri. Aceasta este reglementată de opțiunea funcțională Cereri pentru cheltuirea fondurilor:

Dacă opțiunea este activată, atunci pentru fiecare este configurată obligația de a plasa comenzi contul bancar al organizației:

La crearea unei aplicații, funcționarea acesteia este indicată:

Și, de asemenea, forma de plată:

Cererile pentru cheltuirea DS pot fi create fie manual, fie pe baza de comenzi, standarde de formare profesională și alte documente. La rândul său, pe baza aplicațiilor, puteți crea ștergere de DS fără numerar, decontări în numerar și alte documente.

Întrebarea 1.14 a examenului 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Interdicția de anulare a fondurilor fără un document „Cerere de plată”:

1. Definit în setările utilizatorului
2. Definit în drepturi suplimentare de utilizator
3. Determinat de rolul utilizatorului
4. Determinat pentru fiecare cont individual

Verificat. Răspunsul corect este al patrulea, vezi mai sus pentru analiză.

Întrebarea 8.5 a examenului 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor” poate fi întocmit pe tipuri de tranzacții de cheltuieli în numerar:

1. Transfer de fonduri pentru plata impozitelor
2. Transferul de fonduri între organizația-mamă și divizii separate
3. Înregistrarea unei tranzacții de conversie valutară
4. Transfer de fonduri pentru plata cheltuielilor vamale
5. Opțiunile 1 sau 4
6. Opțiunile 1 sau 2 sau 3 sau 4

Verificat. Răspunsul corect este numărul șase, vezi operațiunile disponibile mai sus.

Întrebarea 8.8 a examenului 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor” poate fi întocmit pe tipuri de tranzacții de cheltuieli în numerar:

1. Transfer la furnizor
2. Emiterea salariilor
3. Transferul de fonduri către bancă
4. Opțiunile 1 sau 2
5. Opțiunile 1 sau 2 sau 3

Verificat. Răspunsul corect este al patrulea. Livrarea fondurilor către bancă nu se formalizează printr-o cerere, dar Ordin de mutare a DS-ului.

Întrebarea 8.10 a examenului 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0.

1. Fără numerar
2. Numerar sau fără numerar
3. Card de plată
4. Opțiunile 1 sau 2
5. Opțiunile 1 sau 3
6. Opțiunile 1 sau 2 sau 3

Întrebarea 8.12 a examenului 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. La completarea documentului „Cerere de cheltuire a fondurilor”, puteți specifica forma de plată:

1. Numerar
2. Card de plată
3. Document de bani
4. Opțiunile 1 sau 2
5. Opțiunile 1 sau 3
6. Opțiunile 1 sau 2 sau 3

Verificat. Răspunsul corect este al patrulea.

Întrebarea 8.14 a examenului 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor” poate fi introdus:

1. Pe baza documentului "Comandă către furnizor"
2. Pe baza documentului „Recepția de bunuri și servicii”
3. Opțiunile 1 și 2 în funcție de stadiul documentelor justificative
4. Din raportul „Calendarul plăților”.
5. Opțiunile 1 și 2 și 4
6. Opțiunile 3 și 4

Verificat. Răspunsul corect este numărul cinci. Să luăm în considerare. Pe baza Comanda către furnizor, cererea este introdusă fără probleme, în ciuda statutului său Neacordat și a plății după livrare (care nu a avut loc încă):

iată aplicația:

Școlile profesionale nu au deloc statut; Aplicația poate fi introdusă și fără probleme:

Din raportul Calendar de plăți, nu există o opțiune directă pentru crearea aplicațiilor, dar puteți deschide documentul de bază din raport și faceți o aplicație din acesta:

Întrebarea 8.11 a examenului 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Pe baza documentului „Cerere de cheltuire a fondurilor” puteți intra document de plată, dacă starea aplicației este setată la:

1. Pentru plata
2. De acord
3. Indiferent de statut

Procesul de afaceri „Coordonarea și aprobarea cererilor de cheltuire a fondurilor”

In conditii de stabil starea financiara compania este capabilă să își îndeplinească pe deplin și la timp obligațiile - în acest caz, compania nu are nevoie să optimizeze cheltuirea fondurilor. La ora actuala, in conditii criza financiara, mecanismul de distribuire a fondurilor limitate împotriva obligațiilor întreprinderii este deosebit de relevant.

Procesul constă din șase etape succesive:

1. Un reprezentant al unității (manageri, ingineri etc.) completează o cerere de cheltuire a fondurilor pentru obligații - avansuri în baza contractelor și rambursarea datoriilor pe documentele de decontare.

2. Șeful departamentului, folosind instrumente convenabile, verifică corectitudinea aplicațiilor și, dacă este necesar, le corectează.

3. Reprezentantul responsabil al serviciului financiar (director financiar, director financiar adjunct sau șeful organizației) stabilește din ce conturi curente, cui și în ce volum trebuie transferate fonduri.

4. Seful compartimentului repartizeaza sumele admise la plata in functie de aplicatii specifice (de fapt in functie de obligatii - comenzi, facturi, documente de decontare).

5. Departamentul de contabilitate al întreprinderii, pe baza cererilor aprobate și alocate pentru obligații, creează ordine de plată de ieșire.

6. Ordinele de plată sunt încărcate automat la banca client.

Depunerea cererilor de cheltuire a fondurilor

Înregistrarea tranzacțiilor pentru cheltuirea fondurilor din conturile curente începe întotdeauna cu planificarea cheltuirii fondurilor - adică procesarea cererilor de cheltuieli de către toate departamentele întreprinderii implicate în proces.

Fiecare serviciu al întreprinderii completează o cerere de cheltuire a fondurilor în funcție de scopul cheltuielii (fiecare scop al cheltuielii corespunde unui anumit tip de operațiune din documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor”). Scopul cheltuielii, în cazul plăților în avans, poate fi o comandă către furnizor, iar în cazul rambursării datoriilor - document de decontare.

Astfel, întreaga cheltuială planificată a fondurilor pentru toate serviciile trebuie să se reflecte în sistem sub forma cererilor de cheltuire a fondurilor.

Formarea unei cereri de cheltuire a fondurilor se realizează folosind documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor”.

Fig.1.

Verificarea aplicațiilor pregătite

Șeful compartimentului verifică lista cererilor de cheltuire a fondurilor depuse de subordonați, le corectează și le transmite serviciului financiar spre aprobare. Pentru a aproba o cerere de cheltuire a fondurilor, se întocmește un document „Aprobarea cererilor”, în care sunt selectate documentele restante „Cerere de cheltuire a fondurilor”.

Fig.2.

Ca urmare, după verificare și ajustare, șeful departamentului confirmă că cererile completate au fost aprobate și sunt gata de examinare serviciu financiar.

Fig.3.

Aprobarea cererilor de către serviciul financiar

După ce fiecare serviciu a pregătit - completată în sistem - o cerere de cheltuire a fondurilor, directorul financiar sau persoana desemnată de acesta ia o decizie cu privire la plata acestora (totală sau parțială) în acea zi. În acest caz, se poate lua o decizie asupra fiecărei cereri individuale, precum și asupra unei combinații a acestora în funcție de un anumit criteriu - de exemplu, cu privire la plata către o anumită contraparte (sau în baza unui anumit contract de contrapartidă), sau bugetul pentru cererile de servicii în ansamblu sunt convenite.

Fig.4

Atunci când luați o decizie privind cheltuirea fondurilor, trebuie să indicați din ce cont curent trebuie trimise acestea. La examinarea cererilor, directorul financiar vede soldurile de numerar din conturile curente (ținând cont de încasările planificate și plățile aprobate anterior) în fila „Soldurile contului”. Prin realizarea documentului, directorul financiar aprobă suma de fonduri care poate fi distribuită aplicațiilor pentru cheltuirea banilor pentru serviciu.

Fig.5.

Repartizarea plăților aprobate în funcție de cererile de cheltuire a fondurilor.

Șeful departamentului, folosind documentul „Repartizarea aplicațiilor”, distribuie sumele aprobate în general pentru serviciu sau în mod specific pentru contrapartidele la aplicațiile pe care le-a selectat pentru cheltuirea fondurilor.

Fig.6

Dacă volumul aprobat al cererii este mai mic decât cel planificat, atunci se creează automat o cerere de cheltuire a fondurilor pentru suma rămasă, care poate fi depusă de șeful departamentului pentru aprobare de către serviciul financiar într-o altă zi.

Folosind un set de rapoarte analitice, angajații departamentului pot analiza volumul plăților planificat, aprobat și executat și obligațiile rămase ale departamentului față de contractori.

Înregistrarea tranzacțiilor pe baza cheltuielilor efective de fonduri.

După ce cererile de cheltuire a fondurilor au trecut prin procesul de aprobare cu directorul financiar, departamentul financiar al departamentului de contabilitate, pe baza cererilor aprobate, introduce documentul „Ordin de plată de ieșire”. În acest caz, în documentul „Ordin de plată de ieșire”, toate câmpurile necesare sunt completate automat, contabilul indică scopul plății (pentru un formular de plată tipărit) și afișează documentul „Ordin de plată de ieșire” fără „Plătit”. ” marca.

Ordinele de plată create și postate de la 1C sunt importate în sistemul Client-Bank.

A doua zi, pe măsură ce se primesc extrase de la bancă despre tranzacțiile finalizate, contabilul în fiecare ordin de plata indică marca „Plătit” și, de asemenea, introduce în sistem tranzacții pentru cheltuirea fondurilor pe care banca le-a anulat din contul curent fără acceptare - întocmește documentele „Ordin de plată: debitarea fondurilor” și „Solicitare de plată primită”. În cazul în care fondurile sunt anulate fără acceptare în favoarea contrapărților, serviciile relevante trebuie să selecteze documentul de decontare al contrapărții pentru care a fost efectuată plata și să închidă cererea de cheltuieli, dacă aceasta a fost completată anterior.

Puteți reconcilia tranzacțiile finalizate privind cheltuirea fondurilor pentru ziua respectivă cu extrasul utilizând procesarea standard „Extraș bancar”. În procesarea standard „Extraș bancar”, un specialist poate controla soldul la început, încasările, cheltuielile, soldul la sfârșitul zilei pentru fiecare cont bancar organizaţiilor din punct de vedere al documentelor. Dacă imprimarea arată că documentul a fost achitat parțial, atunci utilizatorul poate efectua o plată parțială direct din procesare.

Numai după ce documentele privind cheltuirea fondurilor cu semnul „Plătit” sunt publicate în sistem, fondurile sunt anulate din conturi și starea decontărilor cu contrapărțile se modifică.

Opțiuni de configurare

Soluția este concepută pentru produse software„1C: Managementul întreprinderii de producție 8” și „1C: Managementul comerțului 8”.

Costul muncii

Determinat individual pe baza configurației specifice a Clientului.