Što su primarni dokumenti u računovodstvu? Primarna knjigovodstvena dokumentacija je...

Sva primarna dokumentacija je potvrda financijske aktivnosti tvrtke. Te će računovodstvene dokumente prvenstveno zahtijevati regulatorna tijela tijekom inspekcije. Stoga se postavljaju povećani zahtjevi za održavanje i skladištenje takvih papira.

Primarna dokumentacija, ili kako je virtuozni računovođe nazivaju primarna dokumentacija, dokaz je financijskog poslovanja poduzeća. Štoviše, imaju pravnu snagu, ovi papiri mogu ili pomoći tvrtki u kontroverznim pitanjima ili je spotaknuti. Ti dokumenti su: ugovor, faktura, isprave o plaćanju, otpremnica, faktura, račun i drugo.

Obrasci primarnih dokumenata su unificirani. Ako je potrebno, obrascu se dodaju dodatni redovi, ali istovremeno zadržavaju glavni. To je navedeno u Pravilniku o računovodstvu i računovodstvu u Ruskoj Federaciji (Naredba Ministarstva financija Rusije od 29. srpnja 1998. br. 34 n (s izmjenama i dopunama 26. ožujka 2007. br. 26 n). Iznimka su obrasci za održavanje gotovinske transakcije(Rezolucija Državnog odbora za statistiku Rusije od 24. ožujka 1999. br. 20).

Sve izmjene i dopune standardnog obrasca odobravaju se nalogom čelnika tvrtke.

Organizacija samostalno izrađuje obrasce primarnih dokumenata ako u katalogu ne postoje jedinstveni obrasci potreban obrazac. Obavezni uvjet: takvi obrasci moraju sadržavati potrebne pojedinosti.

1. Kako se zove dokument?
2. Kada se sastavi.
3. Podaci o organizaciji koja sastavlja dokument.
4. Navedite što konkretna poslovna transakcija uključuje za ovaj dokument, trošak transakcije (novčano ili u naravi).
5. Popis osoba odgovornih za sastavljanje isprave s obveznim potpisom.

Gore navedeni detalji navedeni su u Saveznom zakonu "O računovodstvu".

Svi primarni dokumenti moraju se pravovremeno dostaviti računovodstvu. Usklađenost s kronologijom unosa podataka jedan je od glavnih uvjeta za pravilno računovodstvo.

Za praktično računovodstvo, svi primarni zapisi su razvrstani u grupe - tablica:

Grupno ime	Što je uključeno
Organizacijski i upravni dokumenti	To uključuje naloge, punomoći, upute. Odnosno, radi se o papirima koji daju “zeleno svjetlo” za obavljanje poslovnih transakcija.
Popratna dokumentacija	Obrasci računa, potvrde o prijemu, blagajnički nalozi - oni su ti koji potvrđuju činjenicu poslovna transakcija. Podaci upisani u te dokumente podliježu obveznom unosu u knjigovodstvene registre.
Računovodstveni dokumenti	Koriste se u nedostatku standardnih jedinstvenih obrazaca, za kombiniranu obradu popratnih i administrativnih dokumenata. Na primjer, potvrda o isplati smatra se i upravnim i opravdanim dokumentom. Platna lista istovremeno ukazuje na potrebu isplate prema popisu i potvrđuje isplatu.

I još jedan uspješan izum knjigovodstveni servis- raspored protoka dokumenata. Napomena: oblik grafikona mora se odražavati u računovodstvena politika organizacije.

Raspored tijeka dokumenata

Odgovarajući reci i stupci odražavaju podatke o kretanju izvještajnih dokumenata. Veliki plus ovog rasporeda je što su svi izdani dokumenti pod kontrolom. Glavna stvar je ne zaboraviti napraviti odgovarajuće unose.

Ispunite u skladu s pravilima

Počnimo s činjenicom da se primarni podaci koji se dostavljaju računovodstvu moraju provjeriti. Što provjeriti:

1. Količina popune (ispunjeni su svi potrebni reci i odjeljci).
2. Ispravnost popunjavanja (uneseni podaci moraju odgovarati mjestu unosa, proturječnosti u podacima su nedopuštene).
3. Pouzdanost informacija (provjera matematičkih operacija, usklađivanje s popratnim dokumentima).

Ovjerena isprava mora biti upisana u knjigovodstvene registre.

Savjet: kako biste izbjegli pogrešku ponovnog odražavanja dokumenta u računovodstvu, trebali biste učiniti sljedeće. Na poleđini obrasca nalazi se datum i broj upisa u upisnik.

Kako popuniti primarne knjigovodstvene dokumente u 2017

• Sva knjiženja u primarnim knjigovodstvenim ispravama moraju imati dugoročno sigurnost.
• Uz elektroničke dokumente dopušteno je koristiti i papirnate dokumente koji moraju biti potpisani digitalni potpis (savezni zakon 402-FZ od 6. prosinca 2011.).
• Upotreba pečata obvezna je na onim ispravama gdje je za to predviđeno mjesto.

Od 07.04.2015. dobili su pravo na rad bez okruglog pečata dionička društva i društva s ograničenom odgovornošću (Savezni zakon 82-FZ od 06.04.2015.). Provjerite što piše u Povelji o korištenju pečata. Ako tvrtka nastavi koristiti pečat, nisu potrebne izmjene Povelje. Rok za donošenje takvih izmjena u Povelji društva nije određen zakonom. Ali ne biste trebali odgađati promjene kako ne biste unijeli puno proturječnosti u financijske dokumente.

• Usporedba monetarnih i naturalnih pokazatelja. Nije potrebno navesti oba odjednom, dovoljan je jedan (Savezni zakon 402-FZ). Dešava se da je prikladnije naznačiti bilo koji pokazatelj (na primjer, pri premještanju materijala unutar tvrtke, koristi se prirodni pokazatelj). U potvrdi o prihvaćanju usluge prikladnije je navesti samo podatke o troškovima, ali kako bi se izbjegli nesporazumi, vrste usluga su dodatno navedene.
• Potpis odgovorne osobe. Zakon Ruske Federacije ne govori ništa o faksimilnim potpisima na primarnim dokumentima. Pismo Federalne porezne službe Ruske Federacije br. 3–1.11.469 od 23. rujna 2008. razmatra stav porezne službe u vezi s faksimilima na dokumentima.
• Valuta u kojoj je dokument sastavljen. Glavni novčana jedinica- rublja. Čak i kad uvjeti ugovora govore o konvencionalnim jedinicama. Budući da se sve transakcije u računovodstvu vrednuju u rubljima (Savezni zakon 402-FZ od 6. prosinca 2011.). Nitko ne zabranjuje dodavanje dodatnih stupaca koji označavaju iznose u stranoj valuti, ali mora biti prisutan stupac koji označava iznos u rubljima. U protivnom postoji opasnost od odbijanja troškova i odbitka PDV-a.

Popis primarnih dokumenata

Sporazum

Pojam „sporazuma“ reguliran je čl. 420 Građanski zakonik Ruske Federacije. Ugovor je sporazum o nastanku (promjeni) ili prestanku prava i obveza između stranaka. Svaka strana dužna je pažljivo pročitati uvjete ugovora. Nakon dogovora stavlja se potpis i pečat svake strane. Ugovor kao primarni dokument ima punu pravnu snagu; svaka strana mora imati jedan potpisani primjerak. Sve točke predviđene sadržajem ugovorne strane moraju ispuniti u skladu sa svojim obvezama. Sporovi se rješavaju mirnim putem ili sudskim putem.

I jedan trenutak. Ne za sve situacije, sklapanje ugovora je priznanje međusobnih prava i obveza. Kao isti ugovor priznaje se račun primljen prilikom kupnje proizvoda ili usluge.

Ček

Primarnom knjigovodstvenom ispravom smatra se račun za plaćanje primljen od prodavatelja proizvoda ili usluge. Kupac plaća na temelju iznosa navedenog na računu. U isprave o plaćanju poželjnu poveznicu na ovaj dokument (npr. uplata sadrži izraz „uplata po računu br. 35/7 od 31.01.2017.“). Mogu postojati situacije u kojima će biti teško dokazati da je plaćanje izvršeno posebno za određenu fakturu.

Za kupca proizvoda (usluge) dostavljeni račun je svojevrsno jamstvo da prodavatelj neće promijeniti fiksnu cijenu u određenom roku (1-5 dana). Rok valjanosti računa za plaćanje određuje prodavatelj. Kupac plaća u navedenom roku.

Račun za plaćanje

Ako plaćanje nije moguće iz više razloga (na primjer, problemi s računalna mreža računovodstvo, financijska preklapanja), tada je preporučljivo obavijestiti prodavatelja o trenutnoj situaciji, po mogućnosti unaprijed. Moguća je promjena datuma računa, ali uvjeti kupnje ostaju isti.

Dokumenti za plaćanje

U ovu vrstu knjigovodstvenih isprava spadaju: čekovi za plaćanje (robni, gotovinski), novčane uputnice, zahtjevi za plaćanje.

Kada kupujete robu (usluge) za gotovinu iz blagajne organizacije, svakako biste trebali zadržati gotovinski račun i prenijeti ga u računovodstvo.

Račun

Ako na potvrdi nije navedeno koje se plaćanje vrši u gotovini, tada obavezna Uz račun blagajne prilaže se račun o prodaji. Sadrži popis kupljene robe (usluge) s naznakom u kojoj je količini i po kojoj cijeni izvršeno plaćanje. Potvrda o prodaji ovjerena je pečatom prodavatelja i potpisom osobe odgovorne za prodaju robe (usluge).

Kupoprodajni račun bez račun priznaje se kao primarni dokument, budući da pojedinačni poduzetnik ima pravo raditi bez blagajne (uz obavezni uvjet izdavanja računa o prodaji).

Potvrda o prodaji koju izdaje samostalni poduzetnik bez upotrebe fiskalne blagajne

To je navedeno u zakonu Ruske Federacije 54-FZ „O korištenju opreme za blagajne pri gotovinskim plaćanjima i obračunima korištenjem platne kartice“ (aktualno 2017.).

Prilikom plaćanja proizvoda (usluge) između pravne osobe Preko tekućeg računa izdaje se teretni list.

Popis pakiranja

Svaka partija se sastavlja prema uzorku (potrebni su potpisi odgovornih osoba i pečat). Iznosi navedeni na dostavnici i na računu moraju odgovarati. U nekim slučajevima prikladno je koristiti faksimilni potpis; tu činjenicu svakako treba navesti u ugovoru o isporuci robe (usluga).

Prilikom plaćanja računa za proizvod (uslugu) preko tekućeg računa izdaje se nalog za plaćanje.

Nalog za plaćanje

Ovo je jedinstveni obrazac dokumenta koji se najčešće ispunjava na računalnoj tehnologiji. Plaćanje pripremljeno za isplatu može se predati banci na papiru ili korištenjem posebne bankarski program"Clint-Bank" (što je mnogo brže). Prije slanja morate provjeriti sve podatke o primatelju plaćanja kako biste izbjegli nesporazume, posebno ako prvi put radite s drugom ugovornom stranom. Pažljivo ispunite podatke o tome što plaćate. Bilo bi korisno Detaljan opis, uz obavezno navođenje podataka o računu (datum, broj).

Zahtjev za isplatu je primarni dokument kojim vjerovnik zahtijeva od dužnika da dug vrati putem banke.

Zahtjev za plaćanje

Postoji zahtjev bez prihvaćanja: u ovom slučaju, novac se automatski tereti s računa dužnika. Akceptni zahtjev podrazumijeva prisutnost akcepta od strane dužnika. Međutim, ugovorom se mogu odrediti uvjeti povrata nastalog duga; u tom slučaju vraćanje duga putem banke vrši se bez akcepta.

Obrazac računa koristi se u slučajevima kada se evidentira PDV.

Dostavnica

Pripremljeni su za račune i akte. Plaćanje predujma po ugovoru također je razlog za izdavanje računa. PDV se odbija na temelju faktura i faktura. Valja napomenuti da su svi obveznici PDV-a dužni izdavati račune. Puno je praktičnije ispunjavati obrasce pomoću automatiziranih programa.

Izrada promjena

U blagajnama i bankovni dokumenti uvođenje promjena strogo je zabranjeno (članak 9. Saveznog zakona Ruske Federacije "O računovodstvu").

Izmjene i dopune drugih primarnih dokumenata dopuštene su, ali pod uvjetom da su svi sudionici u poslovnom prometu upoznati s izmjenama koje se vrše. Upoznatost s izmjenama i dopunama sudionici potvrđuju svojim potpisom uz naznaku datuma izmjena.

Ispravak se vrši na sljedeći način: netočan unos u dokumentu pažljivo se precrtava tankom crtom. Istodobno, ono što je prekriženo jasno je čitljivo. Izrađuje se na vrhu korekcije ili pored nje ispravna opcija zapisa. Uz prekriženu crtu, ili gdje ima dovoljno slobodnog mjesta, ispisuje se natpis “Vjerujte ispravljenom”. Mora biti naznačeno puno ime. osoba koja je izvršila izmjene, datum i potpis.

Koliko dugo treba čuvati knjigovodstvene isprave?

Skladištenje

Optimalno mjesto za pohranu primarne građe je arhiv. Važno je pravilno pripremiti dokumente za arhiviranje:

• Razvrstavanje kronološkim redom.
• Oprema prema vrsti.
• Uvezivanje i arhiviranje dokumenata u mape.
• Izrada pratećeg certifikata.

Važno je osigurati sigurnost knjigovodstveni registri od neovlaštenih ispravaka. Ispravak pogrešaka može se izvršiti samo službenim putem, uz potpis osobe koja je izvršila dopunu. Za vašu informaciju, u registrima se akumuliraju podaci o primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo.

Ne bez poslovna tajna: sadržaj upisnika je to. Otkrivanje informacija o sadržaju kažnjivo je ruskim zakonom.

Trajanje skladištenja

Savezni zakon Ruske Federacije "O računovodstvu" (članak 17.), kao i arhivsko zakonodavstvo (Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558) predviđa razdoblje skladištenja dokumenata tvrtke. Za primarne knjigovodstvene isprave to razdoblje je najmanje 5 godina.

Rok čuvanja počinje se računati od 1. siječnja godine koja slijedi od godine predaje dokumenta u arhiv.

Ako organizacija prekrši rok skladištenja primarnih materijala, inspekcijska tijela imaju pravo izreći kazne (članak 120. Poreznog zakona Ruske Federacije). Kazna se kreće od 10 tisuća do 40 tisuća rubalja, ovisno o stupnju prekršaja.

Usput, relevantno za provjeru Porezna uprava Ostat će samo dokumenti od prije tri godine. Zbog nedostatka primarnog izvješća starijeg razdoblja, inspektori nemaju pravo novčane kazne prema članku 120. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Računovodstvena služba poduzeća dužna je ne samo uredno voditi evidenciju primarnih dokumenata, već i osigurati njihovu sigurnost. Samo u tom slučaju će se tvrdnje poreznih vlasti pokazati neutemeljenima.

Primarna dokumentacija zauzima prilično važno mjesto među cjelokupnom dokumentacijom koju vodi računovodstvo. Stalno ga provjerava porezna služba i mora se sastaviti u skladu s potrebnim normama i zakonima koji su na snazi ​​u Ruskoj Federaciji. Što se odnosi na primarnu dokumentaciju, kako je pravilno formalizirati i sastaviti, kako kasnije ne biste imali problema s njom Porezni ured Pogledajmo to u našem članku.

Primarna dokumentacija u računovodstvu - što je to?

Primarne isprave su osnova na temelju koje se mogu voditi knjigovodstvena knjiženja i upisivati ​​u glavni registar. Ovo je važan dio dokumentacije upravljanja poduzeća ili organizacije.

U svim poduzećima koja je država prisilila na vođenje računovodstvenih evidencija, poslovanje se mora formalizirati u skladu s primarnom dokumentacijom. Pod poslovanjem se podrazumijeva svaka aktivnost poduzeća koja uključuje kretanje Novac odnosno strukturu njegove imovine.

Prema Zakonu o računovodstvu, izrada primarne dokumentacije mora se odvijati istovremeno s poslovnim radnjama, odnosno mora se odmah dokumentirati. Ali ako to nije moguće, dokumentaciju možete napraviti odmah po završetku akcije.

Primarna dokumentacija može se sastaviti i na papiru i u u elektroničkom obliku. Ali u drugoj opciji, svi papiri moraju biti ovjereni elektroničkim potpisom, inače jednostavno neće imati pravnu snagu. Ali, ako je u ugovoru jasno navedeno postojanje papirnate verzije dokumenta, onda ona mora biti dostupna.

Primarni dokumenti čuvaju se 4 godine. Tijekom tog razdoblja porezna uprava ima pravo od njih u bilo koje vrijeme zatražiti provjeru vas i vaše druge ugovorne strane. Posebno treba pripaziti na dokumente u kojima bilo što kupujete. Upamtite, zahvaljujući njima ćete moći ići na sud ako se ukaže potreba.

Razdvajanje dokumenata po fazama poslovanja

Sve transakcije koje provodi poduzeće ili organizacija mogu se podijeliti u 3 faze:

1. Rasprava o uvjetima posla. U ovom trenutku morate razgovarati o svim nijansama i doći do zajedničkog mišljenja. Rezultat ove faze bit će potpisivanje ugovora i izdavanje računa za plaćanje.
2. Plaćanje po dogovoru. Mora biti potvrđena izvatkom s Vašeg tekućeg računa ako je uplata izvršena virmanom, odnosno čekovima i obrascima stroge prijave ako je uplata izvršena u gotovini.
   Drugu opciju često koriste zaposlenici organizacije kada uzimaju sredstva na račun.
3. Primitak plaćene robe ili usluga. Mora postojati dokaz koji potvrđuje da je roba primljena ili usluga pružena, u protivnom porezna služba Jednostavno vam neće dopustiti da smanjite iznos naplate poreza.

Potvrda može biti teretnica ili potvrda u slučaju primitka robe ili potvrda o izvršenju radova u slučaju pružanja usluge.

Koji dokumenti su potrebni?

Ovisno o operaciji koja će se provesti, lista potrebne dokumente može se razlikovati. Pogledajmo najčešći popis potrebne papire. Obično sve dokumente priprema ili izvođač ili dobavljač robe.

Popis dokumenata izgleda ovako:

Značajke računovodstvenog registra

Nakon što su primarni dokumenti pripremljeni, provjerava se oblik i sadržaj. Nakon toga, ako je sve učinjeno ispravno, formaliziraju se i dolazi do ekonomskog grupiranja podataka sadržanih u njima. zajednički sustav računovodstvo. Da biste to učinili, sve informacije o stanju imovine, gotovine i poslovnih transakcija tvrtke iz primarnih (besplatnih) dokumenata prenose se u knjigovodstveni registri.

Sami računovodstveni registri su specijalizirane tablice koje se izrađuju u strogo određenom obliku, u potpunosti u skladu s ekonomskim grupiranjem podataka o imovini poduzeća i izvorima njezina nastanka.

Svi postojeći registri podijeljeni su u 3 skupine:

• Po dogovoru. Ovisno o ovom kriteriju, registri se dijele na kronološke, sustavne i kombinirane. Svaki zasebne vrste ima svoj redoslijed spremanja podataka.
• Na temelju generalizacije podataka, registri se dijele na cjelovite i diferencirane. Svaki se može razmatrati od pojedinačnog prema općem, ili obrnuto, od izvješća do primarnih dokumenata.
• Po izgled. Mogu imati gotovo proizvoljan oblik: knjiga, časopis, kartica, tiskani listovi.

Računovodstveni registri moraju imati:

• Puni naslov.
• Navedeno vremensko razdoblje za evidentiranje poslovnih transakcija i na koje se obračunsko razdoblje odnosi.
• Potpisi i parafi odgovornih osoba. To omogućuje, u slučaju kontroverznih pitanja, pronaći i naznačiti osobe koje su sudjelovale u transakciji.

Obavljene poslovne transakcije moraju se odražavati točno u razdoblju u kojem su obavljene. Ako se dokumentarni odraz ne može obaviti izravno tijekom poslovne transakcije, tada se registracija mora obaviti odmah nakon njezina završetka.

Općenito, računovodstveni registri stvoreni su kako bi se akumulirali i sistematizirali podaci o primarnim dokumentima prihvaćenim za registraciju, kako bi se prikazali financijska izvješća. Ako se financijska i primarna dokumentacija poduzeća pohranjuje u tiskanom obliku, tada, na zahtjev drugih sudionika u poslovanju ili organa za provođenje zakona (ako je to u njihovoj nadležnosti), preslike mora dostaviti osoba koja ih je sastavila i predao ih na potpis.

1c računovodstvena primarna dokumentacija

Tijekom financijskog upravljanja - ekonomska aktivnost Računovođa će morati raditi s ogromnom količinom dokumentacije. To su različiti obrasci, ugovori, izvještajna dokumentacija, procjene i kalkulacije. Neki od njih nisu od velike važnosti i sekundarni su, ali postoje i vrlo važne dokumente, u kojem čak i manja pogreška može dovesti do katastrofalnih posljedica kako za cijelo poduzeće tako i za pojedine dužnosnike. Ovo su primarni dokumenti organizacije.

Uz pomoć programa 1C moći ćete ih kontrolirati i upravljati puno lakše. Njegove funkcije uključuju upravljanje otpremnim i novčanim dokumentima, skladišnim dokumentima i onima koji se odnose na trgovinu na malo.

Do danas softver Tvrtka 1C zauzima vodeću poziciju među računovodstvenim programima koji se stalno koriste u našoj zemlji.

Među najpopularnijim 1C funkcijama su sljedeće:

• Potpuna automatizacija svih vrsta računovodstva.
• Kalkulacija plaće zaposlenici.
• Upravljanje računovodstvom osoblja i proizvodnje.

Program ima veliki broj načina i postavki, s kojima ga možete potpuno prilagoditi sebi, prilagoditi ga na način koji vam odgovara.

Izrada primarne dokumentacije je složen i mukotrpan zadatak, ali jednostavno neophodan. Suvremene računalne tehnologije i visoka kvalifikacija zaposlenici. Ako tome pristupite sa svom odgovornošću i poznavanjem materije, onda neće biti problema.

U kontaktu s

Danas važno mjesto u računovodstvu zauzima ispravno vođenje primarne dokumentacije. Stoga svaki računovođa mora znati kako pravilno sastaviti ovaj tip dokumenata. Ovaj će članak biti posvećen ovom pitanju.

Osnova za provođenje knjigovodstvenog upisa i upis u registar su primarne isprave. Ovi dokumenti, koji se koriste u računovodstvu, smatraju se dijelom sustava upravljanja dokumentacijom.

U računovodstvu je dokumente dopušteno uključiti u registar primarne dokumentacije samo ako su sastavljeni prema strukturi koja se nalazi u određenim albumima koji sadrže jedinstvene obrasce. Posebno su izrađeni za primarnu dokumentaciju. U ovim obrascima možete pronaći uzorak potrebnih dokumenata. Ova forma određeno zakonom Ruska Federacija. Obrazac je potvrđen u Rusiji Naredbom Ministarstva financija.

Klasificirani su prema Sveruskoj klasifikaciji upravljačke dokumentacije, kratica OKUD. Prema ovoj klasifikaciji, svakom primarnom dokumentu dodjeljuje se šifra OKUD.

U računovodstvu, po potrebi, postoji standardni obrazac za obradu takvih podataka. Moguće je uključiti dodatne i nove linije. Ovi novi detalji, koji su bili predviđeni u ranije legaliziranom obliku, moraju ostati nepromijenjeni. Nove izmjene koje su izvršene sastavljaju se prema važećoj uredbi (naredbi). Ove izmjene obrazaca koji se odnose na računovodstvo i gotovinsko poslovanje ne vrijede.

Obrasci koje je odobrio Državni odbor za statistiku Rusije sadrže određene zone s kodiranim informacijama. Ispunjeni su u potpunosti u skladu s klasifikatorima usvojenim u Ruskoj Federaciji. Treba imati na umu da se kodovi koji nemaju veze u skladu s prihvaćenim klasifikatorom (ovo se odnosi na stupac pod nazivom „Vrsta postupaka” i drugi) koriste za sažimanje i klasificiranje informacija primljenih prilikom obrade podataka pomoću računalne opreme. Postavljeni su u strogom skladu s odabranim sustavom kodiranja, koji je legalizirala ova organizacija.

Osim toga, računovodstvena dokumentacija koju je poduzeće izradilo samostalno uključena je u računovodstvo. To su posebni obrasci u računovodstvu koji imaju potrebne podatke. Oni su osigurani rusko zakonodavstvo. Računovodstvo dopušta samostalan razvoj, ali samo informacija koje ne sadrže standardizirane uzorke u albumima.

Danas su u računovodstvu obvezni podaci za obradu primarnih informacija:

• datum registracije dokumentacije;
• Ime;
• Naziv organizacije. Navedena je organizacija u ime koje su ove informacije sastavljene;
• naziv radnog mjesta osobe/osoba koje su bile odgovorne za provedbu poslovnih postupaka i ispravnost upisa;
• sadržaj poslovnog postupka izražava se u naznaci troška, ​​kao iu naturalnom izrazu;
• Moraju postojati osobni potpisi svih osoba navedenih u dokumentu.

Visokokvalitetno, pravovremeno izvršenje sve primarne dokumentacije (ne zaboravite na pouzdanost podataka navedenih u njima), kao i daljnji prijenos u računovodstvo mora se izvršiti u strogo određenim vremenskim okvirima. To se radi kako bi se datum prikazao u računovodstvu. Ove postupke formaliziraju osobe koje su sastavile i potpisale dokumente.

Morate znati da u računovodstvu popis tih ljudi koji imaju pravo potpisa na primarnom dokumentu može uspostaviti samo voditelj organizacije (uz prethodni dogovor s glavnim računovođom). Samo te osobe mogu utvrditi popis službenih osoba koje imaju pravo potpisa. Dokumentaciju na kojoj se provode razni poslovni postupci vezani uz novčana sredstva mogu potpisati samo voditelj i šef računovodstva. Osim gore navedenih osoba, dopušteni su potpisi drugih osoba. Mora se imati na umu da sve njih moraju prethodno odobriti upravitelj i glavni računovođa.

Slijedom toga, u računovodstvu su primarni dokumenti izravni dokazi o provedbi sljedećih vrsta poslovnih postupaka: izdavanje gotovine, plaćanje robe i drugo. Sastavljaju se neposredno u tijeku postupka ili nakon njegovog završetka (ako ih je nemoguće sastaviti u tijeku samog postupka).

Prema postojećoj klasifikaciji, primarni računovodstveni dokumenti dijele se na sljedeće vrste:

• računovodstvena registracija;
• oslobađajući;
• organizacijski i administrativni.

Pogledajmo detaljnije posljednje dvije skupine:

Kako bi se ispravno održao popis primarne dokumentacije u odjelu računovodstva, izrađen je i potom odobren određeni raspored tijeka dokumenata. Određuje vrijeme kretanja, postupak prijenosa primarne dokumentacije unutar poduzeća i njezin daljnji prijem od strane računovodstvenog odjela.

Svi ovi dokumenti koje računovođa primi moraju se provjeriti prema sljedećim točkama:

• aritmetička točka. Podrazumijeva izračun iznosa;
• prema semantičkom sadržaju. Dokument treba pratiti vezu između njegovih pojedinačnih pokazatelja. Ne bi trebao sadržavati unutarnje proturječnosti;
• po formatu. Provjerava se točnost i cjelovitost dokumenta, kao i ispravnost popunjavanja podataka u njemu.

Ako se u dokumentu pronađu nedosljednosti prema bilo kojem parametru, moraju se ispraviti. Osoba koja ga je dizajnirala trebala bi urediti. Ponekad je potrebno rekonstruirati cijeli dokument.

Tek nakon provjere dokumentacija se prenosi u računovodstvo. Podaci iz njih prenose se u računovodstvene registre. Sam dokument dobiva oznaku koja isključuje mogućnost njegove ponovne uporabe. Ova oznaka može predstavljati datum evidentiranja i upisa u knjigovodstveni registar.

U računovodstvu je dopušteno sastavljanje primarne dokumentacije na stroju odn papirnati mediji. Kada je korišten strojni medij, mora se napraviti kopija na papiru.

Sve informacije arhivirane su isključivo kronološki. Dovršava se, zatim uvezuje i sprema u mape. Ovaj postupak prati izdavanje potvrde. Tijekom čuvanja u arhivskoj zgradi podaci moraju biti zaštićeni od neovlaštenih ispravaka. Postupak korekcije može se provesti samo ako je uzrok opravdan. Učinjene ispravke službena osoba potvrđuje svojim potpisom. Datum ispravka mora biti upisan.

Rok trajanja

Pohrana primarne dokumentacije odvija se prema određenim razdobljima, koja su propisana zakonodavstvom Ruske Federacije. Prema njemu, organizacija mora čuvati sve primarne dokumente, kao i računovodstvene i izvještajne registre u razdoblju od najmanje 5 godina. U tom slučaju podaci potrebni za plaćanje i obračun poreza moraju se čuvati 4 godine. Također, dokumentacija koja potvrđuje gubitak pohranjuje se tijekom cijelog razdoblja smanjenja oporezive dobiti poduzeća za iznos gubitka koji je prethodno primljen. Dokumentacija koja bilježi kadrovske i osobne račune svih zaposlenika čuva se u arhivima 75 godina.

Mora se imati na umu da razdoblje skladištenja počinje teći 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine u kojoj je dokumentacija pripremljena.

Zakonodavstvo ne daje jasna pravila u vezi s provedbom postupka obnove takvih dokumenata. Ovaj aspekt važno u situacijama oštećenja ili gubitka onoga što vam je potrebno.

Određeno propisi sadrže jasne upute o rokovima čuvanja knjigovodstvenih dokumenata primarne namjene. Ali korak po korak postupak koji bi se trebao provesti u slučaju gubitka nije definiran. U ovoj situaciji potrebno je naredbom imenovati povjerenstvo koje provodi očevid radi utvrđivanja uzroka oštećenja, gubitka ili narušavanja cjelovitosti dokumenta. U studiju je moguće uključiti predstavnike istražnih organa, zaštitarske i vatrogasne službe. Nakon toga slijede mjere obnove.

Ispravak pogreške

Ukratko smo razgovarali o ispravljanju grešaka u primarnoj dokumentaciji iznad. Ispravak postojećih pogrešaka u dokumentima i računovodstvenim registrima propisan je ruskim zakonodavstvom.

Prema ovim zakonskim normama, strogo je zabranjeno vršiti bilo kakve ispravke u dokumentaciji koja se odnosi na bankovne i gotovinske podatke. U ostalim situacijama ispravci se rade samo kada postoji dogovor sa svim sudionicima u poslovnom postupku. Ovaj ugovor mora biti ovjeren potpisima svih sudionika ispravka. Također svakako navedite datum svih ispravaka.

Ne zaboravite da u računovodstvu pojedinosti dokumenta koje je potrebno ispraviti treba prekrižiti tankom i jasnom linijom kako bi precrtani izvorni sadržaj/značenje učinjenog ispravka ostao jasno vidljiv. U blizini rekvizita trebate napisati "Vjerujte ispravljenom." Nakon toga ispravak mora biti ovjeren potpisom službeno, koji je izvršio ovu korekciju. U dokumentu moraju biti navedeni njegovi inicijali i prezime.

Poznavanje gore navedenih odredbi pomoći će vam da se ispravno i brzo registrirate primarna dokumentacija Za računovodstvo.

Video “Što su primarni računovodstveni dokumenti”

Nakon gledanja snimke naučit ćete kako predati primarnu dokumentaciju poreznoj upravi u Rusiji.

Točnost računovodstva i daljnji zaključci iz njega ovise o kvaliteti primarnog dokumenta i informacija koje on sadrži.

Informacije sadržane u primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo akumuliraju se i sistematiziraju u računovodstvenim registrima, čiji su obrasci ili zahtjevi odobreni ovlašteno tijelo. Podaci iz knjigovodstvenih registara u grupiranom obliku prenose se u financijske izvještaje.

Uprava određuje osobe ovlaštene za potpisivanje knjigovodstvenih isprava. U tom slučaju može se uspostaviti hijerarhija potpisa ovisno o položaju, iznosu novca, opsegu i prirodi operacije.

Poduzetnici ili organizacije koje koriste elektronički potpisi, moraju uspostaviti odgovarajuće mjere zaštite i kontrole u vezi s pravom korištenja i pristupa elektroničkim potpisima.(17)

Zahtjevi za izradu primarnih dokumenata

1. Upisi u primarne isprave moraju se obavljati tintom, bojicama, kemijskom olovkom u tijestu, pisaćim strojevima, mehanizacijom i drugim sredstvima koja osiguravaju sigurnost tih zapisa za vrijeme određeno za njihovo čuvanje u arhivi.

Nemojte koristiti olovku za pisanje.

• 2. Dokumenti moraju biti uredno pripremljeni, tekst i brojevi moraju biti napisani jasno i čitko.
• 3. Sve pojedinosti moraju biti ispunjene u dokumentu. Ako neki podatak nije popunjen, na njegovo mjesto stavlja se crtica. Obavezni podaci moraju biti ispunjeni.
• 4. B novčani dokumenti Iznos je naveden brojkama i slovima.
• 5. Primarni dokumenti moraju biti ovjereni osobnim potpisima voditelja organizacije, glavnog računovođe ili ovlaštenih osoba.
• 6. Primarne isprave moraju sadržavati prijepise potpisa ovlaštenih osoba.
• 7. Primarni dokumenti moraju biti ovjereni pečatom organizacije, ako je to predviđeno obrascem i važećim zakonodavstvom. (18)

Voditelj organizacije mora, u dogovoru s glavnim računovođom, odobriti u obliku naloga popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata.

Pravovremena i kvalitetna izrada primarnih knjigovodstvenih dokumenata, njihov prijenos na rokovi za odraz u računovodstvu, kao i pouzdanost podataka sadržanih u njima, osiguravaju osobe koje su sastavile i potpisale te dokumente.

Kretanje primarnih dokumenata u računovodstvu (sastavljanje ili primanje od drugih poslovnih subjekata, prihvaćanje u računovodstvo, obrada, prijenos u arhiv) također mora biti regulirano rasporedom, koji se odobrava nalogom upravitelja.

Upozoriti i voditelje i izvođače na nepredviđeno negativne posljedice a radi uštede vremena prilikom traženja informacija potrebno je nakon zaprimanja regulatorni dokumenti stvoriti bazu podataka za evidentiranje primarnih dokumenata.

To znači da svi primarni dokumenti koji se ispisuju i popunjavaju u računovodstvu moraju imati svoj identifikator - šifru (jednokratni, jedinstveni broj), koji im se dodjeljuje prilikom obveznog upisa u jedan od upisnih dnevnika, koji mora biti otvoren u svakom poduzeću.

Postupak izrade dokumenata:

• -usklađenost sa svim utvrđenim detaljima i oblicima dokumenata;
• -točnost i jasnoća prikaza sadržaja obavljenih poslovnih transakcija u dokumentima;
• - pravovremeno izvršavanje poslovnih transakcija, jasno, uredno i čitko pisanje teksta;
• -precrtavanje praznih mjesta u nedostatku rekvizita;
• -naznaku iznosa brojkama i riječima u svim vrijednosnim dokumentima; precrtavanje pogrešaka tako da se vidi ono što je precrtano i ovjera ispravnosti teksta potpisom osobe koja je izradila dokument;
• -ispravci nisu dopušteni.(27)

Primarni dokumenti izrađeni mehaniziranom metodom zahtijevaju posebnu potvrdu pouzdanosti primljenih podataka, tj. autorizacija i zaštita registriranih podataka od neovlaštenog primanja informacija o njima. Telefaksom se može prenijeti bilo koja vrsta dokumenta, ali ne i primarna knjigovodstvena isprava, jer nema potvrdu svoje vjerodostojnosti. Odgovornost za pravovremenu i kvalitetnu izradu dokumenata i njihov prijenos u utvrđenom vremenskom roku za naknadno evidentiranje u računovodstvu snose osobe koje su te dokumente pripremile i potpisale.

Primarno računovodstvo za proizvodni pogon- ovo je informacijska osnova upravljanja, čija kvaliteta izravno ovisi o kvaliteti računovodstva. Primarno računovodstvo je kompleks informacija i logičkih operacija s dokumentima koji prate sve materijalne i financijske tokove i njihove elemente od ulaza do izlaza proizvodnih i gospodarskih objekata poduzeća i poduzeća u cjelini.

Dakle, primarni dokumenti su nositelji informacija o svim proizvodno-ekonomskim objektima i subjektima i njihovim međudjelovanjima te omogućuju cjelovitu ocjenu svih kontrolnih čimbenika: kvantitativnih, kvalitativnih, financijskih.(12)

Ali gotovo bilo koji poduzetničke aktivnosti popraćen znatnom količinom raznovrsne dokumentacije. Postavlja se razumno pitanje koji su primarni dokumenti?

Osnovne informacije

Primarna knjigovodstvena sredstva Prva razina generalizacije pojedinih poslovnih operacija koje karakteriziraju glavne procese organizacije.

Sljedeće se priznaje kao računovodstveni objekt:

• nabava sirovina za proizvodni proces;
• kupiti materijalna sredstva i njihov naknadni trošak;
• izdaci za proizvodne aktivnosti;
• kretanje proizvedenih proizvoda i nedovršene proizvodnje;
• volumen gotovih proizvoda;
• otprema i prodaja proizvoda;
• transakcije poravnanja s dobavljačima, kupcima i kupcima;
• izvještavanje banaka, osnivača i financijskih institucija;
• drugo.

Sve te operacije prate dokumentacija. Podaci o poslovnim procesima i povezanim nijansama prikazani su u primarnoj dokumentaciji.

Osnovni koncepti

Definicija primarnog dokumenta je dokument koji pokriva početne informacije o rezultatima aktivnosti.

Primarni dokument je pisani dokaz o izvršenju poslovne transakcije. Sastavljeno ovaj dokument u vrijeme operacije ili neposredno nakon njezina završetka.

Odnosno, smatraju se primarnim knjigovodstvene isprave, potvrđujući činjenicu poslovne transakcije. Sve informacije prisutne u primarnim dokumentima potrebne su za prikaz u računovodstvu.

Računovodstveni registri služe za njihovo prikupljanje i sistematizaciju. Sadrže podatke o svim poslovnim transakcijama koje se provode u organizaciji.

Nakon određenog razdoblja podaci iz računovodstvenih registara u grupiranom obliku prelaze u financijske izvještaje.

Glavne vrste primarnih dokumenata su:

• novčane uputnice;
• / itd.

Ti dokumenti sadrže podatke o obavljenoj poslovnoj transakciji. U nekim slučajevima obrasci primarnih dokumenata klasificiraju se kao obrasci strogog izvješćivanja.

Prema vrsti prometa primarna dokumentacija se dijeli na knjigovodstvene papire za stalna sredstva, plaće, gotovinske transakcije, gotovinu itd.

Zaslužuje posebnu pažnju. Zapravo, ovaj dokument teško da je primarni, jer ne opisuje konkretnu poslovnu transakciju, jer je dodatak primarnom dokumentu.

Potreba za fakturom javlja se tijekom procesa naplate PDV-a. Međutim, u isto vrijeme morat ćete predočiti račun ili akt.

U isto vrijeme Porezni broj spominje fakturu u izravnoj vezi s primarnim dokumentima.

Koje su njihove funkcije

Osnovna namjena primarne isprave je potvrditi pravnu valjanost obavljenog poslovnog posla.

Istodobno, za obavljanje poslova utvrđuje se odgovornost pojedinih izvođača za izvršene poslove.

Primarni dokument pohranjuje sve potrebne podatke o određenoj poslovnoj transakciji, a činjenica postojanja dokumenta potvrđuje izvršenje radnje.

Odnosno, primarni dokumenti čuvaju podatke o svim poslovnim aktivnostima organizacije. Primarna dokumentacija pohranjuje se kako bi zadovoljila osobne potrebe poduzeća, kao i za pružanje regulatornim tijelima.

Računovodstvo se vodi na temelju primarnih dokumenata. Na temelju podataka dostupnih u dokumentima izrađuju se financijska i porezna izvješća.

Sadašnji regulatorni okvir

Osnovna pravila o primarnim računovodstvenim dokumentima definirana su u Saveznom zakonu br. 402 od 6. prosinca 2011. „O računovodstvu“.

Ali iako se korištenje nekih jedinstvenih obrazaca ne smatra obveznim, ništa ne sprječava njihovu upotrebu.

Odluku o ovom predmetu donosi voditelj predmeta ekonomska aktivnost. On na prijedlog odgovorne osobe za računovodstvo odobrava obrasce primarnih dokumenata.

Na obrascu se šifra nalazi u gornjem desnom uglu. Ako se poslovanje ne obavlja na standardnom obrascu, već na samostalno razvijenom obrascu, tada nije potrebno registrirati „kod“.

U skladu s klauzulom 19. ove odredbe, prisutnost ispravaka, mrlja i brisanja ili uporaba korektivnih sredstava u bankovnoj dokumentaciji, primicima/troškovima nije dopuštena gotovinski nalozi, priložene potvrde i dokumente koji ih zamjenjuju.

Ako se otkrije pogreška, bankarstvo i gotovinski dokumenti ne može se prihvatiti za izvršenje. Potrebno ih je ponovno izraditi uzimajući u obzir osnovne zahtjeve.

Važno je da se krivo izvršeni ili oštećeni gotovinski dokumenti ne mogu uništiti. Moraju se prekrižiti i zatim priložiti uz blagajničko izvješće (upisnik) za dan kada su izdani.

Nijanse u nastajanju

U procesu izrade i obrade primarnih dokumenata nastaju mnoge različite nijanse. Među glavnim se može primijetiti sljedeće:

Primarnu ispravu potpisuje osoba s posebno odobrenog popisa	Popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih dokumenata određuje voditelj organizacije u dogovoru s glavnim računovođom. Ako se dokumenti odnose na transakcije financijske prirode, tada ih potpisuje voditelj i odgovorna osoba. Zabranjeno je umnožavanje potpisa upravitelja faksimilom tijekom izrade primarnih dokumenata.
Primarni dokument treba biti sastavljen u trenutku završetka	Poslovnu transakciju ili odmah po njenom završetku. Dokument sastavljen nakon nekog vremena ne priznaje se kao zakonit.
Zabranjeno je ispravljanje bankovnih i gotovinskih dokumenata	Ispravci se mogu izvršiti u drugim primarnim dokumentima, ali samo ako postoje potvrđujući potpisi odgovornih osoba i naveden je datum izmjene.
Potrebno je pažljivo provjeriti ispravnost primarnih dokumenata	Nedostatak obveznih detalja ne dopušta da se dokument nedvosmisleno prepozna kao službena potvrda. Čak i ako porezni obveznik uspije dokazati zakonitost dokumenta kroz popratnu dokumentaciju, morat će potrošiti puno vremena na kontroverzne sporove i moguće parnice
Obavezni uvjet je priprema primarnih dokumenata	Na državnom jeziku nacionalna valuta. Ako postoje dokumenti na stranom jeziku, potrebno ih je prevesti na ruski

Što je dvostrani dokument

U nekim slučajevima, pri izradi primarne dokumentacije, dopušteno je koristiti dvostrani primarni dokument. Ovo je obrazac univerzalnog prijenosnog dokumenta (UDD).

Video: primarni dokumenti

UPD obrazac je funkcionalni obrazac računa koji je dopunjen bitnim pokazateljima primarne dokumentacije.

Status "1" UPD-a omogućuje ovom dokumentu da zamijeni ne samo fakturu, već i dokument ili fakturu.

U ovom slučaju UTD se istovremeno koristi u obračunu i priznavanju rashoda u postupku oporezivanja dobiti. UPD sa statusom “2” zamjenjuje samo akt ili račun.

UPD kombinira elemente fakture i primarnog dokumenta koji potvrđuje izvršenje poslovne transakcije. Zakon ne zabranjuje izdavanje računa ili otpremnica na obje strane jednog papirnatog medija.

Trebam li to pečatirati?

Pečati nisu među obveznim podacima primarnih dokumenata. U članku 9. dijelu 2. Saveznog zakona br. 402 to se ne spominje.

Stoga je potrebno staviti pečat ako organizacija koristi vlastiti dokument koji zahtijeva pečat.

No, istodobno je nužno ovjeriti pečatom one dokumente za koje je prisutnost pečata predviđena zakonodavni poredak. Na primjer, to uključuje fakture i.

Također, potrebu za pečatom može odrediti računovodstvena politika organizaciji ili sporazumom stranaka.

Tko je odgovoran za njihovu sigurnost?

Članak 17. Saveznog zakona "O računovodstvu" obvezuje organizacije da čuvaju primarnu dokumentaciju, računovodstvene registre i financijska izvješća za određeno razdoblje.

Prema standardima vladina organizacija arhivski poslovi zadano razdoblje ne može biti kraći od pet godina. Tijekom skladištenja mora se osigurati zaštita od neovlaštenih izmjena.

Sve ispravke moraju biti opravdane i propisno ovjerene. Sadržaj knjigovodstvenih registara i financijskih izvještaja poslovna je tajna.

Za njegovo otkrivanje osobe koje imaju pristup informacijama odgovorne su u skladu s normama zakonodavstva Ruske Federacije. U početku se primarni računovodstveni dokumenti pohranjuju u zatvorenim ormarima pod nadzorom glavnog računovođe organizacije.

Uredno obrađeni dokumenti prenose se u arhivu na pohranu. Vlasnik poduzeća izravno je odgovoran za njihovu sigurnost.

Prisutnost primarnih računovodstvenih dokumenata sastavni je dio aktivnosti svake organizacije.

Bez njih je normalno postojanje poduzeća praktički nemoguće. Stoga je toliko važno znati i slijediti postupak izrade i obrade primarnih dokumenata.

Svaka tvrtka mora koristiti standardne obrasce kako bi odražavala činjenice poslovnih transakcija. Razmotrimo koje jedinstvene obrasce primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava vlada. SadržajVažni aspekti Koji se oblici primarnih računovodstvenih dokumenata koriste (navesti)? Koliki im je rok trajanja...