Durée de conservation des rapports de comptabilité fiscale lors d'une réorganisation. Périodes de conservation des documents comptables dans une organisation

Il ne se passe peut-être pas un seul jour dans une organisation sans rédiger des documents. Lettres, contrats, commandes, rapports - c'est l'ensemble de la documentation que chaque organisation acquiert. Dois-je conserver tous les documents ? Si nécessaire, où et pour combien de temps ?

Trois groupes

Toutes les règles de conservation des documents découlant des activités d’une organisation peuvent être divisées en trois grands groupes. Le premier comprendra les règles établies législation fiscale. A ce titre, elles s'appliquent aux documents nécessaires au calcul et au paiement des taxes et redevances. Le deuxième groupe comprendra les documents personnels. Et dans le troisième - les documents comptables et les documents sur activité économique. Regardons-les tous dans l'ordre.

Documents fiscaux

Règle générale pour le stockage documents fiscaux prévue à l'alinéa 8 du paragraphe 1 de l'article 23 du Code général des impôts. Il stipule que le contribuable doit conserver les pièces comptables et autres documents nécessaires au calcul et au paiement des impôts pendant quatre ans. Le même délai est fixé pour les documents confirmant le paiement de la taxe. Cependant, le Code des impôts ne contient pas commande spéciale calcul de cette période de quatre ans. Cela signifie qu'il faut compter quatre ans à compter du lendemain de l'établissement du document. Et ils expireront à la date et au mois correspondants, ce qui se produira dans 4 ans (article 6.1 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Il existe deux exceptions à la durée de conservation de quatre ans. Le premier concerne les contribuables qui profitent des allègements fiscaux. Ils devront conserver les documents confirmant leur droit aux prestations pendant toute la durée d'application de la prestation. Après tout, quand vérification documentaire l'inspection a le droit de demander de tels documents (clause 6 de l'article 88 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Mais même après la fin des prestations, il n’est pas nécessaire de se précipiter pour détruire les documents. Après tout, il existe également une inspection sur place, qui peut être effectuée au cours des trois années précédentes (clause 4 de l'article 89 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

D'où la conclusion : les documents relatifs aux droits aux prestations doivent être conservés pendant trois ans après la fin de la période pendant laquelle l'organisme a cessé d'appliquer la prestation.

La deuxième exception concerne les biens amortissables. Étant donné que les dépenses correspondantes sont amorties sur une certaine période, pendant toute cette période, l'organisation devra conserver des documents confirmant le coût initial de ces biens, ainsi que l'amortissement accumulé et inclus dans les dépenses. Et bien sûr, n’oubliez pas la possibilité d’une inspection sur place.

Compte tenu de sa profondeur, on arrive à la conclusion : les documents relatifs aux biens amortissables peuvent être détruits au plus tôt trois ans après la fin de la période d'arrêt de l'amortissement.

Le non-respect des délais de conservation des documents fiscaux, outre les taxes et pénalités supplémentaires, peut également entraîner des amendes. Ainsi, selon l'article 120 du Code général des impôts, l'absence de documents primaires, factures, registres comptabilité constitue une violation flagrante des règles de comptabilisation des revenus, des dépenses et des objets d'imposition. Et cela entraîne une amende de 5 000 roubles. jusqu'à 15 000 roubles. Si cette violation a conduit à une sous-estimation assiette fiscale, l'amende sera alors de 10 % du montant de l'impôt impayé, mais pas moins de 15 000 roubles.

Documents personnels

Passons maintenant aux documents personnels. Ici, les périodes de conservation sont déterminées par la législation archivistique. Il s'agit notamment de la Liste des documents standards de gestion générés dans les activités des organisations, indiquant les périodes de conservation (approuvée par Rosarkhiv le 10/06/2000). La synthèse des informations contenues dans cette liste nous permet de déduire les règles de conservation suivantes pour les documents du personnel.
Les documents avec lesquels la loi relie l'octroi de paiements ou d'avantages sont conservés pendant au moins 75 ans. C'est exactement le délai fixé pour les cartes personnelles, les dossiers personnels, contrats de travail, listes de travailleurs engagés dans des conditions de travail dangereuses, etc. La seule exception ici sera peut-être un cahier de travail non réclamé, qui ne doit être conservé que pendant « seulement » 50 ans.

Pour les autres documents, les délais sont beaucoup plus courts. Ainsi, les accords de responsabilité sont conservés pendant 5 ans. Les informations sur la formation à la sécurité des salariés, les arrêtés fixant des horaires de travail réduits et les mutations doivent être conservées pendant la même durée. Aussi, un délai de cinq ans est fixé pour les commandes de voyages d'affaires et de récompenses.

Les documents sur l'enregistrement des heures de travail et la discipline du travail peuvent être conservés encore moins : 3 ans. Et pour la feuille de temps, le délai a été réduit à 1 an. De plus, les calendriers de vacances et les documents des employés qui se sont vu refuser un emploi sont conservés tout au long de l'année.
Attention, contrairement au Code général des impôts, la Liste précise que la durée de conservation des documents est calculée à compter du 1er janvier de l'année suivant celle au cours de laquelle ils ont été traités (clause 2.9).

Le non-respect des exigences relatives à la conservation des documents du personnel peut entraîner une amende pour l'organisation en vertu de l'art. 13.20 du Code des infractions administratives (300 à 500 roubles en cas de non-respect des exigences de conservation des documents), et conséquences négatives sous la forme d'inspections de l'Inspection nationale du travail, de la Caisse de pension ou sous la forme décision de justice concernant la réintégration du salarié au travail. Alors ne vous précipitez pas pour vous débarrasser de vos documents personnels !

Documents comptables et commerciaux

En théorie, la durée de conservation documents comptables doit être établi dans la loi comptable. Mais cette loi, bien qu'elle contienne un article entier consacré à la conservation des documents (article 17), fournit très peu d'informations à ce sujet. Ainsi, la loi impose de conserver les documents comptables primaires, les registres comptables et les états financiers pendant au moins cinq ans. Il est spécifiquement stipulé qu'en ce qui concerne le plan comptable de travail et autres documents politique comptable ce délai court à compter de l'année suivant celle au cours de laquelle ces documents ont été utilisés pour l'établissement des comptes pour la dernière fois.

Pour le reste, la loi comptable renvoie les organisations à la législation archivistique. Et plus précisément, à la Liste déjà mentionnée des documents de gestion standards générés dans les activités des organisations, indiquant les périodes de stockage. Il montre la durée de conservation de presque tous documents possibles, qui peut être formé dans les activités de l'organisation. De plus, en ce qui concerne les documents comptables, toutes les durées de la Liste sont exactement de cinq ans. Combien de temps faut-il pour conserver les états financiers (annuels et trimestriels), toutes sortes de contrats commerciaux, primaire et documents de caisse, certificats de réception, etc. Dans ce cas, ces délais sont comptés à compter du 1er janvier de l'année suivant celle de la fin de l'utilisation du document (article 2.9 des Instructions d'utilisation de la Liste).

Une autre caractéristique de la conservation des documents comptables est que la législation indique clairement où et comment ces documents doivent être conservés. Les personnes responsables et les procédures d'accès aux documents sont également établies.
Ainsi, selon l'article 6.2 du Règlement sur les documents et le flux de documents en comptabilité (approuvé par le ministère des Finances de l'URSS le 29 juillet 1983 n° 105), les documents primaires registres comptables, rapports comptables et les soldes peuvent être stockés soit dans les archives de l’organisation, soit dans le service comptable dans des salles spéciales ou des armoires verrouillées. Et les formulaires reporting strict doivent être stockés dans des coffres-forts, des armoires métalliques ou des locaux spéciaux pour assurer leur sécurité.

Le responsable de la sécurité des documents est chef comptable. C'est lui qui a le droit de décider de la délivrance de tels documents aux salariés divisions structurelles entreprises.

Quant à la responsabilité en cas de non-respect des règles de conservation des pièces comptables, elle peut être aussi bien administrative que fiscale. En effet, comme mentionné ci-dessus, l'absence de documents primaires et de registres comptables constitue une violation flagrante des règles de comptabilisation des revenus, des dépenses et des éléments imposables et entraîne une amende de 5 000 à 15 000 roubles. (Article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Amende administrative à dans ce cas peut être imposé à la fois pour violation des exigences d'archivage relatives à la conservation des documents (article 13.20 du Code des infractions administratives - 300 à 500 roubles) et pour violation flagrante des règles comptables, si, en raison du manque de documents, il est déformé états financiers(Article 15.11 du Code administratif - 2 à 3 000 roubles).

Tout comptable sait que tous les documents primaires doivent être conservés pendant une certaine période. DANS grandes entreprises Il existe des archives spéciales pour stocker des dossiers contenant des documents comptables. Avec l'avènement de la gestion électronique des documents, une certaine partie des documents ne peut plus être imprimée, mais stockée dans formulaire électronique. Quelle que soit la méthode de stockage choisie documentation primaire doivent travailler conformément aux délais fixés par la loi. Nous en parlerons ci-dessous.

Des informations générales sur les délais de conservation des documents primaires sont contenues dans la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ. Cette partie de la législation stipule que les matières premières doivent être stockées pendant au moins cinq ans. La période peut être plus longue - et la durée de conservation exacte d'un document particulier sera déterminée par arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie. Ce document contient un tableau des durées de conservation des pièces comptables primaires, registres fiscaux, documents personnels et autres documents. Le tableau présente 1 003 postes avec échéances par type de document.

La durée de conservation des documents primaires au service comptable n'a pas changé en 2017.

Ne confondez pas les durées de conservation des documents primaires avec les durées de conservation des documents. comptabilité fiscale. Par exemple, une facture est un document fiscal et elle ne peut être conservée que quatre ans (clause 8, clause 1 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Gardez à l'esprit que la période de conservation des documents primaires au service comptable ne compte pas à partir de la date d'établissement du document, mais à partir du début de la nouvelle année de déclaration (lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie).

Par exemple, la facture a été établie le 24 août 2017. Selon les règles durée minimale la durée de stockage est de cinq ans. Cela signifie qu’une telle facture ne pourra être détruite avant le 01/01/2023.

La durée de conservation de certains documents dépend du fait du contrôle. Par exemple, rapports préalables doit être conservé pendant cinq ans. Si l'administration fiscale ne les a pas contrôlés pendant cette période, le délai est allongé (Arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n° 558).

La durée maximale de conservation est fixée pour les documents du personnel (commandes, cartes des salariés), les divers documents de paie. Ces documents doivent être conservés pendant au moins 75 ans.

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Délais de conservation des documents électroniques

La loi précise que le certificat primaire peut être délivré sous forme papier et électronique (partie 5 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ). Si un document électronique est délivré conformément à la loi, il est soumis aux mêmes délais de conservation que la version papier.

Il n'existe pas de programme unique pour stocker des documents par voie électronique. Ainsi, les ordres de paiement peuvent être stockés dans système bancaire client-banque. Les documents primaires, tels que les factures, UPD, actes, peuvent être stockés dans programme de comptabilité ou un service par lequel s'effectue le flux de documents électroniques. Aussi du stockage documents électroniqueséventuellement dans une archive électronique spéciale ou dans le cloud. Les documents électroniques peuvent être stockés de différentes manières ; la tâche du chef comptable est d’assurer leur sécurité et leur lisibilité même après des années.

Alors, résumons. À la question de savoir quelle est la durée minimale de conservation des documents comptables primaires fixée par la loi, nous pouvons répondre en toute sécurité - cinq ans. Les durées de conservation des documents électroniques peuvent être calculées sur la base des durées de conservation des documents papier. Ces dates coïncident. La méthode choisie de stockage des documents doit être reflétée dans la politique comptable.

"Écoutez, jetons tout ça", m'a dit le réalisateur en désignant un casier rempli de cartons de documents d'il y a 7 ans. Et je lui ai répondu : « Ce n'est pas si simple, parfois la durée de conservation des documents dans une organisation est de plusieurs décennies. Le réalisateur m'a cru et nos vieux papiers indigènes ont continué à prendre la poussière sur les étagères des archives. Jusqu'à la prochaine fois - lorsque la question se posera de l'achat d'un nouveau rack, nous passerons en revue tout et ne laisserons que les documents dont la durée de conservation dans l'organisation n'a pas encore expiré.

Combien de temps la documentation doit-elle être conservée ?

La nécessité de conserver les documents est indiquée Loi fédérale du 22 octobre 2004 N 125-FZ "Sur les questions d'archives dans Fédération de Russie". En outre, il existe trois listes qui approuvent les périodes de conservation des documents dans les archives publiques et privées. personnes morales dans divers domaines d'activité. La documentation des sociétés par actions doit être conservée conformément au Règlement sur la procédure et les délais de conservation des documents sociétés par actions, approuvé Résolution de la Commission fédérale du marché des valeurs mobilières de la Fédération de Russie du 16 juillet 2003 N 03-33/ps.

Périodes spécifiques de conservation de la documentation

La durée de conservation la plus courte est de 1 an, la durée maximale est de 75 ans. Je ne les indiquerai pas nommément pour chaque document, qui est très nombreux. En plus des délais fixés pour les documents courants, tels que la gestion des documents personnels, financiers, comptables, fiscaux et électroniques, les documents destinés à des fins spécialisées dans divers domaines de l'industrie, de la médecine et de la sécurité ont leurs propres périodes de conservation des documents dans l'organisation. Considérons les périodes pendant lesquelles les documents les plus courants existant dans toute organisation doivent être stockés.

Délais de conservation des documents couramment utilisés

Les délais indiqués ci-dessous pour la conservation des documents dans l'entreprise courent à compter de la fin de l'année de déclaration ou de l'année au cours de laquelle les documents ont été délivrés. Documents constitutifs, licences, brevets, passeports de transaction ne peuvent être détruits et doivent être conservés de manière permanente.

Documents personnels :

• horaires de dotation - permanents ;
• confirmant la survenance d'un accident - 45 ans;
• confirmant l'événement maladie professionnelle- 75 ans ;
• dossier personnel du salarié - 75 ans ;
• tous les documents relatifs aux activités du salarié pendant conditions particulières travail - 75 ans.

Documents financiers :

• avoir des informations sur le calcul et le paiement des impôts - 4 ans ;
• confirmant les dépenses engagées dans le cadre de la formation des employés - pendant toute la période de formation plus 1 an supplémentaire, et au moins quatre ans ;
• confirmer le montant des pertes reportées dans le futur - pendant toute la période pendant que la base imposable est réduite de la perte transférée ;
• confirmer les calculs des primes d'assurance dans fonds hors budget- 6 ans ;
• Les certificats EDS doivent être conservés pendant encore 5 ans après la fin de l'année au cours de laquelle le certificat a expiré ;
• un calcul accepté par la FSS via les canaux de communication électroniques, effectué sous le formulaire 4-FSS, et un récépissé de sa réception - 5 ans ;
• documents comptables divulguant la comptabilité et le reporting - 5 ans ;
• reçus de caisse, journaux de caissier-opérateur, lecteurs de mémoire fiscale, bandes de contrôle électroniques, autres formulaires confirmant les paiements en espèces - 5 ans ;
• version passeport de la caisse enregistreuse - pour toute la période de validité du passeport.

Comment éliminer les débris de papier ?

Au fil du temps, une organisation accumule une énorme quantité de documents divers. Afin de ne pas s'enliser dans les papiers, il est nécessaire de créer une commission (généralement composée de trois personnes) qui procéderait à un examen de valeur et trierait les papiers dans les catégories suivantes, en fonction des périodes de conservation des documents dans le Une organisation leur est prévue :

• soumis à un stockage permanent dans les archives d'une entité étatique ;
• les documents qui doivent être conservés plus de 10 ans dans les archives d'une personne morale ;
• qui doit être conservé temporairement pendant 10 ans au maximum dans les archives du département ;
• documents dont la destruction est autorisée à l'expiration de la période de stockage.

Procédure de destruction des documents

Lorsque des documents sont détruits, un procès-verbal est établi. Il n'existe pas de forme unifiée pour ce genre d'acte ; il est rédigé sous une forme libre, fixée par arrêté du chef. Il doit indiquer non seulement le nom et tous les détails de l'organisation, mais aussi, généralement sous forme de tableau, indiquer les noms des documents (cas), la période à laquelle ils ont été créés, le nombre de feuilles ou, si le volume du dossier sous un même nom est grand, alors le nombre de volumes . Dans le même acte, vous pouvez ajouter des colonnes de la facture pour le transfert et la réception des documents à détruire.

Pour les documents comptables, fiscaux, personnels et autres termes différents stockage Si vous ne disposez pas des documents demandés par le Service fédéral des impôts, les inspecteurs évalueront des taxes supplémentaires assorties de pénalités et vous infligeront une amende.

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Délais de conservation des documents

Les délais de conservation des documents comptables et fiscaux, la procédure de leur destruction et la responsabilité en cas de violation du stockage et de la destruction sont fixés par la loi. Les règles de base sont énoncées dans le Code des impôts de la Fédération de Russie, l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n° 558 et deux lois fédérales. Il s'agit des lois du 22 octobre 2004 n° 125-FZ « sur l'archivage dans la Fédération de Russie » et du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité ». Il vaut mieux ne pas les violer. Ce lien fournit une liste des documents les plus importants que toute entreprise devrait avoir >>>.

Tableau. Périodes de conservation des documents en 2019

Document	Combien de temps conserver
Documents comptables
Documents d'achat et de vente (convention, facture, acte, lettre de voiture TORG-12, UPD, procuration, acte de conciliation)	5 ans
Lettre de transport
Documents bancaires (relevés, ordres de paiement, chéquier)	5 ans
Documents de caisse (livre de caisse, rapport préalable, PKO, reçu de caisse)
Fiche d'inventaire du système d'exploitation	5 ans après cession des immobilisations
Politique comptable	5 ans
Certificat comptable
Commandes sur les activités principales	Avant la fermeture de l'entreprise
Registre comptable (chiffre d'affaires, SALT, grand livre)	5 ans
États comptables (bilan, rapport résultats financiers, état des variations des capitaux propres, état des flux de trésorerie et autres formes) et états IFRS	Avant la fermeture de l'entreprise
Rapport du commissaire aux comptes	Avant la fermeture de l'entreprise
Documents fiscaux
Registres de comptabilité fiscale	5 ans
Déclaration fiscale (déclaration d'impôts, calcul des avances, calcul des primes d'assurance, certificats 2-NDFL avec registre, calcul du 6-NDFL et autres rapports au Service fédéral des impôts)
Reçu d'expédition déclaration fiscale sous forme électronique
Liste des pièces jointes et avis de réception lors de l'envoi d'un document au Service fédéral des impôts par courrier
Facture	4 ans
Livres d'achats et de ventes avec feuilles supplémentaires	4 ans
Livre de comptabilité des revenus et dépenses KUDiR sur le régime fiscal simplifié	Avant la fermeture de l'entreprise
Rapport de rapprochement avec le Service fédéral des impôts
Document sur la perte et le montant de la réduction de l'assiette fiscale	pendant la période de réduction de l’assiette fiscale pour le montant des pertes précédemment reçues
Documents de prime d'assurance
Paiements pour transfert de cotisations	6 ans
Calcul 4-FSS	Trimestriel - 5 ansà compter de la date d'acceptation du rapport au fonds assurance sociale Annuel - avant la fermeture de l'entreprise
Informations SZV-M	6 ans
Déclaration personnelle annuelle à la Caisse de pension (SZV-STAZH, ODV-1 et récépissé de leur envoi à la Caisse de pension)	Avant la fermeture de l'entreprise
Document confirmant l'envoi du rapport au fonds (accusé de réception du rapport sous forme électronique, liste des pièces jointes et avis de réception lors de l'envoi du document par courrier)	Stocker avec le rapport
Documents personnels
Document original de l'employé (cahier de travail)	À la demande du salarié(mais pas plus de 50 ans, et si le salarié était inscrit avant 2003, pas plus de 75 ans)
Carte personnelle et copies des documents de l'employé*	- 50 ans, pour un salarié inscrit à partir de 2003 ; - 75 ans, pour un salarié inscrit avant 2003.
Contrat de travail et ses avenants
Commandes RH
Feuille de temps
Congé de maladie et calculs pour cela	5 ans
Calendrier des vacances des employés	1 an après utilisation
Tableau des effectifs	Avant la fermeture de l'entreprise

* Pour conserver des copies des documents d'un employé, il est préférable d'avoir le consentement écrit de l'employé au traitement de ses données personnelles. Cela permettra d'éviter des différends avec les inspecteurs et des amendes.

Que faire si la durée de conservation des documents est expirée ?

Les documents expirés doivent être détruits. Pour détruire des documents, rédigez un acte dans lequel vous notez le nom et le nombre de dossiers contenant des documents à détruire. Cet acte doit être signé par une commission spéciale dont la composition sera approuvée par le Directeur Général dans son arrêté.

Amende pour manque de documents

En l'absence de documents primaires, de factures et de registres fiscaux, les employés du Service fédéral des impôts peuvent infliger à la SARL une amende d'un montant de 10 000 à 30 000 roubles(Article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie), y compris ceux appliquant le système fiscal simplifié en vertu du Code des impôts.

De plus, sans documents confirmant les transactions commerciales, les inspecteurs déduiront les dépenses en fonction du bénéfice (ou impôt unique) et les déductions de TVA. Soit ils calculeront le montant de l'impôt à payer en utilisant la méthode de calcul (paragraphe 1, clause 7, article 31 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

• documents fiscaux (documents nécessaires au calcul des impôts et des primes d'assurance)
• documents comptables (y compris les dossiers du personnel).

Délais de conservation des documents nécessaires au calcul des taxes et des primes d'assurance

Conformément aux paragraphes. 8 alinéa 1 art. 23 du Code des impôts de la Fédération de Russie, les contribuables sont tenus pendant quatre ans d'assurer la sécurité des données comptables et fiscales et des autres documents nécessaires au calcul et au paiement des impôts, y compris les documents confirmant la réception des revenus, des dépenses (pour les organisations et entrepreneurs individuels), ainsi que le paiement (retenue à la source) des impôts.

Une exigence similaire est établie dans les paragraphes. 5, paragraphe 3, art. 24 du Code des impôts de la Fédération de Russie pour les agents fiscaux qui sont tenus d'assurer la sécurité des documents nécessaires au calcul, à la retenue et au transfert des impôts pendant quatre ans. Il est à noter qu'en plus de payer la TVA et l'impôt sur le revenu pour les personnes morales étrangères, agents fiscaux Ce sont notamment les employeurs qui calculent et paient l’impôt sur le revenu des personnes physiques.

Lors du report de pertes aux fins de l'impôt sur les bénéfices conformément à l'article 4 de l'art. 283 du Code des impôts de la Fédération de Russie, les contribuables sont tenus de conserver des documents confirmant le montant de la perte subie pour toute la période où elle réduit l'assiette fiscale de l'actuel période fiscale pour le montant des pertes précédemment reçues.

Conformément aux paragraphes. 6 alinéa 2 art. 28 de la loi fédérale du 24 juillet 2009 n° 212-FZ « sur les primes d'assurance en Fonds de pension Fédération de Russie, Caisse d'assurance sociale de la Fédération de Russie, Fonds fédéral obligatoire assurance maladie» (tel que modifié le 06/07/2013) les payeurs de primes d'assurance sont tenus d'assurer la sécurité des documents confirmant le calcul et le paiement des primes d'assurance pendant six ans.

Délais de conservation des pièces comptables

Conformément à l'art. 29 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 N 402-FZ « sur la comptabilité » (telle que modifiée le 28 juin 2013) (ci-après dénommée loi N 402-FZ) :

• les documents comptables primaires,
• registres comptables,
• les états comptables (financiers) sont soumis à la conservation par une entité économique pendant des périodes établies conformément aux règles d'organisation des affaires archivistiques de l'État, mais au moins cinq ans après l'année de référence,
• les documents de politique comptable,
• normes d'une entité économique,
• d'autres documents liés à l'organisation et à la tenue de la comptabilité, y compris les outils qui assurent la reproduction des documents électroniques (c'est-à-dire les bases de données électroniques), ainsi que l'authentification signature électronique sont soumis à la conservation par une entité économique pendant au moins cinq ans après l'année au cours de laquelle ils ont été utilisés pour la préparation des états comptables (financiers) pour la dernière fois.

Les règles d'organisation des affaires archivistiques de l'État sont régies par la loi fédérale n° 125-FZ du 22 octobre 2004 « sur les affaires archivistiques dans la Fédération de Russie » (telle que modifiée le 11 février 2013) (ci-après dénommée loi n° 125- FZ).

Voici les périodes de conservation des documents individuels :

• États comptables (financiers) ( bilans, rapports sur les résultats financiers, rapports sur l'utilisation prévue des fonds, annexes à ceux-ci, etc.) :

a) résumé annuel (consolidé), - est conservé de manière permanente (ci-après dénommé permanent (dans les organismes qui ne sont pas sources d'acquisition d'archives étatiques et municipales - pendant au moins 10 ans)).

b) annuel - poste.

c) trimestriel - 5 ans, en l'absence d'annuel - permanent.

• Reporting comptable (financier) selon les IFRS ou d'autres normes - post.
• Actes de cession, bilans de séparation et de liquidation ; notes explicatives pour eux - le jeûne.
• Documents de politique comptable (plan comptable de travail, formulaires de documents comptables primaires, etc.) - 5 ans.
• Registres comptables, documents comptables primaires et annexes à ceux-ci, enregistrant le fait de transaction commerciale et qui constituait la base des pièces comptables (documents et livres de caisse, documents bancaires, souches de chéquiers bancaires, ordres, feuilles de temps, avis bancaires et demandes de virement, actes d'acceptation, de livraison, radiation de biens et matériels, quittances, factures et rapports préalables, correspondances, etc.) - 5 ans, sous réserve d'un audit (audit).
• Factures - 4 ans.
• Certificats d'immatriculation auprès autorités fiscales- poste.
• Documents (calculs, résumés, certificats, tableaux, informations, correspondance) sur les montants d'impôts accumulés et transférés aux budgets de tous niveaux, les fonds extrabudgétaires, les dettes sur ceux-ci. Déclarations d'impôts(calculs) des personnes morales pour tous types d'impôts - 5 ans.
• Registres d'informations sur les revenus individus, relevés d'émission de dividendes - 75 ans.
• Livres de comptabilité des revenus et dépenses des organisations et des entrepreneurs individuels utilisant le système de fiscalité simplifié - poste.

Procédure de conservation des documents comptables et fiscaux

Conformément au paragraphe 3 de l'art. 29 de la loi N 402-FZ entité économique doit assurer des conditions de conservation sûres des documents comptables et leur protection contre les modifications. Selon le paragraphe 2 de l'art. 13 de la loi n° 125-FZ, les organisations et les citoyens ont le droit de créer des archives dans le but de conserver les documents d'archives générés dans le cadre de leurs activités.

Pour organiser les archives, il faut prévoir une pièce séparée, équipée d'étagères spéciales (racks) ou d'armoires fermées. S'il y a des fenêtres dans la salle des archives, elles doivent être équipées de rideaux ou de stores, sinon il ne sera pas possible de protéger les documents de l'exposition à la lumière et ils risquent donc de se décolorer. Fenêtres du premier ou rez-de-chaussée Il est conseillé de l'équiper de grilles métalliques de plus, il est préférable de l'installer dans les archives ; porte en métal. De telles mesures contribueront à éviter toute entrée non autorisée dans les locaux des archives.

Selon les règles de base pour le travail des archives des organisations, approuvées par la décision du Conseil d'administration de Rosarkhiv du 02/06/2002, dans les archives de l'organisation, sur la base des résultats d'un examen de la valeur des documents, inventaires des fichiers sont constitués : stockage permanent ; stockage temporaire (plus de 10 ans) ; par le personnel ; ainsi qu'agit sur l'attribution pour la destruction des fichiers qui ne font pas l'objet d'un stockage. Les caisses dont les périodes de conservation sont expirées selon la Liste sont incluses dans l'acte d'attribution pour destruction et sont soumises à destruction.

Il est à noter qu’un organisme peut recourir aux services d’une société d’archivage spécialisée pour conserver des documents.

Responsabilité en cas de conservation inappropriée des documents comptables et fiscaux

La responsabilité en cas de non-respect des règles de conservation des documents peut être administrative, fiscale et pénale.

Selon l'art. 15.11 du Code des infractions administratives (ci-après dénommé Code des infractions administratives), la violation de la procédure et des modalités de conservation des documents comptables entraîne l'imposition de amende administrative sur fonctionnaires d'un montant de 2 000 à 3 000 roubles.

Selon l'art. 13.20 du Code des infractions administratives, la violation des règles de conservation, d'acquisition, de comptabilité ou d'utilisation des documents d'archives (y compris la destruction de documents sans respecter leurs délais de conservation) entraîne un avertissement ou l'imposition d'une amende administrative aux citoyens d'un montant de 100 à 300 roubles ; pour les fonctionnaires - de 300 à 500 roubles.

L'absence de documents primaires, de factures et de registres comptables est infraction fiscale. La responsabilité en est prévue à l'article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie « Violation flagrante des règles de comptabilisation des revenus, des dépenses et des objets d'imposition ». Une violation flagrante des règles de comptabilisation des revenus et dépenses et des objets d'imposition signifie l'absence de documents primaires, de factures, de registres comptables ou fiscaux. Si ces actes sont commis au cours d'une période fiscale - une amende de 10 000 roubles, s'ils sont commis pendant plus d'une période fiscale - une amende de 30 000 roubles. Les mêmes actes, s'ils entraînent une sous-estimation de l'assiette fiscale, entraînent une amende d'un montant de 20 % du montant de l'impôt impayé, mais d'au moins 40 000 roubles.

En cas de vol, de destruction, d'endommagement ou de dissimulation de documents officiels, de cachets ou de sceaux commis dans un intérêt égoïste ou personnel, un responsabilité pénale conformément au paragraphe 1 de l'art. 325 du Code pénal de la Fédération de Russie - une amende pouvant aller jusqu'à 200 000 roubles. ou en taille salaires(autres revenus) d'une personne condamnée pour une période allant jusqu'à 18 mois, ou un travail obligatoire pour une durée allant jusqu'à 480 heures, ou un travail correctionnel pour une durée allant jusqu'à 2 ans, ou un travail forcé pour une durée allant jusqu'à 1 an, ou arrestation pour une durée maximale de 4 mois, ou emprisonnement pour une période maximale de 1 an.