La durata di conservazione della rendicontazione fiscale contabile durante la riorganizzazione. Periodo di validità dei documenti contabili nell'organizzazione

Forse non un giorno nell'organizzazione è completo senza la preparazione di documenti. Lettere, contratti, ordini, dichiarazioni: questa è la matrice di documentazione che cresce ogni organizzazione. Devo conservare tutti i documenti? Se necessario, dove e per quanto tempo?

Tre gruppi

Tutte le regole per l'archiviazione dei documenti derivanti dal processo dell'organizzazione, possono essere divise in tre grandi gruppi. Il primo includerà le norme stabilite dalla legislazione fiscale. Di conseguenza, si applicano ai documenti necessari per il calcolo e il pagamento di imposte e tasse. Il secondo gruppo includerà i documenti del personale. E nel terzo - documenti contabili e documenti sulle attività economiche. Consideriamoli tutti in ordine.

Documenti fiscali

La regola generale per l'archiviazione dei documenti fiscali è stabilita dall'articolo 23, paragrafo 1, comma 8, del codice fiscale. Dice che il contribuente deve conservare i documenti contabili e altri documenti necessari per il calcolo e il pagamento delle tasse per quattro anni. Lo stesso termine è fissato per i documenti che confermano il pagamento dell'imposta. Inoltre, il codice fiscale non contiene una procedura speciale per il calcolo di questo periodo di quattro anni. Quindi, quattro anni dovrebbero essere contati dal giorno successivo alla preparazione del documento. E scadranno alla data e al mese corrispondenti, che arriveranno tra 4 anni (Art. 6.1. Codice Fiscale).

Vi sono due eccezioni alla durata di conservazione di quattro anni. Il primo riguarda i contribuenti che applicano agevolazioni fiscali. Dovranno conservare i documenti a conferma del diritto a prestazioni durante l'intero periodo di applicazione delle prestazioni. In effetti, durante un audit documentale, l'ispezione ha il diritto di richiedere tali documenti (clausola 6, articolo 88 del codice fiscale). Ma anche dopo l'applicazione dei vantaggi, non vale la pena affrettarsi a distruggere i documenti. Dopo tutto, c'è anche un controllo in loco, che può essere effettuato nei tre anni precedenti (clausola 4, articolo 89 del codice fiscale della Federazione Russa).

Da qui la conclusione: i documenti sui diritti alle prestazioni devono essere conservati per tre anni dopo la fine del periodo in cui l'organizzazione ha cessato di applicare la prestazione.

La seconda eccezione riguarda la proprietà ammortizzabile. Poiché i costi sono cancellati in un determinato periodo, per tutto questo tempo l'organizzazione dovrà conservare i documenti a conferma del costo iniziale di tale proprietà, nonché l'ammortamento calcolato e preso in considerazione nelle spese. Bene, ovviamente, non dimenticare la possibilità di un'ispezione in loco.

Data la sua profondità, concludiamo che i documenti sulla proprietà ammortizzabile possono essere distrutti non prima di tre anni dopo la fine del periodo in cui l'ammortamento viene interrotto.

La violazione delle condizioni di conservazione dei documenti fiscali in aggiunta al costo aggiuntivo delle imposte con sanzioni può anche comportare multe. Pertanto, ai sensi dell'articolo 120 del codice fiscale, la mancanza di documenti primari, fatture, registri contabili costituisce una grave violazione delle norme in materia di contabilità per entrate e uscite e oggetti fiscali. E questo comporta una multa per un importo di 5.000 rubli. fino a 15000 rub. Se questa violazione ha portato a una sottovalutazione della base imponibile, la sanzione ammonterà al 10% dell'importo dell'imposta non pagata, ma non inferiore a 15.000 rubli.

Documenti sulle risorse umane

Passiamo ora ai documenti del personale. Qui, i periodi di conservazione sono determinati dalla legislazione archivistica. Questo è, in particolare, l'elenco dei documenti di gestione tipici generati nelle attività delle organizzazioni, che indicano i periodi di conservazione (approvati dall'Archivio federale il 10/06/2000). Riassumendo le informazioni contenute in questo elenco è possibile derivare le seguenti regole di archiviazione per i documenti del personale.
  I documenti con i quali la legislazione riguarda la fornitura di pagamenti o benefici sono conservati per almeno 75 anni. È questo periodo che è stato impostato per carte personali, fascicoli personali, contratti di lavoro, elenchi di lavoratori impiegati in condizioni di lavoro dannose, ecc. Forse l'unica eccezione a questo sarà un libro di lavoro non reclamato, che deve essere conservato “per soli 50 anni”.

Per altri documenti, i termini sono molto più brevi. Pertanto, i contratti di responsabilità sono conservati per 5 anni. Lo stesso importo dovrebbe essere conservato per quanto riguarda la formazione dei dipendenti sulle misure di sicurezza, gli ordini per stabilire l'orario di lavoro ridotto, i trasferimenti. Inoltre, è previsto un periodo di cinque anni per gli ordini in viaggio d'affari, i premi.

I documenti sulla contabilità dell'orario di lavoro e della disciplina del lavoro possono essere archiviati anche meno: 3 anni. E per un foglio di tempo, il termine è generalmente ridotto a 1 anno. Inoltre, i programmi e i documenti delle ferie per i dipendenti a cui viene negato il lavoro vengono archiviati durante tutto l'anno.
Si noti che, diversamente dal Codice Fiscale, l'Elenco chiarisce che il calcolo del periodo di conservazione dei documenti viene effettuato dal 1 ° gennaio dell'anno successivo all'anno di fine dei documenti (paragrafo 2.9).

Il mancato rispetto dei requisiti per la conservazione dei documenti del personale può comportare una sanzione per l'organizzazione di cui all'art. 13.20 del Codice dei reati amministrativi (300-500 rubli per mancato rispetto dei requisiti per la conservazione dei documenti), nonché conseguenze negative sotto forma di ispezioni da parte dell'Ispettorato statale del lavoro, della Cassa pensione o sotto forma di una decisione del tribunale sul ripristino di un dipendente sul lavoro. Quindi non abbiate fretta di sbarazzarsi dei documenti del personale!

Documenti contabili e commerciali

In teoria, i periodi di conservazione dei documenti contabili dovrebbero essere stabiliti nella Legge sulla contabilità. Ma questa legge, sebbene contenga un intero articolo dedicato alla conservazione dei documenti (articolo 17), fornisce informazioni molto scarse su questo argomento. Pertanto, la legge richiede almeno cinque anni per conservare i documenti contabili primari, i registri contabili e i bilanci. Allo stesso tempo, si specifica che per quanto riguarda il piano di lavoro dei conti e altri documenti relativi ai principi contabili, tale periodo deve essere considerato a partire dall'anno successivo a quello in cui tali documenti sono stati utilizzati per la preparazione del bilancio per l'ultima volta.

Per il resto, la legge sulla contabilità rinvia le organizzazioni alla legislazione archivistica. E più precisamente, quindi al già citato Elenco dei documenti di gestione tipici generati nelle attività delle organizzazioni, indicando i periodi di conservazione. Mostra i periodi di archiviazione di quasi tutti i possibili documenti che possono essere formati nell'organizzazione. Inoltre, per quanto riguarda i documenti contabili, tutti i termini nell'elenco sono esattamente cinque anni. C'è così tanto bisogno di tenere rendiconti finanziari (sia annuali che trimestrali), tutti i tipi di contratti commerciali, documenti primari e in contanti, certificati di accettazione, ecc. Inoltre, queste date sono conteggiate dal 1 ° gennaio dell'anno successivo all'anno in cui il documento è sospeso (paragrafo 2.9 Linee guida per l'applicazione dell'elenco).

Un'altra caratteristica della conservazione dei documenti contabili è che la legge indica chiaramente dove e come conservare tale documentazione. E anche le persone responsabili e la procedura per l'accesso ai titoli sono stabilite.
Pertanto, secondo la clausola 6.2 del regolamento sui documenti e la gestione dei documenti in materia di contabilità (approvata dal Ministero delle finanze dell'URSS 07.29.83 n. 105), i documenti primari, i registri contabili, i rapporti contabili e i saldi possono essere archiviati nell'archivio dell'organizzazione o nella contabilità in locali speciali o armadietti . Un rigoroso modulo di segnalazione deve essere conservato in cassette di sicurezza, armadi metallici o locali speciali per garantirne la sicurezza.

Responsabile della sicurezza dei documenti è il capo contabile. È lui che ha il diritto di decidere in merito all'emissione di tali documenti ai dipendenti delle divisioni strutturali dell'impresa.

Per quanto riguarda la responsabilità per mancato rispetto delle norme per la conservazione dei documenti contabili, può essere sia amministrativo che fiscale. Infatti, come accennato in precedenza, la mancanza di documenti primari, i registri contabili costituisce una grave violazione delle norme in materia di contabilità per entrate, spese, oggetti di tassazione e comporta un'ammenda da 5.000 a 15.000 rubli. (Articolo 120 del codice fiscale della Federazione Russa).

In questo caso, un'ammenda amministrativa può essere imposta sia per violazione dei requisiti di archiviazione per la conservazione dei documenti (articolo 13.20 del Codice dei reati amministrativi - 300-500 rubli), sia per grave violazione delle norme contabili se, a causa della mancanza di documenti, le dichiarazioni contabili sono distorte (Articolo 15.11 del Codice dei reati amministrativi) - 2-3 mila rubli.).

Qualsiasi contabile sa che tutti i documenti primari devono essere conservati per un certo periodo di tempo. Nelle grandi aziende, ci sono archivi speciali per l'archiviazione di cartelle con documenti contabili. Con l'avvento della gestione elettronica dei documenti, una certa parte dei documenti non può essere stampata, ma archiviata in forma elettronica. Indipendentemente dal metodo scelto di conservazione della documentazione primaria, è necessario lavorare in conformità con le scadenze previste dalla legge. Ne parleremo di seguito.

Le informazioni generali sui periodi di conservazione dei documenti primari sono contenute nella legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ. Questa parte dell'atto legislativo stabilisce che il primario deve essere conservato per almeno cinque anni. Il termine potrebbe essere più lungo - e qual è esattamente il periodo di conservazione di un determinato documento, richiede l'ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa. Questo documento contiene una tabella con i periodi di conservazione dei documenti contabili primari, dei registri delle imposte, dei documenti del personale e di altri documenti. La tabella mostra 1.003 posizioni con termini per tipo di documento.

La durata di conservazione dei documenti primari in contabilità nel 2017 non è cambiata.

Non confondere i periodi di conservazione dei documenti primari con i periodi di conservazione dei documenti contabili fiscali. Ad esempio, una fattura è un documento fiscale e può essere conservata per soli quattro anni (paragrafo 8, paragrafo 1 del codice fiscale della Federazione Russa).

Tenere presente che la durata di conservazione dei documenti primari in contabilità non viene conteggiata dalla data di preparazione del documento, ma dall'inizio del nuovo anno di riferimento (lettera del Ministero delle finanze della RF).

Ad esempio, la fattura è stata redatta il 24/08/2017. Secondo le regole, la durata minima di conservazione è di cinque anni. Pertanto, tale fattura non può essere distrutta prima del 01/01/2023.

La durata di conservazione di alcuni documenti dipende dal fatto dell'audit. Ad esempio, le note spese devono essere archiviate per cinque anni. Se le autorità fiscali non li hanno controllati durante questo periodo, il periodo aumenta (Ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 n. 558).

Il periodo massimo di conservazione è impostato per i documenti del personale (ordini, carte per i dipendenti), vari documenti salariali. Tali documenti devono essere conservati per almeno 75 anni.

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Periodi di conservazione per documenti elettronici

La legge stabilisce che il primario può essere emesso in forma cartacea e elettronica (parte 5 della legge federale del 06.12.2011 n. 402-FZ). Se il documento elettronico viene eseguito in conformità con la legge, si applicano gli stessi periodi di conservazione della versione cartacea.

Non esiste un unico programma per l'archiviazione di documenti in formato elettronico. Pertanto, gli ordini di pagamento possono essere archiviati nel sistema bancario cliente-banca. I documenti primari, come fatture, UPD, atti, possono essere archiviati nel programma di contabilità o nel servizio attraverso il quale avviene la gestione elettronica dei documenti. Inoltre, l'archiviazione di documenti elettronici è possibile in un archivio elettronico speciale o nel cloud. I documenti elettronici possono essere archiviati in diversi modi, il compito del capo contabile è quello di garantirne la sicurezza e la leggibilità anche dopo anni.

Quindi per riassumere. Alla domanda su quale sia il periodo minimo di conservazione per i documenti contabili primari stabiliti dalla legge, possiamo rispondere in sicurezza - cinque anni. I periodi di conservazione dei documenti elettronici possono essere calcolati dai periodi di conservazione dei documenti cartacei. Queste date coincidono. Il metodo selezionato per l'archiviazione dei documenti deve riflettersi nel principio contabile.

"Ascolta, buttiamo via tutto", mi disse il regista, indicando un rack pieno di scatole di documenti 7 anni fa. E gli ho risposto: "Non è così semplice, a volte la durata di conservazione dei documenti in un'organizzazione è di diverse decine di anni". Il regista mi ha creduto e la nostra carta straccia nativa ha continuato a raccogliere polvere sugli scaffali dell'archivio. Fino alla prossima volta, quando sorgerà la questione dell'acquisizione di un nuovo rack, procederemo alla ricerca e lasceremo solo quei documenti il \u200b\u200bcui periodo di archiviazione nell'organizzazione non è veramente scaduto.

Per quanto tempo dovrebbe essere conservata la documentazione?

La necessità di conservare i documenti è indicata dalla legge federale del 22.10.2004 N 125-ФЗ "sugli affari archivistici nella Federazione Russa". Inoltre, ci sono tre elenchi che approvano il periodo di archiviazione per i documenti nell'archivio per le persone giuridiche pubbliche e private in vari settori di attività. La documentazione delle società per azioni dovrebbe essere conservata in conformità al regolamento sulla procedura e i termini di conservazione dei documenti delle società per azioni, approvati. Risoluzione della FCSM della Federazione Russa del 07.07.2003 N 03-33 / ps.

Periodi specifici per l'archiviazione della documentazione

La durata di conservazione più breve è di 1 anno, quella massima è di 75 anni. Non li nominerò per nome per ogni documento, di cui ce ne sono molti. Oltre alle scadenze fissate per i documenti comuni, come personale, finanziario, contabile, fiscale e gestione elettronica dei documenti, l'organizzazione ha i propri periodi di conservazione dei documenti per documenti specializzati in vari settori dell'industria, della medicina, della sicurezza. Considera i periodi durante i quali dovrebbero essere mantenuti i titoli più comuni esistenti in qualsiasi organizzazione.

  Periodi di conservazione per documenti comuni

I seguenti periodi di conservazione dei documenti presso l'azienda iniziano alla fine dell'anno di riferimento o l'anno in cui sono stati redatti i documenti. I documenti costitutivi, le licenze, i brevetti, i passaporti delle transazioni non sono soggetti a distruzione e devono essere conservati in modo permanente.

Documenti del personale:

• tabelle del personale - costantemente;
• confermando l'incidente - 45 anni;
• confermando l'insorgenza di una malattia professionale - 75 anni;
• archivio personale del dipendente - 75 anni;
• tutti i documenti relativi alle attività del dipendente in condizioni di lavoro speciali - 75 anni.

Documenti finanziari:

• avere informazioni sul calcolo e sul pagamento delle tasse - 4 anni;
• confermare le spese sostenute in relazione alla formazione del dipendente - durante l'intero periodo di formazione, più un altro anno e almeno quattro anni;
• confermare l'ammontare delle perdite trasferite al futuro - durante l'intero periodo fino a quando la base imponibile è ridotta dalla perdita trasferita;
• confermando i calcoli per i contributi assicurativi ai fondi extra-budget - 6 anni;
• i certificati EDS devono essere conservati per altri 5 anni dopo la fine dell'anno in cui il certificato è scaduto;
• il calcolo adottato nell'FSS tramite canali di comunicazione elettronica effettuato sotto forma di 4-FSS e una ricevuta sulla sua ricevuta - 5 anni;
• documenti contabili che rivelano contabilità e rendicontazione - 5 anni;
• assegni circolari, riviste per cassiere, unità di memoria fiscale, nastri elettronici di controllo, altre forme che confermano pagamenti in contanti - 5 anni;
• versione del passaporto del PCC - per l'intero periodo mentre il passaporto è valido.

Come rastrellare i detriti di carta?

Nel tempo, nell'organizzazione si accumula una grande quantità di documentazione. Per non impantanarsi nei documenti, è necessario creare una commissione (di solito composta da tre persone), che condurrebbe un esame sull'argomento del valore e classificherebbe i documenti nelle seguenti categorie, a seconda della durata di conservazione dei documenti nell'organizzazione:

• soggetto a deposito permanente negli archivi di un'entità statale;
• documenti che devono essere conservati per più di 10 anni nell'archivio di una persona giuridica;
• che deve essere temporaneamente conservato per non più di 10 anni nell'archivio dell'unità;
• documenti consentiti per la distruzione alla scadenza del periodo di conservazione.

Procedura di distruzione del documento

Alla distruzione dei documenti, viene redatto un atto. Non esiste una forma standardizzata per tali atti; è redatta in una forma libera, fissata dall'ordine della testa. Dovrebbe indicare non solo il nome e tutti i dettagli dell'organizzazione, ma anche, di solito sotto forma di una tabella, i nomi dei documenti (file), il periodo in cui sono stati creati, il numero di fogli o, se il volume del caso sotto un nome è grande, il numero di volumi . Nello stesso atto, è possibile aggiungere le colonne della fattura per il trasferimento e la ricezione di documenti per la distruzione.

Per contabilità, tasse, personale e altri documenti periodi di conservazione diversi. Se non si dispone dei documenti richiesti dal Servizio fiscale federale, gli ispettori addebiteranno le tasse con penalità e scriveranno un'ammenda.

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Periodi di conservazione dei documenti

I periodi di conservazione dei documenti contabili e fiscali, la procedura per la loro distruzione e la responsabilità per la violazione della conservazione e della distruzione sono stabilite dalla legge. Le regole di base sono enunciate nel Codice Fiscale della Federazione Russa, nell'Ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 n. 558 e in due leggi federali. Queste sono le leggi del 22 ottobre 2004 n. 125-ФЗ "sugli affari archivistici nella Federazione Russa" e del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "sulla contabilità". È meglio non romperli. Questo link fornisce un elenco dei documenti più importanti che dovrebbero essere presenti in qualsiasi azienda \u003e\u003e\u003e.

tavolo. Periodi di conservazione dei documenti nel 2019

Il documento	Quanto da conservare
Documenti contabili
Documenti di acquisto e vendita (contratto, fattura, atto, lettera di vettura TORG-12, UPD, procura, atto di riconciliazione)	5 anni
lista dei passeggeri
Documenti bancari (estratti conto, ordini di pagamento, libretto degli assegni)	5 anni
Documenti in contanti (libro cassa, nota spese, PFP, ricevuta per il pagamento in contanti)
OS Inventory Card	5 anni  dopo il ritiro del sistema operativo
Politica contabile	5 anni
Certificato contabile
Ordini per attività principali	Prima della chiusura dell'azienda
Registro contabile (fatturato del conto, SAL, contabilità generale)	5 anni
Rapporti contabili (stato patrimoniale, rendiconto finanziario, prospetto delle variazioni del patrimonio netto, flussi di cassa e altre forme) e relazioni IFRS	Prima della chiusura dell'azienda
Rapporto di audit	Prima della chiusura dell'azienda
Documenti fiscali
Registri contabili	5 anni
Dichiarazione fiscale (dichiarazione dei redditi, calcolo degli anticipi, calcolo dei premi assicurativi, certificati di 2-NDFL con il registro, calcolo di 6-NDFL e altre relazioni all'IFTS)
Ricevuta della dichiarazione dei redditi elettronica
Descrizione dell'allegato e notifica di ricevuta quando si invia un documento all'Ispettorato del servizio fiscale federale per posta
fattura	4 anni
Libri di acquisti e vendite con fogli aggiuntivi	4 anni
Il libro di contabilità per entrate e uscite di KUDiR sul sistema fiscale semplificato	Prima della chiusura dell'azienda
Atto di riconciliazione con IFTS
Documento relativo alla perdita e all'importo della riduzione della base imponibile	durante il periodo di riduzione della base imponibile  importo delle perdite ricevute in precedenza
Documenti di contributo assicurativo
Pagamenti di contributo	6 anni
Calcolo del 4-FSS	Trimestrale - 5 anni  dalla data di accettazione della relazione al fondo di previdenza sociale Annuale - prima della chiusura dell'azienda
Informazioni SZV-M	6 anni
Responsabilità annuale nell'UIF (SZV-STAZH, ODV-1 e una ricevuta sulla loro invio all'UIF)	Prima della chiusura dell'azienda
Documento relativo all'invio di un rapporto al fondo (ricevuta di ricezione del rapporto in formato elettronico, inventario dell'allegato e notifica di ricevuta durante l'invio del documento per posta)	Conservare con report
Documenti sulle risorse umane
Il documento originale dell'impiegato (libro di lavoro)	Su richiesta di un dipendente  (ma non più di 50 anni e se il dipendente è registrato prima del 2003, quindi non più di 75 anni)
Carta personale e copie dei documenti dei dipendenti *	- 50 anni, da un dipendente registrato dal 2003 in poi; - 75 anni, per un dipendente registrato prima del 2003.
Contratto di lavoro e integrazioni
Ordini delle risorse umane
Foglio presenze
Congedo per malattia e calcolo su di esso	5 anni
Programma ferie dei lavoratori	1 anno  dopo l'uso
lista personale	Prima della chiusura dell'azienda

* Per archiviare copie dei documenti del dipendente, è meglio avere il consenso scritto di questo dipendente per elaborare i suoi dati personali. Ciò contribuirà a evitare controversie con le autorità di vigilanza e un'ammenda.

Cosa fare se i documenti sono scaduti?

I documenti scaduti sono soggetti a distruzione. Per distruggere i documenti, redigere un atto in cui annotare il nome e il numero di casi con i documenti che è tempo di distruggere. Questo atto deve essere firmato da una commissione speciale, la cui composizione sarà approvata dal direttore generale nel suo ordine.

Penalità per documenti mancanti

Per la mancanza di documenti primari, fatture e registri fiscali, i dipendenti dell'Ispettorato del servizio fiscale federale possono multare una LLC per un importo di 10.000 a 30.000 rubli(Articolo 120 del codice fiscale della Federazione Russa), compresi quelli che si applicano ai sensi del codice fiscale del sistema fiscale semplificato.

Inoltre, senza documenti che confermano le transazioni commerciali, i revisori rimuoveranno i costi di profitto (o imposta unica) e le detrazioni IVA. Oppure calcoleranno l'importo dell'imposta dovuta con il metodo di regolamento (comma 1, paragrafo 7, articolo 31 del codice fiscale della Federazione Russa).

• documenti fiscali (documenti richiesti per il calcolo delle imposte e dei premi assicurativi)
• documenti contabili (compreso il personale).

Durata della conservazione dei documenti necessari per il calcolo delle imposte e dei premi assicurativi

In conformità con i paragrafi. 8 p. 1 art. 23 del codice fiscale della Federazione Russa, i contribuenti sono tenuti per quattro anni a garantire la sicurezza dei dati di contabilità e contabilità fiscale e altri documenti necessari per il calcolo e il pagamento delle imposte, compresi i documenti che confermano la ricevuta di entrate, spese (per organizzazioni e singoli imprenditori), nonché il pagamento ( ritenute alla fonte).

Un requisito simile è stabilito dai paragrafi. 5 p. 3 Art. 24 del Codice Fiscale per gli agenti fiscali che sono tenuti a garantire la sicurezza dei documenti richiesti per il calcolo, la ritenuta alla fonte e il trasferimento delle imposte per quattro anni. Va notato che oltre al pagamento dell'IVA e dell'imposta sul reddito per le persone giuridiche straniere, gli agenti fiscali, in particolare, sono i datori di lavoro che calcolano e pagano l'imposta sul reddito delle persone fisiche.

Quando si trasferiscono perdite in futuro ai fini dell'imposta sui profitti ai sensi del paragrafo 4 dell'art. 283 del Codice Fiscale della Federazione Russa, i contribuenti sono tenuti a conservare i documenti che confermano l'ammontare della perdita subita per l'intero periodo quando riduce la base imponibile del periodo fiscale corrente dall'ammontare delle perdite ricevute in precedenza.

In conformità con i paragrafi. 6 p. 2 Articolo 28 della legge federale del 24 luglio 2009 n. 212-ФЗ "Sui contributi assicurativi alla Cassa pensione della Federazione Russa, alla Cassa di previdenza sociale della Federazione Russa, alla Cassa di assicurazione medica obbligatoria federale" (come modificata il 7 giugno 2013) sono richiesti i contribuenti garantire per sei anni la sicurezza dei documenti che confermano il calcolo e il pagamento dei premi assicurativi.

Periodo di validità dei documenti contabili

Ai sensi dell'art. 29 della legge federale del 6 dicembre 2011 N 402-ФЗ "Contabilità" (modificata il 28 giugno 2013) (di seguito legge N 402-ФЗ):

• documenti contabili primari
• registri contabili
• le dichiarazioni contabili (finanziarie) sono soggette a conservazione da parte di un'entità economica per un periodo stabilito conformemente alle regole di organizzazione degli affari di archivio statali, ma non meno di cinque anni dopo l'anno di riferimento,
• documenti di politica contabile
• standard delle entità aziendali
• altri documenti relativi all'organizzazione e al mantenimento della contabilità, compresi i mezzi di riproduzione di documenti elettronici (ovvero banche dati elettroniche), nonché la verifica dell'autenticità delle firme elettroniche, devono essere conservati dall'entità economica per almeno cinque anni dopo l'anno in cui sono stati utilizzati per la preparazione delle dichiarazioni contabili (finanziarie) per l'ultima volta.

Le regole per l'organizzazione degli affari di archivio statali sono regolate dalla legge federale n. 125-FZ del 22 ottobre 2004 "sugli affari archivistici nella Federazione Russa" (modificata l'11 febbraio 2013) (di seguito legge n. 125-FZ).

Ecco i periodi di conservazione dei singoli documenti:

• Estratti contabili (finanziari) (bilanci, relazioni sui risultati finanziari, rapporti sull'utilizzo obiettivo dei fondi, appendici ad essi, ecc.):

a) consolidato annuale (consolidato), - è memorizzato in modo permanente (di seguito - post. (in organizzazioni che non sono fonti di acquisizione di archivi statali e municipali - per almeno 10 anni)).

b) annuale - posta.

c) trimestrale - 5 anni, in assenza di un incarico annuale.

• Estratti contabili (finanziari) secondo gli IFRS o altri standard - posta.
• Atto di trasferimento, separazione, bilancio di liquidazione; note esplicative per loro - posta.
• Documenti relativi alle politiche contabili (piano contabile attivo, forme dei documenti contabili primari, ecc.) - 5 anni.
• Registri contabili, documenti contabili primari e relativi allegati, che registravano il fatto di una transazione commerciale e costituivano la base per i registri contabili (documenti e libri in contanti, documenti bancari, radici del libretto degli assegni bancari, warrant, fogli presenze, avvisi bancari e requisiti di trasferimento, certificati di accettazione , consegna, cancellazione di proprietà e materiali, ricevute, fatture e relazioni anticipate, corrispondenza, ecc.) - 5 anni, previa verifica (audit).
• Fatture - 4 anni.
• Certificato di registrazione con le autorità fiscali - posta.
• Documenti (calcoli, riassunti, certificati, tabelle, informazioni, corrispondenza) sulle imposte calcolate e trasferite ai bilanci di tutti i livelli, fondi fuori bilancio, debiti su di essi. Dichiarazioni fiscali (calcoli) delle persone giuridiche per tutti i tipi di imposte - 5 anni.
• Registri delle informazioni sui redditi personali, pagamenti di dividendi - 75 anni.
• Libri sulla contabilità delle entrate e delle spese delle organizzazioni e dei singoli imprenditori che utilizzano un sistema fiscale semplificato - posta.

La procedura per l'archiviazione di documenti contabili e fiscali

Ai sensi del comma 3 dell'art. 29 della legge N 402-ФЗ, un'entità economica deve fornire condizioni di conservazione sicure per i documenti contabili e la loro protezione contro le modifiche. Ai sensi del comma 2 dell'art. 13 della legge n. 125-FZ, le organizzazioni e i cittadini hanno il diritto di creare archivi al fine di archiviare i documenti archivistici formati nel corso delle loro attività.

Per organizzare l'archivio, è necessario assegnare una stanza separata, dotata di speciali ripiani (rack) o armadi. Se ci sono finestre nella stanza dell'archivio, dovrebbero essere chiuse o installate persiane, altrimenti i documenti non saranno in grado di essere protetti dall'esposizione alla luce, e quindi la loro dissolvenza non può essere esclusa. Si consiglia di dotare le finestre del primo o del piano terra di barre di metallo, inoltre è meglio installare una porta di metallo nell'archivio. Tali misure impediranno l'ingresso non autorizzato nei locali dell'archivio.

Secondo le regole di base del lavoro degli archivi delle organizzazioni, approvate con la decisione del Collegio degli Archivi federali del 6 febbraio 2002, i seguenti documenti sono compilati negli archivi dell'organizzazione sulla base dei risultati dell'esame del valore dei documenti: registri della conservazione permanente; stoccaggio temporaneo (oltre 10 anni); da parte del personale; oltre ad agire in merito all'assegnazione alla distruzione di casi non soggetti a custodia. I casi con archiviazione scaduta nell'elenco sono inclusi nell'assegnazione per la distruzione e sono soggetti a distruzione.

Va notato che l'organizzazione può utilizzare i servizi di una società di archiviazione specializzata per archiviare documenti.

Responsabilità per la conservazione impropria di documenti contabili e fiscali

La responsabilità per il mancato rispetto delle regole per la conservazione dei documenti può essere amministrativa, fiscale e penale.

Secondo l'art. 15.11 del Codice dei reati amministrativi (di seguito il Codice dei reati amministrativi) la violazione dell'ordine e dei termini di conservazione dei documenti contabili comporta l'imposizione di un'ammenda amministrativa ai funzionari per un importo da 2.000 a 3.000 rubli.

Secondo l'art. 13.20 La violazione del Codice amministrativo delle regole di conservazione, acquisizione, contabilità o utilizzo di documenti archiviati (inclusa la distruzione di documenti senza osservare i termini della loro conservazione) comporta un avvertimento o una sanzione amministrativa nei confronti dei cittadini per un importo da 100 a 300 rubli; per i funzionari - da 300 a 500 rubli.

L'assenza di documenti primari, fatture e registri contabili costituisce un reato fiscale. La responsabilità è prevista dall'articolo 120 del codice fiscale della Federazione Russa "Violazione grave delle norme in materia di contabilità di entrate e spese e oggetti di tassazione". Una grave violazione delle regole per la contabilizzazione di entrate e spese e oggetti fiscali è intesa come assenza di documenti primari, fatture, registri contabili o fiscali. Se questi atti vengono commessi entro un periodo d'imposta, un'ammenda di 10.000 rubli, se commessi entro più di un periodo d'imposta, un'ammenda di 30.000 rubli. Gli stessi atti, se comportano una sottovalutazione della base imponibile, comportano la riscossione di un'ammenda del 20% dell'importo dell'imposta non pagata, ma non inferiore a 40.000 rubli.

In caso di rapimento, distruzione, danneggiamento o occultamento di documenti ufficiali, francobolli o sigilli realizzati in base a interessi commerciali o di altra natura, può sorgere responsabilità penale ai sensi del comma 1 dell'art. 325 del codice penale - una multa fino a 200.000 rubli. o nella misura dello stipendio della persona condannata (altri redditi) per un periodo fino a 18 mesi, lavoro obbligatorio per un massimo di 480 ore, lavoro forzato per un massimo di 2 anni, lavoro forzato per un massimo di 1 anno o arresto per un massimo di 4 mesi o reclusione per un massimo di 1 anno.