Este ușor să trimiți munca ta bună la baza de cunoștințe. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Postat pe http://www.allbest.ru/

Introducere

Așezările cu persoane responsabile au loc în aproape fiecare întreprindere și sunt foarte diverse, deoarece includ: achiziționarea numerar de piese de schimb, materiale, combustibil, rechizite de birou; plata pentru reparații minore ale echipamentelor de birou și vehiculelor; cheltuielile de deplasare pe teritoriul teritoriului Federația Rusăși în străinătate; cheltuieli de divertisment.

De regulă, în activitati practice ale oricărei întreprinderi, decontările cu persoane responsabile sunt de natură masivă și sunt asociate cu multe alte secțiuni ale contabilității, de exemplu, tranzacții cu numerar, decontări cu furnizori și contractori, tranzacții de trafic bunuri materiale etc., ceea ce determină intensitate mare a muncii și relevanță a contabilizării decontărilor cu persoane responsabile.

În procesul activităților financiare și economice, organizațiile au nevoie să utilizeze numerar pentru decontările cu angajații în călătorii de afaceri, eliberându-le fonduri în scopuri de divertisment, pentru achiziționarea de bunuri în numerar de la alte organizații sau de la indivizii, pentru plata lucrărilor efectuate, prestarea de servicii, precum și în alte scopuri economice și operaționale, pentru cheltuielile expedițiilor, părților de explorare geologică, cheltuielilor întreprinderilor și organizațiilor autorizate, inclusiv sucursalelor care nu se află într-un bilanț independent și sunt situat în afara zonei de activitate a organizației. Totodată, angajații organizației care primesc fonduri pentru aceste nevoi, în scopul contabilitate sunt numite persoane responsabile.

Principalele obiective ale contabilității decontărilor cu persoane responsabile sunt:

1. reflectarea în timp util, completă și de încredere în conturile contabile a cheltuielilor efective pentru cheltuielile de călătorie;

2. justificarea documentară pentru utilizarea sumelor contabile și justificarea includerii în costuri;

3. controlul asupra utilizării economice și raționale a fondurilor în scopuri comerciale și operaționale.

Contabilitatea cu persoane responsabile are propriile sale caracteristici. Scopul lucrării este studierea contabilității decontărilor cu persoane responsabile.

Obiectivele postului:

· studiază material teoretic, reglementări în vigoare în domeniul contabilității decontărilor cu persoane responsabile, ține la curent ultimele modificari legislatie;

· analizează activitățile unei întreprinderi operaționale în domeniul contabilității, folosind documente contabile, documente primare pentru înregistrarea mișcării fondurilor;

· acoperă cât mai larg posibil problemele contabilizării cheltuielilor de călătorie;

· înainta propuneri pentru îmbunătățirea contabilității decontărilor cu persoane responsabile.

contabilitate responsabilă călătoriile

1. Caracteristicile decontărilor cu persoane responsabile

1.1 Conceptul și contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile

Persoanele responsabile în contabilitate sunt înțelese ca angajați ai unei organizații (inclusiv lucrători cu fracțiune de normă) cărora li s-a acordat numerar din casa de marcat cu condiția depunerii unui raport privind utilizarea lor (de unde și termenul „sub raport”).

Persoanele responsabile sunt considerate a fi angajați ai organizației care au primit fonduri în avans de la casa de marcat. Bani sunt emiși în cont pentru cheltuielile viitoare de călătorie, precum și pentru plata cheltuielilor de afaceri, cheltuielilor asociate cu achiziționarea de materiale prin comerț cu amănuntul mic și pentru alte nevoi de afaceri. Acordurile cu persoane responsabile au loc în aproape fiecare întreprindere și sunt foarte diverse:

· achiziționarea de piese de schimb, materiale, combustibil în numerar, rechizite de birou, plata cheltuielilor poștale și telegrafice;

· plata reparațiilor minore ale echipamentelor de birou și vehiculelor;

· cheltuieli pentru călătorii de afaceri în Federația Rusă și în străinătate;

· cheltuieli de divertisment.

Tema reglementărilor între întreprinderi și angajați care pleacă în călătorii de afaceri, atât în ​​Rusia, cât și în alte țări, a fost destul de bine studiată și tratată în presa economică și publicațiile speciale. În plus, cheltuielile de călătorie aparțin categoriei de costuri ale întreprinderii care se află în permanență sub atenția autorităților de control.

Dar, în același timp, trebuie remarcat faptul că majoritatea publicațiilor pe acest subiect, de regulă, se rezumă la o revizuire a documentelor de reglementare actuale și o descriere a procedurii de înregistrare. documente primare. Fără îndoială, astfel de publicații au o anumită semnificație pentru un contabil practicant, deoarece contabilitatea organizată corespunzător este în mare măsură cheia unei formări de încredere. situatii financiare si, in consecinta, baza de impozitare pentru un număr de taxe.

La emiterea de fonduri, organizația este obligată să:

· determina cuantumul fondurilor contabile și perioada pentru care sunt emise;

· să primească un raport de cheltuieli de la persoana responsabilă în cel mult 3 zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost emise fondurile;

· eliberează fonduri salariatului în cont, sub rezerva unui raport complet sau pentru avansuri emise anterior;

· interzice transferul de fonduri responsabile de la un angajat la altul;

· stabilirea unei liste de persoane care pot înlocui casierii și pot primi în cont fonduri de la bancă.

Numai acei angajați ale căror nume sunt pe lista persoanelor responsabile au dreptul să primească fonduri în cont. Această listă se aprobă prin ordin al conducătorului întreprinderii. De regulă, aici sunt înscriși șoferii, menajera, secretarele, precum și acele persoane care merg adesea în călătorii de afaceri. Cu alte cuvinte, lucrătorii care ar putea avea nevoie de numerar pentru a-și îndeplini responsabilități de serviciu: șoferul - cumpără benzină, secretara - trimite mail, călătorul de afaceri - plătește hotelul.

Toți angajații întreprinderii care primesc bani în cont trebuie să respecte regulile de lucru cu numerar.

Ordinul nu trebuie doar să enumere angajații responsabili, ci și să indice cât poate primi fiecare dintre aceștia la un moment dat, pentru cât timp și când trebuie să depună rapoarte în avans la departamentul de contabilitate.

Dacă trebuie să oferiți bani unei persoane care nu este specificată în comandă, puteți întocmi un ordin separat, indicând numele și funcția angajatului, perioada pentru care i-a fost acordată suma, data cel târziu la care trebuie preda raport de cheltuieli la contabilitate etc.

Fiecare angajat al cărui nume este inclus în lista persoanelor responsabile trebuie să fie familiarizat cu ordinul împotriva primirii și, dacă este necesar, regulile pe care trebuie să le respecte atunci când primește numerar și raportează pentru acesta trebuie explicate.

În cursul activităților lor, aproape fiecare contabil se confruntă cu problema contabilizării și impozitării corecte a cheltuielilor de călătorie. În același timp, apar adesea întrebări, în special ce ar trebui luat în considerare călătorie de afaceri; care este procedura de detașare a angajaților unei întreprinderi care lucrează cu fracțiune de normă sau prestează muncă în baza unor contracte civile; ce documente de reglementare, afectând problemele cheltuielilor de călătorie, este necesar să ne ghidăm în prezent.

În acest caz, organizația poate emite fonduri către persoane responsabile în următoarele scopuri: pentru nevoi economice; pentru cheltuieli de deplasare; pentru plata cheltuielilor de divertisment.

1.2 Contabilitatea cheltuielilor de divertisment

Cheltuielile de reprezentare sunt costurile unei organizații pentru primirea și deservirea reprezentanților altor organizații care participă la negocieri pentru stabilirea și menținerea cooperării, precum și participanții care sosesc la ședințele consiliului (consiliului) organizației.

Cheltuielile de divertisment includ următoarele costuri: pentru o recepție oficială (mic dejun, prânz, cină sau alt eveniment similar) a reprezentanților altor organizații; privind suportul de transport pentru reprezentanții altor organizații legate de livrarea acestora la locul întâlnirii și retur; serviciu bufet pentru persoanele care participă la întâlnire în timpul negocierilor; să plătească pentru serviciile traducătorilor care nu fac parte din personalul organizației.

Această listă este exhaustivă. Prin urmare, costurile organizării de divertisment și recreere, plata vizelor, precum și plata pentru cazarea negociatorilor nu sunt cheltuieli de divertisment.

Întreprinderile stabilesc în mod independent procedura de cheltuire a fondurilor pentru reprezentare și confirmarea documentară a acestora. Pentru a desfășura cu succes negocierile cu partenerii de afaceri, atunci când se țin adunări ale acționarilor, se primesc diverse delegații, este adesea necesar să se suporte anumite cheltuieli. Astfel de cheltuieli se numesc cheltuieli reprezentative.

Cheltuielile de divertisment includ cheltuieli pentru:

· primirea și (sau) serviciul oficial pentru reprezentanții altor organizații care participă la negocieri în vederea stabilirii și (sau) menținerii cooperării reciproce, precum și participanților care sosesc la ședințele consiliului de administrație (consiliu) sau alt organ de conducere al contribuabilului; , indiferent de locaţia acestor evenimente ;

· organizarea unei recepții oficiale (mic dejun, prânz sau alt eveniment similar) pt persoane specificate, precum și funcționarii organizației de contribuabili care participă la negocieri;

· serviciu de transport livrarea acestor persoane la locul evenimentului reprezentativ și (sau) ședinței organului de conducere și înapoi;

· serviciu de bufet în timpul negocierilor;

· plata pentru serviciile traducătorilor care nu fac parte din personalul contribuabilului pentru a furniza traduceri în timpul evenimentelor de divertisment.

Compoziția cheltuielilor de divertisment ale contribuabilului este determinată de clauza 2 a art. 264 Codul fiscal al Federației Ruse. În comparație cu lista cheltuielilor de divertisment determinată de rezoluție în scopuri contabile, tipurile acestor cheltuieli din Codul fiscal al Federației Ruse sunt limitate: nu includ plățile hoteliere atât pentru liderii, cât și pentru membrii delegațiilor și persoanele însoțitoare, mese ( diurnă), cheltuieli culturale, casnice și alte cheltuieli, achiziționarea de suveniruri. Legislația fiscală nu include cheltuielile pentru organizarea de divertisment, recreere, prevenire și tratare a bolilor participanților la evenimente de divertisment ca cheltuieli de divertisment.

Conform clauzei 2 a articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse, cheltuielile de divertisment în perioada de raportare (de impozitare) sunt incluse în alte cheltuieli într-o sumă care nu depășește 4 la sută din cheltuielile contribuabilului pentru salariile pentru această perioadă (de impozitare) de raportare .

Cheltuielile de divertisment se referă la cheltuielile asociate cu producția și vânzările, prin urmare, pe lângă îndeplinirea cerințelor uzuale la întocmirea documentelor justificative, este necesar să se justifice că cheltuielile efectuate sunt legate de activitățile de afaceri ale instituției.

Costurile organizării unui eveniment de ospitalitate pot fi semnificative. Prin urmare, este important să pregătiți corect documentele pentru acele cheltuieli care pot fi contabilizate efectiv ca cheltuieli reprezentative. Acest lucru vă va ajuta să economisiți taxe (evitați plata impozitului pe venit de 20% pe aceste cheltuieli) și să evitați probleme cu autoritățile de reglementare sub formă de reclamații, amenzi și penalități.

Trebuie să porniți de la trei principii de bază pentru contabilizarea cheltuielilor de divertisment:

· formalitatea evenimentului;

· fezabilitatea economică a cheltuielilor efectuate;

· Dovada documentară a cheltuielilor efectuate.

Cheltuieli documentate înseamnă cheltuieli confirmate de:

· documente întocmite în conformitate cu legislația Federației Ruse, sau

· documente întocmite în conformitate cu obiceiurile comerciale aplicate în țara străină pe teritoriul căreia au fost efectuate cheltuielile relevante și (sau)

· documente care confirmă indirect cheltuielile efectuate.

În art. 9 Legea federală din data de 06.12.2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” prevede că fiecare fapt al vieții economice este supus înregistrării cu un document contabil primar, care trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

· denumirea documentului;

· data întocmirii documentului;

· Nume entitate economică cine a întocmit documentul;

· valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a unui fapt de viață economică, indicând unitățile de măsură;

· denumirea funcției persoanei (persoanelor) care a finalizat tranzacția, operațiunea și care este responsabilă (responsabilă) de corectitudinea executării acesteia, sau denumirea funcției persoanei (persoanelor) responsabile de exactitatea executarea evenimentului;

· semnăturile persoanelor care indică numele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Lista documentelor care servesc drept confirmare a cheltuielilor de divertisment:

· ordinul (instrucțiunea) conducătorului organizației de a efectua cheltuieli în scop de reprezentare;

· Estimarea cheltuielilor de divertisment;

· documente primare pentru bunurile achiziționate și plata serviciilor necesare organizării unui eveniment reprezentativ;

· un raport privind cheltuielile pentru un eveniment reprezentativ (puteți raporta mai multe evenimente simultan într-un singur document), care reflectă:

· scopul și rezultatele evenimentului,

· suma cheltuielilor pentru divertisment,

· precum și alte date necesare.

În plus, toate cheltuielile enumerate în raport trebuie confirmate prin documente primare relevante.

1.3

Cheltuielile de călătorie apar din plata cheltuielilor către un angajat al unei întreprinderi trimis într-o călătorie de afaceri. O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat într-o altă zonă pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanentă, la ordinul angajatorului. Totodată, călătoriile de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă se desfășoară pe șosea sau are caracter de călătorie nu sunt recunoscute drept călătorii de afaceri.

Doar un angajat cu normă întreagă al organizației cu care are contract poate fi trimis într-o călătorie de afaceri. contract de munca. O deplasare in alta localitate a angajatului cu care este contractat contract civil(de exemplu, un contract sau o misiune) nu este considerată o călătorie de afaceri.

În conformitate cu legislația în vigoare, un lucrător detașat este plătit: costuri de angajare spații rezidențiale; cheltuieli de călătorie către și de la călătoria de afaceri; diurna; alte cheltuieli (de exemplu, plata servicii de comunicare sau poștă). Pentru a plăti astfel de cheltuieli, angajatului i se acordă un avans înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri.

Pentru ca o organizație să reflecte corect acordurile cu persoane responsabile atunci când călătoresc în scop de afaceri, este necesar să se țină seama de:

· scopul călătoriei;

· cine pleacă într-o călătorie de afaceri;

· locul călătoriei de afaceri;

· durata călătoriei de afaceri;

· ce cheltuieli pot fi suportate de un angajat într-o călătorie de afaceri;

· condiții pentru călătoriile de afaceri în afara Rusiei;

· procedura de înregistrare a unei călătorii de afaceri;

· procedura de contabilizare a cheltuielilor de călătorie de afaceri în scopuri fiscale.

Scopul călătoriei de afaceri determină clasificarea acesteia și procedura de repartizare a cheltuielilor efectuate de salariatul detașat. Pe baza acestui fapt, călătoriile de afaceri pot fi împărțite în afaceri și non-muncă.

În conformitate cu art. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, o călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent. Deplasările de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum sau are caracter de călătorie nu sunt recunoscute drept călătorii de afaceri.

O călătorie de afaceri efectuată în conformitate cu procedura stabilită se referă și la deplasările angajaților care au legătură cu:

· achiziționarea de articole de stoc, ale căror costuri sunt luate în considerare ca parte a costurilor de achiziție și de depozit și sunt incluse în costul de achiziție a stocurilor;

· efectuarea de lucrări cu caracter capital, ale căror costuri sunt luate în considerare ca parte a altor costuri de capital și sunt incluse în valoarea de inventar a proiectului de construcție;

· formarea și formarea avansată a lucrătorilor, ale căror costuri sunt luate în considerare ca parte a bugetului pt cheltuieli generale;

· participarea la adunările generale acționarii companiilor la care organizația deține acțiuni, cheltuielile pentru care se referă la călătorii de afaceri și sunt luate în considerare ca parte a devizului pentru nevoile generale de afaceri;

· alte nevoi similare.

Procedura și cuantumul rambursării cheltuielilor aferente călătoriilor de afaceri sunt stabilite prin convențiile colective sau reglementările locale ale organizației. În același timp, cuantumul rambursării pentru cheltuielile legate de călătoriile de afaceri nu poate fi mai mic decât suma stabilită de Guvernul Federației Ruse pentru organizațiile finanțate de la bugetul federal.

Călătoriile de afaceri, al căror scop este activitățile care nu au legătură cu producția, sunt non-producție. Cheltuielile pentru aceste călătorii de afaceri sunt anulate din surse vizate și incluse în rezultatele financiare. Astfel de deplasări de afaceri includ călătoriile angajaților legate de tratament, întreținere, transfer de facilități neproducție etc.

Orice companie poate, mai devreme sau mai târziu, să fie nevoită să trimită un angajat într-o călătorie de afaceri*.

*În conformitate cu articolul 166 din Codul muncii, o călătorie de afaceri este o deplasare a unui salariat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent.

Deplasările de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum sau are caracter de călătorie nu sunt recunoscute drept călătorii de afaceri.

Specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri este stabilit de Regulamentul „Cu privire la specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri”, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008. nr. 749.

În același timp, contribuabilii trebuie să rețină că garanțiile și compensațiile prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, inclusiv cele legate de călătoriile de afaceri, se aplică numai angajaților care au încheiat un contract de muncă cu organizația.

Salariații care lucrează în temeiul unui acord GPC nu sunt supuși normelor legislației muncii și altor acte care conțin norme ale dreptului muncii în conformitate cu prevederile articolului 11 din Codul muncii.

O regulă similară este cuprinsă în paragraful 2 al Rezoluției nr. 749:

Angajații care au o relație de muncă cu angajatorul sunt trimiși în călătorii de afaceri.

În consecință, dacă un angajat lucrează pentru o companie în baza unui acord GPC, atunci trimiterea lui într-o călătorie în scopuri oficiale nu este o călătorie de afaceri. Aceasta înseamnă că organizația nu are obligația de a compensa un astfel de angajat pentru cheltuielile de călătorie.

Prin urmare, pentru a nu crește prețul contractului GPC (suma remunerației) cu suma cheltuielilor asociate călătoriei de afaceri, precum și pentru a nu plăti taxe „în plus”, posibilitatea de a plăti despăgubiri revine executorului atribuirea trebuie să fie prevăzută în acordul GPC.

Atat in fiscal cat si in contabilitate atunci cand reflecta tranzactii comerciale legate de călătoriile de afaceri, apar o întreagă gamă de sarcini și probleme pe care departamentul de contabilitate trebuie să le rezolve.

Trimiterea angajaților în călătorii de afaceri face parte din relația de muncă dintre angajați și organizație.

Capitolul 24 din Codul Muncii este consacrat acestei probleme.

În conformitate cu acest capitol, este necesar să se aplice o procedură specială de calcul a salariilor cu angajații care călătoresc. La urma urmei, atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, este garantat să păstreze:

· locuri de muncă (posturi),

· câștigul mediu, precum și rambursarea cheltuielilor asociate unei călătorii de afaceri în conformitate cu prevederile articolului 167 din Codul Muncii al Federației Ruse.

În articol se vor discuta normele legislației actuale care reglementează procedura de înregistrare și contabilizare a tranzacțiilor comerciale legate de trimiterea angajaților în călătorii de afaceri.

CERINȚE ALE LEGISLAȚIEI ACTUALE PENTRU PROCEDURA DE execuție a călătoriilor oficiale de afaceri

În conformitate cu cerințele articolului 168 din Codul muncii, în cazul în care este trimis într-o călătorie de afaceri, angajatorul este obligat să despăgubească salariatul pentru:

· cheltuieli de călătorie către și de la destinație;

· cheltuieli pentru închirierea spațiilor de locuit;

· diurna - costuri suplimentare legate de locuirea în afara locului de reședință permanentă;

· alte cheltuieli efectuate de angajat cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului.

Pe lângă cele de mai sus, cheltuielile de călătorie includ:

· cheltuieli de deplasare la aeroport sau gară la locurile de plecare, destinație sau transferuri,

· costuri de transport bagaj,

· cheltuieli pentru plata serviciilor de comunicații,

· cheltuieli pentru obținerea și înregistrarea unui pașaport străin de serviciu, vize și alte documente de călătorie,

· taxe pentru dreptul de intrare sau de tranzit al transportului auto,

· cheltuieli pentru înregistrarea obligatorii asigurare de sanatate,

· costuri asociate schimbului moneda numerar sau un cec bancar pentru numerar în valută străină,

· taxe de servicii aeroportuare, comisioane,

· alte plăți și taxe obligatorii.

Procedura și cuantumul rambursării cheltuielilor aferente călătoriilor de afaceri sunt stabilite printr-un contract colectiv sau reglementări locale.

Astfel, Codul Muncii nu sunt stabilite standarde plăți compensatorii pentru rambursarea cheltuielilor de călătorie.

Angajatorii au dreptul de a stabili în mod independent într-un contract colectiv sau o reglementare locală (de exemplu, reglementări privind călătoriile de afaceri), procedura și valoarea rambursării cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri, inclusiv valoarea diurnei plătite.

Salariații sunt trimiși în deplasări de afaceri din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini sarcini oficiale în afara locului de muncă permanent (clauza 3 din Rezoluția nr. 749).

În conformitate cu paragraful 6 din Rezoluția nr. 749, scopul călătoriei de afaceri a angajatului este determinat de șeful organizației de trimitere și este indicat în atribuirea postului, care este aprobată de angajator.

Un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri în afara Federației Ruse din ordinul angajatorului fără a emite un certificat de călătorie, cu excepția cazurilor de călătorii de afaceri în statele membre CSI cu care au fost încheiate acorduri interguvernamentale, în baza cărora autoritățile de frontieră nu notează trecerea frontierei de stat în documentele de intrare și ieșire ( clauza 15 din Rezoluția nr. 749).

Durata efectivă a șederii angajatului la locul călătoriei de afaceri este determinată de documentele de călătorie prezentate de angajat la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri.

Dacă un angajat călătorește la locul de călătorie de afaceri și (sau) se întoarce la locul de muncă pe transport personal(autoturism, motocicletă) durata efectivă a șederii la locul călătoriei de afaceri este indicată într-un memoriu, care este prezentat de angajat la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri la angajator împreună cu documentele justificative care confirmă utilizarea transportului specificat pentru călătorie la locul călătoriei de afaceri și retur ( borderoul de parcurs, facturi, chitanțe, încasări în numerar etc.).

(clauza 7, astfel cum a fost modificată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 N 1595)

Momentan pentru documentare pentru tranzacțiile de afaceri legate de călătoriile de afaceri, se folosesc formulare unificate, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004. Nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară a muncii și plata acesteia”:

1. Nr. T-9 „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri”,

2. Nr. T-9a „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea lucrătorilor într-o călătorie de afaceri”,

se emite la trimiterea unui angajat (angajați) într-o călătorie de afaceri. Completat pe baza unei atribuiri de post (formular T-10a).

Perioada de depozitare a acestor documente este de 5 ani (pentru termen lung călătorii de afaceri în străinătate- 10 ani).

3. Nr. T-10 „Certificat de călătorie”,

servește la confirmarea timpului petrecut într-o călătorie de afaceri. Certificatul indică ora sosirii salariatului la destinație, precum și ora plecării. Acest document se emite pe baza unui ordin de expediere în călătorie de afaceri (formular T-9) și certificat de partea care primește.

Perioada de păstrare a certificatelor este de 5 ani (pentru călătoriile de afaceri în Nordul Îndepărtat și zone echivalente - 75 de ani).

4. Nr. T-10a „Misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”,

conține informații despre scopul călătoriei angajatului și rezultatele sale finale. Este baza pentru emiterea unei comenzi în formularul T-9 și servește la confirmarea justificării economice a cheltuielilor de călătorie de afaceri.

Perioada de stocare pentru misiunile și rapoartele oficiale este de 5 ani (pentru călătoriile de afaceri pe termen lung în străinătate - 10 ani).

DURATA CĂLĂTORII DE AFACERI

În conformitate cu paragraful 4 din Rezoluția nr. 749, durata călătoriei de afaceri este determinată de angajator, ținând cont de volumul, complexitatea și alte caracteristici ale misiunii oficiale.

În acest caz, ziua plecării într-o călătorie de afaceri este considerată a fi data plecării:

· trenuri,

· avion,

· autobuz,

· alta vehicul

de la locul de muncă permanent al călătorului de afaceri, iar în ziua sosirii din călătoria de afaceri - data sosirii vehiculului specificat la locul de muncă permanent.

Când un vehicul este trimis înainte de 24 de ore inclusiv, ziua plecării pentru o călătorie de afaceri este considerată ziua curentă, iar de la 00 ore și mai târziu - a doua zi.

Daca o statie, debarcader sau aeroport se afla in afara unei zone populate, se ia in considerare timpul necesar deplasarii catre statie, debarcader sau aeroport.

În mod similar se stabilește ziua în care salariatul ajunge la locul său de muncă permanent.

Problema prezenței unui angajat la locul de muncă în ziua plecării într-o călătorie de afaceri și în ziua sosirii dintr-o călătorie de afaceri se rezolvă de comun acord cu angajatorul.

Când un angajat călătorește de pe teritoriul Federației Ruse, data trecerii frontierei de stat a Federației Ruse este inclusă în zilele pentru care se plătesc diurne pe valuta straina, iar atunci când călătoriți pe teritoriul Federației Ruse, data trecerii frontierei de stat a Federației Ruse este inclusă în zilele pentru care diurnele sunt plătite în ruble.

Datele de trecere a frontierei de stat a Federației Ruse sunt determinate de semnele autorităților de frontieră din pașaport.

PLATA CHELTUIELILOR ASOCIATE CĂLĂTORII LA BIROUL UNUI ANGAJAT

În conformitate cu paragraful 10 din Rezoluția nr. 749, atunci când un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, i se acordă un avans în numerar pentru plata cheltuielilor:

· pe parcurs,

· închirierea unui spațiu de locuit,

· diurnă.

Totodată, salariatului i se rambursează diurnele pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri, inclusiv (clauza 11 din Hotărârea nr. 749):

· weekenduri și zile nelucrătoare sărbători,

· zile pe drum (inclusiv în timpul opririlor forțate pe parcurs).

Plata diurnei, precum și rambursarea cheltuielilor de călătorie, pot fi efectuate de către organizație atât în ​​numerar, cât și în alte forme.

În cazul emiterii de numerar de la casieria unei întreprinderi, un angajat care pleacă într-o călătorie de afaceri, în calitate de persoană responsabilă, este obligat să întocmească o cerere scrisă sub orice formă pentru emiterea de sume contabile.

Această aplicație trebuie să conțină o notă scrisă de mână de la șeful companiei despre suma numerarului și perioada pentru care este emisă.

Cererea trebuie, de asemenea, datată și semnată de șeful companiei.

În prezent, companiile folosesc din ce în ce mai mult mijloace fără numerar pentru decontările cu persoane responsabile. Și când angajații sunt într-o călătorie de afaceri, plăți fără numerar devin deosebit de relevante.

Cu toate acestea, atunci când transferați sume responsabile în „salarii” carduri de plastic angajații pot experimenta anumite riscuri fiscale.

Ele sunt asociate cu recalificarea fondurilor transferate ca răspunzătoare la salarii.

Atunci când efectuează un audit, autoritățile fiscale pot percepe sume suplimentare pentru aceste sume. prime de asigurare, impozitul pe venitul persoanelor fizice, penalități și amenzi.

Pentru a evita conflictele cu autoritatile fiscaleși să minimizeze riscurile fiscale, organizațiile se pot proteja în următoarele moduri:

Reflectați în politica contabila pentru contabilitate şi contabilitate fiscală organizațiile abilitatea de a transfera fonduri fără numerar pentru emiterea de sume contabile folosind orice detalii ale angajaților.

Indicați clar scopul plății ca „transfer de fonduri responsabile” și insistați asupra poziției dvs. dacă banca de servicii va încerca să schimbe scopul plății.

Păstrați evidența rapoartelor anticipate și a documentelor justificative atașate acestora în timp util și complet.

Când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri în teritorii de 2 sau mai multe ţări străine diurnele pentru ziua trecerii frontierei dintre state se plătesc în valută conform standardelor stabilite pentru statul în care este trimis salariatul (clauza 18 din Hotărârea nr. 749).

Dacă un angajat se îmbolnăvește în timpul șederii sale într-o călătorie de afaceri, atunci el:

cheltuielile pentru închirierea spațiilor de locuit sunt rambursate (cu excepția cazurilor în care angajatul detașat este supus unui tratament internat),

diurnele se plătesc pe toată perioada până când acesta nu poate, din motive de sănătate, să înceapă îndeplinirea misiunii oficiale care i-a fost atribuită sau să se întoarcă la locul de reședință permanentă.

În timpul perioadei de invaliditate temporară, angajatul primește beneficii de invaliditate temporară în conformitate cu legislația Federației Ruse.

În acest caz, invaliditatea temporară trebuie documentată în modul prescris (clauza 25 din Rezoluția nr. 749).

DOVADA DOCUMENTARĂ A CHELTUIELILOR DE CĂLĂTORIE

În conformitate cu paragraful 24 din Hotărârea nr. 749, rambursarea altor cheltuieli aferente călătoriilor de afaceri în cazurile, procedurile și sumele stabilite printr-un contract colectiv sau reglementări locale se efectuează la prezentarea documentelor care confirmă aceste cheltuieli.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, salariatul este obligat să furnizeze angajatorului în termen de 3 zile lucrătoare (clauza 26 din Hotărârea nr. 749):

un raport în avans asupra sumelor cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri, precum și să efectueze o plată finală a avansului în numerar pentru cheltuieli de călătorie eliberat acestuia înainte de plecarea în călătoria de afaceri.

La raportul de avans se anexează următoarele documente, întocmite în mod corespunzător:

· despre închirierea spațiilor rezidențiale,

· confirmarea cheltuielilor de călătorie (inclusiv prima de asigurare pentru obligatoriu asigurare personală pasageri în transport, plata serviciilor pentru eliberarea documentelor de călătorie și asigurarea lenjeriei de pat în trenuri),

· despre alte cheltuieli legate de călătoria de afaceri;

· raport asupra muncii efectuate într-o călătorie de afaceri, convenit cu managerul unitate structurală angajator, în scris.

În conformitate cu articolul 252 Cod fiscal, cheltuielile organizației trebuie să fie justificate și documentate. Această cerință se aplică și cheltuielilor de călătorie suportate de organizație.

Mai jos vom analiza câteva Scrisori de la Ministerul de Finanțe privind documentele care confirmă cheltuielile asociate călătoriilor de afaceri.

1. Documente care confirmă costurile de plată a documentelor de călătorie (bilete) și a serviciilor hoteliere.

În scrisoarea sa din 10 noiembrie 2011. Nr.03-03-07/51, Ministerul Finanțelor a indicat o listă de documente necesare pentru confirmarea costurilor achitării documentelor de călătorie de către angajații detașați.

„Când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri, documentele care confirmă cheltuielile sale pentru plata biletelor și (sau) serviciilor hoteliere sunt:

· verificarea echipamentelor de marcat;

· alunecări, verificări ale terminalelor electronice la efectuarea operațiunilor de utilizare card bancar, al cărui titular este salariatul;

· confirmare instituție de credit, în care a fost deschis un cont bancar pentru angajat, prevăzând tranzacții cu card bancar, s-a efectuat o tranzacție de plată;

· sau alt document care confirmă plata efectuată, întocmit pe un formular aprobat raportare strictă.»

Vă rugăm să rețineți: angajații detașați nu trebuie să uite de documentele care confirmă plata cheltuielilor efectuate (chitanțe și borderouri de casă).

2. Cum se confirmă cheltuielile dacă sunt emise documente de călătorie electronice.

Procedura de confirmare a cheltuielilor la emiterea biletelor electronice este dezvăluită în Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 27 februarie 2012. Nr.03?03?07/6: „În cazul eliberării documentelor de călătorie cu bilete electronice de pasageri, este necesar să se țină cont de faptul că, în conformitate cu clauza 2 din Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 8 noiembrie 2006 Nr. 134 „Cu privire la stabilirea formei biletului electronic de pasager și a înregistrării bagajelor în aviația civilă” ruta/primirea biletului electronic de pasager și a bonului de bagaj (extras din sistemul informatic automatizat pentru înregistrarea transportului aerian) este un document de strictă responsabilitate și este folosit pentru organizații și antreprenori individuali plăți în numerar și (sau) plăți cu carduri de plată fără utilizarea echipamentului de casă de marcat.

Astfel, dacă un bilet de avion a fost achiziționat în formă nedocumentată (bilet electronic), atunci documentele justificative care confirmă costurile achiziției biletului de avion în scopuri fiscale sunt cele generate automat. sistem informaticînregistrarea rutei/primirii de transport aerian document electronic(bilet de avion) ​​pentru pe hârtie, care indică costul zborului, o carte de îmbarcare care confirmă zborul persoanei responsabile pe ruta specificată în biletul electronic.”

3. Ce documente sunt necesare pentru a confirma cheltuielile sub formă de diurne eliberate unui angajat detașat.

Cheltuielile sub formă de diurnă pot fi confirmate printr-un certificat de călătorie. Tocmai acesta este punctul de vedere la care adera Ministerul Finanțelor în Scrisoarea sa din 11 noiembrie 2011. Nr 03-03-06/1/741.

„Hotărârea Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749 a aprobat Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri (denumite în continuare Regulamente).

În conformitate cu paragraful 11 ​​din Regulament, cheltuielile suplimentare asociate locuirii în afara locului de reședință (diurne) sunt rambursate angajatului pentru fiecare zi a unei călătorii de afaceri, inclusiv weekend-urile și vacanțele nelucrătoare, precum și pentru zile în traseu, inclusiv în timpul unei opriri forțate pe parcurs, ținând cont de dispozițiile prevăzute la alin. 18 din Regulament.

Potrivit paragrafului 7 din Regulament, în baza deciziei angajatorului, salariatului i se eliberează un certificat de călătorie care confirmă perioada șederii sale într-o călătorie de afaceri (data sosirii la punctul (punctele) de destinație și data plecării din acesta (de la acestea)), cu excepția cazurilor specificate la paragraful 15 din Regulament.

Ținând cont de faptul că diurna este rambursată salariatului pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri și, în același timp, durata șederii în călătoria de afaceri este confirmată printr-un certificat de călătorie, considerăm că cheltuielile în forma a diurnei poate fi confirmată printr-un certificat de călătorie. În același timp, nu este necesară furnizarea de cecuri și chitanțe care confirmă cheltuirea salariatului cu diurna.”

1.4 Uinclusiv cheltuielile de exploatare

Întreprinderile aflate în desfășurare activități financiare și economice pot emite anumite sume angajaților lor în scopul raportării.

Sumele contabile sunt avansuri de numerar emise de o întreprindere din casa de marcat pentru cheltuieli administrative și de afaceri, cheltuieli pentru achiziționarea de piese de schimb, cheltuieli pentru călătorii de afaceri, călătorii pentru concedii plătite, precum și diverse lucrări, servicii de implementare a activităților operaționale ale întreprinderii. În astfel de cazuri, angajatului i se acordă de obicei numerar sub responsabilitatea sa (responsabilă) pentru a efectua anumite acțiuni în numele organizației.

Numerar sunt emise ca raport pentru cheltuieli administrative și de afaceri.

Cheltuielile administrative sunt costuri generale neproductive asociate cu întreținerea serviciilor administrative și gestionarea întreprinderii în ansamblu.

Cheltuielile administrative includ cheltuieli de birou, poștă și telegraf, achiziții de materiale prin comerț cu amănuntul mic, achiziții de produse agricole și cheltuieli pentru alte nevoi de exploatare.

Numerar poate fi eliberat angajaților de la casieria organizației:

· fie pentru raportarea economică și cheltuieli de exploatare;

· sau în scopul rambursării cheltuielilor efectuate de angajat din fonduri personale pentru nevoile organizației (prin decizie a șefului organizației).

Cheltuielile casnice includ costurile de achiziție de articole de papetărie sau rechizite de uz casnic, materiale, benzina la benzinarii, plata reparatiilor minore etc.

Documentele justificative principale care confirmă cheltuirea fondurilor responsabile sunt: bon de vânzare magazin; facturi; încasări în numerar; chitanțe pentru încasări de numerar; certificate de munca prestata, servicii prestate; facturi; documente de călătorie; acte de cumpărare a bunurilor materiale de la persoane fizice.

La emiterea de bani în cont pentru achiziționarea de bunuri și materiale de la persoană juridică trebuie să eliberați o împuternicire și să o înregistrați în jurnalul de împuterniciri emise. Eliberarea de împuterniciri persoanelor care nu lucrează în organizație nu este permisă.

2. Procedura de documentare a decontărilor cu persoane responsabile

Exemplul 1. Contabilitatea cheltuielilor de divertisment

În aprilie 2006, agenția de turism Vesta-Tour SRL a purtat negocieri de afaceri cu reprezentanții Letur SRL, în urma cărora s-a ajuns la un acord privind organizarea de activități comune. Vesta-Tour LLC a organizat o cină oficială la restaurant, al cărei cost a fost de 11.800 de ruble. (inclusiv TVA). Factura de restaurant a fost plătită de persoana responsabilă responsabilă de întâlnirea oficială.

La deservirea participanților la întâlnire a fost plătită factura organizației de transport pentru serviciile prestate. Suma facturii servicii de transport s-a ridicat la 1180 de ruble. (inclusiv TVA - 180 de ruble). Serviciile organizației de transport au fost plătite din contul curent. Au factura.

În contabilitatea Vesta-Tour LLC, contabilul va efectua următoarele înregistrări:

DEBIT 26 CREDIT 71

11.800 de ruble. - a fost acceptat un raport în avans privind cheltuielile de divertisment (pranz la restaurant);

DEBIT 26 CREDIT 76 subcont „Decontari cu organizarea transportului”

1000 de ruble. (1180 - 180) - luate în considerare ca cheltuieli reprezentative de transport;

DEBIT 19 CREDIT 76 subcont „Decontari cu organizarea transportului”

180 de ruble. - TVA reflectat;

DEBIT 76 subcont „Decontari cu organizare de transport” CREDIT 51

1180 rub. - a fost achitată factura pentru servicii de transport.

Să presupunem că în ianuarie-aprilie 2006 costurile cu forța de muncă ale agenției de turism s-au ridicat la 235.000 de ruble. Astfel, standardul pentru cheltuielile de divertisment care poate fi luat în considerare în scopul impozitului pe profit este egal cu:

235.000 RUB x 4% = 9400 rub.

Și în cazul nostru, agenția de turism a cheltuit 12.800 de ruble pentru recepția oficială. (11.800 + 1000).

Astfel, suma cheltuielilor excedentare care nu reduce profitul impozabil va fi egală cu:

12.800 de ruble. - 9400 rub. = 3400 rub.

TVA „intrată” pentru cheltuielile excedentare, care nu este deductibilă din buget, va fi:

180 de ruble. : 12.800 de ruble. x 3400 rub. = 47,81 rub.

În contabilitatea Vesta-Tour LLC, contabilul va reflecta:

DEBIT 91 subcontul „Alte cheltuieli” CREDIT 19

47,81 RUB - TVA-ul pentru cheltuielile de divertisment excedentare este anulat (fără a reduce profitul impozabil);

DEBIT 68 subcont „Calcule TVA” CREDIT 19

132,19 RUB (180 - 47,81) - depus spre deducere din buget a TVA la cheltuielile de divertisment in cadrul standardului.

Exemplul 2.Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile pentru sumele emise pentru cheltuieli de deplasare

Organizația Alpha LLC l-a emis persoanei responsabile E.V. Plată în avans Ivanova în valoare de 5.000 de ruble. S-au cheltuit 3800 de ruble. Dintre acestea: bilet de cale ferată în valoare de 2 buc. (1600 de ruble X 2), alte cheltuieli (în loc de diurnă) în valoare de 600 de ruble. Soldul necheltuit al fondurilor în valoare de 1200 de ruble a fost depus în casa de marcat.

DEBIT 71 CREDIT 50

5.000 de ruble. numerar a fost eliberat de la casa de marcat către o persoană responsabilă

DEBIT 26 CREDIT 71

3.800 RUB (1600+1600+600) cheltuieli efectuate de persoana responsabilă

DEBIT 50 CREDIT 71

1.200 de ruble. fondurile necheltuite sunt depuse în casa de marcat

Concluzie

In aceasta munca de curs Sunt luate în considerare elementele de bază ale contabilității decontărilor cu persoane responsabile. Sunt determinate principalele direcții de cheltuire a sumelor contabile: pentru nevoile de afaceri, pentru cheltuielile de călătorie și divertisment.

Sunt luate în considerare principalele documente și reglementări primare utilizate la întocmirea decontărilor cu persoanele responsabile în contabilitate.

Principalul document primar care reflectă decontări cu persoane responsabile este raportul în avans. Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile se efectuează pe contul activ-pasiv 71.

Principalele erori care apar la întreprinderi la procesarea decontărilor cu persoane responsabile sunt asociate cu nerespectarea standardelor de întocmire a documentelor justificative care confirmă cheltuielile persoanei responsabile; absența documentelor primare necesare care reglementează cuantumul cheltuielilor efectuate, precum și legalitatea persoanei responsabile de a efectua aceste cheltuieli, ceea ce duce la erori deliberate sau accidentale în determinarea bazei de impozitare la calculul impozitului pe venit, TVA, și venitul personal; taxa.

Postat pe Allbest.ru

...

Documente similare

Reguli generale decontări cu persoane responsabile. Emiterea și contabilizarea sumelor contabile. Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile pentru sumele emise pentru cheltuieli de deplasare. Fundamentele analitice și contabilitate sintetică. Jurnalul tranzacțiilor comerciale.

lucrare de curs, adăugată 26.08.2010


Contabilitatea cheltuielilor de exploatare. Reglementarea reglementară a decontărilor cu persoane responsabile. Metodologie de contabilizare a sumelor contabile emise pentru cheltuieli de afaceri, de exploatare și de călătorie. Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile în Tari-Avto LLC.

lucru curs, adăugat 11.11.2010


Contabilitatea cheltuielilor de divertisment, a decontărilor cu persoane responsabile pentru sumele emise pentru cheltuieli de călătorie, cheltuieli operaționale și economice, pentru călătorii de afaceri în Federația Rusă și în străinătate. Plata pentru reparații minore la echipamente de birou și vehicule.

lucrare curs, adaugat 23.12.2008


Caracteristici ale contabilității decontărilor cu persoane responsabile. Organizarea decontărilor cu persoane responsabile. Corespondența conturilor. Contabilitatea cheltuielilor de afaceri. Contabilitatea sumelor contabile pentru alte cheltuieli. Tranzacții cu cheltuieli de călătorie și afaceri.

articol, adăugat 25.04.2007


Reglementarea normativă și legislativă a contabilității decontărilor cu persoane responsabile. Procedura de emitere a banilor în cont. Cerințe pentru documentele de procesare a decontărilor cu persoane responsabile. Îmbunătățirea contabilității decontărilor cu persoane responsabile.

lucrare curs, adăugată 15.04.2015


Fundamente teoretice contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile, reglementări legale în Federația Rusă. Contabilitatea cheltuielilor de călătorie, afaceri și divertisment. Principalele caracteristici ale fiscalității și contabilității fiscale a decontărilor cu persoane responsabile.

lucrare curs, adaugat 14.03.2012


Informaţii teoretice despre organizaţie şi reglementare legală decontări cu persoane responsabile. Caracteristici de contabilitate și contabilitate fiscală a decontărilor cu persoane responsabile. Programare audit intern folosind exemplul OJSC Borma.

teză, adăugată 11.04.2010


Analiza esenței și conținutului contabilității decontărilor cu persoane responsabile în condiții economie de piata. Caracteristici ale contabilității analitice și sintetice a decontărilor cu persoane responsabile. Audit decontari cu persoane responsabile in Alexandrit SRL.

teză, adăugată 25.11.2014


Acte de reglementare în domeniul contabilității decontărilor cu persoane responsabile, revizuirea modificărilor în legislație. Studierea problemelor de contabilizare a cheltuielilor de călătorie. Documentarea tranzacțiilor comerciale pentru contabilizarea decontărilor cu persoane responsabile.

lucrare curs, adaugat 06.12.2014


Decontări cu persoane responsabile ca obiect de control. Caracteristici de păstrare a evidenței decontărilor cu persoane responsabile scena modernă. Mișcarea fondurilor emise în cont, documentația acestora. Contabilitatea cheltuielilor de afaceri și de călătorie.

Toți numerar circulatia banilorîn Federația Rusă sunt reglementate de două instrucțiuni ale Băncii Rusiei în 2013 și 2014. Și dacă este cuprinzător în natură și reglementează circulația numerarului pe întreg teritoriul Federației Ruse, atunci este, de fapt, un regulament disciplina de numerar la intreprinderi. Aceasta act normativ stabileşte procedura decontărilor cu persoanele responsabile. Și a introdus inovații care au influențat foarte mult ideea de sume contabile.

Cum sunt emise fondurile responsabile?

Fondurile responsabile sunt acele fonduri pentru care trebuie să contabilizați. De aceea, după expirarea perioadei pentru care sunt eliberate, salariatul trebuie să depună un raport prealabil în care să indice unde a cheltuit banii.

Anterior, regula era că fondurile responsabile erau emise strict la ordinele managerului. Acesta a indicat cui, în ce ordine și cum să emită fonduri responsabile.

Ce trebuie să faceți dacă se depășește termenul limită pentru depunerea unui raport prealabil?

ÎN în acest caz, normele funcționează. Angajatorul care a emis sume contabile, are dreptul în cel mult o lună de la data finalizării Termen limită ia o decizie de reținere a sumelor pentru care nu a fost primit un raport în avans salariile angajat al sumei contabile corespunzătoare, cu condiția ca salariatul să nu contestă temeiurile și cuantumul reținerii. Cea mai „sigură” acțiune în acest caz este să luați o declarație de la angajat („vă rog să rețineți această sumă din salariul meu...”).

Dacă un angajat contestă cuantumul și baza deducerilor, situația devine mai complicată. De exemplu, poate susține că a pierdut chitanțe, sau că din punctul său de vedere cheltuiala a fost fezabilă din punct de vedere economic, lucru cu care angajatorul nu este de acord.

Dacă după o lună situația nu a fost soluționată, atunci litigiul este luat în considerare de către o autoritate judiciară sau, la expirarea termenului, angajatorul recunoaște acești bani drept venit de salariat.

Modificări de la 1 iulie 2019

La 1 iulie au intrat în vigoare anumite reglementări. Încasări în numerar și BSO generate la efectuarea plăților între organizații și (sau) întreprinzători individuali folosind numerar și (sau) cu prezentare mijloace electronice plata, au aparut detalii suplimentare:

• numele cumpărătorului (clientului);
• INN al cumpărătorului (clientului);
• informații despre țara de origine a mărfurilor (la efectuarea plăților pentru mărfuri);
• suma accizelor (dacă este cazul);
• numărul de înregistrare declarație vamală— la efectuarea plăților pentru mărfuri) (dacă este cazul).

Astfel, de la 1 iulie 2019, când un contabil cumpără prin mandatar bunuri de valoare în numele companiei, nu ca persoană fizică, vânzătorul trebuie să ștampileze pe cec numele și TIN-ul cumpărătorului. Și acest lucru va avea un impact semnificativ asupra practicilor fiscale.

Contabilitatea organizației trebuie să fie strict reglementată, adică supusă unor reguli.

Există un întreg set de reguli prin care se desfășoară contabilitatea. Iar abaterea de la aceste reguli duce la grave erori în contabilitate și raportare fiscală, în definiție rezultate financiare activitățile organizației, duce la abuzuri din partea persoanelor responsabile financiar.

Documente generale pentru decontări cu persoane responsabile și detașate:

Legea „Cu privire la contabilitate” conține o listă detalii obligatorii documente primare (articolul 9, paragraful 2). Permite întocmirea documentelor pe suport informatic (art. 9, alin. 7). Șeful organizației, de comun acord cu contabilul-șef, aprobă lista persoanelor care au dreptul să semneze documente contabile primare (articolul 9, alin. 3). Obligă directorul organizației și contabilul-șef sau persoanele autorizate ale acestora să semneze documentele contabile primare pentru tranzacțiile cu fonduri (articolul 9, paragraful 3).

Codul civil al Federației Ruse din 30 noiembrie 1994 nr. 51 - FZ, contract de cumpărare și vânzare din 26 ianuarie 1996 nr. 14 FZ și, de asemenea, definește persoanele responsabile, sumele responsabile, călătoriile de afaceri etc.

Codul Muncii al Federației Ruse din 30 decembrie 2001 nr. 197 - FZ, (Adoptat de Duma de Stat a Adunării Federale a Federației Ruse la 21 decembrie 2008), începând cu 1 februarie 2008, Codul prevede documentele necesare pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri, precum și înregistrarea acestuia.

Codul fiscal al Federației Ruse din 31 iulie 1998 nr. 146-FZ (adoptat de Duma de Stat a Adunării Federale a Federației Ruse la 16 iulie 1998) începând cu 1 aprilie 2007. Codul stabilește cuantumul diurnelor rambursate peste normele salariaților, diurnele supuse impozitului pe venitul persoanelor fizice și un singur impozitul social, și mai spune că în scopuri fiscale nu se înregistrează cheltuieli de reprezentare în cadrul și peste norme.

PBU 3/2006 - Reglementări contabile „Contabilitatea activelor și pasivelor, a căror valoare este exprimată în valută” a fost aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25 decembrie 2007 N 147n - Regulamentul reglementează specificul de contabilizare a proprietății și pasivelor organizațiilor, a căror valoare este exprimată în valută, constând în recalcularea valorii acestor active și pasive în ruble, contabilizarea diferențelor de curs valutar. Anexa la prezentul regulament conține o indicație că conversia cheltuielilor efectuate de o persoană responsabilă în timpul călătoriilor de afaceri în străinătate în ruble se realizează la rata în vigoare la data întocmirii acestuia. raport prealabil.

Procedură tranzactii cu numerarîn Federația Rusă. Aprobat prin Hotărârea Consiliului Director Banca Centrală Rusia din 22 noiembrie 1993 N 40 - conține regulile de acceptare, depozitare, eliberare de numerar și procesare documente primare; menținerea unui registru de casă; auditul casei de marcat și respectarea disciplinei de casă. Persoanele care au primit numerar în cont sunt obligate, în cel mult 3 zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost eliberate, sau din ziua întoarcerii dintr-o călătorie de afaceri, să depună în contabilitate un raport privind sumele cheltuite. departamentul întreprinderii și să efectueze o plată finală pentru acestea (Capitolul 1, paragraful 11).

Decretul Guvernului Federației Ruse din 23 septembrie 2002 nr. 696 (modificat la 25 august 2006) „Cu privire la aprobare reguli federale(standarde) activitati de audit„, pe baza acestor reguli, auditorul elaborează un program de audit, inclusiv un program de audit pentru decontări cu persoane responsabile.

Planul de conturi aprobat de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse la 31 octombrie 2000. Nr. 94n (cu modificări și completări din 05.07.2003 Nr. 38n) - reguli de contabilitate sintetică a tranzacțiilor în contabilitate. În special, conține înregistrări pentru atribuirea sumelor contabile la veniturile angajatului care nu au fost returnate la timp.

Instrucțiuni de stat serviciul fiscal RF din 29.06.95 N 35 (modificat la 12.08.97) Cu privire la aplicarea legii Federației Ruse „Cu privire la impozitul pe venit de la persoane fizice" - în conformitate cu paragraful 8 din Instrucțiuni, cuantumul compensației pentru cheltuielile de deplasare către un angajat în limitele normelor nu este inclus în total venitul anual angajat.

Pentru călătorii de afaceri în cadrul Federației Ruse:

Instrucțiunea Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat pentru Muncă al URSS și a Consiliului Central al Sindicatelor din Rusia din 04/07/88 N 62 „În călătoriile oficiale de afaceri în URSS” - conține: definiția călătorii oficiale de afaceri (clauza 1); reguli pentru documentarea unei călătorii de afaceri (certificat de călătorie și, la discreția managerului, ordin de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri) (clauza 2); termene pentru călătoriile de afaceri (termenele sunt stabilite de manager, dar nu mai mult de 40 de zile) (clauza 4); necesitatea de a pune note pe documentul de călătorie despre ziua sosirii și ziua plecării de la locul călătoriei de afaceri (clauza 6); forme de jurnal pentru ținerea evidenței angajaților care merg în călătorii de afaceri; o indicație că angajatul aflat într-o călătorie de afaceri își păstrează salariul mediu (clauza 9); o indicare a plății diurnei către angajați (clauza 10); lista cheltuielilor rambursate lucrătorului detașat (clauza 12); un ordin de întocmire a unui raport în avans în termen de 3 zile de la întoarcerea salariatului dintr-o călătorie de afaceri (clauza 19); alte prevederi referitoare la călătoriile de afaceri.

Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 12 mai 1992 N 30 „Cu privire la procedura de rambursare a cheltuielilor pentru utilizarea așternutului în trenuri pentru călătorii de afaceri” - compensarea angajatului pentru aceste cheltuieli, inclusiv ca cheltuieli, este prevăzute în document.

Pentru călătorii de afaceri în străinătate:

Scrisoare a Ministerului Muncii al Federației Ruse, Ministerul Finanțelor al Federației Ruse din 17 mai 1996 N 1037-IH „Cu privire la procedura de plată a indemnizațiilor zilnice angajaților trimiși în călătorii de afaceri pe termen scurt în străinătate” - conține informații despre ce țară se aplică diurnele și din ce moment (în timp ce lucrătorul detașat se află pe teritoriul Federației Ruse se aplică standardele de diurnă pentru Federația Rusă; la trecerea graniței Federației Ruse - normele pentru țara de destinație (în acest caz, documentul interzice plata diurnelor pentru ziua trecerii frontierei la întoarcerea în Federația Rusă dacă angajatul a fost în mai multe locuri în timpul călătoriei de afaceri); ţări străine, apoi din ziua plecării dintr-o țară în alta (determinată prin marcajul din pașaport), diurnele se plătesc conform cotei stabilite pentru plată în țara în care este trimis.

Scrisoare a Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 16 decembrie 1993 N 11-02-49 (modificată la 23 octombrie 1997) „Cu privire la suma și procedura de plată a diurnelor pentru călătoriile de afaceri pe termen scurt pe teritoriu statelor străine” - conține o listă de țări și sumele corespunzătoare ale diurnelor separat pentru angajații instituțiilor străine și alți lucrători aflați în călătorii de afaceri pe termen scurt.

Documente de verificat

Compoziția documentelor primare pentru decontări cu persoane responsabile, pe de o parte, este destul de restrânsă - acestea sunt rapoarte anticipate, cereri pentru eliberarea de bani din casa de marcat. Pe de altă parte, componența documentelor care însoțesc decontările cu persoane responsabile este extrem de largă și variată, deoarece decontările cu persoane responsabile sunt asociate cu multe alte secțiuni ale contabilității, de exemplu, tranzacții cu numerar, decontări cu furnizori și antreprenori, tranzacții pentru mișcare. de bunuri materiale etc. .d. Prin urmare, la verificare, este necesar să se compare rapoartele anticipate cu documentele pentru alte secțiuni ale contabilității.

Principalele documente care trebuie examinate la verificarea decontărilor cu persoane responsabile sunt:

Ordine privind politicile contabile.

Rapoarte în avans.

Jurnalul de înregistrare a rapoartelor anticipate.

Comenzi privind trimiterea angajaților în călătorii de afaceri.

Lista persoanelor cărora li se permite să primească numerar de la casa de marcat.

Estimări ale cheltuielilor de divertisment.

Ordine privind aprobarea estimărilor cheltuielilor de divertisment.

Cereri de retragere de bani din casa de marcat.

Documente care confirmă cheltuielile efectuate (bonuri de vânzare, bonuri de numerar, facturi, facturi, certificate de cumpărare, certificate de călătorie, bilete de călătorie, conturile hotelului).

Jurnalul călătoriei de afaceri.

Numeroase și variate tranzacții pentru decontări cu persoane responsabile sunt reflectate în următoarele registre de contabilitate și raportare sintetică:

bilanţul întreprinderii (formular nr. 1) (bilanţ pagina 236 - altele creanţe de încasat, plăți pentru care sunt așteptate în termen de 12 luni, iar linia 628 - alte împrumuturi supuse rambursării în termen de 12 luni de la data raportării);

situația fluxurilor de numerar (formular nr. 4);

registru general;

jurnal-ordin nr. 7, care combină contabilitatea analitică și sintetică a decontărilor cu persoanele responsabile (pentru formular de comandă a jurnalului contabilitate), alte registre de contabilitate analitica si sintetica a decontarilor cu persoane responsabile, in functie de forma de contabilitate adoptata la intreprindere.

Relația dintre registrele contabile și documentele sursă verificate

• 1. Conformitatea sumelor emise persoanelor responsabile de la casieria întreprinderii se verifică prin compararea datelor gării nr. 1 și gării nr. 7 pentru fiecare lună.
• 2. Se verifică conformitatea soldului din contul 71 „Decontări cu persoane răspunzătoare” (g/o Nr. 7) și a datelor din Cartea Mare pentru fiecare lună.
• 3. Cifra de afaceri lunară pentru restituirea sumelor contabile la casieria gara nr. 7 se compară cu totalul corespunzător pentru decontul pentru gara nr. 1.
• 4. Conformitatea datelor privind sumele contabile emise reflectate în gara nr. 7 și gara nr. 1 cu datele pt. perioada de raportare conform formularului nr.4 din anexa la bilant.
• 5. Se compară cifra de afaceri lunară la creditul contului 71 „Decontări cu persoane răspunzătoare”, reflectând cheltuielile încasate la debitul conturilor 08, 10, 26, 41, 91 etc. cu înregistrări în Registrul general la debitul conturilor corespunzătoare.
• 6. Se verifică conformitatea sumelor din documentele justificative depuse cu sumele reflectate în rapoartele de avans.
• 7. Se verifică conformitatea datelor analitice ale stației de cale ferată nr. 7 (în contextul entităților responsabile) cu rapoartele anticipate depuse auditului pentru o anumită perioadă.

Efectuarea unui inventar al decontărilor cu persoane responsabile

Auditorul trebuie să se familiarizeze cu materialele de inventar. Trebuie avut în vedere faptul că inventarierea este efectuată de client în limitele stabilite politica contabila termeni în conformitate cu ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 13 iunie 1995 N 49 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor metodologice pentru inventarierea proprietății și obligatii financiare".

Pentru completarea inventarului se utilizează formulare de documentație contabilă primară pentru inventarierea proprietăților și obligațiilor financiare în conformitate cu Anexele nr. 6 - 18 la Instrucțiuni metodice sau formulare elaborate de ministere și departamente.

Un inventar al decontărilor cu persoane responsabile constă în verificarea validității sumelor înscrise în conturile contabile.

Contabilitatea de la zero Andrey Vitalievich Kryukov

Decontări cu persoane responsabile

Decontări cu persoane responsabile

Un nivel separat al relației organizației cu proprii angajați este decontări cu persoane responsabile.

Persoanele responsabile sunt considerate a fi angajații care primesc numerar de la casieria organizației către lor cheltuieli viitoare legate de îndeplinirea unei sarcini de serviciu. Persoane responsabile primiți bani în cont, adică cu obligația de a prezenta un raport privind cheltuielile și de a returna fondurile necheltuite după finalizarea sarcinii oficiale (sau a expirat perioada alocată pentru îndeplinirea sarcinii).

Doar angajații permanenți ai organizației pot fi persoane responsabile. Mai mult, lista persoanelor responsabile trebuie aprobată prin ordin al șefului organizației. Un alt ordin al managerului ar trebui să aprobe procedura de emitere a sumelor contabile și raportarea utilizării acestora.

Pentru raportarea privind utilizarea sumelor de avans, se utilizează un formular unificat raport prealabil, care se completează de persoana responsabilă și se aprobă de șeful organizației. La raportul de avans se anexează documentele care confirmă cheltuielile efectuate.

Cu ajutorul unor persoane responsabile, organizația efectuează astfel de tipuri de cheltuieli greu de plătit direct de la casieria organizației sau prin transfer bancar. Astfel de cheltuieli pot include cheltuieli de exploatare, precum și cheltuieli pentru achiziționarea de cantități mici de articole de inventar de la alte organizații sau persoane fizice.

Cheltuielile de exploatare includ cheltuielile de birou și poștă și telegraf, precum și cheltuielile pentru achiziționarea de stocuri mici în numerar, plata costurilor minore de transport și achiziția de combustibili și lubrifianți.

Procedura obișnuită pentru primirea sumelor contabile destinate cheltuielilor de funcționare și raportarea cheltuielilor acestora este următoarea. Un angajat al unei organizații depune o cerere șefului organizației cu o cerere de a-i oferi o anumită sumă de bani pentru anumite cheltuieli operaționale și de afaceri. În aplicație, angajatul indică termenul limită pentru depunerea raportului de avans - de obicei nu mai târziu de o lună. Șeful organizației aprobă această declarație. Departamentul de contabilitate pregateste cheltuielile comandă în numerar, la care se anexează o declarație aprobată de șef. Deoarece semnătura managerului se află deja pe aplicația care a servit ca bază pentru emiterea unui ordin de numerar, semnătura managerului nu este necesară pentru ordinul de numerar.

La cheltuirea banilor primiți, persoana responsabilă colectează documente care confirmă cheltuielile efectuate. La achiziționarea de bunuri materiale într-o organizație cu amănuntul(magazin) persoana responsabilă trebuie să primească o chitanță de casă și o chitanță de vânzare. La achiziționarea bunurilor materiale direct de la producător sau organizație comerţ cu ridicata persoana responsabilă trebuie să primească o factură, o factură și o chitanță de casă.

La întocmirea unui raport în avans, persoana responsabilă enumeră toate documentele colectate și calculează suma totală a cheltuielilor efectuate în favoarea organizației sale. Toate documentele colectate sunt atașate raportului prealabil.

Un alt tip comun de cheltuieli ale organizației efectuate prin intermediul persoanelor responsabile sunt cheltuielile de călătorie, adică cheltuielile asociate cu călătoria de afaceri a unui angajat al organizației.

O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat, la ordinul șefului unei organizații, într-o altă locație pentru o anumită perioadă de timp. Angajaților trimiși într-o călătorie de afaceri li se plătesc cheltuieli pentru închirierea locuinței, călătoria către și de la destinație, precum și diurne pentru timpul în care se află într-o călătorie de afaceri.

Baza călătoriei de afaceri a unui angajat este misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia. Această misiune este semnată de șeful unității structurale și aprobată de șeful organizației. Pe baza acestui document este publicat ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri si este emis certificat de călătorie.

Organizația trebuie să adopte standarde pentru costul închirierii spațiilor rezidențiale, precum și cuantumul diurnei. Localități diferite pot avea standarde diferite. Standardele de cheltuieli pentru călătoriile în străinătate în țările dezvoltate sunt stabilite la o scară deosebit de mare.

Pe baza reglementărilor în vigoare în organizație, a duratei estimate a șederii angajatului într-o călătorie de afaceri și a costului estimat al călătoriei, departamentul de contabilitate calculează suma avansului pentru cheltuieli de călătorieși emite o chitanță de numerar pentru această sumă. Pe baza acestui fapt, angajatului i se acordă un avans pentru cheltuielile de călătorie de la casieria organizației.

În cel mult trei zile lucrătoare de la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să prezinte departamentului de contabilitate un raport în avans cu privire la sumele de bani cheltuite în legătură cu îndeplinirea misiunii oficiale. Acesta trebuie să anexeze la raportul de avans documente care confirmă cheltuielile efectuate: documente de călătorie (bilete), documente care confirmă costurile închirierii locuințelor etc. Plata cheltuielilor pentru închirierea locuinței se limitează la limita superioară stabilită în organizație. Și dacă documentele care confirmă costurile închirierii locuințelor nu sunt atașate raportului de avans, atunci costurile pentru aceste scopuri vor fi în continuare plătite angajatului, dar la un standard redus. (Angajatul pur și simplu nu va avea astfel de documente dacă a locuit nu într-un hotel, ci în sectorul privat.)

Pentru a înregistra relația organizației cu angajații săi legate de utilizarea sumelor contabile, se folosește un cont 71 „Decontări cu persoane responsabile.” Pe acest cont se ține contabilitatea analitică, al cărui obiect sunt angajații - persoane responsabile.

Emiterea unui avans către o persoană responsabilă de la casieria organizației se reflectă în debitul contului 71 și creditul contului. 50 „Casiera”. Raportul de avans aprobat se reflectă în creditul contului 71 și debitul contului de cost (20, 44, 26 etc.).

Dacă, conform raportului de avans, angajatul a cheltuit mai multi bani, decât le-a primit ca avans, atunci organizația trebuie să plătească angajatului suma cheltuită în exces. Faptul de plată suplimentară către un angajat de la casieria organizației se reflectă în debitul contului 71 si credit de cont 50. Dacă un angajat subutiliza avansul primit, el returnează excesul la casieria organizației, care se reflectă în creditul contului. 71 si debitul contului 50. În plus, suma subutilizată poate fi reținută la calcularea următorului salariu, care se reflectă în creditul contului 71 si debitul contului 70 „Decontări cu personal pentru salarii”.

Concluzii

1. Pentru atingerea scopurilor existentei sale, o organizatie are nevoie de angajati. În acest caz, angajatul îndeplinește o anumită funcție de muncă, iar organizația, acționând ca angajator, îi asigură condiții de muncă și îi plătește salarii.

2. Legislația muncii garantează fiecărui salariat plata concediului medical și a concediului anual plătit.

3. Salariile salariaților sunt supuse impozitului pe venitul persoanelor fizice, care este reținut de angajator din salariile angajaților și virat la bugetul de stat. În plus, pe salarii se percep prime de asigurare, care sunt plătite de angajator în plus față de salariu.

4. Statul instruiește angajatorul să plătească angajaților indemnizații de invaliditate temporară, pe care angajatorul le poate compensa la calcularea primelor de asigurare.

Acest text este un fragment introductiv. Din cartea Teoria contabilității: Note de curs autor Daraeva Iulia Anatolevna

1. Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile Persoanele responsabile sunt angajații întreprinderii care primesc avansuri în numerar pentru cheltuieli de afaceri și cheltuieli pentru călătorii de afaceri. Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar determină procedura de emitere a banilor în cont.

Din cartea Audit Practic autor

Capitolul 8 Auditul decontărilor cu furnizorii, cumpărătorii, debitorii și creditorii, persoanele responsabile După ce ați studiat acest capitol, veți afla: – scopurile și obiectivele auditului decontărilor cu furnizorii, cumpărătorii, debitorii și creditorii, persoanele responsabile – o listă; a documentelor de bază,

autorul Melnikov Ilya

DECONORDĂRI CU PERSOANE RESPONSABILE Întreprinderile emit bani în cont, de exemplu, pentru achiziționarea unor bunuri pentru întreprindere în numerar. Persoanele responsabile sunt angajații întreprinderii care au primit sume în numerar pentru operațiunile viitoare,

Din cartea Contabilitate in agricultură autor Bychkova Svetlana Mihailovna

9.7. Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile și personal pentru alte tranzacții Unul dintre tipurile de decontări interne la ferme este decontările pentru sume contabile. Întreprinderile agricole pot emite bani în cont pentru operațiuni, economice și

Din cartea Teoria contabilitatii autor Daraeva Iulia Anatolevna

12. Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile Persoanele responsabile sunt angajații întreprinderii care primesc avansuri în numerar pentru cheltuieli de afaceri și cheltuieli pentru călătorii de afaceri. Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar determină procedura de emitere a banilor în cont.

autorul Zakharyin V R

1. Reguli generale pentru decontări cu persoane responsabile 1.1. Legislativ și reglementare de reglementare decontări cu persoane responsabile 1.1.1. Dispoziții generale B activitate antreprenorială organizațiile au nevoie de foarte multe ori să facă plăți în numerar

Din cartea Decontari cu persoane responsabile: contabilitate si fiscalitate. autorul Zakharyin V R

4. De bază înregistrări contabile pentru contabilizarea decontărilor cu responsabili

Din cartea ABC de Contabilitate autor Vinogradov Alexey Yurievich

5.3. Contabilitatea tranzacțiilor cu persoane responsabile Pentru a contabiliza emiterea de numerar către persoanele responsabile de la casieria întreprinderii, se utilizează contul 71 „Decontări cu persoane responsabile” Persoanele responsabile trebuie să prezinte un raport cu privire la sumele cheltuite la departamentul de contabilitate al întreprinderii

Din cartea Restaurarea contabilității sau Cum să „reanimați” o companie autor Utkina Svetlana Anatolyevna

4.6. Procedura de identificare și corectare a erorilor identificate la reflectarea tranzacțiilor pentru decontări contabile cu persoane responsabile Încălcările disciplinare anticipate se manifestă cel mai adesea în absența unui ordin de numire a persoanelor responsabile și de stabilire a termenelor de depunere a rapoartelor.

Din cartea Contabilitate autor Bychkova Svetlana Mihailovna

9.8. Auditul decontărilor cu furnizorii, cumpărătorii, debitorii și creditorii, persoane responsabile Scopul auditului decontărilor cu furnizorii, cumpărătorii, debitorii și creditorii, persoanele responsabile este de a exprima o opinie asupra fiabilității reflectării în contabilitate și raportare

Din cartea Contabilitate financiara autor Kartashova Irina

3.2. Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile 3.2.1. Cine poate acționa ca persoană responsabilă Persoanele responsabile pot fi angajați ai organizației care au primit numerar în avans pentru viitoarele activități administrative, economice și operaționale

Din cartea Contabilitate autor Sherstneva Galina Sergeevna

21. Decontari cu persoane responsabile Conform Instrucțiunilor de utilizare a Planului de Conturi, contul 71 „Decontari cu persoane responsabile” are ca scop sintetizarea informațiilor privind decontarile cu salariatii pentru sumele emise acestora pentru raportarea pe plan administrativ, economic si altele. cheltuieli.

Din cartea 1C: Enterprise 8.0. Tutorial universal autor Boyko Elvira Viktorovna

9.1. Operațiuni la bancă, casierie, cu persoane responsabile Control efectiv asupra fluxurilor de numerar, formarea de informații prompte și de încredere, reglementarea decontărilor reciproce este o condiție integrală pentru existența prosperă a unei întreprinderi moderne.

Din cartea Contabilitate de la zero autor Kriukov Andrei Vitalievici

Decontări cu persoane responsabile Un nivel separat al relației organizației cu proprii angajați sunt decontări cu persoane responsabile

Din cartea Contabilitate de gestiune. Cheat sheets autor Zaritsky Alexander Evghenievici

94. Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile. Persoanele responsabile sunt considerate angajați ai întreprinderii care primesc numerar în avans pentru cheltuielile viitoare de funcționare, administrative și de călătorie

Din cartea Contabilitatea în medicină autor Firstova Svetlana Iurievna

5.3. Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile (nivelul 2) Persoanele responsabile sunt angajații instituției care au primit sume de bani în numerar pentru raportul pentru viitoarele cheltuieli administrative, de afaceri și de călătorie. Avansurile pentru raport se eliberează numai persoanelor care lucrează

Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile se efectuează în scopul controlării cheltuielilor financiare și utilizării numerarului emis. Dacă unui angajat i s-au dat bani pentru a cumpăra bunuri materiale sau o călătorie de afaceri, atunci după finalizarea sarcinii, persoana trebuie să contabilizeze banii cheltuiți.

Sumele contabile pot fi destinate:

• să efectueze cheltuieli de afaceri sau administrative care sunt determinate de nevoile de producție;
• pentru o călătorie de afaceri.

Toate persoanele responsabile trebuie să respecte termenele limită pentru returnarea fondurilor neutilizate și raportarea tranzacțiilor de cheltuieli efectuate.

Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile

Dacă banii sunt dați unui angajat printr-o casă de marcat, atunci trebuie emis un ordin de numerar pentru cheltuieli. Angajatului i se acordă 3 zile de la expirarea perioadei pentru care s-au eliberat banii să completeze un raport privind fondurile cheltuite. Această perioadă se socotește de la data la care se termină perioada de dispunere a banilor sau de la întoarcerea angajatului dintr-o călătorie de afaceri. Documentele care confirmă cheltuielile efectuate trebuie anexate la raport (clauza 6.3 din instrucțiunea Băncii Centrale a Federației Ruse din 11 martie 2014 nr. 3210-U).

La calcularea sumei plății în avans către un angajat trimis într-o călătorie de afaceri, se ia în considerare suma preliminară a costului biletelor în ambele direcții, valoarea indemnizației zilnice pentru perioada proiectată de ședere în altă țară. localitate. Dacă un angajat trebuie să plătească pentru închirierea unui apartament sau a unei camere de hotel în timpul unei călătorii de afaceri, atunci costul închirierii locuințelor ar trebui inclus și în calculul sumei contabile.

Contabilitatea sintetică a decontărilor cu persoane responsabile se efectuează pe 71 de conturi. Pe subconturile sale, contabilitatea analitica este organizata in contextul angajatilor si sumelor emise. Fondurile pot fi alocate la cererea angajaților sau fără aceștia, cu condiția să existe un ordin scris din partea conducerii companiei.

Atunci când decontările se fac cu persoane responsabile, înregistrările pot fi după cum urmează:

• D71 – K50 – salariatului i s-au acordat sume contabile la casierie;
• D71 – K51 – oficial a primit fonduri responsabile pe un card bancar;
• D50 - K71 - angajatul, după finalizarea unei sarcini oficiale, a returnat banii neutilizați la casierie.

Dacă, pe baza rezultatelor unei călătorii sau achiziții, se dovedește că angajatul nu avea suficiente fonduri primite în avans, trebuia să plătească în plus de la bani proprii, apoi se va efectua o plată suplimentară în baza procesului-verbal și a documentelor anexate acestuia. În contabilitate, se formalizează la fel ca emiterea pentru raportare.

Dacă este emis un subcont, înregistrarea afectează numai conturile de contabilizare a resurselor de numerar și decontări cu persoane responsabile. Alocarea cheltuielilor efectuate către un anumit grup de cheltuieli se realizează după întocmirea unui raport în avans de către un funcționar. La aprobarea raportului de avans si a sumelor disponibile in acesta se crediteaza contul 71. Cifra de afaceri debitoare poate trece prin următoarele conturi:

• 10 – dacă scopul emiterii de fonduri contabile a fost achiziționarea de materiale;
• 20 – la cheltuirea banilor pentru nevoile unității principale de producție;
• 23 – la acoperirea nevoilor atelierelor auxiliare;
• 25 – dacă costurile pot fi clasificate ca cheltuieli generale de producție;
• 26 – pentru cheltuieli din sume contabile pentru nevoi administrative și generale de afaceri;
• 41 – la achiziționarea unui lot de mărfuri de către o persoană responsabilă;
• 44 – la acoperirea cheltuielilor legate de vânzarea produselor cu fonduri responsabile;
• 91 – dacă au fost emise fonduri responsabile pentru organizarea unui eveniment care nu are legătură cu activitățile de producție.

Raportul prealabil se consideră aprobat după ce viza managerului i se aplică. Din acest moment, poate fi considerată baza pentru efectuarea înregistrărilor contabile.

Dacă un funcționar care a primit sume responsabile în avans a încălcat condițiile de returnare a fondurilor neutilizate, atunci suma de nereturnare este introdusă în datoria acestui angajat. În contabilitate, acest lucru se reflectă în intrarea între debitul 94 și creditul 71 al contului. Suma poate fi rambursată de către angajat în mod voluntar sau dedusă din câștigurile sale. La rambursarea unei datorii din salarii, se întocmește corespondența D70 - K94. In situatiile in care este imposibila deducerea datoriei din veniturile salariale, aceasta se trece in debitul contului 73 din creditul 94.

Exemplu

Inginerului i s-au dat numerar pentru a cumpăra piese de schimb în valoare de 5.500 de ruble. De fapt, s-au cheltuit 4.900 de ruble. Angajatul s-a raportat a doua zi dupa achizitionarea pieselor de schimb si a returnat restul banilor. În contabilitate se fac următoarele înregistrări:

• D71 – K50 în valoare de 5500 de ruble;
• D10.5 – K71 în valoare de cheltuieli efective de 4900 de ruble conform raportului;
• D50 – K71 în valoare de returnare de 600 de ruble (5500 – 4900).

Un alt exemplu este că un contabil este trimis într-o călătorie de afaceri timp de 2 zile pentru a participa la un seminar. I s-au dat bani în avans la casierie în valoare de 4.000 de ruble. În a treia zi după întoarcere, a fost întocmit un raport în avans, care a evidențiat o cheltuială excesivă de 450 de ruble. Plata suplimentară a fost transferată pe cardul angajatului. Postari:

• D71 – K50 în sumă de 4000 – s-a emis un avans din fonduri contabile;
• D26 – K71 – raport în avans aprobat în valoare de 4450 ruble;
• D71 – K51 – angajatul a fost rambursat în valoare de 450 de ruble.