Contabilitatea documentelor monetare

Activitățile oricărei instituții folosesc adesea documente precum cupoane pentru benzină sau alimente pentru studenți, mărci poștale și plicuri ștampilate pentru trimiterea corespondenței, carduri de plată expres pentru comunicații prin internet și prin telefon mobil și alte documente care necesită o contabilitate specială. În acest articol ne vom uita la ordinea în care ar trebui să fie utilizate și luate în considerare.

Ce sunt documentele monetare

Documentele monetare sunt documente dobândite și stocate într-o instituție și având o anumită valoare. Deja au fost făcute decontări pentru dobândirea acestora între părți, dar serviciile care se pot obține cu ajutorul acestor documente nu au fost încă prestate.

Conform p. 169 Instrucțiuni Nr.  157n cupoane plătite pentru benzină și ulei, alimente, bonuri plătite la case de vacanță, sanatorie, centre turistice, avizuri primite pentru mandate poștale, mărci poștale, plicuri ștampilate și timbre de stat - toate acestea sunt documente bănești.

Documentele de numerar trebuie păstrate la casieria instituției.

Conform paragraful 170 Instrucțiunile Nr.  157n Primirea și emiterea unor astfel de documente din casa de marcat sunt documentate ca chitanțe (f. 0310001) și ordine de numerar de cheltuieli (f. 0310002) cu mențiunea „stoc” plasată pe acestea.

Ordinele de numerar de intrare și de ieșire cu mențiunea „stoc” sunt înregistrate în registrul documentelor de numerar de intrare și de ieșire separat de ordinele de numerar de intrare și de ieșire, care înregistrează tranzacțiile cu fonduri.

În registrul de casă (f. 0504514) al instituției, evidența tranzacțiilor cu documente bănești se ține pe foi separate, pe care este aplicată marca „stoc”.

Conform ghidurilor pentru menținerea unui registru de casă, aprobat Prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr.  173n, indicatorii totale de tranzacții pe zi și indicatorii de sold la sfârșitul zilei se formează separat pentru numerar și pentru documentele bănești. În fișele registrului de numerar care conțin date privind mișcarea documentelor monetare, rândurile „inclusiv salariile” și „soldul total de numerar la sfârșitul zilei” nu sunt completate.

Înregistrările în registrul de casă trebuie făcute de casier imediat după primirea sau eliberarea documentelor de numerar pentru fiecare chitanță de stoc și ordin de debit stoc.

Contabilitatea tranzacțiilor cu documente bănești se ține în jurnal pentru alte tranzacții pe baza documentelor anexate la rapoartele casieriei ( paragraful 172 Instrucțiunile Nr.  157n).

Reflecția în contabilitate a mișcării documentelor monetare

Să ne uităm la exemple despre modul în care diferite tipuri de documente monetare sunt utilizate în instituțiile de învățământ și cum se reflectă în contabilitate faptele vieții economice desfășurate cu ajutorul lor. Recomandări specifice pentru contabilizarea anumitor tipuri de documente monetare nu au fost elaborate la nivel legislativ federal, prin urmare, în opinia noastră, procedura de utilizare și reflectare a acestora în contabilitate trebuie să fie fixată în contabilitate pe baza specificului instituției.

Bonuri de mâncare pentru studenți. Există o categorie de studenți cărora instituția de învățământ este obligată să le ofere masa gratuită. Acest tip de mâncare este asigurat prin bonuri alimentare. Cuponul poate fi tipărit sau tipărit. Acesta trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii:

număr individual;

Perioada de valabilitate;

Tipul de hrană;

Suma (costul);

Sigiliul sau ștampila organizației emitente și semnătura angajatului.

Pentru instituțiile municipale din unele regiuni au fost create reguli de circulație a anumitor tipuri de documente bănești. O procedură clară de eliberare și înregistrare a cupoanelor pentru furnizarea de mese în mod preferențial în instituțiile de învățământ a fost elaborată, de exemplu, de către Comitetul Guvernului pentru Educație ( Ordin Nr. din 06.08.2009  1139-r).

Conform acestui document, instituțiile de învățământ sunt furnizate cu cupoane uniforme. Șeful instituției

asigură păstrarea formularelor de cupoane și le emite salariatului responsabil cu catering, în funcție de numărul de studenți din categoriile preferențiale. Formele de cupon se transferă conform unui act, a cărui formă a fost special elaborată și este redată în Anexa 3 la prezentul ordin. Acest angajat emite formularele de cupoane completate profesorului care îndeplinește funcția de profesor de clasă sau maestru de pregătire industrială (supervizor de grup). Biletele emise dar neutilizate vor fi returnate. Toate acțiunile cu cupoane trebuie înregistrate în registrul de emitere a cupoanelor, a cărui formă este dată în Anexa 2 la Procedura de emitere și înregistrare a cupoanelor, aprobat prin Ordinul nr. 1139-r.

La asigurarea meselor preferențiale de către instituția de învățământ însăși, cupoanele utilizate în scopul propus sunt contorizate la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare și anexate la raportul de numerar. Acestea se păstrează împreună cu documentația de casă timp de cinci ani și după expirarea perioadei de depozitare sunt distruse din ordin al conducătorului instituției.

La asigurarea meselor preferențiale într-o unitate de alimentație publică, se efectuează o verificare săptămânală a utilizării cupoanelor și se întocmește un act corespunzător privind implementarea acestora în forma prevăzută în Anexa 3 la Procedura de eliberare și înregistrare a cupoanelor.

O instituție de învățământ de stat cu o firmă de catering pentru furnizarea de mic dejun și mese de prânz pentru studenți. Instituția a plătit 120.000 de ruble conform acordului. S-au primit bonuri de mâncare pentru această sumă conform certificatului de acceptare. Au fost înscriși în casa de marcat ca documente bănești. O parte din cupoanele de la casa de marcat în valoare de 30.000 de ruble. a fost transferat unei persoane responsabile care a emis aceste cupoane studenților. După ce studenții au primit mese conform acestor cupoane, a fost întocmit o declarație în valoare de 30.000 de ruble. (anexat la raportul de avans al persoanei responsabile care a primit cupoanele).

Conform Ordinului Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 171n, cheltuielile unei instituții de stat pentru plata serviciilor de organizare a meselor calde pentru studenți sunt incluse în subarticolul 226„Alte lucrări, servicii” KOSGU.

Aceste tranzacții vor fi reflectate în evidența contabilă a instituției în conformitate cu Instrucțiunea nr. 162n după cum urmează:

Conform codului contabil sintetic corespunzător.

Cupoane pentru combustibil și lubrifianți. Să luăm în considerare opțiunea atunci când unei instituții i se oferă combustibil și lubrifianți folosind cupoane: în baza unui acord, se plătește o anumită cantitate de benzină de marca corespunzătoare, iar instituția primește cupoane cu care șoferii vor alimenta mașinile la o benzinărie.

Cupoanele primite pe baza documentelor de expediere ale furnizorului (factura etc.) se primesc sub formă de documente bănești la casieria instituției, iar în comanda de primire este indicat marca de benzină, seria și numerele acestor cupoane. , denumirea cupoanelor în litri și costul cuponului în ruble (pe baza costului benzinei specificat în contract și factură).

După caz, cupoane pentru dreptul de a primi combustibil sunt emise șoferilor sau unui angajat special desemnat pentru raportare.

De obicei, în scopuri de control, se deschide o carte contabilă specială în care se înregistrează mișcarea cupoanelor.

Combustibilul primit cu cupoane este contabilizat ca inventar al instituției după depunerea unui raport prealabil de către persoana responsabilă cu documente justificative de la benzinăria care a vândut combustibilul în schimbul cuponului.

O instituție de învățământ bugetar, ca parte a activităților sale pentru îndeplinirea unei sarcini de stat (municipale), a primit de la furnizor cupoane pentru 1.000 de litri de benzină AI92 în valoare de 28.000 de ruble. Valoarea cuponului este de 20 l în valoare de 560 rub. Eliberat persoanei responsabile

2 cupoane, pentru care a alimentat mașina, după care a depus raport în avans.

Aceste tranzacții vor fi reflectate în contabilitate în conformitate cu Instrucțiunea nr.  174n după cum urmează:

Carduri de plată expres pentru comunicații celulare și Internet. Angajații instituțiilor folosesc adesea comunicațiile mobile corporative sau primesc compensații pentru utilizarea propriului echipament de comunicații în scopuri comerciale. Un tip de plată utilizat pe scară largă pentru comunicațiile mobile și internet sunt cardurile de plată expres, care sunt achiziționate de o instituție și trebuie înregistrate ca documente monetare.

Pentru a se asigura că inspectorii și autoritățile fiscale nu au întrebări cu privire la legalitatea și oportunitatea plății pentru comunicațiile celulare, instituția trebuie să dezvolte un plan adecvat.

reglementare de guvernare (act de reglementare intern). Acest document ar trebui să conțină o listă a posturilor de angajați care sunt eligibile pentru a primi carduri de plată celulară și condițiile care trebuie îndeplinite (de exemplu, angajații sunt plătiți numai pentru apelurile efectuate în timpul programului de lucru sau este posibil și plata pentru apelurile efectuate). în afara programului de lucru (în weekend)). Este recomandabil să se prescrie procedura pentru ca angajații să își confirme cheltuielile pentru comunicațiile celulare (furnizarea detaliilor negocierilor și o notă a angajatului despre care apelurile au fost apeluri de afaceri).

O instituție autonomă, folosind fonduri din activități generatoare de venituri printr-o entitate responsabilă, a achiziționat 100 de carduri de plată expres cu o valoare nominală de 100 de ruble. pentru o sumă totală de 10.000 de ruble. Aceste documente bănești au fost acceptate la casieria instituției. Deputatului i s-au dat 3 carduri de plată pentru raportare. Persoana responsabilă a depus un raport prealabil cu documente justificative.

Costurile pentru achiziționarea cardurilor de plată pentru telefoane mobile în conformitate cu Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 171n sunt incluse în subarticolul 221„Servicii de comunicare” KOSGU.

În contabilitate, aceste tranzacții vor fi reflectate în conformitate cu Instrucțiunea nr.  183n după cum urmează:

Timbre poștale și plicuri timbrate. În ciuda progresului tehnologic, serviciile poștale rămân în continuare relevante și la cerere. Organizarea expedițiilor poștale este imposibilă fără achiziționarea de ștampile și plicuri marcate, care, conform Instrucțiunii nr. 157n, trebuie luate în considerare ca documente bănești. O eroare de contabilitate tipică este anularea imediată a plicurilor și ștampilelor achiziționate. De exemplu, cum poți justifica eliminarea a 200 de plicuri deodată, chiar dacă 20 de scrisori au fost efectiv trimise într-o lună? Acestea trebuie luate în considerare ca documente bănești și, după caz, emise în vederea raportării către persoanele responsabile cu transmiterea corespondenței, care trebuie să întocmească un raport prealabil și să-i anexeze documente justificative. Astfel de documente pot fi un registru al corespondenței trimise, iar în caz de deteriorare, un plic deteriorat atașat procesului-verbal.

Acceptarea în contabilitate și emiterea timbrelor poștale și a plicurilor ștampilate se vor reflecta în contabilitate după cum urmează:

Institutie de stat (Instrucțiunea nr. 162n)		Institutie bugetara (Instrucțiunea nr. 174n)		Instituție autonomă (Instrucțiunea nr. 183n)
Primirea timbrelor și a plicurilor ștampilate la casieria instituției
0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 000	0 302 21 000 0 208 21 000
Eliberarea de timbre și plicuri marcate pentru raportare
0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 000	0 201 35 000

Bilete de călătorie. Conform Artă. 166,168.1 Codul Muncii al Federației Ruse Pentru angajații a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum sau călătorește în natură, angajatorul rambursează cheltuielile de deplasare asociate călătoriilor de afaceri.

Conform legislației muncii, cuantumul și procedura de rambursare a cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri ale angajaților, precum și lista locurilor de muncă, profesiilor și posturilor acestor angajați sunt stabilite prin contract colectiv, acorduri și reglementări locale. Într-o instituție de învățământ, plata unui bilet de călătorie se poate face către un profesor social a cărui activitate implică deplasări (vizitarea studenților la locul lor de reședință, călătoria pentru a participa la ședințele diferitelor comisii și consilii etc.).

În baza Ordinului Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 171n, cheltuielile unei instituții pentru achiziționarea de bilete de călătorie pentru angajații a căror activitate este de călătorie în natură sunt atribuite subarticolul 222„Servicii de transport” KOSGU.

O instituție de învățământ guvernamentală a achiziționat un bilet de autobuz în valoare de 950 de ruble. din septembrie 2013 pentru un profesor social. Plata biletului de călătorie s-a făcut fără numerar pe cheltuiala fondurilor bugetare. Biletul de călătorie a fost introdus la casieria instituției și eliberat profesorului pentru raportare. La sfârşitul lunii, profesorul a depus un raport prealabil cu un document de călătorie deja folosit ataşat.

În contabilitatea unei instituții guvernamentale, aceste tranzacții trebuie reflectate în conformitate cu Instrucțiunea nr. 162n, după cum urmează:

Lipsa documentelor de numerar la casierie

Procedura de efectuare a tranzacțiilor în numerar cu bancnote și monede ale Băncii Centrale a Federației Ruse pe teritoriul Federației Ruse este reglementată Regulamentul nr.  373-P. Conform clauza 1.11 din această prevedere, măsurile de asigurare a siguranței numerarului în timpul tranzacțiilor cu numerar, depozitarea, transportul, precum și procedura și momentul verificării disponibilității efective a fondurilor sunt determinate de persoana juridică. Aceasta înseamnă că procedura de verificare a casei de marcat și a tranzacțiilor cu numerar este stabilită prin reglementări locale, de exemplu, reglementări privind controlul intern, politici contabile, reglementări privind tranzacțiile cu numerar. În cadrul activităților de control, pe lângă o recalculare completă a numerarului la casierie, sunt verificate și alte valori stocate în casa de marcat, inclusiv documentele bănești.

Pentru a reflecta rezultatele inventarierii documentelor monetare deținute la casieria instituției, se utilizează o listă de inventar (foaia de potrivire) a formularelor și documentelor monetare (conform f. 0504086, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse). nr. 173n).

În timpul unei inspecții la casieria unei instituții bugetare, a fost dezvăluită o lipsă de documente monetare - 2 carduri de plată expres cu o valoare nominală de 100 de ruble fiecare. fiecare achiziționat printr-o subvenție pentru implementarea unei sarcini guvernamentale. Persoana responsabilă pentru acest deficit și cuantumul deficitului au fost rambursate de acesta în mod voluntar în natură.

Instituția trebuie să înregistreze situația care a apărut în conformitate cu paragraful 86, 87 , 109 , 110 Instructiunile nr.  174n după cum urmează:

Instrucțiuni de aplicare a Planului unificat de conturi pentru autoritățile publice (organe de stat), administrații locale, organe de conducere a fondurilor extrabugetare de stat, academii de științe de stat, instituții de stat (municipale), aprobate. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 1 decembrie 2010 nr. 157n.

Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 15 decembrie 2010 nr. 173n „Cu privire la aprobarea formularelor de documente contabile primare și a registrelor contabile utilizate de autoritățile publice (organisme de stat), administrațiile locale, organele de gestionare a fondurilor extrabugetare de stat , academii de științe de stat, instituții de stat (municipale) și orientări pentru utilizarea lor."

Procedura de eliberare și înregistrare a cupoanelor pentru furnizarea de mese în mod preferențial în instituțiile de învățământ din Sankt Petersburg.

Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 21 decembrie 2012 nr. 171n „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor privind procedura de aplicare a clasificării bugetare a Federației Ruse pentru 2013 și pentru perioada de planificare 2014 și 2015”.

Instrucțiuni de utilizare a Planului de conturi pentru Contabilitatea bugetară, aprobate. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 6 decembrie 2010 nr. 162n.

Instrucțiuni de utilizare a Planului de conturi pentru contabilitatea instituțiilor bugetare, aprobate. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 16 decembrie 2010 nr. 174n.

Instrucțiuni de utilizare a Planului de conturi pentru contabilitatea instituțiilor autonome, aprobate. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 23 decembrie 2010 nr. 183n.

Compania este pe un sistem de impozitare tradițional. Procedura de înregistrare în contabilitate a plicurilor marcate și nemarcate?

Înregistrați plicurile nemarcate ca parte a rechizitelor de birou (contul 10) și anulați plicurile marcate ca parte a documentelor monetare și atunci când sunt utilizate în activități pe baza stabilită în politica contabilă (clauza 4 din articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse) ).
În contabilitatea fiscală, costurile achiziției de plicuri nemarcate pot fi luate în considerare ca și costuri de achiziționare de rechizite de birou, adică. ca parte a altor cheltuieli asociate cu producția și (sau) vânzările (subclauza 24, clauza 1, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Motive – (a se vedea Decizia Curții de Arbitraj din Moscova din 17.08.2006, 18.08.2006 nr. A40-10124/06-90-55).

Dar în Deciziile Curții de Arbitraj din Moscova din 23 noiembrie 2005, 5 decembrie 2005 nr. A40-55022/05-99-343, din 6 iulie 2005 nr. A40-15236/05-114-111, instanțele a indicat posibilitatea contribuabilului de a utiliza subparagraful 49 alineatul 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse.
În virtutea paragrafului 25 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse, alte cheltuieli asociate producției și vânzărilor includ, printre altele, cheltuielile pentru serviciile poștale.
De exemplu, în Rezoluția Curții de Apel a XIII-a de Arbitraj din data de 08.08.2007 nr. A56-51990/2006, instanța a constatat că, ca dovadă a cheltuielilor efectuate, contribuabilul a prezentat rapoarte în avans și facturi cu ștampilă poștală care indică numărul și costul timbrelor vândute. După cum a indicat instanța, aceste documente sunt dovezi adecvate ale cheltuielilor efectuate. Prin urmare, plicurile marcate în contabilitate ar trebui să fie reflectate ca parte a documentelor monetare:

Debit 50-3 Credit 71 (60...)
– primite (achizitionate) plicuri marcate;

Debit 71 (73, 26, 91-2...) Credit 50-3

Și în contabilitatea fiscală, alegeți baza de recunoaștere a cheltuielilor. Dacă unele cheltuieli pot fi atribuite simultan mai multor grupuri de cheltuieli cu motive egale, contribuabilul are dreptul de a determina în mod independent cărui grup îi va atribui astfel de cheltuieli (clauza 4 a articolului 252 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Motivul pentru această poziție este prezentat mai jos în materialele versiunii vip ale sistemului Glavbukh

Recomandare: Cum se organizează contabilitatea documentelor monetare

Ce se aplică documentelor monetare?

Documentele monetare includ:
– documente de călătorie (bilete de avion și de tren, precum și permise de transport în comun);
– cupoane de numerar pentru benzină;
– vouchere achiziționate de organizație;
– timbre poștale;
– alte documente similare.

Valorile mobiliare achiziționate de la alte companii: acțiuni, obligațiuni, cambii etc., nu se califică drept documente monetare. Obligațiile asociate acestora trebuie luate în considerare la contul 58 „Investiții financiare”, și nu la contul 50 „Numerar”. Acest lucru este menționat în paragraful 3 din PBU 19/02.

Documentele monetare ar trebui să fie diferențiate de formularele stricte de raportare. De obicei, documentele bănești sunt întocmite pe formulare stricte de raportare, iar diferența lor față de formulare este că indică faptul că plățile între părți au fost deja efectuate, iar în unele cazuri sunt un document care confirmă acest lucru. De exemplu, în contabilitatea unei organizații care a achiziționat bilete de avion, acestea vor fi reflectate în contul 50-3. Iar formele de bilete de avion care nu au fost încă emise de la firma care le vinde vor fi luate în considerare ca formulare stricte de raportare în contul 006.

Depozitarea documentelor monetare

Păstrați documentele bănești în casa de marcat împreună cu numerarul. În contabilitate, reflectați tranzacțiile cu documente monetare în subconturi speciale către scor 50-3„Documente de numerar” ( Instrucțiuni pentru planul de conturi). De exemplu, pentru a contabiliza biletele de avion, puteți utiliza scor 50-3 subcontul „Documente de călătorie”, etc.

Reflectați primirea și eliminarea documentelor monetare prin postări:*

Debit 50-3 Credit 71 (60...)
– documente bănești primite (cumpărate);

Debit 71 (73, 91-2...) Credit 50-3
– s-au eliberat documente bănești salariatului (în cont) sau au fost anulate drept cheltuieli.

Procedura de înregistrare a TVA aferente documentelor bănești achiziționate depinde de modul în care sunt întocmite documentele primare pentru achiziția acestora. Dacă TVA este evidențiat într-un document monetar sau documentul a sosit cu o factură, atunci luați în considerare taxa separat pe numără 19„TVA pentru activele achiziționate.” Luați în considerare documentul monetar în sine scor 50-3„Documente de numerar” la costul real ( Instrucțiuni pentru planul de conturi).

Dacă suma TVA nu este evidențiată într-un document monetar, atunci nu este evidențiată și în contabilitate și nu este luată în considerare separat ( Instrucțiuni pentru planul de conturi , scrisoare din partea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 10 ianuarie 2013 oras nr. 03-07-11/01 ).

Pentru informații despre cum să luați în considerare TVA-ul alocat într-o factură primită dacă nu sunt îndeplinite condițiile de deducere, consultați Cum se reflectă TVA-ul în contabilitate și fiscalitate .

Contabilitatea deplasarii documentelor de numerar

Situație: modul de aranjare a eliberării documentelor bănești către angajați (contabilizat în contul 50-3)

Pregătește eliberarea de documente bănești către angajați conform unei declarații elaborate independent.

Toate tranzacțiile comerciale trebuie să fie documentate cu documente primare ( p. 1 lingura. 9 din Legea 6 decembrie 2011 oras nr. 402-FZ). Cu toate acestea, nu există un formular special pentru înregistrarea documentelor bănești emise angajaților. Asa ca dezvolta-l singur. De exemplu ar putea fi extras (carte) de contabilitate pentru deplasarea documentelor monetare. Poate fi compilat sub orice formă, dar trebuie să conțină toate detaliile necesare enumerate în paragraful 2 Articolul 9 din Legea din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ.*

Situație: cum se reflectă în tranzacțiile contabile pentru achiziționarea de cupoane de eliminare a deșeurilor: ca documente bănești sau ca avans emise

Contabilitatea timbrelor și plicurilor marcate se ține pe contul 0 201 35 000 „Documente de numerar”. Această regulă este stabilită de alineatele 169-172 din Instrucțiunile de aplicare a Planului de conturi unificat, aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 1 decembrie 2010 nr. 157n, precum și de paragraful 50 din Instrucțiunile pentru aplicarea Planului de conturi a contabilității bugetare, aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 6 decembrie 2010 nr. 162n (denumită în continuare Instrucțiunea nr. 162n).

În conformitate cu Orientările pentru aplicarea clasificării bugetare a Federației Ruse, aprobate prin ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 21 decembrie 2012 nr. 171n, sunt alocate cheltuielile pentru achiziționarea de mărci poștale, plicuri ștampilate și formulare. la codul 221 „Servicii de comunicații” al KOSGU. Vă rugăm să rețineți că poate reflecta și costuri suplimentare pentru trimiterea trimiterilor poștale, inclusiv costurile de ambalare a acestora, precum și costul notificărilor poștale ștampilate.

Cumpărați și utilizați

Ștampilele și plicurile ștampilate poștale se eliberează angajatului responsabil cu trimiterea corespondenței poștale.

Înregistrările se efectuează utilizând contul 0 208 21 000 „Decontări cu persoane responsabile pentru plata serviciilor de comunicații”. Atunci când este emisă spre raportare, operațiunea reprezintă formarea datoriilor în contul 0 208 21 560 „Majorarea creanțelor persoanelor responsabile pentru plata serviciilor de comunicații”.

Totodata, reducerea acestei datorii se reflecta in contabilitate in functie de scopul in care se folosesc timbrele si plicurile marcate. În acest caz, contabilizarea timbrelor și a plicurilor arată astfel:

Conținutul operațiunii	Debit	Credit
Au sosit ștampilele și plicurile ștampilate poștale	0 201 35 510 „Chitanțe de documente bănești la casieria instituției”	0 302 21 730 „Creșterea conturilor de plătit pentru plata serviciilor de comunicații”
Ștampilele și plicurile se eliberează pentru raportare la persoana responsabilă cu trimiterea corespondenței poștale	0 208 21 560 „Creșterea creanțelor persoanelor responsabile pentru plata serviciilor de comunicații”	0 201 35 610
S-a transmis corespondență: - cu privire la principalele activități ale instituției guvernamentale; - pentru activități legate de fabricarea produselor finite, efectuarea lucrărilor, prestarea de servicii	0 401 20 221 „Costuri pentru serviciile de comunicații”; 0 109 00 000 „Costuri pentru fabricarea produselor finite, efectuarea lucrărilor, servicii” (pentru corespondență)	0 208 21 660 „Reducerea conturilor de încasat de la entitățile responsabile pentru plata serviciilor de comunicații

După ce au fost folosite ștampilele și plicurile marcate, persoana responsabilă întocmește un raport în avans. La acesta trebuie atașat un registru al corespondenței trimise, a cărui formă ar trebui stabilită în politica contabilă a instituției.

Operațiuni gratuite

Reflectarea în contabilitate a primirii și transferului timbrelor și plicurilor ștampilate poștale în mod gratuit depinde de sursa de primire și de direcția de eliminare. Iată exemple de înregistrări contabile:

Conținutul operațiunii	Debit	Credit
Se reflectă primirea gratuită a timbrelor și a plicurilor de la o instituție din subordinea aceluiași director șef (manager) de fonduri bugetare.	0 201 35 510	0 304 04 221
Primirea gratuită a timbrelor și plicurilor de la o instituție subordonată altui manager principal (administratorii) fondurilor bugetare ale unui buget se reflectă în contabilitate.	0 201 35 510 „Primirea documentelor bănești la casieria instituției”	0 401 10 180 „Alte venituri”
Se reflectă primirea gratuită de timbre și plicuri de la stabilirea altui buget	0 201 35 510 „Primirea documentelor bănești la casieria instituției”	0 401 10 151 „Venituri din încasări din alte bugete ale sistemului bugetar al Federației Ruse”
Se reflectă transferul gratuit de timbre și plicuri către o instituție din subordinea aceluiași director șef (manager) de fonduri bugetare.	0 304 04 221 „Așezări interne pentru servicii de comunicații”	0 201 35 610 „Înlăturarea documentelor bănești de la casieria instituției”
Reflectă transferul gratuit de timbre și plicuri către o instituție subordonată altui manager principal (manager) al fondurilor bugetare ale unui buget	0 401 20 241 „Cheltuieli pentru transferuri gratuite către organizații de stat și municipale”	0 201 35 610 „Înlăturarea documentelor bănești de la casieria instituției”
Reflectă transferul gratuit de timbre și plicuri către organizații care nu au legătură cu statul și municipalitatea	0 401 20 242 „Cheltuieli pentru transferuri gratuite către organizații, cu excepția organizațiilor de stat și municipale”; 0 401 20 251 „Cheltuieli cu transferurile către alte bugete ale sistemului bugetar al Federației Ruse”	0 201 35 610 „Înlăturarea documentelor bănești de la casieria instituției”

Afișările arată că baza de clasificare a indicațiilor de transfer gratuit de timbre este o anumită caracteristică a destinatarului acestora.

Documentare

În timp ce plicurile obișnuite sunt acceptate pentru contabilitate ca parte a inventarului, plicurile marcate împreună cu ștampilele sunt stocate în casieria instituției. Acceptarea și emiterea acestora se formalizează prin ordine de numerar de primire (f. 0310001) și cheltuială (f. 0310002) marcate „Stoc”, care se înregistrează în jurnalul „încasări” și „consumabile” separat de documentele privind tranzacțiile cu numerar.

Mișcarea ștampilelor și a plicurilor marcate este reflectată pe foi separate ale registrului de numerar al instituției, pe care este plasată mențiunea „Stoc”. Contabilitatea se tine in jurnal pentru alte tranzactii pe baza documentelor anexate rapoartelor casieriei. Analiza tipurilor acestor valori este efectuată în cardul pentru înregistrarea fondurilor și a decontărilor.

Plicurile sunt documente bănești?

Pe baza analizei normelor de la paragraful 107 din Instrucțiunile contabile bugetare, care a fost aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 decembrie 2009 nr. 148n, plicurile ștampilate ar trebui să fie luate în considerare ca parte a documentelor monetare ( deşi numai timbrele sunt denumite direct în acest act normativ). Prin urmare, plicurile cu ștampile aplicate trebuie păstrate doar la casieria instituției.

Caracteristicile tranzacțiilor cu numerar

Orice mișcare a plicurilor marcate este reflectată în Cash Book al instituției (f. 0504514). Baza pentru efectuarea înregistrărilor în acesta sunt comenzile de numerar: comenzile de stocuri primite (f. 0310001) sunt folosite atunci când se primesc plicurile la casierie și ordinele de stocuri de ieșire (f. 0310002) sunt folosite la emiterea lor din casa de marcat. Acestea sunt înregistrate în Jurnalul de înregistrare a documentelor de numerar la intrare și la ieșire (f. 0310003) separat de tranzacțiile cu alte fonduri.

Plicurile ștampilate achiziționate sunt acceptate spre raportare de către casierie (inclusiv pe baza facturii primite de la instituțiile de comunicare).

Contabilitatea tranzacțiilor cu documente bănești se ține pe foi separate din Cash Book (separat de tranzacțiile cu numerar). Cu toate acestea, se păstrează o singură numerotare continuă și secvențială a foilor.

Rețineți că, în conformitate cu scrisoarea Băncii Centrale a Federației Ruse din 28 august 2007 nr. 29-1-1-10/3669, casieria instituției solicită casieriei instituției să afișeze zilnic soldul de numerar în casa de marcat în Cash Book și depune un raport de casierie la departamentul de contabilitate. Scrisoarea de la Banca Rusiei nu spune nimic despre documentele monetare. Prin urmare, se poate presupune că, dacă nu există mișcare a documentelor bănești, nu este necesară retragerea zilnică a soldului acestora la casieria instituției. Controlul asupra menținerii corecte a Registrului de Casă revine contabilului șef al instituției.

Eliberarea documentelor bănești

Casierul predă plicurile marcate pentru a fi utilizate persoanelor responsabile din punct de vedere financiar care sunt responsabile de proiectarea, emiterea și utilizarea plicurilor pentru raportare.

Pe lângă documentele de numerar, se întocmește o factură sau se înregistrează tranzacțiile în Jurnalul de emisiune pentru raportarea documentelor de numerar. Ar trebui să reflecte următoarele date:

• data emiterii documentelor bănești;
• prenumele, numele, patronimul persoanei căreia i se eliberează;
• numărul de plicuri timbrate emise;
• costul documentelor monetare emise;
• semnătura la primire.

Motive pentru anularea plicurilor

Plicurile marcate se eliberează, de regulă, pe o perioadă de cel mult o lună (perioada specifică este stabilită în politica contabilă a instituției) pe baza unei note emise conducătorului instituției. Nota indică numărul necesar de plicuri marcate, precum și informații despre datoria pe plicurile marcate emise anterior.

La expirarea termenului stabilit, persoana responsabilă completează un Raport de avans (f. 0504049), în care descrie datele de pe plicurile marcate emise în termeni cantitativi și de cost.

Contabilul recunoaște cheltuielile pentru documentele bănești numai după confirmarea documentară a trimiterii lor prin poștă.

Contabilitate analitica

Vă rugăm să rețineți că contabilitatea analitică se efectuează pe tipul de plicuri marcate și costul acestora în Fișa de Contabilitate Fonduri și Decontări (f. 0504051). În acest caz, operațiunile privind deplasarea plicurilor marcate sunt reflectate în Jurnal pentru alte operațiuni.

Înregistrări contabile

Cheltuielile asociate cu achiziționarea plicurilor marcate sunt reflectate în subarticolul 221 „Servicii de comunicații” (Instrucțiuni privind procedura de aplicare a clasificării bugetare a Federației Ruse, aprobate prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 25 decembrie 2008 nr. 145n). ). Plicurile în sine sunt contabilizate în contul 201 35 000 „Documente de numerar”.

Tranzacțiile cu plicuri marcate sunt reflectate în următoarele înregistrări:

Conținutul operațiunii	Debit	Credit
Plata în avans pentru plicurile ștampilate a fost transferată (Cerere pentru cheltuieli în numerar)	206.21 560 „Decontări pentru avansuri pentru servicii de comunicații”	201.11 18.01 610 „Fonduri instituționale în conturi personale la autoritatea de trezorerie”
Plicurile marcate au fost valorificate la casieria instituției (stoc PKO)	201.35 510 „Documente de bani”	302.21 730 „Calcule pentru servicii de comunicații”
Plata în avans este creditată la acceptarea plicurilor ștampilate pentru contabilitate (credit automat al plății în avans)	302.21 830 „Calcule pentru servicii de comunicații”	206.21 660 „Calcule pentru avansuri pentru serviciile de comunicații”
Plicuri marcate au fost eliberate persoanei responsabile (stoc RKO)	208.21 560	201.35 610 „Documente de bani”
Costul plicurilor ștampilate cheltuite a fost anulat (avans către persoana responsabilă)	109,71 221 „Costuri generale”	208.21 660 „Decontări cu persoane responsabile pentru plata serviciilor de comunicații”
Returnarea plicurilor ștampilate nefolosite (stoc PKO)	201.35 510 „Documente de numerar”	208.21 660 „Decontări cu persoane responsabile pentru plata serviciilor de comunicații”

Să reflectăm aceste operațiuni în programul 1C: Contabilitatea instituțiilor publice 8:

1. Este listată plata în avans pentru plicurile ștampilate. Operațiunea „Avansuri către furnizori”, destinatarul plății este Întreprinderea Unitară de Stat Federală Poșta Rusă. Cumpărăm plicuri ștampilate pentru suma de 2000 de ruble.

2. Plicurile marcate sunt creditate la casieria instituției. Documentul este un ordin de primire în numerar. Funcționare - achiziție de documente bănești.

3. Plicuri marcate sunt eliberate persoanei responsabile. Document - Ordin de numerar pentru cheltuieli. Funcționare - eliberare de documente din casa de marcat pentru raportare.

În urma postării documentului, primim următoarele tranzacții:

4. Costul plicurilor ștampilate cheltuite a fost anulat. Documente - Avans către o persoană responsabilă, fila Raport în avans, tranzacție contabilă.

5. Returnarea plicurilor ștampilate nefolosite. Document - Primire comandă numerar, operațiune - Returnare numerar de la persoana responsabilă.

Stukacheva Victoria,

Consultant la Compania ANT-HILL

În ciuda varietății de tipuri moderne de corespondență, metoda tradițională de trimitere a corespondenței poștale este încă relevantă.

Pentru ca o scrisoare pe hârtie să ajungă la destinatar, aceasta trebuie să fie ambalată într-un plic poștal cu adresa destinatarului și să fie aplicată pe acesta o ștampilă cu valoarea nominală corespunzătoare (dacă ștampila nu este imprimată pe plic).

Procedura de anulare a acestora din evidențele contabile ale unei organizații bugetare depinde dacă plicurile poștale sunt marcate sau nu.

Emiterea și ștergerea plicurilor poștale ștampilate

Plicurile ștampilate sunt plicuri poștale cu o ștampilă poștală imprimată. Doar RUE Belpochta are dreptul de a organiza producția și distribuția acestora.<*> .

Datorită faptului că în acest caz timbrul poștal este inseparabil de plic, se poate presupune că evidența plicurilor marcate trebuie ținută în același subcont în care sunt contabilizate mărcile poștale, adică. pe subcontul 132 „Documente de numerar”. Mai mult, acestea ar trebui să fie depozitate la casieria organizației<*> .

În acest caz, costul plicurilor ștampilate utilizate casier organizare bugetară, se radiază din creditul subcontului 132 „Documente de numerar” la debitul subconturilor de contabilizare a cheltuielilor (cheltuielilor) efectuate din fonduri bugetare sau extrabugetare.

Atenţie!
Eliberarea plicurilor poștale ștampilate din casa de marcat se formalizează printr-o nota de chitanță de numerar marcată „stoc”<*>. Mai mult, această operațiune nu este reflectată în registrul de casă.

Eliberarea plicurilor poștale timbrate de la casierie pentru raportare persoanele responsabile cu trimiterea corespondenței poștale, vă recomandăm să reflectați cu următoarea intrare:

Pentru costul plicurilor poștale cheltuite de persoane responsabile, subcontul 160 „Decontări cu persoane responsabile” se creditează în corespondență cu debitul subconturilor de contabilizare a cheltuielilor (cheltuielilor) efectuate din fonduri bugetare sau extrabugetare. Se fac următoarele înregistrări:

Atenţie!
Baza pentru anularea costului plicurilor poștale din subcont sunt documentele contabile primare pe care organizația le poate dezvolta și aproba în mod independent (de exemplu, acte privind utilizarea documentelor monetare, declarații de eliberare a valorilor etc.).

De asemenea, pentru a ține cont de mișcarea plicurilor ștampilate poștale, o organizație bugetară poate deschide subconturi de ordinul doi în subcontul 132 „Documente de numerar”:

132-1 „Documente de numerar la casierie”;

132-2 „Documente de bani de la persoane responsabile.”

În acest caz, la eliberarea și ștergerea plicurilor poștale se vor face următoarele înregistrări în contabilitate:

Organizațiile bugetare pot stabili în politicile lor contabile cea mai acceptabilă metodă de contabilizare a plicurilor poștale ștampilate emise pentru raportare<*> .

Emiterea și ștergerea plicurilor poștale nemarcate

În general, plicurile poștale nemarcate sunt o învelișă plată, dreptunghiulară de hârtie (sau alt material similar) închisă pe o parte cu o clapă lipicioasă sau autoadezivă. În plus, pe astfel de plicuri sunt aplicate timbre poștale.

În acest sens, considerăm că este nepotrivit să clasificăm plicurile nemarcate drept documente bănești și să le depozităm în casa de marcat. Recomandăm ca astfel de plicuri să fie luate în considerare ca rechizite de birou în subcontul 063 „Materiale de uz casnic și rechizite de birou”<*> .

Ca regulă generală, organizațiile bugetare au dreptul de a anula rechizitele de birou drept cheltuieli (cheltuieli) pe măsură ce acestea sunt eliberate angajaților pentru nevoile organizației.<*>. Cu toate acestea, deoarece plicurile nemarcate contabilizate în subcontul 063 sunt utilizate împreună cu timbrele poștale, care sunt contabilizate în subcontul 132, vă recomandăm să atribuiți costul plicurilor subconturilor de cheltuieli nu în funcție de emiterea lor pentru utilizare, ci pe măsură ce sunt utilizate. . În acest caz, în contabilitate se fac următoarele înregistrări:

Dacă pentru depozitarea documentelor se folosesc plicuri poștale, atunci în acest caz se reflectă în evidență eliberarea plicurilor pentru utilizare conform listei de materiale emise pentru nevoile instituției (alte PUD).<*> :

Atenţie!
Utilizarea plicurilor pentru trimiterea corespondenței poștale este reflectată la subpostul de cheltuieli 1 10 06 00 „Plată pentru servicii de comunicații”, iar pentru depozitarea documentelor în acestea - la elementul 1 10 03 05 „Alte consumabile și consumabile”<*> .