Approbation des demandes de dépenses 1s. Planification opérationnelle des flux de trésorerie ou comment construire un système de contrôle des flux de trésorerie

La possibilité de maintenir un calendrier de paiement dans 1C 8.3 et 8.2 est disponible dans plusieurs configurations standards :

• Comptabilité d'entreprise 1C 8.3 (3.0)
• Gestion 1C entreprise manufacturière
• Gestion d'entreprise 1C ERP 2.0
• 1C Automatisation intégrée
• Gestion du commerce 1C 11 et 10.3
• 1C Gestion d'une petite entreprise

Le calendrier de paiement est réalisé sous la forme d'un rapport (Fig. 1).

Le rapport affiche des données sur les recettes, les dépenses et les soldes DS planifiés. Les informations peuvent être détaillées jusqu'à documents primaires(Fig.2).

Un exemple de travail avec un calendrier de paiement dans 1C Trade Management

Regardons un exemple de configuration de 1C Trade Management 11 et les nouvelles fonctionnalités apparues dans les dernières versions.

Tout d’abord, vous devez compléter les réglages. Pour cela, dans la section « Administration – Organisations et fonds », activez la case « Demandes de dépenses ». Argent" (Fig. 3). Dans les autres versions, cette case à cocher se trouve dans la section « Trésorerie ».

Dans la même section, vous pouvez paramétrer le contrôle des limites pour l'organisation dans son ensemble ou pour chaque division.

Une fois les paramétrages terminés, la section « Cash Planning » apparaît dans la section « Finance » (Fig. 4). Dans d'autres versions, il peut s'agir de la section « Trésorerie ».

Entrons plusieurs demandes de dépenses. Ce document est essentiel pour organiser le contrôle opérationnel de la circulation des véhicules. Regardons-le plus en détail (Fig. 5).

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Tout d'abord, vous devez sélectionner une opération sur le document. Dans notre exemple, il s’agit du « Transfert fiscal ». Cela dépend de l'opération sélectionnée. Le programme indiquera à l'utilisateur quel article peut être utilisé dans un cas particulier (la liste des articles sera filtrée en fonction de l'opération).

Étant donné que le contrôle des limites est activé dans les paramètres, le programme a bloqué la validation des documents. Pour approuver une telle demande, vous devez soit cocher la case « Dépassement de limite », soit augmenter la limite pour cet élément.

Les limites sont fixées dans le document « Limites des dépenses en espèces » (Fig. 6). Le délai n'est pas fixé au moment de la génération de la demande, mais au moment du paiement prévu. Dans notre exemple, la candidature est déposée en juillet, mais la limite est fixée au mois d'août.

Le document « Demande de consommation DS » a plusieurs statuts :

• Pas d'accord
• Convenu
• Payer
• Rejeté.

Toutes les demandes non coordonnées peuvent être consultées dans le journal « Demandes de dépenses DS pour approbation » (Fig. 7). Il est pratique d’approuver les candidatures directement à partir de cette liste.

Créons maintenant un calendrier de paiement et évaluons la situation.

La figure 8 montre le rapport d’août 2016. Il montre les déficits de trésorerie en rouge. Selon la demande n° TDTSU-000003 du 04/08/2016, il est nécessaire de payer pour l'achat d'immobilisations, mais il n'y a pas assez d'argent pour cette date.

Contrairement au calendrier de paiement des versions précédentes (Fig. 1), il est désormais possible de générer des documents de virement ou des encaissements planifiés de DS directement à partir du rapport.

Sur la figure 9, nous voyons le document « Réception attendue de DS », généré par le bouton « Réception » directement à partir du calendrier de paiement. Pour combler l'écart de trésorerie, vous devez sélectionner correctement le poste DDS et la date prévue de réception.

La tenue d'un calendrier de paiement n'est prévue que dans certaines modifications du programme 1C 8.3 et 8.2 :

Gestion d'entreprise 1C ERP 2.0.

Gestion d'entreprise de fabrication 1C.

Le calendrier de paiement est un rapport qui vous permet de suivre rapidement tous les flux de trésorerie sur tous les comptes courants de l'organisation et de la caisse enregistreuse, et de détecter rapidement les inexactitudes.

Le rapport affiche les recettes, dépenses et soldes de trésorerie prévus. Il est également possible d'obtenir des données détaillées sur tous les documents, y compris les principaux.

Prenons un exemple de travail avec le calendrier de paiement dans le programme 1C Trade Management 11. Vous devez d'abord effectuer quelques réglages. Rendez-vous dans l’onglet « Administration », section « Organisations et fonds ». Dans d'autres versions du programme, cet élément se trouve dans la section « Trésorerie » :

Ici, vous devez cocher la case « Demandes de dépenses de fonds ».

Ici, vous pouvez également définir des paramètres de contrôle des limites pour l'ensemble de l'organisation ou directement pour chaque service. Une fois les paramétrages effectués, la rubrique « Cash Planning » apparaîtra dans la section « Finance ». (Autres versions de programmes - section « Trésorerie ») :

Par exemple, créons plusieurs demandes de dépenses DS. Ce document sera le principal lors du contrôle de la trésorerie :

Dans le document « Demande de dépense de DS », le champ important est « Fonctionnement ». Vue spécifiée les opérations sont déterminées par l’article DDS.

En fonction de l'opération sélectionnée, le programme sélectionne indépendamment l'article à utiliser et invite l'utilisateur sous la forme d'une liste filtrée. Si le contrôle des limites est activé dans les paramètres, alors 1C peut afficher une notification concernant l'impossibilité de publier un document. Il existe deux manières de corriger la situation : cocher la case « Dépassement de limite » ou augmenter la valeur limite pour l'élément souhaité :

Pour augmenter la limite, vous devez créer un document « Limites de consommation DS ».

Chaque candidature est déterminée par son statut :

Convenu.

Pas d'accord.

Payer.

Rejeté.

Les demandes non approuvées sont reflétées dans le journal « Demandes de dépenses de DS pour approbation ».

Le moyen le plus pratique consiste à modifier le statut en « Approuvé » directement dans cette liste. Pour comprendre, vous pouvez créer un « Calendrier de paiement par organisations et types de DS » et l'analyser.

Nous affichons un rapport pour le mois suivant ; les incohérences dans le montant de la caisse, c'est-à-dire l'argent qui n'est pas suffisant pour transférer le paiement prévu, seront surlignées en rouge. Cette version du programme offre la possibilité de générer des documents pour les encaissements et mouvements de trésorerie planifiés directement à partir du calendrier de paiement (cette fonctionnalité n'était pas disponible dans les versions précédentes) :

Pour éliminer l'écart à la caisse, créez un document « Réception attendue de DS » en appuyant sur la touche « Réception ». Ici, vous devez indiquer correctement l'article DDS et la date prévue de réception. Nous le réalisons, l’écart est comblé.

En plus des documents ci-dessus, il est possible de créer des documents de paiement. A cet effet, sélectionnez demande requise ou document de réception des fonds. Grâce au bouton « Paramètres », il est possible de modifier des paramètres de rapport supplémentaires, que chaque utilisateur peut configurer à sa propre discrétion. Par exemple, le mode avancé vous permet de définir l'affichage Articles DDS sous forme de hiérarchie, qui permet d'afficher les résultats non seulement individuellement pour chaque article, mais également en groupes.

Vous pouvez configurer le système de manière à ce que tous (ou certains) paiements soient traités uniquement sous réserve de la création et de l'approbation obligatoires d'une demande de fonds. Ceci est régulé par l'option fonctionnelle Demandes de dépenses:

Si l'option est activée, alors l'obligation de passer des commandes est configurée pour chaque compte bancaire de l'organisation:

Lors de la création d'une application, son fonctionnement est indiqué :

Et aussi le mode de paiement :

Les demandes de dépenses DS peuvent être créées soit manuellement, soit sur la base d'ordonnances, de normes de formation professionnelle et d'autres documents. À votre tour, sur la base des applications, vous pouvez créer des radiations de DS non monétaires, des règlements en espèces et d'autres documents.

Question 1.14 de l'examen 1C : ERP Professional Enterprise Management 2.0. Interdiction de radier des fonds sans document « Demande de paiement » :

1. Défini dans les paramètres utilisateur
2. Défini dans les droits d'utilisateur supplémentaires
3. Déterminé par le rôle de l'utilisateur
4. Déterminé pour chaque compte individuellement

Vérifié. La bonne réponse est la quatrième, voir ci-dessus pour l'analyse.

Question 8.5 de l'examen 1C : ERP Professional Enterprise Management 2.0. Le document « Demande de dépense de fonds » peut être établi selon les types d'opérations de dépense de fonds :

1. Transfert de fonds pour payer les impôts
2. Transfert de fonds entre l'organisation mère et des divisions distinctes
3. Enregistrement d'une opération de conversion de devises
4. Transfert de fonds pour payer les frais de douane
5. Options 1 ou 4
6. Options 1 ou 2 ou 3 ou 4

Vérifié. La bonne réponse est le numéro six, voir les opérations disponibles ci-dessus.

Question 8.8 de l'examen 1C : ERP Professional Enterprise Management 2.0. Le document « Demande de dépense de fonds » peut être établi selon les types d'opérations de dépense de fonds :

1. Transfert au fournisseur
2. Émission de paie
3. Transférer des fonds à la banque
4. Options 1 ou 2
5. Options 1 ou 2 ou 3

Vérifié. La bonne réponse est la quatrième. La remise des fonds à la banque n'est pas formalisée par une demande, mais Ordre de déplacer la DS.

Question 8.10 de l'examen 1C : ERP Professional Enterprise Management 2.0.

1. Sans numéraire
2. Espèces ou autres qu'en espèces
3. Carte de paiement
4. Options 1 ou 2
5. Options 1 ou 3
6. Options 1 ou 2 ou 3

Question 8.12 de l'examen 1C : ERP Professional Enterprise Management 2.0. En remplissant le document « Demande de dépense de fonds », vous pouvez préciser le mode de paiement :

1. Espèces
2. Carte de paiement
3. Document monétaire
4. Options 1 ou 2
5. Options 1 ou 3
6. Options 1 ou 2 ou 3

Vérifié. La bonne réponse est la quatrième.

Question 8.14 de l'examen 1C : ERP Professional Enterprise Management 2.0. Le document « Demande de dépense de fonds » peut être saisi :

1. Basé sur le document « Commande au fournisseur »
2. Sur la base du document « Réception de biens et services »
3. Options 1 et 2 selon l'état des justificatifs
4. Depuis le rapport "Calendrier de paiement"
5. Options 1, 2 et 4
6. Options 3 et 4

Vérifié. La bonne réponse est la cinquième. Considérons. Sur la base de la Commande au fournisseur, la demande est saisie sans problème, malgré son statut Non convenu et son paiement après livraison (qui n'a pas encore eu lieu) :

voici la candidature :

Les écoles professionnelles n'ont aucun statut ; La candidature peut également être saisie sans problème :

À partir du rapport Calendrier de paiement, il n'existe pas d'option directe pour créer des demandes, mais vous pouvez ouvrir le document de base à partir du rapport et en faire une demande :

Question 8.11 de l'examen 1C : ERP Professional Enterprise Management 2.0. Sur la base du document « Demande de dépense de fonds », vous pouvez saisir Document de paiement, si le statut de la candidature est défini sur :

1. Payer
2. Convenu
3. Quel que soit le statut

Processus métier « Coordination et approbation des demandes de dépenses de fonds »

Dans des conditions stables condition financière l'entreprise est en mesure de remplir pleinement et à temps ses obligations - dans ce cas, l'entreprise n'a pas besoin d'optimiser la dépense des fonds. A l'heure actuelle, dans les conditions crise financière, le mécanisme de distribution de fonds rares pour répondre aux obligations de l’entreprise est particulièrement pertinent.

Le processus comprend six étapes séquentielles :

1. Un représentant de l'unité (dirigeants, ingénieurs, etc.) remplit une demande de dépense de fonds pour obligations - avances au titre de contrats et remboursement de dettes sur documents de règlement.

2. Le chef du département, à l'aide d'outils pratiques, vérifie l'exactitude des candidatures et, si nécessaire, les corrige.

3. Le représentant responsable du service financier (directeur financier, directeur financier adjoint ou chef de l'organisation) détermine à partir de quels comptes courants, à qui et pour quel montant les fonds doivent être transférés.

4. Le chef de service répartit les sommes autorisées au paiement selon des applications précises (en fait selon les obligations - commandes, factures, documents de paiement).

5. Le service comptable de l'entreprise, sur la base des demandes approuvées et affectées aux obligations, crée les ordres de paiement sortants.

6. Les ordres de paiement sont automatiquement téléchargés vers la banque cliente.

Soumettre des demandes de dépenses de fonds

L'enregistrement des transactions de dépenses de fonds à partir de comptes courants commence toujours par la planification des dépenses de fonds, c'est-à-dire le traitement des demandes de dépenses par tous les départements de l'entreprise impliqués dans le processus.

Chaque service de l'entreprise remplit une demande de dépense de fonds en fonction de la finalité de la dépense (chaque finalité de la dépense correspond à un certain type d'opération dans le document « Demande de dépense de fonds »). L'objet de la dépense, en cas de paiements anticipés, peut être une commande au fournisseur, et en cas de remboursement de dette - document de règlement.

Ainsi, l'intégralité des dépenses de fonds prévues pour tous les services doit être reflétée dans le système sous la forme de demandes de dépenses de fonds.

La constitution d'une demande de dépense de fonds s'effectue à l'aide du document « Demande de dépense de fonds ».

Fig. 1.

Vérification des candidatures préparées

Le chef du service vérifie la liste des demandes de dépenses de fonds présentées par ses subordonnés, les corrige et les transmet au service financier pour approbation. Pour approuver une demande de dépense de fonds, un document « Approbation des demandes » est établi, dans lequel les documents en suspens « Demande de dépense de fonds » sont sélectionnés.

Figure 2.

Ainsi, après vérification et ajustement, le chef de service confirme que les dossiers complétés ont été approuvés et sont prêts à être examinés. service financier.

Figure 3.

Approbation des demandes par le service financier

Après que chaque service a préparé - rempli dans le système - une demande de dépense de fonds, le directeur financier ou la personne désignée par lui prend une décision sur leur paiement (total ou partiel) ce jour-là. Dans ce cas, une décision peut être prise sur chaque demande individuelle, ainsi que sur une combinaison d'entre elles selon un certain critère - par exemple, sur le paiement à une certaine contrepartie (ou dans le cadre d'un certain accord de contrepartie), ou le budget pour les demandes de service dans leur ensemble sont convenues.

Figure 4

Lorsque vous décidez de dépenser de l'argent, vous devez indiquer à partir de quel compte courant il doit être envoyé. Lors de l'examen des demandes, le directeur financier constate les soldes de trésorerie des comptes courants (en tenant compte des encaissements prévus et des paiements préalablement approuvés) sur l'onglet « Soldes des comptes ». En réalisant le document, le directeur financier approuve le montant des fonds qui peuvent être distribués aux demandes de dépenses pour le service.

Figure 5.

Répartition des paiements approuvés selon les demandes de dépenses de fonds.

Le chef du service, à l'aide du document « Répartition des candidatures », répartit les montants agréés généralement pour la prestation ou spécifiquement pour les contreparties aux candidatures qu'il a sélectionnées pour la dépense des fonds.

Figure 6

Si le volume approuvé de la demande est inférieur à celui prévu, une demande de dépense de fonds est automatiquement créée pour le montant restant, qui peut être soumise par le chef du département pour approbation par le service financier un autre jour.

À l'aide d'un ensemble de rapports analytiques, les employés du département peuvent analyser le volume de paiements prévu, approuvé et exécuté et les obligations restantes du département envers les sous-traitants.

Enregistrement des transactions sur la base de la dépense réelle des fonds.

Après que les demandes de dépenses de fonds ont suivi le processus d'approbation auprès du directeur financier, le service financier du service comptable, sur la base des demandes approuvées, saisit le document « Ordre de paiement sortant ». Dans ce cas, dans le document « Ordre de paiement sortant », tous les champs nécessaires sont renseignés automatiquement, le comptable indique l'objet du paiement (pour un formulaire de paiement imprimé) et enregistre le document « Ordre de paiement sortant » sans la mention « Payé ». " marque.

Les ordres de paiement créés et comptabilisés à partir de 1C sont importés dans le système Client-Banque.

Le lendemain, à mesure que les relevés bancaires concernant les transactions terminées sont reçus, le comptable de chaque ordre de paiement indique la marque « Payé » et saisit également dans le système les transactions pour la dépense des fonds que la banque a radiés du compte courant sans acceptation - établit les documents « Ordre de paiement : débit des fonds » et « Demande de paiement reçue ». Si les fonds sont radiés sans acceptation en faveur des contreparties, les services concernés doivent sélectionner le document de règlement de la contrepartie pour lequel le paiement a été effectué et clôturer la demande de dépense, si elle a été préalablement complétée.

Vous pouvez rapprocher les transactions terminées sur les dépenses de fonds de la journée avec le relevé en utilisant le traitement standard « Relevé bancaire ». Dans le traitement standard « Relevé bancaire », un spécialiste peut contrôler le solde de début, les recettes, les dépenses, le solde de fin de journée pour chaque compte bancaire organisations en termes de documents. Si l'impression montre que le document a été partiellement payé, l'utilisateur peut alors effectuer un paiement partiel directement à partir du traitement.

Ce n'est qu'après que les documents sur les dépenses de fonds portant le signe « Payé » ont été publiés dans le système que les fonds sont radiés des comptes et que l'état des règlements avec les contreparties change.

Options de configuration

La solution est conçue pour produits logiciels« 1C : Gestion d'entreprise manufacturière 8 » et « 1C : Gestion du commerce 8 ».

Coût des travaux

Déterminé individuellement en fonction de la configuration spécifique du Client.