Raport în avans în 1s 8.2 rambursare. Returnarea de către persoana responsabilă a sumei avansului necheltuit

Organizațiile își emit în mod regulat angajații fonduri responsabile. Angajații cheltuiesc acești bani pentru nevoi de afaceri - cheltuieli de călătorie, cheltuieli poștale, achiziționare de rechizite de birou, mijloace fixe. Documentul care reflectă cheltuielile persoanelor responsabile se numește raport anticipat. Cum se face un raport în avans în 1C 8.3 Contabilitate pas cu pas? Cum se înregistrează diurnele într-un raport în avans în 1C 8.3? Vom răspunde la aceste întrebări în articol.

Citește în articol:

Se întocmește un raport în avans pentru fiecare angajat căruia i s-au eliberat bani împotriva raportului. Este format din două secțiuni.

În primul se poate vedea:

• suma datoriei la momentul întocmirii raportului fie de la organizație către angajat (cheltuieli excesive), fie de la angajat către companie;
• câți bani s-au eliberat conform raportului de avans;
• suma totală a cheltuielilor conform raportului de avans;
• soldul datoriei datorate contabilului.

În a doua secțiune, puteți vedea în detaliu pe ce a cheltuit contabilul banii. Puteți face un raport de cheltuieli în 1C 8.3 în 4 pași.

Pasul 1. Deschideți fereastra „Rapoarte avansate” în 1C 8.3

Accesați secțiunea „Bancă și Birou de numerar” (1) și faceți clic pe linkul „Rapoarte anticipate” (2).

În fereastra care se deschide, veți vedea o listă cu toate rapoartele anticipate. Pentru a crea unul nou raport prealabil faceți clic pe butonul „Creare” (3).

Se va deschide o fereastră pentru generarea unui raport în avans. Arata cam asa:

Pasul 2. Completați detaliile de bază ale raportului de avans în 1C 8.3

În secțiunea de sus a raportului de cheltuieli, completați câmpurile: „Organizație” (4), „Persoană responsabilă” (5), „Depozit” (6). Depozitul este umplut dacă contabilul a achiziționat stocuri sau mijloace fixe.

Pasul 3. Completați secțiunile de cheltuieli din raportul de cheltuieli

• „Avansuri”. Aici reflectă sumele emise angajatului pentru raportare;
• "Bunuri". Această filă este concepută pentru a înregistra bunurile achiziționate;
• „Ambalaj returnabil”. Fila este completată dacă persoană responsabilă a primit ambalaj returnabil de la furnizor;
• "Plată". Utilizați această filă dacă persoana responsabilă a plătit furnizorului pentru bunuri;
• "Alte." Această filă reflectă cheltuieli de călătorie, poștă, transport și alte cheltuieli care nu sunt reflectate în alte file.

Să vorbim mai detaliat despre completarea acestor file.

Avansuri

În fila „Avansuri” (8), reflectați sumele emise contabilului. Pentru a-l completa, în câmpul „Document în avans”, selectați consumabilul necesar din listă comandă în numerar. Suma de avans va fi completată automat.

Bunuri

Dacă contabilul a achiziționat bunuri sau materiale, atunci reflectați numele și costul acestora în fila „Bunuri” (9). În câmpul „Document (cheltuială)”, introduceți tipul de document de la care au fost primite obiectele de valoare, numărul și data acestuia. În câmpul „Nomenclatură”, indicați numele bunurilor sau materialelor pe care contabilul le-a achiziționat folosind această factură. Completați, de asemenea, câmpurile „Cantitate” și „Preț”. 1C 8.3 va calcula datele pentru câmpul „Suma” al raportului de avans în sine. „Cont contabil” 1C 8.3 va fi determinat automat, în funcție de tipul elementelor de intrare (produse, materiale, mijloace fixe).

Plată

Dacă persoana responsabilă a plătit pentru bunuri sau servicii din suma contabilă, atunci completați fila „Plată” (10) din raportul de avans din 1C 8.3. În câmpul „Document (cheltuială)”, indicați tipul de document care a fost plătit. În câmpul „Contraparte / acord”, selectați un furnizor și indicați detaliile acordului cu acesta. În „Conținut” introduceți scopul plății, de exemplu, „Plată pentru baterii" În câmpul „Rambursarea datoriilor”, selectați documentul împotriva căruia a fost efectuată plata. Indicați și suma plății (câmpul „Suma”).

Alte

Completați fila „Altele” (11) din raportul în avans la 1C 8.3 dacă persoana care raportează se raportează într-o călătorie de afaceri, precum și cheltuieli de transport, poștă și alte cheltuieli care nu sunt reflectate în filele anterioare. Similar cu filele anterioare, completați „Documentul de cheltuieli”. În câmpul „Nomenclatură”, selectați cheltuielile pentru care contabilul raportează, indicați suma cheltuielii (câmpul „Suma”). Câmpul „Cont de cost” al raportului de avans va fi completat automat de 1C 8.3.

Pasul 4. Salvați și tipăriți raportul de cheltuieli din 1C 8.3

După ce ați completat toate câmpurile raportului de cheltuieli din 1C 8.3, puteți posta și tipări raportul de cheltuieli. Faceți clic pe butonul „Pass” (12). Acum există înregistrări contabile pentru raportul anticipat. Pentru a imprima un document, faceți clic pe butonul „Imprimare” (13).

Se întocmește un raport în avans de la persoana responsabilă, care se găsește la secțiune Bancă și casă – Casă – Rapoarte în avans.

În antetul documentului trebuie să indicați:

• din- data întocmirii raportului de avans;
• Persoana responsabila - persoana care a furnizat raportul prealabil.

Reflectarea sumelor contabile emise anterior în raportul de avans

17 octombrie Druzhnikov G.P. a adus un raport în avans pentru fondurile contabile emise anterior în valoare de 30.000 de ruble.

Dacă angajatului i s-au acordat anterior fonduri, acestea ar trebui să fie indicate în filă Avansuri .

Puteți completa această filă doar selectând documente folosind butonul Adăuga. Avansurile către persoanele responsabile pot fi emise în următoarele documente:

• Emisiune documente monetare tip de operație Emiterea către o persoană responsabilă , de exemplu, dacă Organizația le-a achiziționat sau le-a transferat unei persoane responsabile.
• Retragere de numerar tip de operație Emiterea persoanelor responsabilela , Dacă .
• Debitarea din contul curent tip de operație Transferați la o persoană responsabilă , Dacă .

În exemplul nostru, Druzhnikov G.P. a fost emis anterior un avans în valoare de 30.000 de ruble.

Dacă avansurile nu au fost emise anterior, atunci această filă nu este completată, iar rambursarea cheltuielilor către un angajat făcută din fonduri personale pentru nevoile organizației este Bukhekspert8 recomandă efectuarea plăților prin contul „Decontări pentru alte tranzacții”.

Cum să întocmești un raport în avans la achiziționarea de materiale și articole de inventar

Să ne uităm la modul de realizare a unui raport în avans în 1C 8.3 pentru achiziționarea de materiale și bunuri folosind exemplul achiziționării de articole de papetărie de către o persoană responsabilă.

• verifica cu TVA alocat pentru achizitionarea de papetărie de la Kontur SRL:
  • Hârtie A4 - 5 puncte la un preț de 236 de ruble. (inclusiv TVA 18%);

Dacă persoana responsabilă a furnizat documente primare pentru achiziționarea de materiale, bunuri sau alte stocuri (MPI), atunci lista acestora este indicată pe filă Bunuri .

Pe stocurile pentru care angajatul a raportat, documente suplimentare Chitanță (act, factură) nu este nevoie sa creezi! Detașarea materialelor și mărfurilor la depozitul achiziționat de persoana responsabilă se realizează printr-un document Raport în avans .

Pe fila Bunuri completati numele, numarul de stocuri si suma pentru care au fost achizitionate, precum si date privind TVA-ul depus, furnizorul si documentul in baza caruia se poate deduce TVA.

Raport în avans SF. La postarea unui document Tată înainteT Factură emisă pentru suma TVA înscrisă în coloană CUVĂ, care poate fi luată pentru deducere.

SF nu este inclusă, în timp ce TVA alocată în documentul primar este indicată în coloană CUVĂ .

Ca urmare a documentului Tată înainteT

Dacă contabilul a plătit furnizorul pentru bunuri, dar nu a existat nicio livrare, mărfurile nu au ajuns la depozit și există doar o chitanță de plată, atunci este necesar:

• Achiziția articolelor de inventar ar trebui să fie procesată atunci când ajung la organizație. În acest caz, nu este indicat nimic;
• indicați plata către contrapartidă în filă Plată .

Cheltuieli zilnice și de călătorie în raportul de avans

Să vedem cum să reflectăm alocațiile zilnice în raportul de avans și cheltuielile de călătorie de afaceri folosind următorul exemplu.

Indemnizațiile zilnice în cadrul Organizației în conformitate cu Reglementările privind călătoriile de afaceri sunt plătite la rata de 700 de ruble/zi, în total - 4.200 de ruble.

• bilet de cale ferată (Moscova-Soci) în valoare de 4.000 de ruble. (inclusiv TVA 18% - 120 ruble);
• bilet de cale ferată (Soci-Moscova) în valoare de 5.000 de ruble. (inclusiv TVA 18% - 130 ruble);
• chitanță și SF pentru cazare la hotel în valoare de 9.440 de ruble. (inclusiv TVA 18%).

Cheltuielile de călătorie (inclusiv indemnizațiile zilnice acordate unui angajat) sunt indicate în filă Alţii .

Servicii și alte costuri în raportul de cheltuieli din 1C 8.3 folosind exemplul costurilor poștale

Să vedem cum să completați un raport în avans în 1C pentru achiziționarea de servicii poștale folosind următorul exemplu.

• Cec KKM pentru plata poștale în valoare de 354 de ruble (inclusiv TVA 18%);

Toate cheltuielile unei persoane responsabile care nu au o formă materială sunt luate în considerare pe filă Alte .

Se introduc datele de pe documentul primar, denumirea costurilor si cuantumul acestora, precum si datele privind TVA-ul depus, furnizorul si documentul in baza caruia se poate deduce TVA. Aici este necesar să se arate și mărcile poștale care au fost folosite și reflectate în contabilitate ca documente bănești.

Dacă contabilul a atașat documentului Raport în avans factura emisă organizației, atunci trebuie să bifați caseta SF. Dacă în locul SF se anexează documente care corespund caracteristicilor formularului raportare strictă(BSO), de exemplu, bilete, atunci trebuie să bifați suplimentar caseta BSO. La postarea unui document Raport în avans un document va fi creat automat Factură emisă pentru suma TVA indicată în coloană CUVĂ. Această sumă de TVA poate fi dedusă.

Dacă este atașat doar un document primar (de exemplu, o chitanță de casă), în care este evidențiat TVA, atunci caseta de selectare SF nu este inclusă, în timp ce TVA alocată în documentul primar se înscrie în coloană CUVĂ. Ca urmare a documentului Raport în avans acest TVA va fi anulat ca cheltuieli care nu sunt luate în considerare la impozitarea profiturilor.

Plata către contrapartidă în raportul de avans

Să ne uităm la cum să completați un raport în avans în 1C pentru plata către o contraparte, folosind următorul exemplu.

• ordin bancar pentru plata prin internet în valoare de 1.534 de ruble.

Pe fila se întocmește un raport de avans al unui angajat pentru transferul unui avans sau plăți către o contrapartidă Plată .

CONTABILITATE PENTRU DECONTĂRILE CU PERSOANE RESPONSABILE ÎN PROGRAMUL „1C: Contabilitate 8” (rev. 3.0)

, student al Facultății de Afaceri, grupa 34-01e

supraveghetor stiintific,

Etapele interacțiunii dintre o organizație și o persoană responsabilă:

1) Introducerea informațiilor despre o persoană responsabilă în director Persoanele fizice

Programul nu are un director separat care stochează informații despre persoanele responsabile. În acest scop este folosit un director Persoanele fizice. Pentru confortul de a lucra în acest director, se recomandă crearea unui grup de angajați, în care sunt introduse toate informațiile despre persoanele responsabile. Să introducem informații despre persoana responsabilă (Fig. 1).

· pentru a deschide directorul Persoanele fizice, selectați secțiunea Directoareîn bara de instrumente din stânga, apoi faceți clic pe Persoanele fizice secțiune Salariul si personalul;

· pentru a introduce informații despre persoana responsabilă, faceți clic pe butonul Crea pe bara de instrumente a ferestrei de referință. Pe ecran va apărea o fereastră pentru introducerea datelor despre noua persoană;

Orez. 1. Element director Persoane fizice

Câmpul Nume complet indică numele de familie, prenumele și patronimul persoanei. Se introduc și alte informații despre datele personale ale unei persoane: data nașterii, sexul, locul nașterii, detaliile pașaportului, diverse coduri TIN, Serviciul Federal de Taxe etc.

2) Retragere de numerar numerar persoană responsabilă

Atunci când se eliberează numerar unei persoane responsabile, este necesar să se întocmească un document Ordin de numerar pentru cheltuieli (RKO). De exemplu, să înregistrăm emiterea unei sume contabile în valoare de 2500,00 ruble pentru achiziționarea de rechizite de birou (Fig. 2).

· pentru a crea RKO, faceți clic pe butonul Emisiune Retragere de numerar;

· în câmp Tipul operațiunii selectați o valoare din listă Emiterea către o persoană responsabilă;

· în câmp Sumă introduceți suma fondurilor emise din casa de marcat;

· în câmp Destinatar selectați din director Persoanele fizice angajatul necesar al organizației căruia i se dau bani în cont;

· în câmp Baza indicați scopul pentru care este emis avans;

· faceți clic pe butonul Scrieți, care se află deasupra câmpului Operation type.

La postarea unui document în acest caz, se generează o postare: Dt 71,01 Kt 50,01 - eliberarea de fonduri către o persoană responsabilă.

Orez. 2. Fereastra documentului Retragere numerar

Acest document vă permite să obțineți o formă tipărită a RKO:

· pentru a genera și afișa o formă tipărită a documentului, faceți clic pe butonul Ordin de cheltuială în numerar (KO-2) cu o pictogramă de tipărire în dreapta. O fereastră a formularului unificat tipărit KO-2 va apărea pe ecran (Fig. 3).

· există un buton pentru imprimarea unui document Sigiliu, situat în stânga deasupra documentului.

Orez. 3. Fereastra pentru forma tipărită a documentului de casă

Angajatul cheltuiește fondurile organizației în scopurile declarate, după care este obligat să depună un Raport în avans în termen de trei zile lucrătoare și să-i atașeze documente justificative. Un raport în avans în 1C servește la confirmarea de către un angajat (persoană responsabilă) a sumei de bani cheltuite care i-au fost date anterior în avans.

· pentru a crea un document Raport în avans, accesați secțiunea Bancă și casierie, paragraful Rapoarte în avans. În formularul de listă, faceți clic pe butonul Crea. Se va deschide un nou formular de document. Documentul reflectă suma avansului primit, scopul avansului, se întocmesc evidențe contabile pentru documentele de raportare depuse, iar documentele primare depuse de persoana responsabilă sunt incluse ca atașamente.

Formularul de document „Raport anticipat” are patru file. Mai întâi trebuie să selectați o persoană responsabilă din director Persoanele fizice sau, dacă persoana responsabilă nu a fost încă introdusă, atunci adăugați una nouă. În fila Avansuri este indicat documentul pentru care au fost emise fonduri responsabile. Există trei tipuri de documente din care puteți alege, și anume:

Retragere de numerar;

Debitarea din contul curent;

Eliberarea documentelor bănești.

· primul marcaj Avansuri servește pentru a reflecta avansurile primite. Deoarece am creat deja RKO, trebuie să facem clic pe butonul Adăuga sub fila avansuri și selectați contul de decontare dorit din listă (Fig. 5).

Orez. 5. Fereastra documentului Raport avansat

Într-un „Raport de avans” puteți reflecta toate tranzacțiile preconizate pentru anularea avansului emis către persoana responsabilă.

Să presupunem că cu această sumă emisă am achiziționat:

Hârtie de imprimare – pachet de 6. 200 de ruble fiecare;

Cartuș de imprimantă – 1 buc. 1300 de ruble.

· fila Bunuri folosit pentru introducerea articolelor de inventar cumpărate (Fig. 6).

Orez. 6. Fereastra documentului Raport avansat, fila Produse

După postarea documentului, puteți vedea ce tranzacții face raportul de cheltuieli în „1C: Contabilitate 8” (rev. 3.0) (Fig. 7).

Figura 7. Fereastra de operațiuni pentru documentul Raport în avans

· pe filă Plată informațiile se reflectă asupra sumelor în numerar plătite furnizorilor pentru activele achiziționate sau emise în avans pentru livrarea viitoare a acestora;

· fila Alte este furnizată pentru a afișa informații despre cheltuielile de călătorie, plăți pentru nevoi generale de afaceri etc. Cheltuielile de călătorie includ bilete de avion, bilete de tren, costuri cu benzină și diurne. În filă trebuie să introduceți data documentului (sau a cheltuielii), numărul și valoarea cheltuielii.

Dacă la raportul de cheltuieli este atașată o factură, atunci trebuie să introduceți „Factura prezentată”, să indicați numărul și data facturii în detaliile rândului corespunzătoare, apoi atunci când efectuați un raport în avans, sistemul va genera automat „Factura primită”. document. Să presupunem că am trimis un alt angajat într-o călătorie de afaceri timp de 3 zile din 19 până în 21 noiembrie. Indemnizația zilnică este stabilită la 700 de ruble. pe zi. Cheltuielile de călătorie s-au ridicat la 7.080 de ruble. (inclusiv TVA 18%). Raportul în avans va arăta astfel (Fig. 8):

Orez. 8. Fereastra documentului Raport anticipat. Altă filă

6) Returnarea fondurilor neutilizate

Rambursările fondurilor neutilizate sunt emise în două cazuri. În primul rând, dacă persoana responsabilă nu a folosit deloc fondurile emise. În acest caz, trebuie să întocmiți o Chitantă Cash Order pentru întreaga sumă a fondurilor emise anterior. A doua opțiune, dacă angajatul a folosit parțial fondurile emise, atunci fondurile rămase sunt returnate la casieria întreprinderii folosind documentul Ordin de numerar de primire și se întocmește un raport în avans pentru suma de fonduri utilizate. Să presupunem că ai cheltuit 2400 de ruble. din cele 2500 de ruble emise anterior. Vom întocmi un raport în avans în valoare de 2400 de ruble. (Fig. 9) și PKO în valoare de 100 de ruble (Fig. 10).

Orez. 9. Fereastra pentru tiparirea documentului Raport in avans

· pentru a înregistra returnarea fondurilor neutilizate în casa de marcat, trebuie să selectați o secțiune Banca si Casiera, mai departe - Documente de numerar. Pentru a crea un PKO, faceți clic pe butonul Admitere, situat în stânga deasupra listei documente de numerar. Pe ecran va apărea o fereastră de document Chitanță de numerar;

· în lista derulantă Tipul operațiunii selectați poziția Întoarcerea de la o persoană responsabilă;

· în câmp Sumă introduceți suma fondurilor necheltuite de persoana responsabilă și returnate la casierie;

· în câmp Persoana responsabilaŞi Acceptat de la indică angajatul organizației care returnează fonduri necheltuite. Se completează și câmpurile rămase ale documentului: bază, cerere, cont.

Documentul postat generează următoarea postare:

Dt 50.01 Kt 71.01 - primirea fondurilor de la persoana responsabilă la casierie

Orez. 10. Fereastra documentului PQR la returnarea fondurilor necheltuite

7) Înregistrarea plăților suplimentare în cazul depășirii cheltuielilor.

În cazul în care un angajat a cheltuit mai mult decât a primit de la casa de marcat, atunci se emite un document de Raport în avans pentru suma cheltuită și este generat un alt document pentru suma care depășește Raportul în avans - o comandă de numerar pentru cheltuieli. ÎN în acest caz, selectați tipul de operațiune Emisiune de numerar către o persoană responsabilă. Câmpul sumă indică suma lipsă care va fi emisă persoanei responsabile.

Concluzie. După ce am studiat procesul de contabilizare a decontărilor cu persoane responsabile în programul 1C: Contabilitate 8 (rev. 3.0), putem observa atât aspecte pozitive, cât și negative. De exemplu, programul sprijină decontările cu persoane responsabile în numerar printr-o casă de marcat și printr-o bancă folosind carduri de plată, ceea ce este foarte convenabil. Un alt avantaj este că la postarea documentului Raport Avans toate articolele de inventar achiziționate de persoana responsabilă sunt valorificate automat; datoriile către furnizori sunt rambursate folosind fonduri responsabile; datoria este anulată de la persoana responsabilă. Dar există câteva puncte cărora programul 1C: Contabilitate 8 (rev. 3.0) nu a acordat atenția cuvenită și care ar trebui să fie luate în considerare:

În primul rând, programul nu oferă control automat asupra decontărilor cu persoane responsabile, ceea ce ar putea împiedica eliberarea următorului avans în timp ce persoana responsabilă nu a rambursat datoria la avansul anterior. Prin urmare, înainte de a decide să eliberați un avans, ar trebui să verificați dacă persoana responsabilă are vreo datorie. În al doilea rând, la postarea documentului Raportul în avans, conformitatea cu standardele de costuri de călătorie nu este monitorizată automat.

În general, putem spune cu încredere că programul 1C: Accounting 8 (rev. 3.0) oferă soluții convenabile pentru menținerea documentației și raportarea persoanelor responsabile.

Referințe

1. , Procesul contabil Minitaeva în complex sisteme informatice// forum slav. 2015. Nr 4 (10). pp. 27-33.

2. Minitaeva - tehnologiile de comunicare ca instrument de reglementare a mediului înconjurător a substanțelor nocive în atmosferă // Slavic Forum. 2015. Nr 2 (8). p. 194-200.

3. Abordarea lui Minitaeva de a rezolva problema creării unei interfețe om-mașină folosind principiul dual // Produse softwareși sisteme. 2013. Nr 4. P. 19.

4. Stepanova abordează automatizarea proceselor de bugetare organizare comercială// Leasing. 2015. Nr. 8. pp. 32-37.

5. Minitaeva sistem modern stat control financiarîn statulitatea rusă // Buletinul Universității Economice Ruse. . 2015. Nr 6 (84). pp. 88-93.

6. Proceduri contabile și analitice Stepanova și reflectarea lor în sistemele informaționale corporative // ​​International Journal of Applied and cercetare de bază. 2016. Nr 2-1. p. 138.

7. Sisteme de management al întreprinderilor Stepanova // Jurnalul Internațional de Cercetare Aplicată și Fundamentală. 2016. Nr 1-3. p. 457.

8. Metode matematice Minitaev pentru monitorizarea influenței poluanților asupra mediu// Progrese în știința naturală modernă. 2016. Nr 2. P. 48-52.

9. , Sisteme contabile și analitice Nedelkin la uzină de producție sectorul real Economie // Jurnalul Internațional de Cercetare Aplicată și Fundamentală. 2016. Nr 1-3. p. 457-458.

10. , Modelarea Mezhakov pe exemplul unui model de fiabilitate predictivă folosind rețele neuronale artificiale // Note științifice ale Universității Sociale de Stat din Rusia. 2014. Nr 2 (124). pp. 25-29.

11. Abordarea lui Minitaeva de a rezolva problema creării unei interfețe om-mașină folosind principiul dual // Produse și sisteme software. 2013. Nr 4. P. 19.