Методические рекомендации о проведении инвентаризации 1995. Приказ на проведение инвентаризации: образец документа

Все материальные ценности, которыми обладает организация, отображаются в учете. Для выявления соответствия учетных данных фактическим, проводится инвентаризация. Как инвентаризуется имущество предприятия в 2019 году?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Бухгалтерский учет и сопутствующая отчетность могут быть верными на бумаге. Но реальную их достоверность можно определить только посредством инвентаризационной проверки. Каков в 2019 году порядок инвентаризации?

Важные аспекты

Проведение инвентаризации имущества обязательное требование для любой организации в ряде случаев. Так ежегодно основные средства и иные ценности должны инвентаризоваться в преддверии подготовки бухгалтерской отчетности за год.

Отдельные проверки организуются в связи с возникшими обстоятельствами, определенными законодательством.

Кроме того руководство предприятия может проводить внеплановые проверки в любое время. Но независимо от причины, проводить инвентаризацию следует в соответствии с учрежденным порядком.

Перед инвентаризацией проверяются:

В процессе инвентаризационной проверке проверяется фактическое количество инвентаризуемого имущества, что отображается соответствующими документами.

Итоги подсчета сличаются с учетными данными. Результат инвентаризации отображается в бухгалтерском учете.

Что это такое

По своей сущности инвентаризация является инструментом контроля над сохранностью имущественных ценностей. Проверка заключается в сопоставлении учетных данных с показателями фактического наличия ценностей.

Инвентаризироваться могут как основные средства и ТМЦ, так и любые другие ценности хозяйствующего субъекта. Инвентаризационные проверки бывают двух видов – документальная и натуральная (вещественная).

При инвентаризации документального характера наличие учетных объектов подтверждается документами.

Проверку натуральную применяют относительно материальных и производственных запасов и основных средств, то есть всяких активов, обладающих материально-вещественной формой и какие возможно посчитать, перевесить, обмерить.

При любом типе инвентаризации заполняются инвентаризационные описи и описи по видам имущества. Для их составления применяют унифицированные формы, принятые Постановлением Госкомстата либо самостоятельно разработанные бланки.

Инвентаризироваться должно не только собственное имущество, но и объекты, арендованные или сданные в .

Для этого проверка проводится по месту наличия имущества в присутствии сотрудника, несущего ответственность материального характера.

С какой целью проводится

Готовый приказ должен фиксироваться в специальном журнале контроля инвентаризаций, который имеет . В процессе проверки все полученные данные комиссия фиксирует в специальной описи по .

Если какие-то объекты на момент проведения инвентаризации пребывают в ремонте, то их наличие отображается в ведомости , где отмечается стоимость расходов на ремонт.

Отдельные описи создаются для арендованных или переданных в аренду или на хранение объектов, имуществу, которое нельзя использовать в производстве.

Все обнаруженные расхождения меж фактическими показателями и данными бухучета фиксируются сличительной ведомостью по .

Итоговый результат инвентаризационной проверки отображается в ведомости .

В бухгалтерском учете выявленные расхождения отображаются следующим образом:

Все итоги инвентаризационной проверки должны отображаться в бухгалтерском учете и отчетности месяца, когда проверка была завершена. Если проводится годовая инвентаризация, результаты ее отражаются в годовой бухгалтерской отчетности.

План инвентаризации дел в архиве

Инвентаризация архивных дел процесс достаточно серьезный, начинать который следует с составления номенклатуры дел. Для начала следует узнать о тех документах, какие присутствуют в наличии.

Задачами инвентаризации дел в архиве становится выяснение таких моментов как:

Где хранится конкретный документ	Название подразделения, и имя ответственного сотрудника
Какое количество подобных документов создается в течение года	Количество папок и погонных метров документов
Методы формирования дел	По алфавиту, дате и т.д.
Сколько всего таких документов	Существует на данный момент и где они сохраняются
Причислен ли документ	К категории конфиденциальных, и по каким критериям
Обладает ли документ исторической ценностью	Для предприятия
Признается ли документ важным	—
Какое время должно сохранять	Определенный документ
Наличествуют ли на предприятии документы	Сохраняемые исключительно в электронном виде и где они сохраняются

Приказываю:

1. Утвердить Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно Приложению.

2. С изданием настоящего Приказа не применяются на территории Российской Федерации письма Министерства финансов СССР: от 30 декабря 1982 г. N 179 "Об Основных положениях по инвентаризации основных средств, товарно - материальных ценностей, денежных средств и расчетов"; 27 марта 1984 г. N 51 "О дополнении Основных положений по инвентаризации основных средств, товарно - материальных ценностей, денежных средств и расчетов"; 10 ноября 1987 г. N 212 "О дополнении Основных положений по инвентаризации основных средств, товарно - материальных ценностей, денежных средств и расчетов".

Заместитель Министра С.Д.ШАТАЛОВ

По заключению Министерства юстиции Российской Федерации от 19 июня 1995 г. N 07-01-389-95 Приказ в государственной регистрации не нуждается.

См. Письмо Минфина РФ от 19 августа 2004 г. N 07-05-14/217 О порядке проведения инвентаризации

Раздел 1. Общие положения

Раздел 2. Общие правила проведения инвентаризации

Раздел 3. Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация основных средств

Инвентаризация нематериальных активов

Инвентаризация финансовых вложений

Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Инвентаризация незавершенного производства и расходов будущих периодов

Инвентаризация животных и молодняка животных

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов

Раздел 4. Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

Раздел 5. Порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформления результатов инвентаризации

Приложение 1. Приказ о составе комиссии

Приложение 2. Книга контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации

Приложение 3. Акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей

Приложение 4. Книга учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации

Приложение 5. Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией

Приложение 6. Инвентаризационная опись основных средств

Приложение 7. Инвентаризационный ярлык

Приложение 8. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей

Приложение 9. Акт инвентаризации отгруженных товаров

Приложение 10. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение

Приложение 11. Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути

Приложение 12. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств

Приложение 13. Акт инвентаризации расходов будущих периодов

Приложение 14. Акт инвентаризации наличных денежных средств

Приложение 15. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

Приложение 16. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

Приложение 17. Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств

Приложение 18. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей

Активы и обязательства автономных учреждений подлежат инвентаризации (ст. 11 Закона о бухгалтерском учете ). Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается самим автономным учреждением в рамках формирования учетной политики, с учетом положений законодательства РФ (п. 6, 20 Инструкции № 157н ).

Рассмотрим некоторые вопросы, возникающие у бухгалтеров в ходе проведения инвентаризации.

Какими нормативными правовыми актами РФ может воспользоваться автономное учреждение при разработке порядка проведения инвентаризации, а также при ее проведении?

В настоящее время автономные учреждения вправе руководствоваться Методическими указаниями по проведению инвентаризации, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания № 49), в части, не противоречащей положениям Закона о бухгалтерском учете (Письмо Минфина РФ от 27.11.2015 № 02-06-10/69491).

Но в то же время на сайте Минфина размещен проект его приказа «О внесении изменений в Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49». Данным проектом предусматривается исключить положение, согласно которому учреждения государственного сектора могли применять положения Методических указаний № 49.

Таким образом, если данный приказ с названными изменениями утвердят в 2017 году и введут его действие с этого года, автономным учреждениям остается руководствоваться при проведении инвентаризации в 2017 году только собственным положением, установленным им в рамках формирования учетной политики.

Обратите внимание:

С 2018 года будет применяться Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н (далее – Стандарт № 256н). В частности, основные требования к инвентаризации активов и обязательств прописаны в ч. VIII данного документа.

Обязательно ли проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности?

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами (п. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете).

В частности, п. 20 Инструкции № 157н определено, что проведение инвентаризации обязательно:

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при передаче имущества организации в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или иными нормативными правовыми актами РФ.

Согласно п. 1.5 Методических указаний № 49 проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Таким образом, проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности обязательно, а вот ее сроки, состав и другие особенности проведения учреждение вправе установить самостоятельно.

К сведению:

Часть VIII Стандарта № 256н об особенностях проведения инвентаризации повторяет положения п. 20 Инструкции № 157н.

Какие формы бланков предусмотрены для проведения инвентаризации и оформления ее результатов автономными учреждениями?

Для проведения инвентаризации в автономных учреждениях применяются следующие формы бланков, утвержденные Приказом № 52н :

Номер формы	Наименование формы
	Акт о результатах инвентаризации
	Инвентаризационная опись ценных бумаг
	Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств
	Инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам)
	Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах
	Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям
	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов
	Инвентаризационная опись наличных денежных средств
	Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
	Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям
	Ведомость расхождений по результатам инвентаризации

В приложении 5 к Приказу № 52н приведены методические указания по заполнению перечисленных документов.

Обратите внимание:

Согласно п. 20 Инструкции № 157н результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

При проведении годовой инвентаризации ее результаты отражаются в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Можно ли формировать и заполнять инвентаризационные описи с помощью компьютера?

Приказом № 52н установлено, что регистры бухучета составляются:

1. в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью;
2. и (или) на бумажном носителе в случае:

• отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов;
• если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Пункт 2.9 Методических указаний № 49 также допускает заполнение инвентаризационных описей и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, и вручную.

Надо ли проводить инвентаризацию при смене материально ответственного лица только на период отсутствия работника учреждения, например, несколько месяцев?

По мнению Минфина, проведение инвентаризации при смене материально ответственного лица на период временного отсутствия одного из работников можно не осуществлять в случае заключения учреждением письменных договоров с материально ответственными лицами о коллективной (бригадной) материальной ответственности за вверенное им имущество (Письмо от 02.06.2017 № 02-06-10/34524).

Специалисты финансового ведомства, отвечая на данный вопрос, рассуждали следующим образом. Инструкцией № 157н предусмотрено, что при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел) проведение инвентаризации обязательно.

Случаи полной материальной ответственности работников, порядок заключения письменных договоров о полной материальной ответственности работников, порядок взыскания причиненного ущерба, коллективная (бригадная) материальная ответственность за причинение ущерба и другие положения о материальной ответственности установлены ТК РФ.

Материальная ответственность работника возникает с момента подписания договора о полной материальной ответственности и распространяется на все время работы с вверенным работнику имуществом, если иное не предусмотрено указанным договором.

При этом индивидуальные договоры о полной материальной ответственности, а также договоры о коллективной (бригадной) материальной ответственности заключаются только с работниками определенных категорий, указанных в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденном Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

При возложении материальной ответственности на время отсутствия материально ответственного лица на иного работника необходимо производить инвентаризацию материальных ценностей, проводимую на дату приемки-передачи дел.

Возможно ли проведение инвентаризации имущества путем видео-, фотофиксации в режиме реального времени с присутствием членов комиссии?

Данная ситуация была рассмотрена Минфином в Письме от 23.12.2016 № 02-07-10/77499, в котором приведены следующие разъяснения. По мнению финансового ведомства, проведение инвентаризации имущества путем видео-, фотофиксации фактического наличия или отсутствия имущества в режиме реального времени с присутствием отдельных членов комиссии по месту нахождения упомянутого имущества не препятствует достижению установленных в Методических указаниях № 49 целей инвентаризации и может быть предусмотрена учетной политикой субъекта учета.

В частности, соблюдаются условия проведения инвентаризации имущества по его местонахождению (п. 1.3 Методических указаний № 49) с возможностью визуального осмотра объекта всеми членами комиссии, установленного п. 2.3 Методических указаний № 49.

При этом, несмотря на объемы работ, а также объемы экономии бюджетных средств от проведения инвентаризации имущества путем видео-, фотофиксации фактического наличия или отсутствия имущества в режиме реального времени с присутствием отдельных членов комиссии по месту нахождения упомянутого имущества, Минфин считает необходимым осуществлять (с определенной периодичностью) выездные проверки по месту нахождения имущества в полном составе комиссии.

Должен ли бухгалтер входить в состав инвентаризационной комиссии?

Сотрудники Минфина рассмотрели вопрос о включении бухгалтера учреждения в состав комиссии по проведению инвентаризации финансовых активов и обязательств, нефинансовых активов и выразили следующее мнение.

Участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным. Участие бухгалтерской службы в работе комиссии по инвентаризации нефинансовых активов должно обеспечивать предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).

Как отразить выявленные в ходе инвентаризации излишки нефинансовых активов?

Неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризаций активов, принимаются к учету по их текущей оценочной стоимости, установленной на дату принятия к бухгалтерскому учету (п. 31 Инструкции № 157н). Под текущей оценочной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к учету (п. 25 Инструкции № 157н).

Согласно Инструкции № 183н излишки нефинансовых активов, выявленные при проведении инвентаризации, необходимо отразить в учете следующими записями:

При оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, применяется акт о приеме-передаче (ф. 0504101). Таким образом, комиссии по поступлению и выбытию активов необходимо оформить поступление неучтенных объектов нефинансовых активов этим актом.

Обратите внимание:

Доходы в виде стоимости излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, признаются внереализационными доходами в целях обложения налогом на прибыль (п. 20 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 07.08.2013 № 03-03-05/31863).

Пример 1.

Автономным учреждением в результате инвентаризации выявлен неучтенный хозяйственный инвентарь, приобретенный за счет субсидии, полученной на выполнение госзадания. Комиссией по поступлению и выбытию активов текущая оценочная стоимость инвентаря определена в сумме 2 800 руб. Инвентарь не отнесен к особо ценному движимому имуществу. Находящиеся в эксплуатации учреждения объекты основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, учитываются согласно учетной политике на забалансовом счете 21 по балансовой стоимости.

В бухгалтерском учете данная ситуация будет отражена следующими записями:

Как отразить в бухгалтерском учете возмещение ущерба виновными лицами в натуральной форме и за счет удержаний из заработной платы?

Напомним, что для учета расчетов по суммам выявленных недостач денежных средств, иных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, других сумм причинного ущерба имуществу учреждения, подлежащих возмещению виновными лицами, предназначен счет 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 Инструкции № 157н, п. 110 Инструкции № 183н).

При определении размера ущерба, причиненного недостачами, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.

Инструкцией № 183н предусмотрены следующие бухгалтерские записи для отражения операций по недостачам:

Выявлена недостача нефинансовых активов	0 209 71 000 – 0 209 74 000
Выявлена недостача денежных средств		0 201 34 000, 0 201 21 000, 0 201 27 000
Выявлена недостача денежных документов
Поступление средств от виновных лиц в возмещение причиненного учреждению ущерба	0 201 11 000, 0 201 34 000, 0 201 21 000
Возмещение ущерба виновными лицами в натуральной форме		0 209 71 000 – 0 209 74 000, 0 209 82 000
Возмещение ущерба виновным лицом из заработной платы (иных выплат) на сумму удержаний

* В разрезе аналитических счетов.

Пример 2.

В автономном учреждении по результатам инвентаризации выявлена недостача художественной литературы в количестве 4 шт. на общую сумму по данным бухучета 7 000 руб., комиссией размер ущерба определен в этом же размере. Недостающие издания учитываются в составе библиотечного фонда, приобретены за счет субсидии, полученной на выполнение госзадания, и не относятся к особо ценному имуществу. Виновное лицо возмещает ущерб следующим образом: в натуральном виде – 2 книги на общую сумму 3 000 руб., через удержание из зарплаты на основании письменного заявления – 4 книги на сумму 4 000 руб.

В учете автономному учреждению необходимо сделать следующие записи:

			Сумма, руб.
Начислена задолженность виновного в недостаче лица
Приняты к учету книги, поступившие в порядке возмещения ущерба от виновного лица
Уменьшение задолженности виновного лица перед учреждением
Удержана из зарплаты виновного лица оставшаяся часть суммы ущерба
Уменьшена задолженность виновного лица перед учреждением

* * *

В заключение напомним, что инвентаризации подлежат все имущество автономного учреждения (независимо от его местонахождения) и все виды финансовых обязательств.

Основные цели инвентаризации – выявление фактического наличия имущества, сопоставление его фактического наличия с данными бухгалтерского учета, а также проверка полноты отражения в учете обязательств.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Особенности проведения инвентаризации автономное учреждение вправе установить самостоятельно внутренним нормативным актом.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

О. Заболонкова , эксперт журнала

«Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 11 ноябрь, 2017 год.

1. Утвердить Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно .

3.40. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

3.41. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

3.42. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

3.43. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация расчетов

3.44. Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

3.45. Проверке должен быть подвергнут счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.

3.46. По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

3.47. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

3.48. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить: а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы; б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям; в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Инвентаризация резервов предстоящих расходов
и платежей, оценочных резервов

3.49. При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов: на предстоящую оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы организации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката и другие цели, предусмотренные законодательством Российской Федерации, нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденными в установленном порядке.

3.50. Резерв на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков работникам, отражаемый в годовом балансе, должен быть уточнен, исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений в Фонд социального страхования Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации, Государственный фонд занятости Российской Федерации и на медицинское страхование.

3.51. Резервы, созданные на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год, уточняются в порядке, аналогичном для резерва на предстоящую оплату отпусков работникам. В балансе по состоянию на 1 января следующего за отчетным года данных о резерве на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет может не быть, если эта выплата производится до истечения отчетного года. В случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета в декабре отчетного года производится сторнировочная запись издержек производства и обращения, а в случае недоначисления делается дополнительная запись по включению дополнительных отчислений в издержки производства и обращения.

3.52. При инвентаризации резерва расходов на ремонт основных средств (включая арендованные объекты) следует иметь в виду, что излишне зарезервированные суммы в конце года сторнируются. В случаях, предусмотренных отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), когда окончание ремонтных работ по объектам с длительным сроком их производства происходит в следующем за отчетным году, остаток резерва на ремонт основных средств не сторнируется. По окончании ремонта излишне начисленная сумма резерва относится на финансовые результаты отчетного периода.

3.53. В тех случаях, когда в организации с сезонным характером производства сумма расходов на обслуживание производства и управление им, включенная в фактическую себестоимость выпущенной продукции по установленным в организации нормам, превышает фактические затраты, образовавшаяся разница резервируется как предстоящие расходы. Инвентаризационная комиссия проверяет обоснованность расчета и при необходимости может предложить скорректировать нормы затрат. Остатка на конец года по этому резерву не должно быть.

3.54. Инвентаризация резерва сомнительных долгов, созданного у организации, применяющей метод определения выручки от реализации продукции (работ, услуг) по мере отгрузки товаров (выполнения работ, услуг) и предъявления покупателю (заказчику) расчетных документов, заключается в проверке обоснованности сумм, которые не погашены в сроки, установленные договорами, и не обеспечены соответствующими гарантиями.

3.55. При образовании других разрешенных в установленном порядке резервов на покрытие каких-либо других предполагаемых расходов и убытков инвентаризационная комиссия проверяет правильность их расчета и обоснованность на конец отчетного года.

4. Составление сличительных ведомостей
по инвентаризации

4.1. Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

5. Порядок регулирования инвентаризационных
разниц и оформления результатов инвентаризации

5.1. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке: основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у государственного (муниципального) учреждения с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц (абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2011 года , - см. предыдущую редакцию) ; убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у государственного (муниципального) учреждения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач (абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2011 года приказом Минфина России от 8 ноября 2010 года № 142н , - см. предыдущую редакцию) . Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм; недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у государственного (муниципального) учреждения (абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2011 года

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 201_ г.", что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, ), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н):

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

• если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая.