Cât timp se păstrează documentele contabile? Perioadele de păstrare a documentelor contabile într-o organizație

• documente fiscale(documente necesare pentru calcularea impozitelor și a primelor de asigurare)
• documente contabile (inclusiv evidența personalului).

Perioade de păstrare a documentelor necesare pentru calcularea impozitelor și a primelor de asigurare

În conformitate cu paragrafele. 8 clauza 1 art. 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse, contribuabilii sunt obligați să asigure siguranța datelor contabile și contabile timp de patru ani. contabilitate fiscalăși alte documente necesare pentru calcularea și plata impozitelor, inclusiv documente care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor (pentru organizații și antreprenori individuali), precum și plata (reținerea la sursă) a impozitelor.

O cerință similară este stabilită în paragrafe. 5 alin.3 art. 24 Codul fiscal al Federației Ruse pentru agenţi fiscali care sunt obligați să asigure siguranța documentelor necesare calculării, reținerii și virării impozitelor timp de patru ani. De menționat că, pe lângă plata TVA și a impozitului pe venit pentru persoanele juridice străine, agenții fiscali, în special, sunt angajatori care calculează și plătesc impozitul pe venitul personal.

La reportarea pierderilor în scopul impozitului pe profit în conformitate cu clauza 4 a art. 283 din Codul Fiscal al Federației Ruse, contribuabilii sunt obligați să păstreze documente care confirmă valoarea pierderilor suferite pentru întreaga perioadă când reduce baza de impozitare a perioadei fiscale curente cu sumele pierderilor primite anterior.

În conformitate cu paragrafele. 6 alin.2 art. 28 din Legea federală din 24 iulie 2009 nr. 212-FZ „Cu privire la primele de asigurare în Fondul de pensii Federația Rusă, Fondul de asigurări sociale al Federației Ruse, Fond federal obligatoriu asigurare de sanatate» (modificat la 06.07.2013) plătitorii primelor de asigurare sunt obligați să asigure siguranța documentelor care confirmă calcularea și plata primelor de asigurare timp de șase ani.

Perioade de păstrare a documentelor contabile

În conformitate cu art. 29 din Legea federală din 6 decembrie 2011 N 402-FZ „Cu privire la contabilitate” (modificată la 28 iunie 2013) (denumită în continuare Legea N 402-FZ):

• documente contabile primare,
• registre contabilitate,
• situațiile contabile (financiare) sunt supuse păstrării de către o entitate economică pe perioade stabilite în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai puțin de cinci ani de la anul de raportare,
• documente de politica contabila,
• standardele unei entități economice,
• alte documente legate de organizarea și întreținerea contabilității, inclusiv mijloacele care asigură reproducerea documentelor electronice (adică baze de date electronice), precum și verificarea autenticității unei semnături electronice, sunt supuse păstrării de către entitatea economică timp de cel puțin cinci ani. după anul în care au fost folosite pentru ultima dată la întocmirea situaţiilor contabile (financiare).

Regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat sunt reglementate de Legea federală nr. 125-FZ din 22 octombrie 2004 „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă” (modificată la 11 februarie 2013) (denumită în continuare Legea nr. 125- FZ).

Iată perioadele de stocare pentru documentele individuale:

• Situații contabile (financiare) ( bilanţuri, relatează despre rezultate financiare, rapoarte privind utilizarea intenționată a fondurilor, atașamente la acestea etc.):

a) rezumat anual (consolidat), - se păstrează permanent (denumit în continuare permanent (în organizațiile care nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale - timp de cel puțin 10 ani)).

b) anual - post.

c) trimestrial - 5 ani, în lipsa anual - permanent.

• Raportare contabila (financiara) conform IFRS sau alte standarde - post.
• Acte de transfer, bilanţuri de separare şi lichidare; note explicative la ei – post.
• Documente de politică contabilă (plan de conturi de lucru, formulare de documente contabile primare etc.) - 5 ani.
• Registre contabile, documente contabile primare si anexe la acestea, consemnarea faptului de tranzacție comercialăși care au stat la baza înregistrărilor contabile ( documente de numerar si carti, documente bancare, contrafoiere ale carnetelor de cecuri bancare, comenzi, foi de pontaj, avize bancare și cereri de transfer, acte de acceptare, livrare, radiere de bunuri și materiale, chitanțe, facturi și rapoarte anticipate, corespondență etc.) - 5 ani, supus verificării (auditului).
• Facturi - 4 ani.
• Certificate de inregistrare cu autoritatile fiscale- posta.
• Documente (calcule, rezumate, certificate, tabele, informații, corespondență) privind sumele acumulate și transferate de impozite către bugetele de toate nivelurile, fonduri extrabugetare, datorii asupra lor. Declarații fiscale(calculele) persoanelor juridice pentru toate tipurile de impozite - 5 ani.
• Registre de informații despre venituri indivizii, declarații pentru emiterea de dividende - 75 ani.
• Cărți de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor organizațiilor și întreprinzătorilor individuali care utilizează sistemul simplificat de impozitare - post.

Procedura de pastrare a documentelor contabile si fiscale

În conformitate cu paragraful 3 al art. 29 din Legea N 402-FZ entitate economică trebuie să asigure condiții de păstrare în siguranță a documentelor contabile și protecția acestora împotriva modificărilor. Potrivit paragrafului 2 al art. 13 din Legea nr. 125-FZ, organizațiile și cetățenii au dreptul de a crea arhive în scopul păstrării documentelor de arhivă generate în procesul activităților lor.

Pentru organizarea arhivei trebuie alocată o cameră separată, dotată cu rafturi speciale (raft) sau dulapuri închise. Dacă există ferestre în camera de arhivă, acestea ar trebui să fie draperii sau instalate jaluzele, altfel nu va fi posibilă protejarea documentelor de expunerea la lumină și, prin urmare, acestea se pot estompa. Windows din primul sau parter Este recomandabil să-l echipați cu grătare metalice în plus, este mai bine să-l instalați în arhivă usa metalica. Astfel de măsuri vor ajuta la evitarea intrării neautorizate în incinta arhivei.

Conform regulilor de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor, aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 02/06/2002, în arhivele organizației, pe baza rezultatelor unei examinări a valorii documentelor, inventarelor de fișiere sunt compilate: stocare permanentă; depozitare temporară (peste 10 ani); de către personal; precum și acte privind alocarea pentru distrugere a dosarelor care nu sunt supuse stocării. Cazurile cu perioade de depozitare expirate conform Listei sunt incluse în actul de alocare spre distrugere și sunt supuse distrugerii.

De menționat că o organizație poate apela la serviciile unei firme specializate de arhivare pentru a stoca documente.

Responsabilitatea pentru depozitarea necorespunzătoare a documentelor contabile și fiscale

Răspunderea pentru nerespectarea regulilor de păstrare a documentelor poate fi administrativă, fiscală și penală.

Potrivit art. 15.11 din Codul contravențiilor administrative (denumit în continuare Codul contravențiilor administrative), încălcarea procedurii și a termenilor de păstrare a documentelor contabile implică impunerea unei amenzi administrative funcționarilor în valoare de la 2.000 la 3.000 de ruble.

Potrivit art. 13.20 din Codul contravențiilor administrative, încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, contabilizare sau utilizare a documentelor de arhivă (inclusiv distrugerea documentelor fără respectarea perioadelor de păstrare a acestora) atrage avertismentul sau impunerea unei amenzi administrative cetățenilor în cuantum de 100 până la 300 de ruble; pentru funcționari - de la 300 la 500 de ruble.

Absența documente primare, facturile, precum și registrele contabile este infractiune fiscala. Responsabilitatea pentru aceasta este prevăzută la articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse „Încălcarea gravă a regulilor de contabilizare a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare”. O încălcare gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare înseamnă absența documentelor primare, a facturilor, a registrelor contabile sau fiscale. Dacă aceste acte sunt comise în timpul unei perioade fiscale - o amendă de 10.000 de ruble, dacă sunt comise în mai mult de o perioadă fiscală - o amendă de 30.000 de ruble. Aceleași acte, dacă au dus la o subestimare baza de impozitare, implică o amendă de 20% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 40.000 de ruble.

În cazurile de furt, distrugere, deteriorare sau ascundere a documentelor oficiale, ștampilelor sau sigiliilor comise din interes egoist sau din alt interes personal, un raspunderea penala conform paragrafului 1 al art. 325 din Codul penal al Federației Ruse - o amendă de până la 200.000 de ruble. sau ca dimensiune salariile(alte venituri) al unei persoane condamnate pe o perioadă de până la 18 luni, sau muncă obligatorie pe un termen de până la 480 de ore, sau muncă corecțională pe un termen de până la 2 ani, sau muncă forțată pe un termen de până la 2 ani. 1 an, sau arestare pe o perioadă de până la 4 luni sau închisoare pe o perioadă de până la 1 an.

1. Codul Muncii al Federației Ruse, articole, 230.1
2. , care obligă la păstrarea anumitor documentații pe perioade stabilite prin reglementări.
3. (denumită în continuare Lista), care definește obligațiile tuturor organizațiilor cu privire la perioadele de păstrare a documentației, inclusiv evidența contabilă, fiscală și de personal.
4. „Reguli de bază pentru funcționarea arhivelor organizaționale”, aprobate prin decizia Consiliului de administrație al Rosarhiv din 02/06/2002 (au caracter metodologic și informativ).

Nu uita asta reglementărilor sunt de natură consultativă.

Ar trebui să acordați atenție ultimele modificari V legislatia federala, introdus în martie 2016 în articolul 22.1 din Legea 125-FZ, care stabilesc noi perioade de păstrare pentru nomenclatorul dosarelor dintr-o organizație - în special, pentru ordinele de personal create după anul 2003, în loc de o perioadă de 75 de ani, se indică. termen nou- 50 de ani.

Ar trebui să se acorde atenție conflictului care a apărut în legătură cu aceste schimbări. Potrivit art. 3 din Legea de mai sus, absolut toate informațiile privind personalul se referă la documente de arhivă care reflectă relația de muncă a salariatului cu angajatorul. Cu toate acestea, nu au fost incluse modificări noi în Lista aprobată prin Ordinul nr. 558. În acest sens, au apărut neînțelegeri. Potrivit unor experți, perioada de păstrare se modifică de la 75 la 50 doar pentru documentele conform nomenclatorului cazurilor cu o perioadă de păstrare stabilită de 75 de ani. Potrivit altora, noile termene se aplică întregii arhive.

Reguli de depozitare

Salariatul responsabil cu menținerea evidenței personalului și stocarea informațiilor este numit prin ordin al șefului organizației, responsabilitățile sale funcționale fiind stabilite în fișa postului.

Informațiile despre personal sunt compilate în fișiere în conformitate cu informațiile aprobate.

Formarea dosarelor trebuie înțeleasă ca gruparea documentelor executate în dosare (mape) în conformitate cu nomenclatorul cauzelor.

Mai jos este procedura de formare a cazurilor

1. Următoarele detalii trebuie indicate pe coperta carcasei:

• numele organizației (în întregime)
• numele unității structurale (în întregime)
• numărul cazului (conform nomenclatorului)
• titlul cazului
• termenul de valabilitate al documentelor conform nomenclatorului

2. La dosar sunt depuse următoarele:

• doar documente completate si executate
• un exemplar original, cu câteva excepții
• publicat în același an calendaristic

În interiorul dosarului, lucrările sunt clasate în ordinea numerelor și a datelor dacă documentul depășește 250 de coli sau volum (4 cm), documentul este împărțit în volume. În organizațiile mari, se emit un număr mare de comenzi, de regulă, acestea sunt depuse în diferite dosare (de exemplu, ordine de acordare a concediului pentru creșterea copilului, ordine de acordare a concediului fără plată etc.).

Perioada de valabilitate

Perioadele de stocare a documentației sunt prezentate în tabel.

Perioada de depozitare	Nume
	datele persoanelor neangajate
	programele de vacanță
	acreditările care confirmă activitatea de muncă a angajatului și vechimea în muncă
	dosarele disciplinei muncii
	acte, reglementări, rapoarte de siguranță
	extrase despre îmbunătățirea condițiilor de muncă și a siguranței
	documente privind măsurile de siguranță și respectarea acestora
	documente de călătorie de afaceri
50 de ani (până la cererea proprietarului)	informații personale, originale (certificate, diplome, carnete de muncă, certificate etc.)
	caracteristicile și cardurile personale ale angajaților
	contracte de munca
În mod constant	contractele colective
	dosarele personale ale managerilor

Domenii de activitate mai detaliate ale organizațiilor sunt prezentate în Lista, formată din 12 secțiuni. Următoarele se referă direct la serviciul de personal: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Mai jos ne uităm la tabelul cu reducerea lista orientativa documentele de personal.

Perioada de valabilitate permanentă
Declarație privind protecția datelor cu caracter personal
Reglementări privind certificarea
Reglementări privind sistemul de instruire
Comenzi pentru activitățile principale
Depozitare pe termen lung
Ordine de admitere, transfer, concediere, concediu fără plată
Jurnalele, cărțile de înregistrare a ordinelor de admitere, transfer, concediere
Contracte de munca, acorduri cu acestea
		înainte de a le înlocui cu altele noi
Liste de profesii		pana trece nevoia

Documente cu termen permanent sunt depozitate în organizaţii comerciale până la lichidarea lor. Dar în organizațiile de stat și municipale, documentația este completată în modul prescris pentru transferul în arhivă.

Este necesar să se țină cont de rolul special al comisiei de experți la stabilirea perioadelor de păstrare a dosarelor în serviciul de personal. În Diagrama 1 puteți vedea sarcinile rezolvate de corpul de mai sus.

Reglementările privind activitatea unei astfel de comisii, de regulă, sunt elaborate pe baza ordinului Arhivei Federale din 19 ianuarie 1995 nr. 2 „Cu privire la aprobarea regulamentelor aproximative privind comisia permanentă de experți a unei instituții, organizație, întreprindere.”

La stabilirea termenelor în coloana 4 a listei de cazuri, se pune următorul marcaj:

• conform protocolului (CE), dacă nu există - un ordin de la șeful organizației;
• „până trece nevoia” sau „până la înlocuirea cu altele noi”, adică. Perioada de depozitare este stabilită independent de organizație (cel puțin 1 an).

Perioada de păstrare a documentelor conform nomenclatorului dosarelor începe la data de 1 ianuarie următoare an calendaristic. Cazurile cu termen de valabilitate expirat sunt pregătite pentru distrugere.

Reducerea perioadelor de păstrare menționate în liste sau reglementări este inacceptabilă. Dacă două reglementări stabilesc perioadă diferită stocare pentru același tip de informații, este mai bine să alegeți o perioadă mai lungă.

Responsabilitate administrativă

În art. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse prevăd diferite răspunderi administrative și civile pentru încălcări legate de stocarea documentației - sub forma unui avertisment, a unei amenzi, de descalificare.

Practica judiciara

Cazurile de abateri administrative din domeniul legislatiei arhivistice sunt luate in considerare in procesul civil. În cea mai mare parte, controlul de astăzi are ca scop identificarea încălcărilor existente. Inspectorii sunt ghidați de Regulile de organizare a depozitării din 2007 ale Ministerului Culturii al Federației Ruse: în ciuda faptului că actul normativ este oarecum depășit, nu a fost elaborat unul nou.

În prezent în uz amenzi minimeîn conformitate cu art. 13.20, dar nu ar trebui să fii mulțumit de asta, deoarece se aplică în principal arhivelor de stat și municipale. Dar în raport cu organizatii comerciale art 13.25, în care amenzile sunt mult mai mari și ajung la sume de până la 300.000 de ruble.

Cunoscător, închis acum 6 ani Elya Higher Mind Acum 6 ani Cât timp se păstrează documentele contabile Desigur, documentele ar trebui păstrate cel puțin atât timp cât le pot solicita inspectorii fiscali în timpul unui audit. Pe baza paragrafului 4 al articolului 89 din Codul fiscal al Federației Ruse, poate fi verificată o perioadă care nu depășește trei. ani calendaristici anterior anului deciziei de inspecţie.

Aceasta înseamnă că trebuie păstrate documentele din ultimii trei ani.

Între timp legislatia fiscala adaugă încă un an acestei perioade. Conform paragrafului 8 al paragrafului 1 al articolului 23 din Codul fiscal al Federației Ruse, contribuabilii sunt obligați să asigure siguranța documentelor necesare pentru calcularea și plata impozitelor timp de patru ani. Acestea includ evidențele contabile și fiscale, precum și documentele care confirmă primirea veniturilor, cheltuielilor și plata impozitelor reținute la sursă.

O cerință similară este stabilită pentru subclauza agenților fiscali. În ce moment începi să numeri perioada de patru ani? Taxele se calculează pe baza rezultatelor perioadelor fiscale. Se dovedește că perioada de patru ani trebuie socotită din ziua următoare după încheierea perioadei fiscale.

Cât timp trebuie păstrate documentele contabile?

De exemplu, luați TVA: începutul perioadei de patru ani va fi 1 ianuarie a anului, iar sfârșitul va fi 31 decembrie a anului. Se pare că trebuie să stocați documentele pentru anul într-un an. Adică un an care nu se încadrează inspecție la fața locului. Perioadele de păstrare a documentelor sunt stabilite și în legislația contabilă. De la articolul 17 din Legea federală din 21 noiembrie. Mai multe excepții la regula generala prin termen de valabilitate Deci, ca regulă generală, trebuie să păstrați documentele timp de cel puțin cinci ani.

Exact așa termen maxim stabilit de Legea contabilitatii. În același timp, profunzimea maximă a unui control fiscal este de trei ani.

Câți ani se păstrează documentele contabile?

Prin urmare, este deosebit de important să se mențină siguranța documentelor legate de calcularea impozitelor în această perioadă. Dacă nu ai suficiente documente de, să zicem, acum cinci ani, poți fi amendat doar pentru încălcarea regulilor de păstrare a documentelor. Între timp, într-o serie de cazuri, perioada de păstrare a documentelor este determinată conform unor reguli speciale. Drept urmare, absența documentelor chiar și, de exemplu, în urmă cu șase ani poate duce la amenzi pentru subestimare. plăți de impozite. Să privim separat astfel de situații.

La urma urmei, sunt necesare documente pentru a confirma costul inițial în scopul calculării amortizarii, precum și a impozitului pe proprietate. Mai mult, acest lucru se aplică atât activelor fixe, cât și altor proprietăți, scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 15 septembrie.

Surprinzător, dar adevărat! Asta dacă s-a încheiat un acord cu el.

Cerință specială pentru societățile care înregistrează pierderi Plătitorul de impozit pe venit are dreptul de a reduce baza de impozitare perioada curentă pentru pierderile perioadelor fiscale anterioare în modul prevăzut de articolul din Codul fiscal. Pierderile pot fi luate în considerare pentru următorii 10 ani.

Deoarece capitolul 25 din Codul fiscal a intrat în vigoare din acest an, pierderea din acest an poate fi utilizată pentru a reduce povara fiscală companii până la un an inclusiv. Mai mult, articolul 10 din Legea federală din 6 august

Citeste si:

Voi cumpăra un apartament cu ipotecă în Tver

Acțiune disciplinară pentru blasfemie

Frauda cu carduri de credit pe internet

Pentru a efectua vămuirea mărfurilor pentru export, este necesar

Orice contabil este conștient de importanța executării corecte a documentației contabile primare în scopul menținerii atât a contabilității, cât și a contabilității fiscale. Cu toate acestea, acest lucru nu este suficient pentru o muncă de succes. Faptul este că nu este mai puțin important să stocați corect documentele generate în evidențele organizației. În caz contrar, compania va primi o amendă sau chiar mai mult de una.

Legea federală nr. 129-FZ din 21 noiembrie 1996 (modificată la 28 septembrie 2010) „Cu privire la contabilitate” instruiește organizațiile să păstreze documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiare pentru perioadele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivei de stat. afaceri, dar nu mai puțin de 5 ani. Planul de conturi de lucru, alte documente de politică contabilă, procedurile de codificare, programele informatice de prelucrare a datelor (indicând termenii de utilizare a acestora) trebuie să fie păstrate cel puțin 5 ani din momentul în care au fost utilizate pentru întocmire. situatii financiare pentru ultima dată.

Pentru încălcarea procedurii stabilite și a termenilor de păstrare a documentelor contabile, amendă administrativă pentru funcționari în valoare de 2000 până la 3000 de ruble. (Articolul 15.11 din Codul Federației Ruse privind contravențiile administrative). Responsabilitatea de a controla perioadele de stocare a documentelor revine organelor fiscale.

Cerințele de stocare a documentelor sunt, de asemenea, cuprinse în Cod fiscal, care obligă contribuabilii să asigure siguranța datelor contabile și contabile fiscale și a altor documente necesare calculării și plății impozitelor timp de 4 ani. În plus, există o serie de reglementări în vigoare, care este important de știut. Acestea sunt Legea federală nr. 14-FZ din 02/08/1998 „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” și Legea federală din 26/12/1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni”, care stipulează termenii și procedura pentru stocarea documentației. Cu toate acestea, nu trebuie să uităm că de la 1 octombrie 2010, perioadele de depozitare obligatorii pentru toate organizațiile, inclusiv documentația contabilă, fiscală și de personal, sunt stabilite prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558, prin care Lista aprobată documente de arhivă de gestiune standard generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organismele și organizațiile administrației publice locale, indicând perioadele de păstrare (denumite în continuare Lista).

Lista de mai sus constă din 12 secțiuni:

secțiunea 1 - documente care reflectă funcții administrative, de conducere organizațională, funcții de control, precum și suport juridic gestionarea, organizarea suportului documentației pentru gestionarea și stocarea documentelor de către organizații;

secțiunile 2–4 - documente care dezvăluie în mod consecvent planificarea, stabilirea prețurilor, finanțarea, creditarea, contabilitatea și raportarea;

secțiunea 5 - documente privind organizarea și implementarea relațiilor economice, științifice, tehnice, culturale și de altă natură ale organizațiilor;

secțiunea 6 - documente privind serviciile de informare pentru activitățile organizațiilor;

sectiunea 7 - documente privind organizarea, standardele muncii, tarife, plata, protectia muncii;

secțiunea 8 - documente privind lucrul cu personalul: angajarea, relocarea, concedierea angajaților, îmbunătățirea calificărilor acestora, efectuarea certificării, precum și recompensarea;

secțiunea 9 - documente privind suportul logistic pentru activități și organizarea depozitării bunurilor imobiliare și materiale;

secțiunea 10 - documente privind serviciile administrative și economice ale organizațiilor: respectarea reglementărilor interne, exploatarea clădirilor de birouri, servicii de transport, interfon, asigurarea securității organizațiilor;

secțiunea 11 - documente care reflectă probleme sociale și cotidiene, incl. asigurări sociale, probleme de locuință și gospodărie, organizarea timpului liber;

secţiunea 12 - documente care reflectă organizarea activităţilor de învăţământ primar

sindicat si altele organizatii publice(asociații).

Pe baza rezultatelor examinării valorii documentelor, următoarele sunt compilate în arhiva organizației:

inventarul dosarelor de depozitare permanente (Anexa 1 la Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizațiilor, aprobate prin hotărârea Consiliului din Rosarhiv din 02/06/2002);

inventarul depozitării temporare (peste 10 ani) (Anexa 2 la Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizaționale);

inventarierea dosarelor de personal (Anexa 3 la Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizaționale);

acţionează privind alocarea spre distrugere a dosarelor care nu fac obiectul depozitării (Anexa 4 la Regulile de bază de funcţionare a arhivelor organizaţiilor).

Cazurile cu perioade de depozitare expirate conform Listei sunt supuse distrugerii, utilizarea acestor documente pentru nevoile de afaceri este interzisă.

Sunt incluse în actul de atribuire în vederea distrugerii dacă perioada de păstrare prevăzută pentru acestea a expirat până la data de 1 ianuarie a anului în care se întocmește actul. De exemplu, dosarele finalizate în 2010 cu o perioadă de păstrare de trei ani pot fi incluse într-un act care va fi întocmit nu mai devreme de 1 ianuarie 2014.

Cazurile supuse distrugerii sunt transferate spre prelucrare (eliminare). Transferul cazurilor se formalizează printr-o notă de acceptare în care se indică data transferului, numărul de dosare care urmează a fi predate și greutatea deșeurilor de hârtie.

Pentru fiecare tip de document, Lista indică perioade de stocare pe suport hârtie și electronic, care se calculează de la 1 ianuarie a anului următor celui în care au fost prelucrate. Suntem interesați doar de articolele legate de termenul de valabilitate documente contabile. Aşa:

1) documentele analitice (tabele, rapoarte) pentru situațiile contabile anuale (bugetare) trebuie păstrate timp de 5 ani;

2) perioada de stocare a facturilor este adusă în conformitate cu Codul Fiscal al Federației Ruse și este de 4 ani;

3) documente privind inventarul activelor, pasivelor (procese verbale ale ședințelor comisioane de inventariere, liste de inventariere, liste, acte, extrase) trebuie păstrate permanent și numai pentru inventarierea obiectelor de inventar (active materiale) - 5 ani;

4) mostrele de semnături ale persoanelor responsabile financiar trebuie păstrate cel puțin 5 ani. O cerință similară este stabilită pentru listele persoanelor autorizate să semneze documente contabile primare;

5) contractele și documentele de închiriere a proprietății organizației (liste de proprietate, acte, calcule de deduceri din profit, corespondență) trebuie păstrate permanent;

6) acorduri și documente privind garanțiile bunuri mobile organizații (calcule ale valorii proprietății, acte, corespondență) - 10 ani, și acorduri și documente similare privind gajul imobiliar - în mod continuu;

7) este necesară arhivarea pe termen nelimitat a actelor privind transferul drepturilor la imobiliareși tranzacții cu acesta de la precedentul la noul deținător al dreptului de autor (de la bilanţ la bilanţ) (anterior nu exista o astfel de regulă în Listă);

8) documentele privind vânzarea bunurilor mobile (cereri, rapoarte de evaluare, corespondență etc.) trebuie păstrate în arhive timp de 10 ani de la tranzacție.

Angajații contabili care sunt asociati cu documente de personal în cadrul atribuțiilor de serviciu trebuie să rețină că din momentul adoptării Ordinului nr. 558 a fost stabilit un termen de păstrare de 75 de ani pentru Reglementările privind salarizarea și sporurile salariaților, față de cel prevăzut anterior. 5.

Registrele de bord ale angajaților care combină profesii trebuie păstrate până trece nevoia, ca și până acum, dar cele în care sunt numiți lucrători cu condiții de muncă grele, nocive și periculoase trebuie acum păstrate cel puțin 75 de ani.

Cine este responsabil pentru siguranța documentelor primare, a registrelor contabile, rapoarte contabile si solduri, inregistrare si transfer in arhiva? Această responsabilitate este atribuită contabilului-șef al companiei. În același timp, șeful organizației este responsabil de organizarea stocării documentelor contabile, registrelor contabile și situațiilor financiare.

Perioada de păstrare a fișelor tarifare (liste) a fost majorată la 75 de ani (anterior era de 25 de ani); aceeași perioadă de timp (și nu 45 de ani) trebuie păstrată pentru investigarea intoxicațiilor și bolilor profesionale și a contractelor de asigurare a lucrătorilor împotriva accidentelor în cadrul cărora s-a produs evenimentul asigurat. Perioada de arhivare a documentelor (acte, concluzii, rapoarte, protocoale, certificate) privind accidentele și incidentele industriale a fost extinsă la 75 de ani (anterior - 45 de ani). Pentru aceeași perioadă (în loc de 10 ani), este necesar să se păstreze documente (protocoale, certificate, concluzii) despre condiții de producție severe, dăunătoare, periculoase, răni și boli profesionaleși același număr (în loc de 5) - documente (acte, memorii, concluzii) privind reducerea zilei de muncă din cauza condițiilor de muncă grele, vătămătoare, periculoase.

Sesizările și sesizările pentru angajare (angajare) trebuie păstrate în arhive cel puțin 3 ani (anterior puteau fi distruse după trecerea nevoii), aceeași perioadă se stabilește și pentru documente (profile, autobiografii, fișe de evidență a personalului, cereri, etc.). scrisorile de recomandare) ale persoanelor neangajate.

Toate regulile și perioadele de păstrare a documentelor specificate în Ordinul nr. 558 sunt obligatorii pentru organizații, indiferent de tipul și sfera de activitate, forma juridică și forma de proprietate.

Automatizat tehnologia de informație la serviciul fiscal

4.4 Conceptul de document, sistem de documentare standard și unificat. Forme de intrare și ieșire ale documentelor utilizate la rezolvarea problemelor la autoritățile fiscale

Un document este înțeles ca un mesaj de informare în limbaj natural, înregistrat pe un formular standard și având forță juridică. Documentele pot fi clasificate după mai multe criterii...

Analiză starea financiara CJSC „RRB-Bank”

2.2 Principalele grupe de documente, procedura de verificare și semnare, generare, stocare

Toate operațiunile bancare (decontare, numerar, credit etc.) se efectuează în bancă și se reflectă în contabilitate pe baza documentelor de decontare și de casă întocmite în modul prevăzut de lege...

Creanţe de încasat

5. Esența termenului de prescripție

Procedura de anulare curentă creanţe de încasat expirat termen de prescripție nu contribuie la stabilirea uniformității în aplicarea legii ca norme fundamentale ale actualului intern legislatia civilaŞi…

Activitățile Inspectoratului Serviciului Fiscal Federal al orașului.

Armavir

3.4 Procedura de formare, utilizare și păstrare a dosarelor contabile ale persoanelor juridice

Pentru a realiza controlul fiscal Contribuabilii - organizațiile sunt supuse înregistrării la organele fiscale, respectiv, la sediul organizației, sediul diviziilor sale separate...

Impozite de la persoane fizice. Care este ponderea actuală a sarcinii fiscale?

1.Impozite de la persoane fizice. Care este ponderea actuală a sarcinii fiscale?

impozitul pe venit venitul fizicÎn literatura economică internă modernă, există diferite abordări pentru determinarea sarcinii fiscale. Astfel, dicționarul economic modern precizează că sarcina fiscală este „o măsură, un grad...

Organizarea fluxului de documente electronice în sfera fiscală

2.1 Flux electronic de documente pentru calculul impozitului

Procedura de menținere a contabilității fiscale într-o întreprindere mică

3.1 Recomandări de utilizare a registrelor și formularelor contabile și contabile contabile și fiscale pentru SRL „Funcționarea sistemelor de locuințe și servicii comunale”

Aplicarea CCP în activități comerciale moderne

2. Selectarea unei case de marcat. Organizare si procedura de achizitie a caselor de marcat, inregistrare la organele fiscale. Lista documentelor necesare pentru înregistrarea unei case de marcat la Serviciul Fiscal Federal.

Selectarea unei case de marcat. Astăzi, alegerea companiilor implicate în vânzarea CCP-urilor este foarte extinsă. Gama de servicii suplimentare furnizate de aceste întreprinderi este în mod corespunzător extinsă. Aceasta include: consultații privind alegerea unei case de marcat...

Sisteme analiza financiaraîntr-o bancă comercială

1.2 Structura logică a organizării datelor pentru analiză și stocare

Organizarea logică a Sistemului, concepută pentru analiza informațiilor eterogene, se bazează pe trei tipuri de obiecte ierarhice: Perioade de timp. Relațiile ierarhice ale acestui tip de obiecte sunt imbricate...

Avantajele și dezavantajele deținerii numerarului folosind lichiditatea și randamentul

Cifra de afaceri în numerar în toate țările este o parte mai mică, dar a făcut-o mare valoare. Această cifră de afaceri este cea care servește încasările și cheltuielile majorității numerar populatia...

Baze teoretice și practice pentru evaluarea proiectelor de investiții

2) Perioada de rambursare redusă;

3) Valoarea actuală netă (VAN) a ambelor proiecte la un cost al capitalului de 7% și 13%; 4) Retur intern (IRR); 5) Randament intern modificat (MIRR) la un cost al capitalului de 7% și 13%; 6) Construiți profile NPV și determinați punctul de inflexiune...

Gestionarea conturilor de plată

3.4 Ștergerea conturilor de plătit din cauza expirării termenului de prescripție

Sume creanţe, pentru care termenul de prescripție a expirat, sunt venituri nefuncționale ale organizației în conformitate cu paragraful 18 al articolului 250 din Codul fiscal al Federației Ruse și sunt incluse în rezultatele financiare...

Contabilitatea și organizarea cifrei de afaceri fără numerar

3.2 Dezvoltarea plăților cu carduri de plastic ca îmbunătățire a plăților fără numerar

Trebuie remarcat faptul că la mijlocul anilor '90

băncile comerciale au introdus în mod activ plățile cu cardul de plată, dar criza din 1998 a dus la prăbușirea unui număr de bănci mari care erau tocmai angajate în această lucrare. După aceea, piața cardurilor s-a redus semnificativ...

Formarea secțiunii financiare a planului de afaceri pentru un proiect de investiții

3.4 Perioada de rambursare a investițiilor

Vom calcula perioada de rambursare a proiectului ținând cont de discount fluxurilor de numerar. Calculele sunt date în tabelul 15. Al patrulea rând al tabelului conține valorile părții neacoperite a investiției...

Forme de control fiscal și modalități de îmbunătățire a acestuia în conformitate cu legislația fiscală

2.1.4 Care sunt procedura și condițiile pentru acordarea unei perioade de impozitare a investițiilor?

1. Un credit fiscal pentru investiții poate fi acordat unei organizații care este contribuabil al impozitului relevant...

Perioadele de păstrare a documentelor contabile sunt stabilite în Legea „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ, precum și într-o listă specială aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558. Cu toate acestea, unele date privind perioadele de asigurare a siguranței documentației diferă. Să ne dăm seama de ce trebuie să stocați formulare, rapoarte și registre și, de asemenea, ce să faceți dacă perioadele de stocare conform legii și conform listei nu corespund.

De ce magazin

Documentația contabilă nu este doar indicatorii planificați și efectivi, raportări și jurnalele de bord, ci și toată documentația primară și de casă care confirmă tranzacțiile efectuate în contabilitate.

În consecință, în absența oricărui document contabil, va fi problematică să se confirme acuratețea și corectitudinea contabilității într-o instituție. Adică, în timpul oricărei inspecții, autoritatea de reglementare solicită în primul rând documentație contabilă primară și de altă natură pentru a verifica datele contabile cu date reale.

Responsabilitatea este asigurată pentru nefurnizarea formularelor de confirmare, cecuri, comenzi și alte registre. De exemplu, autoritățile fiscale vă vor amenda cu 200 de ruble pentru fiecare document nefurnizat. Dacă compania este mare, atunci suma totală a amenzii se poate ridica la zeci de mii de ruble. Citiți mai multe despre amenzi mai jos.

Ce este mai important: legea sau lista?

Adesea în curent cadrul legislativ sunt contradictii. Deci, de exemplu, tipul de documentație în cauză, conform Legii nr. 402-FZ, trebuie păstrat timp de cinci ani, iar în lista de mai sus, perioadele de păstrare a documentelor contabile într-o organizație sunt repartizate după tip și importanță. Ce ar trebui să facă un contabil în acest caz? institutie bugetara si cat timp sa pastrezi documentele contabile pentru a evita penalitati?

Să înțelegem situația folosind un exemplu. Să presupunem că în lista nr. 558 este indicată o perioadă de patru ani pentru o anumită formă, atunci acest formular trebuie păstrat timp de cinci ani. De ce? Astfel de instrucțiuni sunt cuprinse în Legea nr. 402-FZ. Sau, invers, legea 402-FZ indică 5 ani, iar lista indică 10. Apoi ține registrul cel puțin 10 ani. Adică asigurați siguranța documentației contabile pe o perioadă mai lungă, ceea ce este specificat în unul dintre cele două reglementări.

Urmați aceeași procedură pentru stocarea documentelor contabile pentru documentația electronică.

Caracteristici și procedură pentru stocarea documentației

Să definim caracteristicile și regulile cheie pentru asigurarea siguranței documentației contabile:

1. Numiți o persoană responsabilă pentru siguranța registrelor și a formularelor primare. Notați responsabilitățile în fișele postului, familiarizați angajatul responsabil cu semnătura.
2. Fixați în politica contabilă câți ani sunt stocate documentele contabile, din punct de vedere al formularelor. Sau aprobați o astfel de listă printr-un ordin separat.
3. Calculați perioada de timp de la data ultimei utilizări a registrului. Asemenea instrucțiuni sunt cuprinse în paragraful 2 al art.

   29 din Legea nr.402-FZ.

4. Semnează arhivele electronice care urmează să fie stocate în instituție cu semnătură electronică emisă pe numele managerului, contabilului șef sau altei persoane responsabile.
5. Documentația care urmează să fie transferată în arhivă (pentru stocare) trebuie să fie semnată, legată și numerotată în modul prescris.

Un exemplu despre modul în care o instituție poate aproba perioadele de păstrare a documentelor contabile într-o organizație, tabel:

Responsabilitate și pedepse

Încălcarea regulilor stabilite poate duce la pedepse. Dacă nu există dovezi documentare privind veniturile primite sau cheltuielile efectuate (pierdute, pierdute din cauza unei urgențe etc.), atunci autoritățile fiscale vor emite o amendă de 10.000 de ruble în conformitate cu articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse. Sancțiuni similare sunt prevăzute pentru nerespectarea regulilor și a termenelor de asigurare a siguranței formularelor.

În cazul în care aceste încălcări duc la o subestimare a bazei de impozitare - o amendă de 40.000 de ruble sau 20% din suma neplătită a obligațiilor fiscale.

De asemenea, vor fi pedepsiți funcționarii responsabili (articolul 15.11 din Codul administrativ):

• 5.000-10.000 de ruble - pentru prima infracțiune;
• 10.000-20.000 de ruble - pentru a doua și pentru cele ulterioare.

Și, de asemenea, pentru astfel de infracțiuni este prevăzută răspunderea penală de până la un an închisoare, conform paragrafului 1 al art. 325 din Codul penal al Federației Ruse.

Această întrebare este pusă de toți antreprenorii, fără excepție, care au deschis recent o întreprindere și nu au înțeles complexitățile sistemului. Deci, cât timp să păstrați documentele LLC, un an, doi sau mai mult? Puteți înțelege această problemă în detaliu citind punct cu punct Legea federală nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”.

Perioadele de păstrare a documentelor contabile variază. Ce se poate spune combinând toate subpunctele? Documentele contabile trebuie pastrate intr-un SRL cel putin atata timp cat exista posibilitatea ca audit fiscal pot fi solicitate. În conformitate cu articolul 89 din Codul fiscal al Federației Ruse, inspecția este supusă unei perioade care nu depășește trei ani precedând decizia de a efectua chiar această inspecție. Adică îl păstrăm exact trei ani, apoi începe distracția.

Articolul 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse, subclauza 8 din clauza 1, ne informează în mod clar că contribuabilii sunt obligați să păstreze documentația care confirmă acumularea impozitelor timp de patru ani și nu mai puțin. Asta e, domnilor. Nu de trei ani, ci de patru, păstrăm cu grijă documentația contabilă și ne asigurăm că nu se pierde nici măcar o bucată de hârtie.

Ce documente specifice acordăm preferință și păstrăm drept mirul ochilor?

• date contabile fiscale;
• documente care confirmă veniturile;
• documente justificative ale cheltuielilor;
• dovada retinerii la sursa a impozitului;

Contabilitatea confirmă și regulile de stocare documentatie primara. Conform ordinului „aproximativ contabilitate» Nr. 129-FZ, situațiile financiare trebuie păstrate conform regulilor de arhivă de stat. Dar nu mai puțin de cinci ani de la ultima dată când au fost întocmite situații financiare pentru ei.

Ce se întâmplă? Și adevărul este că sunteți obligat să păstrați documentele strict pentru perioada în care serviciul fiscal le poate solicita pentru verificare. Adică trei ani. Dacă în urma verificării nu aveți documente vechi de cinci ani, s-ar putea să fiți amendat pentru depozitarea necorespunzătoare a documentației și nimic mai mult.

Dar nu totul este atât de simplu și transparent în jungla contabilă și fiscală. Există documentație care ar trebui păstrată mult mai mult decât perioadele pe care tocmai le-am discutat. Care sunt aceste documente?

1. Acte primare pentru dobândirea proprietății. Salvăm aceste documente atât timp cât este necesar. Pentru ce este asta? În primul rând, amortizarea. În al doilea rând, atunci când vindeți o proprietate, trebuie să obțineți confirmarea valorii sale inițiale undeva7 și să nu uitați de impozitul pe proprietate.
2. Mijloace fixe. Pentru societățile neprofitabile, articolul 283 din Codul fiscal prevede o regulă de reducere a bazei de impozitare a perioadei curente din cauza pierderilor din perioada fiscală precedentă. Desigur, documentația ar trebui să confirme acest lucru. Pierderile pot fi luate în considerare pentru zece ani următori, ceea ce înseamnă că documentele trebuie să fie în ordine (articolul 283, alin. 4). Inspectorii fiscali au dreptul de a solicita documente primare care confirmă rezultatul financiar pentru a confirma datele privind pierderile specificate în declarația depusă.
3. Pentru întreprinderile rurale care funcționează cu o singură taxă agricolă, este, de asemenea, necesară păstrarea documentelor privind pierderile pe toată perioada de anulare a acestora. Articolul 346.6 alineatul 5 din Codul fiscal al Federației Ruse.
4. Pentru persoanele care lucrează în așa-numitul sistem „simplificat”, impozit social unificat. Articolul 346.18 alineatul 7 din Codul fiscal al Federației Ruse.
5. Pentru a anula creanțele neperformante, este, de asemenea, necesar să aveți documente justificative primare pentru serviciul fiscal. Distrugerea documentelor justificative privează societatea de dreptul la recunoaștere datorii rele la cheltuieli, pentru că nu va fi nimic care să confirme suma.
6. Nu ne vom opri prea mult asupra societăților pe acțiuni, deoarece încă s-a pus întrebarea despre cât timp este necesar să se păstreze documentele unui SRL, și nu ale unui OJSC. Deci, pe scurt, SA stochează documente pentru raportare fiscală– situațiile financiare anuale, precum și statutul, sunt necesare atâta timp cât există societatea. Dacă o firmă intră în lichidare, documentele sunt trimise la arhiva statului. Pentru această procedură este necesar un acord încheiat cu arhiva în prealabil. Dacă nu a existat un astfel de acord, doar documentul despre personalul companiei intră în arhivă. Unde vor fi stocate documentele rămase va trebui să fie decis de către președintele comisiei de lichidare, sau poate de administratorul falimentului.
7. Societatea are obligația de a păstra rapoarte fiscale anuale pentru cel puțin 10 ani. trimestrial - cinci ani, acesta este în prezența celor anuale.
8. Dacă nu există rapoarte trimestriale, rapoartele lunare sunt, de asemenea, stocate timp de cel puțin cinci ani.
9. Registrele și facturile de cumpărare și vânzări trebuie păstrate timp de cinci ani întregi de la data ultimei înregistrări în jurnal. Clauza 15.27 din „Regulile pentru menținerea jurnalelor contabile”. În Lista Documentelor Standard de Management există un articol referitor la facturi, și scrie că aceleași facturi ar trebui să fie păstrate timp de cinci ani, perioadă.

Din nou, servicii fiscaleÎn timpul controalelor, acestea trebuie să se ghideze după legislația privind impozitele și taxele. Dar Lista nu este inclusă acolo.

Să încheiem: Cât timp trebuie păstrate documentele LLC? Rezultă că nu mai puțin de cinci ani, și în ceea ce privește mijloacele fixe, în general pe toată durata existenței companiei. Perioada de depozitare a documentelor trebuie calculată începând cu data de 1 ianuarie următoare anului în care au fost create.

Cum se păstrează documentele pe hârtie?

Politica contabilă a întreprinderii trebuie să precizeze cum și unde ar trebui stocată documentația și, de asemenea, să numească o persoană responsabilă pentru implementarea acestui articol sau chiar o comisie formată din cei mai calificați angajați.

Apropo, nu este necesar să depozitați documentația în birou. Legea nu interzice alegerea altor locuri pentru depozitare, de exemplu, firme specializate de arhivare. Dar societate pe actiuni obligată de lege să păstreze documente precum rapoarte anuale iar charterul este exact acolo unde se află sediul central. Apropo, stocarea documentației în formular electronic permis de lege cu mica avertizare ca documentele trebuie sa fie prezente semnătură electronică persoana responsabilă cu întocmirea documentului. Pentru a stoca documentația în formă electronică, compania creează un sistem de informații corporative. Este deservit de un centru de certificare, care asigură utilizarea semnăturilor electronice în documentele electronice.

Documentele care sunt supuse stocării pe termen lung se vor deteriora și se vor estompa în timp. Pentru a se asigura că conținutul lor este lizibil, cei responsabili cu stocarea trebuie să aibă grijă și să facă copii în timp util.

La lichidarea unei firme, documentele supuse păstrării pe termen lung sunt predate arhivelor. Dacă societatea este reorganizată, documentele sunt transferate organizației succesoare. Atunci când o nouă companie este disociată, aceasta primește dosarele personale ale angajaților care s-au transferat în noua structură și documente referitoare la sfera de activitate a noii companii.

Distrugerea documentelor. Pentru a distruge un document, trebuie mai întâi să întocmiți un act, care va fi semnat de șeful companiei și abia apoi puteți trece direct la distrugerea documentelor. Mai mult decât atât, în act nu este necesar să rescrieți cu atenție fiecare dintre hârtiile care merg spre distrugere. Este suficient să rescrieți numele grupurilor omogene. Ceea ce este considerat grupuri omogene ar trebui gândit independent. De exemplu, facturile pot fi considerate documente omogene și așa mai departe.

Cum să distrugi corect documentele?

Doar să-l arzi? Răspunsul este incorect. În acest caz, este posibil să aveți probleme cu serviciile de mediu.
Ar trebui să o reciclez ca deșeuri de hârtie? Opțiunea este bună, dar nu există nicio garanție că documentele nu vor ajunge la o companie concurentă, ceea ce nu este bine. Pentru a preveni acest lucru, dosarele cu documente ar trebui să fie trimise spre eliminare împreună cu o factură. În plus, îndepărtarea documentelor ar trebui să fie efectuată sub supravegherea unui angajat al companiei responsabil cu stocarea documentației.

De asemenea, este imposibil să îl aruncați pur și simplu, deoarece, prin lege, angajatorul este obligat să păstreze secrete datele personale ale angajaților.

Ce a mai rămas? Cel mai bun lucru de făcut este să folosiți o mașină specială de tocat hârtie. În general, depinde de tine să decizi cum vei scăpa de hârtiile inutile.

Pentru a evita dorința de a vă ușura arhiva documentară înainte de termen, voi adăuga că absența registrelor contabile sau a facturilor pentru perioada fiscală este considerată o încălcare gravă și se pedepsește cu amendă de cinci mii de ruble.

Și asta dacă documentele lipsesc într-unul perioada fiscala. În cazurile mai grave, amenda nu va mai fi de 5.000, ci de 15.000 de ruble.

Dacă baza de impozitare este subestimată prin pierderea documentelor care confirmă veniturile, contribuabilul va plăti o amendă în valoare de 10% din valoarea impozitului neplătit și nu mai puțin de aceleași 15.000 de ruble.
De altfel, legea penală are și clauze privind asigurarea securității documentelor contabile. Dacă se dovedește că documentele au fost deteriorate din motive personale, persoana implicată ar putea fi pedepsită cel puțin un an de închisoare. Dacă doriți să vă familiarizați cu acest alineat mai detaliat, consultați articolul 352, alineatul 1 din Codul penal al Federației Ruse.

De asemenea, rețineți că reprezentanții autorităților arhivistice au dreptul de a verifica stocarea corectă a documentației de arhivă în organizația dumneavoastră. Și aici, conform articolului 13.20 din Codul Federației Ruse privind încălcarea regulilor de depozitare, contabilitate și achiziție, precum și utilizarea documentelor de arhivă, puteți fi pedepsit cu o amendă de la 300 la 500 de ruble sau o amendă administrativă. pedeapsă.

Directorul companiei este responsabil pentru crearea locurilor de stocare a documentelor și, în special, de arhivare, și contabil șef trebuie să păstreze aceste documente într-o manieră organizată și să le transfere corect în arhivă.

După cum arată practica, în aproape orice întreprindere autohtonă modernă, cel mai mare volum de documentație este generat de departamentul de contabilitate. de înțeles: în acest departament lucrează cu bani și fiecare astfel de operațiune trebuie înregistrată oficial pe hârtie. În plus, perioada de stocare a documentelor primare într-o organizație este stabilită legal, ceea ce înseamnă că nu poți pur și simplu să scapi de „hârtii”, va trebui să le păstrezi cel puțin câțiva ani și abia apoi să le distrugi. Apropo, procesul de eliminare a deșeurilor de hârtie nu este, de asemenea, ușor și are o serie de caracteristici specifice. Mai multe despre toate acestea în continuare.

Documente, documente...

Dacă dăm statistici cu privire la cantitatea de documentație produsă, se dovedește că în aproape toate întreprinderile autohtone moderne, contabilitatea este sursa a 80-90% din documentele pe hârtie. Ele trebuie păstrate dintr-un motiv. Restricțiile determină nu numai care este perioada minimă corectă de stocare pentru documentele contabile primare (variand de obicei de la cinci ani la un deceniu), ci și condițiile în care aceste obiecte ar trebui păstrate. În același timp, trebuie amintit că există o împărțire în documentație pentru depozitarea temporară și depozitarea permanentă.

Cu toate acestea, după cum arată practica, nu toți managerii companiei sunt interesați să înțeleagă complexitatea perioadelor de stocare stabilite pentru documentele primare. Pentru a te scuti de bătaia de cap, poți apela la serviciile unor firme specializate de arhivă. O astfel de companie știe exact ce tip de documente trebuie stocate pentru cât timp, în ce condiții și sub ce reguli. În plus, o astfel de organizație are capacitatea tehnică de a distruge documentele încredințate pentru păstrare la expirarea termenelor. Este chiar convenabil, dar costă bani. Dacă doriți să economisiți bani, atunci va trebui să alocați o cameră specială pentru arhivă și să explorați care este perioada legală pentru stocarea documentelor contabile primare într-o organizație.

vreau - nu vreau

Problema, apropo, nu apare din senin. Legile actuale stabilesc perioade de păstrare a documentelor contabile primare, iar în cadrul oricărei întreprinderi acestea trebuie respectate. Din legislatie rezulta ca orice existent persoană juridică responsabilități atribuite pentru păstrarea documentației. Aceasta înseamnă că forma de activitate nu contează - fie ea liber profesionist Dacă conduceți o afacere singur sau dacă sunteți o preocupare mare, va trebui totuși să vă faceți griji cu privire la stocarea situațiilor financiare și a altor documente. Este important să studiem legislația pentru termenele stabilite stocarea documentelor primare electronice, pe hârtie, astfel încât în ​​cazul unei situații conflictuale cu antreprenorul sau în timpul unei inspecții de către o autoritate de reglementare, să nu vă aflați într-o poziție incomodă. În plus, nerespectarea intervalelor de timp stabilite de lege poate provoca o amendă semnificativă în timpul controlului. Legislația actuală conține standarde care reglementează perioada minimă de păstrare a documentelor contabile primare. Acest lucru este important pentru ca afacerile să fie în siguranță, iar desfășurarea afacerilor în țara noastră este legală și respectă regulile stabilite.

Al 125-lea vorbește despre perioada de stocare pentru documentele primare electronice, documentele pe hârtie. legea federală, adoptată în octombrie 2004. Pe baza numelui, este dedicat arhivelor și conducerii corecte a afacerilor. Este acest document oficial care discută caracteristicile stocării documentelor oficiale produse de departamentul de contabilitate. Aici puteți găsi atât caracteristici care vă permit să distingeți între documentația de depozitare temporară și cea permanentă, cât și termenele limită caracteristice unui sau aceluia tip de hârtie.

Cui se aplică?

Responsabilități de a se conforma termene minime stocarea documentelor primare este încredințată:

• autorităţile administraţiei publice locale;
• agentii guvernamentale;
• antreprenori;
• întreprinderi;
• persoane care desfășoară activități comerciale.

Legea va trebui respectată în ceea ce privește documentația de arhivă, inclusiv cele referitoare la personal. Întreaga perioadă de timp prevăzută de lege trebuie păstrată într-un loc sigur. Pe lângă legile federale, specificul perioadelor de stocare pentru documentele primare și registre contabile sunt acoperite într-un număr de documentație de reglementare, care operează atât pe teritoriul țării în ansamblu, cât și în fiecare regiune în parte. Cu toate acestea, majoritatea document important- aceasta este legea a 125-a amintită mai sus, care dă lista completa documentaţie care reglementează durata de păstrare a documentelor contabile.

Legea nr 129

În 1996, a fost emisă o lege federală privind specificul contabilității. Se precizează că contabilitatea își poate genera documentația pe hârtie, precum și folosind diverse instrumente informatice. În același timp, compania obligatoriu trebuie să facă în mod independent copii ale documentației pe hârtie, astfel încât toți participanții la tranzacții să aibă acces la datele despre aceștia. Dacă o autoritate de reglementare solicită accesul la documentație, reprezentanții companiei sunt obligați să o furnizeze. Atât procurorii, cât și reprezentanții instanțelor au dreptul să facă acest lucru.

Crearea, păstrarea cu respectarea perioadelor de păstrare a documentelor contabile primare, furnizarea la cerere trebuie să respecte formele stabilite prin reglementări. Documentele trebuie trimise persoanei solicitante la adresa formular de hârtie. Dacă capabilitățile mașinilor utilizate în lucrare permit acest lucru și dacă toți participanții sunt de acord, raportarea poate fi trimisă în formă electronică. Acest lucru este permis și de legile actuale ale țării noastre.

Depozitam conform regulilor

Legea federală 129 conține o mențiune despre obligația de a respecta perioadele de păstrare a documentelor contabile primare. În special, articolul 17 menționează că orice persoană juridică trebuie să păstreze în mod necesar o astfel de documentație, inclusiv registre și rapoarte. Durata perioadei de timp este stabilită de normele care reglementează munca arhivistică la nivel de stat. Durata acestei perioade nu poate fi mai mică de 5 ani.

O perioadă specială de stocare a documentelor primare este stabilită pentru documentația care reglementează politicile contabile și unele alte categorii (programe utilizate pe mașinile care procesează informații, planul de conturi de lucru). Desigur, și aici durata este de cinci ani (în unele cazuri această perioadă poate fi setată mai mult), dar perioada începe să conteze din momentul în care întreprinderea a recurs ultima dată la acest document. Conducătorul unei persoane juridice este persoana căreia i se încredințează legal responsabilitatea păstrării tuturor documentației solicitate cu respectarea intervalelor de timp. Aceasta înseamnă că orice șef educat și responsabil trebuie să cunoască perioada de păstrare a documentelor primare în departamentul de contabilitate dacă dorește să țină sub control situația din companie.

După cum arată practica, multe organizații efectuează în mod regulat un inventar al documentației oficiale, iar reglementările locale stabilesc persoane responsabile cu stocarea documentelor, cu care autoritățile de inspecție interacționează de fapt atunci când monitorizează respectarea regulilor de arhivare.

Creare și depozitare: totul conform regulilor

Pe baza legislației în vigoare, contabilii pot genera atât documentație primară, cât și documentație sumară nu doar pe hârtie, ci și în formă electronică; în acest caz, obligația de a realiza copii pe hârtie revine persoanei juridice, iar la cererea unei persoane interesate, organ de control, societatea este obligată să cât mai repede posibil trimiteți documente pe hârtie la: Compilarea și depozitarea trebuie efectuate în forma stabilită de reglementările în vigoare.

Lista documentației, care examinează documentele de management standard generate în timpul funcționării oricărei întreprinderi, ne spune care este perioada de păstrare a documentelor primare în departamentul de contabilitate și procedura pentru acest proces. Acestea au fost stabilite în 2010 într-un document aprobat de Ministerul Finanțelor și Arhiva Federală. În plus, este necesar să se țină cont de cerințele Codului Fiscal, care reglementează că fiecare cetățean al țării noastre este responsabil pentru menținerea unui termen de patru ani. documentatia contabila. Acest lucru se aplică documentelor legate de contabilitatea componentelor de cheltuieli și venituri, precum și confirmarea plății impozitelor.

Abordăm lucrurile cu înțelepciune

Organizarea corectă a procesului în conformitate cu perioadele de stocare a documentelor contabile primare necesită o abordare profesională, implicarea personalului responsabil cu înregistrarea documentației și prelucrarea informațiilor de arhivă despre organizarea procesului de lucru în sine. În prezent, practic nu există locuri de pregătire specializată în munca de arhivă, așa că găsirea unui specialist cu adevărat de înaltă calitate este adesea dificilă. Pe de alta parte, legislatia progresiva impune ca perioadele de pastrare a documentelor contabile primare sa fie mentinute, in caz contrar te poti confrunta cu amenzi categoric neplacute. Opțiune optimă dacă fluxul de documente este suficient de mare, creați un departament în cadrul companiei responsabil cu depozitarea arhivei și asigurați pregătirea periodică a personalului responsabil de documentare folosind resurse interne. Acest lucru vă va permite să țineți sub control inovațiile stabilite în legi și să respectați toate cerințele.

O variantă alternativă, care vă permite, de asemenea, să luați în considerare perioada de păstrare a documentelor primare și să o respectați în activitățile dvs. de lucru, este cooperarea cu un intermediar care se angajează să păstreze documentele clientului. Cu toate acestea, alegerea unei companii de arhivă pentru dvs. nu este nici cea mai ușoară sarcină. Este necesar să analizați cu atenție toate opțiunile disponibile pentru a da preferință unei companii de încredere și pentru a nu vă face griji că se poate închide sau clădirea ar putea arde.

Caracteristici de stocare a anumitor tipuri de documentație

După cum reiese din legislația în vigoare, documentația primară, precum și registrele, documentele de raportare și bilanț, trebuie să fie transferate în arhivă. Toate aceste categorii de documentații oficiale trebuie păstrate în incinte contabile până la trimiterea lor la arhivă, în timp ce persoana juridică este obligată să asigure toate condițiile pentru siguranța lucrărilor: dulapurile trebuie să fie încuiate, trebuie respectate măsurile de siguranță împotriva incendiilor și alte măsuri de siguranță. În interiorul întreprinderii document special este desemnată o persoană responsabilă de siguranța documentației.

În cazul în care întreprinderea îl folosește, prin lege aceste documente trebuie păstrate într-un seif sau un dulap special, o încăpere care este încuiată și care garantează siguranța documentației. Documentația primară a perioadei de timp curente, prelucrată manual, trebuie colectată, ținând cont de cronologie, în registre, care sunt apoi trimise la arhivă pentru păstrare permanentă.

La ce altceva ar trebui să fii atent?

La stocarea extraselor bancare, comenzi în numerarși rapoarte în avans, este necesar să se salveze toată documentația ținând cont de cronologie și să o legați pentru stocarea sistematică comună. Unele categorii specifice de documente (rapoarte de ture, comenzi de lucru) pot fi stocate fără obligații, dar arhivate în dosare, astfel încât nimic să nu se piardă sau să fie folosit în scopuri necinstite.

Siguranța documentației, precum și trimiterea în timp util la arhivă, revine în primul rând contabilului șef, deși, dacă este necesar, reglementările locale pot conține delegarea de autoritate către o altă persoană. Eliberarea documentației primare, a raportării și a documentelor de bilanț este posibilă numai în anumite cazuri cu un ordin oficial din partea contabilului șef. În general diviziuni structurale nu au acces la documentele contabile. Sechestrarea documentelor este posibilă numai dacă există o cerere de specialitate din partea organelor de anchetă, instanțelor sau altor autorități cu atribuțiile corespunzătoare potrivit legii. În acest caz, este necesară prezentarea unei rezoluții oficiale întocmite în condițiile legii. La confiscare, este necesar să se întocmească un protocol, o copie a căruia este predată unui reprezentant al organizației împotriva semnării.

Perioada de stocare a documentelor primare este reflectată în tabelul de mai jos.

Caracteristicile fluxului de documente

Termenul de „flux de documente” se aplică unui complex de factori asociați mișcării documentației din momentul în care lucrarea este creată și până când este transferată în arhive. Elaborarea unui program este responsabilitatea contabilului șef, deși la unele întreprinderi aceasta este delegată unui specialist în managementul documentelor. Cu toate acestea, după cum arată practica, cel mai corect lucru este includerea unui astfel de program în politica contabilă a organizației, care este apoi aprobat printr-un ordin special emis, semnat de șeful. oficial companiilor.

Folosind un program, puteți coordona și simplifica sarcina de planificare într-o întreprindere. Programul de flux de documente pentru documentația primară este o listă de executanți, intervale de timp în care lucrările trebuie trimise la departamentul de contabilitate, precum și intervalul de timp în care contabilii le prelucrează. Perioadele de raportare, inclusiv bilanțurile, trebuie descrise. Adesea politica contabila conține reglementarea perioadei de păstrare a documentelor primare, iar această perioadă fie este egală cu cea stabilită de lege, fie i se atribuie o perioadă mai lungă dacă specificul activităților companiei o impune. La depunerea raportării pe an, documentația se întocmește în conformitate cu procedura stabilită și se transferă în depozitul de arhivă. Se ține cont de faptul că în viitor poate fi necesară extragerea datelor utile din volumul transferat pentru stocare. Pentru a face acest lucru, se obișnuiește să se împartă cazurile în foldere, iar gruparea este explicată de conținut. Asigurați-vă că atribuiți un titlu relevant fiecărui folder.

Caracteristici de depozitare a carcasei

Toată documentația generată în timpul activităților întreprinderii, așa cum sa menționat mai sus, se împarte în cele destinate depozitării temporare și cele permanente. La transferul lucrărilor în arhivă, este necesar să se depună fiecare dintre aceste categorii separat, fără a amesteca lucrări oficiale în aceleași dosare. În acest caz, copiile trebuie păstrate separat de originale. De asemenea, va trebui să sortați documentația care arată raportarea, planurile pentru an, trimestre și luni în dosare separate. Un fișier trebuie să conțină o singură documentație.

Pentru a grupa un caz, puteți utiliza documente generate pentru o perioadă (trimestru, an, lună). Excepție fac așa-numitele categorii tranzitorii - de exemplu, dosarele personale, a căror închidere nu se limitează la anul calendaristic. În cazul în care dosarul conține documentație generată pe parcursul mai multor luni, este necesar să se separe fiecare lună de celelalte cu o fișă specială, consemnând pe ea în ce perioadă se documentează blocul care urmează. În acest caz, este permisă gruparea a până la 250 de coli într-un singur fișier. Grosimea folderului poate fi de 4 cm sau mai puțin.

La ce altceva ar trebui să fii atent?

După cum se poate observa din regulile de întreținere a unei arhive, dacă documentația are anexe, acestea (indiferent de momentul exact în care au fost întocmite) trebuie atașate la documentația pe care o însoțesc. În general, consecvența pentru arhiva documentației contabile este foarte importantă, așa că trebuie respectată cu strictețe. De regulă, se afișează mai întâi situațiile, apoi notele explicative, iar apoi bilanțul, completat de documentele anexate.

Atunci când se organizează stocarea conturilor personale ale angajaților companiei, este necesar să se aloce un fișier separat pentru aceasta, în care documentația este stabilită pe an, cu respectarea strictă a cronologiei. Corespondența anuală este formată în dosare care indică anul calendaristic și este, de asemenea, sistematizată în funcție de date. Fiecare cerere trebuie să fie urmată de un răspuns.

Unele caracteristici

Perioadele de păstrare prevăzute în Codul fiscal pot diferi de acele standarde specificate în legile care reglementează activitatea contabilă. Când se observă o astfel de discrepanță, se recomandă în primul rând să se respecte perioada de timp care este mai mare - acest lucru va permite, dacă este necesar, să se facă referire la documentație, să o folosească, chiar dacă conform uneia dintre regulile actuale Termenul limită a trecut deja. În plus, autoritățile de control nu vor avea de ce să se plângă. De asemenea, este necesar să ne amintim o listă specială publicată în 2000 care indică perioada de valabilitate a unora grupuri specifice documentare. Această listă este actualizată și completată în mod regulat, astfel încât contabilul-șef al întreprinderii și departamentul responsabil cu fluxul de documente trebuie să monitorizeze cele mai recente informații.

Dacă termenele de depozitare au fost încălcate, responsabilitatea pentru aceasta revine șefului companiei, în ciuda faptului că problema siguranței este în primul rând responsabilitatea contabilului șef. Dacă ordinea și durata depozitării sunt încălcate, compania este amendată. Pentru un funcționar, pedeapsa variază de obicei între două și trei mii de ruble. Dar dacă documentația primară nu este păstrată deloc, aceștia pot fi pedepsiți cu o amendă de cinci mii de ruble sau mai mult.